Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 1 (8) Miljöanpassad vid Varuförsörjningen Bakgrund Varuförsörjningen är en gemensam förvaltning för landstingen i Dalarna, Södermanland, Uppsala, Västmanland och Örebro som ansvarar för av förbrukningsmaterial till hälso- och sjukvården samt tandvården i berörda landsting. Årligen upphandlar och administrerar Varuförsörjningen ca 43 000 artiklar, för ett värde av cirka 1 miljard kronor. 100-150 leverantörer svarar för drygt 90 % av volymen i kronor. De omfattande materialflödena medför en betydande påverkan på miljön genom att stora mängder råvaror och energi förbrukas vid tillverkning samt att utsläpp av miljöfarliga ämnen sker både vid tillverkning, transporter, användning och då avfallet omhändertas. Samtliga landsting inom Varuförsörjningen arbetar systematiskt med miljöfrågor enligt ISO 14 001. I detta arbete ingår miljöhänsyn vid som ett prioriterat område. Detta dokument består av två delar: Del 1: Riktlinjer för miljöanpassad samt etiska/sociala krav vid. Fastställs av Varuförsörjningsnämnden. Del 2: Instruktioner för hur miljöanpassade ar ska genomföras vid Varuförsörjningen. Instruktionerna fastställs av förvaltningschefen. Syfte Syftet med detta dokument är att öka medvetenheten om miljöanpassad för att minska den negativa påverkan (miljömässigt, socialt och etiskt) som landstingens materialförbrukning medför. Syftet är också att ge Varuförsörjningens personal stöd i arbetet med miljöanpassad. Miljöpåverkan kan minskas genom att: landstingen väljer mer miljöanpassade alternativ vid landstingen ställer krav vid på att sortimentet har producerats under socialt och etiskt godtagbara förhållanden, dvs att uppförandekoden 1 följs landstingen går samman och ställer gemensamma krav. På så sätt ges större möjlighet att påverka utvecklingen av miljöanpassade produkter hos leverantörer. Varuförsörjningens användare/kunder kan göra miljöanpassade val genom att de får information om Varuförsörjningens miljöanpassade sortiment Organisation Varuförsörjningsnämnden består av politiker från de 5 ingående landstingen. Varuförsörjningen är den förvaltning som upphandlar landstingens förbrukningsmaterial. Vid Varuförsörjningen arbetar upphandlare, materialkonsulenter och övrig per-sonal. Samtliga personalgrupper involveras i arbetet med miljöanpassad. Varuförsörjningens miljögrupp ska bestå av en miljöhandläggare från alla medverkande landsting och en materialkonsulent från Varuförsörjningen. 1 Varuförsörjningen har antagit en Uppförandekod för leverantörer. Se bilaga 1.
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 2 (8) Del 1. Riktlinjer för miljöanpassad samt etiska/sociala krav vid I samtliga steg av sprocessen ska Varuförsörjningens personal och miljögruppens medlemmar arbeta i enlighet med nedanstående riktlinjer. I möjligaste mån ska miljöbalkens hänsynsregler 2 tillämpas: - försiktighetsprincipen - produktvalsprincipen (utbytesprincipen, substitutionsprincipen) - BAT-principen (Best Available Technology = bästa möjliga teknik) Lämpliga delar av Miljöstyrningsrådet skriterier ska användas, om sådana finns för aktuell varugrupp. (Se: www.msr.se) Varuförsörjningens Uppförandekod för leverantörer ska användas Produkter som innehåller aktivt tillsatta ämnen som är cancerogena 3 eller mutagena 3 ska inte upphandlas. Undantag kan göras för enstaka laboratoriekemikalier Produkter som innehåller aktivt tillsatta ämnen som är eller misstänks vara allergiframkallande 3, reproduktionstoxiska 3 eller miljöfarlighetsklassificerade 3 ska inte upphandlas annat än i undantagsfall, då fullgoda alternativ saknas. Produkter som innehåller följande ämnen/material ska inte upphandlas annat än i undantagsfall, då fullgoda alternativ saknas eller där användning är berättigad av andra skäl: - parfym - PVC - latex - puder - miljöfarliga batterier 4 Tillsatser som är onödiga för produktens funktion ska undvikas. Produkter som innehåller silver i antimikrobiellt syfte ska upphandlas mycket restriktivt och endast då klara medicinska indikationer föreligger. Silver i nanopartikelform bör helt undvikas. Elektronisk utrustning som medför så låg energiförbrukning som möjligt bör prioriteras. Enbart leverantörer som uppfyller sitt producentansvar ska upphandlas. Upphandlade produkter bör vara förpackade på ett sådant sätt, så att transportvolymer och därmed antalet transporter minimeras. 2 Försiktighetsprincipen: Redan risken för skada på miljön eller olägenhet för människors hälsa medför att åtgärder ska vidtas för att förebygga, hindra eller motverka dessa negativa effekter. Produktvalspricipen: Innebär att om man kan ersätta en kemisk produkt eller en bioteknisk organism med en mindre farlig ska man göra detta. BAT-principen: Innebär att man skall söka efter den tekniska lösning som är minst miljöpåverkande. 3 I bilaga 2 finns information om cancerogena, mutagena, allergiframkallande, reproduktionstoxiska och miljöfarliga ämnen. 4 Dvs batterier som innehåller högre halter kvicksilver, bly och kadmium än de nivåer som anges i SFS 1997:645
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 3 (8) Del 2. Instruktioner för hur miljöanpassade ar ska genomföras Roller Upphandlare vid Varuförsörjningen Ser till att krav enligt dessa instruktioner ställs vid alla ar Kontaktar miljögruppen i god tid vid miljöprioriterade ar Ansvarar för att lägga ut miljöinformation på VFs hemsida i samband med att information om nytt avtal läggs ut. Miljöinformationen fås från miljögruppen (vid miljöprioriterade ar) el materialkonsulenter (vid PVC-ar). Kontaktar miljökemist då farliga produkter/kemikalier ska upphandlas, tilläggsavtalas eller vid andra förändringar i upphandlat sortimentet av kemiska produkter, t ex då kemisk produkter utgår/förändras i leverantörens sortiment. (Så att säkerhetsdatablad i Rätt Medel och VFs elektroniska kataloger kan uppdateras) Materialkonsulenter vid Varuförsörjningen Utvärderar (tillsammans med upphandlare) ställda miljökrav vid ar som inte räknas som miljöprioriterade. Vid behov rådfrågas miljögruppen. Tar fram enklare miljöinformation/sammanställning efter avslutade PVCar Informerar (vid behov i samarbete med miljöhandläggare) material- /förrådsansvariga om miljöresultat efter avslutade ar på t ex beställarträffar. Övrig personal på Varuförsörjningen Registrerar miljöuppgifter (PVC, Svanen, latex, silver m.m.) i Varuförsörjningens elektroniska kataloger efter avslutade ar Sköter uppdatering av nya säkerhetsdatablad i VFs elektroniska kataloger. Lägger ut miljöinformation (från miljögrupp eller materialkonsulent) på Varuförsörjningens hemsida. Miljögruppen Utarbetar miljökrav och deltar i referensgrupper vid miljöprioriterade ar (en ansvarig miljöhandläggare per ) Bedömer vilka sgrupper som ska räknas som miljöprioriterade Granskar och utvärderar anbud vid miljöprioriterade ar Tar fram informationsmaterial efter miljöprioriterade ar (t ex Rätt Handske och Miljöguide till belysningsprodukter och batterier samt ett underlag till materialkonsulenternas beställarträffar med material/förrådsansv.) Ser till att information om miljöresultatet sprids till miljönätverket inom det egna landstinget (vid behov i samarbete med materialkonsulent) Är vid behov ett stöd till upphandlare och materialkonsulenter i miljöfrågor. Kemist i miljögruppen Granskar säkerhetsdatablad då farliga produkter/kemikalier ska upphandlas, tilläggsavtalas eller vid andra förändringar i upphandlat sortimentet av kemiska produkter, samt kontaktar VFs personal då produkterna granskats. Tar fram informationsmaterial efter av kemiska produkter, t ex Rätt Medel samt uppdaterar/reviderar denna vid behov. Är vid behov ett stöd till upphandlare/materialkonsulenter i kemikaliefrågor.
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 4 (8) Baskrav Följande grundläggande miljökrav ska ställas vid alla ar inom Varuförsörjningen. Dessa krav ska finnas i anbudsmallarna. Producentansvar Producentansvaret för förpackningar ska uppfyllas för offererade produkter genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA-registret och/eller Svensk Glasåtervinning eller genom eget fungerande system. (SFS 2006:1273 med ändringar). För info; se www.repa.se. Producentansvaret för elektriska och elektroniska produkter, SFS 2005:209 med ändringar, ska uppfyllas för offererade produkter. Detta är uppfyllt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är registrerad i Naturvårdsverkets EE-register. Emballage I de förpackningsmaterial (avser avdelnings- och transportförpackning) som innehåller cellulosa ska denna huvudsakligen baseras på TCF-blekt nyfibermassa, ECF-blekt nyfibermassa, oblekt nyfibermassa, oblekt returfibermassa, TCF-blekt returfibermassa eller ECF-blekt returfibermassa. Förpackningsmaterial ska vara fritt från PVC. Uppgift om antal produkter per pall ska lämnas. Innehåll av farliga ämnen/material Plast i produkten ska vara fri från tillsats av bly och kadmium. Offererade produkter ska inte innehålla aktivt tillsatta ämnen som är cancerogena eller mutagena. Om offererade produkter innehåller något av följande ämnen/material så ska detta anges i anbudet i särskilda kolumner i anbudssammanställningen: - PVC - Mjukgörare: Ftalater (t ex DEHP, DBP, BBP, DINP, DIDP, DNOP) och övriga mjukgörare (t ex adipater, citrater, trimellitater) - tillsatser med antimikrobiell effekt (t ex silver, jod, triclosan) - latex - parfym - puder - allergiframkallande ämnen (t ex kolofonium, kolofoniumderivat och hartssyror) Informationsmaterial Produktblad, märkta enligt beskrivning i anbudsförfrågan, ska sändas in. Aktuella säkerhetsdatablad på svenska ska sändas in (om möjligt elektroniskt) för produkter som klassificeras som hälso-, brand- eller miljöfarliga enligt gällande författningar och andra myndighetskrav (Kemikalieinspektionens författningssamling, KIFS 2005:7).
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 5 (8) För produkter som är hälso- och/eller miljöfarliga men som inte omfattas av lagstiftningen ovan (t ex vissa medicin-tekniska produkter) ska information om hälsorisker och lämpliga skyddsåtgärder bifogas anbudet. Informationen kan med fördel lämnas i form av säkerhetsdatablad. Upphandlingsarbetets olika faser Arbetet med att ställa miljökrav kan inom Varuförsörjningen i stora drag delas in i följande fyra faser: 1. Ställa miljökrav 2. Utvärdera inkomna anbud 3. Informera om miljöresultatet till användare/kunder 4. Följa upp Nedan återfinns instruktioner för hur arbetet ska bedrivas inom respektive fas. Fas 1: Ställa miljökrav Beroende på vilken miljöpåverkan förbrukningsmaterialen i en har så är arna indelade i följande grupper: Miljöprioriterade ar PVC-ar Övriga ar I bil 3 finns en förteckning över vilka ar som hör till respektive grupp. Olika hårda miljökrav ska ställas vid dessa ar. Miljökrav ska ställas enligt följande: Typ av Krav som ska ställas Ansvarig för att ta fram krav Miljöprioriterad - Fördjupade miljökrav - Baskraven (hela eller delar) Miljögruppens representant PVC- - Baskraven - Ev övriga lämpliga krav 5 Upphandlare Övrig - Baskraven - Ev övriga lämpliga krav 5 Upphandlare Upphandlare är ansvarig för att miljökrav alltid ställs. OBS! Det är mycket viktigt att man redan då kraven utformas bestämmer hur de senare ska utvärderas. Till exempel om man enbart ska ha skall-krav eller om man även ska ha med bör-krav. Om man ska ställa bör-krav så måste man noga avväga vilka som ska ställas och hur dessa sedan ska utvärderas. 5 Om miljökriterier från Miljöstyrningsrådet finns för aktuell varugrupp kan lämpliga delar av dessa krav användas. Kriterier finns att hämta på: www.msr.se
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 6 (8) Fas 2: Utvärdera inkomna anbud Nedan beskrivs arbetsgången och arbetsuppgifter vid utvärdering av inkomna anbud för olika typer av ar. Typ av Ansvarig för utvärdering Deltar vid behov vid utvärdering Miljöprioriterad Miljögruppens representant Upphandlare Materialkonsulent PVC- Materialkonsulent Upphandlare Miljögruppen Övriga ar Materialkonsulent Upphandlare Miljögruppen Vid alla utvärderingar gäller följande: - Samtliga skall-krav ska vara uppfyllda - Bör-kraven utvärderas efter samma modell som funktionskraven. Ett exempel på rangordning (ur miljösynpunkt) vid bedömning av plastmaterial: Sämst Bedömning i siffror PVC med ftalaterna DEHP, DBP och/eller BBP 1 PVC med ftalaterna DINP, DIDP och/eller DNOP 1-2 PVC med övriga ftalater 2-3 PVC med övriga mjukgörare (bl a citrater, adipater och trimellitater) 3-4 PVC-fri plast 4 Bäst I bilaga 4 finns en lathund för olika plaster och mjukgörare.
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 7 (8) Fas 3: Informera om miljöresultatet Typ av Miljöprioriterad PVC- Ansvarig för informationen Miljögruppens representant Informationsinsatser - Ta fram informationsmaterial om miljönyttan (T ex Rätt Medel, Rätt handske eller Miljöguide till belysningsprodukter och batterier) - Informera övriga i miljögruppen om miljöresultatet (i samarbete med MK) - Skicka informationsmaterial till MK och upphandlare (Enklare text och/eller Power-point presentation.) - Informera miljönätverket i egna landstinget om miljönyttan samt lägga ut info på det egna intra-nätet Övriga i miljögruppen - Vid behov anpassa informationsmaterialet till det egna landstinget - Informera miljönätverket i det egna landstinget om miljönyttan - Lägga ut info om det på det egna intranätet Materialkonsulenter (MK) Upphandlare + övrig personal på VF Materialkonsulenter (MK) Upphandlare + övrig personal på VF Miljögruppen - Informera (med hjälp av infomaterialet från miljögruppen) material/förrådsansvariga om miljöresultatet vid beställarträffar i respektive landsting (Vid behov i samarbete med miljöhandläggare). - Se till miljöinformation läggs ut på VFs hemsida i samband med att information om nytt avtal läggs ut - Skriva kortfattad information om miljönyttan med en - Informera miljögruppen om resultatet - Informera material/förrådsansvariga om miljöresultatet vid beställarträffar i respektive landsting - Se till miljöinformation läggs ut på VFs hemsida i samband med att information om nytt avtal läggs ut - Informera miljönätverket i egna landstinget om miljönyttan - Lägga ut info på det egna intra-nätet
Version 3.0 Gäller från och med 2009-01-23 Sida 8 (8) Fas 4: Följa upp Vid ordinarie uppföljning efter 1-1, 5 år ska även ställda miljökrav följas upp. Typ av Ansvarig för uppföljning Delaktig vid uppföljning Miljöprioriterad Materialkonsulent Miljöhandläggare PVC- och övriga ar Materialkonsulent Miljöhandläggare delaktig vid behov Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Uppförandekod för leverantörer Riskfraser för cancerogena, mutagena, allergiframkallande, reproduktionstoxiska och miljöfarlighetsklassade ämnen. Förteckning över miljöprioriterade varugrupper Lathund för plaster och mjukgörare