NKS(07)3 Rev2 2007-04-26 Nordisk kernesikkerhedsforskning Norrænar kjarnöryggisrannsóknir Pohjoismainen ydinturvallisuustutkimus Nordisk kjernesikkerhetsforskning Nordisk kärnsäkerhetsforskning Nordic nuclear safety research Programhandbok Innehåll: Introduktion 2 Mål 3 Hur målen ska uppnås 3 NKS' struktur 3 Förutsättningar 4 Finansiering och budget 4 Programområden 5 Aktiviteter 6 NKS-arbetet i praktiken 6 Resultatspridning 7 Kvalitetssäkring 7 Internationellt samarbete 7 Ansvarsområden och uppgifter 8
Introduktion Verksamhet Sedan 2002 bedrivs NKS-verksamheten i två dynamiska programområden enligt ramprogram som fastställts av styrelsen. Nya aktiviteter kan läggas till, genomförda aktiviteter avrapporteras vartefter de är klara, och pågående aktiviteter kan förlängas, utökas, minskas eller avbrytas allt efter beslut av styrelsen. Detta medför både flexibilitet och ett inslag av konkurrens om forskningsmedlen, vilket ökar kostnadseffektiviteten. Det ena programområdet, R-delen, har inriktningen reaktorsäkerhet inklusive avvecklingsoch avfallsfrågor. Det andra programområdet, B-delen, har inriktningen beredskap inklusive radioekologi och beredskapsrelaterade informations- och kommunikationsfrågor. De två programområdena leds av var sin programchef. Efter en utvärdering 2006 av de fyra senaste årens resultat av verksamheten har ett nytt ramprogram för hela NKS, inklusive gränsöverskridande aktiviteter, utarbetats och godkänts av styrelsen 2007. Budgeten för NKS-verksamheten beslutas för ett år i taget och grundas på ägarnas åtaganden vad gäller bidragen till NKS. Men styrelsen kan komma att göra budgetmässiga avsiktsförklaringar för flera år i sänder, med förbehållet att en förutsättning är att ägarna skjuter till de nödvändiga medlen. Programhandbok Syftet med programhandboken är att i systematisk form presentera mål, struktur, organisation, finansiering, uppföljning, genomförande, kvalitetssäkring, avrapportering och utvärdering av NKS-arbetet. Målgruppen är i första hand NKS-kretsen, det vill säga de personer som aktivt deltar i NKS-verksamheten. Handboken vänder sig även i någon mån till andra personer bland de organisationer som är finansiärer, beställare eller slutanvändare av resultaten av NKSarbetet och som kan ha intresse av att känna till NKS. Programhandboken uppdateras vid behov, och alla väsentliga ändringar fastställs av styrelsen. Den aktuella versionen finns på www.nks.org. Övrigt Utöver programhandboken finns det en administrativ handbok, NKS(07)4, som reglerar de praktiska rutiner som är nödvändiga för att koordinera och effektivisera insatserna i fem länder av de organisationer och personer som deltar i NKS-verksamheten. Torkel Bennerstedt Koordinator 2
Mål NKS (Nordisk kärnsäkerhetsforskning) ska förbättra förutsättningarna för en nordisk samsyn inom kärnsäkerhetsområdet. Denna samsyn ska inkludera insikten om att regler, praxis och åtgärder kan variera länderna emellan, och förutsätter att dessa olikheter då kan förklaras. Vidare har NKS som mål förbättrad kärnsäkerhet inklusive strålskydd och beredskap höjd kompetens och fördjupade kunskaper samarbete, nätverksbyggande och spridning av information Forskningsprogrammet ska förmedla en bred översikt över kärnsäkerhetsfrågor inklusive strålskydd och beredskap, och sprida framkomna resultat i förståelig form till myndigheter, kraftbolag och övriga berörda. Det ska vidare stärka de nordiska ländernas förutsättningar att delta i internationell debatt och internationellt samarbete inom området. Hur målen ska uppnås NKS ska vara ett brett forum för flexibelt samarbete mellan nordiska specialister. Dessa kan komma från säkerhets-, strålskydds- och beredskapsmyndigheter samt forskningsinstitutioner, kärnkraftrelaterade företag och andra organisationer i Norden. Därigenom ska kompetens och beredskap främjas inom alla nordiska länder så att man gemensamt ska kunna värdera väsentliga frågor rörande kärnsäkerhet inklusive strålskydd och beredskap. Forskning ska bedrivas kring frågor om kärnsäkerhet av centralt, gemensamt intresse för de nordiska länderna, bland annat vad gäller reaktorsäkerhet och beredskap mot olyckor. Resultaten av NKS' verksamhet ska vara öppet och kostnadsfritt tillgängliga och praktiskt användbara för alla. NKS blir därigenom ett serviceorgan för sina intressenter och erbjuder en plattform för beslutsfattare och experter inom kärnsäkerhetsområdet i Norden. NKS' struktur Kärnan i NKS' styrelse utgörs av de sex ägarna, som är huvudfinansiärer av NKS-arbetet (se nedan). Varje ägare har därutöver rätt att utse ett antal styrelseledamöter. Dessa utgörs för närvarande av Statens institut for strålehygiejne (SIS) och Risø i Danmark, Strålsäkerhetscentralen (STUK), Fortum och VTT i Finland, IFE i Norge samt Vattenfall i Sverige. Ägarna utser ordföranden för NKS och programcheferna för den teknisk/vetenskapliga verksamheten. Denna är uppdelad i en reaktordel och en beredskapsdel. Ett sekretariat svarar bl a för ekonomi, rapportutgivning, adresslistor, nätplats och allmänna administrativa göromål. Sekretariatet väljs av styrelsen. I sekretariatet ingår en koordinator som tillsätts av ägarna. Programcheferna och koordinatorn deltar normalt i styrelsens möten och rapporterar direkt till styrelsen om sin verksamhet. Organisationen framgår av följande figur. 3
Förutsättningar I NKS ingår organisationer från samtliga nordiska länder. Den normala samarbetsformen är en programverksamhet, där det nordiska perspektivet i allmänhet säkras genom att representanter för minst tre nordiska länder ingår i alla program och de flesta större aktiviteter. Samarbetet inom NKS innebär att NKS skapar ny kunskap, sammanställer befintligt vetande på ett ändamålsenligt sätt, medverkar i övningar, utväxlar data och sprider information om kärnsäkerhet. NKS-arbetet bygger på en nordisk säkerhetskultur, gemensamma nordiska problemställningar och en strävan till effektivisering genom samverkan. Deltagande myndigheter, forskningsinstitutioner, företag etc är alla intresserade av hög kärnsäkerhet. Arbetet bedrivs med ekonomiska bidrag och odebiterade insatser från organisationer i vart och ett av de nordiska länderna. Så långt möjligt tas hänsyn till enstaka länders och organisationers behov och önskemål vad gäller inriktning och genomförande av aktiviteter. Finansiering och budget Ägarna svarar för huvuddelen av NKS-finansieringen. De utgörs av Beredskabsstyrelsen i Danmark Handels- och industriministeriet i Finland Geislavarnir ríkisins i Island Statens strålevern i Norge Statens kärnkraftinspektion och Statens strålskyddsinstitut i Sverige Ytterligare bidrag kommer från följande organisationer: Fortum Power and Heat Oy i Finland TVO i Finland IFE i Norge Forsmarks Kraftgrupp AB i Sverige Kärnsäkerhet och utbildning AB (KSU) i Sverige OKG Aktiebolag i Sverige Ringhals AB i Sverige 4
Till detta kommer eventuella riktade medel från en eller flera organisationer till stöd för en viss aktivitet eller grupp av aktiviteter. Styrelsen fattar beslut om NKS' budget efter förslag från koordinatorn. Utöver de medel som NKS disponerar via sin budget, tillkommer nationell finansiering av enskilda aktiviteter (t ex genom odebiterade arbetsinsatser, laboratorieresurser och reskostnader) samt eventuell EU-finansiering av vissa aktiviteter. Programområden NKS-programmet indelas i två programområden som består av aktiviteter av varierande längd och omfattning. Den finansiella fördelningen bör i ett längre tidsperspektiv vara cirka 50/50 mellan områdena. Programområdena och deras generella uppbyggnad har godkänts av styrelsen och kan sammanfattas på följande sätt: Reaktorsäkerhet inklusive avveckling och radioaktivt avfall (programområde R). Programmet ska bidra till ökad säkerhet på reaktor-, avvecklings- och avfallssidan. Två huvudinriktningar kan utskiljas: - Development & Validation (DELI) - Management & Organization (MANGAN) Under dessa huvudinriktningar har fem teman definierats: * Prediction Methods * New Technology * Integrity and Operability * Safety Principles * Human Factors Beredskap inklusive radioekologi och beredskapsrelaterad information/kommunikation (programområde B). Programmet ska stärka den radiologiska beredskapen i de nordiska länderna, organisatoriskt såväl som praktiskt. Tre huvudinriktningar kan urskiljas: - Emergency Preparedness (in general and specific tools) - Measurement Strategy, Technology, and Quality Assurance - Radioecological Studies (of relevance for emergency preparedness) De båda programmen innehåller komponenter av såväl studier (forskning, utredningar, övningar etc) som informationsspridning (seminarier, utbildning, nätplatser, vetenskapliga artiklar, tekniska rapporter etc). Förutom kompetensuppbyggnad syftar programmen till utveckling och vidmakthållande av nordiska nätverk. Eftersom de båda programområdena skiljer sig väsentligt på några punkter (t ex typen av deltagande organisationer och slutanvändare av resultaten) kommer uppläggningen av arbetet och resultatspridningen att delvis skilja sig åt. De kriterier som presenteras i avsnittet NKS-arbetet i praktiken gäller dock för hela forskningsprogrammet. En programchef leder arbetet för respektive programområde. Programcheferna har löpande kontakter med koordinatorn och det övriga sekretariatet, samt rapporterar direkt till styrelsen vid dess möten. 5
Aktiviteter Forskningsarbetet inom programområdena indelas i aktiviteter, som kan vara av varierande omfattning vad gäller såväl sakinnehåll och medverkan som tidsplaner och budgetramar. En gång om året genomförs en procedur med Call for Proposals inom både R- och B-delen. Berörda organisationer inbjuds att sända in förslag till aktiviteter till respektive programchef. För att få NKS-stöd krävs normalt en hälftenfinansiering av aktiviteterna från de deltagande organisationerna. Programchefen sammanställer förslagen och utvärderar dem med hjälp av en utvärderingsgrupp, utgående från kriterier fastställda i ramprogrammet. Programchefen lämnar sedan ett förslag till beslut, prioriteringar, budget etc till styrelsen, som fattar beslut. Förfarandet innebär ett visst mått av konkurrens och ger flexibilitet åt NKS-programmet. Alla större aktiviteter bör vara väl förankrade i den fackliga miljön med som regel deltagande av minst tre nordiska länder. För mer begränsade aktiviteter kan dock bilateral medverkan godkännas. Kontrollstationer och uppnådda resultat avgör om en aktivitet ska fortsätta. Varje aktivitet slutrapporteras så snart som den är genomförd och bör därefter snarast utvärderas. Aktivitetsrelaterade informationsfrågor förs till respektive aktivitet och programområde. NKS-insatserna inkluderar inte transporter, safeguards, allmänt strålskydd och extern hotbild, annat än som ren uppföljning av tidigare verksamhet. Styrelsen kan vid behov initiera aktiviteter som faller utanför uppdelningen i de två områdena R och B, t ex vad gäller gränsöverskridande aktiviteter, gemensamma informationsinsatser eller övergripande seminarier, och fattar då beslut från till fall om aktivitetsansvarig, budget, tidsplaner etc. NKS-arbetet i praktiken NKS styrelse överväger löpande vilka områden och aktiviteter som är av störst värde för finansiärer och användare av resultaten. Vid val av nya aktiviteter ska hänsyn tas till finansiärernas och de nordiska säkerhetsmyndigheternas och kärnkraftsorganisationernas aktuella behov samt till det nordiska mervärdet. Målsättning och förväntade resultat ska vara klart och entydigt beskrivna. Följande ska gälla för programmet i sin helhet och för de olika aktiviteterna: Det ska finnas ett påtagligt nordiskt mervärde, inklusive - skapande och vidmakthållande av nordiska nätverk - spridning och utvidgning av nordisk kompetens inom sakområdet - satsning på unga nordiska forskare Det teknisk/vetenskapliga innehållet ska hålla hög internationell standard och ha ett nyhetsvärde Arbetet ska präglas av en helhetssyn samt vara transparent och öppet för bredast möjliga deltagande Det ska gå att ställa upp tydliga och mätbara mål för såväl det teknisk/vetenskapliga arbetet som informations- och kommunikationsinsatser Resultaten av verksamheten ska vara av påtaglig nytta för finansiärer och slutanvändare Där så är möjligt och lämpligt kan stöd ges till PhD- och MSc-studerande De praktiska resultaten ska presenteras i form av - seminarier, temamöten etc - tekniska rapporter och vetenskapliga artiklar i internationellt erkända publikationer - rekommendationer, manualer, handböcker, checklistor 6
- DVD, CD-ROM, nätplatser och andra elektroniska media - undervisnings- och informationsmaterial Arbetet ska bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt När så är lämpligt och möjligt ska NKS-arbetet koordineras med andra internationella aktiviteter Resultatspridning NKS' interna och externa kommunikations- och informationsverksamhet ska målgruppsanpassas och effektivt bidra till att NKS' mål uppfylls. Kommunikationen ska genom kostnadsfri, öppen, aktiv och korrekt information befästa bilden av NKS som en kompetent organisation nationellt, nordiskt och internationellt. Kommunikationen inom och utom NKS-kretsen ska leda till god kännedom om det nordiska samarbetet och om resultaten av verksamheten så att resultaten kommer till praktisk nytta. Information om NKS-arbetet och dess resultat kan spridas genom tekniska rapporter, vetenskapliga artiklar (särskilt i refereed journals), populära sammanfattningar, broschyrer, elektroniska nyhetsbrev, nätplatser, seminarier etc och genom deltagande i internationellt samarbete. Kännedom om särskilt intressanta resultat kan spridas nationellt, till exempel genom pressmeddelanden. Media kan inbjudas till presentationer som bedöms vara av allmänt intresse. Kvalitetssäkring Kvaliteten på det utförda arbetet och verksamheten i stort granskas och säkras genom utvärdering av de aktivitetsförslag som sänds in under Call for Proposals utvärderingar av hela eller delar av såväl det teknisk/vetenskapliga programmet som den organisatoriskt/administrativa stödfunktionen, där frekvens, tidpunkt och kriterier för utvärderingarna fastslås av ägarna slutanvändarnas bedömning av huruvida resultaten är av värde för dem löpande diskussioner på styrelsemötena publicering av resultat i rapporter och refereed journals spridning och diskussion av resultat i nordiska och internationella fora (seminarier, konferenser, temamöten etc) Internationellt samarbete Det internationella samarbetet ska bedrivas i överensstämmelse med de riktlinjer som fastläggs av NKS' styrelse. NKS ska eftersträva goda internationella kontakter och sprida kunskap internationellt om sin verksamhet. Målet är att där så är möjligt och önskvärt samordna nordiska och internationella aktiviteter för att effektivisera säkerhetsarbetet och öka resursutbytet. Vid behov kan NKS användas som plattform för koordinering av specifikt nordiska intressen inom NKS kompetensområde. 7
Ansvarsområden och uppgifter Ägarna Tecknar löpande skriftliga avtal om det fortsatta samarbetet, dess finansiering och övriga villkor. Väljer styrelsens ordförande samt tillsätter övriga styrelsemedlemmar, programchefer, koordinator, evaluerare etc. Är det yttersta policyskapande organet. Beslutar om riktlinjer för struktur och arbetsformer. Sörjer för huvuddelen av finansieringen. Godkänner räkenskaperna. Fattar beslut i övergripande administrativa frågor. Delegerar vid behov arbetsuppgifter och ansvar till lämplig nivå. Styrelsen Fattar beslut i frågor om prioriteringar, program, budget och aktiviteter. Lägger fram förslag till policyändringar till ägarna och godkänner programhandboken. Bevakar löpande kvalitets- och effektivitetsaspekterna och värderar de teknisk/vetenskapliga resultaten av aktiviteterna. Beslutar om övergripande riktlinjer för extern och intern information/kommunikation och identifierar de viktigaste målgrupperna. Utför i övrigt de uppgifter som ägarna ålägger den samt de uppgifter som framgår av den administrativa handboken, NKS(07)4. Delegerar vid behov arbetsuppgifter och ansvar till lämplig nivå. Ordföranden Är NKS' officiella talesman. Ingår i styrelsen och leder dess möten. Deltar vid behov i koordineringsmöten med programcheferna och sekretariatet och leder dessa möten. Ingår vid behov avtal, undertecknar skrivelser och attesterar fakturor av olika slag. Utför i övrigt de uppgifter som åläggs av ägarna och styrelsen samt de uppgifter som framgår av den administrativa handboken, NKS(07)4. Koordinatorn Tillsätts av ägarna på en tidsbestämd period på villkor som framgår av ingånget skriftligt avtal. Ingår i sekretariatet och ska utföra nedanstående och andra uppgifter som (inom NKSavtalets ramar) åläggs av ägarna, styrelsen och ordföranden samt följa den administrativa handboken, NKS(07)4. Löpande arbetsuppgifter Förbereder styrelsemöten, t ex genom att utarbeta förslag till agenda och budget och vid behov assistera med praktiska förberedelser. Deltar normalt i styrelsemötena, skriver mötesreferat och medverkar i uppföljningsarbetet efter styrelsemötena. 8
Leder koordineringen mellan programområdena, håller vid behov kontakt med programcheferna, följer vid behov utvecklingen inom programområdena och övervakar arbetet inom sådana aktiviteter som faller mellan programområdena. Medverkar i arbetet med översyn av struktur och administrativa rutiner, inklusive avtals-, moms- och förvaltningsfrågor. Vidareutvecklar programhandboken och den administrativa handboken tillsammans med sekretariatet och programcheferna. Deltar i möten mellan programcheferna och sekretariatet ett par gånger om året. Har vid behov telefonmöte med berörda parter. Utför de uppgifter som åläggs av ägarna, styrelsen och ordföranden avseende - beslutsunderlag - utvärderingsdirektiv - avtal inkl villkor och mandat, t ex för programchefer, sekretariat och utvärderare - kontakter med ägarna/styrelsen i form av Silent Procedures och liknande - andra insatser, t ex attestering av vissa fakturor Är ansvarig utgivare och redaktör för NewsLetters och NewsFlashes. Följer de regler och rutiner som framgår av den administrativa handboken, NKS(07)4. Vid behov Är en gemensam resursperson för hela NKS, säkerställer kontinuiteten och verkar som olja i maskineriet. Tar hand om udda ärenden och förfrågningar som dyker upp. Deltar i arbetet med gemensamma NKS-seminarier (förberedelser, genomförande, uppföljning) och annan informationsspridning. Deltar i utvecklingen av NKS nätplats och arbetet med utgivningen av DVD, CD-ROM och liknande. Följer sekretariatets räkenskapsarbete och den årliga revisionen. Deltar i upphandling av utrustning och tjänster till sekretariatet (t ex hård- och mjukvara, IT-tjänster). Övriga sekretariatet Tillsätts av styrelsen på en tidsbestämd period på villkor som framgår av ingånget skriftligt avtal. Löpande arbetsuppgifter Utgör en administrativ stödfunktion för hela NKS och deltar vid behov i styrelsens möten. Distribuerar material (rapporter, kallelser till möten, underlag till möten etc) till styrelsen, programchefer och andra, allt efter behov. Ansvarar för den ekonomiska förvaltningen, sköter bokföring och utbetalningar för hela programmet, beställer revision av räkenskaperna, hanterar avtal, reservationer, kontrakt etc. Sammanställer ekonomiska rapporter till ägarna, styrelsen, programcheferna och koordinatorn. Sköter arkivering av handlingar och bokföringsunderlag samt organisation av referensbibliotek och bibliotekstjänster. Rekvirerar ekonomiska medel från ägarna och andra finansiärer enligt avtal. Bearbetar och redigerar NKS-rapporter, såsom tekniska rapporter, slutrapporter och evalueringsrapporter. Ger ut såväl tryckta rapporter som rapporter i elektronisk form. Hanterar tryckerikontakter, upphandlar tryckeritjänster, samlar in rapportmaterial. 9
Sköter det dagliga underhållet och uppdateringen av NKS nätplats, och ger ut NKS elektroniska nyhetsbrev (NewsLetter och NewsFlash). Deltar i arbetet med genomgång av administrativa rutiner, inklusive avtals- och momsfrågor. Vidareutvecklar den administrativa handboken tillsammans med koordinatorn och programcheferna. Upprättar och uppdaterar adresslistor och andra administrativa dokument. Deltar i möten med ordföranden, koordinatorn och programcheferna ett par gånger om året. Har vid behov telefonmöten med berörda parter. Hjälper till i arbetet med mindre seminarier som arrangeras inom R- och B-programmen (utskick av informationsmaterial, uppläggning och uppdatering av nätplatser med mera). Utför i övrigt de uppgifter som (inom NKS-avtalets ramar) åläggs av ägarna, styrelsen och koordinatorn samt de uppgifter som framgår av den administrativa handboken, NKS(07)4. Vid behov utförs efter separat avtal följande arbetsuppgifter Deltar i vidareutvecklingen av NKS nätplats. Arbetar med utgivning av periodiskt material (DVD, CD-ROM och liknande). Deltar i arbetet med gemensamma NKS-seminarier (förberedelser, genomförande, uppföljning). Deltar i arbetet med särskilda seminarier under R- och B-programmen (förberedelser, genomförande, uppföljning). Programcheferna Tillsätts av ägarna på en tidsbestämd period på villkor som framgår av ingånget skriftligt avtal. Förväntas göra en arbetsinsats på cirka 50% av en heltid. Får leda och/eller delta i aktiviteter samt själva föreslå nya aktiviteter till styrelsen. Sörjer för att programmet genomförs i överensstämmelse med fastställt ramprogram, övriga styrelsebeslut och intentioner. Har aktiv kontakt med relevanta nordiska fackmiljöer och slutanvändare för att förankra NKS-arbetet, föra samman utförare och intressenter samt fånga upp behov och trender på ett tidigt stadium. Koordinerar verksamheten sinsemellan och har löpande kontakter med koordinatorn. Har löpande kontakter med de aktivitetsansvariga och ser till att aktiviteterna genomförs och rapporteras enligt fastställda planer. Rapporterar direkt till styrelsen och deltar i dess möten. Ansvarar för resultatspridning till berörda parter i form av seminarier, vetenskapliga artiklar, rapporter, dokument, arbetsmaterial etc i enlighet med riktlinjerna i den administrativa handboken. Sprider information från styrelsemötena till berörda personer och organisationer. Utför i övrigt de uppgifter som (inom NKS-avtalets ramar) åläggs av ägarna och styrelsen samt de uppgifter som framgår av ingångna kontrakt och beställningar, fastställda program- och aktivitetsplaner samt den administrativa handboken, NKS(07)4. Dok Programhandbok 2007 Rev2 10