SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(18) Plats och tid Sammanträdesrummet Björnidet kl. 14.00-15.40. Beslutande Ledamöter Roland Leben (kd), ordf., ordf Krister Nyström (s), vice ordf Björn Nyström (m) Ersättare Erik Ågren (c) Margot Eriksson (s) Tommy Gustavsson (fp) Övriga närvarande Justerare Bo Ivarson, förvaltningschef Ingrid Öhlén, administrativ chef 1-10 Lennart Mikaelsson, chef planerings- och trafikavd. 1-10 Conny Wolbe chef gatu- och fritidskontoret 2-10 Eva Larsson chef VA- och renhållningsavd. Kurt Eriksson, VA-chef Monica Boo, nämndsekreterare Krister Nyström Justeringens plats och tid Tekniska förvaltningen torsdagen den 15 februari 2007 kl 15.30. Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-12 Monica Boo Ordförande Roland Leben Justerare Krister Nyström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska nämndens arbetsutskott Datum då anslaget sätts upp 2007-02-15 Datum då anslaget tas ned 2007-03-12 Förvaringsplats för protokollet Tekniska nämndens arkiv, Kungsgatan 30. Underskrift Monica Boo
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(18) TNAU 1 Förvaltningschefens information Arbetsutskottets beslut Noterar informationen. Inställt seminarium Seminariet om lagstiftning på avfallsområdet som skulle ha ägt rum den 15 februari är inställt på grund av sjukdom. Förvaltningen återkommer med ny tid. Fortsatt högt vattenstånd Vattenståndet i Vänern har en fortsatt hög nivå och visar för dagen 44,90 m ö h. Underhållsplan Fastighetsavdelningen har upprättat en underhållsplan som ingår i LTParbetet och gäller till och med 2014. Eventuell renovering Presterudsskolan Fastighetschefen har fått uppdraget att se på möjligheterna till renovering av Presterudsskolan inför planering av nytt teknikcollege. Nytt badhus Planering av nytt badhus pågår med utformning och funktioner. Läckande vattenledning VA-chefen informerar att det finns en läckande vattenledning som släpper ut 1200 m 3 per dygn. Arbetet med läcksökning pågår och kommer att intensifieras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(18) TNAU 2 Dnr 05:149 Redovisning av delegeringsbeslut Förslag till detaljplan för Sunneberg, Kristinehamns kommun Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen av delegeringsbeslut nedan. Förslag till detaljplan för Sunneberg, Kristinehamns kommun.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(18) TNAU 3 Ärenden för kännedom Arbetsutskottets beslut Noterar informationen. Kf 1, 2007-01-25 Drifts- och underhållskostnader fastigheter och mark f d A9. Kf 11, 2007-01-25 Nytt badhus inriktningsbeslut.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(18) TNAU 4 Information angående bokslut Arbetsutskottets beslut Tackar för informationen och inväntar ärende till nämnden. Förvaltningens information Förvaltningens administrativa chef Ingrid Öhlén informerar arbetsutskottet om det pågående arbetet med bokslutet för 2006. Färdiga handlingar kommer att skickas till nämnden och behandlas vid nästa nämndsammanträde.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(18) TNAU 5 Dnr 06:10 Rapport av genomförd internkontroll 2006 Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag. Ärende I enlighet med tekniska nämndens internkontrollplan för 2006 har förvaltningen under 2006 genomfört följande kontroller: Regel/rutin Kontrollmoment Metod 1) Avtal lokalvård Uppföljning av avtal Brukarenkät Kvalitetskontroll 2) Avtal fastighetsdrift Uppföljning av avtal Brukarenkät samt Kvalitetskontroll stickprov 3) Inköp Avtalstrohet ramavtal Stickprov: drivmedel och datamaterial (färgpatroner etc.) 4) Delegeringsordning Vid attest av leverantörsfakturor 5) Attestreglementet Vid kontroll och attest av leverantörsfakturor Stickprov, 56 fakturor Stickprov, 56 fakturor Kontrollerna 1-2 har genomförts under november - december och 3-5 med stickprov för perioden januari november. Resultat av kontrollerna: 1) Brukarenkäten skickades till samtliga kunder/städobjekt och ca 67 % har svarat. 55 % av dem som svarat hade inte någon anmärkning på vare sig kvalitet eller städfrekvens. Bland dem som inte anser att städningen är tillfredsställande, har kunden inte uppfattat vilken städfrekvens som är upphandlad, vilket kan tyda på bristfällig information. Vi har funnit att entreprenören i stort fullgjort sina åtaganden. I de fall vi haft åsikter om utförandet har detta rättats till snarast möjligt. I de fall kunden inte var nöjda har förvaltningen tillsammans med Sodexho besökt respektive kund/objekt för att gemensamt reda ut vad som behövde åtgärdas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(18) TNAU 5, forts. 2) Utvärdering av fastighetsdriften som bedrivs av entreprenör har genomförts. Dels som genomgång av förfrågningsunderlaget och kontroll av utförandet, dels som stickprov och enkät till representanter för skolförvaltningen. Allmänt så är resultatet mycket bra relativt nivån före entreprenaden. Enkäten visar att man är mycket nöjd med framför allt den yttre skötseln. Kontakter mellan entreprenören och kommunen har fungerat mycket bra under avtalsperioden. Avtalet följs såväl i utförande som ekonomiskt. Kostnader har tillkommit enligt följande: - Reglering ytor utöver de i avtal angivna Underlaget var ej komplett. - Iordningställa till normal standard Kommunen saknade resurser att göra detta själv. - Utvändiga markarbeten södra området Egen driftorganisation ej dimensionerad för detta. - Vintertid har kostnaden för övertid ökat, efter nya krav från skolförvaltningen om åtgärder som ska utföras före 06.30 på vissa objekt. Vid genomgång av förfrågningsunderlaget och vid stickproven har ett antal brister noterats. Parterna har varit överens om tillrättande av brister och kompletteringar. Kommunen har i några fall inte lämnat fullständigt underlag till entreprenören som då inte kunnat utföra uppdraget på avsett sätt. 3-5) Sammantaget om kontrollpunkterna 3 5 kan sägas att det är en stor grupp av både beställare och attestanter i en decentraliserad organisation. Detta medför att kompetensen och kunskapen om regler och rutiner ska upprätthållas hos många. Under året har s.k. scanning av leverantörsfakturor införts för fler enheter inom organisationen. Det innebär att ännu fler blivit delaktiga i processen runt fakturahanteringen vilket bl a medfört utökat behov av utbildning. 3) Drivmedel har inköpts för ca 2,1 mkr. 92 % av den totala inköpssumman har inhandlats hos de leverantörer kommunen har ramavtal med. Detta bedömer förvaltningen som bra köptrohet. I kommunens södra har de leverantör kommunen har avtal med inget försäljningsställe, varför viss andel av drivmedel måste inköpas hos annan leverantör. Vidare köps drivmedel, smörjoljor m m till handgräsklippare, röjsågar etc. hos annan leverantör, som har expertkunskap som saknas hos andra leverantörer. Datamaterial har inköpts för ca 63 tkr. 70 % av inköpssumman har beställts av leverantör som kommunen har ramavtal med.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(18) TNAU 5, forts. 4) I huvudsak har attester följt attestordningen. Endast smärre avvikelser har förekommit genom att ersättare attesterat trots att huvudattestant varit i tjänst. 5) Av de kontrollerade fakturorna var 34 % hanterade enligt attestreglementet och tillämpningsanvisningarna. Resterande var endera behandlade av endast en person, saknade granskningskommentar (anteckning) eller hade felaktig kontering. Det framgår av kontrollerna att inom de ansvarsområden där det finns en tydlighet i fördelning av flödet av fakturor efterlevs som regel reglementet och anvisningarna. Förvaltningens åtgärder med anledning av resultatet: 1) Åtgärder har vidtagits enligt ovan. Förvaltningen bedriver kontinuerlig uppföljning och kontroll av städverksamheten. 2) Dialog har förts med entreprenören med anledning av de brister och avvikelser som noterats och denne har vidtagit åtgärder för att rätta till dessa. 3) Verka för att kommunen tecknar rabattavtal för inköp av drivmedel/smörjoljor till handgräsklippare, specialverktyg, med den/de leverantörer som har expertkunskap inom området. Förvaltningen har under senare delen av året informerat och utbildat de medarbetare som beställer/hämtar tjänster/varor angående kommunens inköpspolicy. 4 och 5) Efter genomförd internkontroll har utbildning av samtliga med attesträtt och ansvar för kontering genomförts. Syftet med utbildningen var att alla ska ha god kännedom om kommunens attestreglemente samt de tillämpningsanvisningar som kommunstyrelsen och tekniska nämnden fastställt. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Förvaltningen föreslår att tekniska nämnden - tar emot rapporten samt överlämnar den till kommunstyrelsen. - uppdrar åt förvaltningen att genomföra kontrollmoment 3 och 4 även under 2007 för att se om genomförd utbildning har gett önskad effekt. - uppdra åt förvaltningen att kontinuerligt informera de medarbetare som ingår i processen med beställning och betalning av varor/tjänster om de regler och rutiner som gäller.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(18) TNAU 6 Dnr 07:24 Internkontrollplan för 2007 Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag Ärende I enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll har tekniska förvaltningen tagit fram förslag till internkontrollplan för 2007 enligt dnr 07:24. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Förvaltningen föreslår att: tekniska nämnden antar förvaltningens förslag till internkontrollplan för 2007 enligt dnr 07:24 samt att internkontrollplanen överlämnas till kommunstyrelsen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(18) TNAU 7 Dnr 07:25 Barnbokslut för år 2006 Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag. Tekniska förvaltningens sammanfattning (Gatu- och fritidskontoret samt Planerings- och trafikavd) av åtgärder riktade för barn och ungdom i kommunen Åtgärder som speciellt riktas till barn och ungdomars förutsättningar redovisas nedan. I planering för åtgärder i övrigt finns barnens behov beaktat såväl som för övriga med särskilda behov. Inom Fritids normala verksamhet riktas huvuddelen av verksamheten till barn och ungdom. Där så är möjligt prioriteras fördelning av tider i anläggningar till barn och ungdomsverksamhet, likadant i fördelning av föreningsbidrag. Simundervisningen har bedrivits i samverkan med skolan vilket innebär att simkunnigheten bland barn i vår kommun ligger bland de främsta i landet. Till badhuset har under året en rutschkana införskaffats som används vissa dagar och vid annonserade tillfällen speciellt för mindre barn. Förvaltningen deltar i utvecklingen av Sannaheden där tre fotbollsplaner färdigställts under 2006 och ytterligare två stycken färdigställs under 2007. Databaserad underhållsplan upprättad 2005 följs för upprustning av lekplatser. Hänsyn tas också till eventuella förändringar i befolkningsunderlaget vad avser barn i anslutning till lekplatserna. För år 2006 har 4 stycken lekplatser rustats: Sannaparken Bergiihage Skogsparken Karis Äng lekpark Björneborg Upprustningen har bestått i lagning och förnyelse av redskap samt nytt underlag, sand mm. Tillverkning av campingbord för mindre barn har skett under hösten 2006 för att placeras ut i lekparker under 2007. För att höja säkerheten för barn och andra oskyddade trafikanter har Tekniska nämnden fortsatt utbyggnaden av GCM-vägar(Gång,Cykel, Moped) enligt antagen plan. Denna omfattar bl.a. en plan för utbyggnad av GCM vägar som skall medge högre säkerhet till och från skolor samt fritids-/ idrottsanläggningar.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(18) TNAU 7, forts. Ett antal åtgärder har genomförts för oskyddade trafikanter vid framförallt platser där många skolbarn färdas under 2006 enligt följande: GCM Rådmansgatan GCM Kurlandaallén Fartdämpande åtgärd Ölmeskolan Fartdämpande åtgärd och övergångsställe Romelevägen/Erikshöjdsvägen Trafiksäkerhetsinformation har genomförts i skolorna där bl a trafiksäkerhetsinformatören i samverkan med Vägverket har informerat om droger och trafik. Framtiden I samband med att idrottsanläggningar byggs på och vid Sannaheden (fotbollsplaner, Arenan samt ett eventuellt nytt badhus) ökar utbudet och möjligheter till aktiviteter för många grupper. Här måste då även säkerställas säkra transporter till och från dessa anläggningar såväl för oskyddade trafikanter som för fordon. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Tekniska nämnden tillstyrker förvaltningens redovisning av aktiviteter särskilt riktade till barn och ungdom samt överlämnar redovisningen till kommunstyrelsen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(18) TNAU 8 Dnr 06:118 Samrådsförslag till detaljplan för Svedjegården, Kristinehamns kommun Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag. Allmänt Syftet med planen är att möjliggöra en förändring av användningssättet för Svedjegården. Planförslaget omfattar ej allmän platsmark och medför ej några kostnader för tekniska nämnden. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen tillstyrka rubricerat samrådsförslag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(18) TNAU 9 Dnr 06:128 Ansökan bidrag värmepumpinstallation Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag. Ärende Björneborgs Brottarklubb inkom 2006-10-12 med ansökan om bidrag på 25 000 kronor för installation av värmepumpar i den egna lokalen i Björneborg. Förvaltningen såg under 2006, med hänsyn till prognostiserade underskott, ingen möjlighet att betala ut bidrag för ändamålet. 2007 innebär för fritidsavdelningen oförändrad ram, och med hänsyn till ökade kostnader för bland annat löner, energi och andra inköp ser förvaltningen inte heller nu någon möjlighet att betala ut rubricerade bidrag. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Tekniska nämnden beslutar att tekniska nämnden avslår Björneborgs Brottarklubbs ansökan om bidrag för värmepumpinstallation 2007.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(18) TNAU 10 Dnr 07:19 Information gatubelysning Arbetsutskottets beslut Tackar för informationen och uppdrar åt förvaltningen att återkomma med ett beslutsförslag till nämnden. Förvaltningens information I skrivelse 2007-01-21 till tekniska nämnden framförs önskemål om gatubelysning vid busshållplatsen i korsningen Frosterud / Kolerudsvägen i Rudskoga. Gatu- och fritidschef Conny Wolbe informerar att det finns gatubelysning drygt 200 m från aktuell hållplats och att en lösning kan vara att dra kabel från befintlig belysning till ny belysning vid busskur. Arbetsutskottets överläggningar Efter avslutade diskussioner uppdrar arbetsutskottet åt förvaltningen att återkomma med beslutsförslag till nämnden.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(18) TNAU 11 Dnr 06:126 Anslutningsavgift för tillbyggnad av utökad produktionslokal Silvret 4, Arno-Remmen AB Arbetsutskottets förslag Enligt förvaltningens förslag. Bakgrund Tekniska förvaltningen har i enlighet med för fastigheten meddelat byggnadslov, Mbn K/2006:129 tillbyggnad av industribyggnad med lagerlokal, beräknat anläggningsavgift enligt avgiftsskyldigheten som framgår av VA-taxa för Kristinehamns kommun 5.6, anläggningsavgifter för avgift vid om- och tillbyggnad. Tariffenheter har bestämts enligt 5.4 i samma taxa. Beräknad och debiterad avgift är 45 450 kr exkl. moms avseende tillbyggnad av 340 m 2 bruttoarea. Arno-Remmen AB har vid telefonsamtal, besök och senare skriftligen 2006-10-04 bestridit att avgift skall utgå då tidigare utbyggnads anläggningsavgift på 58 562 kr. exkl moms bör inkludera anslutningsavgift för nu utbyggd lagerlokal. I samma skrivelse påtalas att utbyggnaden endast har behov av dagvattenanslutning vilket skulle innebära att den totala anslutningsavgiften för nu gjord utbyggnad, ej därför skall överstiga 8 058 kr. exkl moms enligt Va-taxan. Tekniska förvaltningen har i svarsskrivelse av 2006-10-17 redogjort att avgiftsskyldighet föreligger då tillbyggnaden av lagerlokal är baserad på en nyttorelation mellan befintlig byggnad och tillkommande lageryta. Även om kommande totala byggnadsyta på fastigheten utgöres till icke ringa del av lager utan sanitär utrustning, kan ett uttag av den fordrade avgiften med hänsyn till fastighetens tillämnade användningssätt och övriga förhållanden inte anses innebära att avgiftsskyldigheten fördelas i strid med va-lagens bestämmelser därom. Den pågående utbyggnaden har dessutom behov av dagvattenanslutning vilket ytterligare stärker nyttorelationen utöver vad Statens va-nämnd har lagt som värdering vid avgörande mål av liknande omfattning. Till stöd för denna tolkning av va-taxans tillämpning finns avgjorda mål i Statens Va-nämnd såsom exempel mål Va 11/76, vilken redovisats för kännedom i bilaga till förvaltningens svarsskrivelse. I Arno-Remmen AB:s skrivelse fanns angivet att kännedom finns om andra företag på orten som ej behövt betala anläggningsavgift där byggnation varit av samma karaktär och omfattning som nu aktuell utbyggnad.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(18) TNAU 11, forts. Av ny skrivelse från Arno-Remmen AB från 2006-11-14 till Tekniska nämnden anhålles om att debiterad anslutningsavgift enligt 10 i Va-taxan jämkas då debiterad avgift är oskälig. Förvaltningen har påtalat i svarsbrev att paragraf 10 i Va-taxan mest har tillkommit för att kommunen skall ha möjlighet att vid förhandling med företag om etablering i kommunen kunna reducera anläggningsavgiften. Sedan 1993 har endast ett fall, av de fall som prövats av Tekniska nämnden i liknande ärenden i enlighet med Va-taxans paragraf 10, bedömts så att nyttorelationen varit så uttunnad, då till och med dagvattenavledning skedde och omhändertogs inom den egna fastigheten, att avgiftsbefrielse erhölls. I skrivelsen från 2006-11-14 framför bolaget också synpunkten att företaget inte skall betraktas som småindustri såsom kommunen gjort enligt Va-taxans 3.2 vid avgiftsberäkning utan är en medelstor industri och att anslutningsavgift skall beräknas enligt 6 i Va-taxan och klassas som annan fastighet. Anläggningsavgifter har debiterats vid etablering 1975 samt vid utbyggnad 2004 enligt vid för tillfällena gällande taxa såsom småindustri utan erinran vid dessa tillfällen. Sammanfattning Mot bakgrund av redovisad handläggning och ärendehantering är det tekniska förvaltningens uppfattning att avgiftsskyldighet föreligger i enlighet med gällande Va-taxa och att nyttorelation mellan befintlig byggnad och tillkommande lageryta föreligger. Till stöd för denna tolkning av va-taxans tillämpning finns avgjorda mål i Statens Va-nämnd såsom mål Va 11/76, vilken redovisats för kännedom i bilaga till förvaltningens svarsskrivelse till Arno-Remmen AB. Detta mål behandlar, såsom i nu aktuellt fall, anläggningsavgift för industribyggnad med stora lager- och garageytor som saknar va-installation, och där våningsytan på fastigheten till inte ringa del utgöres av kallager och garage utan behov av sanitär utrustning. Avgörande vid bedömning är om nyttorelationen blir så uttunnad att relationen inom fastigheten inte utgör något rättvisande mått på fastighetens nytta av den allmänna Va-anläggningen. Tillgången till va-utrustning måste anses vara av rimligen stor betydelse för den produktion som utgör grund för lagernyttjandet.statens Va-nämnd bedömde i denna dom att den fordrade avgiften med hänsyn till fastighetens tillämpade användningssätt och övriga förhållande inte anses innebära att avgiftsskyldigheten fördelats i strid med va-lagens bestämmelser därom.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(18) TNAU 11, forts. Förutom redovisad dom finns ytterligare två domar avgjorda i mål av Statens Va-nämnd såsom mål Va 100/92 samt mål Va 5/96. Den sistnämnda är en prövning av Kristinehamns kommuns Va-taxa under likartade förhållanden som nu aktuellt avgiftsuttag. Tekniska förvaltningens beslutsförslag Tekniska nämnden beslutar att avslå Arno-Remmen AB:s begäran om jämkning eller alternativt beräkning av anläggningsavgift enligt 6 i Kristinehamns kommuns Va-taxa Arbetsutskottets behandling Som komplettering till tekniska förvaltningens redovisning av ärendet 2007-02-02 redovisas i utskottet Arno-Remmen AB:s inkomna skrivelser av 2007-02-05 samt 2007-02-08, utgörande i princip en sammanfattning av tidigare inkomna yrkanden.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(18) TNAU 12 Information upphandling om- och tillbyggnad Sandköpings vattenverk Arbetsutskottets beslut Tackar för informationen. Förvaltningens information VA-chef Kurt Eriksson delger att om- och tillbyggnad av Sandköpings vattenverk är inne i ett slutskede av detaljprojektering och utarbetande av anbudsunderlag. Om- och tillbyggnaden kommer att ske genom utlämnande av tre entreprenader; bygg, maskin och el/styr. Anbuden utannonseras via Anbudsjournalen 2007-02-20 och anbudsvärdering sker under april månad med beräknad byggstart 2007-05-21. Byggtid för om- och tillbyggnad beräknas till 15 månader.