PPG Projektmedel 2017 Beredningsarbetet 2016

1 2016-06-30 Dnr LS 2015-1199 PPG Projektmedel 2017 Beredningsarbetet 2016

2 Innehållsförteckning Sida 1 Tidplan för beredningsarbetet 3 2 Förteckning över ledamöter i Ledningsgruppen KI/SLL, Forskningsrådet och prioriteringsgruppen 3 3 Projektadministration 4 4 Beslutsordning 4 5 Beskrivning av beredningsarbetet 5 6 Bedömningskriterier 5 7 Skala för poängsättning 7 8 Utlåtanden 8 9 Jävsregler 8 Vissa uppdateringar kommer att göras med anledning av det nya regionala ALF-avtalet.

3 1. Tidplan för beredningsarbetet under 2016 Sista ansökningsdag Anmälningar om jäv Fördelning av ansökningarna på föredragande klar Sakkunniggranskningen börjar Administrativ bearbetning och sammanställning Prioriteringsgruppsmöte Samordningsgruppens möte Möte i Forskningsrådet Möte i Ledningsgruppen KI/SLL Preliminärt besked om fördelning skickas till alla sökande Möte i Forskningsberedningen, SLL Beslut i Arbetsutskottet, SLL Besked till de sökande direkt efter beslut 15 februari 19-20 februari 26 februari Början av mars Mitten av maj respektive början av augusti 13 juni 2 september september 22 september 23 september 20 oktober 22 november 2. Förteckning över ledamöter i Ledningsgruppen KI/SLL, Forskningsrådet samt prioriteringsgruppen Ledningsgrupp KI/SLL: Stockholms läns landsting Anne Rundquist Tf Landstingsdirektör Barbro Naroskyin Hälso- och sjukvårdsdirektör Maria Englund Personaldirektör Melvin Samsom Sjukhusdirektör Karolinska Universitetssjukhuset Stefan Jacobsson VD Danderyds sjukhus AB Mikael Ohrling Sjukvårdsdirektör SLSO Huvudföredragande: Jan Andersson FoU-direktör Karolinska Institutet Karin Dahlman-Wright Vikarierande rektor Henrik Grönberg Vikarierande prorektor från 7 mars Anders Gustafsson Dekan för forskning Annika Östman Wernerson Dekan för utbildning Martin Ingvar Vicerektor Alexander von Gabain Vicerektor Huvudföredragande: Rune Fransson Universitetsförvaltningen

4 Forskningsrådet: Stockholms läns landsting Stefan Jacobson, Danderyds sjukhus, ordförande Lars Farde, SLSO Jan-Inge Henter, Karolinska universitetssjukhuset Miia Kivipelto, Karolinska universitetssjukhuset Maria Kugelberg, S:t Eriks Ögonsjukhus Carolina Nylén, Karolinska universitetssjukhuset, ST-representant Karolinska Institutet Anders Gustafsson, dekan för forskarutbildning, ordförande Anna Martling Marianne Schultzberg Peter Stenvinkel Marie Wahren-Herlenius Cheng Xu, studentrepresentant (utsedd av MF) Ledamöter i prioriteringsgruppen En prioriteringsgrupp med kombinerad ämnes- och tvärvetenskaplig inriktning är tillsatt för bedömningen av PPG projektansökningar. Professor em Birgitta Hovelius, Lund, ordförande Professor Lars Borgquist, Lund Professor Sölve Elmståhl, Lund Professor Yngve Gustafson, Umeå Docent Jonas Sandberg, Jönköping Professor Anne-Liis von Knorring, Uppsala Professor Agneta Öjehagen, Lund 3. Projektadministration Lena Olsén: 517 793 56, lena.olsen@karolinska.se Birgitta Strinnlund: 517 702 07, birgitta.strinnlund@karolinska.se 4. Beslutsordning En prioriteringsgrupp med kombinerad ämnes- och tvärvetenskaplig inriktning är tillsatt för bedömningen av PPG projektansökningar. Prioriteringsgruppens ledamöter tillsätts efter beslut av Ledningsgruppen KI/SLL. Förslag till nya ledamöter lämnas av prioriteringsgruppen. Prioriteringsgruppens förslag till beviljning respektive avslag lämnas till Samordningsgruppen för information liksom till Forskningsrådet och därefter till Ledningsgruppen KI/SLL för

5 ställningstagande. Formella budgetbeslut fattas därefter av landstingets politiska organisation under hösten 2016. Jämställdhetsperspektivet är en viktig aspekt i det kliniskt inriktade forskningsarbetet. SLL och KI har därför beslutat att inom ramen för projektverksamheten ska beviljandegraden vara samma för kvinnor och män samt att vid lika vetenskaplig värdering ska jämställdheten vara utslagsgivande. 5. Beskrivning av beredningsarbetet Registrera jäv Strax efter den sista ansökningsdagen rapporterar ledamöterna i prioriteringsgruppen eventuella jäv (se punkt 7 nedan) gentemot sökande och medsökande. Detta registreras i modulen för granskare i ansökningssystemet. När det är klart utser ordföranden en föredragande för varje ansökan. Också detta registreras i modulen för granskare. I början av mars får ledamöterna tillgång till ansökningarna via ansökningssystemet. Alla läser alla ansökningar Ledamöterna gör en individuell genomgång av samtliga ansökningar och poängsätter respektive ansökan utifrån angivna bedömningskriterier (se punkt 6 nedan). Senast den 30 maj ska alla ledamöter ha registrerat sina poängbedömningar i ansökningssystemet och föredragande skrivit förslag till utlåtande. Prioriteringsgruppens ledamöter läser och bedömer endast de sidor som ryms inom angivna max antal sidor enligt de regler som anges i utlysningen. Prioriteringsmöte Ett prioriteringsmöte, heldag, är inplanerat den 13 juni 2016. Ett par veckor innan mötet får ledamöterna en sammanställning av poängsättningen i fallande skala, förslag till skriftliga utlåtanden och annat underlagsmaterial. För att ge utrymme för mer diskussion på prioriteringsmötet för de ansökningar som håller hög kvalitet och har en rimlig chans att få medel beviljade, bör ett antal ansökningar gallras bort (klara avslag med lägst poäng) innan mötet, så kallat triageförfarande. Ordförande samordnar detta förfarande. På prioriteringsmötet ger utsedd föredragande en presentation av ansökan/projektet och gruppen för en diskussion som kan leda till att poängen ändras vid mötet. Gruppen enas om bifall eller avslag och ger förslag till anslagsbelopp. Omdöme och rekommendation Föredraganden skriver ett förslag till skriftligt utlåtande/omdöme och ger rekommendationer till den sökande utifrån gruppens samlade bedömning. Ordföranden i prioriteringsgruppen ska slutligen godkänna samtliga förslag till utlåtanden.

6 Samordningsgruppens synpunkter Prioriteringsgruppens förslag till beviljning respektive avslag lämnas för information till samordningsgruppen som består av respektive ordförande för prioriteringsgrupperna inom ALF Medicin och PPG samt SLL-ordförande i Forskningsrådet. På samordningsgruppens möte diskuteras strategifrågor och vad som kan förbättras utifrån erfarenheterna av beredningsarbetet. 6. Bedömningskriterier De bedömningskriterier som ligger till grund för prioriteringsarbetet är följande: projektets kliniska frågeställning metodik och vetenskaplig kvalitet kompetens och genomförbarhet patientnytta progress (vid fortsättningsanslag) Enligt det regionala ALF-avtalet ska forskningens resultat leda till praktisk tillämpning i hälso- och sjukvården och komma patienter till nytta (nå hälsa, lindra och bota). Ny kunskap ska omsättas i individanpassad prevention, tidig diagnos och behandling. All forskning ska bedrivas med hög kvalitet. Projektets kliniska frågeställning Den omfattning i vilken projektet, under förutsättning att det framgångsrikt kan genomföras på ett nyskapande och betydelsefullt sätt, bidrar till att öka kunskapen, eller implementera befintlig kunskap inom det medicinska forskningsområdet. Metod och vetenskaplig kvalitet Den omfattning i vilken hypotes eller frågeställning, försöksuppläggning (inklusive urval av undersökningsgrupper och djurmodeller), metoder och bearbetning är korrekt tillämpade, välintegrerade och adekvata för projektets målsättning. Forskningen ska hålla GCP-standard eller motsvarande kvalitet i enlighet med gällande lagstiftning och riktlinjer. Kompetens och genomförbarhet Sannolikheten att det föreslagna projektet kan genomföras av forskarna i gruppen sett mot bakgrund av dokumenterad erfarenhet. Patientnytta Den kliniska forskningen ska leda till patientnytta, bidra till att öppna möjligheter för att nå hälsa, lindra och bota sjukdom. Detta väger tungt vid bedömningen av projektet. Patientnyttan ska innefatta: Plan för implementering: Beskrivning av hur kunskaperna som genereras i projektet ska kunna implementeras i hälso- och sjukvården. Hur ser den tänkta processen för överföring av vetenskapliga rön till klinisk praxis ut? Hur ser tidplanen ut? Hur tillämpbart är resultatet?

7 Klinisk förankring: Beskrivning av på vilket sätt hälso- och sjukvårdsorganisationen nyttjas i projektet. Generaliserbarhet av förväntade resultat: Beskrivning av hur resultaten kan tolkas, användas eller utvecklas i vården. Tillåter projektets utformning att man kan dra slutsatser som är applicerbara på en bredare patientpopulation än den i projektet ingående patientgruppen? Kan resultaten tillämpas på kliniskt angränsade områden/sjukdomar? En övergripande förutsättning för bedömningskriteriet patientnytta är vetenskaplig kvalitet. Övriga bedömningskriterier frågeställning, metod, kompetens och genomförbarhet ska också vägas in som en grund för bedömningen av patientnyttan. Progress Definition: Progress definieras och utformas enligt följande: Den omfattning i vilken projektet under den aktuella bidragsperioden på ett betydelsefullt sätt har bidragit till att öka kunskapen inom den kliniskt inriktade medicinska forskningen och utvecklingen. Bakomliggande faktorer för bedömning av progress i projektet är: Att projektet fortskrider enligt planerna, det vill säga i enlighet med de delmål som presenterats i tidigare ansökan, till exempel antal publikationer, genomförda aktiviteter (inklusive eventuell planerad implementering), med mera. Progressen för ettårsanslag kan inte bli särskilt omfattande eftersom tiden från att medlen blivit tillgängliga till dess att fortsättningsansökan ska skrivas är så kort. Könsperspektivet Könsperspektivet, det vill säga könsskillnad och jämställd vård, är också en bedömningskomponent. I projektbeskrivningen ska ha redovisats hur hypotesprövningen/syftet påverkas eller styrs av könsperspektivet. Hur det påverkar val av design, population och metod, principer för databearbetning och analys, till exempel könsuppdelad statistik, presentation av resultat och påverkan på diskussion. I de fall könsperspektivet inte har bedömts vara relevant för forskningsproblemet ska detta ha motiverats. Prioriteringsgruppen ska för varje ansökan, efter förslag från föredraganden, göra en bedömning av om könsperspektivet behandlats på ett tillfredsställande sätt av den sökande eller inte. Vid markering av föredragande att könsperspektivet inte hanterats tillfredsställande ska gruppen diskutera detta. Om gruppen blir enig om detta kan det komma att påverka poängbedömningen för kriteriet metod och vetenskaplig kvalitet och ska då kommenteras i utlåtandet. Könsperspektivet kommer dessutom att ingå i den samlade bedömningen av prioriteringsgruppens förslag till bevillning respektive avslag på ansökan om projektmedel. Att en sådan samlad värdering av att forskningsresultaten kommer kvinnor och män tillgodo inom hälsooch sjukvården, både ur biologisk och social synkvinkel, är för den samlade bevillningsbilden av stor vikt. 7. Skala för poängsättning För att poängsätta de fyra bedömningskriterierna används en sjugradig skala enligt nedan:

8 Poäng 7: Enastående. Exceptionellt stark ansökan på högsta internationella nivå. Poäng 6: Utmärkt. Mycket stark ansökan med försumbara svagheter. Poäng 5: Mycket bra till utmärkt. Mycket stark ansökan med mindre svagheter. Poäng 4: Mycket bra. Stark ansökan med mindre svagheter. Poäng 3: Bra. Vissa styrkor i ansökan men också vissa svagheter. Poäng 2: Svag. Få styrkor i ansökan men med en större svaghet eller flera mindre svagheter. Poäng 1: Dålig. Få styrkor i ansökan men med flera större svagheter. Poäng 0: Information för att bedöma saknas. Samma skala används även vid bedömning av progressen i en fortsättningsansökan. 8. Utlåtanden Generella råd och rekommendationer för skriftliga utlåtanden: För varje ansökan som bereds av prioriteringsgruppen ska ett för gruppen gemensamt utlåtande om projektet utformas. Utlåtandet blir en offentlig handling och skickas till den sökande efter att formellt beslut har fattats. Utlåtandet är främst till för att den sökande ska få en grund för prioriteringsgruppens vetenskapliga kvalitetsbedömning och poängsättning. Det är viktigt med en saklig analys av ansökans huvudsakliga styrkor och svagheter samt en identifiering av eventuella metodiska problem. De skriftliga motiveringarna måste överensstämma med gruppens poängsättning. Återkoppla med fördel till poängskalans definitioner i motiveringarna. Om ansökan får poäng för en stark ansökan ska det skriftliga omdömet lyfta fram vad som gör projektet starkt. Om ansökan uppnått lägre poäng och inte beviljas medel bör utlåtande innehålla någon eller några identifierade svagheter och förslag till förbättringsmöjligheter. Utlåtandet bör med andra ord i detta fall inte vara alltför positivt. Utlåtandet ska inte innehålla längre referat av den forskning som beskrivs i ansökan. Även kvantifierbara data, exempelvis exakt antal publikationer, liksom bibliometriska mått bör undvikas i utlåtandet. Förslag till belopp ska inte anges i utlåtandet, inte heller rekommendationer om att avslå eller bevilja en ansökan. Om det finns avvikelser från de generella instruktionerna för ansökan (t.ex. antal sidor eller innehållet i publikationslistan) och detta vägts in i bedömningen ska det kommenteras i utlåtandet. Om könsperspektivet inte hanteras tillfredställande i ansökan och får konsekvenser på poängbedömningen av metodkriteriet ska det kommenteras i utlåtandet.

9 9. Jävsregler Riktlinjer för jävshantering vid ansökningar om ALF-projektmedel. Beslutade av Ledningsgruppen KI/SLL den 15 september 2004. Bakgrund Kommunallagen reglerar verksamheten inom kommuner och landsting samt innehåller bestämmelser om jäv. Kommunallagen reglerar jäv för förtroendevalda och anställda. Det finns dock inget hinder att i praktiken analogt tillämpa dessa jävsregler för sakkunniga och konsulter, som de ledamöter i prioriteringsgrupperna och samverkansorganen som inte har ställning som anställda. Jävsreglernas grund i Kommunallagen (1991:900): Lagens lydelse: 24 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Denne får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan utgöra jäv mot honom skall självmant ge det till känna. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon och har inte någon annan trätt i hans ställe, skall nämnden snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutsför utan honom och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov. Ett beslut i en jävsfråga får överklagas endast i samband med överklagande av det beslut varigenom nämnden avgör ärendet. 25 En förtroendevald eller en anställd hos kommunen eller landstinget är jävig, om 1. saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, 2. han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, 3. ärendet rör tillsyn över kommunal verksamhet som han själv är knuten till, 4. han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller 5. det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. 26 Från jäv bortses när frågan om opartiskhet uppenbarligen saknar betydelse. 27 Om ett ärende hos en nämnd berör ett aktiebolag där kommunen eller landstinget äger minst hälften av aktierna eller en stiftelse där kommunen eller landstinget utser minst hälften av styrelseledamöterna, skall jäv enligt 25 2 eller 5 inte anses föreligga enbart på grund av att den som handlägger ärendet är ställföreträdare för bolaget eller stiftelsen eller på annat sätt är knuten dit. Vad som nu har sagts gäller inte när en nämnd handlägger ärenden som avser myndighetsutövning mot enskilda. Jäv enligt 25 5 skall inte heller anses föreligga enbart på grund av att den som handlägger ett ärende hos en nämnd tidigare har deltagit i handläggningen av ärendet hos en annan nämnd.

10 Följande riktlinjer för jäv utgör en tillämpning av Kommunallagens jävsregler till de förhållanden som gäller vid ansökningar om projektmedel inom ramen för det så kallade ALFanslaget. Utgångspunkten är att den som är jävig inte får handlägga eller delta i beredningen av ärende/ansökan. Han/hon får dock vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov. Den som känner till en omständighet som kan utgöra jäv mot honom/henne är skyldig att självmant ge det till känna samt lämna lokalen när den aktuella ansökan/ärendet behandlas. Prövning av jäv En uppkommen jävssituation hanteras i första hand genom att den aktuella ledamoten frivilligt avträder ärendet. Om en ledamot vid till exempel ett prioriteringsgruppsmöte inte frivilligt avträder från ärendet ska mötets ordförande omgående avgöra om jäv föreligger. Har det i övrigt uppkommit misstanke om jäv mot någon och den aktuella ledamoten inte frivilligt avträder från ärendet ska Ledningsgruppen KI/SSL snarast besluta i jävsfrågan. Frågan huruvida jäv ska anses föreligga för ledamöterna i prioriteringsgrupperna prövas av minst tre ledamöter i Ledningsgruppen KI/SLL (däribland ordförande eller vice ordförande). Tillämpning av jävsreglerna När ansökningsomgången är avslutad markerar prioriteringsgruppernas ledamöter eventuella jäv direkt i modulen för granskare. Därefter fördelas ansökningarna på föredragande av ordförandena. På detta sätt ska endast undantagsvis ytterligare jäv uppdagas senare i granskningsarbetet. I anslutning till det protokoll som förs vid sammanträdet görs en jävsbilaga. Jävssituationer i prioriteringsgrupperna redovisas med alla behandlade projekt i vilka jäv eller intressekonflikt funnits. Ledamot ska i så god tid som möjligt meddela förhållanden som kan komma att medföra jäv. Om möjligt bör vederbörande rådgöra med ordförande/kansliet där fråga om jäv kan uppstå. Där jäv konstateras ska ledamoten ha lämnat rummet såväl under förberedelse som slutbehandling av ärendet. Jäv ska anses föreligga när ledamot i beslutande/beredande instans är: den sökande själv den sökandes handledare verksam inom samma forskargrupp som den sökande släkt eller närstående till den sökande eller person med nära samarbete Jäv föreligger även vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste femårsperioden. En gemensam artikel är tillräckligt för att räknas som samproduktion. Jäv kan föreligga under en längre tid än fem år om ett nära samarbete förekommit. Doktorand- och handledarförhållandena bedöms som jäv oavsett hur lång tid tillbaka som samarbetet har ägt rum. Jäv föreligger vidare om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.

11 Vid behov kan två externa sakkunniga utses. Ledamöter i beredningsorgan ska i anslutning till att de utses orienteras om dessa jävsregler. Ledningsgruppen KI/SLLoch underorgan ska regelbundet uppmärksamma jävsproblematiken och löpande revidera gällande riktlinjer för jävshantering.