Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2016 Kungsbacka kommun Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Avgränsningar... 3 2.5. Metod... 3 3. Lokalförsörjningsprocessen och hyresavtal... 4 3.1. Roller och ansvarsområden inom ramen för lokalförsörjningsprocessen... 4 3.2. Samverkan i lokalförsörjningsprocessen... 7 3.3. Utformning av hyresavtal...12 3.4. Klagomål och tvister...14 4. Samlad bedömning...17 4.1. Slutsatser...17 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna...17 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...19 Bilagor: Bilaga 1 - Bakgrund Bilaga 2 - Revisionskriterier Bilaga 3 - Källförteckning 1
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY granskat samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Granskningen avser kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för förskola och grundskola samt nämnden för individ- och familjeomsorg. Granskningen visar att det innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service. Heltidstjänsten som lokalplanerare var tidigare vakant under en längre period. Under tiden som heltidstjänsten var vakant arbetade enhetschefen för lokalförsörjning vid förvaltningen för service till viss del även som lokalplanerare. Av granskningen framkommer att det under denna period inte genomfördes månadsvisa möten med de lokalansvariga vid förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individoch familjeomsorg. Av granskningen framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill visar granskningen att lokalförsörjningsprocessen inte är tydligt dokumenterad. Under flera intervjuer framkommer att kommunstyrelsens arbetsutskotts (KSAU) hantering av lokalplanen inte upplevs som transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Det framkommer även att KSAU inte upprättar och beaktar konsekvensanalyser vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Vidare framkommer att KSAUs återkoppling till förvaltningarna vid omprioritering av lokalbehoven inte upplevs som tillräcklig. I granskningen framkommer att det inte finns gränsdragningslistor till samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med förvaltningarna. Detta har vid vissa tillfällen skapat otydligheter vad gäller ansvaret för hyrda lokaler. Vidare framkommer att ansvaret för verksamhetsanpassningar av lokaler samt underhåll och reparationer inte upplevs som tydligt. Granskningen visar att det genomförs kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Under kundråden ska frågor kopplat till klagomål, tvister och andra synpunkter diskuteras. Kundråden med de två förvaltningar upphörde under 2015 men ska återupptas under 2016. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en återkoppling till berörd nämnd avseende beslut om omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgäst upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt det väsentligt att genomföra en granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga 1. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill syftar granskningen till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur har nämnderna säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Har nämnderna utarbetat rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom lokalförsörjningsprocessen? Finns det riktlinjer eller rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och efterlevs dessa? Hur hanteras klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga 2. 2.4. Avgränsningar Granskningen avgränsas till att avse kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för förskola och grundskola. Granskningen har inriktats mot samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. 2.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Källförteckning framgår av bilaga 3. Därtill har en granskning genom jämförelse av fem interna hyresavtal genomförts. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3
3. Lokalförsörjningsprocessen och hyresavtal I detta kapitel beskrivs resultatet av granskningen utifrån de iakttagelser som vi bedömer vara mest relevanta. För varje iakttagelse framgår först vår bedömning och därefter underlagen för bedömningen. Avsnitt 3.1 3.2 3.3 3.4 Våra iakttagelser Innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service efter att heltidstjänsten varit vakant under en längre period. Lokalplaneraren ansvarar för den övergripande lokalplaneringen i kommunen. Den vakanta tjänsten har medfört att det inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och samtliga förvaltningars lokalansvariga. I granskningen framkommer att detta försvårat samverkan mellan förvaltningen för service och vissa förvaltningar inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Det saknas riktlinjer och rutiner för hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Lokalförsörjningsprocessen är därtill inte tydligt dokumenterad. I granskningen framkommer att KSAU inte upprättar konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. KSAUs återkoppling till förvaltningarna vid omprioritering av lokalbehoven upplevs inte vara tillräcklig. Därtill framkommer att verksamheterna önskar ökad samverkan vid byggnation av nya boenden. Granskningen visar att det saknas riktlinjer och rutiner för hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Uthyrningsprocessen av lokaler är inte dokumenterad. I granskningen framkommer att det inte finns gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret mellan Fastigheter och hyresgäst för samtliga internhyresavtal. Detta har vid vissa tillfällen bidragit till att skapa en situation där ansvarsförhållandet mellan Fastigheter och hyresgäst varit otydligt. I granskningen framkommer att ansvaret för underhåll och reparationer samt vad som är en verksamhetsanpassning av en lokal inte upplevs tydligt. Ansvaret för underhåll är till exempel inte tydligt specificerat i de interna hyresavtalen. Det genomförs kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Kundråden med dessa två förvaltningar ska återupptas under 2016. 3.1. Roller och ansvarsområden inom ramen för lokalförsörjningsprocessen 3.1.1. Vår bedömning Vi bedömer att nämnden för service inte säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Vi ser dock positivt på det utvecklingsarbete som pågår. Granskningen visar att lokalplaneraren vid förvaltningen för service har en central roll i samverkan med övriga förvaltningar. Detta främst genom samverkan med respektive lokalansvarig på förvaltningarna. Heltidstjänsten som lokalplanerare har under en längre period varit vakant. Detta har medfört att vissa förvaltningar till exempel inte fått återkoppling på de behov som kommunicerats till förvaltningen för service. Den nya lokalplaneraren har påbörjat ett utvecklingsarbete genom att återuppta de månadsvisa mötena med samtliga förvaltningars lokalansvariga. Därtill visar granskningen att det pågår ett arbete med att inrätta kvartalsvisa möten där samtliga lokalansvariga ska träffas. 4
3.1.2. Underlag för bedömning 3.1.2.1 Lokalförsörjningsprocessen Kommunfullmäktige antog i november 2014 en lokalpolicy. Av lokalpolicyn framkommer att kommunen genom en aktiv lokalförsörjning och förvaltning ska tillhandahålla och bibehålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler över tid. Nämnden för service ansvarar enligt antaget reglemente för ny-, till- och ombyggnad av lokaler samt fastighetsförvaltning och fastighetsunderhåll. I april 2016 omorganiserades förvaltningen för service till att bestå av fyra affärsområden. Affärsområde produktion består bland annat av verksamheterna Fastigheter och Lokalförsörjning. Nedan framkommer en organisationsbild över förvaltningen för service: Figur: Organisationsschema över förvaltningen för service Inom ramen för lokalförsörjningsprocessen ansvarar verksamheten Fastigheter för att sammanställa och bereda förvaltningarnas lokalbehov medan verksamheten Lokalförsörjning arbetar med att utreda hur lokalbehovet kan lösas. Nedan beskrivs lokalförsörjningsprocessen i kommunen översiktligt. Respektive förvaltning genomför årligen en behovsanalys för att bedöma verksamheternas lokalbehov. Behovsanalysen resulterar i en lokalplan som respektive nämnd beslutar om senast i december. I lokalplanen prognostiseras och beskrivs nämndernas lokalbehov över en femårsperiod. Lokalbehoven formuleras i volymmått uttryckt i till exempel behovet av antal stödboenden eller antal elevplatser. När respektive nämnd antagit lokalplanen ansvarar Fastigheter för att sammanställa nämndernas lokalbehov. Därefter bereder Fastigheter lokalbehoven i en styrgrupp som leds av fastighetschefen. Styrgruppen bedömer lokalbehoven utifrån nedanstående fyrastegsmodell som beslutades av nämnden för service i juni 2015: 1. Inte tillgodose behovet 2. Leda om behovet av till exempel elever till ledig kapacitet i andra lokaler 3. Bygga om- eller till befintliga lokaler 4. Bygga nya lokaler Vid intervju med fastighetschef framkommer att beslutet att arbeta i enlighet med fyrastegsmodellen förstärkt fastighetschefens mandat att fatta beslut i lokalfrågor vilket upplevs som positivt. Därtill innebär beslutet att alternativa lösningsförslag ska utredas innan nyproduktion väljs. Verksamheten Lokalförsörjning ansvarar för att utreda de behov som 5
styrgruppen beslutat och beställer. Utredningarna kan till exempel bestå av att redovisa vad en ombyggnation innebär i tid, kostnad och kvalitet jämfört med en nybyggnation. När styrgruppen beslutat om lösningsförslag utifrån fyrastegsmodellen ansvarar lokalgruppen för att utarbeta förslag till kommunövergripande lokalplan. Lokalgruppen är en kommunövergripande arbetsgrupp som består av en markstrateg, lokalplanerare, investeringscontroller och fastighetschef. När lokalgruppen utarbetat förslag till lokalplan ansvarar fastighetschefen och lokalplaneraren vid förvaltningen för service för att presentera lokalplanen för kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU). Detta sker i samband med budgetberedningen. KSAU har möjlighet att prioritera bland lokalprojekten. Lokalplanen hanteras därefter inom ramen för budgetberedningen och fastställs av kommunfullmäktige i samband med kommunbudgeten i juni. Under intervjuer med kommundirektören, investeringscontroller och förvaltningen för vård och omsorg framkommer att KSAU i större omfattning bör beakta de konsekvenser som uppstår för förvaltningarna vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov. Det framkommer även att KSAUs återkoppling till berörd förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov inte är tillräcklig. Detta beskrivs närmare under avsnitt se 3.2.2.3. 3.1.2.2 Roller- och ansvarsfördelning i förvaltningarna Vid verksamheten Fastigheter anställdes i juni 2016 en lokalplanerare på heltid. Lokalplaneraren ansvarar för den övergripande lokalplaneringen i kommunen. Därtill ansvarar lokalplaneraren för att månadsvis träffa förvaltningarnas lokalansvariga för att föra en dialog om verksamheternas lokalbehov. Vid intervju med förvaltningen för service framkommer att heltidstjänsten som lokalplanerare varit vakant under en längre period. Under denna period har enhetschefen för lokalförsörjning delvis arbetat även som lokalplanerare. Vidare framkommer att den vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare medfört att det inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Enligt intervjuad lokalplanerare pågår ett arbete med att återuppta de månadsvisa mötena med förvaltningarnas lokalansvariga. Lokalplaneraren arbetar även med att skapa ett forum där lokalplaneraren träffar samtliga lokalansvariga gemensamt vid ett tillfälle per kvartal. Syftet med de kvartalsvisa mötena är bland annat att skapa en mötesplats där samtliga lokalansvariga får träffas för att utbyta erfarenheter. Mötena syftar även till att skapa ett forum för att kunna kommunicera nyheter och förändringar kopplat till lokalförsörjningsprocessen vid ett gemensamt tillfälle. Vid varje förvaltning finns en lokalansvarig som är särskilt ansvarig för förvaltningens lokalfrågor och lokalplanerarens kontaktperson på förvaltningen. Lokalansvariga ansvarar för att sammanställa de lokalbehov som finns inom respektive förvaltning och kommunicera behovet till lokalplaneraren. Lokalansvarigas uppdrag finns inte tydligt dokumenterat. Under intervjuer framkommer att de lokalansvarigas arbetssätt skiljer sig mellan förvaltningarna. Vid förvaltningen för förskola och grundskola deltar till exempel lokalansvarig på arbetsutskottets sammanträden och vid vissa tillfällen på nämndsammanträdet. Detta i syfte att informera och diskutera lokalfrågan med utskottet och nämnden. Motsvarande sker inte på andra förvaltningar. Utöver respektive nämnds lokalplan kan det under året uppstå behov av förändringar av befintliga lokaler eller andra frågor som berör verksamheternas lokalbestånd. Respektive lokalansvarig ska vid dessa tillfällen kommunicera behovet till lokalplaneraren. Lokalplaneraren ansvarar därefter för att förvaltningens behov tas upp och diskuteras på de 6
veckovisa lokalsamordningsmöten som sker på Fastigheter. Under lokalsamordningsmötena deltar utöver lokalplaneraren bland annat fastighetschef, drift- och underhållschef samt hyreschef. Lokalplaneraren ansvarar därefter för att återkoppla beslutet i lokalsamordningsgruppen till aktuell lokalansvarig. Enligt förvaltningen för förskola och grundskola behöver återkopplingen från lokalplaneraren till förvaltningens lokalansvarig ske i högre takt än vid de månadsvisa mötena. Vid intervjuer framkommer att den tidigare vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare påverkat kommunikationen och samarbetet med förvaltningen för service negativt. Återkopplingen på de behov som förvaltningarna kommunicerat har till exempel inte upplevts som tillräcklig. Därtill framkommer att lokalförsörjningsprocessen uppfattas som otydlig då det är en utmaning att förstå vem som ansvarar för vad inom ramen för processen. För de lokalprojekt som innebär nybyggnation aktualiseras frågan om lokalisering av den planerade byggnaden. Kommunledningskontoret ansvarar för att genomföra lokaliseringsutredningar. I en lokaliseringsutredning utreds var den planerade byggnaden kan uppföras i kommunen. Enligt förvaltningen för individ- och familjeomsorg samt förskola och grundskola är det en utmaning vid nybyggnation att kommunen äger lite mark vilket försvårar möjligheten för nybyggnation. Vid intervju med förvaltningarna framkommer att bristen på tillgång till mark medfört att förvaltningens lokalbehov inte alltid kunnat tillgodoses. 3.2. Samverkan i lokalförsörjningsprocessen 3.2.1. Vår bedömning Vi bedömer att det saknas rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt vår bedömning är arbetssättet för hur samverkan ska genomföras inte dokumenterat i tillräckligt hög utsträckning. Flera intervjuade i granskningen upplever att avsaknaden av till exempel process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner medfört att det är en utmaning att förstå hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska fungera. Samverkan i och mellan nämnderna inom ramen för lokalförsörjningsprocessen skiljer sig åt. Granskningen visar till exempel att förvaltningarna i olika omfattning informerar och involverar respektive nämnd i arbetet med lokalförsörjning. Vi bedömer att det finns ett antal utvecklingsområden för att säkerställa en tillfredställande samverkan i lokalförsörjningsprocessen. Flera intervjuade i granskningen upplever att KSAUs hantering av lokalplanen inte är transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Även KSAUs återkoppling till respektive förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov upplevs av flera förvaltningar som bristfällig. En verksamhetsanpassning av en lokal ska enligt kommunens lokalpolicy bekostas av hyresgästen. Granskningen visar dock att flera förvaltningar upplever att det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal och vem som ska bekosta denna. Mot bakgrund av detta bedömer vi att innebörden av en verksamhetsanpassning bör tydliggöras. 3.2.2. Underlag för bedömning 3.2.2.1 Riktlinjer och rutiner för samverkan Under flera intervjuer framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur samverkan ska bedrivas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. 7
Lokalförsörjningsprocessen var tidigare översiktligt dokumenterad i dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun. Dokumentet antogs 2014 och reviderades senast i januari 2015. Den process och information som framkommer i Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun överensstämmer dock inte med det nuvarande arbetssättet, till exempel vad gäller Fastigheters mandat samt beslut att starta förstudier för att utreda lokalbehov. Därtill framkommer under intervjuer att dokumentet upplevs otydligt avseende vem som har rätt att fatta beslut inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt fastighetschefen ska lokalplaneraren få i uppdrag att se över dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun. Vid intervjuer med förvaltningarna framkommer att det upplevs som bristfälligt att lokalförsörjningsprocessen inte är tydligt dokumenterad i till exempel process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner. Därtill framkommer att avsaknaden av process-, uppdragsbeskrivningar och rutiner skapat utmaningar i form av att skapa en förståelse för hur lokalförsörjningsprocessen och samverkan i processen ska fungera. I nedanstående avsnitt beskrivs hur förvaltningen för service, förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för individ- och familjeomsorg, förvaltningen för förskola och grundskola samt kommunledningskontoret samverkar inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill beskrivs de utmaningar vad gäller samverkan som framkommit under intervjuer med förvaltningarna. 3.2.2.2 Nämnden för service Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Tydligare kommunicera information om förändringar kopplat till lokalförsörjningsprocessen till övriga förvaltningar. Förvaltningarnas lokalansvariga bör i högre omfattning rapportera information om lokalförsörjningsprocessen till respektive nämnd. Skapa en kultur i lokalförsörjningsprocessen där kommunen ses som en aktör. Enligt förvaltningen för service är det ett utvecklingsområde för verksamheterna Fastigheter och Lokalförsörjning att tydligare kommunicera information om förändringar som berör lokalförsörjningsprocessen till övriga förvaltningar. Under intervjuer framkommer till exempel att nämnden för service beslut att tillämpa fyrastegsmodellen (se 3.1.2.1) inte var känt hos samtliga förvaltningar. Enligt nämnden för service presidium ska den nyanställda lokalplaneraren arbeta med att utveckla dialogen med övriga förvaltningar genom framförallt de lokalansvariga i respektive förvaltning. Därtill framkommer vid intervju med nämnden för service presidium att förvaltningarnas lokalansvariga i högre omfattning ska rapportera information om lokalförsörjningsprocessen till respektive nämnd. Detta för att säkerställa att nämnderna har information om arbetet i lokalförsörjningsprocessen. Förvaltningen för service har under året genomfört möten med förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för plan och bygg samt förvaltningen för förskola och grundskola. Under 2015 genomfördes två möten mellan förvaltningen för service och förvaltningen för vård och omsorg som följdes upp av två möten under våren 2016. Under dessa möten diskuterades bland annat samarbetet mellan förvaltningarna kring lokaler. 8
Utöver mötena med vissa förvaltningar har förvaltningen för service genomfört möten med det kommunala bostadsbolaget Eksta. Under dessa möten har frågor kopplat till lokalförsörjningen diskuterats, till exempel överlåtelse av fastigheter, arbetsformer och uppdrag. Enligt nämnden för service presidium deltar enhetschefen för lokalförsörjning återkommande på nämndens sammanträden för att redovisa aktuell status för pågående lokalprojekt. Syftet med detta är att nämnden ska ha aktuell information om pågående lokalprojekt. Förvaltningen för service genomför kundråd med verksamhetsföreträdare för samtliga förvaltningar som hyr lokaler. Under kundråden ska frågor som avser till exempel fel, klagomål, tvister och andra synpunkter kopplat till lokaler diskuteras. När heltidstjänsten som lokalplanerare blev vakant under 2015 upphörde kundråden med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Enligt fastighetschefen ska kundråden återupptas med dessa två förvaltningar under 2016. Vid intervju med fastighetschef framkommer att det är ett utvecklingsområde att i högre omfattning skapa en kultur inom ramen för lokalförsörjningsprocessen där kommunen ses som en aktör. För att lokalförsörjningsprocessen ska fungera är det enligt fastighetschefen av stor vikt att samtliga aktörer som berörs av processen arbetar i enlighet med den. Enligt uppgift har det till exempel förekommit att vissa förvaltningar vid enstaka tillfällen ordnat lokaler på egen hand. Enligt förvaltningen för service ska följande mötesformer för samverkan med förvaltningarna finnas inom ramen för lokalförsörjningsprocessen: Lokalplaneraren ska genomföra månadsvisa möten med förvaltningarnas lokalansvariga. Därtill arbetar lokalplaneraren med att inrätta ett forum där samtliga lokalansvariga träffas en gång per kvartal. Förvaltningen för service ska genomföra kundråd där representanter från förvaltningen träffar verksamheterna i kommunen. 3.2.2.3 Nämnden för vård och omsorg Vid förvaltningen för vård och omsorg är utvecklingsledaren förvaltningens lokalansvarig. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Det har inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningens lokalansvarig. Nämnden för vård och omsorg önskar bli mer delaktiga i arbetet med lokalförsörjning. Återkopplingen från KSAU vid omprioritering av förvaltningens lokalbehov upplevs inte som tillräcklig. Omsättningen på personal vid förvaltningen för service har medfört att det varit en utmaning att etablera en långsiktig samverkan med förvaltningen. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Enligt förvaltningen har det inte genomförts kontinuerliga möten mellan lokalansvarig och förvaltningen för service inom ramen för lokalförsörjningen. Detta på grund av att heltidstjänsten som lokalplanerare varit vakant. Däremot framkommer att månadsvisa möten planeras att genomföras med den nyanställda lokalplaneraren. 9
Enligt förvaltningschefen önskar nämnden för vård och omsorg få mer information och bli mer delaktiga i förvaltningens arbete med lokalförsörjning. Mot bakgrund av detta ska förvaltningens lokalansvarig samt lokalplaneraren delta på nämnden för vård och omsorgs arbetsutskottssammanträden för att informera och diskutera verksamhetens lokalbehov. Utöver detta har det genomförts särskilda möten mellan förvaltningen för vård och omsorg samt service (se 3.2.2.2). Enligt förvaltningen är återkopplingen från KSAU vid de tillfällen utskottet omprioriterat förvaltningens lokalbehov inte tillräcklig. Vid intervju framkommer att KSAUs hantering av lokalplanen inte upplevs som transparent och det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Förvaltningen utarbetade mot bakgrund av detta en konsekvensbeskrivning som visade vad som sker om förvaltningen inte får sina behov av lokaler tillgodosedda som presenterades för KSAU. Av konsekvensbeskrivningen framkommer bland annat svårigheter att kunna renovera befintliga boenden, individer får vänta oskälig tid på särskilt boende, omfattande belastning på andra insatser såsom hemtjänst och korttidsvård samt ökad risk för vite. Den vakanta heltidstjänsten som lokalplanerare har enligt vård och omsorg medfört att det varit en utmaning att etablera en långsiktig samverkan med förvaltningen. Förvaltningen har till exempel fått kommunicera samma information till förvaltningen för service vid ett flertal tillfällen. Därtill upplever förvaltningen att det saknas kunskap om den verksamhet förvaltningen bedriver. Ett exempel är att Eksta under sommaren skulle genomföra ett fasadarbete vid Signeshus. Fasaden täcktes in vilket resulterade i att personalen inte kunde komma fram med brukarnas hjälpmedel. Enligt förvaltningen fick de inte information om det planerade fasadarbetet vilket försvårade verksamheten vid äldreboendet. En verksamhetsanpassning av en lokal ska enligt kommunens lokalpolicy bekostas av hyresgästen. Enligt förvaltningen för vård och omsorg är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler och vem som ska bekosta detta. Som exempel ges byggnationen av Åsa äldreboende, där klinkergolv användes på ett antal platser i byggnaden. Personalen vid äldreboendet ansvarar för att hämta matvagnar till avdelningarna och behöver därför dra matvagnar över klinkergolvet vilket skapar ett högt oljud. Därtill byggdes inget soprum vid äldreboendet. Dessa exempel bedömdes som verksamhetsanpassningar vilka vård och omsorg behövde bekosta om detta skulle korrigeras. De intervjuade påtalar att det därtill hade varit önskvärt med en involvering i byggprocessen för att undvika att denna typ av händelser inträffar. 3.2.2.4 Nämnden för individ- och familjeomsorg Vid förvaltningen för individ- och familjeomsorg är verksamhetschefen för process- och verksamhetsstöd förvaltningens lokalansvarig. Därtill finns två enhetschefer som har ett mer praktiskt lokalansvar för kontorslokaler. Det pågår ett arbete i förvaltningen med att se över den egna lokalförsörjningsorganisationen mot bakgrund av sammanslagningen med förvaltningen för funktionsstöd. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Det har inte genomförts månadsvisa möten mellan lokalplaneraren och förvaltningens lokalansvarig. Förvaltningen för service har varierande kunskap om förvaltningens verksamhet. Ekonomin vid nybyggnation av lokaler bör diskuteras i ett tidigare skede. 10
Lokalförsörjningsprocessen inkluderar inte behovet av lägenheter utan endast behovet av lokaler. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Vid intervju framkommer att lokalansvarig vid förvaltningen inte genomfört några möten med förvaltningen för service under det senaste året. Lokalansvarig ser ett behov att få på plats en mer kontinuerlig samverkan med lokalplaneraren. Därtill framkommer att lokalansvarig även ser ett behov av att samverka med övriga förvaltningars lokalansvariga. Detta i syfte att utveckla samverkan mellan förvaltningarna men även få möjlighet att utbyta erfarenheter inom området. En utmaning i samverkan med förvaltningen för service är enligt förvaltningen den varierande kunskap förvaltningen för service har för den verksamhet som förvaltningen bedriver. Vid intervju framkommer att information och kunskap som individ- och familjeomsorg bedömt som självklar inte funnits hos förvaltningen för service, till exempel när på året ett boende kan startas upp. Förvaltningen önskar tätare avstämning med förvaltningen för service vid till exempel byggnation av ett boende. Enligt förvaltningschefen är det av vikt att även diskutera ekonomi tidigare inom ramen för samverkan vid byggnation. Detta för att undvika att projekt inte kan slutföras på grund av att kostnaderna blir för höga. Vid intervju framkommer att byggandet av en gruppbostad som förvaltningen planerat för och lagt mycket resurser på inte kunde slutföras på grund av att hyran blev för hög. Enligt förvaltningen har verksamheten ett behov av dels lokaler men även lägenheter till förvaltningens målgrupp. Enligt förvaltningschefen inkluderar inte lokalförsörjningsprocessen behovet av lägenheter utan endast lokaler. En konsekvens av detta blir enligt förvaltningschefen att personer som skulle kunna bli placerade i lägenhet får bo kvar längre på institution till en hög kostnad. Mot bakgrund av detta bör lokalförsörjningsprocessen även inkludera behovet av lägenheter enligt förvaltningschefen. Det upplevs dock som otydligt var denna fråga bör hanteras inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt förvaltningen är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler. Det har enligt förvaltningen förts en dialog avseende detta med förvaltningen för service. 3.2.2.5 Nämnden för förskola och grundskola Vid förvaltningen för förskola och grundskola är verksamhetschef planering förvaltningens lokalansvarig. Lokalansvarig arbetar med att ta fram förvaltningens förslag till lokalplan men även med mindre praktiska frågor kopplat till lokalbeståndet såsom staket och andra mindre fastighetsinsatser. Under intervju med förvaltningen framkommer följande utvecklingsområden kopplat till samverkan i lokalförsörjningsprocessen: Återkopplingen från KSAU vid omprioritering av förvaltningens lokalbehov upplevs inte som tillräcklig. Det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Lokalansvarig har under året haft månadsvisa möten med enhetschefen för lokalförsörjning. Under dessa möten har frågor som berör förvaltningens lokalbehov diskuterats. Sedan den nya lokalplaneraren anställdes vid förvaltningen för service kommer de månadsvisa mötena 11
istället att ske med lokalplaneraren. Utöver detta har det genomförts särskilda möten mellan förvaltningen för förskola och grundskola samt service (se 3.2.2.2). Enligt förvaltningen får de begränsad återkoppling på de prioriteringar som sker av verksamhetens lokalbehov i samband med KSAUs hantering av lokalplanen. Vid intervju framkommer till exempel att förvaltningen kan ha bedömt behovet av en lokal till 2018 men att behovet revideras av KSAU till 2019 utan att förvaltningen får återkoppling på beslutet. Förvaltningen skulle gärna se att de fick en förfrågan av KSAU avseende vilka konsekvenser en omprioritering skapar innan beslut om en eventuell omprioritering fattas. Under intervju med förvaltningen framkommer att fastighetschefen besökt nämndens arbetsutskott för att informera om lokalförsörjningsprocessen vilket upplevdes som positivt. Därtill har arbetsutskottet träffat nämnden för service presidium. Förvaltningens lokalansvarig deltar vid varje utskottsmöte samt vid ett antal nämndsammanträden per år för att informera om förvaltningens lokalsituation. Därtill framkom att nämndens arbetsutskott genomfört möten med nämnden för plan och byggs arbetsutskott. Syftet med dessa möten var att informera om varandras verksamheter, diskutera gemensamma utmaningar samt undersöka hur verksamheterna kunde bistå varandra inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Enligt förvaltningen är det inte tydligt vad som avses med verksamhetsanpassningar av lokaler samt underhåll. Vid intervju framkommer att det finns situationer där förvaltningen anser att de inte ska bekosta verksamhetsanpassningen då det bör vara en underhållskostnad som betalas av förvaltningen för service. Under intervju med förvaltningen framkommer vidare att byggnationen av Furulidskolan är ett exempel där roll- och ansvarsfördelningen inte var tydlig. Enligt förvaltningschefen förekom politiskt styrning kring byggnationen som inte var i linje med de behov och prognoser förvaltningen utarbetat. 3.2.2.6 Kommunledningskontoret Vid kommunledningskontoret finns ingen lokalansvarig mot bakgrund av att kommunledningskontoret endast använder administrativa lokaler. Förvaltningen för service ansvarar för att samordna behovet av administrativa lokaler för samtliga förvaltningar i kommunen. Vid intervju med kommundirektören framkommer att förvaltningscheferna vid plan och bygg samt service, verksamhetschefen för planering och exploatering samt ekonomichefen fått i uppdrag att genomföra en utvärdering av lokalförsörjningsprocessen. Syftet med utvärderingen är att se över processen och identifiera förbättringsförslag. 3.3. Utformning av hyresavtal 3.3.1. Vår bedömning Vi bedömer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Därtill visar granskningen att förvaltningen för service uthyrningsprocess inte är dokumenterad vilket vi bedömer som bristfälligt. Granskningen visar att samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med övriga förvaltningar inte innehåller en gränsdragningslista som beskriver ansvaret mellan Fastigheter och hyresgäst. Detta har bidragit till att skapa situationer där ansvaret för hyrda lokaler varit otydligt mellan Fastigheter och hyresgästen. För att tydliggöra ansvaret avseende drift och underhåll har verksamheten Fastigheter utarbetat en Fastighetsguide vilket vi 12
bedömer som positivt. Vi bedömer dock att de interna hyresavtalen bör innehålla gränsdragningslistor där ansvaret avseende hyrda lokaler tydliggörs. 3.3.2. Underlag för bedömning 3.3.2.1 Riktlinjer och rutiner Under intervju med förvaltningen för service framkommer att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. I kommunens lokalpolicy finns dock riktlinjer för internhyra av lokaler. Av riktlinjerna framkommer att syftet med internhyressystemet är att skapa ett effektivt lokalutnyttjande och lägre totalkostnader för kommunen. Enligt nämnden för service presidium ska internhyressystemet bidra till att verksamheterna använder lokaler som är anpassade till den verksamhet de bedriver och inte har för stora lokalytor. För att beräkna hyran av lokaler har Fastigheter utarbetat en internhyresmall. I internhyresmallen beaktas bland annat drift, underhåll och verksamhetskostnader vilket ligger till grund för hyressättningen. Fastigheter har utarbetat dokumentet Fastighetsguiden. Syftet med dokumentet är att beskriva ansvarsfördelningen för drift och underhåll mellan förvaltningen för service och hyresgästen. Dokumentet beskriver till exempel vem som ansvarar för in- och utvändiga delar av byggnaden, ventilation, el och avfall. 3.3.2.2 Uthyrningsprocessen Under intervjuer med förvaltningen för service framkommer att förvaltningens uthyrningsprocess inte är dokumenterad. Fastigheter vid förvaltningen för service är den part i kommunen som ansvarar för att ingå och hantera lokalavtal med förvaltningarna och med externa aktörer. Av lokalpolicyn framkommer att förvaltningarna inte har rätt att teckna andra hyresavtal än interna hyresavtal med Fastigheter. Vid uthyrning av lokaler till förvaltningarna upprättar Fastigheter ett internt hyresavtal med aktuell förvaltning. Vid intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det inte finns gränsdragningslistor till samtliga interna hyresavtal. Detta har enligt förvaltningen i vissa fall bidragit till att skapa en otydlighet i ansvarsfrågan avseende verksamhetens lokaler. Vid planering av en ny lokal ska Fastigheter enligt enhetschefen upprätta en beställningsbekräftelse som undertecknas av beställande verksamhet. Beställningsbekräftelsen ska bland annat innehålla uppgifter om preliminär hyra. Enligt enhetschefen för Fastigheter har det skett att beställningsbekräftelsen inte innehållit uppgifter om den preliminära hyran. Därtill har det funnits tillfällen då hyran blivit avsevärt högre än den preliminära hyra som framgick i beställningsbekräftelsen. Förvaltningen för vård och omsorg tillhandahåller bostäder med särskild service samt äldrelägenheter. För nybyggda bostäder med särskild service tecknar brukaren ett hyresavtal med förvaltningen för service och för äldre bostäder tecknar brukaren ett hyresavtal med fastighetsägaren, till exempel Eksta. Verksamhetslokalerna på äldreboendet hyrs av förvaltningen för service som tecknat avtal med fastighetsägaren. Förvaltningen för service hyr i sin tur ut verksamhetslokalerna till förvaltningen för vård och omsorg och debiterar förvaltningen utifrån fastställd hyra. Vid intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det finns ett behov av att tydliggöra vem som ska bekosta brukarnas behov i lägenheterna samt vad som avses med verksamhetslokal. Detta mot bakgrund av att 13
ansvarsförhållandet vid vissa tillfällen varit otydligt mellan förvaltningen för vård och omsorg, förvaltningen för service och den externa fastighetsägaren. Under intervju framkommer att förvaltningen för vård och omsorg har förmedlingsrätt på cirka 185 äldrelägenheter utan bistånd. Förvaltningen förmedlar lägenheterna till brukarna som sedan tecknar hyresavtal med en extern hyresvärd. Vid intervju framkommer att ansvaret för dessa lägenheter är otydligt. Förvaltningen har till exempel fått bekosta utredningar avseende brandsäkerhet samt installation av nya brandlarm i lägenheterna. Enligt förvaltningen ska de endast förmedla lägenheterna medan den externa fastighetsägaren ska bekosta förändringar i lägenheten. Enligt förvaltningen för service har en grundutbildning i hyresavtal genomförts med ett antal enhetschefer i kommunen. Under dessa utbildningar framfördes önskemål om att förvaltningen för service tillsammans med verksamheten samt eventuell extern fastighetsägare skulle genomföra gemensamma inspektioner av lokaler. Detta för att på plats kunna lösa eventuella problem. Enligt fastighetschefen pågår det ett arbete med att införa detta arbetssätt. 3.3.2.3 Jämförelse av interna hyresavtal Det saknas riktlinjer och rutiner för utformning av hyresavtal. Inom ramen för granskningen har nedanstående fem interna hyresavtal valts ut för jämförelse. Inom parantes framkommer när hyresavtalen ingicks. Avtal med förvaltningen för teknik avseende en maskinhall (1999). Avtal med förvaltningen för gymnasie- och vuxenutbildning avseende Elof Lindälvsgymnasiet (2004). Avtal med förvaltningen för kultur och fritid avseende del av Frillesåsskolan (2004). Avtal med förvaltningen för förskola och grundskola avseende Kapareskolan (2007). Avtal med förvaltningen för förskola och grundskola avseende Älvsåkerskolan (2005). Likheter Skillnader Hyresavtalen är utformade på en avtalsmall för internt hyresavtal. Av hyresavtalen framkommer en rad uppgifter såsom hyresgäst, bruksarea, användningsområde, hyres- och uppsägningstid, hyreskostnad och information om vad som ingår i hyran. Till samtliga avtal finns en bilaga kallad allmänna avtalsvillkor. Hyresavtalet med teknik innehåller en bilaga daterad i oktober 2005 som specificerar ansvarsfördelningen mellan Fastigheter och hyresgästen avseende drift och underhåll. Hyresavtalet med teknik innehåller en bilaga som specificerar ansvarsfördelningen avseende det tekniska brandskyddsåtgärder. Hyresavtalet med teknik är inte undertecknat av varken Fastigheter eller förvaltningen för teknik. 3.4. Klagomål och tvister 3.4.1. Vår bedömning Vi bedömer att det finns utvecklingsområden kopplat till att hantera klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare. Granskningen visar att felanmälan av 14
lokaler ska ske till Service Direkt vid förvaltningen för service. Det förekommer dock att hyresgästen väljer att kontakta en eventuell extern fastighetsägare direkt då anmält fel upplevs åtgärdas snabbare vid detta förfarande. Detta förfarande har dock medfört att Fastigheter inte haft översikt över de fel som anmälts. Förvaltningen för service genomför kundråd med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Under kundråden ska frågor som avser till exempel klagomål, tvister och andra former av synpunkter diskuteras. Kundråden men de två förvaltningarna upphörde under 2015 men ska återupptas under 2016 vilket vi bedömer som positivt. Ansvaret för underhåll och reparationer av lokaler upplevs av flera förvaltningar som otydligt. Ansvaret för underhållsfrågor är till exempel inte tydligt specificerat i de interna hyresavtal som tecknats. Mot bakgrund av detta bedömer vi att ansvaret för underhåll och reparationer av lokaler bör tydliggöras. 3.4.2. Underlag för bedömning 3.4.2.1 Felanmälan av lokaler Vid felanmälan och synpunkter avseende hyrda lokaler ska verksamheterna kontakta enheten Service Direkt vid förvaltningen för service. Service Direkt är kommunens kundcenter som bland annat hanterar felanmälan av lokaler. Om felanmälan avser en kommunägd lokal ansvarar Fastigheter för att åtgärda felet. Vid de tillfällen Fastigheter hyr lokalen av en extern aktör ansvarar Service Direkt för att bedöma om felanmälan ska åtgärdas av Fastigheter eller skickas till den externa fastighetsägaren för åtgärd. Vid intervju med förvaltningarna framkommer att de informerat medarbetarna om att det är Service Direkt de ska kontakta vid felanmälan av lokaler. Enligt förvaltningen för individ- och familjeomsorg har vissa anmälda fel tagit lång tid att åtgärda från det att felet anmäldes. Med anledning av detta har vissa verksamheter kontaktat externa fastighetsägare direkt för att åtgärda felet. Enligt förvaltningen för service har detta inneburit att Fastigheter inte haft fullständig översikt över de fel som anmälts. Därtill framkommer att vissa verksamheter haft en konflikt med externa fastighetsägare utan att detta kommit till Fastigheters kännedom. 3.4.2.2 Underhåll och reparationer Enligt förvaltningen för vård och omsorg är ansvaret vad gäller underhåll och reparationer av lokaler inte tydligt. Det framkommer till exempel att ansvaret inte är tydligt specificerat i de hyresavtal som tecknats. Under intervju med förvaltningen för individ- och familjeomsorg framkommer att underhållsfrågor först diskuteras när det gått så långt att felet behöver åtgärdas omgående. Därtill framkommer att det finns exempel på lokaler som varit så eftersatta att det resulterat i arbetsmiljöproblem. Vidare framkommer att ansvaret för verksamhetsanpassningar inte är tydligt (se 3.2.2.3). För fyra av de interna hyresavtal som jämförts i granskningen (se 3.3.2.3) framkommer i de allmänna avtalsvillkoren att det är hyresvärden som ansvarar för underhåll av hyresobjekten. Vidare framkommer i de allmänna bestämmelserna att det med underhåll avses åtgärder som vidmakthåller ett objekts funktion. Därtill framkommer att åtgärder som höjer den ursprungliga standarden genom till exempel skärpt lagstiftning ska bekostas av hyresgästen. 15
Under intervju med förvaltningen för vård och omsorg framkommer att det finns underhållsplaner för vissa enheter. Enligt förvaltningen är det dock otydligt hur dessa underhållsplaner arbetats fram. Vidare framkommer att vårdpersonal på särskilda boenden vid vissa tillfällen fått genomföra besiktningar av lägenheter efter att en brukare avlidit. Detta eftersom det är inte är tydligt vem som ansvarar för att genomföra besiktningar. 3.4.2.3 Tvister Av kommunens lokalpolicy framkommer att en tvist om avtal eller tolkning av regelverk i första hand ska lösas genom samråd mellan hyresvärd och hyresgäst. Om det inte är möjligt att nå en överenskommelse ska frågan lyftas till processägaren på kommunstyrelsens förvaltning (nuvarande kommunledningskontoret). Av dokumentet Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun framkommer att ekonomichefen är processägare till lokalförsörjningsprocessen. Under intervjuer framkommer att det saknas mötesplatser för att diskutera klagomål och eventuella tvister. Enligt förvaltningen för service ska denna typ av frågeställningar diskuteras i de kundråd som i dagsläget genomförs med samtliga förvaltningar förutom förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. 16
4. Samlad bedömning I detta kapitel framgår våra slutsatser utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Svar ges också på ställda revisionsfrågor i granskningen. Utifrån identifierade förbättringsområden i granskningen framgår våra rekommendationer. 4.1. Slutsatser Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns ett antal utvecklingsområden för att säkerställa en ändamålsenlig samverkan i lokalförsörjningsprocessen. Därtill är vår bedömning att det saknas styrdokument som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Vi bedömer att det finns ett antal utvecklingsområden kopplat till bland annat KSAUs arbetssätt, ansvarsförhållandet avseende hyrda lokaler samt rutiner och riktlinjer kopplat till lokalförsörjningsprocessen. Detta för att säkerställa en tillfredställande styrning och ledning av lokalförsörjningsprocessen. 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Bedömning Hur har nämnderna säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Innan sommaren 2016 anställdes en ny lokalplanerare på heltid vid förvaltningen för service. Heltidstjänsten som lokalplanerare var tidigare vakant under en längre period och utfördes delvis under denna tid av enhetschefen för lokalförsörjning. Granskningen visar att lokaplaneraren har en central roll i lokalförsörjningsprocessen genom att bland annat samverka med förvaltningarnas lokalansvariga. Vår bedömning är att nämnden för service inte säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Vi ser dock positivt på det utvecklingsarbete som pågår. Har nämnderna utarbetat rutiner och riktlinjer för hur samverkan ska bedrivas inom lokalförsörjningsprocessen? Granskningen visar att det saknas rutiner och riktlinjer som beskriver hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska bedrivas. Vår bedömning är att nämnden för service bör dokumentera hur lokalförsörjningsprocessen samt samverkan i processen ska fungera. Detta skulle enligt vår bedömning tydliggöra lokalförsörjningsprocessen. Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen? Förvaltningarnas arbetssätt för samverkan skiljer sig åt. Granskningen visar att flera förvaltningar upplever att KSAUs hantering av lokalplanen inte är transparent samt att det är otydligt på vilka grunder KSAU prioriterar vissa lokalprojekt framför andra. Därtill framkommer att KSAUs 17
återkoppling till berörd förvaltning vid omprioritering av ett lokalbehov upplevs som bristfällig. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillse att det upprättas konsekvensanalyser som utgör beslutsunderlag vid omprioritering av förvaltningarnas lokalbehov i KSAU. Därtill bör KSAU i större omfattning återkoppla beslut om omprioritering till berörd förvaltning. Enligt kommunens lokalpolicy ska en verksamhetsanpassning av en lokal bekostas av hyresgästen. Av granskningen framkommer dock att flera förvaltningar upplever att det är otydligt vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att förvaltningen för service bör tydliggöra vad som avses med en verksamhetsanpassning av en lokal. Finns det riktlinjer eller rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och efterlevs dessa? Det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur hyresavtal ska utformas och följas upp. Därtill är uthyrningsprocessen inte dokumenterad. Granskningen visar att det inte finns gränsdragningslistor för samtliga internhyresavtal som förvaltningen för service tecknat med övriga förvaltningar. Vår bedömning är att förvaltningen för service bör tillse att det utarbetas gränsdragningslistor för samtliga interna hyresavtal. Detta skulle enligt vår bedömning bidra till att tydliggöra ansvaret för hydra lokaler mellan förvaltningen för service och hyresgäst. Hur hanteras klagomål och tvister vad gäller hyresavtal mellan hyresgäst och fastighetsägare? Klagomål och tvister vad gäller hyresavtal ska hanteras i de kundråd förvaltningen för service genomför med hyresgästerna. Granskningen visar dock att det under det senaste året inte genomförts kundråd med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Av granskningen framkommer vidare att vissa förvaltningar kontaktar eventuella externa fastighetsägare vid felanmälan av lokaler. Detta eftersom det upplevs ta lång tid för förvaltningen för service att åtgärda anmälda fel. Enligt vår bedömning bör förvaltningen för service skyndsamt återuppta kundråden med förvaltningen för vård och omsorg samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. Detta mot bakgrund av att kundråden är en central mötesplats för lokalfrågor. 18