Anvisningar för upphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena

Anvisningar för upphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena

INNEHÅLL 1 KAPITEL ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1. Tillämpning av upphandlingsanvisningarna 4 2. Allmänna upphandlingsprinciper 4 3. Behörighet vid upphandlingar 5 4. Kommunernas gemensamma upphandlingar 5 5. Tekniska specifikationer 6 2 KAPITEL TRÖSKELVÄRDEN OCH UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN 1. Tröskelvärden 6 2. Tidsfrister 7 3. Upphandlingsförfaranden 7 Öppet förfarande 7 Selektivt förfarande 8 Förhandlat förfarande 9 Konkurrenspräglad dialog 11 Ramavtal 11 Direktupphandling 12 Elektronisk auktion 13 Dynamiskt inköpssystem 13 3 KAPITEL ANNONSERING VID UPPHANDLING 1. Annonseringsskyldighet 14 2. Förhandsannons 14 3. Upphandlingsannons 14 4. Annons i efterhand 15 5. Annons om direktupphandling 15 6. Avbrytande av upphandlingsförfarandet och meddelande om att förfarandet avbryts 15 4 KAPITEL ANBUDSFÖRFARANDE OCH UPPHANDLINGSFÖRFARANDE 1. Allmänna principer för anbudsförfrågan 16 2. Anbudsförfrågans innehåll 16 3. Urvalskriterier och jämförelsegrunder 18 4. Tidsfrister 19 5. Val av anbudssökande och anbudsgivare 19 6. Mottagande och öppnande av anbud 20

7. Förkastande/uteslutning av anbud 21 8. Utvärdering av anbud och val av leverantör 21 9. Upphandlingsbeslut och delgivning 22 10. Sökande av ändring i upphandlingsbeslut/rättsmedel 23 11. Påföljder som marknadsdomstolen förfogar över 24 5 KAPITEL KONTRAKT 1. Slutande av kontrakt 26 2. Kontraktets innehåll 26 3. Förskott 27 4. Säkerheter 27 5. Övervakning av kontrakt 27 6 KAPITEL ÖVRIGA ANVISNINGAR 1. Jäv 28 2. Handlingars offentlighet och sekretess 28 3. Skyldigheterna i beställaransvarslagen 29 4. Bekämpning av grå ekonomi 29 5. Beaktande av miljöaspekter 30

1 KAPITEL ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1. TILLÄMPNING AV UPPHANDLINGSANVISNINGARNA Vid upphandlingar som överskrider tröskelvärdet följs dessa anvisningar, gällande lagstiftning, förvaltningsstadgan, befogenhetsregelverket och budgetverkställighetsdirektiv. Centrala författningar som gäller upphandling är: Lagen om offentlig upphandling (348/2007), upphandlingslagen Lagen om elektriska auktioner och dynamiska inköpssystem (698/2011) Lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (349/2007), försörjningslagen, Statsrådets förordning om offentlig upphandling (614/2007), upphandlingsförordningen Lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006), beställaransvarslagen Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), offentlighetslagen Upphandlingar styrs dessutom av kommunens anvisningar för små upphandlingar samt lagstiftningen om den allmänna förvaltningen, såsom kommunallagen och förvaltningslagen. I dessa upphandlingsanvisningar har beaktats de ändringar i upphandlingslagen och offentlighetslagen som trädde i kraft 1.10.2011. Med upphandling enligt upphandlingslagen avses köp, hyrning eller motsvarande transaktioner som gäller varor och tjänster utanför organisationen samt upplåtande på entreprenad. Om det är fråga om kommunalt samarbete, ska det enligt kriterierna i upphandlingslagen och rättspraxis särskilt bedömas om det är fråga om kommersiell upphandling mot ekonomisk ersättning eller om ett mera omfattande samarbete utanför upphandlingslagens tillämpningsområde. Upphandlingar delas in i tre kategorier beroende på det ekonomiska värdet: 1) på upphandlingar under det nationella tröskelvärdet tillämpas anvisningarna för små upphandlingar 2) på upphandlingar över det nationella tröskelvärdet tillämpas denna anvisning 3) på upphandlingar över EU-tröskelvärdet tillämpas denna anvisning. 2. ALLMÄNNA UPPHANDLINGSPRINCIPER Vid upphandling ska principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering iakttas i alla skeden av upphandlingsprocessen. I regel ska all upphandling som överstiger det nationella och EU-tröskelvärdet konkurrensutsättas. Innan man inleder upphandlingen bör man utreda

o om det redan finns ett gällande leveransavtal om föremålet för upphandlingen som är bindande för kommunen om upphandlingen tidigare har konkurrensutsatts och om kommunen har ett gällande kontrakt, beställs varorna eller tjänsterna direkt från avtalsleverantören. Så länge upphandlingskontraktet är i kraft får den aktuella varan inte skaffas från andra leverantörer. o om upphandlingen kan göras med hjälp av KL-Kuntahankinnat Oy:s ramavtal eller regionala upphandlingssamarbete. Om olika avdelningar behöver liknande varor eller tjänster ska de upphandlas centraliserat. Bland anbuden ska antas det som är totalekonomiskt mest fördelaktigt eller det billigaste i enlighet med vad som anges i anbudsförfrågan. Upphandlingskontrakten kan upprättas med hjälp av allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling eller andra allmänna avtalsvillkor för service- eller byggbranschen beroende på upphandlingens art. Vid beredningen av avtalsvillkor ska man försäkra sig om att de är lämpade för den aktuella upphandlingen. Förutsättningen för verkställandet av upphandling är att o anslag för upphandlingen har reserverats i en godkänd budget o upphandlingen har konkurrensutsatts o upphandlingsbeslutet fattas av behörig instans o behovet av upphandling fortfarande existerar när upphandlingen genomförs Upphandlingen ska genomföras ekonomiskt, ändamålsenligt och med hjälp av existerande konkurrensmöjligheter. I planeringen av upphandlingen ska beaktas följande: o teknisk specifikation som beskriver varans egenskaper får inte gynna en viss tillverkare (se punkt 5 nedan) o upphandlingen planeras i mån av möjlighet så att den kan ske vid den tidpunkt då priset är förmånligast o leveranserna förläggs enligt behov och onödig lagerhållning undviks o tillräcklig tid reserveras för konkurrensutsättning 3. BEHÖRIGHET VID UPPHANDLINGAR Beslutanderätten i upphandlingsärenden anges särskilt i förvaltningsstadgan, befogenhetsregelverket, de årligen fastställda verkställighetsdirektiven för budgeten och utskottens delegeringsbeslut. 4. KOMMUNERNAS GEMENSAMMA UPPHANDLING Kommunerna kan frivilligt samarbeta vid konkurrensutsättandet av upphandlingar. Överenskommelser om kommunernas arbetsfördelning, ansvar och andra samarbetsvillkor ska ingås särskilt inför varje upphandling när kommunalt samarbete inleds. Vid upphandling som görs i form av gemensam upphandling beslutar varje kommun själv om upphandlingen, upprättar själv upphandlingskontrakten, sköter själv eventuella besvärsärenden som gäller upphandlingen och övervakar för egen del hur upphandlingen förlöper och upphandlingskontraktet iakttas. 5. TEKNISKA SPECIFIKATIONER

Om förfrågningsunderlaget innehåller krav på varans egenskaper, såsom tekniska specifikationer, ska de utarbetas med beaktande av EU-terminologin vid offentlig upphandling (CPV). Upphandlingsterminologin finns tillgänglig i samband med blanketterna för upphandlingsannonser ( www.hankintailmoitukset.fi). Tekniska specifikationer eller krav får inte utformas så att endast en viss tillverkares produkter kan komma i fråga. Det är tillåtet att undantagsvis hänvisa till en viss produkt eller ett visst varumärke endast om saken inte på annat sätt kan åskådliggöras och uttrycket eller motsvarande läggs till. Det kan vara nödvändigt att hänvisa till ett enskilt varumärke till exempel om upphandlingen gäller produkter eller tjänster som ska passa ihop med redan existerande apparater eller verksamhetskoncept. Vid upphandling som överstiger tröskelvärdena krävs alltid särskilda motiveringar för att man ska kunna hänvisa till en viss producents produkter. Särskilda motiveringar behövs t.ex. om man skaffar tilläggsutrustning eller en reservdel till en apparat och denna inte tillverkas av någon annan än apparatens ursprungliga tillverkare. Vid upphandling över tröskelvärdena anges den tekniska specifikationen i första hand genom hänvisning till antingen nationella standarder som följer de europeiska standarderna eller till europeiska tekniska godkännanden eller specifikationer i enlighet med upphandlingslagen. 2 KAPITEL TRÖSKELVÄRDEN OCH UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN 1. TRÖSKELVÄRDEN När konkurrensutsättning inleds beräknas upphandlingens totala värde för hela avtalsperioden, eftersom det bestämmer vilka förfaranden och tidsfrister som ska tillämpas vid konkurrensutsättningen. Nationella tröskelvärden Nationella tröskelvärden anges i upphandlingslagen och är från 1.6.2010 för o o o varu- eller tjänsteupphandling 30 000 euro upphandling av social- och hälsovårdstjänster 100 000 euro byggentreprenader 150 000 euro EU-tröskelvärden Till kategorin upphandling över det nationella tröskelvärdet räknas också s.k. sekundära tjänster som avses i bilaga B till upphandlingslagen även om deras upphandlingsvärde överskrider EU-tröskelvärdet. Sekundära B-tjänster är tjänster som i praktiken endast kan utföras av lokala eller nationella serviceproducenter. Som exempel kan nämnas hotell- och restaurangtjänster, säkerhetstjänster, tjänster i anslutning till transporter, undervisning, hälsovård och socialtjänster, fritids- och idrottsverksamhet samt kulturverksamhet. EU-tröskelvärdena fastställs med två års mellanrum. 1.1.2012 31.12.2013 är tröskelvärdena följande: vid upphandling av varor och tjänster 200 000 euro

2. TIDSFRISTER Förfaringssätt vid varu- och tjänsteupphandling enligt försörjningslagen 400 000 euro vid byggentreprenader 5 000 000 euro Gällande EU-tröskelvärden finns bl.a. i HILMA. Vid upphandling av tjänster tillämpas på konkurrensutsättningen av tjänster enligt bilaga A till upphandlingslagen reglerna för upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena i sin helhet. Upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena förutsätter att följande minimitidsfrister följs: Annons på elektronisk väg Ingen förhandsannons Annons och förfrågningsunderlag i elektr. form 1) Annons per post Annons på elektronisk väg Förhandsannons publicerad Annons och förfrågningsunderlag i elektr. form 1) Annons per post Öppet förfarande (varor, tjänster, byggentreprenader) Anbudstid 45 dgr* 40 dgr* 52 dgr* 22 dgr* 22 dgr* 22 dgr* Selektivt förfarande, förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog Inlämnande av anbudsansökan 30 dgr* 30 dgr* 37 dgr* 30 dgr* 30 dgr* 37 dgr* Anbudstid vid selektivt förfarande 40 dgr* 35 dgr* 40 dgr* 22 dgr* 22 dgr* 22 dgr* Påskyndat, selektivt eller förhandlat förfarande Inlämnande av anbudsansökan 10 dgr* 10 dgr* 15 dgr* 10 dgr* 10 dgr* 15 dgr* Anbudstid vid selektivt förfarande 10 dgr** 10 dgr** 10 dgr** 10 dgr** 10 dgr** 10 dgr** Byggkoncessioner Inlämnande av anbudsansökan 45 dgr* - 52 dgr* - - - Anbudsansökningar för underentreprenader - - 37 dgr* - - - Anbudstid - - 40 dgr** - - - Annons i efterhand - - 48 dgr*** - - 48 dgr*** Förhandsannonsen avfattas elektroniskt i HILMA. * Tidsfristen börjar löpa dagen efter det att upphandlingsannonsen skickades ** Tidsfristen börjar löpa den dag då anbudsförfrågan skickas *** Tidsfristen räknas från den tidpunkt då upphandlingskontrakt eller ramavtal har ingåtts 1) i 38 i upphandlingslagen finns bestämmelser om tillhandahållande av förfrågningsunderlag i elektronisk form och sändandet av annonser med elektroniska medel. Annonsen avfattas på elektronisk väg, förfrågningsunderlaget och bilagorna sätts ut på internet så att de är fritt tillgängliga och webbadressen till handlingarna framgår av annonsen. 3. UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN Öppet förfarande Vid öppet förfarande får alla intresserade lämna anbud. En upphandlingsannons ska läggas ut i systemet för upphandlingsannonser HILMA, och därefter läggs den egentliga anbudsförfrågan ut på webbplatsen eller sänds direkt till anbudsgivarna. Annonsförfarandet beskrivs närmare i 3 kap. Öppet förfarande används särskilt vid upphandling av produkter eller tjänster som har en klart

definierbar mängd, kvalitet och funktion. Produkterna och tjänsterna bör definieras med hjälp av den gemensamma internationella upphandlingsterminologin, dvs. de så kallade CPVkoderna. Vid öppet förfarande kan det komma in många anbud. För att man ska ha rimlig kontroll över behandlingen av anbuden är det ofta ändamålsenligt att använda det lägsta priset som urvalsgrund. När totalekonomisk fördelaktighet används som urvalsgrund vid öppet förfarande lönar det sig att ha endast en överkomlig mängd klara utvärderingskriterier, så att man när anbuden ska utvärderas klarar av att ändamålsenligt hantera den stora mängd anbud som kan komma in. Anbudssökandena ska ges tillräckligt med tid att lämna anbud med hänsyn till upphandlingens art, karaktär och omfattning. Innan de inkomna anbuden utvärderas ska kvalifikationerna hos de företag som lämnat anbud och anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan bedömas. Upphandlingsbeslutet fatttas utifrån de godtagbara anbuden enligt de urvalsgrunder och utvärderingskriterier som angetts i anbudsförfrågan. De olika skedena i öppet anbudsförfarande: 1. Marknadsuppföljning 2. Planering av upphandling och förslag till upphandling 3. Utarbetande av anbudsförfrågan 4. Annonsering om upphandlingen 5. Utskick av anbudsförfrågan 6. Öppnande av anbud 7. Granskning av anbudsgivarnas kvalifikationer 8. Granskning av anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan 9. Jämförelse av anbud 10. Upphandlingsbeslut 11. Tillkännagivande av upphandlingsbeslutet 12. Slutande av kontrakt 13. Uppföljning av kontraktet Selektivt förfarande Vid selektivt förfarande läggs ut en upphandlingsannons i systemet för upphandlingsannonser HILMA och på webbplatsen. De företag som är intresserade av upphandlingen ska anmäla sig, dvs. lämna in en anbudsansökan till den upphandlande enheten inom den utsatta tiden. Enheten måste reservera tillräckligt med tid för ansökningarna med hänsyn till upphandlingens art och omfattning. De leverantörer som godkänns för anbudsförfarandet måste väljas bland dem som lämnat in

anbudsansökan och som uppfyller upphandlingslagens och den upphandlande enhetens krav på kvalifikationer och andra objektiva krav. Kraven måste ställas i relation till upphandlingens art och omfattning. Den upphandlande enheten kan i förväg begränsa antalet anbudssökande till vilka anbudsförfrågan sänds. Antalet eller variationsintervallet ska uppges i upphandlingsannonsen. För att verklig konkurrens ska kunna tryggas ska tillräckligt många anbudssökande, minst fem, inbjudas att delta i anbudsförfarandet. Bland anbudssökandena kan väljas högst det antal anbudsgivare som uppgetts i upphandlingsannonsen. Om valet av anbudssökande ska i enlighet med upphandlingslagen fattas ett motiverat beslut, genom vilket anbudssökande som inte uppfyller kvalifikationerna utesluts från de senare skedena av anbudsförfrågan. På motsvarande sätt måste anbudssökande förkastas på objektiva grunder, om det finns flera anbudssökande än man enligt upphandlingsannonsen kommer att välja som anbudsgivare. Förfrågningsunderlaget sänds samtidigt till alla anbudsgivare som uppfyller kvalifikationerna och de övriga kraven i upphandlingsannonsen. Anbudsförfrågningar får inte sändas till andra, eftersom anbudsgivarna redan valts genom anbudsansökningarna. Den tid som reserveras för lämnande av anbud ska vara skälig med hänsyn till varans, tjänstens eller entreprenadens omfattning och art. Jämförelsen görs enligt de grunder som anges i anbudsförfrågan. Ett skriftligt upphandlingsbeslut ska fattas om upphandlingen med en redogörelse för hur jämförelsen har gjorts och vem som vunnit anbudsförfarandet. Upphandlingsbeslutet delges alla som lämnat anbud i anbudsförfarandet tillsammans med anvisningar för upphandlingsrättelse och sökande av ändring. (Se 4 kap., punkt xx) De olika skedena i selektivt anbudsförfarande: 1. Marknadsuppföljning 2. Planering av upphandling och förslag till upphandling 3. Annonsering om upphandlingen 4. Granskning av anbudsansökningar 5. Val av leverantörer och meddelande om val av anbudsgivare 6. Utarbetande och utskick av anbudsförfrågan 7. Öppnande av anbuden 8. Granskning av anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan 9. Jämförelse av anbud 10. Upphandlingsbeslut 11. Tillkännagivande av upphandlingsbeslutet 12. Slutande av kontrakt 13. Uppföljning av kontraktet

Förhandlat förfarande Förhandlat förfarande kan tillämpas vid upphandling av varor och tjänster, vars uppskattade totala värde är mindre än 50 000 euro samt vid byggentreprenader, vars uppskattade totala värde är mindre än 500 000 euro. Då upphandlingens värde överstiger ovan nämnda eurobelopp, kan förhandlat förfarande användas om anbudsförfrågan på grund av upphandlingens art inte kan formuleras så exakt att det bästa anbudet kan väljas genom öppet eller selektivt förfarande, om upphandlingen är av ett sådant slag eller är förenad med sådana risker som undantagsvis inte medger totalprissättning på förhand, vid upphandling i anslutning till forskning, utredning, planering, utvärdering och utbildning som förutsätter en särskild bedömning av sakkunskapen och kvalifikationerna hos de personer som ansvarar för tillhandahållandet av tjänsten, vid upphandling med anknytning till samarbetsarrangemang som gäller ett enskilt projekt eller upphandling som gäller bestående partnerskapsavtal eller långvarig upphandling inom den offentliga och privata sektorn (t.ex. byggande av infrastruktur), vid sådan tjänsteupphandling inom social- och hälsovården som koncentreras på ett nationellt eller regionalt plan (t.ex. blodtjänstens förmedlingsservice, tjänster för grupper av sällsynta handikapp och sjukdomar), vid upphandling som kräver multiprofessionell specialkunskap, i synnerhet inom social- och hälsovården, vid exceptionellt brådskande upphandling som den upphandlande enheten inte skäligen har kunnat bereda sig på (t.ex. tvingande reparationsbehov när en anordning gått sönder, ordnande av social- och hälsovårdstjänster i en krissituation). Med exceptionell brådska avses inte upphandlingsenhetens egen brådska. Brådskan ska ha uppstått av oväntade och oförutsedda orsaker och saken kan inte temporärt skötas t.ex. genom att man hyr en reservenhet medan normal konkurrensutsättning pågår. Upphandlingen ska dessutom vara absolut nödvändig och inte kunna uppskjutas. vid tjänstekoncessioner och valet av koncessionshavare, samt när upphandlingen endast avser forskning, experiment eller utveckling och inte syftar till säkerställande av ekonomisk lönsamhet eller till ersättande av utgifter för forskning eller utveckling. Den upphandlande enheten ska före det förhandlade förfarandet utarbeta en beskrivning av upphandlingens mål och huvudsakliga innehåll och lägga ut en upphandlingsannons i systemet för upphandlingsannonser HILMA. I upphandlingsannonsen ska upphandlingen beskrivas tillräckligt exakt för att alla anbudssökande som är intresserade av upphandlingen utifrån den ska kunna överväga sitt intresse att delta i anbudsförfarandet. Upphandlingsförfarandet kan också ordnas i etapper genom att man minskar antalet anbudssökande eller anbudsgivare. Grunderna för ett upphandlingsförfarande i etapper och för en minskning av antalet anbudssökande och anbudsgivare ska uppges i upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan eller projektbeskrivningen. Ett skriftligt motiverat beslut i enlighet med 73 i upphandlingslagen ska fattas om en minskning av anbudssökandena eller valet av de slutliga anbudssökandena under det förhandlade förfarandet. Beslutet ska åtföljas av en besvärsanvisning. Det är bra att redan i upphandlingsannonsen informera även om andra regler som tilllämpas vid förfarandet. Förhandlingar ska föras med minst tre anbudssökande, om det finns tillräckligt många lämpliga anbudssökande. Dessutom kan man övergå till förhandlat förfarande, om man vid ett öppet eller selektivt förfarande inte har fått sådana anbud som motsvarar anbudsförfrågan eller anbuden måste förkastas av något annat skäl. Förutsättningen för en övergång till förhandlat förfarande är att kon-

traktsvillkoren i den ursprungliga anbudsförfrågan inte ändras i väsentlig grad. Vid övergången till förhandlat förfarande behöver inte en ny upphandlingsannons publiceras, om alla de anbudsgivare som uppfyller minimikraven på lämplighet i anbudsförfrågan och har lämnat ett anbud som uppfyller de formella kraven tas med i det förhandlade förfarandet. Vid förhandlat förfarande förhandlar man med anbudsgivarna i syfte att anpassa anbuden till de krav som angetts i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. Förhandlingarna kan gälla alla aspekter som hänför sig till fullgörandet av upphandlingskontraktet. Målet är att välja det bästa anbudet. Vid förhandlat förfarande är det särskilt viktigt att omsorgsfullt dokumentera förhandlingarna och de övriga skedena i förfarandet. Vid förhandlingarna ska anbudssökandena och anbudsgivarna bemötas likvärdigt och ickediskriminerande. Alla ska ges samma uppgifter om föremålet för upphandlingen och genomförandet av upphandlingen, likaså ska alla behandlas likvärdigt vid förhandlingarna. Förhandlingar med anbudsgivarna ska föras innan anbudet ges. Man bör komma ihåg att förhandlingar som syftar till prissänkning är förbjudna sedan anbuden getts. De olika skedena i förhandlat förfarande : 1. Upphandlingsannons 2. Anbudsansökningar 3. Utvärdering av anbudsgivarnas lämplighet och val av anbudsgivare 4. Inbjudan till förhandling, anbudsförfrågan 5. Förhandlingar, preciseringar 6. Anbud, preciseringar 7. Jämförelse av anbud 8. Upphandlingsbeslut 9. Tillkännagivande av upphandlingsbeslutet 10. Slutande av kontrakt 11. Uppföljning av kontraktet Konkurrenspräglad dialog Konkurrenspräglad dialog är avsedd att användas vid särskilt komplicerad upphandling, där den upphandlande enheten inte på förhand tillräckligt väl kan definiera de rättsliga eller finansiella villkoren för eller de tekniska detaljerna i upphandlingen. Konkurrenspräglad dialog ska endast i undantagsfall tillämpas vid upphandling som understiger EU:s tröskelvärden och då enligt samma förutsättningar som krävs för tillämpning av konkurrenspräglad dialog vid upphandling som överstiger EU:s tröskelvärden. I praktiken lämpar sig konkurrenspräglad dialog bäst för projekt där man vill utnyttja anbudsgivarnas nya idéer och innovationer. En förutsättning för användningen av konkurrenspräglad dialog är dessutom att grunden för valet av anbud är totalekonomisk fördelaktighet.

Förhandlingarna i detta förfarande förs i successiva steg på det sätt som anges i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan (projektbeskrivningen). Den upphandlande enheten bestämmer hur de olika skedena genomförs beroende på upphandlingens art och innehåll. De olika skedena kan genomföras antingen så att den konkurrenspräglade dialogen inleds med förhandlingar eller med att den upphandlande enheten begär in preliminära anbud från de utvalda företagen. I det senare fallet förs förhandlingarna utifrån de inlämnade anbuden. En del av förslagen kan i praktiken uteslutas redan i detta skede. Efter förhandlingarna, där godkända preliminära anbud preciseras, begärs nya slutliga anbud i enlighet med de grundläggande krav som angetts i projektbeskrivningen. Särskilt med tanke på att den konkurrenspräglade dialogen avviker från traditionellt anbudsförfarande är det viktigt att de leverantörer som deltar i anbudsförfarandet från början är medvetna om målen för den konkurrenspräglade dialogen och anbudsförfarandets gång. De många olika skedena vid konkurrenspräglad dialog förutsätter att de dokumenteras i detalj med tanke på anbudsgivarnas rättsskydd. Ramavtal Direktupphandling Med ramavtal avses ett avtal som fastställer villkoren för upphandling som görs under en viss tid. Detaljerna i avtalet, t.ex. mängden varor eller tjänster, preciseras under avtalsperioden. De leverantörer som väljs till ramavtalet konkurrensutsätts i regel genom öppet eller selektivt förfarande. Ett ramavtal kan ingås med en eller flera leverantörer. Till ett ramavtal som ingåtts med flera leverantörer ska väljas minst tre leverantörer, om inte antalet anbudsgivare som uppfyller kvalifikationerna eller godtagbara anbud är färre. I ett ramavtal som ingåtts med en leverantör ska upphandlingen göras i enlighet med de villkor som fastställts i ramavtalet, dvs. förfarandet motsvarar ett normalt upphandlingskontrakt, utifrån vilket man gör beställningar i enlighet med på förhand överenskomna villkor. Upphandling enligt ett ramavtal med flera leverantörer kan göras som direkta beställningar i sådana ramavtal där man på ett bindande sätt överenskommit om upphandlingsvillkoren. Om inte en bindande överenskommelse gjorts om alla villkor, förutsätter upphandling enligt ett ramavtal konkurrensutsättning. Konkurrensutsättning enligt ett ramavtal kan genomföras ganska fritt som s.k. miniupphandling. Information om miniupphandlingen och hur den genomförs ska ges i anbudsförfrågan. Miniupphandlingar kan genomföras i enlighet med reglerna i anvisningarna för små upphandlingar i fråga om upphandling som understiger det nationella tröskelvärdet, om detta har meddelats i anbudsförfrågan. Från de anbudsgivare i ramavtalet som har valts ut till ramavtalet ska begäras ett skriftligt anbud i fråga om de avtalsvillkor som är öppna (t.ex. pris, leveranstid). Tillräckligt med tid ska reserveras för anbuden. Bland anbuden väljs det bästa i enlighet med de grunder för urval och jämförelse som anges i anbudsförfrågan. De ramavtalsvillkor som konstateras i anbudsförfrågan kan senare preciseras och klarläggas, men det får inte leda till väsentliga förändringar i de överenskomna villkoren för ramavtalet. Ramavtalet kan gälla högst fyra år. Om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan ramavtalet i undantagsfall löpa under längre tid. Vid direktupphandling gör den upphandlande enheten en upphandling utan konkurrensutsättning. Direktupphandling är tillåten endast på särskilda grunder som anges i upphandlingslagen, och dessa grunder måste tolkas snävt. Om den ursprungliga upphandlingen har genomförts med s.k. optionsvillkor, kan detta utgöra en grund för en direkt fortsättning på upphandlingskontrak-

tet. Enligt 67, 27 och 28 i upphandlingslagen är direktupphandling utan upphandlingsannons tilllåten om det vid öppet eller selektivt förfarande inte har kommit in några ansökningar eller anbud eller inte har kommit in några lämpliga anbud och om de ursprungliga avtalsvillkoren inte ändras väsentligt, varan eller tjänsten av tekniska eller konstnärliga skäl eller av skäl som anknyter till skydd av ensamrätt bara kan produceras eller levereras av en viss leverantör eller endast en viss entreprenör kan genomföra projektet, det är nödvändigt att sluta kontraktet direkt med företaget på grund av synnerlig brådska av ett skäl som inte beror på den upphandlande enheten och som inte har kunnat förutses, varan tillverkas eller arbetet utförs enbart för forskning, experiment, produktutveckling eller vetenskapliga ändamål och det inte är fråga om industriell produktion eller produktion i syfte att täcka forsknings- och utvecklingskostnader, upphandlingen gäller varor som noteras och upphandlas på en råvarumarknad (råvarubörs), upphandlingen kan göras särskilt förmånligt, till exempel i samband med att en leverantör lägger ner sin affärsverksamhet det är fråga om att man efter en föreskriven projekttävling (idétävling) väljer en projekterare som ansvarar för genomförandeplaneringen det är fråga om en tilläggsbeställning till varuupphandling, tilläggstjänst till tjänsteupphandling eller en tilläggsentreprenad hos den ursprungliga leverantören, och byte av leverantör skulle orsaka oproportionerligt stora tekniska svårigheter, merkostnader m.m. som anges närmare i lagen. Ett avtal om tilläggsleverans av vara får endast i undantagsfall gälla i mer än tre år. Det totala värdet på ett avtal om tilläggstjänster eller tilläggsarbete får uppgå till högst 50 procent av den ursprungliga upphandlingens värde. det är fråga om en upprepning av en tjänsteupphandling eller ett byggarbete i enlighet med upphandlingslagen (upphandlingsoption) inom tre år från att det ursprungliga kontraktet undertecknades. Direktupphandling kan enligt 67 i upphandlingslagen användas i enstaka fall vid upphandling av social-, hälsovårds- och utbildningstjänster, om normal konkurrensutsättning eller byte av leverantör skulle vara uppenbart oskäligt eller särskilt oändamålsenligt med hänsyn till tryggandet av ett för kunden betydande vård- eller klientförhållande. Direktupphandling måste särskiljas från beställningar, som utförs inom ramen för konkurrensutsatta avtal. Genom beställningarna verkställs redan konkurrensutsatta kontrakt, och det är alltså inte fråga om självständiga överklagbara förvaltningsbeslut. Ett undantag utgörs av ramavtal där man ordnar en miniupphandling. Alla beställningar ska vara skriftligt dokumenterade (skriftlig beställning, orderbekräftelse etc.). Anbudsförfarande behövs inte vid gemensam upphandling, om upphandlingen görs hos en sådan i 11 i upphandlingslagen avsedd inköpscentral som tillämpat upphandlingslagens bestämmelser, dvs. redan konkurrensutsatt upphandlingen, (t.ex. KL-Kuntahankinnat Oy). Beslutet om direktupphandling måste motiveras, eftersom det är fråga om en avvikelse från den konkurrensutsättningsskyldighet som upphandlingslagen föreskriver.

Direktupphandling kan annonseras i systemet för upphandlingsannonser HILMA, se 3 kap. Elektronisk auktion Elektronisk auktion är ett upphandlingsförfarande i många skeden som genomförs med hjälp av ett särskilt elektroniskt datasystem. Förutsättningen för elektronisk auktion är att definitionerna av upphandlingen och de tekniska specifikationerna kan göras tillräckligt exakt och entydigt. Föremålet för upphandling eller dess egenskaper får inte ändras under processens gång. En nationell eller EU-upphandlingsannons ska publiceras om den elektroniska auktionen såsom lagen föreskriver. Bestämmelser om elektroniska auktioner ingår i lagen om elektroniska auktioner och dynamiska inköpssystem (17.6.2011/698). Dynamiskt inköpssystem 3 KAPITEL Ett dynamiskt inköpssystem är inte ett självständigt upphandlingsförfarande utan ett helt elektroniskt sätt att sköta konkurrensutsättningen genom öppet förfarande. Det har även drag av ramavtal. Dynamiskt inköpssystem kan användas vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet och upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet. Bestämmelser om dynamiskt inköpssystem ingår i lagen om elektroniska auktioner och dynamiska inköpssystem (17.6.2011/698). Elektronisk auktion och användningen av dynamiskt inköpssystem förutsätter att den upphandlande enheten förfogar över ett lämpligt elektroniskt system. ANNONSERING VID UPPHANDLING 1. ANNONSERINGSSKYLDIGHET Upphandlingar som följer upphandlingslagen och överstiger tröskelvärdena ska annonseras nationellt eller inom hela EU enligt vad som föreskrivs i upphandlingslagen och upphandlingsförordningen. De uppgifter som lämnas i en upphandlingsannons är bindande. Om uppgifterna i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan står i konflikt med varandra, följer man uppgifterna i upphandlingsannonsen. I HILMA finns särskilda blanketter för olika annonser: - nationell upphandlingsannons - förhandsannons (frivillig) - upphandlingsannons - annons i efterhand - annons om direktupphandling (frivillig) - förenklad upphandlingsannons för ett dynamiskt inköpssystem I HILMA finns ingen egen separat blankett för meddelande om avbrytande av upphandling. Meddelande om avbrytande ges på blanketten för annons i efterhand. All information som anges i upphandlingsförordningen bör ingå i upphandlingsannonsen. I praktiken går det till så att den upphandlande enheten använder HILMA och svarar på alla (eller åtminstone de obligatoriska) frågor som ställs på blanketten för upphandlingsannonsen. Upphandlingar kan dessutom annonseras t.ex. på kommunens webbplats, i tidningar etc. Fritt

formulerade annonser får emellertid inte publiceras förrän motsvarande annons publicerats i HILMA. Upphandling som överstiger de nationella tröskelvärdena ska annonseras i HILMA (www.hankintailmoitukset.fi). Upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena ska annonseras inom EU. Annonserna avfattas med hjälp av standardformulären, upphandlingsterminologin och referensnomenklaturen (CPV) i HILMA. Annonserna skickas vidare för att publiceras i Europeiska unionens officiella tidning (S-serien) och databasen TED. Annonserna publiceras i HILMA först efter det att de har sänts för publicering inom EU. Tidsfristerna för annonseringen i EU-projekt behandlas i 3 kap., punkt 20 (Tidsfrister) i samband med olika upphandlingsförfaranden. 2. FÖRHANDSANNONS Den upphandlande enheten kan publicera en förhandsannons vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena. Förhandsannonsens betydelse för den upphandlande enheten är främst att den möjliggör en kortare annonseringstid. 3. UPPHANDLINGSANNONS En upphandlande enhet som har för avsikt att upphandla varor eller tjänster eller utföra ett byggprojekt, vars upphandlingsvärde överstiger tröskelvärdet, ska publicera en upphandlingsannons. Upphandlingsannonsen inleder anbudsförfarandet. De specifika uppgifterna om upphandlingen framgår av förfrågningsunderlaget. Instruktioner för upphandlingsannonseringen finns i systemet för upphandlingsannonser HILMA. 4. ANNONS I EFTERHAND Den upphandlande enheten ska vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena skicka in en annons i efterhand inom den tidsfrist som lagen anger (se tabell punkt x). Annons i efterhand ska också publiceras vid upphandling av så kallade sekundära tjänster enligt bilaga B till upphandlingslagen om upphandlingens momsfria värde överstiger EUtröskelvärdet. Detta trots att det inte behövs någon upphandlingsannons för dessa upphandlingar. 5. ANNONS OM DIREKTUPPHANDLING Också när en upphandlande enhet genomför en upphandling utan konkurrensutsättning som s.k. direktupphandling, har enheten skäl att annonsera om den så som upphandlingslagen förutsätter i HILMA. Om förutsättningar för direktupphandling saknas och en upphandlingsannons inte publicerats, kan ett avtal som gäller direktupphandling vid upphandling över EUtröskelvärdena förklaras ogiltigt genom beslut av marknadsdomstolen. Alternativt kan kontraktsperioden förkortas eller påföljdsavgift påföras den upphandlande enheten på grund av felaktigt förfarande. Den upphandlande enheten kan publicera en annons om direktupphandling också i samband med upphandling under EU-tröskelvärdena. Den upphandlande enheten kan frivilligt publicera en annons om direktupphandling innan upphandlingskontraktet sluts. Eventuella besvär över direktupphandlingen ska anföras inom 14 dagar efter det att annonsen publicerades. Om direktupphandlingen inte överklagas inom 14 dagar, vinner den laga kraft och ingrepp i upphandlingskontraktets bindande karaktär kan inte längre göras genom sökande av ändring.

6. AVBRYTANDE AV UPPHANDLINGSFÖRFARANDET OCH MEDDELANDE OM ATT FÖRFARANDET AVBRYTS Ett upphandlingsförfarande kan avbrytas slutgiltigt, varvid upphandlingen ställs in helt. Upphandlingsförfarandet kan också avbrytas så att den pågående konkurrensutsättningsprocessen avbryts och ett helt nytt anbudsförfarande inleds. Upphandlingen får avbrytas endast av faktiska och grundande anledningar. Dessa kan vara inte ett enda anbud har kommit in inget av anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan ett sådant fel har begåtts i konkurrensutsättningsprocessen som inte kan åtgärdas i efterhand och som skulle leda till ett lagstridigt upphandlingsförfarande om upphandlingen inte avbryts hela upphandlingen har (av faktiska skäl) blivit obehövlig under upphandlingsförfarandet de inlämnade anbuden är för dyra och anslagen räcker inte till för att genomföra upphandlingen. I detta fall får det avbrutna upphandlingsförfarandet inte upprepas i samma form som det ursprungliga, utan angivandet eller omfattningen av föremålet för upphandlingen bör ändras så att anbud som kan genomföras med anslagen lämnas in Ett överklagbart motiverat beslut enligt 73 i upphandlingslagen ska fattas om avbrytande av upphandlingen och ett meddelande om den avbrutna upphandlingen ska ges på blanketten för annons i efterhand i systemet för upphandlingsannonser HILMA. 4 KAPITEL ANBUDSFÖRFARANDE OCH UPPHANDLINGSFÖRFARANDE 1. ALLMÄNNA PRINCIPER FÖR ANBUDSFÖRFRÅGAN Den upphandlande enheten har rätt att bestämma innehållet i upphandlingen när det gäller mängd, kvalitet och andra typiska faktorer som anger varans, tjänstens eller entreprenadens beskaffenhet. Anbudsförfrågans innehåll och föremålet för upphandlingen ska beskrivas så klart och entydigt att anbudsgivarna kan lämna ett så entydigt och jämförbart anbud som möjligt. De detaljerade minimikraven på anbudsförfrågan enligt upphandlingslagen ska också beaktas i upphandlingar. Anbudsförfrågan ska göras skriftligen, men kan publiceras och distribueras till anbudsgivarna i elektronisk version (kan hämtas på kommunens webbplats, sänds som e-post). De beskrivningar av och tekniska, yrkesmässiga m.fl. krav på upphandlingen som ingår i anbudsförfrågan och ett kontraktsutkast med de centrala avtalsvillkoren kan presenteras i bilagor. Om den upphandlande enheten vill tillämpa allmänna avtalsvillkor på upphandlingar, ska en hänvisning till dessa göras i anbudsförfrågan samt villkoren bifogas anbudsförfrågan som bilaga. På så vis integreras de allmänna avtalsvillkoren som giltiga avtalshandlingar i upphandlingen Vid öppet förfarande publiceras förfrågningsunderlaget i HILMA och på kommunens webb-

plats. Sedan upphandlingsannonsen publicerats kan anbudsförfrågan också sändas direkt till anbudsgivarna eller den som begär underlaget senast inom sex dagar från begäran. Vid selektivt förfarande sänds anbudsförfrågan samtidigt och med samma innehåll endast till de anbudsgivare som valts ut bland dem som lämnat in anbudsansökan. Tillägg och ändringar i förfrågningsunderlaget som blivit nödvändiga under anbudstiden eller en förlängning av anbudstiden meddelas på motsvarande sätt alla som förfrågningsunderlaget skickats till eller elektroniskt på kommunens webbplats. Kompletteringar och ändringar i anbudsförfrågan kan handla om endast små ändringar. Väsentliga ändringar i den ursprungliga anbudsförfrågan kan inte göras som korrigerande åtgärder. Om anbudsförfrågan eller arten av konkurrensutsättning väsentligt förändras, kan det leda till att upphandlingen avbryts och till ett nytt anbudsförfarande med andra villkor. Urvalskriterium är antingen totalekonomisk fördelaktighet eller lägsta priset. Urvalskriteriet ska uppges i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan. Det är ändamålsenligt att meddela de specifika jämförelsegrunderna först i anbudsförfrågan, i upphandlingsannonsen hänvisas till dessa delar till anbudsförfrågan. Innehållet i upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan får inte skilja sig från varandra. Om uppgifterna står i konflikt med varandra, går det som står i upphandlingsannonsen före det som står i anbudsförfrågan. 2. ANBUDSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL En anbudsförfrågan är ett viktigt dokument vid upphandling och ska beredas med omsorg. Anbudsförfrågan ska åtminstone innehålla 1) uppgifter om den upphandlande enheten 2) hänvisning till publicerad förhands- och/eller upphandlingsannons (publikationsnummer) 3) en definition av föremålet för upphandlingen (kvalitativa och kvantitativa uppgifter samt krav) med beaktande av de tekniska specifikationerna och kraven i 44 och 45 i upphandlingslagen 4) vilket upphandlingsförfarande som tillämpas (öppet, selektivt, förhandlat förfarande osv.) Om det är fråga om ett ramavtal ska detta framgå av anbudsförfrågan. 5) kvalifikationer för anbudsgivare och vilka handlingar som krävs för att visa att dessa uppfylls (t.ex. minimiomsättning/år, krav på yrkeskompetens, krav på minimierfarenhet) 6) minimi- m.fl. krav/alternativ för anbudets innehåll, utformning och inlämning(t.ex. användningen av anbudsblanketter, hur anbudet ska lämnas in, vad som ingår i anbudspriset) 7) grunder för val av anbud samt när totalekonomisk fördelaktighet används jämförelsegrunderna för anbuden och en exakt angivelse av deras inbördes relativa viktning 8) om delanbud eller alternativa anbud beaktas och hur 9) krav på service- och bruksanvisningar samt utbildning som ska ingå i anbudet 10) möjligheter att få eventuella reservdelar, service- och reparationsmöjligheter, garantitid och -villkor m.m. 11) leveransvillkor, leveransplats, försäkring av leveransen / (överföring av riskansvar) 12) tidsfristen för lämnande av anbud samt den adress dit anbuden ska skickas och hur an-

budet ska märkas 13) hur länge anbuden är i kraft 14) betalningsvillkor, dröjsmålsränta, reklamationssystem 15) fasta priser, tills vidare gällande priser eller annan prissättningsgrund och prisförändringsmekanism/förfaringssätt 16) försäkringsskyldighet för servicens/varans innehåll (eventuell ansvarsförsäkring, patientskadeförsäkring m.m.) 17) eventuell avgift för handlingarna (ska ingå redan i upphandlingsannonsen), eventuell ersättning för deltagande i anbudsförfarandet 18) på vilket eller vilka språk anbuden ska avfattas och vilket eller vilka språk som används vid tillämpningen av kontraktet 19) om det är fråga om ett ramavtal: om alla villkor för upphandlingen anges, prioritetsordning för genomförandet av upphandlingen, om flera leverantörer valts ut till ramavtalet, hur eventuella miniupphandlingar genomförs, om alla villkor för upphandlingen inte har definierats 20) allmänna avtalsvillkor enligt bransch (YSE, KSE, JYSE Varor, JYSE Tjänster) 21) kontraktsutkast eller konstaterande av att finsk lagstiftning tillämpas på kontraktet 22) vilken instans som behandlar meningsskiljaktigheter (i det bifogade kontraktsutkastet) 23) konstaterande att kontraktet blir bindande för båda parterna först sedan det undertecknats 24) elektronisk delgivning: anbudsgivarens e-postadress 3. URVALSKRITERIER OCH JÄMFÖRELSEGRUNDER I anbudsförfrågan ska anges vilket urvalskriterium som tillämpas vid upphandlingsbeslutet. Enligt lag kan urvalskriteriet vara antingen totalekonomisk fördelaktighet eller lägsta priset (UpphL 62 3 mom. samt 69 och 71 ). Urvalskriterierna och jämförelsegrunderna får inte under upphandlingsprocessen ändras eller utökas jämfört med vad som uppgetts i anbudsförfrågan. Om urvalskriteriet är lägsta priset, får inga andra urvalskriterier användas. Om urvalskriteriet är totalekonomisk fördelaktighet, ska det specificeras i anbudsförfrågan hur och på vilka grunder den totalekonomiska fördelaktigheten utvärderas och jämförs med de övriga anbudsgivarna. Jämförelsegrunderna är de enskilda jämförelsegrunder som angetts i anbudsförfrågan och med hjälp av vilka anbuden jämförs med varandra. Totalekonomiska jämförelsegrunder kan vara bl.a. produktens pris, leveranstid, tidpunkten för färdigställande, driftskostnader, miljövänlighet etc. Varje jämförelsegrund ska definieras i anbudsförfrågan så att anbudsgivaren vet hur och på vilken grund jämförelserna görs. Som jämförelsegrunder ska inte användas sådana som hänför sig till anbudssökandenas eller anbudsgivarnas egenskaper eller behörighet. Ett undantag är upphandling som understiger

EU-tröskelvärdena eller nationella byggentreprenader där sakkunskapen, yrkesskickligheten eller kompetensen hos dem som ansvarar för tillhandahållandet av tjänsten eller byggarbetet är särskilt viktig. (Situationen i fråga om serviceupphandling över EU-tröskelvärdet är för tillfället inkonsekvent). Som jämförelsegrund får i så fall även användas kvalitetsledning, kvalifikationer, erfarenhet och yrkeskunskap som överskrider de minimivillkor som ställs på anbudsgivaren för att kontraktet ska kunna fullgöras. Den upphandlande enheten kan även ta hänsyn till ekonomiska eller kvalitativa kriterier med anknytning till allmänhetens behov samt kriterier som gäller uppfyllande av miljökrav, förutsatt att dessa kriterier kan mätas och har samband med föremålet för upphandlingen. Dessa jämförelsegrunder kan till exempel vara lösningar som går utöver minimikraven och underlättar passagen för personer med funktionshinder i en byggnad eller beaktar utsläpp som underskrider den fastställda maximinivån. Om kriteriet för valet av anbud är totalekonomisk fördelaktighet, ska jämförelsegrunderna och deras relativa viktning meddelas i upphandlingsannonsen eller i förfrågningsunderlaget. Det finns skäl att ge de specifika jämförelsegrunderna endast i förfrågningsunderlaget (hänvisning i upphandlingsannonsen). Jämförelsegrunderna ska ställas exakt och i mån av möjlighet som exakt mätbara storheter. I rättspraxis har till exempel kvalitet, hur lämplig varan eller tjänsten är för beställaren och samarbetsförmåga betraktats som alltför allmänna och inexakta jämförelsegrunder. Jämförelsegrunderna ska beskrivas med särskilda exakta underkriterier. Av anbudsförfrågan ska framgå på vilken grund och hur upphandlingsenheten kommer att jämföra anbuden. I upphandlingsprocessen ska bedömningen av anbudssökandenas eller anbudsgivarnas kvalifikationer och anbudens överensstämmelse med anbudsförfrågan samt jämförelsen av anbud klart särskiljas som separata skeden. (Se bilden över de olika skedena i öppet förfarande punkt 11) Anbudsförfrågan ska innehålla en jämförelsetabell som används vid utvärderingen av anbuden och av vilken framgår de olika jämförelsegrunderna och deras relativa viktning. 4. TIDSFRISTER I upphandlingsförordningen föreskrivs absoluta krav för annonsering vid upphandling som överstiger nationella tröskelvärden och EU-tröskelvärden. Utöver dessa krav ska ges en tidsfrist med datum och klockslag för när anbuden ska lämnas. Tidsfristen är förpliktande för både anbudsgivaren och den upphandlande enheten. Anbud som lämnas in efter att tidsfristen löpt ut ska förkastas. I upphandlingslagen finns bestämmelser om den minimitidsfrist som ska reserveras för anbudsansökan och anbud vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena (Se tabell över tidsfrister punkt xx). Vid övrig upphandling ska tillräckligt med tid reserveras för lämnande av anbud, och tidsfristen bestäms enligt projektets karaktär. I anbudsförfrågan ska uppges hur länge anbudet ska gälla. Vid bedömningen av detta bör man beakta den tid som krävs för utvärdering av anbuden, beslutsfattande, protokoll och delgivning av beslutet, för att beslutet ska vinna laga kraft samt för undertecknandet av kontraktet. Vid upphandling över EU-tröskelvärdet ska dessutom tas hänsyn till väntetiden före undertecknandet av kontraktet.

5. VAL AV ANBUDSSÖKANDE OCH ANBUDSGIVARE Bedömningen av anbudsgivarnas kvalifikationer innebär att man utreder om de har tekniska, ekonomiska eller andra förutsättningar att genomföra upphandlingen. Kriterierna för bedömningen definieras i upphandlingslagen. Detaljerade bestämmelser om saken vid upphandling över EU-tröskelvärdena finns i 52 59 i upphandlingslagen. Motsvarande kriterier iakttas i tilllämpliga delar även vid upphandling över de nationella tröskelvärdena (UpphL 71 ). Vid öppet förfarande, där alla intresserade får lämna anbud, bedöms anbudsgivarnas kvalifikationer, dvs. förmåga att genomföra upphandlingen först när upphandlingsenheten fått in anbuden. Vid annan upphandling som överstiger tröskelvärdena och inleds som selektivt förfarande beslutar den upphandlande enheten utifrån de handlingar som lämnats i samband med anbudsansökningarna vilka anbudssökande som är lämpliga för den upphandling som anbudsförfarandet gäller. Därefter begärs anbud från de utvalda leverantörerna på det sätt som konstateras i punkten om upphandlingsförfarande. När man begärt anbud från en anbudsgivare vars kvalifikationer prövats får denna inte uteslutas ur anbudsförfarandet med hänvisning till kvalifikationerna, om inte de egenskaper som anbudsgivarens kvalifikationer baserar sig på efter anbudsförfrågan försämrats väsentligt jämfört med definitionen i anbudsansökan. För att utreda anbudssökandenas och anbudsgivarnas lämplighet kan den upphandlande enheten begära intyg och/eller utredningar av dem. Kraven bör ställas i relation till projektets art och storlek. För att påvisa teknisk prestationsförmåga kan man till exempel kräva en förteckning över anbudsgivarens tidigare leveranser som är av betydelse med tanke på anbudsgivarens förutsättningar att genomföra det aktuella projektet (referenslista), en utredning om anbudsgivarens personresurser och andra resurser, en utredning om leverantörens kvalitetskontroll eller prov på eller redogörelser för den vara som upphandlingen gäller. När det gäller upphandling som överstiger EU:s tröskelvärden anger upphandlingslagen situationer där den anbudssökande eller anbudsgivarens absolut ska uteslutas ur anbudsförfarandet (UpphL 53 ). Orsaken är då främst ekonomisk brottslighet. I upphandlingslagen anges också situationer där uteslutningen sker enligt prövning av den upphandlande enheten (UpphL 54 ). Uteslutning av företag efter prövning bör ske i enlighet med principerna för god förvaltning. Motsvarande riktlinje bör hållas även vid upphandling under EU-tröskelvärdet. Vid upphandling över EU:s tröskelvärden bör den upphandlande enheten redan i upphandlingsannonsen ange vilka prövningsbaserade minimikrav på leverantörernas lämplighet som måste uppfyllas för att leverantören inte ska uteslutas ur anbudsförfarandet (UpphL 56 2 mom.). Vid upphandling under EU:s tröskelvärden kan uteslutningsprinciperna meddelas först i anbudsförfrågan (UpphL 69 2 mom.). Grunder för uteslutning efter prövning (UpphL 54 ) är bl.a. om leverantören - är försatt i konkurs eller ska försättas i likvidation - har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning - i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse - har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller lagstadgade socialförsäkringsavgifter (t.ex. pensionsförsäkringsavgifter) - har visat sig vara opålitlig genom att lämna oriktiga uppgifter till den upphandlande enheten för bedömningen av anbudsgivarens tillförlitlighet.

För uteslutning av en anbudssökande eller en anbudsgivare ur anbudsförfarandet ska ett motiverat beslut fattas antingen genast eller i samband med det slutliga valet. Frågan om när ett överklagbart beslut fattas avgörs av den upphandlande enheten. Avgörandet bör senast framgå av det slutliga upphandlingsbeslutet för att parten vid behov ska ha möjlighet att söka ändring i beslutet. Den som uteslutits kan söka ändring endast i fråga om uteslutningen, inte i det egentliga upphandlingsbeslutet. En anbudssökande eller anbudsgivare kan uteslutas ur anbudsförfarandet också på de grunder som anges i lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006), dvs. beställaransvarslagen. Uteslutning ur anbudsförfarandet kan ske på de grunder som anges i beställaransvarslagen, om detta anges i förfrågningsunderlaget. Upphandlande enheter är skyldiga att av det företag som vunnit anbudsförfarandet innan kontraktet undertecknas kräva de utredningar som nämns i beställaransvarlagen, om den utredningsskyldighet som avses i beställaransvarslagen blir aktuell. Se punkt 51. 6. MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD De skriftliga anbud som kommit in registreras, och tidpunkten för när anbudet kommit in och mottagarens namn antecknas på omslaget. Mottagande av anbud elektroniskt ska ske så att anbudsvillkorens sekretess inte äventyras. Anbud som kommit in på detta sätt ska läggas i ett slutet kuvert (anbud med fax eller e-post) eller också ska man på något annat sätt försäkra sig om att anbudshandlingarna hålls hemliga. Mottagandet av anbud styrs till kommunens allmänna e-postadress kirjaamo@sipoo.fi eller det officiella faxnumret, om anbud tas emot per fax. Anbud ska alltså inte begäras till personliga e-postadresser. Anbuden förvaras oöppnade fram till öppnandet. Anbudshandlingarna är sekretessbelagda tills ett upphandlingsbeslut har fattats. Vid öppnandet ska ett protokoll föras. I det protokoll som ska föras vid öppnandet antecknas följande: - datum och klockslag - närvarande - föremål för upphandlingen - anbudsgivarnas namn (det namn under vilket anbudet lämnats) - sista dagen för lämnande av anbud - alla anbud som kommit in inom utsatt tid - anbud som kommit försent, om de har kommit efter utsatt tid och före öppnandet - leverantörer som meddelat att de inte kommer att lämna anbud - underskrifter av dem som deltagit i öppnandet om anbudet av misstag har öppnats före utsatt tid, ska skälet nämnas i protokollet. Om ett anbud öppnas av misstag ska det omedelbart förslutas och öppnas vid det egentliga öppnandet av anbuden. Öppnandet kan göras offentligt, om specialbestämmelser eller villkoren för en myndighets understödsbeslut så kräver. Anbudens innehåll är dock inte offentligt och får inte yppas. Öppnade anbud förses med datum och namnteckning av de närvarande. Om behandlingen av anbud som kommit in försent fattas antingen ett separat beslut eller besluts i samband med den egentliga upphandlingen. I beslutet konstateras att anbudet har kommit in försent (ankomsttid), att försenade anbud inte har behandlats och inte är med i an-