Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor

Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor 1 Inledning 1.1 Dessa allmänna villkor för användande av Collectum AB:s ( Collectum ) elektroniska tjänster gäller för: arbetsgivare som ingått pensioneringsavtal med Collectum ( Arbetsgivare ) företag som en arbetsgivare utsett för att sköta administrationen av ITP ( Administrationsbolag ) företag som företräder arbetsgivare och/eller försäkrad med fullmakt ( Kundombud ) försäkringsgivare. Den som omfattas av dessa allmänna villkor enligt ovan benämns härefter gemensamt Företaget. Om en specifik kategori åsyftas är det särskilt angivet. 1.2 Collectum ägs till lika delar av arbetsgivarnas intresseorganisation Svenskt Näringsliv och arbetstagarnas intresseorganisation Förhandlings- och samverkansrådet PTK med dess största förbund. Collectum har till uppgift att vara knutpunkt för de kollektivavtalade tjänstepensionerna i ITP-planen och TGL-avtalet. ITP och TGL omfattar bland annat sjukpension, ålderspensionsförsäkring, familjepensionsförsäkring och tjänstegrupplivförsäkring. Det är Svenskt Näringsliv och PTK som bestämt innehållet i ITP-planen och TGLavtalet. I Collectums uppdrag ingår att lämna viss information om ITP och TGL, vara valcentral för ITP- och ITPK-valet, utföra viss administration av TGL, upphandla försäkringsgivare för premiebestämda ålderspensionsförsäkringar i ITP-planen samt i övrigt administrera försäkringarna. 1.3 Företaget förbinder sig att följa dessa allmänna villkor. För Företag som vill nyttja annan elektronisk tjänst än Collectums internetkontor ( Internetkontoret ) gäller ytterligare krav och bestämmelser som Collectum från tid till annan tillämpar. Se mer på www.collectum.se ( Collectums hemsida ). 1.4 Den aktuella versionen av de Allmänna villkoren för Collectums elektroniska tjänster finns alltid på Collectums hemsida. 1.5 Blanketter som behövs för användandet av Internetkontoret finns tillgängliga på Collectum hemsida 1.6 Blanketter som behövs för användandet av annan elektronisk tjänst finns tillgängliga efter särskild anvisning från Collectum. Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 1 av 8

2 Tillträde till tjänster och behörigheter m.m. 2.1 Collectum erbjuder tillgång till elektroniska tjänster med de funktioner och den service som Collectum vid var tid tillhandahåller. 2.2 Tillgång till de elektroniska tjänsterna förutsätter att Collectum medgivit behörighet därtill. Ansökningsblankett till Internetkontoret finns på Collectums hemsida. Ansökan om tillträde till annan elektronisk tjänst sker efter särskild kontakt med Collectum. 2.3 Avtal om tillträde till elektronisk tjänst har ingåtts när Collectum medgett behörighet till elektronisk tjänst genom att öppna tjänsten. 2.4 Företaget ansvarar för egen nödvändig maskinutrustning, programvara och internetuppkoppling. 2.5 Behörighet till Internetkontoret lämnas genom att Collectum registrerar den person som Företaget anmält och som hos Företaget ansvarar för hanteringen av Internetkontoret ( Huvudadministratören ). Huvudadministratören skall vara en fysisk person anställd hos Företaget eller inom koncernen/organisationen. Byte av Huvudadministratör skall genast anmälas till Collectum på av Collectum tillhandahållen blankett. Huvudadministratören företräder Arbetsgivare i kontakt med Collectum rörande Internetkontoret och annan elektronisk tjänst samt skall uppge sina egna kontaktuppgifter. Arbetsgivare med tillgång till Internetkontoret kan (på för ändamålet avsedd blankett som tillhandahålls av Collectum) lämna fullmakt till annan administratör ( Extern huvudadministratör ) för att utföra de avtalade skyldigheterna Arbetsgivare har gällande de tjänstepensioner Collectum administrerar. I sådana fall ska dessa allmänna villkor, i relevanta delar, gälla även för Extern huvudadministratör. För att utse Extern huvudadministratör måste det alltid finnas en Huvudadministratör hos Arbetsgivaren. Extern huvudadministratör äger i sin tur rätt att tilldela annan fysisk person, anställd eller anlitad som konsult inom samma koncern, behörighet som Extern huvudadministratör och på så sätt avsluta sin egen behörighet och fullmakt. 2.6 Huvudadministratör/Extern huvudadministratör äger rätt att i sin tur tilldela behörighet till Internetkontoret ( Användarbehörigheter ) till fysiska personer anställda hos Företaget eller anlitade som konsulter hos Företaget ( Administratörer ). I Internetkontoret finns en förteckning över Administratörer. Huvudadministratör/Extern huvudadministratör ansvarar för att förteckningen hålls uppdaterad och att Användarbehörighet tas bort då Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 2 av 8

Administratörer slutar sin anställning eller inte längre är i behov av Användarbehörighet. 2.7 För NipNet, en elektronisk tjänst för försäkringsgivare, ges behörighet efter särskild kontakt med Collectum. 2.8 Tillträde till Internetkontoret och NipNet erhålls genom inloggning via Collectums hemsida. 2.9 Behörighet till annan elektronisk tjänst sker enligt särskild anvisning av Collectum. 2.10 Internetkontoret och NipNet får endast användas av fysiska personer och är således inte öppet för någon form av IT-robotar eller liknande. 2.11 Tillgång till Internetkontoret förutsätter innehav av en av Collectum godkänd personlig e-legitimation från bank eller Telia alternativt e-tjänstelegitimation utfärdad av Steria ( E-legitimation ). För Extern huvudadministratör samt av denne utsedda externa administratörer accepteras endast e-tjänstelegitimation utfärdad av Steria. 2.12 Företaget godtar att lämnade försäkringsändringar via elektronisk tjänst bekräftas på av Collectum godkänt sätt. Vilka alternativ för bekräftelse som är godkända framgår vad gäller Internetkontoret på Collectums hemsida och vad gäller annan elektronisk tjänst enligt särskild anvisning från Collectum. 2.13 Företaget godtar att lämnade försäkringsändringar via Internetkontoret eller annan elektronisk tjänst kan ligga till grund för fakturerade avgifter för ITPplanen. 2.14 Företaget ansvarar fullt ut för riktigheten i de försäkringsändringar som lämnas till Collectum, oavsett vilken elektronisk tjänst som används. Det är ytterst arbetsgivaren och/eller den försäkrade som ansvarar för att korrekta uppgifter rapporteras. 2.15 Collectum förbehåller sig rätt att kräva ersättning från Arbetsgivaren för kostnader som föranleds av att Företaget sänder felaktiga uppgifter till Collectum. 2.16 Rättelser i överförda försäkringsändringar skall, när så är möjligt, göras genom Internetkontoret. 2.17 Företaget får endast skicka in försäkringsändringar via fil genom en av Collectum godkänd ITP-modul. Vid byte av godkänd leverantör med ITPmodul skall Collectum kontaktas för att säkerställa informationsöverföringen. Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 3 av 8

2.18 Uppgift som Företaget lämnar till Internetkontoret via tjänsten Skicka dokument anses ha kommit Collectum tillhanda när den inkommit till Internetkontorets brevlåda för inkommande handlingar. 3 Funktionalitet och tillgänglighet 3.1 De elektroniska tjänsterna är hjälpmedel som Collectum tillhandhåller. Funktionaliteten, som kan ändras ensidigt av Collectum, framgår av Collectums hemsida eller efter särskild anvisning från Collectum. Företaget rekommenderas därför att löpande hålla sig informerat om uppdateringar och andra förändringar. 3.2 Företaget är medvetet om att de uppgifter som Företaget får del av genom de elektroniska tjänsterna är av känslig natur. Företaget förbinder sig att tillse att alla anställda hos Företaget, som får del av uppgifterna, är informerade om innehållet i dessa allmänna villkor. 3.3 Informationen i de elektroniska tjänsterna tillhandahålls i befintligt skick. Alla uppgifter redovisade i de elektroniska tjänsterna bygger på uppgifter rapporterade av arbetsgivare som omfattas av ITP-planen, av försäkrad eller av ombud för någon av de nyss nämnda. 3.4 De elektroniska tjänsterna är normalt tillgängligt tjugofyra (24) timmar om dygnet alla dagar i veckan. Störningar kan dock inträffa. Tidvis kan hela tjänsten eller vissa funktioner vara otillgängliga. 3.5 Kommunikationen via Internetkontoret sker i första hand genom formatet https. Om annan elektronisk tjänst än Internetkontoret valts för kommunikationen skall särskild överenskommelse tecknas. 3.6 Collectum kan komma att använda cookies för att analysera användandet av Internetkontoret och för att förbättra dess innehåll. 4 Säkerhet och sekretess 4.1 Collectum svarar för att nödvändiga säkerhetsnivåer för de elektroniska tjänsterna upprätthålls. 4.2 De elektroniska tjänsterna får endast användas för ändamål som följer av ITP-planen. Företaget förbinder sig därför att inte sprida information rörande Collectum och dess elektroniska tjänster. Företaget är medvetet om att sekretess gäller för de uppgifter rörande försäkrade och företag m.m. som görs tillgängliga genom de elektroniska tjänsterna och förbinder sig att se till att gällande regler därom alltid följs. 4.3 Företaget ansvarar självt för att information som överförs från avsändande system till den av Collectum kontrollerade kommunikationskanalen hanteras på ett säkert sätt. Med säkert avses att informationen: levereras till Collectums kommunikationsgränssnitt är korrekt, komplett och oförändrad Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 4 av 8

enbart är tillgänglig för behöriga är fullt spårbar. På uppmaning av Collectum ska företaget redovisa hur ovanstående krav efterlevs. 4.4 Företaget skall se till att inga obehöriga ges tillgång till Internetkontoret, annan elektronisk tjänst och NipNet. Huvudadministratör/Extern huvudadministratör och Administratör skall säkerställa att ingen obehörig kan använda E-legitimationen för tillträde till Internetkontoret. Alla behörigheter till Internetkontoret, annan elektronisk tjänst och NipNet är personliga vilket innebär att konton, E-legitimation eller inloggningsuppgifter inte får delas mellan användare. 5 Upphovsrätt De elektroniska tjänsterna tillhör Collectum. Information förmedlad via de elektroniska tjänsterna kan skyddas av upphovsrättslagen. Användandet av Collectums varumärke är skyddat av gällande lag om varumärken. Återgivande av Collectums varumärke utan Collectums skriftliga godkännande är förbjudet. 6 Personuppgiftslagen Företaget är ansvarigt för de personuppgifter som eventuellt lämnas eller hämtas via de elektroniska tjänsterna. Sedan personuppgifter registrerats via de elektroniska tjänsterna ansvarar Collectum för personuppgifterna i sin behandling av lämnade uppgifter. Dessa kan komma att bearbetas i administrationen av tjänstepensionen. 7 Ansvarsbegränsning 7.1 Collectum ansvarar endast för vad som uttryckligen framgår av dessa allmänna villkor eller av tvingande lagstiftning. Collectum ansvarar endast för sådant fel, försening eller brist i de elektroniska tjänsterna som drabbar Företaget och som uppkommit till följd av uppsåtlig handling eller av vårdslöshet hos Collectum eller annan för vilken Collectum svarar. Ansvaret är begränsat till direkt skada. Indirekt skada såsom utebliven vinst eller förväntad besparing ersätts således aldrig. Ansvaret är vidare begränsat till ett belopp per skada och år motsvarande tjugo (20) gånger det vid tiden för skadans uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt lagen om allmän försäkring. 7.2 I inget fall ansvarar Collectum för skador till följd av virus eller andra skadeverkande komponenter som överförts från de elektroniska tjänsterna till Företaget. 7.3 Det är Collectums ambition att löpande förbättra de elektroniska tjänsterna. Collectum vidtar skäliga åtgärder för att se till att korrekt, tillförlitlig och aktuell information tillhandhålls, men utställer inga garantier och gör inga Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 5 av 8

utfästelser vad gäller riktighet, tillförlitlighet, tillgänglighet, punktlighet eller fullständighet av den information som tillhandahålls via de elektroniska tjänsterna. 8 Force majeure Collectum ansvarar inte för skada som beror av svenskt eller utländskt lagbud, svensk eller utländsk myndighetsåtgärd, krig, krigsliknande händelse, strejk, bojkott, blockad, lockout eller liknande omständighet, inklusive data- eller telefel, eller annan sådan omständighet som Collectum inte råder över. Förbehållet avseende arbetskonflikter gäller även om Collectum är föremål för eller självt vidtar sådan åtgärd. Föreligger hinder för Collectum att vidta åtgärd på grund av omständigheter som anges i stycket ovan skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation under den tid dröjsmålet varar. 9 Avtalstid och uppsägning 9.1 Avtal om tillgång till Internetkontoret och överenskommelse om annan elektronisk tjänst gäller tills vidare. Avtal/överenskommelse kan av Företaget sägas upp omedelbart utan uppsägningstid på för ändamålet avsedd blankett. Uppsägning av tillgång till annan elektronisk tjänst sker enligt särskild anvisning från Collectum. Innan uppsägning från Företagets sida kan ske skall eventuella rättningar aviserade till Företaget göras i Internetkontoret. Om Företaget återkallar fullmakt för Extern huvudadministratör eller Kundombud på för ändamålet avsedd blankett upphör avtal rörande detta omedelbart att gälla. Collectum kan alltid säga upp ovan nämnda avtal/överenskommelse med en (1) månads uppsägningstid alternativ göra ändringar i detsamma, exempelvis stänga en eller flera elektroniska tjänster för ett under lång tid inaktivt Företag eller administratör. 9.2 Collectum äger rätt att omedelbart säga upp avtalet och återkalla Företagets behörighet till elektronisk tjänst om Företaget åsidosätter sina skyldigheter enligt dessa allmänna villkor och/eller Collectums särskilda anvisningar lag, annan författning eller myndighets beslut innebär att den elektroniska tjänstens verksamhet blir helt eller delvis otillåten eller på annat sätt begränsad Collectums uppdrag att administrera ITP-planen och TGL-avtalet upphör det inte längre finns någon anmäld Huvudadministratör för Internetkontoret det inte längre finns någon anmäld Extern huvudadministratör för de elektroniska tjänster som kräver detta Arbetsgivarens pensioneringsavtal sägs upp Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 6 av 8

10 Ändringar Kundombudet inte utnyttjar, eller inte har möjlighet att utnyttja fullmakter registrerade hos Collectum Företaget vid upprepade tillfällen skickat filer innehållande oriktig eller felaktig information till Collectum Företaget på annat sätt nyttjar de elektroniska tjänsterna på ett felaktigt sätt. 10.1 Collectum äger rätt att ändra omfattning, villkor och innehåll i dessa allmänna villkor och härtill knutna tjänster samt i beskrivningar och instruktioner gällande för Internetkontoret och annan elektronisk tjänst. Ändringar skall äga verkan mot Företaget från och med tionde (10) dagen efter det att Collectum meddelat ändringen via Collectums hemsida eller efter särskild anvisning från Collectum. Detta gäller dock inte om ändringen beror på förändringar i lag eller annan författning eller på myndighets bud och som innebär att ändringen måste gälla omgående. 10.2 Collectum har, oberoende av det ovan sagda, rätt att successivt ändra de tekniska förutsättningarna för användningen av elektronisk tjänst i takt med att ny teknik och programvara utvecklas. Information gällande detta lämnas för Internetkontoret via Collectums hemsida och för annan elektronisk tjänst enligt särskild anvisning. 11 Meddelanden 11.1 Meddelanden enligt dessa allmänna villkor skall, om inte annat framgår nedan, vara skriftliga och sändas antingen med e-post eller med brev. Meddelande skall sändas till av Företaget uppgiven e-postadress eller postadress. 11.2 Meddelande anses ha kommit andra parten tillhanda vid e-post: samma dag som det avsänts, såvida inte avsändare underrättats om annat vid brev: på tredje vardagen efter avsändandet. 11.3 Meddelande från Collectum som rör flertalet Företag anslutna till elektronisk tjänst kan även meddelas via Collectums hemsida. Sådana meddelanden skall anses mottagna av Företaget senast på tredje vardagen efter publicerandet. 11.4 Part skall omgående anmäla adressändring till andra parten. Sådant meddelande skall översändas enligt reglerna i punkt 11.1. Företagets Huvudadministratör/Extern Huvudadministratör/Administratör skall dessutom omgående uppdatera ändringar av sin e-postadress via avsedd tjänst i Collectums Internetkontor. Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 7 av 8

12 Tillämplig lag och tvist 12.1 Svensk lag är tillämplig på detta avtal. Hänvisningar i svensk rätt till annat lands lag skall dock inte vara tillämpliga. 12.2 Tvist rörande tolkningen eller tillämpningen av dessa allmänna villkor jämte därtill hörande avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden skall avgöras av skiljemän enligt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Om värdet av tvisteföremålet uppenbart inte överstiger tio (10) gånger det vid tvistens uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt lagen om allmän försäkring, skall tvisten avgöras av en ensam skiljeman som på parts begäran skall utses av Stockholms Handelskammare. Dessa villkor har fastställts av Collectum i maj 2014. Allmänna villkor för företag som använder Collectums elektroniska tjänster/collectums internetkontor Sida 8 av 8