TURISTBYRÅ- AUKTORISATION 2015 Auktorisationshandling Turistbyråauktorisation (grön/vit): - Auktorisationsavtal - Kontaktuppgifter - Grunduppgifter - Krav och rekommendationer - Underskrifter www.visita.se/turistinfo
Auktorisationsavtal Turistbyrå 1. Visita auktoriserar svenska turistbyråer och turistcenter i enlighet de auktorisationskrav som fastställts av Turistbyråauktorisationens auktorisationsnämnd. Auktorisationsnämnden är, på Visitas uppdrag, beslutande organ avseende Turistbyråauktorisationen. Visitas dotterbolag Svensk Klassificering AB utför och administrerar auktorisationen. 2. För att turistbyrå ska kunna auktoriseras krävs att turistbyråns huvudman (kommun, bolag, förening, stiftelse, firma) har sökt och erhållit medlemskap i Visita. Upphör medlemskapet under auktorisationsavtalets giltighetstid upphör även auktorisationsavtalet att gälla vid samma tidpunkt. 3. För att turistbyrå ska kunna auktoriseras krävs att den verksamhet som bedrivs i turistbyråns lokal/på turistbyråns besöksyta huvudsakligen består av turistbyråverksamhet som den framgår av detta avtal och av auktorisationens villkor. 4. Auktoriserad turistbyrå förbinder sig: a) Att följa Visitas, auktorisationsnämndens respektive Svensk Klassificering AB:s beslut rörande auktorisationen, dess tillämpning samt användningen av Visitas varumärken. b) Att följa Visitas etiska regler (se www.visita.se) och att ställa motsvarande etiska krav på sina egna leverantörer. c) Att bibehålla eller överträffa de minimikrav som auktorisationen ställer på turistbyrån, dess medarbetare och dess verksamhet, under hela den tid avtalet gäller. d) Att aktivt samla kunskap om, och söka dialog med, destinationens övriga turistföretag. e) Att medge att kontroll av uppfyllandet av auktorisationens krav får utföras Svensk Klassificering AB, Visita eller annan som auktorisationsnämnden utser. f) Att erlägga den årliga auktorisationsavgiften mot faktura, f n 3 094 kr för helårsöppen och 1 647 kr för delårsöppen byrå. Avgiften är indexreglerad, följer KPI. 5. Av Visita auktoriserad turistbyrå har under avtalets giltighetstid möjlighet att använda sig av det registrerade grön/vita Tourist Information-märket som ägs av Visita, på följande sätt: a) I skyltning på och i turistbyråns lokaler samt på och i fordon som är auktoriserade som mobil turistbyrå. b) I permanent och i tillfällig vägvisning till turistbyrån, i form av skyltar med riktnings- och ev. avståndsangivelse. c) I en tryckt eller i elektronisk media publicerad karta, för att märka ut av Visita auktoriserade turistbyråers och turistcenters geografiska läge i kartan. d) I tryck eller i elektronisk media, i direkt anslutning till en angivelse om av Visita auktoriserad turistbyrås besöksadress, telefon, e-postadress och andra för besökare relevanta kontaktuppgifter. e) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. All annan användning av det registrerade Tourist Information-märket, än vad som framgår av punkt 5, är otillåten. Visita kan dock, på skriftlig och motiverad ansökan, medge annan användning. Det registrerade Tourist Information märket får inte heller förändras, förvanskas, eller efterhärmas. Vid oklarhet rörande rätten att använda märket ska Visita alltid tillfrågas. Auktoriserad turistbyrå kan kostnadsfritt beställa märkesfil av Visita. Sid 2 av 10
Om auktorisationen upphör att gälla på grund av auktorisationsnämndens beslut, Visitas beslut eller uppsägning från turistbyråns sida, förlorar turistbyrån omgående möjligheten att använda sig av och att sprida det registrerade Tourist Information-märket. 6. Detta avtal gäller till och med den 31 december 2015. Uppsägning under löpande avtalstid kan ske skriftligen, med en uppsägningstid om tio (10) dagar. Underskrifter, se sida 10 i denna handling. Kontaktuppgifter turistbyrå Turistbyrån Turistbyråns namn Besöksadress Postadress Postnr/ort Län Telefax Webadress/adresser Kontaktperson 1 på turistbyrån Kontaktperson 1 namn Befattning Mobil Sid 3 av 10
Kontaktperson 2 på turistbyrån Kontaktperson 2 namn Befattning Mobil Kontaktuppgifter huvudman/ägare av turistbyrå (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma) Kontaktperson hos huvudman/ägare Kontaktperson namn Befattning Mobil Uppgifter om huvudman/ägare Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans organisationsnummer Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans namn Postadress Postnr/ort Telefax Webadress/adresser Organisationsform (kryssa) Kommun Bolag (AB/HB/KB) Ek. för. Ideell förening Stiftelse Enskild firma Sid 4 av 10
Fakturaadress auktorisationsavgift (om annan än till huvudmannens adress) Attention/referens Postadress Postnr/ort Auktorisation grunduppgifter (fylls i men påverkar ej auktorisationen) Antal medarbetare Summa helårsanställda medarbetare Summa medarbetare under året som inte är helårsanställda Öppethållande Helårsöppen turistbyrå (12 mån/år) Delårsöppen (mindre än 12 mån/år) turistbyrå Läge och lokal Turistbyrån ligger i en, ur turistisk synpunkt, lättillgänglig lokal Tydlig vägvisning eller vägskyltning till turistbyrån finns Lokalerna, inkl. entré, är handikappanpassade Det finns handikapptoalett i eller i nära anslutning till lokalen Ja Ja Ja Ja Om turistbyråverksamheten bedrivs på en begränsad yta i lokal där annan verksamhet bedrivs, eller om turistbyrån är mobil, bifoga ett eller flera foton av besöksytan och turistbyråskyltningen i lokalen/av den mobila enheten. Ja, ett eller flera foton bifogas GPS-position (www.kartor.eniro.se, högerklicka i kartan). Ange i format WGS84 Decimal. Lat Long Språk Turistbyrån ger service på följande språk, förutom svenska och engelska: Sid 5 av 10
Auktorisation krav och rekommendationer Avsnitt Minimikrav turistbyrå Rekommendation /kommentar 1. MEDARBETARE Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt av TB-ansvarig) 1.1 Utbildning Tillsvidareanställda (fast anställda) medarbetare på turistbyrån har en utbildning som minst motsvarar Visitaakademins kurs Turism och Värdskap. Finns inga tillsvidareanställda uppfyller minst en medarbetare på plats nämnda krav. 1.2 Språk Alla medarbetare behärskar svenska och engelska i tal och skrift. 1.3 Bemanning Helårsöppen turistbyrå är bemannad och öppen för besökare minst 20 timmar per vecka. Delårsöppen turistbyrå är bemannad och öppen för besökare minst 20 timmar per vecka under öppethållandesäsong. Visitaakademin erbjuder utbildningen Turism och Värdskap. Se www.visitaakademin.se. Utbildning/erfarenhet som erhållits på annat sätt, på motsvarande nivå, accepteras. Kunskaper i andra språk som vanligen efterfrågas, rekommenderas. Delårsöppen turistbyrå kan ha en eller flera öppethållandesäsonger under året. Glöm inte för- och eftersäsong, Sverige får fler och fler besökare året om, inte bara sommar och vinter. Rekommendation: Klädsel, namnskylt Ej krav. Medarbetarna bör ha enhetlig klädsel och namnskylt i igenkänningssyfte. Namnskylt bör vara försedd med flagga/flaggor representerande det/de språk som medarbetaren talar. 2. INFORMATION av tb-ansvarig) 2.1 I-skyltning Turistbyrån är väl synligt skyltad med den grön/vita i-skylten. 2.2 Avskyltning (endast delårsöppen) 2.3 Information om öppettider m.m. 2.4 Information om avgifter och betalsätt Den grön/vita i-skylten tas bort eller döljs när öppethållandesäsong avslutats. Öppettider och -säsong är anslagna på väl synlig plats på eller vid turistbyrån, med text på svenska och engelska. Om turistbyrån tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning ska priser (inklusive moms) vara tydligt angivna. Det ska även framgå tydligt vilka betal/kreditkort kort som accepteras (se även 4.4) Detta krav gäller endast delårsöppen turistbyrå och behöver inte signeras av helårsöppen turistbyrå. Efter turistbyråns stängning bör resenären även ha tillgång till allmän turistisk information, exempelvis via broschyrställ, pekskärm, informationstavla, webbhänvisning eller telefonsvarare. Informationen bör finnas på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Om turistbyrån inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver därför inte signeras. Sid 6 av 10
Avsnitt Minimikrav turistbyrå Rekommendation /kommentar 2. INFORMATION (fortsättning) Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt av TB-ansvarig) 2.5 Informationsinsamling och förmedling 2.6 Turistiskt material Rekommendation: Digital information på plats Turistbyrån samlar in och förmedlar den turistiska information som kan vara av intresse för - och efterfrågas av - besökare, främst lokalt men också regionalt. På turistbyrån finns lokalt och regionalt turistiskt informationsmaterial, antingen i tryckt form eller i elektronisk form, utskrivningsbart på plats. Ej krav. Information om större besöksmål i Sverige bör kunna lämnas. Vid insamling av turistisk information: Ha löpande kontakt med lokala och större regionala besöksmål, turistföretag, kultur och idrott. Fokusera på det lokala och unika. Material på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Material avseende större besöksmål i Sverige bör finnas tillgängligt. Besökarens kan själv söka lokal, regional och nationell turistinformation via digitala tjänster på turistcentret, på besökardator, surfplatta eller liknande. 2.8 Frågor på distans Turistbyråns medarbetare svarar på telefonsamtal inom 30 sekunder, antingen personligen eller via växel alternativt telesvarsfunktion. Använd gärna automatiskt svarsmail med öppettider och vi arbetar på din förfrågan eller liknande, även på engelska. 2.9 Tillgänglighet via Internet 2.10 Språk på Internet 2.11 Adress m.m. på Internet Mail, meddelanden via sociala medier (se 2.9) och ev. brev besvaras senast arbetsdagen efter mottagandet. Turistbyrån finns tillgänglig på Internet, på egen webbplats alternativt på företagets, kommunens, regionens, länets, destinationens webbplats samt i sociala medier. Informationen på Internet och i sociala medier är på svenska, engelska samt ev. andra språk som ofta efterfrågas i regionen. Turistbyråns adress, GPS-koordinater och öppettider finns tillgängliga på Internet. Turistbyrån bör finnas tillgänglig i flera sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram), Webben bör även vara anpassad för surfplattor/smartphones Översättning av sidor kan ske via Google, kontrollera dock språket! Rekommendation: Karta Ej krav. En karta bör finnas på webbplatsen för att resenären enkelt ska kunna se var i Sverige turistbyrån/ destinationen ligger. Kostnadsfria karttjänster finns på Internet (t ex Google Maps). 2.13 Uppdatering Informationen på Internet uppdateras löpande. Inaktuell information plockas bort dagligen och ny läggs till. Uppdatera gärna med kända evenemang och händelser ett år framåt i tiden. Avsnitt Minimikrav turistbyrå Rekommendation Signatur i vitt fält Sid 7 av 10
/kommentar = kravet uppfyllt 2. INFORMATION (fortsättning) av TB-ansvarig) 2.14 Turistinformation på Internet Information om auktorisationen 2.16 Besökaromdömen Via turistbyråns webb får besökare bred turistisk information om destinationen och om tillgängliga turisttjänster, med text och länkar till lokala turistföretag, logi, mat, aktiviteter och transporter. Via turistbyråns närvaro i sociala medier får besökare motsvarande information löpande. Det grön/vita Tourist Info-märket, länkat till www.i-touristinfo.com, finns väl synligt på turistbyråns webb. Det finns möjlighet för besökare att lämna omdömen rörande turistbyråns service på turistbyråns webb. Broschyrer bör finnas för nedladdning. Turistbyråns webb bör länka till övriga auktoriserade turistbyråer/center inom länet/regionen, till regional turistorganisation och till Visit Sweden. i-touristinfo.com är adressen till Turistbyråauktorisationens officiella webbplats, där samtliga auktoriserade turistbyråer kommer att presenteras fr o m våren 2015. Detta kan ske genom att besökarnas uppmanas att lämna synpunkter via en e-postlänk. 3. MARKNADSFÖRING av tb-ansvarig) Rekommendation: Skyltning Ej krav. Turistbyråns skyltning är aktuell och uppdaterad efter utbud och årstid för att inspirera besökarna till att utforska destinationen vidare. 3.2 Internet Turistbyråns webb och sociala medier följer årstiderna, har inspirerade bildinnehåll och lockande erbjudanden för att skapa reslust till och i destinationen. Syftet är att stimulera till besök i området. Språk och texter anpassas till målgrupp och media. Skapa struktur som gör det lätt att hitta. 3.3 Transaktion och konsumtion Turistbyråns information, inspiration och rekommendationer leder till turistisk konsumtion hos besökarna, på besökarnas villkor. Syftet är att stimulera varje besökare att göra ett köp eller annan transaktion på turistbyrån, på besökarens villkor. 4. TURISTSERVICE av tb-ansvarig) 4.1 Servicenivå Turistbyrån håller alltid en hög och professionell servicenivå under öppethållandet, oavsett säsong och oavsett om besöket är fysiskt, via telefon, eller via sociala medier. Glöm inte för- och eftersäsong, Sverige får fler och fler besökare året om, inte bara sommar och vinter. 4.2 Marknadsneutral service och brett utbud Turistbyrån arbetar marknadsneutralt i förhållande till destinationens besöksnäring och låter besökarens önskemål och behov styra de förslag man ger besökaren. Besökarens önskemål och behov går därmed alltid före eventuella egna försäljningsmål. Turistbyrån ger förslag ur ett brett utbud av aktiviteter, besöksmål, logi, m.m. och framhåller det lokala och unika. Turistbyrån ska sträva efter att skapa ett nära samarbete med den lokala/regionala besöksnäringen för att därigenom skapa ett brett utbud av turistiska valmöjligheter för besökare. Kravet på marknadsneutralitet och samarbete gäller inte gentemot besöksnäringsföretag som bryter mot lag och/eller branschens etiska regler. Avsnitt Minimikrav turistbyrå Rekommendation Signatur i vitt fält Sid 8 av 10
/kommentar = Kravet uppfyllt 4. TURISTSERVICE (fortsättning) av tb-ansvarig) 4.3 Förmedling av turisttjänster Turistbyrån förmedlar turisttjänster lokalt och regionalt. Avgift får tas ut för sådana tjänster. Med förmedling menas exempelvis bokning eller bokningshjälp. 4.4 Kortbetalning Om turistbyrån tar betalt för t ex arrangemang, biljetter eller förmedlingstjänster ska man kunna hantera både kontant- och kortbetalningar. Om turistbyrån inte tillhandahåller varor/tjänster mot betalning gäller inte kravet och behöver då inte signeras. 4.5 Systematisk klagomålshantering Turistbyrån hanterar klagomål genom att logga dem, hantera dem, återkoppla och förebygga. Loggning kan ske i t ex pärm eller i dator. Notera hur och när ärendet hanterats. Gå igenom regelbundet och förändra arbetssättet där det behövs. 5. SAMHÄLLSANSVAR av tb-ansvarig) 5.1 Alla är välkomna Turistbyråns medarbetare behandlar alla människor lika och med samma respekt oavsett, kön, ålder, religion, härkomst, sexuell läggning, funktionshinder m.m. 5.2 Tillgänglighet för alla 5.3 En hållbar verksamhet Turistbyrån följer lagar och lokala föreskrifter rörande tillgänglighet och strävar efter att vara fysiskt tillgänglig för alla Turistbyrån bedriver sin verksamhet på ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt och följer tillämpliga lokala regler och lagkrav på dessa områden. Ett engagemang i hållbarhetsfrågorna ger positiva effekter både internt och externt. Det stärker också varumärket och skapar en positiv attityd i omvärlden. Turistbyrån samarbetar med följande regionala turistorganisation eller destinationsorganisation (fylls i om sådant samarbete finns) Den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationens namn Kontaktperson på den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationen Adress Postnr Ort Sid 9 av 10
Underskrifter Undertecknad, behörig representant för turistbyrå eller för turistbyråns huvudman/ägare (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma), intygar att de signerade auktorisationskraven uppfyllts och att övriga i dokumentet lämnade uppgifter är korrekta samt att på sida 3 angiven turistbyrå och på sida 4 angiven huvudman för turistbyrå förbinder sig att följa auktorisationsavtalet, sidor 2 och 3 i detta auktorisationsdokument. Datum Ort Underskrift behörig turistbyråansvarig eller behörig representant för huvudman/ägare Namnförtydligande Komplett ifyllt och undertecknat formulär scannas in och e-postas till eva.nordqvist@sveklass.se Alternativt skickas per post i ett exemplar till Visita/Svensk Klassificering AB Box 3546 103 69 Stockholm När auktorisationen godkänts av Visitas auktorisationsnämnd, utfärdar nämnden ett auktorisationsintyg som skickas per post till turistbyrån. Vid frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, kontakta Eva Nordqvist, eva.nordqvist@sveklass.se tel 08-762 74 16 Övriga frågor om auktorisationen eller till auktorisationsnämnden ställs till Emma Eriksson, e.eriksson@visita.se tel 08-762 74 32 Se även www.visita.se/turistinfo Sid 10 av 10