Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-06-10 189 Reviderade principer för investeringsprocessen med anledning av bildandet av kost- och städservice. KS 2014-270 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Anta reviderade principer för investeringsprocessen Beslutsunderlag Reviderade principer för investeringsprocessen, 2014-05-23 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2014-05-13 144 Sammanfattning av ärendet I kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-13 behandlades ärendet beställning av investeringsprojektet tillbyggnad kök och matsal Långåsskolan, ksau 2014-05-13 144. Då konstaterades att kommunens gällande principer för investeringsprocessen ej är anpassade till kommunens förändrade organisatoriska förutsättningar i samband med bildandet av kost- och städservice. Kommunstyrelseförvaltningen fick då i uppdrag att revidera dessa principer. Förslaget innebär en uppdaterad version av Principer för investeringsprocessen, där dokumentet innehåller ett avsnitt för hur investeringsprocessen vid ny/till/ombyggnad av kök ska gå till. Skillnaden ligger främst i att inte bara facknämnd (dvs kommunstyrelsen i egenskap av facknämnd för kost- och städservice) ska vara delaktig i processen, utan även andra berörda nämnder (barn- och utbildningsnämnden eller socialnämnden). I samband med detta görs även några mindre ändringar och tillägg i dokumentet, bl.a. ett tillägg avseende principer för prioritering av investeringar. Detta grundas på kommunstyrelseförvaltningens förslag som presenterats i Uppdragsredovisning översyn av kommunens investeringsprocess. I beslutsunderlaget Reviderade principer för investeringsprocessen är samtliga ändringar och tillägg gulmarkerade. Ekonomi Beslutet i sig påverkar inte kommunens ekonomi. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-06-10 Forts. 189 Övervägande Vid behandling av ärendet beställning av investeringsprojektet tillbyggnad kök och matsal Långåsskolan i kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-05-13, framkom att gällande principer för investeringsprocessen ej är applicerbara då det gäller ny/till/ombyggnad av kök. Även om det är kommunstyrelsen (i egenskap av facknämnd för kost- och städservice) som ansvarar för beställning av investeringsprojekt gällande kök, så är andra nämnder i hög grad berörda av investeringsprojektet, och måste således ges chans att påverka och yttra sig angående projekten i ett tidigt stadie i investeringsprocessen. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat 2012-06-12 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Datum 2014-05-23 Kommunledningskontoret Strategienheten Dokumentet utgår från beslutat dokument, daterat 2009-10-15. Samtliga tillägg är gulmarkerade. Principer för investeringsprocessen 1. Lokalinvesteringar Aktualisering av lokalinvestering En lokalinvestering kan aktualiseras på tre olika sätt: Verksamhetsbehov. En facknämnd har ett lokalbehov som ej går att tillgodose inom kommunens fastighetsbestånd och att hyra externt är ej ett alternativ. Fastighetsbehov. Tekniska nämnden gör bedömningen att en fastighet är i sådant skick att det krävs åtgärder som ej är att betrakta som underhåll utan som investering. Utveckling. Investeringar, som aktualiseras av kommunstyrelsen för kommunal utveckling, exempelvis ishall. Investering utifrån verksamhetsbehov samt utvecklingsbehov Gäller ej ny/till/ombyggnad av kök Vid aktualisering av investering på grund av verksamhetsbehov eller utveckling skall följande steg i processen följas: 1. Förfrågan om klartecken till investeringsutredning 1.1. Investeringsbehov uppstår. 1.2. Investeringsbehovet redovisas i facknämnd. 1.3. Facknämnd redovisar behovet till ksau. 2. Förfrågan om förstudie 2.1. KSAU ger klartecken till förfrågan om förstudie. 2.2. Facknämnd framställer förfrågan om förstudie enligt fastställd mall. 2.3. Facknämnd överlämnar förfrågan om förstudie till stadsbyggnadskontoret. 3. Genomförande av förstudie och kalkyl 3.1. Stadsbyggnadskontoret gör en förstudie och kalkyl enligt fastställd mall. Förstudien och kalkylen överlämnas till fackförvaltning. 4. Beställning av investeringsprojekt 4.1. Fackförvaltningen framställer en skriftlig beställning enligt fastställd mall. 4.2. Facknämnd godkänner att beställning av investeringsprojektet skall överlämnas till TKN 4.3. Beställningen överlämnas till TKN.
5. Budgetförslag 5.1. Tekniska nämnden tar beslut på att ta upp investeringen i sitt budgetförslag. Med investeringsförslaget ska följa med alla handlingar som ligger till grund för förslaget: förfrågan, sammanfattning av förstudien, kalkyl, beställning, hyresberäkning. I budgetunderlaget skall investeringen märkas med vad det är för typ av investering och vilken prioritet den har, enligt gällande budgetanvisningar. 5.2. Facknämnden ansvarar för att i sitt budgetförslag lämna förslag på inventarier som hör samman med lokalinvesteringen samt eventuella tillkommande driftskostnader till följd av investeringen utöver internhyra. 6. Budgetberedning 6.1. Budgetförslagen behandlas i budgetberedningen. Investering utifrån verksamhetsbehov gällande ny/till/ombyggnad av kök Vid aktualisering av investering på grund av verksamhetsbehov gällande ny/till/ombyggnad av kök skall följande steg i processen följas: 1. Förfrågan om klartecken till investeringsutredning 1.1. Investeringsbehov uppstår. Behovet kan initieras av kost- och städservice, facknämnd eller förvaltning. kost- och städservice i samarbete med förvaltning ansvarar för redovisning av investeringsbehovet. 1.2. Investeringsbehovet redovisas i facknämnd samt i kost- och städservice beredningsgrupp. 1.3. Kost- och städservice redovisar behovet till KSAU 2. Förfrågan om förstudie 2.1. KSAU ger klartecken till förfrågan om förstudie 2.2. Kost- och städservice framställer förfrågan om förstudie enligt fastställd mall. Förfrågan skall framställas i samråd med berörd förvaltning. 2.3. KS (i egenskap av facknämnd för kost- och städservice) godkänner förfrågan om förstudie. 2.4. Kost- och städservice överlämnar förfrågan om förstudie till stadsbyggnadskontoret. 3. Genomförande av förstudie och kalkyl 3.1. Stadsbyggnadskontoret gör en förstudie och kalkyl enligt fastställd mall. Förstudien och kalkylen överlämnas till kost- och städservice samt till berörd förvaltning. 4. Beställning av investeringsprojekt 4.1. Kost- och städservice framställer en skriftlig beställning enligt fastställd mall. 4.2. Beställningen behandlas i kost- och städservice beredningsgrupp samt i facknämnd (i allmänhet BUN och SN), som ska yttra sig om förslaget. 4.3. KS (i egenskap av facknämnd för kost- och städservice) godkänner att beställning av investeringsprojektet skall överlämnas till TKN. 4.4. Beställningen överlämnas till TKN.
5. Budgetförslag 5.1. Tekniska nämnden tar beslut på att ta upp investeringen i sitt budgetförslag. Med investeringsförslaget ska följa med alla handlingar som ligger till grund för förslaget: förfrågan, sammanfattning av förstudien, kalkyl, beställning, hyresberäkning. I budgetunderlagen skall investeringen märkas med vad det är för typ av investering och vilken prioritet den har, enligt gällande budgetanvisningar. 5.2. Facknämnd (KS, BUN eller SN) ansvarar för att i sitt budgetförslag lämna förslag på inventarier som hör samman med lokalinvesteringen samt eventuella tillkommande driftskostnader till följd av investeringen utöver internhyra. 6. Budgetberedning 6.1. Budgetförslaget behandlas i budgetberedningen Investering utifrån fastighetsbehov Förslag till investeringar på grund av fastighetsbehov utgår ifrån tekniska nämnden. I de fall investeringen kommer att påtagligt påverka den verksamhet som bedrivs i fastigheten skall tekniska nämnden besluta att facknämnd skall ta över investeringsförfrågan. Investeringsförslaget skall då hanteras enligt samma process som vid aktualisering på grund av verksamhetsbehov. I annat fall räcker det att tekniska nämnden samråder med berörd facknämnd före investeringsförslag. Redogörelse för investeringsbehovet skall av tekniska nämnden lämnas till ksau, som kan godkänna behovet och ge klartecken till att fortsätta investeringsutredning eller avslå behov av ny investering. Tekniska nämnden ansvarar därefter för att ta upp investeringen i sitt budgetförslag. I budgetunderlaget skall investeringen märkas med vad det är för typ av investering och vilken prioritet den har, enligt gällande budgetanvisningar. Projektansvar Tekniska nämnden ansvarar helt och hållet för investeringsprojekten i investeringsplanen till dess att investeringen är avslutad. Ansvaret inbegriper förutom genomförande även budgetförändringar, uppföljning, prognos och ev slutrapport. Överskridande av projektbudget Tekniska nämnden ansvarar för att investeringarna ryms inom budgeterade ramar. Om investeringen befaras bli högre än budgeterat skall tekniska nämnden vidta åtgärder beträffande projektets utformning så att överskridande inte uppstår. Om de möjliga åtgärderna innebär förändringar utifrån facknämndens beställning skall åtgärderna ske i samråd med facknämnden. Kostnader vid avbrutna investeringsförslag Nedlagda kostnader vid avbrutna investeringsförslag bärs inom befintlig driftbudgetram hos initiativtagande nämnd.
2. ÖVRIGA INVESTERINGAR Utöver lokalinvesteringarna kan investeringarna grupperas enligt följande: Inventarier nya investeringar. Ansvar hos respektive facknämnd. Reinvesteringar, inventarier. Årligen återkommande anslag. Ansvar hos respektive facknämnd. Infrastrukturella investeringar. Tekniska nämndens ansvar. Kommunstyrelsens investeringar utöver inventarier. Inventarier nya investeringar samt reinvesteringar av inventarier Ansvarig nämnd lägger fram budgetförslag och ansvarar sedan för investeringarna i investeringsplanen. Ansvaret inbegriper genomförande, budget, uppföljning samt prognos. Infrastrukturella investeringar samt kommunstyrelsens investeringar utöver inventarier Ansvarig nämnd lägger fram investeringen i sitt budgetförslag. Med investeringsförslaget skall följa beskrivning av projektet, förstudie, kalkyl med projektbudget samt tidsplan enligt fastställd mall. I budgetunderlaget skall investeringen märkas med vad det är för typ av investering och vilken prioritet den har, enligt gällande budgetanvisningar. Investeringsansvaret inbegriper genomförande, budget, uppföljning, prognos samt ev slutredovisning. Kostnader vid avbrutna investeringsförslag Om en investering avbryts eller avslås skall ansvarig nämnd bära dittills nedlagda kostnader inom sin budgetram. Budgetmedel Medel för drift och kapitalkostnader avsätts centralt och överförs till respektive nämnd då investeringen tas i drift. Ansvarig nämnd ansvarar för att investeringarna ryms inom budgeterade ramar. Om investeringen befaras bli högre än budgeterat skall ansvarig nämnd vidta åtgärder beträffande projektets utformning så att överskridande inte uppstår.
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-05-13 144 Beställning av investeringsprojektet tillbyggnad kök och matsal Långåsskolan. KS 2013-312 Beslut Arbetsutskottet beslutar 1. Ge tekniska nämnden i uppdrag att fortsätta arbeta fram förslag gällande beställning av investeringsprojektet tillbyggnad kök och matsal Långåsskolan alternativ 2 till budgetberedningen. 2. I nämnda arbete ge barn- och utbildningsnämnden samt kost- och städberedningen tillfälle att yttra sig. 3. Uppdra åt kommunstyrelseförvaltningen att uppdatera investeringsprocessen utifrån förändrade organisatoriska förutsättningar i samband med bildandet av Kost- och städservice. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 2013-09-17 274 Kalkyl på förstudie Sammanfattning av ärendet Stadsbyggnadskontoret har gjort en studie på de tre önskade alternativen 1. Bygga om befintlig samlingssal 2. Bygga till Långåsskolan 3. Fristående nybyggnad De två första alternativen har ritats upp och utvärderats. Alternativ 3 har studerats övergripande och faller då det tar skolgårdsmark utan att ge några plusvärden. Alternativ 1 har ritats upp men stadsbyggnadskontoret anser att trafiklösningen för säker hantering av transporter inte är genomförbar. Alternativ 2 har ritats upp och kostnadsberäknats. Förslaget motsvarar kraven och är avstämt med kost- och städservice samt barn- och utbildningsförvaltningen. Alternativ 2 ger fördelar att kommunikation mellan skolan och matsalen kan ske inomhus och att en kommande utveckling av Långåsskolan kan ske utifrån tillbyggnaden. Beställningen avser alternativ 2. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2014-05-13 Forts. 144 Ekonomi Investeringsprojektets utgifter uppgår enligt tekniska nämndens kalkyl till 12,7 mkr. Kalkylen är beräknad på kostnadsläge 2014-04. Beräknad hyra för lokalinvesteringen är 900 tkr/år, varav kapitalkostnad 770 tkr/år. Yrkande och beslut Jan Dickens (S) yrkar på att tekniska nämnden får i uppdrag att fortsätta arbeta fram förslag gällande beställning av investeringsprojektet tillbyggnad kök och matsal Långåsskolan alternativ 2 till budgetberedningen och att barn- och utbildningsnämnden samt kost- och städberedningen ges tillfälle att yttra sig. Dessutom yrkar Jan Dickens på att uppdra åt kommunstyrelseförvaltningen att uppdatera investeringsprocessen utifrån förändrade organisatoriska förutsättningar i samband med bildandet av Kost- och städservice. Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner dem antagna. Anteckning Niklas Grip från SF-Byggkonsult deltar i presentationen av ärendet. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat 2014-05-16 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Tekniska nämnden Barn- och utbildningsnämnden Kost- och städservice Strategienheten Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se