1/2 KALLELSE Barn- och utbildningsnämnden Dag och tid: 2016-08-25 kl. 08:30 Plats: Sessionssalen Justerare: Karin Olofsson (MP) Gruppmöte S, V 2016-08-24 kl. 17 i Folkabo Gruppmöte M, L, KD, C, MP 2016-08-25 kl. 08.00 på Hellidens förskola OBSERVERA att dagen inleds med en rundvandring på Hellidens förskola! Vi träffas där kl. 08:30 och åker efter besöket till stadshuset för att börja sammanträdet. Kallade Ledamöter Per-Erik Thurén (S), ordförande Krister Rohman (KD), vice ordförande Ann-Sofie Hagenvind (S), förhindrad Arne Andersson (S) Anette Söderstedt (S) Monica Karlén (S) Ida Davidsson (M) Tetyana Zakrevska-Johansson (L) Karin Olofsson (MP) Tjänstgörande ersättare Michelle Hjerp (S) ersätter Ann-Sofie Hagenvind (S) Ersättare Ann-Charlotte Karlén (S) Daniel Jonasson (V) Henrik Vang (V) Ulf Alteg (M) Elisabeth Alfredsson (M) Lisbeth Wallgren (C) Tjänstemän Utbildningschef Anneli Ahlm Nämndsekreterare Zandra Björnram och Jenny Beckman Förvaltningsekonom Marie Vitenberg, p. 4 Utvecklingsledare Johanna Ljungqvist, p. 8 Projektledare Ci Olofsson, p. 9 Presskonferens i utbildningschefens rum 2016-08-30, kl. 09:30. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 1
2/2 ÄRENDEN 1 Föredragningslista 2016/5 2 Rapporter 2016/3 3 Information om delegationsbeslut 2016/4 4 Information om månadsuppföljning juli 2016/43 5 Beslut om utökning av förskolelokaler 2017 2016/191 6 Beslut om stängning av programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan 2016/174 7 Beslut om risk- och sårbarhetsanalys Office 365 2016/169 8 Information om uppföljning av verksamheternas kvalitet, resultat och utvecklingsbehov 2016/26 9 Information om förprojektering ny skola 2016/22 10 Information från ordföranden 2016/61 11 Information från utbildningschefen 2016/60 Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 2
1/2 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-12 Ärendenummer 2016/3 Till barn- och utbildningsnämnden Zandra Björnram 0502-60 61 05 zandra.bjornram@tidaholm.se Rapporter Polisanmälningar BUN 2016/193 Anmälan till polisen angående skadegörelse genom klotter på Rudbecksgymnasiet. BUN 2016/187 Anmälan till polisen angående klotter på Forsenskolan. BUN 2016/188 Anmälan om inbrott på Rudbecksgymnasiet. Revisionsplan 2016 för Tidaholms kommun BUN 2016/190 Utgångspunkt för den grundläggande granskningen är nämndernas/styrelsens mål och uppdrag fastställda av kommunfullmäktige. Revisorerna har även identifierat områden där de ska göra fördjupad granskning och inom barn- och utbildningsnämnden ska system och rutiner för att förebygga tillbud och olycksfall granskas. Information från Autism och Asberger föreningen BUN 2016/189 Autism- och Asberger föreningen anhåller om möjlighet att få ge information till politikerna i barn-och utbildningsnämnden och socialnämnden i anslutning till sammanträde eller annan sammankonst. Målet är att öka kunskapen och förståelse för personer med funktionshindren Autism och Asberger. Verksamhetsrapport utan beslut efter granskning av förskolans arbete med jämställdhet, från Skolinspektionen BUN 2016/69 Förskolan Björnen har genomgått kvalitetssäkring av Skolinspektionen. Beslut om utvecklingsområdet är ännu inte fattat. Skolinspektionens slutliga ställningstagande kommer att framgå av beslutet som distribueras då verksamhetsrapporterna för båda förskolorna Björnen och Stallängan är kvalitetssäkrade. Beslut om registrering av livsmedelsanläggning BUN 2016/85 Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att registrera livsmedelsanläggning vid Hellidens förskola. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 3
2/2 Beslut om nytt upphöjt övergångställe på Forsgatan vid Forsenskolan BUN 2016/177 Tekniska nämnden beslutar att iordningställa ett nytt övergångsställe på Forsgatan under förutsättning att medel för åtgärden finansieras av barn- och utbildningsförvaltningen. Beslut om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Tidaholms kommun för 2015 BUN 2016/167 Kommunfullmäktige beslutar att styrelsen, samtliga nämnder och beredningar samt de enskilda förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet för 2015. Kommunfullmäktige beslutar att tilldela kommunstyrelsen en anmärkning för bristande system och rutiner för den interna kontrollen. Beslut om antagande av riktlinje om beredning av motioner och medborgarförslag BUN 2016/177 Kommunstyrelsen har beslutat att anta en riktlinje om beredning av motioner och medborgarförslag. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämnden beslutar att lägga inkomna rapporter till handlingarna. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 4
1/3 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-12 Ärendenummer 2016/4 Till barn- och utbildningsnämnden Zandra Björnram 0502-60 61 05 zandra.bjornram@tidaholm.se Information delegationsbeslut Löpnr Delegationsbeslut Datum för beslut 2016/113 5.15 Avge yttrande om mottagande av elev i annan kommuns förskoleklass, grundskola respektive grundsärskola. 2016/114 13.6 Ta emot anmälningar om kränkande behandling 2016/115 13.6 Ta emot anmälningar om kränkande behandling 2016/116 1.3 Avge yttrande till Skolinspektionen/myndighet avseende enskilda elever 2016-06- 01 2016-06- 08 2016-06- 09 2016-06- 13 2016/117 9.5 Upphörande av utbildning 2016-06- 09 2016/118 4.6 Avge yttrande om mottagande av 2016-06- barn i annan kommuns förskola 14 2016/119 7.9 Mottagande av elev utanför 2016-06- samverkansområdet 02 2016/120 7.9 Mottagande av elev utanför 2016-06- samverkansområdet 03 2016/121 13.6 Ta emot anmälningar om 2016-06- kränkande behandling 15 2016/122 13.6 Ta emot anmälningar om 2016-05- kränkande behandling 13 Ansvarig Eva Thelin Eva Thelin Eva Thelin Eva Thelin Anders Liedholm Eva Thelin Daniel Larsson Daniel Larsson Eva Thelin Eva Thelin 2016/123 7.9 Mottagande av elev utanför samverkansområdet 2016/124 7.12 Antagning av sökande till gymnasieskolan på fri kvot 2016/125 7.1 Mottagande av elev till nationellt program/nationell inriktning 2016/126 7.11 Beslut om antalet platser som ska avsättas för fri kvot 2016/127 13.6 Ta emot anmälningar om kränkande behandling 2016/128 9.2 Mottagande och antagning till gymnasial vuxenutbildning 2016/129 9.2 Mottagande och antagning till gymnasial vuxenutbildning 2016-06- 13 2016-06- 15 2016-06- 15 2016-06- 15 2016-06- 20 2016-06- 14 2016-06- 16 Daniel Larsson Daniel Larsson Daniel Larsson Daniel Larsson Eva Thelin Anders Liedholm Anders Liedholm Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 5
2/3 2016/130 9.5 Upphörande av utbildning 2016-06- 20 2016/131 7.13 Beslut om vilka kurser som ska 2016-06- erbjudas som individuellt val 16 2016/132 9.2 Mottagande och antagning till 2016-06- gymnasial vuxenutbildning 28 2016/133 7.9 Mottagande av elev utanför 2016-06- samverkansområdet 27 2016/134 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 10 2016/135 4.1 Nedsättning av eller befrielse från 2016-06- avgift för plats i förskole- och 28 skolbarnsomsorgsverksamhet 2016/136 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 10 2016/137 9.2 Mottagande och antagning till 2016-06- gymnasial vuxenutbildning 29 2016/138 7.5 Antagning vid senare tillfälle än vid 2016-15- början av utbildningen 19 2016/139 7.6 Beslut att elev får byta studieväg 2016-05- 23 2016/140 7.5 Antagning vid senare tillfälle än vid 2016-06- början av utbildningen 15 2016/141 7.5 Antagning vid senare tillfälle än vid 2016-06- början av utbildningen 30 2016/142 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 13 2016/143 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 2016/144 2.1 Beslut att låta lärare utan legitimation bedriva undervisning under längre tid än sex månader 17 2016-07- 11 2016/145 5.3 Uppskjuten skolplikt 2016-04- 27 2016/146 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 09 2016/147 1.13 Minnesgåvor och uppvaktningar 2016-06- 09 2016/148 9.2 Mottagande och antagning till 2016-06- gymnasial vuxenutbildning 27 2016/149 9.2 Mottagande och antagning till 2016-06- gymnasial vuxenutbildning 27 2016/150 3.1 Beslutattestanter, ändring och 2016-06- komplettering av beslutattestanter 06 under året för barn- och utbildningsnämndens verksamheter 2016/151 3.1 Beslutattestanter, ändring och komplettering av beslutattestanter under året för barn- och utbildningsnämndens verksamheter 2016-08- 09 Anders Liedholm Daniel Larsson Anders Liedholm Daniel Larsson Marica Eskdahl Marica Eskdahl Carina Pettersson Anders Liedholm Daniel Larsson Daniel Larsson Daniel Larsson Daniel Larsson Susanne Hammar Susanne Hammar Ci Olofsson Ci Olofsson Ci Olofsson Ci Olofsson Anders Liedholm Anders Liedholm Eva Thelin Anneli Alm Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 6
3/3 Förslag till beslut - Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden lägga anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 7
1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-08-16 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2016/43 67 Information om månadsuppföljning juli Sammanfattning av ärendet Avvikelse per 2016-07-31 är + 6 201 tkr. Efter juli månad beräknas budget för helåret 2016 vara i balans. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Månadsuppföljning 2016 juli, förvaltningsekonom Ola Pettersson, 2016-08-05. Utfall per 2016-07-31, bilaga 1. Förslag till beslut - Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta ta till sig informationen. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta ta till sig informationen. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 8
1/2 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-05 Ärendenummer 2016/43 Barn- och utbildningsnämnden Ola Pettersson 0502-60 63 21 ola.pettersson@tidaholm.se Månadsuppföljning 2016 juli Ärendet Ekonomisk uppföljning för perioden januari juli Beslutsunderlag Utfall per 2016-07-31, bilaga 1 Utredning Avvikelse per 2016-07-31 är + 6 201 tkr Verksamhet Budget (tkr) Utfall % (riktmärke 58 %)* Avvikelse mar (tkr) Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se Prognos helår (tkr) BUN 3 037 16 1 274 0 Gem 7 934 41 1 340 0 Förskola 49 925 57 738 0 Pedagogisk omsorg 3 463 45 292 0 Fritidshem 10 974 58 69 0 Förskoleklass 6 026 54 287 0 Grundskola 91 032 59-261 -300 Grundsärskola 9 530 57 97 0 Gymnasieskola 42 121 60 1 400-300 Gymnasiesärskola 7 398 53 397 +600 KompetensCentrum 5 815 47 751 0 Kulturskolan 3 862 63-181 0 S:a 241 117 57 6 201 0 *Utfall % = ackumulerat utfall för aktuell period / årsbudget Kommentarer till avvikelser: Nämndens avvikelse är positiv eftersom vissa medel för oförutsett återstår. Nämnden har beslutat använda buffert till att finansiera inköp av datorer till åk 7. Gem har positiv avvikelse. Kostnad för facklig tid har ännu inte belastat förvaltningen. Medel avsatta för central fortbildning återstår, kommer att användas under hösten. Statens kulturråd har beviljat bidrag till projekt skapande skola, pengar som skall användas under läsår 16/17. 9
2/2 Positiva avvikelser inom förskola beror på att fakturor från köpta förskoleplatser i andra kommuner återstår att betala för vårterminen. Lönekostnad för sommaröppen förskola är budgeterad i juli månad men utbetalas i augusti. Avvikelser finns inom grundskolan. Positiv avvikelse med anledning av statsbidrag lågstadiesatsningen läsår 15/16. Återstående medel inom projekt lågstadiesatsningen kommer att återbetalas till skolverket. Negativ avvikelse inom grundskolan då eftersökta bidrag från Migrationsverket ännu inte betalats ut. Bidrag från Migrationsverket för utbildning av asylsökande elever söks termisvis i efterskott. Eftersökta bidrag för asylsökande elever har ännu inte betalats ut. Positiva avvikelser inom gymnasiet beror på att faktureringen för interkommunala ersättningar ännu inte skett för juli månad. Vuxenutbildning, positiv avvikelse eftersom utbildningar som köps av andra kommuner och företag betalas senare under året. I övrigt mindre avvikelser från budget. Kommentarer till prognos helår: Nämnden beräknar att använda alla medel för oförutsett under året. Förskola, prognos justeras till 0 (jämfört med prognos i tertialrapport januariapril 2016, T1). Justeringen beror på att tilldelningen av statsbidrag för mindre barngrupper i förskolan blev lägre än förväntat. Grundskola, ökade kostnader för inköp av ekologiska livsmedel. Gymnasieskola, ökade kostnader för skolmåltider eftersom elevantalet ökat. Prognos justeras från -600 tkr till -300 tkr (jämfört med T1). Justeringen beror på lägre kostnader för interkommunala ersättningar. Gymnasiesärskolan visar ett överskott vilket framförallt beror på minskade kostnader för interkommunala ersättningar. Utredningens slutsatser Efter juli månad beräknas budget för helåret 2016 vara i balans. Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta ta till sig informationen. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 10
Nämnd: 3 Barn- och utbildningsnämnd Ack. 201601-201607 Verks 3 pos Utfall Budget Avvikelse Årsbudget 100 Nämnd- och styrelseverksamhet 498 1 772 1 274 3 037 3001 Barn- och utbildningsnämnden 498 605 107 1 037 3002 Bun's medel för oförutsedda behov 0 1 167 1 167 2 000 330 Musikskola / kulturskola 2 434 2 253-181 3 862 407 Förskola 28 934 29 673 738 49 923 311 Administration inkl gemensamt -3 685-3 374 311-6 338 312 Centrala resursteamet 367 445 78 763 313 Forsen Skolområde 14 618 14 772 155 23 577 314 Hökensås skolområde 11 314 11 593 279 21 137 315 Utbildningsområde Treklövern 6 321 6 237-84 10 783 412 Familjedaghem 0-12 år 1 565 1 856 292 3 463 311 Administration inkl gemensamt 485 800 315 1 372 315 Utbildningsområde Treklövern 1 079 1 056-23 2 091 425 Fritidshem 6 375 6 444 69 10 973 311 Administration inkl gemensamt -1 684-1 603 81-2 777 313 Forsen Skolområde 2 820 2 879 58 4 935 314 Hökensås skolområde 2 872 2 944 73 5 123 315 Utbildningsområde Treklövern 2 367 2 224-144 3 692 435 Förskoleklass 3 234 3 521 287 6 023 311 Administration inkl gemensamt 157 104-53 172 313 Forsen Skolområde 985 1 100 115 1 886 314 Hökensås skolområde 1 211 1 396 185 2 466 315 Utbildningsområde Treklövern 881 921 40 1 499 440 Grundskola 53 546 53 285-261 91 039 311 Administration inkl gemensamt 3 530 4 814 1 284 9 012 312 Centrala resursteamet 10 145 6 084-4 061 10 373 313 Forsen Skolområde 16 347 17 024 677 28 870 314 Hökensås skolområde 16 560 17 980 1 421 30 291 315 Utbildningsområde Treklövern 6 964 7 382 419 12 494 443 Obligatorisk särskola 5 488 5 585 97 9 530 450 Gymnasieskola 24 146 24 973 827 41 866 453 Gymnasiesärskola 3 928 4 325 397 7 398 470 Grundläggande vuxenutbildning 243 255 12 436 472 Gymnasial vuxenutb. o påbyggnadsutb. 1 360 2 283 924 3 690 474 Särvux 150 160 10 274 475 Högskoleutbildning m.m. 18 51 33 87 476 Svenska för invandrare 1 001 774-228 1 327 499 Fördelas (Bun gemensamt) 3 288 4 628 1 340 7 934 610 Arbetsmarknadsåtgärder 560 511-49 511 815 Bostadsverksamhet 552 1 173 622-256 Totalt 137 320 143 521 6 201 241 117 Exported 2016-08-05 11
1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-08-16 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2016/191 63 Beslut om utökning av förskolelokaler 2017 Sammanfattning av ärendet Barn- och utbildningsnämnden beslutade 26 mars 2015 ( 51/2015) att anta förvaltningens utredning översyn av förskole- och skollokaler. I utredningen föreslås att antal barn per förskoleavdelning i genomsnitt, i oktober månad, bör vara ca 16 barn. Om antalet barn är högre än 16 barn i genomsnitt i oktober månad riskerar nämnden att senare, under pågående läsår, behöva utöka antal avdelningar för att kunna erbjuda förskola till alla som söker. Enligt prognos kommer antal barn per avdelning att överstiga översynens förslag om inte antalet avdelningar utökas. Alternativet är förtätning på befintliga förskoleavdelningar. Behovet hösten 2016 är ytterligare en avdelning, detta löser förvaltningen genom att ha fem avdelningar på förskolan Stallängen. Stallängen förstärktes från fyra till fem avdelningar våren 2016. Förstärkningen planeras bestå under läsåret 16/17. Utöver förstärkningen med en avdelning på Stallängen finns behov av fler förskoleplatser. Förvaltningen ser behov av att utöka antal förskoleavdelningar år 2017. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utökning av förskolelokaler 2017, förvaltningsekonom Ola Pettersson 2016-06-26. Förslag till beslut - Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta föreslå kommunstyrelsen att uppdra åt tekniska nämnden att ta fram förslag på hur förskolans lokaler kan utökas med 1-2 avdelningar till årsskiftet 2016/ 2017. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta föreslå kommunstyrelsen att besluta uppdra åt tekniska nämnden att ta fram förslag på hur förskolans lokaler kan utökas med 1-2 avdelningar till årsskiftet 2016/2017. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 12
1/2 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-03 Ärendenummer 2016/191 Barn- och utbildningsnämnden Eva Thelin 0502-60 60 20 eva.thelin@tidaholm.se Utökning av förskolelokaler 2017 Ärendet Förskolans behov av fler förskoleplatser år 2017 Utredning Befolkningsprognos för år 2016-2025 har tagits fram, prognos för antal barn i förskolan är baserad på den. Andelen barn i förskola har under år 2011-2015 varit ca 81 % med en ökning år 2015 till 83% / 88%. Andel barn i förskola kan variera beroende på arbetsmarknad/konjunktur. månad/år Antal barn 1-5 år Andel barn i förskola Antal barn i förskola Maj 2016 712* 88 % 629 Okt 2016 738** 83 % 613 Maj 2017 761** 88 % 670 *Antal invånare födda 2011-2015,extens 2016-06-08 **Befolkningsprognos Barn- och utbildningsnämnden beslutade 26 mars 2015 ( 51/2015) att anta förvaltningens utredning översyn av förskole- och skollokaler. I utredningen föreslås att antal barn per förskoleavdelning i genomsnitt, i oktober månad, bör vara ca 16 barn. Om antalet barn är högre än 16 barn i genomsnitt i oktober månad riskerar nämnden att senare, under pågående läsår, behöva utöka antal avdelningar för att kunna erbjuda förskola till alla som söker. Barn skrivs in i förskolan under hela läsåret och antalet barn är som flest på våren. Under läsåren 13/14 och 14/15 ökade antalet barn i förskolan från oktober till maj med 58 barn i genomsnitt. Enligt prognos kommer antal barn per avdelning att överstiga översynens förslag om inte antalet avdelningar utökas. Alternativet är förtätning på befintliga förskoleavdelningar. Behovet hösten 2016 är ytterligare en avdelning, detta löser förvaltningen genom att ha fem avdelningar på förskolan Stallängen. Stallängen förstärktes från fyra till fem avdelningar våren 2016. Förstärkningen planeras bestå under läsåret 16/17. Utöver förstärkningen med en avdelning på Stallängen finns behov av fler förskoleplatser. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 13
2/2 Antal förskoleavd. Antal barn per avd. okt 2016 Antal barn per avd. maj 2017 Utökning, antal förskoleavd. 36,5 16,8 18,4 1 avd. Stallängen 37,5 16,3 17,9 2 38,5 15,9 17,4 3 Förskolan Stallängen förstärks med en avdelning. Enligt prognosen som beskrivs i tabellen behövs ytterligare förstärkningar. Behov finns av att utöka antal förskoleavdelningar inför våren 2017 Ekonomi Driftskostnad för en förskoleavdelning år 2017 beräknas till 1 500 tkr exkl. kostnader för lokaler och inventarier. Finansiering av en avdelning finns inom ramen för Barn- och utbildning. Utredningens slutsatser Förvaltningen ser behov av att utöka antal förskoleavdelningar år 2017. Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta föreslå Kommunstyrelsen att uppdra åt Tekniska nämnden att ta fram förslag på hur förskolans lokaler kan utökas med 1-2 avdelningar till årsskiftet 2016/ 2017. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 14
1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-08-16 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2016/174 64 Beslut om stängning av programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan Sammanfattning av ärendet Läsåret 2016/2017 är det bara en elev på gymnasiesärskolans Programmet för hantverk och produktion och hen går då sitt sista år. Söktrycket på programmet har varit lågt 4 år i rad och antalet ungdomar som har rättighet att gå gymnasiesärskolan ökar inte nämnvärt över den närmaste tiden. På grund av detta anses programmet kunna stängas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Stängning av programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan, rektor Daniel Larsson, 2016-06-14. Antal elever på programmet. Förslag till beslut - Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att stänga programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan från och med läsåret 2017/2018. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå barn- och utbildningsnämnden besluta att stänga programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan från och med läsåret 2017/2018. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15
1/1 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-17 Diarienummer 2016/174 Till barn- och utbildningsnämnden Daniel Larsson 0502-60 61 49 Tjänsteskrivelse från Rudbecksgymnasiet Stängning av Programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan Ärendet Stänga Rudbecksgymnasiet utbildning Programmet för hantverk och produktion inom gymnasiesärskolan from Hösten 2017. Beslutsunderlag Antal elever på programmet. Utredning Enligt samverkansavtalet Utbildning Skaraborg skall anordnande kommun efter beslut i ansvarig nämnd, rapportera sin gymnasieorganisation till antagningskansliet senast den 1 november året innan utbildningen startar. Läsåret 2016/2017 är det bara en elev på gymnasiesärskolans Programmet för hantverk och produktion och hen går då sitt sista år. Söktrycket på programmet har varit lågt 4 år i rad och antalet ungdomar som har rättighet att gå gymnasiesärskolan ökar inte nämnvärt över den närmaste tiden. Utredningens slutsatser Utifrån elevernas förstahandsval de senaste åren och befintliga elever så bedömer förvaltningen att nämnden bör stänga gymnasiesärskolans Programmet för hantverk och produktion. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta att stänga programmet för hantverk och produktion på gymnasiesärskolan från och med läsåret 2017/2018. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 www.tidaholm.se 16
1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-08-16 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott 2016/169 65 Beslut om risk- och sårbarhetsanalys Office 365 Sammanfattning av ärendet Förvaltningen har infört Microsofts produkt Office 365 för elever och lärare som pedagogiskt stöd i utbildningsverksamheten. Detta är en s.k. molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantörer som tjänster över internet. Om personuppgifter behandlas i en molntjänst ska den personuppgiftsansvarige, enligt Datainspektionen, göra en laglighetskontroll, en risk- och sårbarhetsanalys samt se till att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det är barn- och utbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen. Syftet med risk- och sårbarhetsanalysen är att barn- och utbildningsnämnden ska kunna bedöma om: det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av personuppgifterna vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som eventuellt måste vidtas. I risk- och sårbarhetsanalysen görs även en bedömning av om behandlingen är tillåten enligt personuppgiftslagen (laglighetskontroll) (se avsnitt 4) samt om personuppgiftsbiträdesavtalet uppfyller de krav som ställs (se avsnitt 5.1). Sammanfattningsvis utvisar risk- och sårbarhetsanalysen inga risker som motiverar att verksamheten skulle avstå från att använda tjänsten. Beslutsunderlag Förvaltningens förslag till risk- och sårbarhetsanalys Förslag till beslut - Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att besluta att fastställa risk- och sårbarhetsanalys gällande Office 365. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att fastställa risk- och sårbarhetsanalys gällande Office 365. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 17
1/1 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-08-03 Ärendenummer 2016/169 Till barn- och utbildningsnämnden Jenny Beckman 0502-60 61 05 jenny.beckman@tidaholm.se Beslut om risk- och sårbarhetsanalys Office 365 Ärendet Förvaltningen har infört Microsofts produkt Office 365 för elever och lärare som pedagogiskt stöd i utbildningsverksamheten. Detta är en s.k. molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantörer som tjänster över internet. Om personuppgifter behandlas i en molntjänst ska den personuppgiftsansvarige, enligt Datainspektionen, göra en laglighetskontroll, en risk- och sårbarhetsanalys samt se till att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det är barn- och utbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen. Beslutsunderlag Förvaltningens förslag till risk- och sårbarhetsanalys Utredning Syftet med risk- och sårbarhetsanalysen är att barn- och utbildningsnämnden ska kunna bedöma om: det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av personuppgifterna vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som eventuellt måste vidtas. I risk- och sårbarhetsanalysen görs även en bedömning av om behandlingen är tillåten enligt personuppgiftslagen (laglighetskontroll) (se avsnitt 4) samt om personuppgiftsbiträdesavtalet uppfyller de krav som ställs (se avsnitt 5.1). Utredningens slutsatser Sammanfattningsvis utvisar risk- och sårbarhetsanalysen inga risker som motiverar att verksamheten skulle avstå från att använda tjänsten. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att besluta att fastställa risk- och sårbarhetsanalys gällande Office 365. Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun 522 83 Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: 0502-60 60 00 Fax: 0502-60 63 50 E-post: charlotte.daremark@tidaholm.se www.tidaholm.se 18
Barn- och utbildningsnämnden Ärendenr: Fastställd: Reviderad: RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS 19
2/17 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Inledning...3 1. Arbetsprocess...3 1.1 Metod...Fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Om Office 365...3 2.1 Om molntjänster och personuppgifter...4 3. Kravinventering...Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.1 Externa krav...fel! Bokmärket är inte definierat. 3.2 Kravinventering interna styrande dokumentfel! Bokmärket är inte definierat. 3.3 Informationsklassificering...4 3.3.1 Möjlighet till insyn och spårbarhet...4 3.3.2 Tillgänglighet...5 3.3.3 Säkerhet...5 4. Behandling av personuppgifter...6 4.1 Ändamål med behandlingen...6 4.2 Typ av uppgifter...6 4.3 Tillåten behandling...6 4.4 Information till registrerade...7 4.5 Personuppgiftsbiträde...7 4.6 Överföring till tredje land...7 5. Avtal...7 5.1 Krav på personuppgiftsbiträdesavtal...8 5.2 Underleverantörer och kontroll...10 5.3 Hantering av data...10 5.4 Raderande av uppgifter...11 5.5 Avslut av tjänst...12 6. Riskanalys...12 6.1. Slutsats riskanalys...15 8. Sammanfattande bedömning...16 Dokumentansvarig: Barn- och utbildningschef Giltighetstid: Tills vidare 20
3/17 Inledning Denna risk- och sårbarhetsanalys (RSA) är en del av det arbete som Tidaholms kommun gjort i samband med införandet för Microsofts produkt Office 365 för elever och lärare som pedagogiskt stöd i utbildningsverksamheten och Tidaholms strävan för att ge elever i verksamheten bästa möjliga stöd i sin utbildning avseende digitala aspekter i skolan. Syfte med denna RSA är att utbildningsnämnden ska kunna bedöma om: det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av personuppgifterna vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som eventuellt måste vidtas. Sammanfattningsvis utvisar denna RSA inga risker som motiverar att verksamheten skulle avstå från att använda tjänsten. 1. Arbetsprocess Arbetet har inledningsvis genomförts i tre steg, kravinventering genom workshop, riskklassning och slutligen sammanställning i ett utkast till RSA. Därefter har personal på barn- och utbildningsförvaltningen samt ITavdelningen slutfört arbete till en slutgiltig RSA. 2. Om Office 365 Tidaholms kommun har beslutat att använda Office 365 för hantering av delar av den information som genereras inom skolans verksamhet. Skolans verksamhet innefattar förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, gymnasium, särskola och vuxenutbildning. Till barn- och utbildningsnämnden hör även kulturskolan. Office 365 ska inte användas för känsliga elevuppgifter t.ex. elevadministration, individuella utvecklingsplaner, omdömen eller liknande. För sådant används istället befintliga systemen Extens och/eller Vklass. Elever och i första hand pedagogiska medarbetare under utbildningsnämnden, kommer att få tillgång till SharePoint Online och dokumentdelningstjänsten Onedrive i Office 365, för lagring och redigering av dokument, bilder, film, och annat pedagogiskt ar-betsmaterial. Samtliga användare kommer också få tillgång till Skype for Business. Eleverna får e-postkonto via tjänsten Exchange Online. Personal använder andra befintliga interna e-posttjänster i kommunen med lokal lagring. 21
4/17 I första stadiet används endast epost, men denna RSA görs med utgångspunkten att samtliga ovan nämnda tjänster i Office 365 kommer att användas. 2.1 Om molntjänster och personuppgifter Office 365 är en molntjänst och personuppgifter för lärare och elever kommer att behandlas i tjänsten. Utbildningsnämnden är dock fortfarande personuppgiftsansvarig. Innan en personuppgiftsansvarig använder sig av tredje part (s.k. personuppgiftsbiträde) för behandling av personuppgifter ska följande genomföras: Laglighetskontroll Risk- och sårbarhetsanalys Personuppgiftsbiträdesavtal med molntjänstleverantören Molntjänstleverantören Microsoft är tredje part som kommer att behandla personuppgifter, dvs. personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdesavtalet är hanterat av Tidaholms kommuns IT-chef via Microsofts standardavtal (tidigare granskade av Datainspektionen) Open Value. Subscriptionavtal för Utbildningslösningar. Under Open Value-avtalet finns Microsofts Villkor för Onlinetjänster 1 oktober 2015. Avtalen beskrivs närmare i avsnitt 5. Numera presenterar också Microsofts sina åtaganden och servicenivåer med mera på sin sida som kallas Microsoft Office Säkerhetscenter. Microsoft Office Säkerhetscenter Denna RSA innehåller även en laglighetskontroll, se avsnitt 5 där personuppgiftsbehandlingen gås igenom. 3.3 Informationsklassificering Tidaholms kommun kommer att genom det s.k. KLASSA-verktyget ta fram hur själva informationen i Office 365 ska skyddas och hanteras. Dokument som innehåller någon form av sekretess ska dock inte hanteras i Office 365 utan istället i Extens eller i Vklass. Vid informationsklassificering bedöms sekretess/ konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Denna klassificering med tillhörande åtgärder kommer genomföras hösten 2016. 3.3.1 Möjlighet till insyn och spårbarhet Barn- och utbildningsnämnden vill säkerställa att den som personuppgiftsansvarig på lämpligt sätt har möjlighet att följa upp att personuppgiftsbiträdet 22
5/17 lever upp till den personuppgiftsansvariges krav på personuppgiftsbehandlingen och verkligen vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder. Nämnden gör bedömningen att Microsoft Office 365 ger dem som personuppgiftsansvarig möjlighet och förutsättningar att följa detta. I avsnitt Databehandlingsvillkor i Villkor för Onlinetjänster så förbinder sig Microsoft att förvalta en säkerhetspolicy som följer ISO 27001 och ISO 27002. Utbildningsnämnden bedömer att den revision som görs regelbundet av oberoende tredje man uppfyller kommunens förväntningar och krav gällande kontroll i detta avseende. Nämnden har möjligheten att begära att få ta del av granskningsrapporterna för att på så sätt verifiera att Microsoft upprätthåller och följer de certifieringar som Microsoft säger sig ha. Nämnden gör vidare bedömningen att Microsoft tillhandahåller information om var geografiskt och i vilka datacenter biträdet hanterar personuppgifter och informationen samt vilka som har åtkomst till denna. Microsoft gör all information om sekretess- och säkerhetsrutiner tillgänglig i Office 365 Säkerhetscenter, se länkar nedan. 3.3.2 Tillgänglighet/kontinuitet Utbildningsnämnden har ingått ett avtal med molntjänstleverantören för användandet av tjänsten Office 365. Molntjänstleverantören lovar tillgänglighet på 99,9% och erbjuder ett servicenivåavtal med ekonomisk garanti. 3.3.3 Säkerhet Gällande säkerhet så ska den personuppgiftsansvarige säkerställa att det finns tekniska och praktiska förutsättningar att skydda data samt ha möjlighet att utreda misstankar om att någon hos den personuppgiftsansvarige eller hos något personuppgiftsbiträde haft obehörig åtkomst till personuppgifterna. Barn- och utbildningsnämnden gör den samlade bedömningen att Microsoft har genomfört och tillhandahåller lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och interna kontroller och rutiner i syfte att upprätta och förvalta ett kvalitativt informationssäkerhetsarbete. Med stöd av dessa gör nämnden bedömningen att nämndens data och personuppgifter kan skyddas mot oavsiktlig, otillåten eller olaglig åtkomst och förstörelse. Detta adresseras specifikt i Villkor för Onlinetjänster under Integritetskydds- och säkerhetsvillkor i avsnitten Säkerhet och Meddelande om säkerhetsincidenter. Tidaholms kommun har vidtagit ett antal tekniska åtgärder tillsammans med den inbyggda infrastrukturen och arkitekturen för säkerhet som Office 365 erbjuder. Nedan sammanfattas några områden som vi har beaktat både lokalt och i förhållande till Microsofts datacenter: Begränsad tillgång till den fysiska datahallen för endast auktoriserad personal 23
6/17 Datahallen skyddas av ett flertal lager fysisk säkerhet, därutöver finns inbrottslarm och brandlarm. All hantering av användarkonton sker hos Tidaholms kommun som sedan speglas upp till Office 365 Federeringsteknik används för att spegla användarkonton och förändringar av dessa Inga lösenord lagras i molnet En- och två faktors autentisering kan används för att säkerställa rättighetsbaserad filtrering och åtkomst Funktionerna skyddas av BKS system, idag uppsatt i Microsoft Active Directory Antivirus och antispamskydd finns inbyggd i tjänsten Goda backup-möjligheter finns i tjänsten och tillgänglighet publiceras öppet och regleras via finansiellt uppbackade SLAs hos Microsoft. Redundans på flera skikt och lager infrastruktur, data och funktionalitet. Möjlighet finns att skydda informationsobjekt specifikt genom certifikat och personlig nyckel (Rights Management Service) Ingen blandning av information och tjänster från de publika molntjänsterna motsvarande Outlook.com eller Skydrive.com sker Barn- och utbildningsnämnden gör en samlad bedömning att tjänsten Office 365 uppfyller krav på säkerhet och tillgänglighet som följer av PuL. Förutom information i de bilagda personuppgiftsbiträdesavtalen så grundar sig denna bedömning på information som finns sammanställt på Microsoft Office Säkerhetscenter. 4. Behandling av personuppgifter Personuppgifter kommer att behandlas i Office 365. 4.1 Ändamål med behandlingen Office 365 är ett pedagogiskt arbetsverktyg som ska användas för digitalt samarbete i lärsituationen. Behandlingen av personuppgifter ska enbart ske för att möjliggöra arbetsverktygen. 4.2 Typ av uppgifter Endast följande typer av personuppgifter kommer att behandlas i den aktuella molntjänsten: Endast personuppgifter om användaridentitet och liknande indirekta personuppgifter förekommer, t.ex. namn, klass, skola och liknande. IT-stödet kommer inte att användas för dokumentation om elevernas utveckling och omdömen. Personuppgiftsbiträdet kommer behandla personuppgifterna enbart för att utföra den molntjänst som Office 365 utgör. En beskrivning av omfattningen och ändamålet med denna behandling framgår av personuppgiftsbiträdesavtalet och behandlingen får bara ske enligt dessa instruktioner. 24
7/17 4.3 Tillåten behandling Personuppgifter behandlas av skolverksamheten för att kunna genomföra arbetsuppgifter, bland annat för pedagogiskt arbete, kommunikation och lagring av pedagogiskt material. Innehållet är av okänslig karaktär. Enligt 10 punkten d i PuL, får detta ske utan individens eller vårdnadshavares samtycke. 4.4 Information till registrerade Information om att eleven har en epost har gått ut till vårdnadshavare, elever och personal. Inför varje läsår får elever och vårdnadshavare skriftlig information om den personuppgiftsbehandling som sker. 4.5 Personuppgiftsbiträde Barn- och utbildningsnämnden kommer att använda sig av personuppgiftsbiträden. Microsoft Irland Operations Limited som molntjänstleverantör och licensgivare har rollen som personuppgiftsbiträde. Biträdet använder i sin tur ett begränsat antal namngivna kontrakterade underleverantörer. Barn- och utbildningsnämnden kan vid varje givet tillfälle underrätta sig om vilka underleverantörer som för tillfället deltar i behandlingen av personuppgifterna. Biträdet kommer behandla personuppgifterna enbart för att utföra den molntjänst som Office 365 utgör. En uttömmande beskrivning av omfattningen och ändamålet med denna behandling framgår av personuppgiftsbiträdesavtalet och behandlingen får bara ske enligt dessa instruktioner. 4.6 Överföring till tredje land Särskilda regler gäller för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU- /EES -området. Om personuppgifter kommer att behandlas av personuppgiftsbiträden i ett land utanför EU/EES så åligger det barn- och utbildningsnämnden såsom personuppgiftsansvarig eller av denna part delegerade och utsedda ansvariga att se till att något av undantagen från förbudet mot överföring av data till tredje land kan tillämpas. Detta har så skett genom ett särskilt avtal med Microsoft. De primära datacenter som används i molntjänsten finns inom EU, på Irland och i Nederländerna. Data kan dock komma att överföras till tredje land. Se mer information under Microsofts säkerhetscenter online. Även teknisk supportpersonal utanför EU kan behöva felsöka tjänsten. 5. Avtal Microsofts Villkor för Onlinetjänster biläggs den licensbeställning som görs i samband med köp av någon av Microsofts onlinetjänster. Avtalet som reglerar personuppgiftshanteringen, personuppgiftsbiträdesavtalet, är inkluderat i Microsofts Villkor för Onlinetjänster och finns i avsnittet Databehandlingsvillkor. 25
8/17 Licensköpet, ett s.k. Enrollment knyts till ett övergripande Enterprise Agreement. Detta regleras i ett så kallat Open Value Subscription-avtal. Personuppgiftsbiträdesavtalet har företräde om det skulle uppkomma motstridigheter jämfört med andra delar av avtalsupplägget och gäller utan att kunna ändras under tiden Microsoft hanterar kundens data. 5.1 Krav på personuppgiftsbiträdesavtal I det här avsnittet går barn-och utbildningsnämnden igenom de krav som ska ställas på ett personuppgiftsbiträdesavtal samt om nämnden uppfyllt dessa krav genom det avtal som ingåtts. 1 Upprätta personuppgiftsbiträdesavtal Ett personuppgiftsbiträdesavtal ska upprättas mellan kund och de som behandlar uppgifter för kunds räkning (personuppgiftsbiträden). Sker genom att Villkor för Onlinetjänster accepteras av kund när beställning/enrollment tecknas. I Villkor för Onlinetjänster ingår personuppgiftsbiträdesavtalet mellan kund som personuppgiftsansvarig och molnleverantören som personuppgiftsbiträde ( Databehandlingsvillkor, sidan 9). Dessutom ingår EU:s standardkontraktsklausuler mellan kund och molnleverantörens moderbolag utanför EU (Bilaga 3, sidan 27). Om inget annat anges i punkterna nedan avser hänvisningarna avsnitt i Villkor för Onlinetjänster. 2 Urskiljbara villkor Villkoren i personuppgiftsbiträdesavtalet ska vara urskiljbara från övriga villkor som gäller mellan parterna och de ska inte ensidigt kunna förändras av personuppgiftsbiträdet. 26
9/17 Adresseras genom avsnittet Databehandlingsvillkor sidan 9, vilket är urskiljbart, är en del av det undertecknade avtalet och är låst i den version som finns vid tiden för beställning av nya licenser eller förnyelser/förlängning som gäller under prenumerationsperioden (avsnittet Uppdateringar av villkor för Onlinetjänster, sidan 4). 3 Personuppgiftsbiträdesavtalet: a. Ska föreskriva att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att tillämpa svensk lagstiftning när det gäller behandlingen av personuppgifter Adresserat i avsnitt Efterlevnad av lagarna, sidan 5 och Bilaga 3 Standardavtalsklausulerna (Processorer), klausul 9 Tillämplig lag sidan 29. b. Ska föreskriva att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder enligt 31 PuL. Adresserat i avsnittet Säkerhet sidan 8 och avsnittet Säkerhet sidan 10. c. Ska föreskriva att personuppgiftsbiträdet endast får behandla personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och därmed säkerställa att personuppgiftsbiträdet inte behandlar personuppgifter för andra ändamål än dem som personuppgiftsbiträdet anlitats för. Adresserat i avsnittet Kunddataanvändning sidan 7 och underavsnitet Ytterligare europeiska villkor, sidan 10. d. Ska säkerställa att den personuppgiftsansvarige har kännedom om vilka andra personuppgiftsbiträden (underleverantörer) som kan komma att behandla den personuppgiftsansvariges personuppgifter. Fullständiga listor över Microsofts underleverantörer finns i respektive onlinetjänsts säkerhetscenter. Microsoft Office Säkerhetscenter Enligt underavsnitt Överföring till underleverantörer, sidan 10 kan kunden få meddelanden om tillägg av underleverantörer och har då en möjlighet att säga upp den berörda tjänsten om kunden inte accepterar underleverantören. e. Ska säkerställa att den personuppgiftsansvarige på lämpligt sätt har möjlighet att följa upp att personuppgiftsbiträden lever upp till den personuppgiftsansvariges krav på personuppgiftsbehandlingen och verkligen vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder. 27
10/17 Adresserat i avsnitt Microsoft-granskning av Onlinetjänster, sidan 13. f. Ska säkerställa att det finns tekniska och praktiska förutsättningar att utreda misstankar om att någon hos den personuppgiftsansvarige eller hos något personuppgiftsbiträde haft obehörig åtkomst till personuppgifterna. Adresserat i tabellen under avsnitt Säkerhet, sidorna 11-13. g. Ska säkerställa att parterna vet vilka åtgärder som ska vidtas vid avtalets upphörande så att personuppgiftsbiträdet inte har åtkomst till personuppgifterna därefter. Adresserat i avsnittet Datalagring, sidan 4, i underavsnittet Retur eller borttagning av kunddata, sidan 10 och Bilaga 1 till Standardavtalsklausulerna avsnittet e. Radera eller returnera kunddata, sidan 31. 4 Överföring till tredje land Särskilda regler gäller för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU-EES-området. Om personuppgifter kommer att behandlas av personuppgiftsbiträden i ett land utanför EU/EES ska ansvarig se till att något av undantagen från förbudet mot överföring av data till tredje land kan tillämpas, till exempel de s.k. standardavtalsklausulerna. Adresserat genom att EU:s standardkontraktsklausuler (Bilaga 3, sidan 28) har ingåtts. 5.2 Underleverantörer och kontroll Personuppgiftsbiträdet kommer att anlita underleverantörer. Den personuppgiftsansvarige har kännedom om vilka andra personuppgiftsbiträden som kan komma att behandla den personuppgiftsansvariges personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige kan säkerställa sin kontroll över behandlingen. Den personuppgiftsansvarige kan vid varje givet tillfälle underrätta sig om vilka underleverantörer som för tillfället deltar i behandlingen av personuppgifterna. En fullständig och uppdaterad lista på Microsofts underleverantörer för Office 365 finns på Microsofts Office 365 Säkerhetscenter. http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?docid=26&langi d=en-us Därutöver ges barn- och utbildningsnämnden enligt avsnitt Överföring till underleverantören i Villkor för Onlinetjänster rätt att få meddelanden om det läggs till underleverantörer och säga upp avtalet om de inte godkänner dessa. 28
11/17 5.3 Hantering av data För barn- och utbildningsnämnden är det av särskild vikt att personuppgiftsbiträden endast får behandla personuppgifter i enlighet med dess instruktioner och därmed säkerställa att personuppgiftsbiträdet inte behandlar personuppgifter för andra ändamål än dem som personuppgiftsbiträdet anlitats för. Speciellt viktigt i detta sammanhang är att personuppgifter och information som lagras i tjänsten inte kan användas i syfte för att vidareutveckla tjänsten eller rikta marknadsföring till tjänstens brukare då dessa är minderåriga och inte valt att använda tjänsten själva. Det är viktigt att det tydligt framgår av avtalstexter eller på annat sätt hur information används och vem som äger informationen. Nämnden har gjort en samlad bedömning att Microsofts molntjänst Office 365 uppfyller dessa fundamentalt grundläggande och ställda krav. Nämnden har baserat sin bedömning på information som finns i avtal Villkor för Onlinetjänster 1 oktober 2015 och den information som redovisas via Microsoft Trust Center. I Villkor för Onlinetjänster, tydliggörs explicit hur kunddata används och i vilka syften. På sidan 7, avsnitt Kunddataanvändning, står att läsa: Kunddata kommer att användas endast för att tillhandahålla Kunden Onlinetjänsterna, inklusive ändamål som är förenliga med att tillhandahålla dessa tjänster. Microsoft kommer inte att använda Kunddata eller härleda information från dem i reklamsyfte eller något annat liknande kommersiellt syfte. Parterna emellan, behåller Kunden alla rättigheter, äganderätter och intressen i och till Kunddata. Microsoft förvärvar inga rättigheter rörande Kunddata annat än de rättigheter Kunden ger Microsoft för att tillhandahålla Onlinetjänsterna till Kunden. Denna punkt påverkar inte Microsofts rättigheter gällande programvara eller tjänster Microsoft licensierar till Kunden. Bedömning görs att information lagrade i tjänsten eller personuppgifter kopplade till tjänsten, inte används för marknadsföring, direktreklam eller för att analysera och förbättra tjänsterna eller andra erbjudanden. Barn- och utbildningsnämnden värdesätter tydlighet i hur data hanteras för efterlevnad. Det ska finnas tekniska möjligheter till backup av enskilda dokument och epost som eventuellt raderas av misstag ska vara möjligt att återställa. Om information raderas av misstag ska det vara möjligt att återta sådana dokument. Barn- och utbildningsnämnden kan konstatera att behov och krav adresseras och efterlevs i tjänsterna i Office 365. Förutom att data inom ett Data Center speglas flera gånger så speglas också data över till ett sekundärt Data Center som kan tas i bruk i händelse av att det skulle behövas. Utöver denna inbyggda redundans av data så finns det i respektive tjänst möjligheter att återta information. I Exchange Online så finns det tydligt beskrivet hur länge data lagras och hur data kan återställas. I SharePoint Online och OneDrive Pro finns möjligheter att synkronisera data lokalt samt möjligheter att återta dokument och information på ett flertal nivåer. 29
12/17 5.4 Raderande av uppgifter Vid en uppsägning eller avslut av molntjänsten ges barn- och utbildningsnämnden ett val att antingen beordra Microsoft att radera uppgifterna eller ha kvar dem under minst 90 dagar för att möjliggöra ett kopierande och återtagande av uppgifterna. Barn- och utbildningsnämnden kommer att kunna tillse att uppgifterna raderas hos molntjänstleverantören inom en period om längst 180 dagar. 5.5 Avslut av tjänst I förhållandet mellan barn- och utbildningsnämnden som ansvarig och molntjänstleverantören som biträde är det viktigt att parterna vet vilka åtgärder som ska vidtas vid avtalets upphörande så att personuppgiftsbiträdet inte har åtkomst till personuppgifterna därefter. Utöver vad som sägs i punkten 5.4 ovan om raderande av uppgifter så utgör Microsofts avtalsupplägg med en rörlighet och flexibilitet mellan molntjänster och klassisk mjukvara på lokala servrar en garant för att barn- och utbildningsnämnden löpande skall kunna anpassa sitt upplägg efter ändrade risker och sårbarhet. Leverantören kan erbjuda tjänsten både som molntjänst samt som lokal installation vilket innebär en möjlighet att hämta tillbaka både tjänst och data om behovet skulle uppstå i framtiden. T.ex. via reviderade risk- och sårbarhetsanalyser. 6. Riskanalys Nedan räknas de risker upp som identifierats genom workshop och är strukturerade genom att identifiera risken, kort om konsekvenser i ord och schematiskt för att sen kopplas till en sannolikhet. Sannolikhetsskalan är graderad i 1-5 Konsekvenssnivåer 1. Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2. Lindrig Uppfattas som liten för såväl intressenter som kommunen. 3. Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4. Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa. 5. Mycket allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikhetsnivåer för fel: 1 Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig att fel kan uppstå. 2. Mindre sannolik Risken är mycket liten att fel kan uppstå. 3. Möjlig Det finns risk för att fel kan uppstå. 4. Sannolik Det är troligt att fel kan uppstå 5. Mycket sannolik Det är mycket troligt att fel kan uppstå. Konsekvens 4 1. Elevens material går förlorad pga systemfel. Förseningar och merarbete vilket kan skada förtroende på Riskvärde 30