Bilaga 4 till Statskontorets rapport Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader (2012:16) Bilaga 4 Beräkningar av vissa förvaltningskostnader för hanteringen av sakanslagen år 2011 Inledning och metod Denna bilaga redovisar våra beräkningar av vissa kostnader för den direkta hanteringen av sakanslagen år 2011. Beräkningarna grundar sig dels på data från Arbetsförmedlingens tidmätning hösten 2011, dels på data om antalet aktiviteter som genomfördes vid Arbetsförmedlingen under år 2011 från Arbetsförmedlingens statistiksystem. De tidschabloner för genomförande av olika arbetsmoment från Arbetsförmedlingens tidmätning år 2011 som används i det följande redovisas i huvudrapportens kapitel 5, avsnitt 5.6.1. I våra beräkningar har vi utgått från den redovisning av kostnader som Arbetsförmedlingen gör i Prognoser för utbetalningar 2012 2016. 1 Arbetsförmedlingens sammanställning följer så långt som möjligt vilka program och garantier (sökandekategorier) som kostnaderna hänför sig till. 2 Timkostnad för handläggare vid Arbetsförmedlingen För att beräkna kostnaden för olika arbetsmoment i tabell 1 och tabell 2 har en genomsnittlig kostnad för en produktionstimme, inklusive overhead har använts. Denna timkostnad uppgick år 2011 till 671 kronor enligt Arbetsförmedlingens tidmätning inklusive overheadkostnader. I overhead ingår alla förvaltningskostnader vid Arbetsförmedlingen som inte utgör direkta produktionskostnader i enlighet med den definition som Arbetsförmedlingen gör i tidmätningen år 2011 (se vidare kapitel 3). 3 Denna lönekostnad är beräknad som ett genomsnitt för arbetsförmedlare och specialister. Det har inte varit möjligt för oss att urskilja vilka kostnader på huvudkontoret som belastar respektive sakanslag, utöver för anslagen för etableringsersättning och etableringslotsar där kostnaderna särredovisas mot anslagspost 2 Nyandländas etablering på anslag UO 14 1:1 Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader. Istället hanteras kostnaderna vid huvudkontoret som en overheadkostnad i timkostnaden. 1 Arbetsförmedlingen (2012-02-22): Prognoser för utbetalningar 2012-2016. 2 Detta innebär exempelvis att posten JOB, utbildning/arbetsträning mm FAS 1-2 omfattar både kurskostnader för arbetsmarknadsutbildning, förberedande utbildning, ersättning till anordnare för arbetsträning/förstärkt arbetsträning samt resekostnader till arbetssökande som ges vid annat programdeltagande inom garantin, t.ex. arbetspraktik. Vissa programbeslut som fattas för deltagare i garantierna, bland annat start av näringsverksamhet och särskilt anställningsstöd återfinns under start av näringsverksamhet respektive särskilt anställningsstöd. 3 Arbetsförmedlingens tidmätning hösten 2011. 1
Den fördelning av overhead som används här är sannolikt inte helt rättvisande i kopplingen till de olika sakanslagen. Kostnaderna för att utforma verksamhetsstöd och systemstöd liksom ekonomiadministration med bland annat hantering av rekvisitioner, med mera belastar sannolikt hanteringen av sakanslagen tyngre än det förmedlingsarbete som bedrivs utan koppling till sakanslagen. Olika sakanslag kräver vidare olika insatser på central nivå. Kostnader för upphandling av externa tjänster är exempel på en kostnad på förvaltningsanslaget som hänför sig sakanslagen för program och andra insatser, men inte till sakanslagen för transfereringar. Kostnaderna på förvaltningsanslaget för den direkta hanteringen av sakanslagen UO 14 1:2 ap. 1 Aktivitetsstöd Under år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för aktivitetsstöd till 15 267 miljoner kronor. De kostnader på förvaltningsanslaget som vi har kunnat uppskatta för hantering av aktivitetsstödet uppgår till 370 miljoner och omfattar kostnader för nya beslut om programanvisningar, anvisningar till ledig plats och återkallande av program (se tabell 1). Aktiviteter på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår i hanteringen av aktivitetsstödet men som vi inte har kunna beräkna kostnader för är: programanvisningar till arbetslivsinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktion och projekt med arbetsmarknadspolitisk inriktning, 4 uppföljning av programdeltagares deltagande under programtiden, 5 registrering av avbrott. 4 Arbetsförmedlingen följd inte upp tidsåtgången för beslut om dessa program i tidmätningen år 2011. 5 Det har inte varit möjligt att skilja kontakter med deltagare som handlar om uppföljning som krävs för att garantera uppfyllandet av villkor för aktivitetsstödet och andra kontakter som Arbetsförmedlingen har med programdeltagare. 2
Tabell 1. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1) för hanteringen av aktivitetsstödet (UO 14 1:2 ap 1) år 2011. (1) Nya programbeslut för arbetssökande med aktivitetsstöd under beslutsperioden. (2) Anvisning till ledig plats till personer med aktivitetsstöd, nya och pågående beslut. (3) Programåterkallelser till personer med aktivitetsstöd, nya och pågående beslut. Samma tidsåtgång som underrättelse har använts för programåterkallelse. Våra intervjuer med programansvariga och arbetsförmedlare indikerar dock att detta värde underskattar den reella tidsåtgången eftersom återkallelsen, till skillnad från underrättelsen, är ett förvaltningsbeslut som fattas av Arbetsförmedlingen. De arbetsförmedlare vi intervjuade uppskattade tidsåtgången till i genomsnitt två och en halv timme eller längre. Källor: Kostnader på sakanslag: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, antal som gjordes: Arbetsförmedlingens statistik, kostnad per beslut: Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011. I antalet programanvisningar ingår, för att säkra kopplingen till anslaget, enbart de anvisningar som gjordes till personer med aktivitetsstöd under programtiden. Programanvisningar till personer med etableringsersättning eller som ingår i samverkan mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan belastar andra sakanslag. UO 14 1:2 ap. 2 Bidrag till arbetslöshetsersättningen Under år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för bidrag till arbetslöshetsersättningen till 13 058 miljoner kronor. De kostnader som vi har uppskattat på förvaltningsanslaget för vissa aktiviteter i hanteringen av arbetslöshetsersättningen uppgick till 205 miljoner. De aktiviteter som ingår i uppskattningen är nyinskrivning, upprättande av handlingsplan, anvisning till ledig plats och underrättelse till arbetslöshetskassan (se tabell 3). 3
Aktiviteter på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår i hanteringen av arbetslöshetsersättningen men som vi inte har beräknat kostnader för är: uppföljningar gentemot arbetssökande 6 revidering av handlingsplaner 7, samt kostnader för timanställda och deltidsarbetslösa med arbetslöshetsersättning Tabell 2. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1) för hanteringen av aktivitetsstödet (UO 14 1:2 ap 1) år 2011. Not. Kostnaderna hänför sig endast till öppet arbetslösa med arbetslöshetsersättning. Källa: Kostnader på sakanslag: Arbetsförmedlingens prognos 2012-02-22, antal gjorda: Arbetsförmedlingens statistik, kostnad per beslut: Arbetsförmedlingens tidmätning år 2011 och antal underrättelser: Arbetsförmedlingens årsredovisning 2011. UO 14 1:3 ap. 1 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mm Under år 2011 uppgick anslaget Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program och insatser till 6 858 miljoner kronor. De kostnader som vi har kunnat uppskatta i hanteringen uppgår till 276 miljoner kronor, varav 154 miljoner överlappar kostnaderna för hanteringen av aktivitetsstödet. Dessa kostnader hänför sig till nya beslut om programanvisningar, anvisning till ledig plats och återkallande av program (se tabell 3). Kostnader på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår i hanteringen av detta sakanslag och som vi inte har kunnat beräkna kostnader för är: programanvisningar till arbetslivsinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktion och projekt, 6 Vi har inte kunnat använda oss av de kontakter som registreras i AIS för denna grupp eftersom dessa i delar överlappar de arbetsmoment som vi har mätt och uppskattat, dvs. inskrivning, upprättande av handlingsplan, mm görs i kontakter med de arbetssökande. 7 Vi har inte heller haft tillgång till någon genomsnittlig tid för revidering av handlingsplan eftersom detta arbetsmoment inte följdes upp i tidmätningen 2011. 4
uppföljningen av deltagare under programtiden, uppföljningar och andra kontakter med arbetsgivare eller anordnare under och efter programmet. Tabell 3. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1) för hanteringen av anslaget Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program (UO 14 1:3) år 2011. (1) Nya beslut för personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning och inte heller deltog i samverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod. Kostnaderna för hantering av detta anslag inkluderar också programbeslut inom garantierna. Kostnaderna för anvisning till arbetsträning inom JOB har antagits motsvara kostnaden för arbetspraktik. Kostnaderna för särskilt anställningsstöd, instegsjobb, kompletterande aktörer och flytt- och pendlingsstöd omfattar samtliga beslut eftersom dessa inte överlappar kostnaderna för hanteringen av aktivitetsstödet. (2) Anvisning till ledig plats för personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning eller deltog i samverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod. (3) Programåterkallelser till personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning eller deltog i samverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod. * Eftersom hela denna grupp har aktivitetsstöd så redovisas denna kostnad under 1:1 för aktivitetsstödet. Not. Orange indikerar att värde saknas. Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011. 5
Hanteringen av anslaget för UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mm har som nämnts ovan en direkt koppling till UO 14 1:2 ap 2 Aktivitetsstöd, varvid vissa kostnader (154 miljoner kronor) är överlappande mellan dessa båda anslag (se tredje kolumnen med värden i tabell 3). Kostnaden på förvaltningsanslaget för anvisningar till JOB 1-2 och UGA räknas inte in bland dessa överlappande kostnaderna utan hänförs helt till hanteringen av aktivitetsstödet. Detta eftersom garantibeslutet i sig inte medför några kostnader på UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mm. 8 Kostnaden för JOB fas 3 har dock betraktats som överlappande eftersom en anvisning till denna fas i regel innebär en viss typ av kostnader på det senare sakanslaget i form av anordnarbidrag vid subventionerad sysselsättning eller kostnader för arbetsmarknadsutbildning. En kostnad som enbart belastar UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mm. är bland annat kostnader för anvisning till program (t.ex. arbetsmarknadsutbildning) inom ramen för garantierna. Alla anvisningar till program på detta sakanslag belastar inte förvaltningsanslaget. Kostnader för arbetsmarknadsutbildning för dem med etableringsersättning räknas som en del i hanteringen av anslaget UO 13 1:4 Ersättningar till etableringslots mm medan förvaltningskostnaderna för anvisningar av de arbetssökande som ingår i samverkan mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen som belastar Försäkringskassans anslag UO 10 1:7 som inte redovisas här. UO 14 1:4 ap 1. Lönebidrag och Samhall mm. Under år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för Lönebidrag och Samhall till 11 133 miljoner kronor. De kostnader på förvaltningsanslaget som vi har kunnat beräkna för vissa aktiviteter i hanteringen av detta anslag uppgick till 249 miljoner. Kostnaderna omfattar kostnader för programanvisningar, anvisning till ledig plats samt återkallande av program (se tabell 4). Kostnader som finns på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, kan hänföras till hanteringen av anslaget för lönebidrag mm men som vi inte har kunnat beräkna kostnader för avser: programanvisningar till projekt, beslut om personligt biträde, beslut om SIUS, övriga kostnader, 9 och 8 Kostnaderna för hantering av anslaget UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mm uppkommer när en garantideltagare anvisas till ett program eller en insats inom ramen för garantin. Garantibeslutet i sig innebär inga kostnader på detta anslag. 9 Arbetsförmedlingen följd inte upp tidsåtgången för beslut om dessa program i tidmätningen år 2011. 6
uppföljning gentemot arbetsgivare under subventionerade anställningar. 10 Tabell 4. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1) som uppstod i hanteringen av anslaget Lönebidrag och Samhall UO 14 1:4) år 2011. 1) Nya beslut under året. 2) Antal anvisningar till ledig plats. 3) Kostnaden för återkallande av programbeslut har beräknats utifrån kostnad för underrättelse till a-kassa. Våra intervjuer med programansvariga och arbetsförmedlare indikerar dock att detta värde underskattar den reella tidsåtgången eftersom återkallelsen, till skillnad från underrättelsen, är ett förvaltningsbeslut som fattas av Arbetsförmedlingen. De arbetsförmedlare vi intervjuade uppskattade tidsåtgången till i genomsnitt två och en halv timme eller längre. Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011. Anslagen UO 13 1:3 ap 1 Etableringsersättning och UO 13 1:4 Ersättning till etableringslotsar mm Arbetsförmedlingen har inte gjort några uppskattningar av tidsåtgången för de olika aktiviteter som Arbetsförmedlingen utför i hanteringen av anslagen för etableringsersättning och etableringslotsar. I intervjuer med Arbetsförmedlingen menar programansvariga att tidsåtgången för aktiviteter som genomförs i denna hantering, bland annat upprättande av etableringsplaner och beslut om etableringslotsar, inte kan likställas med andra tidssatta arbetsmoment vid arbetsförmedlingen såsom upprättande av handlingsplan eller hantering av ersättning till kompletterande aktörer. Detta eftersom nyanlända inom etableringsreformen kräver andra och mer omfattande 10 Kontakter med arbetsgivare registreras i AIS men anledningen till dessa framgår inte och de kan därmed inte heller knytas till ett beslut om lönebidrag eller dylikt. 7
insatser. 11 Etableringsplanen ställer också krav på att Arbetsförmedlingen ska anordna aktiviteter på heltid för målgruppen och att det är flera aktörer som levererar aktiviteterna (kommunen står för SFI och samhällsorientering). 12 Anslagen UO 13 1:3 Etableringsersättning mm och UO 13 1:4 Ersättning till etableringslotsar är stommen i den etableringsreform som Arbetsförmedlingen har i uppdrag att genomföra. Kostnaderna på anslaget för etableringsersättningen uppgick år 2011 till 261 miljoner kronor medan kostnaderna på anslaget för ersättning till etableringslotsar mm uppgick till 121 miljoner kronor. Vår bedömning, utifrån intervjuer med Arbetsförmedlingen, är att merparten av arbetet inom etableringsreformen har koppling till sakanslagen. Kostnaderna för detta arbete, inklusive overhead i form av ledning och styrning, särredovisas på förvaltningsanslaget under anslagspost 2 (se tabell 5). Kostnaderna på förvaltningsanslaget för hela arbetet med de nyanländas etablering uppgick år 2011 till 229 miljoner kronor. Denna siffra skiljer sig från de beräknade kostnaderna för övriga sakanslag ovan genom att den inte utgår från enskilda arbetsmoment utan fångar hela Arbetsförmedlingens arbete med gruppen nyanlända. Tabell 5. Utfall förvaltningsanslag för nyanländas etablering (UO 14 1:1 ap 2) år 2011, kronor. Konto Marknadsområde Kundtjänst Avd Rehab HK & Af Gem Totalt 1-10 Löner & avgifter 103 561 528 4 300 622 16 828 792 29 279 778 153 970 721 Övriga personalkostn 2 956 971 119 928 578 620 22 214 308 25 869 827 Kostnader för lokaler 7 000 17 334 650 17 341 650 Övriga driftkostnader 814 958 44 636 149 877 30 362 870 31 372 340 Totalt 107 340 457 4 465 186 17 557 289 99 191 605 228 554 538 Källa: Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning. Beräkning av kostnader utifrån olika sökandegrupper Kostnader som ingår i beräkningarna Beräkningarna utifrån olika sökandegrupper omfattar: Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader för de arbetsmoment som ingår i arbetet med att fatta beslut om garanti- eller programdeltagande, förvaltningskostnaderna för det arbete som Arbetsförmedlingen utför riktat mot arbetssökande under garanti- eller programdeltagandet 11 Intervjuer med Arbetsförmedlingen, namn 12 Förordning (2010:409) om etableringssamtal och etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare. 8
De förvaltningskostnader som redovisas för Arbetsförmedlingens arbete med sökandegrupperna under garanti- eller programdeltagandet grundar sig på olika datakällor. Vi har hämtat totalkostnaderna för JOB fas 1-2, JOB fas 3 och UGA från fråga 1 b i tidmätningen år 2011. Vi har vidare hämtat delkostnader för enskilda möten med deltagare inom arbetslivsintroduktionen från tidmätningen 2011 (fråga 5 och 7 i tidmätningen år 2011). För övriga sökandegrupper har vi beräknat kostnader utifrån de kontakter som Arbetsförmedlingen registrerar i AIS. Antalet kontakter med arbetssökande som registreras i AIS är betydligt färre än antalet faktiska kontakter enligt tidmätningen år 2011. 1 För e-mail och telefonkontakter har vi använt de genomsnittliga kostnaderna från tidmätningen (67 respektive 91 kronor). Eftersom det inte framgår om de kontakter i form av besök som registreras i AIS utgör möten i direktservice, gruppmöten eller enskilda möten så har vi använt den genomsnittliga kostnaden för samtliga möten vid Arbetsförmedlingen enligt tidmätningen (423 kr). (se tabell 6) Tabell 6. Beräkning av genomsnittlig kostnad för arbetssökandes besök (grupp-, enskilt, i direktservice) vid Arbetsförmedlingen år 2011. Antal kontakter Total kostnad Genomsnittlig kostnad per besök Enskilda besök 2 586 634 2 115 573 748 818 Antal gruppmöten 1 236 166 265 001 530 214 Antal direktservice 3 467 263 704 615 778 203 Totalt 7 290 063 3 085 191 056 423 Förvaltningskostnader och kostnader på sakanslagen för vissa grupper av arbetssökande I tabell 7 redovisar vi vissa förvaltningskostnader och kostnader för sakanslagen för vissa grupper av arbetssökande. I tabell 8 redovisar vi dessa kostnader fördelade per kvarstående arbetssökande och månad. Även i dessa beräkningar är förvaltningskostnaderna underskattade. Data saknas för programbeslut för vissa program och Arbetsförmedlingens kostnader för arbetet med de arbetssökande inom garantierna och programmen är underskattade för flertalet sökandegrupper. Med denna metod har vi vidare inte kunnat fånga kostnaderna för: programbeslut för arbetslivsinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktion och projekt med arbetsmarknadspolitisk inriktning, 13 Arbetsförmedlingens kontakter med anordnare och arbetsgivare under garantier och program. 14 13 Data om tidsåtgång för dessa arbetsmoment saknas i tidmätningen för år 2011. 14 Syfte med arbetsgivarkontakter registreras inte i AIS: 9
Alla kostnader på sakanslagen har inte kunnat fördelas efter sökandegrupper På de av Arbetsförmedlingens sakanslag som redovisas i tabell 7 och 8 finns också andra kostnadsslag som inte är direkt knutna till någon särskild sökandekategori. Det handlar bl.a. om flytt- och pendlingsstöd, tolk- och utredningskostnader, arbetshjälpmedel och personligt biträde. Dessa kostnader har vi inte hänfört till sökandegrupper. Det finns också kostnader på andra sakanslag, bland annat UO 13 1:3 Etableringsersättning mm och UO 13 1:4 Ersättning till etableringslotsar och ersättningar till försörjningsstöd på Försäkringskassans sakanslag, där delar av kostnaderna skulle vara möjliga att hänföra till kostnadsredovisningen i tabell 7 och 8. De redovisade förvaltningskostnaderna för programbeslut och kontakter med arbetssökande omfattar dock både arbetssökande inom etableringsuppdraget och arbetssökande som deltar i samverkan mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. 10
Tabell 7. Vissa kostnader (programbeslut och under program) på förvaltningsanslaget samt kostnader på sakanslagen för olika grupper av arbetssökande under år 2011, miljoner kronor 1) Kostnader för nya programbeslut under året, samtliga deltagare. 2) För JOB fas 1-2, JOB fas 3och UGA redovisas en totalkostnad för arbetet med deltagarna enligt tidmätningens fråga 1b. För Arbetslivsintroduktionen redovisas kostnader för gruppmöten och enskilda möten enligt tidmätningen fråga 5och 7. För övriga program redovisas kostnader för kontakter i form av e-mail, telefon och besök som har registerats i AIS för samtliga deltagare. Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011. 11
Tabell 8. Vissa förvaltningskostnader och kostnader på sakanslag per kvarstående arbetssökande och månad år 2011, kronor. 1) Kostnader för nya programbeslut under året, samtliga deltagare. Uppgifter om arbetslivinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktion och projekt saknas. 2) För JOB fas 1-2, JOB fas 3och UGA redovisas kostnader för arbetet med insatserna enligt tidmätningens fråga 1b. 3) För Arbetslivsintroduktionen redovisas kostnader för gruppmöten och enskilda möten enligt tidmätningen fråga 5 och 7. 4) För övriga program redovisas kostnader för kontakter i form av e-mail, telefon och besök som har registerats i AIS för samtliga deltagare. Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011. 12