Eslövs kommun Ekonomiska styrprinciper för mandatperioden 2015-2018 Antagna av Kommunfullmäktige 2015-03-30, omprövning sker vid behov under mandatperioden Inledning Syfte De ekonomiska styrprinciperna för Eslövs kommun syftar till att öka förutsättningarna för ett ur verksamhetsperspektiv kvalitativt, kvantitativt och ekonomiskt resultat. De gemensamma resurserna ska användas på bästa sätt för att i så stor utsträckning som möjligt tillgodose medborgarnas behov och förväntningar. Genom mål som kopplas till kvalitets- och resultatindikatorer och verksamhetsmått ska mätning ske hur väl servicen motsvarar kommunens välfärduppdrag. Ledning och samordning Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över nämndernas verksamhet. Styrelsen följer de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Nämnderna svarar att inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål, riktlinjer och kvalitets- och resultatindikatorer samt uppfyllande av medborgarnas behov som fullmäktige bestämt för verksamheten. För ett effektivt användande av resurserna krävs en väl fungerande ekonomistyrning som organisationen handlar utifrån. Kommunens modell för ekonomistyrning har sammanställts med syftet Att skapa delaktighet och förståelse för en helhetssyn och samordning i de ekonomiska frågorna Att klargöra ansvar, befogenheter och handlingsutrymme på alla nivåer i organisationen vad gäller ekonomin Att vara ett stöd för organisationen i arbetet med de ekonomiska processerna Framhålla möjligheten och skyldigheten att nå fastställda mål med givna resurser Övergripande styra verksamheten med mål och kvalitets- och resultatindikatorer 1
Huvudprinciper för styrningen En god ekonomisk hushållning innebär att varje generation själv bär kostnaderna för den service som konsumeras och att så stor nytta som möjligt av befintliga resurser ska skapas för kommuninvånarna. Detta förutsätter en hög uppfyllelse av mål och kvalitets- och resultatindikatorer inom ramen för tillgängliga resurser. God ekonomisk hushållning preciseras i samband med budget under mandatperioden. Kommunen bedriver en stor och bred verksamhet med hel- och delägda bolag samt kommunalförbund varför en helhetssyn och koncernnytta är nödvändig för att den samlade verksamheten ska uppnå bästa möjliga resultat för medborgarna Dialog på olika nivåer i organisationen bidrar till att skapa förståelse och engagemang kring mål, prioriteringar, ramar och värderingar som lägger en grund för en balans mellan behovet av central styrning och ansvar och handlingsutrymme för nämnder och förvaltning. Ansvar och roller Politisk nivå Den politiska nivån beslutar om mål, kvalitet, resultatindikatorer, prioriteringar och tilldelar resurser och lägger därmed grunden för vilken kommunal service och tjänster som ska erbjudas invånarna. Kommunfullmäktige Fullmäktige svarar för frågor som berör kommunen som helhet eller är av principiell natur eller av större vikt som Budget Skattesats Taxor och avgifter Årsredovisning Delårsrapport Bolagsordningar Ägardirektiv Mål Kvalitets-och resultatindikatorer Reglementen Ekonomiska styrprinciper 2
Tilläggsanslag och omdisponeringar av medel som inte faller på Kommunstyrelsen Riktlinjer, uttag och tillförande av medel för Resultatutjämningsreserv Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen enligt kommunallagen ansvarar för att leda och samordna kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som överlämnats till bolag, kommunalförbund, förening, stiftelse eller enskild individ. Uppsiktsplikten förstärktes 2013 vilket innebär att styrelsen i årliga beslut ska pröva om verksamhet som bedrivits av helägda och delägda aktiebolag under föregående kalenderår varit förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Kommunstyrelsens svarar för att Ta initiativ till att leda den ekonomiska utvecklingen av kommunen inklusive koncernen. Leda och samordna ekonomistyrprocessen Bereda budgeten och lämna förslag till budget till fullmäktige. Följa upp den ekonomiska utvecklingen genom förslag till vårprognos, delårsrapport samt årsredovisning. Föreslå fullmäktige åtgärder för att nå de uppställda målen om prognoserna visar att mål, medborgarbehov, kvalitets-och resultatindikatorer, ekonomi och verksamhet inte uppnås. Besluta om omfördelning av kommunbidrag mellan nämnder när överenskommelse föreligger. Omfördelningar av medel som är av teknisk karaktär delegeras till arbetsutskottet eller ekonomichef. Besluta om utökad ram till nämnder för tillkommande hyreskostnader, social investeringsbudget och framtida utvecklingsprojekt och inom de anslag som styrelsen disponerar. Kommunstyrelsen delegerar till arbetsutskottet att utgöra budgetberedning. pröva igångsättningstillstånd för investeringar i fastigheter, övriga anläggningar och exploateringsprojekt. 3
Nämnder Nämnder svarar inom sitt respektive område för att Leda, optimera och utveckla den verksamhet som man ansvarar för. Verksamheten bedrivs utifrån högsta möjliga mål-, kvalitets- och resultatuppfyllelse samt tillgodoseende av medborgarnas behov Riktlinjer, föreskrifter och taxor (m.m.) som gäller för verksamheten följs. Verksamheten bedrivs inom den av kommunfullmäktige fastställda budgetramen. Vid prognos om budgetavvikelse ska nämnden besluta om åtgärder för budget i balans inför årets slut. Beslut som kräver ekonomiska resurser ska ha klarlagd finansiering Upprätta internbudget för varje verksamhetsområde senast i december före budgetåret Omdisponera medel mellan verksamhetsområden under budgetåret i syfte att nå högre måluppfyllelse, kvalitet, resultat och eller tillgodoseende av medborgarnas behov. Nämnd ska under verksamhetsåret rapportera till kommunfullmäktige enligt fastställd tidplan för ekonomistyrprocessen det vill säga vårprognos och delårsrapport samt efter årets slut inför årsredovisningen. Nämnden ska varje månad följa upp den ekonomiska utvecklingen inom sitt verksamhetsområde. Förvaltning Tjänstemannanivå Förvaltningen i kommunen svarar för hur uppdrag ska genomföras. För att uppnå bästa resultat och effektivitet i verksamheten ska ansvar och befogenheter följas åt och delegeras till den nivå som är närmast de som berörs av besluten. Avgöranden för hur den löpande verksamheten utförs kommer därmed så nära våra medborgare och berörd personal som möjligt. Ansvarsfördelning kring ekonomi, personal och verksamhet tydliggörs i delegationsregler inom varje nämnd. Förvaltningscheferna har ett särskilt stort ansvar för att skapa förutsättningar för mål-, kvalitets- och resultatuppfyllelse och att verksamheten bedrivs inom budgetram. Kommunstyrelsen har en egen förvaltning, Kommunledningskontoret, som stöd för sitt särskilda övergripande uppdrag enligt kommunallagen och för den verksamhet som bedrivs kommunövergripande. Kommunledningskontoret är även en resurs för kommunfullmäktige, nämnder, personal- och arbetsgivarutskott, förvaltningarna och de kommunala bolagen. 4
Kommunledningskontoret har ett särskilt ansvar för att Bidra till utvecklingen av kommunen och koncernen Lämna beslutsunderlag till kommunstyrelsen i ekonomiska frågor Ta initiativ till och utveckla ekonomistyrprocessen Leda och samordna kommunens löpande ekonomistyrarbete Föreslå principer och anvisningar för de olika delarna i ekonomistyrprocessen Målen styr verksamheten Målstyrning utvecklas mot resultatstyrning. Under mandatperioden ska målstyrningen övergå mot mer resultatstyrning genom ett ökat fokus på resultat mätt i hur väl medborgarnas behov tillgodoses. Detta ska återspeglas i gemensamma inriktningsmål för all verksamhet. Varje nämnd bidrar till den gemensamma måluppfyllelsen genom delmål som fastställs av fullmäktige. Uppföljning och analys sker i samband med delårsrapport och årsredovisning. Varje nämnd har kvalitets-och resultatindikatorer för att mäta resultatutvecklingen i samband med årsredovisningen vilken ska kompletteras med en analys. Inför delårsrapporten lämnas prognos för måluppfyllelse inför årets slut. Målstyrningsprocessen följer nedanstående riktlinjer Mål beslutas i kommunfullmäktige för varje mandatperiod. Mål följs upp i delårsrapport och årsredovisning. Nämnderna ska årligen med utgångspunkt från de gemensamma inriktningsmålen pröva och om behov finns lämna förslag på justerade delmål för nämnden. Mål ska vara uppföljningsbara och mätbara. Enligt kommunallagen ska det finnas finansiella mål, verksamhetsmål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Nämnderna bör ha ett till tre verksamhetsmål av väsentlig betydelse för god ekonomisk hushållning. Ekonomistyrprocessen Ekonomistyrprocessen är en ständigt pågående process, där omvärldsbevakning, budget, uppföljning, vårprognos, delårsrapport och årsredovisning är hörnstenar. Ekonomistyrprocessen ska i största möjliga utsträckning präglas av dialog, transparens och delaktighet. Kommunledningskontoret upprättar inför årets början en närmare tids- och aktivitetsplan för ekonomistyrprocessen enligt årshjulet enligt de ekonomiska styrprinciperna som stäms av med sammanträdesplaneringen. 5
Budget Fullmäktige beslutar om budget som ska innehålla Mål för mandatperioden såväl gemensamma inriktningsmål som nämndernas delmål. Mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Nämndernas uppdrag och ekonomiska resurser samt medel till revision Volymjusteringar efter antal barn, elever och äldre. Investeringsram med projekt Exploateringsram samt projekt Upplåning och annan finansiering Nyttjande av överskottsmedel från Resultatutjämningsreserven Kommunal skattesats Budgetar bifogas (fastställs inte av fullmäktige) för de olika bolagen inom kommunkoncernen. Kommunstyrelsen presenterar slutligt förslag till en samlad budget för kommunen och förslag till skattesats som behandlas av kommunfullmäktige. Budgetprocessen ser normalt ut som följer: Mars Budgetprocessen initieras med en kommungemensam kick-off där kommunledning, presidieledamöter i nämnderna, en företrädare för respektive partie som inte är representerade i nämndernas presidier, förvaltningschefer och förvaltningsekonomer deltager. Programmet omfattar omvärldsförändringar, medborgarnas behov, ekonomiskt utrymme, befolkningsprognos, politiska prioriteringar, verksamhetsutveckling, kvalitet och resultat. Kommunstyrelsens arbetsutskott fastställer den årliga planeringen för budgetprocessen April/maj Kommunstyrelsens presidium genomför enskilda överläggningar med respektive nämnds presidier för att inhämta fördjupat behovs- och beslutsunderlag inom drift, investering och exploatering. Nämnderna framför behov av ökade resurser (äskanden) inför budgetåret/flerårsplansperioden. Juni Budgetberedningen beslutar om underlag till budgetramar (drift-, investerings- och exploateringsbudget) och eventuell särskilda budgetanvisningar. Varje nämnd får en samlad ram att fördela för högsta mål-, kvalitets- och resultatuppfyllelse samt kvantitativt tillgodose medborgarnas behov. Nämnderna behandlar förslaget från budgetberedningen. I förslaget som nämnden överlämnar för inför slutfasen av budgetprocessen ska framgå bedömd mål-, kvalitets- och resultatuppfyllelse samt kvantitativt tillgodoseende av medborgarnas behov utifrån de totala resurser som nämnden föreslås bedriva verksamheten utifrån. Bedömningen ska avse tre år men får vara övergripande för de två senare åren i planperioden. Budgetberedningens förslag omfattar omvärldsförutsättningar, intäktsprognos, ram till respektive nämnd, framförda äskanden och samlad effekt för kommunens ekonomi vilken delges samtliga partier i fullmäktige. 6
September Nämnderna fattar beslut om förslag till budget inom av budgetberedningen tilldelad ram Presidieöverläggningar kan komma att genomföras i syfte att fördjupa beslutsunderlaget i vissa områden och behandla eventuella förändrade förutsättningar. Oktober Den styrande majoriteten presenterar förslag till budget Den styrande majoriteten lämnar förslag till skattesats Den styrande majoritetens förslag till budget MBL-förhandlas November Kommunstyrelsen beslutar om förslag till budget och skattesats Kommunfullmäktige antar budget och fastställer skattesatsen Investeringsprocess för fastigheter/lokaler och övriga anläggningar: Behov av investeringsåtgärd prövas normalt i flera steg, se schematisk översiktsbild nedan. Ett samlat investeringsbehov med uppdelning per projekt ska presenteras av Servicenämnden och Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden vid den tidpunkt som budgetberedningen beslutar, normalt i april/maj. Behov av föreslagen investeringsåtgärd och dokumentation på genomförd prövning enligt investeringsprocessens olika steg ska bifogas ärendet inför beslut. Beräkning av tillkommande driftskostnad ska samtidigt redovisas. Berörda nämnder har att färdigställa investeringen enligt den tidplan som fullmäktige beslutat om. Före byggstart av en investering ska beslut tas om igångsättningstillstånd av kommunstyrelsens arbetsutskott. Följande underlag ska bifogas; kontraktsvärde, planerade byggherrekostnader och behov av oförutsedda kostnader (ÄTOR). Kontrakt med entreprenör ska vara med förbehåll för godkännande av igångsättningstillstånd. Även beräknat förslag till tillkommande hyra med yttrande från verksamhetsnämnd (hyresgäst) kring möjligheten att svara för hela eller delar av den tillkommande hyran ska bifogas till beredningen av ärendet. Vid beräknad investeringsutgift över ett investeringsprojekts totala budgetram ska berörd nämnd (Servicenämnden/Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden/verksamhetsnämnd) föreslå åtgärder för att nå budget. Kommunstyrelsens arbetsutskott kan efter att ha prövat föreslagna åtgärder välja att begära utökad investeringsram av Kommunfullmäktige. Servicenämnden begär och får prövat rätt till tillkommande hyresuttag (kompensation för driftskostnader) i samband med prövning av igångsättningstillstånd. Slutlig fastställelse av hyresnivå sker av Kommunstyrelsen när en investering färdigställts, normalt i samband med vårprognos eller delårsrapport. Utbetalningsplaner för samtliga investeringar över 50 basbelopp ska presenteras till kommunledningskontoret senast vid byggstart. Internränta belastar investeringsprojekten under projekttiden. Årligen återkommande investeringsbehov s.k. årsanslag enligt budget kräver inget igångsättningstillstånd. I samband med ordinarie prognostillfälle ska investeringar anmälas av nämnden. Akuta åtgärder för fastigheter eller för övriga anläggningstillgångar som måste vidtas för att undvika följdskador och som redovisas som investering kräver inget 7
igångsättningstillstånd. I samband med ordinarie prognostillfälle ska investeringen anmälas av nämnden. Behov av kompensation för tillkommande kapitaltjänstkostnader och eventuell drift för övriga anläggningar ska framställas av Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden och Servicenämnden i samband med begäran av igångsättningstillstånd för investeringen. Schematiskt kan investeringsprocessen beskrivas enligt nedan: Tjänstemannanivå Tjänstemannanivå Politisk nivå Politisk nivå Tjänstemannanivå 1 Behov från verksamheten 2 Gemensam planering Kommunnytta prövas 3 Investeringsbegäran från verksamhetsnämnd Politisk nivå Politisk nivå Politisk nivå 4 Beslut i fullmäktige 5 Upphandling och kontraktstecknande med förbehåll av igångsättningstillstånd 6 Igångsättningsbeslut av Ksau (inom budgetram) 7 Eventuellt beslut om utökat investeringsbelopp 8 Uppföljning/ Redovisning till Kommunstyrelsen Exploateringsprocessen ser normalt ut som följer: Kommunledningskontoret presenterar för Budgetberedningen i mars/april underlag till exploateringsbudget. Både nya och gamla projekt med kalkylerbart underlag redovisas med budget, övriga projekt tas med för att få till en prioritering mellan projekten. Kommunstyrelsens arbetsutskott prövar igångsättningstillstånd av exploateringsprojekt. Kommunstyrelsen har ansvar för exploateringsbudgeten, uppföljning och redovisning. I samband med exploateringsbudget görs en likviditetsplanering för exploateringsprojekten nästkommande år Under 2015 ska gällande Exploateringspolicy ses över och därefter ska riktlinjer och ett detaljerat årshjul för exploateringsverksamheten tas fram. 8
Uppföljning Prognosperiod Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Vårprognos 1 jan till 30 april Maj Maj Delårsrapport 1 jan till 31 augusti Oktober Oktober Årsredovisning 1 jan till 31 december Mars Mars Månadsuppföljning, vårprognos, delårsrapport och årsredovisning Nämnder ska varje månad följa upp den ekonomiska utvecklingen. Styrande är att uppföljningen ska ge nämnden möjlighet att ta ansvar för den ekonomiska utvecklingen, måluppfyllelse, kvalitet, resultat och volymförändringar samt i tid kunna besluta om nödvändiga åtgärder för budget i balans inför årets slut. Under budgetåret ska kommunfullmäktige besluta om vårprognos och delårsrapport. Nämnderna ska lämna vårprognos och delårsrapport enligt anvisningar från Kommunledningskontoret. Prognoser för årets slut ska ha en följsamhet till prognosperiodens bedömda kostnader och intäkter (rak framskrivning godkänns inte). I februari efter budgetårets slut ska varje nämnd besluta om verksamhetsberättelse för det gångna året med utvärdering av måluppfyllelse, analys av ekonomiskt utfall, personalekonomi, kvalitets-och resultatindikatorer samt i övrigt vad som anges i anvisningar från Kommunledningskontoret I övrigt regleras form och innehåll av årsredovisningen i den kommunala redovisningslagen och i anvisningar från Rådet för Kommunal Redovisning. Redovisning I kommunallagen regleras grunderna för kommunens ekonomiska förvaltning. En särskild redovisningslag bestämmer hur kommunens redovisning ska hanteras. Tillsammans med andra lagar och förordningar bildas ett ramverk för styrningen av den kommunala ekonomin. Rådet för kommunal redovisning har normerande föreskrifter. Redovisningen sker enligt Kommunbas 13. Syftet med redovisningen sammanfattas i följande punkter 9
Ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens ekonomi. Tillgodose olika externa och interna intressenters behov av information. Spegla kommunens samlade resultat och ekonomiska ställning och därmed ge underlag för väl grundade beslut. Redovisningen i övrigt skall följa gällande lagstiftning, god redovisningssed och vedertagna redovisningsprinciper. Kommunledningskontoret omprövar vid behov nämndernas redovisning enligt praxis och gällande redovisning. Kommunledningskontoret utfärdar regler och anvisningar för hur den övergripande redovisningen ska samordnas. Respektive förvaltning ansvarar för att dessa regler och anvisningar tillämpas inom verksamhetsområdet. Drift För driftsredovisning gäller följande Nämnden ska i sin ekonomiska rapportering till kommunfullmäktige redovisa utfall efter verksamhetsområden motsvarande verksamhetsområdena i budget och på ett sätt som ger en rättvisande bild av verksamheten. Väsentliga belopp i förhållande till nämndens budgetomslutning ska fördelas utifrån faktiska kostnader eller intäkter för perioden. Investeringar För investeringsredovisning gäller följande En investering har normalt ett inköpspris/anskaffningsvärde över tre prisbasbelopp och en nyttjandeperiod på tre år eller mer. Vid inköp av flera enheter t ex datorer avgör det samlade inköpsvärdet om det räknas som investering eller drift. Komponentavskrivning tillämpas enligt lag och rekommendationer. Investeringar i fastigheter och anläggningstillgångar beslutas av kommunfullmäktige. Nämnd ska lämna redovisning till kommunstyrelsen över slutförda investeringsprojekt i samband med närmsta prognostillfälle (vårprognos, delårsrapport eller årsredovisning) Exploatering Uppföljning och redovisning sker per exploateringsprojekt, snarast efter investeringen färdigställts. Projektet resultatförs enligt bestämd tidplan för projektet enligt policy och riktlinjer. Exploateringsredovisningen sker i övrigt enligt särskilda riktlinjer. Uppföljning ska ske i vårprognos, delårsrapporten och i årsredovisningen. Överföring av investeringsprojekt Investeringar som är påbörjade men inte avslutats före årets utgång löper vidare utan prövning till nästa år enligt följande 10
Nämnden ansvarar för att kommunstyrelsen informeras Projekt som inte är påbörjade före årets slut omprövas normalt i samband med ordinarie budgetprocess. Ombudgetering mellan olika investeringsprojekt tillåts inte Årliga återkommande anslag flyttas inte över årsskifte Tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader För tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader för investeringar i fastigheter och övriga anläggningar gäller följande Hyreskostnader och kapitalkostnader finansieras normalt via tilläggsanslag från Kommunstyrelsen baserat på tillkommande nettokostnad. Ramkompensation ska begäras av verksamhetsnämnden i samband med begäran om investeringsprojekt. Nämnden ska alltid pröva möjligheten att svara för hela eller delar av de ökade driftskostnaderna. Övrigt Interna hyresavtal för fastigheter och lokaler Servicenämnden ska upprätta hyresavtal med nämnder. Årlig beräkning av hyror (justeringar) ska ligga inom den indexeringsnivå som kommunfullmäktige fastställer. Hyresavtal ska anpassas till branschstandard vad avser avtalstid och uppsägningsvillkor. Kommunstyrelsens arbetsutskott ska fastställa regelverket. Externa hyresavtal Hyreskontrakt får tecknas av nämnd med en varaktighet på högst ett år. För bostadslägenheter gäller istället en tid av tre år. Beslut om hyreskontrakt med en varaktighet över ett år respektive tre år för bostadslägenheter fattas av kommunstyrelsen. Leasingavtal Beslut om leasingavtal fattas av kommunstyrelsen men kan delegeras till ekonomichefen. Resultatöverföring Överföring av medel mellan olika budgetår av över- och underskott sker normalt inte. Kommunstyrelsen kan pröva frågan om sänkt ram året efter med anledning av redovisat underskott. Nämnder ska bedriva verksamheten inom tillgängliga medel. Nämnder förväntas ha ett kommunövergripande perspektiv och ska därmed, om förutsättningar för måluppfyllelse föreligger, återlämna outnyttjad ram i form av överskott. 11
Effektiv lokalförsörjning Verksamhetsnämnd som hyr fastighet eller lokal ska så tidigt som möjligt avisera förändrat lokalbehov för att ge förutsättningar för en prövning utifrån kommunnytta avseende nyttjande av befintliga fastigheter/ lokaler eller minskning av beståndet samt kommunalekonomiska förutsättningar. Servicenämnden ska utan dröjsmål pröva ökat lokalbehov mot befintligt bestånd eller vid minskning föreslå avyttring. Rapport lämnas till ekonomiavdelningen. Kommunstyrelsen ersätter normalt Servicenämnden för nödvändiga kostnader (normalt 55 % av hyra)för tomma lokaler. Begäran om medel hanteras i samband med vårprognos eller delårsrapport. Ytterligare anvisningar Kommunledningskontoret ska vid behov lämna kompletterande anvisningar kring den ekonomiska styrningen och ekonomiadministrativa rutiner. 12