Guide till Leader-aktionsgruppernas styrelsearbete

2012 L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e Guide till Leader-aktionsgruppernas styrelsearbete L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1

Innehållsförteckning Vi gratulerar dig, styrelseledamot!................................................ 3 1 Vad är en leader-aktionsgrupp?.............................................. 4 2 Programmet för utveckling av landsbygden i fastlandsfinland 2007 2013..... 6 2.1 Allmänt....................................................................................6 2.2 Prioriteringar och axlar.....................................................................6 2.3 Leader....................................................................................7 2.4 Aktionsgruppernas lokala utvecklingsplaner för landsbygden..............................7 3 Aktörer och ansvarsfördelning inom programmet för utveckling av landsbygden i fastlandsfinland............................. 8 3.1 Aktörer och ansvarsfördelning.............................................................8 3.2 Leader-arbetsgrupper.....................................................................9 4 Leader-aktionsgruppens verksamhet....................................... 10 4.1 Ramar för att verka som förening......................................................... 10 4.2 Villkor för Leader-metoden............................................................... 11 4.3 Övriga finansieringskällor................................................................ 15 5 Styrelsesammanträden..................................................... 15 5.1 Föreningslagen.......................................................................... 15 5.2 Föreningens stadgar..................................................................... 15 5.3 Trepartsprincipen........................................................................ 15 5.4 Suppleanter............................................................................. 17 5.5 Ordförandeskap......................................................................... 17 5.6 Turordning.............................................................................. 17 5.7 Avsätta en styrelseledamot.............................................................. 17 6 Styrelsen som beslutfattare................................................. 18 6.1 Sammanträden.......................................................................... 18 6.2 Protokoll................................................................................. 18 6.3 Firmateckningsrätt....................................................................... 19 6.4 Handläggning av projekt- och företagsstöd.............................................. 19 6.5 Jävs- och ansvarsfrågor.................................................................. 20 6.6 Ekonomiförvaltningens ansvarsområden................................................. 21 6.7 Riskhantering........................................................................... 21 7 Styrelsen som arbetsgivare................................................. 22 7.1 Arbetsavtal.............................................................................. 23 7.2 Lagstadgade försäkringar................................................................ 23 7.3 Företagshälsovård....................................................................... 23 7.4 Arbetsgivarens kom-ihåg-lista............................................................ 23 8 Aktiv styrelse............................................................... 24 8.1 Utvecklarens roll......................................................................... 24 8.2 Strategiarbetet........................................................................... 25 8.3 Styrelsen och utbildning................................................................. 25 8.4 Styrelsen och informationsförmedling................................................... 25 9 Självutvärdering av verksamheten.......................................... 25 10 Internationell inriktning.................................................... 26 11 Framtidsutsikter............................................................ 27 12 Ytterligare information..................................................... 27 Kontaktinformation:........................................................................... 27 2 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Vi gratulerar dig, styrelseledamot! Du deltar i ett viktigt arbete för att utveckla landsbygden. Din arbetsinsats är oumbärlig för att Leader-aktionsgrupperna ska lyckas. Styrelsearbetet är kreativt, krävande och utmanande, för spelfältet för aktionsgruppsarbetet är fartfyllt. När du utför ditt styrelseuppdrag är det bra att ha följande mening i åtanke: Att vara med i styrelsen är inget privilegium, utan ett ansvar. Du är förtroendevald i en förening som verkar som aktionsgrupp och utför Leader-baserat utvecklingsarbete för landsbygden. Därför är styrelsearbetet i aktionsgruppen lite speciellt. Syftet med den här guiden är att ge inkörnings -stöd till nya styrelseledamöter, men även som en minneslista för gamla rävar inom styrelsearbetet. Guiden är inte ett heltäckande rättesnöre inom styrelsearbetet. Syftet är heller inte att den ska fungera som vägledare vid tolkning av bestämmelserna. Syftet med guiden är att ge läsaren en översikt över Leader-aktionsgruppernas styrelsearbete inom olika delområden och perspektiv på många möjligheter. Aktionsgruppernas styrelser är viktiga aktörer för den finska landsbygden. De ger riktlinjerna för och möjliggör utveckling i sin region. Styrelserna för aktionsgrupperna har flera roller: utvecklare av landsbygden, arbetsgivare, skapare av kontakter, påverkare och regionens röst. Styrelsearbetet är utmanande och krävande, men säkerligen också givande. Vi behöver entusiastiska, aktiva och professionella styrelser för aktionsgrupperna. Vi vill stödja er i ert viktiga arbete! Vi hoppas att den här guiden kan hjälpa er i ert styrelsearbete. Vi önskar er stor glädje och entusiasm i ert utvecklande av landsbygden! Jord- och skogsbruksministeriet, Landsbygdsverket och Landsbygdsnätverksenheten Lundo 11.4.2011 Heli Walls och Eeva Mettälä-Willberg Leader-aktionsgruppen Varsin Hyvä ry L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 3

1 Vad är en leader-aktionsgrupp? Aktionsgruppen är en registrerad förening som stödjer invånarna på landsbygden i att utveckla sin egen region, öka dess trivsel samt skapa arbetstillfällen och företag. Leader-aktionsgruppen är både en förening och ett verksamhetssätt. Den praktiska verksamheten utförs av arbetstagare som är anställda av föreningen och föreningens styrelse ansvarar för den. Som registrerad förening omfattas Leaderaktionsgrupperna av föreningslagen och övriga villkor i anslutning till den, såsom föreningens egna bestämmelser. Leader-metoden innefattar däremot mer än föreningsverksamheten. Det är en metod för utveckling av landsbygden som bygger på nerifrån-och-upp-principen. Leader-metoden vilar på sju grundläggande principer, som fastställs i Rådets landsbygdsförordning (EG) nr 1698/2005 De grundläggande principerna för Leaderverksamheten är följande: 1. Regionspecifika lokala utvecklingsstrategier har utarbetats för noggrant definierade landsbygdsområden i de ekonomiska regionerna 2. Partnerskap mellan den offentliga och den privata sektorn på lokal nivå 3. Ett angreppssätt nerifrån och upp där beslutsbefogenheterna i upprättandet och genomförandet av de lokala utvecklingsstrategierna innehas av lokala aktionsgrupper 4. Planering och genomförande av en branschövergripande strategi som bygger på växelverkan mellan aktörer och projekt inom olika branscher inom det lokala näringslivet 5. Tillämpning av innovativa angreppssätt 6. Genomförande av samarbetsprojekt 7. Nätverkande för lokala partnerskap. 4 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Med hjälp av de grundläggande principerna vill man bidra till att förberedelserna av projekt görs och beslutanderätten över de projekt som finansieras innehas av vanliga människor, som är de främsta experterna på sin hembygd. Aktionsgrupperna är föreningar som är öppna för alla och vars verksamhet alla människor och sammanslutningar som är intresserade av att utveckla sin region kan påverka. Idéerna och projektansökningarna kommer från människor och grupper i regionen, och man har inte kunnat besluta om deras innehåll på förhand när man skrev utvecklingsplanen. I Leader-arbetet ingår det att testa och främja nya verksamhetssätt, ett jämlikt deltagande och beslutsfattande, nätverkande och en hållbar utveckling. För att utvecklingsrollen ska förbli levande ska aktionsgruppen vara föränderlig och flexibel. En central del av verksamhetssättet är att samla styrelsen enligt den så kallade trepartsprincipen, som vi redogör för mer i detalj nedan. Vid hanteringen av ärenden som rör Leaderverksamheten gäller EU:s förordningar och bestämmelser samt inhemska lagar, förordningar och författningar kopplade till landsbygdsprogrammet. Föreningens styrelse ska informera om sina beslut, ge heltäckande information om sin utvecklingsplan och finansieringsmöjligheter, informerar om styrelsens sammansättning samt om vilka projekt som finansierats och som pågår. Den Leader-baserade utvecklingen av landsbygden finansieras via programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 5

2 Programmet för utveckling av landsbygden i fastlandsfinland 2007 2013 2.1 Allmänt Programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland 2007 2013 strävar efter att bevara en livskraftig landsbygd, förbättra miljöns tillstånd och en hållbar användning av förnybara naturtillgångar. Prioriteringarna är följande: 1. Bedriva jord- och skogsbruk på ett ekonomiskt och ekologiskt hållbart samt etiskt godtagbart sätt i hela Finland 2. Bedriva en verksamhet som främjar och utvecklar företagens konkurrenskraft, nyföretagande och nätverksbildning bland företagare för att göra näringslivet på landsbygden mer mångsidigt och förbättra sysselsättningen 3. Främja lokala frivilliga åtgärder för att öka landsbygdens livskraft och livskvaliteten på landsbygden Den offentliga finansieringens andel är sammanlagt 6,8 miljarder euro, varav cirka två miljarder euro kommer från landsbygdsfonden. Den privata finansieringen beräknas uppgå till omkring en miljard euro, vilket ger en sammanlagd finansiering för programmet på cirka 7,8 miljarder euro. Leader-metoden tillämpas under programperioden 2007 2013 i hela landet. Den kan tillämpas inom alla fyra axlar inom programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland. I axel 4 förenas de innehållsmässiga målen i alla axlar, som förverkligas via 55 lokala Leader-föreningar. Ett eget utvecklingsprogram för landsbygden har sammanställts för Åland och där finns det en verksam Leader-aktionsgrupp. Programmet finansieras via Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (landsbygdsfonden) samt med statliga, kommunala och privata medel. 2.2 Prioriteringar och axlar Prioriteringarna för programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland bygger på en läges- 6 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

analys av landsbygden. De aspekter som analyserats är befolkningen, näringar, ekonomin, sysselsättningen, service, infrastruktur, kunskaper, gemenskap, kultur och miljöns tillstånd. Utgångspunkten i analysen är tredelningen av landsbygden, som delar in lands bygden i landsbygd i närheten av städer, egentlig landsbygd och glest bebyggd landsbygd. Finansieringen av programmet har huvudfokus på den glest bebyggda landsbygden och den egentliga landsbygden. Programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinlands medel fördelas på de fyra axlarna i programmet Axel 1: Att förbättra jord- och skogsbrukets konkurrenskraft (cirka 8,2 % av den offentliga finansieringen i hela programmet) Axel 2: Att förbättra miljön och landsbygden (cirka 80,6 %) Axel 3: Livskvalitet och diversifierad ekonomi på landsbygden (cirka 7,1 %) Axel 4: Leader-metoden (cirka 3,6 %) 2.3 Leader Leader-metodens, det vill säga axel 4, offentliga finansieringsandel under programperioden 2007 2013 är cirka 247 miljoner euro. Leadermetoden, axel 1, medlen för åtgärd 411 kan användas för 111 åtgärder inom yrkesutbildning och information 123 Högre värde på jord- och skogsbruksprodukter 124 Samarbete om utveckling av nya produkter, processer och tekniker inom jordbruks- och livsmedelssektorn samt inom skogsbrukssektorn Leadermetoden, axel 2, medlen för åtgärd 412 kan användas för 214 Stöd för miljövänligt jordbruk, specialstödsavtal till föreningar för skötsel av vårdbiotoper och våtmark 216 Icke-produktiva investeringar, iståndsättning av vårdbiotoper och anläggning av våtmarker Leadermetoden, axel 3, medlen för åtgärd 413 kan användas för 311 Diversifiering till annan verksamhet än jordbruk 312 Stöd för etablering och utveckling av mikroföretag 313 Främjande av turismverksamhet 321 Grundläggande tjänster för ekonomin och befolkningen på landsbygden 322 Förnyelse och utveckling av byarna 323 Bevarande och uppgradering av natur- och kulturarvet på landsbygden 331 Utbildning och information Axel 4 innefattar dessutom åtgärderna 421 Interterritoriellt och gränsöverskridande samarbete 431 Leader-verksamhetspengar 2.4 Aktionsgruppernas lokala utvecklingsplaner för landsbygden EU:s program för landsbygdsutvecklingen ger riktlinjerna för programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland och de utvecklingsplaner för landsbygden som upprättas av ELY-centralerna som ska genomföras inom detta samt de lokala utvecklingsplanerna för landsbygden som utarbetats av Leader-aktionsgrupperna. Varje Leader-förening har en egen lokal utvecklingsplan för landsbygden, och enligt prioriteringarna i denna väljer gruppens styrelse ut de utvecklings- och företagsprojekt som ska finansieras. Programmen har utarbetats tillsammans med invånarna, sammanslutningar och andra aktörer i regionen. Jord- och skogsbruksministeriet och var och en av aktionsgrupperna undertecknade i november 2007 ett avtal om genomförandet av en lokal utvecklingsplan. Enligt avtalet är aktionsgruppens centrala uppgift att aktivera, ge råd och hjälpa lokala aktörer i att förbereda och genomföra projekten. Ministeriet ska å sin sida ge den årliga fullmakten för beviljande åt aktionsgruppen, det vill säga medel för verksamheten och finansiering av projekten. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 7

3 Aktörer och ansvarsfördelning inom programmet för utveckling av landsbygden i fastlandsfinland 3.1 Aktörer och ansvarsfördelning Jord- och skogsbruksministeriet (JSM) är den förvaltningsmyndighet som ansvarar för programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland samt planeringen av det, lagstiftningen och finansieringen samt fördelningen av finansieringen bland regionerna. Ministeriet väljer aktionsgrupperna, godkänner deras lokala planer, tilldelar finansieringen till varje grupp och ingår avtal med grupperna. Landsbygdsverket (Mavi) administrerar stöden på riksnivå, ger anvisningar om genomförande, utarbetar blanketter och ansvarar för utbetalning och övervakning av stöden. Dessutom administrerar Mavi extranätet Aitta, som är förvaltningsmyndigheternas informationskanal för aktionsgrupperna. På ELY-centralerna fattas myndighetsbeslut om de projekt som aktionsgrupperna förordar och man handlägger betalningsansökningar där. ELYcentralerna finansierar också utvecklingsprojekt som ansökt direkt hos dem samt företagsstöd och investeringar i jordbruksföretag och miljöstöd. Leader-aktionsgrupperna ansvarar för att genomföra den lokala utvecklingsplanen i sin region, finansierar projekt i enlighet med den och beviljar företagsstöd. Beslutsfattandet består av två delar: i grupperna begrundar man projektens ändamålsenlighet och ELY-centralen kontrollerar att projekten är lagenliga. Utöver beslutsfattandet är en viktig uppgift för Leader-aktionsgrupperna att aktivera och tillhandahålla rådgivning åt dem som ansöker om projekt. Landsbygdsnätverksenheten är en enhet inom jord- och skogsbruksministeriet som har till uppgift att främja nätverksbildning inom aktionsgrupperna. Landsbygdsnätverksenheten anordnar utbildning som riktar sig till alla aktionsgrupper och hjälper även aktionsgrupperna med internatio- 8 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Jord- och skogsbruksministeriet Strategi och nationella utvecklingsprogram Lagstiftning och finansiering Uppföljning av programmets genomförande Val av aktionsgrupper och godkännande av lokala utvecklingsplaner Landsbygdsnätverksenheten Informerar Utbildar Främjar internationell verksamhet Bygger upp samarbete Landsbygdsverket Verkställande: planering, utveckling, uppföljning Betalning och kontroll av medel Aktionsgrupper (55) Lokal utvecklingsplan Genomförande av planen Aktivering Hantering av projektförslag Övriga aktörer på lokal nivå ELY-centraler (15) Regional utvecklingsplan Beviljande av stöd Betalning Tillsyn Kommuner Aktivering Skapa en förvaltningsmiljö Delfinansiärer av projekt Administrering av miljöstöd och LFA-stöd Stödmottagare nell verksamhet. Dessutom administrerar enheten webbplatsen http://www.landsbygd.fi och går ut med aktuella utskick via e-post. 3.2 Leader-arbetsgrupper Arbetet i aktionsgrupperna utvecklas ständigt och frågor som är gemensamma för grupperna behandlas i olika arbetsgrupper på nationell nivå. En temagrupp för lokal utveckling är en grupp som tillsatts av Landsbygdspolitikens samarbetsgrupp, som har till uppgift att utveckla Leadermetoden och stärka den som medel för lokal utveckling. Temagruppen främjar internationell verksamhet och förbereder den kommande programperioden när det gäller aktionsgrupps- arbetet. I gruppen finns lokala aktionsgrupper, ELYcentraler, ministerier inom centralförvaltningen, Landsbygdsverket, Landsbygdsnätverksenheten och intressegrupper representerade. Gruppen är verksam under JSM:s ordförandeskap. Landsbygdsnätverket har en egen Leaderarbetsgrupp som har hand om frågor som har med aktionsgruppernas utbildning och samarbete att göra, inklusive det internationella samarbetet. Byaverksamhet i Finland rf har en Leader-avdelning. Den har till uppgift att formulera gemensamma ståndpunkter bland aktionsgrupperna och bidra till att utveckla Leader-metoden samt frågor som har med genomförandet av Leader-programmet att göra. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 9

4 Leader-aktionsgruppens verksamhet 4.1 Ramar för att verka som förening 4.1.1 Föreningslagen Grunden till aktionsgruppens verksamhet är föreningslagen och föreningens egna bestämmelser. Föreningslagen finns på adressen http://www. finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1989/19890503 4.1.2 Medlemmar En förening lever på sina medlemmar. Därför är det viktigt att det är lätt att bli medlem. Privatpersoner, sammanslutningar, företag och offentliga instanser, alltså alla, kan bli medlemmar i en Leader-förening. A och O i arbetet i aktionsgruppen är att verksamheten bedrivs nerifrån och upp, och har som mål att få med nya aktiva människor i verksamheten. Genom sina medlemmar förnyas aktionsgrupperna och förblir levande. Inom styrelsen bör man diskutera hur man kan främja en ökning av antalet medlemmar, men också hur man kan få medlemmarna att engagera sig i den praktiska verksamheten. Om man ska ta ut en medlemsavgift eller inte är upp till varje förening att själva besluta om, men traditionellt ingår det en medlemsavgift i föreningsverksamhet. Finlands Leader-aktionsgrupper består av sammanlagt över 10 000 medlemmar. Medlemsantalet är ett viktigt mått på verksamhetens omfattning och öppenhet. 4.1.3 Årsmöte Beslutanderätten i en förening tillkommer medlemmarna (föreningslagen 4 kap. 16 ). Därmed har årsmötet den högsta beslutanderätten. Styrelsemötet ska hållas vid en tidpunkt som fastställs i stadgarna. Om föreningsmöte inte har sammankallats, har varje föreningsmedlem rätt att kräva att möte ska hållas. I föreningslagen och föreningens stadgar regleras detta mer i detalj. Gränsdragningen när det gäller vilka frågor som styrelsen självständigt får besluta om och vilka frågor som man måste ta upp på årsmötet beror på omfattningen på den aktuella frågan och dess betydelse för föreningens verksamhet. I föreningens stadgar kan detta särskilt fastställas. Om så inte är fallet ska föreningens styrelse utreda om de har tillräcklig behörighet för exempelvis mycket viktiga ekonomiska beslut eller åtaganden. 1 0 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

4.1.4 Styrelsen Styrelsen fungerar som föreningens representant. I styrelsens uppgifter ingår i regel alla ärenden som har med skötseln av föreningen att göra som inte enligt lag eller föreningens stadgar hör till frågor som man ska besluta om på årsmötet. Styrelsen har en aktiv roll i arbetet i aktions grupperna. I uppgifterna som åligger styrelsen för en lokal aktionsgrupp ingår förutom så kallade normala styrelseuppdrag (t.ex. styrelsen som arbetsgivare) dessutom åtskilliga andra funktioner som är typiska för just arbetet inom aktionsgrupperna. I de konkreta uppgifterna som åligger aktionsgruppens styrelse ingår bland annat att hitta nya verksamhetsmodeller för landsbygdsutveckling, genomförande av dessa verksamhetsmodeller med hjälp av projekt, informera om arbetet i aktionsgruppen och dess möjligheter, fatta beslut om projektfinansiering samt att följa upp projekt. Styrelsen beslutar om huvudlinjerna i aktionsgruppens verksamhet, som personalen genomför i sin verksamhet. Styrelsen ser till att personalen har möjlighet att utföra sina dagliga rutinuppgifter på ett smidigt sätt. Styrelsen ansvarar för föreningens verksamhet. Styrelsen agerar stöd till personalen. År 2009 var bestod aktionsgruppernas styrelser av i genomsnitt 12 medlemmar. 4.1.5 Personal Den anställda personalen hos aktionsgruppen sköter de dagliga löpande ärendena och de uppgifter som styrelsen ger dem i uppdrag att utföra. Personalen är ansvarig för sin verksamhet inför styrelsen. Aktionsgrupperna har i regel mellan en och tre anställda: verkställande direktören, en ekonomiansvarig och en projektrådgivare. Utöver dessa kan det finnas särskilda projektanställa. Alla är inte nödvändigtvis anställda på heltid. 4.2 Villkor för Leader-metoden 4.2.1 Lagar och förordningar Leader-verksamheten styrs av nationella lagar och förordningar kopplade till genomförandet av programarbetet. De viktigaste av dessa är lagen om stöd för utveckling av landsbygden och förordningar om stöd till projektverksamhet och företagsverksamhet. Utöver dessa har både Europeiska unionens råd och kommissionen kommit med diverse förordningar rörande utvecklingen av landsbygden för programperioden 2007 2013. Man kan bekanta sig närmare med lagar och förordningar på ministeriets webbplats http:// www.mmm.fi/sv/index/amnesomraden/utvecklingavlandsbygden/perioden20072013/forfattningar.html Utöver lagar och förordningar ger Landsbygdsverket anvisningar och bestämmelser för genomförandet av programmet, där man fastställer mer i detalj vad som är möjligt och inte. Lagstiftningen och anvisningarna sätter ramarna för finansieringen. En lokal egen utvecklingsplan ger styrelsen innehållsmässiga villkor för vilka typer av Leader-projekt som kan finansieras inom det egna området. För att underlätta det valet har varje grupp egna urvalskriterier för de egna projekten i sina planer, som aktivt ska användas i handläggningen av projekten. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1 1

4.2.2 Mål Aktionsgruppen dess personal, styrelse och föreningsmedlemmar genomför en egen lokal utvecklingsplan för landsbygden, i vilken man har fastställt de kvantitativa och kvalitativa målen för verksamheten. Man bör återvända till utvecklingsplanen då och då och uppdatera den allteftersom arbetet fortskrider. Det faktiska målet är att utföra ett högkvalitativt och systematiskt utvecklingsarbete för landsbygden. Målet är inte endast att använda pengarna. 4.2.3 Egna förfaringssätt Utgångspunkten för arbetet i aktionsgrupperna är aktionsgruppens självständighet. Aktionsgruppen bestämmer själv vilka förfaringssätt som ska tillämpas. Detta innebär att föreningen förutom att följa bestämmelserna i föreningslagen och den egna utvecklingsplanen även ska sätta upp sina egna spelregler, en intern arbetsfördelning och egna beslutandeprocesser. De instanser som är ansvariga för programmen (JSM, Mavi) kräver att aktionsgrupperna ska ha egna interna förfaringssätt, så kallade förvaltningsföreskrifter. Tydliga egna förfaringssätt underlättar all verksamhet betydligt. Förfaringssätten kan exempelvis innehålla fastställande av föreningens arbetsfördelning (vilket är personalens/styrelsens/styrgruppens ansvarsområde), processen för hantering av projektansökningar (ansökningstider, behandling i arbetsgruppen, behandling av styrelsen), finansieringsprinciper och övriga processer kopplade till utveckling. I anvisningarna är det bra att även ta upp sekretessaspekter: vilka uppgifter är konfidentiella, vilka är offentliga och vem ansvarar för informationsförmedlingen. Även internationaliseringsplaner och -åtgärder kan höra till de gruppspecifika förfaringssätten. 4.2.4 Arbetsfördelning Som nämns ovan ska aktionsgruppen själv fastställa en tydlig arbetsfördelning mellan de olika aktörerna. I regel är aktionsgruppens arbete för delat mellan personalen, styrelsen, arbetsgrupperna och styrgrupperna. 4.2.5 Arbetsgrupper som lyder under styrelsen Styrelsen för aktionsgruppen kan vid behov tillsätta temaarbetsgrupper, projektarbetsgrupper eller motsvarande. I arbetsgrupperna diskuterar man riktlinjerna för temat och förbereder förslag till styrelsen. I regel ingår det även i arbetsgruppens uppgifter att förbereda projektansökningarna och diskutera innehållet i dem. Vid hanteringen av dessa måste man komma ihåg att iaktta sekretessen. Man bör absolut vara noggrann när det gäller kopplingarna och informationsutbytet mellan arbetsgrupperna och styrelsen. Eftersom hörnstenen i arbetet i aktionsgrupperna är öppenhet har man bildat arbetsgrupper för att få fler aktiva människor. I arbetet i arbetsgrupperna drar man nytta av experter inom olika yrkesgrupper för att få en bredare syn på förberedelserna av projekten. 1 2 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

4.2.6 Projektens styrgrupper Man kan tillsätta en officiell styrgrupp för Leaderprojekten eller en inofficiell uppföljningsgrupp till stöd för genomförandet av projektet. Styrgruppens uppgift är att övervaka och styra projektet för att se till att det genomförs i enlighet med projektplanen och finansieringsbeslutet samt fungera som stöd till utföraren av projektet i frågor som har med det praktiska genomförandet av projektet att göra. Tillsättning av styrgruppen (officiell styrgrupp) En styrgrupp ska tillsättas för projekt som gäller nationell verksamhet och verksamhet mellan regioner samt huvudsakligen för alla aktionsgruppers egna projekt. Dessutom ska en styrgrupp tillsättas för så omfattande projekt vars godtagbara kostnader uppgår till minst 300 000 euro och som beviljas hundraprocentigt stöd. Vid projekt som understiger 20 000 euro tillsätts ingen styrgrupp, om det inte finns vägande skäl till det. Man kan också tillsätta en styrgrupp för projekt som har omfattande verkningar på företagsverksamheten, verksamhetsbetingelserna för regionens näringsidkare eller för den regionala välfärden. Tillsätta en styrgrupp ELY-centralen kan kräva att den sökande innan beslutet om beviljande av stöd tillsätter en styrgrupp och föreslår medlemmarna i den, om den sökande inte har gjort detta i sin ansökan om projektstöd och bör ha gjort detta enligt lag (Statsrådets förordning om stödjande av projektverksamhet på landsbygden 56 ). I styrgruppen ska utöver den beviljande myndigheten även övriga instanser som deltar i finansieringen av projektet vara representerade samt ett tillräckligt stort antal experter i förhållande till projektets omfattning. Stödmottagaren utser medlemmarna i styr gruppen med undantag av representanten från den myndighet som beviljar stödet. Aktionsgruppens styrelse har det yttersta ansvaret för att utse medlemmarna i styrgruppen. Till medlemmar i styrgruppen får inte utses någon som inte har givit skriftligt samtycke till detta. (Lag om stöd för utveckling av landsbygden 22 ) Styrgruppens storlek varierar, och det finns inga särskilda krav på dess storlek. Det viktigaste är att styrgruppens medlemmar kan fungera som stöd för genomföraren av projektet. Det innebär att styrgruppens medlemmar ska känna till projekt planen för projektet och känna till programmet för utveckling av lands bygden i Fastlandsfinland och tillhörande föreskrifter. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1 3

Uppföljningsgrupp till stöd för genomförandet av projektet (Inofficiell styrgrupp) Man kan också tillsätta en inofficiell uppföljningsgrupp till stöd för projektet. Verksamhetsprinciperna för en sådan grupp är de samma som för en officiell styrgrupp: att följa upp projektet i sin helhet under projektets gång. Oberoende av om man tillsätter en styrgrupp för projektet eller inte är det viktigt att styrelsen håller kontakt med de projekt som den finansierar. Detta är viktigt för att dra lärdomar och kontinuerligt utveckla verksamheten. På styrelsemötena bör man avsätta tid för att titta på återkoppling från projekten och dra nödvändiga slutsatser. 4.2.7 Projekt- och företagsstöd Styrgruppens medlemmar ska känna till projektplanen och vara medvetna om föreskrifterna rörande programmet för att kunna fungera som stöd till genomföraren. Ansvaret för att genomföra projektet ligger emellertid hos den som sökt projektstöd, och ansvaret kan inte läggas över på styrgruppen. Styrgruppens uppgifter på styrgruppens möte På styrgruppens möten behandlas utöver den allmänna mötespraxisen aktuella frågor som rör projektet: vad har hänt i projektet hittills och vad kommer man att göra härnäst i projektet samt frågor som kommer upp under projektets gång. På mötet går man igenom den ekonomiska situationen för projektet och eventuella behov av förändringar i projektplanen. På styrgruppens möte godkänner styrgruppen även uppföljningsuppgifterna (indikatorblanketterna), interrimsrapporterna och slutrapporterna för projektet innan de vidarebefordras till projektets finansiär. Projekt- och företagsstöden är den mest konkreta utvecklingsåtgärden som aktionsgruppen vidtar. Via Leader-aktionsgrupperna kan man ansöka om finansiering för investeringar i och för att utveckla ett företag samt för att ge lön åt de första arbetstagarna utifrån. Utöver detta kan man finansiera projekt som strävar efter att öka mångfalden i näring slivet, utbildningsprojekt samt allmännyttiga investeringar och utvecklingsprojekt som kan vara regionala, interregionala eller internationella. Föreningar kan även ansöka om miljöstöd från ELY-centralen under förutsättning av Leadergruppen stödjer ansökan. Projekt och föremål för företagsstöd får inte väljas ut och finansieras slumpmässigt. Det är viktigt att styrelsen medvetet finansierar projekt och företag som man ser är direkt lämpliga i förhållande till aktionsgruppens lokala utvecklingsplan. Ett enskilt projekt eller företagsstöd förändrar inte nödvändigtvis den egna regionen, men tillsammans förverkligar de aktionsgruppens utvecklingsplan. 1 4 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

4.3 Övriga finansieringskällor Aktionsgrupperna har en bredare roll som utvecklare i sin region än enbart via Leader-finansieringen. Aktionsgrupperna kan ansöka om finansiering från nationella regionutvecklingsprogram och EU:s strukturfonder. Exempel på sådan finansiering är det regionala kohesions- och konkurrenskraftsprogrammet (KOKO) och Europeiska socialfonden (ESF) eller Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF). Det finns många program och möjligheter när det gäller utveckling, och man bör även utnyttja dem även på lokal nivå. De regionala fiskerigrupperna är det senaste exemplet på utvidgning av aktionsgruppsarbetet. Grupperna arbetar med att styra Europeiska fiskeri fondens stöd för att utveckla fiskerinäringen och fisketurismen i sina regioner. Grupperna verkar i anslutning till Leader-aktionsgrupperna. Varje fiskeri grupp har utarbetat en utvecklingsstrategi för fiskerinäringen i sin region. Det finns sju fiskerigrupper i Finland: http://www.mmm.fi/fi/index/ ektr/kalatalousryhmat.html Medlemmar i styrelsen för aktionsgruppen ska vara medvetna om den verksamhet som finansieras via olika program och dess villkor. I olika program varierar bland annat den kommunala finansieringens roll och det kan finnas olika typer av ansvarsfrågor kopplade till denna. Personalen bör ge den nya styrelsen information om omfattningen på verksamheten i sin helhet och mekanismerna i verksamheten inom olika program. Aktionsgrupperna kan även ha egen kapitalanskaffning. Föreningen beslutar till att börja med om vilka medlemsavgifter som eventuellt ska tas ut och kan samla in pengar på samma sätt som andra föreningar. Aktionsgrupperna bör även utreda möjligheten att få finansiering från olika stiftelser, kommuner, landskap och ministerier. 5 Styrelsesammanträden 5.1 Föreningslagen Enligt föreningslagen ska föreningen ha en styrelse som väljs på föreningens årsmöte i enlighet med föreningens stadgar. Det är frivilligt att vara styrelseledamot, men om man godtar uppdraget har man samtidigt lovat att sköta de uppgifter som åligger styrelsen enligt föreningslagen. Gruppen och dess styrelse ska ha för troende hos invånarna i regionen. 5.2 Föreningens stadgar I föreningens stadgar fastställs ramarna för gruppens verksamhet, som bland annat är bestämmelser rörande styrelsens sammansättning. Arbetet i aktionsgruppen är förknippat med särdrag som gör att det skiljer sig från vanligt föreningsarbete, som exempelvis när det gäller vilka instanser som ligger bakom styrelseledamöterna (den så kallade trepartsprincipen) samt regional representation. Styrelsesammanträdena bör ske i enlighet med föreningens stadgar, föreningslagen och de sär skilda villkoren som gäller Leader-metoden. 5.3 Trepartsprincipen Aktionsgruppens styrelse ska sammanträda enligt den så kallade trepartsprincipen. Trepartsprincipen betyder att en tredjedel av styrelseledamöterna representerar den offentliga förvaltningen, L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1 5

en tredjedel lokala föreningar och företag och den sista tredjedelen invånarna på landsbygden. Genom trepartsprincipen säkerställer man att det råder öppenhet och jämlikhet i deltagandet i beslutsfattandet enligt det som krävs av aktionsgruppsarbetet samt att man får med nya människor i det lokala utvecklingsarbetet. Genom att följa trepartsprincipen tryggar man även den lokala aktionsgruppens verksamhetsmöjligheter på lång sikt. Trepartsprincipen är ett effektivt sätt att se till att Leader-metoden och -medlen verkligen fördelas mellan de tre parterna: invånarna och småföretagarna på landsbygden, föreningar och den lokala offentliga förvaltningen. JSM följer noggrant upp att trepartsprincipen följs. Aktionsgruppsarbetet får inte vara en verksamhet som bedrivs inom en inre krets, utan ska vara ett så brett samarbete som möjligt. Representanterna från den lokala offentliga förvaltningen består av ledamöter i kommunfullmäktige, ledamöter i kommunstyrelsen, kommundirektören, kommunsekreteraren, näringsombudsmannen, landsbygdssekreteraren, kommuningenjören och andra motsvarande tjänsteinnehavare och förtroendemän. Eventuella personer som innehar ledande befattningar på utbildningsanstalter som ansöker om stöd räknas till den lokala offentliga förvaltningens tredjedel. Dessutom betraktas ord föranden för kommittéer eller nämnder som tillsatts av kommunen, i vars arbetsuppgifter det ingår frågor om landsbygdens utveckling, som representanter för kommunen. Arbetstagare eller förtroendemän som innehar ledande befattningar inom landskapsförbund eller församlingar (t.ex. landskapsdirektörer, kyrkoherdar, landskapsförbundets fullmäktige och medlemmar i kyrkofullmäktige) räknas till tredjedelen för den lokala offentliga förvaltningen. Representanterna för föreningar är styrelseordföranden och -ledamöter i beslutande ställning inom organisationer kopplade till landsbygdsutveckling, såsom byaföreningar, byalag, 4H-föreningar, Mannerheims Barnskyddsförbund, jägarorganisationer, producent- och rådgivningsorganisationer, hushållningssällskap, företagsföreningar, ungdomsföreningar, lantmannagillen eller ordförande och medlemmar i övriga motsvarande aktörers styrelser eller anställda i ledande ställning inom dessa. Invånare på landsbygden: Det är viktigt att en tredjedel av styrelseledamöterna består av lokala landsbygdsbor som inte via sitt arbete eller på grund av sin ställning i övrigt representerar den lokala offentliga förvaltningen eller sådana föreningar och stora företag som har frågor som hör till aktionsgruppens verksamhetsområde som intresseområde. Styrelsens sammansättning följs upp varje år. Enskilda småföretagare (under 10 årsverk) hör till tredjedelen bestående av landsbygdens invånare. 1 6 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

Man bör diskutera i styrelsen vems uppgift det är att vid årsmötet granska att den nya styrelsen som väljs följer trepartsprincipen. I praktiken representerar ordföranden för det mesta aktionsgruppens styrelse. Detta innebär att ordföranden ska vara insatt i aktionsgruppsarbetets särdrag och bestämmelser. Inga särskilda kvoter för kvinnor eller ungdomar (under 25 år) har införts i aktionsgruppernas styrelser. Andelen kvinnor och ungdomar bland styrelseledamöterna följs dock upp under hela programperioden. 5.4 Suppleanter Suppleanter till styrelseledamöterna ska väljas. Enligt programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland ska man utse en suppleant för varje styrelseledamot, som ska representera samma tredjedel som den ordinarie medlemmen. Varje grupp bestämmer om suppleanterna får närvara vid styrelsemötena när de ordinarie medlemmarna är närvarande. Suppleantens roll ska inte underskattas, för om exempelvis den ordinarie styrelseledamoten är jävig har suppleanten beslutanderätt i det ärende som behandlas. Med tanke på verksamhetens öppenhet är det viktigt att även få suppleanterna att delta i verksamheten och i att informera om den. 5.5 Ordförandeskap Ordföranden har en central roll i styrelsen: Ordföranden fungerar som en länk mellan den verkställande direktören och styrelsen. 5.6 Turordning Turordningen för styrelseledamöterna fastställs i föreningens stadgar. Denna regel ska följas bokstavligen. Enligt JSM:s riktlinjer kan en styrelseledamot vara ledamot i styrelsen eller styrelseordförande i en sammanhängande period om högst sex år. På så sätt säkerställer man en omsättning av styrelseledamöterna. Genom turordningen säkerställs omsättningen i styrelsen och därmed ett brett samarbete inom aktionsgruppen. 5.7 Avsätta en styrelseledamot Styrelseledamöterna har rätt att avgå från sitt uppdrag av personliga skäl som exempelvis sjukdom, flytt från orten eller andra liknande skäl. En styrelseledamot kan avsättas från sitt upp drag om han eller hon inte åtnjuter föreningens medlemmars förtroende. Precis som när det gäller valet av styrelse beslutar man om att avsätta styrelseledamöter på föreningens årsmöte. Ordföranden har stor inverkan på vilken sorts diskussionskultur som skapas inom styrelsen. Ordföranden ska komma ihåg grundprinciperna för aktionsgruppsarbetet öppenhet, genomsynlighet, opartiskhet och leda styrelsearbetet i enlighet med dessa. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1 7

6 Styrelsen som beslutfattare I frågor som rör Leader-finansiering verkar föreningens styrelse och de arbetsgrupper och styrgrupper som lyder under den under tjänstemannaansvar (för mer information, se nedan). Praktiska frågor, som bland annat hur styrelsen fungerar, arbetsfördelning och ansvarsområden, kommer man i regel överens om genom gruppspecifika förfaringssätt. I medlemskapet i styrelsen ingår det även ett aktsamhetskrav som innebär att styrelseledamoten ska vara så aktsam som möjligt när det gäller att följa lagar, bestämmelser, föreningens regler och föreningens beslut. 6.1 Sammanträden För kontinuiteten i verksamheten rekommenderas det att styrelsen sammanträder regelbundet. Eftersom det handlar om föreningar som verkar för att utveckla landsbygden och avstånden ofta är långa är det bra att välja en central mötesplats eller att rättvist växla mellan olika områden. När man bestämmer tidpunkt för mötet ska man ta hänsyn till tidsplanerna för olika instanser (t.ex. projekttidsplanen för sökande). Vilken mötesersättning som ska utgå beslutar man om på årsmötet. Det är bra att säkerställa på förhand att mötet är beslutfört. 6.2 Protokoll Föreningen ska besluta om (i stadgarna eller på årsmötet) hur protokollen ska granskas. På mötet kan man exempelvis välja protokolljusterare eller så kan protokollen godkännas på nästa möte. Föreningen får själv bestämma ifall protokollen ska vara offentliga, men i offentligt finansierad verksamhet ingår det alltid öppenhet och genomsynlighet, vilket man bör ha i åtanke i detta fall. Om protokollen är tillgängliga offentligt, exempelvis på kommunernas anslagstavlor och webbplatser ska man dölja exempelvis information som har med lönehantering att göra, personbetecknin- 1 8 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

gar, pengabelopp och personliga uppgifter, liksom information kopplad till projekthandläggningen, bland annat affärshemligheter och motsvarande punkter som hänvisar till sådant som ska hållas konfidentiellt. 6.3 Firmateckningsrätt Styrelseordföranden har i regel rätt att skriva under i föreningens namn, såtillvida denna rättighet inte har begränsats i föreningens stadgar. Föreningen bör kontrollera firmateckningsrätten i de egna stadgarna och alltid anmäla alla ändringar i firmateckningsrätten till Patent- och registerstyrelsens föreningsregister. Föreningens firmatecknare framgår av föreningsregisterutdraget och begränsningar av firmateckningsrätten framgår av föreningens stadgar. I föreningens stadgar kan man utöver styrelseordföranden även ge firmateckningsrätt till exempelvis en styrelseledamot, anställd eller någon annan person som styrelsen eller föreningsmötet har tilldelat personlig firmateckningsrätt. I fastställandet av firmateckningsrätt är det bra att vara uppmärksam på att man ska iaktta särskild försiktighet vid användningen av offentliga medel, och det kan därför i vissa fall vara lämpligt med begränsad firmateckningsrätt. Begränsad firmateckningsrätt kan gälla exempelvis undertecknande av utlåtanden från aktionsgruppen eller betalning av fakturor upp till ett visst belopp. När det gäller firmateckningsrätten bör man även uppmärksamma att utlåtanden om stöd- och betalningsansökningar är aktionsgruppens officiella handlingar och därför måste man vid undertecknande av dessa ha firmateckningsrätt beviljad av föreningen. Styrelsen bör även ta ställning till vem som har användarrättigheter till bankkonto och internetbank, vem som undertecknar aktionsgruppens utlåtanden om projekt- och betalningsansökningar, vilka som beviljas användarrättighet till diarieprogrammet etc. För verksamhetens del är det viktigt att firmateckningsrätten hålls aktuell och att den alltid kontrolleras vid byte av personal, och meddelas till olika institutioner och myndigheter (t.ex. föreningsregistret, banker, ELY-centralen). 6.4 Handläggning av projektoch företagsstöd Finansierings- och betalningsansökningar rörande Leader-projekt och företagsstöd och övriga tillhörande handlingar träder i kraft när de kommer fram till aktionsgruppen. För detta ändamål har aktionsgrupperna ett eget diarieprogram, som administreras av personalen. Alla inkommande ansökningar och bilagor stämplas, så att ankomstdagen och diarienumret framgår. Vilka metoder för handläggning av ansökningarna som används beslutar man i regel om i samband med beslut om gruppens övriga rutiner. Ju tydligare handläggningsrutiner desto enklare blir det för både personalen och styrelsen att förbereda projekten. Man bör även öppet ge de sökande information om hur ansökningar handläggs och vilka urvalskriterierna är. Man ska ha tydligt fokus på målen för utvecklingsprogrammet så att projekten bedöms enligt innehållet och inte den sökande. Även i samband med projekthandläggningen bör man komma ihåg frågan om jäv. Inget projekt är dåligt om det passar regionen och utvecklingsplanen. Man kan inte vänta sig att utvecklingsprojekt för landsbygden enbart är framgångssagor, utan entreprenörskap och innovation för med sig både framgångar och misslyckanden. När det gäller ständigt lärande är det viktigt att styrelsen ibland reflekterar över både lyckade och misslyckade projekt. Genom att utvärdera resultaten av arbetet och jämföra dem med målen för den lokala utvecklingsplanen kan aktionsgruppen utveckla sin verksamhet på bästa sätt och svara på lokala behov. Det är aktionsgruppens skyldighet att ge sitt utlåtande om alla de projekt- och betalningsansökningar som kommer in. Styrelsen brukar i regel delegera denna uppgift till de anställda som har beviljats firmateckningsrätt. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 1 9

Det är aktionsgruppens skyldighet att kontrollera att ansökan har fyllts i på rätt sätt, det vill säga att alla erforderliga uppgifter och bilagor finns med. När det gäller betalningsansökningar utvärderar aktionsgruppen också projektets genomförande i enlighet med planen. Aktionsgruppen ska utan dröjsmål överlämna ansökningarna med tillhörande utlåtande till ELY-centralen. Ett gott samarbete mellan aktionsgruppen och ELY-centralen är en förutsättning för en smidig hantering av ansökningarna. Aktionsgruppen och ELY-centralen bör tillsammans komma överens om målen med samarbetet. 6.5 Jävs- och ansvarsfrågor I och med att aktionsgruppen har hand om uppgifter kopplade till beviljande av finansiering och utövande av offentlig myndighetsutövning tillämpas förvaltningslagen på gruppens verksamhet och när det gäller dess tjänstemannaansvar och skadeståndsansvar. Tjänstemannaansvaret gäller inte övrig föreningsverksamhet. De mest centrala delarna i tjänstemannaansvaret när det gäller styrelsearbetet är delarna om hanteringen av jäv samt verksamhetens offentlighet och sekretess. Grunderna för jäv är mycket detaljreglerade och alla styrelseledamöter och suppleanter ska ha kännedom om dem. Var och en ska själv lösa och ange sin jävighet på mötet. För att vara jävig räcker det att opartiskheten objektivt sett kan äventyras. Om en styrelseledamot anger att han eller hon är jävig ska han eller hon anföra jäv under hela hanteringsprocessen av ärendet. Det kan betraktas som god praxis i aktionsgruppen att ta upp frågan om jäv i början av varje möte, så att alla kan utvärdera situationen för egen del. På så sätt säkerställer man en opartisk och korrekt projekthantering. Jäv ska alltid skrivas in i protokollet. Kontrollmyndigheterna fäster vid kontrollerna vikt vid att bestämmelser rörande jäv har följts på tillbörligt sätt. Vid hantering av övriga ärenden ska styrelsen följa de bestämmelser i föreningslagen som handlar om jäv och sekretess. Även här är det viktigt att styrelsen agerar opartiskt och tillförlitligt. I offentlighetslagen regleras bland annat myndighetsverksamhet och handlingars offentlighet samt sekretess och allas rätt att få information om handlingar. Utgångspunkten i lagen är precis som namnet på lagen vittnar om offentlighet och öppen information. 2 0 G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r

En handling blir offentlig när den kommer in till en myndighet, det vill säga aktionsgruppen. Handlingen kan trots detta innehålla sekretessbelagda uppgifter och kan då i de flesta fall inte offentliggöras som sådan. Man bör även komma ihåg att en handling som upprättats av myndigheten/aktionsgruppen själv blir offentlig när den undertecknas. Information som ska hållas hemlig handlar om tystnadsplikten och förbud mot utnyttjande eller missbruk. Varje styrelseledamot, suppleant samt medlem i arbetsgrupperna och styrgrupperna ska underteckna ett sekretessavtal. Centrala uppgifter som omfattas av sekretessen är affärs- och yrkeshemligheter, uppgifter om inkomster och förmögenhet, uppgifter om hälsotillstånd samt personliga förhållanden. Tystnadsplikten fortsätter att gälla efter att förtroendeuppdraget upphört. När det gäller straffrättsligt ansvar är det bra att komma ihåg att i tjänstemannaansvaret ingår det mutbrott, tjänstebrott, missbruk av tjänsteställning och brott mot tjänsteplikt. I och med tjänstemannaansvaret ska man i aktionsgrupperna även tillämpa språklagen, som rör en del av aktionsgrupperna. 6.6 Ekonomiförvaltningens ansvarsområden Föreningens styrelse har hand om föreningens ekonomi och ansvarar för den. Praktiska aspekter inom ekonomiförvaltning sköts vanligtvis av verkställande direktören, eventuellt i samarbete med övrig personal. Personalen ska regelbundet rapportera till styrelsen om det ekonomiska läget genom exempelvis bokföringsrapporter eller -sammandrag. Om så inte sker ska styrelsen begära att få sådana rapporter. I aktionsgruppsarbetet ansvarar styrelsen mycket konkret för den kommunala finansiering som kanaliseras via föreningen, som är en del av de nationella motpartsmedlen i en EU-finansierad verksamhet. Därför rekommenderas det att läget för ekonomiförvaltningen rapporteras till styrelsen oftare än bara i samband med bokslutet. För finansiering av administrationen av Leaderverksamheten har man i finansieringsramarna reserverat så kallade verksamhetspengar för varje grupp. Detta, liksom medel från eventuella övriga finansieringskällor och egna Leader-projekt ska bokföras på ett eget kostnadsställe i bokföringen. Som styrelseledamot är det bra att sätta sig in i redovisningssystemet i bokföringen i den egna föreningen. Det är också bra att känna till anbudsförfaranden samt möjligheten att tillämpa upphand lingslagen. Om aktionsgruppen själv är sökande och genomförare av ett projekt behövs det ofta också privat finansiering i form av en egenfinansieringsandel. Styrelsen ska också vara medveten om från vilka källor och hur de privata medlen har samlats in. Ansvarsfrihet för styrelsen beviljas alltid av föreningens årsmöte. Man bör komma ihåg att de sittande styrelseledamöterna inte kan bevilja ansvarsfrihet åt sig själva på årsmötet, och därför behövs det även deltagare utanför styrelsen på årsmötena. 6.7 Riskhantering Med tanke på att aktionsgrupperna arbetar med verksamhetspengar och ännu oftare på grund av de begränsade personalresurserna bör man fästa särskild vikt vid riskhanteringen. Det är bra att exempelvis överväga att göra en beskrivning av arbetsprocesserna eller sammanställa något slags krismapp. Arbetsinstruktioner underlättar också orienteringen och en arbetsprocessbeskrivning bidrar till att ge en bild av föreningens många roller, såsom hantering av myndighetsuppgifter, rollen som arbetsgivare, föreningsrollen samt rollerna som regionutvecklare och projektgenomförare. Krismappen är till för krissituationer, en så kallad mapp med underförstådda uppgifter där det finns viktiga uppgifter om aktionsgruppens grundläggande funktioner. En krissituation kan exempelvis vara en situation då alla arbetstagare är borta (t.ex. sjuka) och styrelsen eller andra utomstående parter måste ta hand om kontorets grundläggande rutiner, såsom att hämta post, skriva i diarie, betala räkningar etc. L a n d s b y g d s n ä t v e r k e t s b r o s c h y r G u i d e t i l l L e a d e r - a k t i o n s g r u p p e r n a s s t y r e l s e a r b e t e 2 1