TURISTCENTER- AUKTORISATION 2015 Auktorisationshandling Turistcenterauktorisation (bå/gul): - Auktorisationsavtal - Kontaktuppgifter - Grunduppgifter - Krav och rekommendationer - Underskrifter www.visita.se/turistinfo
Auktorisationsavtal Turistcenter 1. Visita auktoriserar svenska turistbyråer och turistcenter i enlighet de auktorisationskrav som fastställts av Turistbyråauktorisationens auktorisationsnämnd. Auktorisationsnämnden är, på Visitas uppdrag, beslutande organ avseende Turistbyråauktorisationen. Visitas dotterbolag Svensk Klassificering AB utför och administrerar auktorisationen. 2. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att turistcentrets huvudman (kommun, bolag, förening, stiftelse, firma) har sökt och erhållit medlemskap i Visita. Upphör medlemskapet under auktorisationsavtalets giltighetstid upphör även auktorisationsavtalet att gälla vid samma tidpunkt. 3. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att den verksamhet som bedrivs i turistcentrets lokal/på turistcentrets besöksyta huvudsakligen består av turistcenterverksamhet som den framgår av detta avtal och av auktorisationens villkor. 4. Auktoriserat turistcenter förbinder sig: a) Att följa Visitas, auktorisationsnämndens respektive Svensk Klassificering AB:s beslut rörande auktorisationen, dess tillämpning samt användningen av Visitas varumärken. b) Att följa Visitas etiska regler (se www.visita.se) och att ställa motsvarande etiska krav på sina egna leverantörer. c) Att bibehålla eller överträffa de minimikrav som auktorisationen ställer på turistcentret, dess medarbetare och dess verksamhet, under hela den tid avtalet gäller. d) Att aktivt samla kunskap om, och söka dialog med, destinationens övriga turistföretag. e) Att medge att kontroll av uppfyllandet av auktorisationens krav får utföras Svensk Klassificering AB, Visita eller annan som auktorisationsnämnden utser. f) Att erlägga den årliga auktorisationsavgiften mot faktura, f n 3 504 kr. Avgiften är indexreglerad, följer KPI. 5. Av Visita auktoriserat turistcenter har under avtalets giltighetstid möjlighet att använda sig av följande av Visita registrerade varumärken, det grön/vita Tourist Center-märket, det blå/gula Tourist Centre-märket samt det grön/vita Tourist Information-märket, på följande sätt: a) I skyltning på och i turistcentrets lokaler. b) I permanent och i tillfällig vägvisning till turistcentret, i form av skyltar med riktnings- och ev. avståndsangivelse. c) I en tryckt eller i elektronisk media publicerad karta, för att märka ut av Visita auktoriserade turistcenters och turistbyråers geografiska läge i kartan. d) I tryck eller i elektronisk media, i direkt anslutning till en angivelse om av Visita auktoriserad turistcenters eller turistbyrås besöksadress, telefon, e-postadress och andra för besökare relevanta kontaktuppgifter. e) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. All annan användning av ovan nämnda och av Visita registrerade märken, än vad som framgår av punkt 5, är otillåten. Visita kan dock, på skriftlig och motiverad ansökan, medge annan användning. Ovan nämnda och av Visita registrerade märken får inte heller förändras, förvanskas eller efterhärmas. Vid oklarhet rörande rätten att använda dessa märken ska Visita alltid tillfrågas. Auktoriserat turistcenter kan kostnadsfritt beställa märkesfiler av Visita. Sid 2 av 10
Om auktorisationen upphör att gälla på grund av auktorisationsnämndens beslut, Visitas beslut eller uppsägning från turistbyråns sida, förlorar turistcentret omgående möjligheten att använda sig av och att sprida ovan nämnda och av Visita registrerade märken. 6. Detta avtal gäller till och med den 31 december 2015. Uppsägning under löpande avtalstid kan ske skriftligen, med en uppsägningstid om tio (10) dagar. Underskrifter, se sida 10 i denna handling. Kontaktuppgifter turistcenter Turistcenter Turistcentrets namn Besöksadress Postadress Postnr/ort Län Telefax Webadress/adresser Kontaktperson 1 på turistcentret Kontaktperson 1 namn Befattning Mobil Sid 3 av 10
Kontaktperson 2 på turistcentret Kontaktperson 2 namn Befattning Mobil Kontaktuppgifter huvudman/ägare av turistcenter (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma) Kontaktperson hos huvudman/ägare Kontaktperson namn Befattning Mobil Uppgifter om huvudman/ägare Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans organisationsnummer Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans namn Postadress Postnr/ort Telefax Webadress/adresser Webadress/adresser Organisationsform (kryssa) Kommun Bolag (AB/HB/KB) Ek. för. Ideell förening Stiftelse Enskild firma Sid 4 av 10
Fakturaadress (om annan än huvudmannens adress) Attention/referens Postadress Postnr/ort Auktorisation grunduppgifter (fylls i men påverkar ej auktorisationen) Antal medarbetare Summa helårsanställda medarbetare Summa medarbetare under året som inte är helårsanställda Läge och lokal Turistcentret ligger i en, ur turistisk synpunkt, lättillgänglig lokal Tydlig vägvisning till turistcentret finns Lokalerna, inkl. entré, är handikappanpassade Det finns handikapptoalett i eller i nära anslutning till lokalen Ja Ja Ja Ja Om turistcenterverksamheten bedrivs på en begränsad yta i lokal där annan verksamhet bedrivs, bifoga ett eller flera foton av besöksytan och turistcenterskyltningen i lokalen. Ja, ett eller flera foton bifogas GPS-position (www.kartor.eniro.se, högerklicka i kartan). Ange i format WGS84 Decimal. Lat Long Språk Turistcentret ger service på följande språk, förutom svenska och engelska: Sid 5 av 10
Auktorisation krav och rekommendationer Avsnitt Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar 1. MEDARBETARE Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt 1.1 Utbildning Tillsvidareanställda (fast anställda) medarbetare på turistbyrån har en utbildning som minst motsvarar Visitaakademins kurs Turism och Värdskap. Finns inga tillsvidareanställda uppfyller minst en medarbetare på plats nämnda krav. 1.2 Språk Alla medarbetare behärskar svenska och engelska i tal och skrift. 1.3 Bemanning Turistcentret är bemannat och öppet för besökare minst 30 timmar per vecka i genomsnitt, beräknat på kalenderårets vardagar. Visitaakademin erbjuder utbildningen Turism och Värdskap. Se www.visitaakademin.se. Utbildning/erfarenhet som erhållits på annat sätt, på motsvarande nivå, accepteras. Kunskaper i andra språk som vanligen efterfrågas, rekommenderas. När ansvarig på turistbyrån är frånvarande ska ansvar och befogenhet delegeras till medarbetare på plats. 1.4 Klädsel, namnskylt Medarbetarna har enhetlig klädsel och namnskylt i igenkänningssyfte. Namnskylt bör vara försedd med flagga/flaggor representerande det/de språk som medarbetaren talar. 2. INFORMATION av centeransvarig 2.1 I-skyltning Turistcentret är väl synligt skyltat med den grön/vita Tourist Center-skylten och/eller den blå/gula Tourist Centre-skylten. Den blå/gula skylten bör vara avvecklad till år 2017. Förlängning av användningen kan medges om skäl finns. 2.3 Information om öppettider m.m. Öppettider är anslagna på väl synlig plats på eller vid turistcentret, med text på svenska och engelska. 2.4 Information om avgifter och betalsätt Efter turistcentrets stängning har resenären tillgång till allmän turistisk information, exempelvis via broschyrställ, pekskärm, informationstavla, webbhänvisning eller telefonsvarare. Informationen finns på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Om turistcentret tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning ska priser (inklusive moms) vara tydligt angivna. Det ska även framgå tydligt vilka betal/kreditkort kort som accepteras (se även 4.4) Om turistcentret inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver därför inte signeras. Sid 6 av 10
Avsnitt Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar 2. INFORMATION (fortsättning) Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt 2.5 Informationsinsamling och förmedling 2.6 Turistiskt material 2.7 Digital information på plats Turistcentret samlar in och förmedlar den turistiska information som kan vara av intresse för - och efterfrågas av - besökare, främst lokalt och regionalt men också nationellt, avseende större besöksmål i Sverige. På turistcentret finns lokalt, regionalt och nationellt turistiskt informationsmaterial, antingen i tryckt form eller i elektronisk form, utskrivningsbart på plats.. Besökarens kan själv söka lokal, regional och nationell turistinformation via digitala tjänster på turistcentret, på besökardator, surfplatta eller liknande. Vid insamling av turistisk information: Ha löpande kontakt med lokala och regionala besöksmål, turistföretag, kultur och idrott. Fokusera på det lokala och unika. Med nationellt turistiskt informationsmaterial avses material rörande större besöksmål i Sverige. Material på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. 2.8 Frågor på distans Turistcentrets medarbetare svarar på telefonsamtal inom 30 sekunder, antingen personligen eller via växel alternativt telesvarsfunktion. Använd gärna automatiskt svarsmail med öppettider och vi arbetar på din förfrågan eller liknande, även på engelska. 2.9 Tillgänglighet via Internet Mail, meddelanden via sociala medier (se 2.9) och ev. brev besvaras senast arbetsdagen efter mottagandet. Turistcentret finns tillgängligt på Internet, på egen webbplats alternativt på företagets, kommunens, regionens, länets, destinationens webbplats samt i sociala medier. Turistcentret bör finnas tillgängligt i flera sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram), Webben bör även vara anpassad för surfplattor/smartphones 2.10 Språk Informationen på Internet och i sociala medier är på svenska, engelska samt ev. andra språk som ofta efterfrågas i regionen. Översättning av sidor kan ske via Google, kontrollera dock språket! 2.11 Adress och öppettider Turistcentrets adress, GPS-koordinater och öppettider finns tillgängliga på Internet. 2.12 Karta En karta finns på turistcentrets webb. Objekt av turistiskt intresse samt besöksnäringsföretag i regionen är markerade och om möjligt klickbara i kartan. Kostnadsfria karttjänster finns på Internet (t ex Google Maps) 2.13 Uppdatering Informationen på Internet uppdateras löpande. Inaktuell information plockas bort dagligen och ny läggs till. Kända evenemang och händelser uppdateras minst ett år framåt i tiden. Sid 7 av 10
Avsnitt Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar 2. INFORMATION (fortsättning) Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt 2.14 Turistinformation på Internet Via turistcentrets webb får besökare bred turistisk information om destinationen och om tillgängliga turisttjänster, med text och länkar till lokala turistföretag, logi, mat, aktiviteter och transporter. Broschyrer finns för nerladdning. Information om auktorisationen 2.16 Besökaromdömen Via turistcentrets närvaro i sociala medier får besökare motsvarande information löpande. Turistcentrets webb länkar till övriga auktoriserade turistbyråer/center inom länet/regionen, till regional turistorganisation och till Visit Sweden. Det grön/vita Tourist Center-märket och/eller det blå/gula Tourist Centremärket, länkat till www.i-touristinfo.com, finns väl synligt på turistcentrets webb. Det finns möjlighet för besökare att lämna omdömen rörande turistcentrets service på turistcentrets webb. i-touristinfo.com är adressen till Turistcenterauktorisationens officiella webbplats, där samtliga auktoriserade turistcenter och -byråer kommer att presenteras fr o m våren 2015. Detta kan ske genom att besökarnas uppmanas att lämna synpunkter via en e-postlänk. 3. MARKNADSFÖRING 3.1 Skyltning Turistcentrets skyltning är aktuell och uppdaterad efter utbud och årstid för att inspirera besökarna till att utforska destinationen vidare. 3.2 Internet Turistcentrets webb och sociala medier följer årstiderna, har inspirerade bildinnehåll och lockande erbjudanden för att skapa reslust till och i destinationen. Syftet är att stimulera till besök i området. Språk och texter anpassas till målgrupp och media. Skapa struktur som gör det lätt att hitta. 3.3 Transaktion och Konsumtion Turistcentrets information, inspiration och rekommendationer leder till turistisk konsumtion hos besökarna, på besökarnas villkor. Syftet är att stimulera varje besökare att göra ett köp eller annan transaktion på turistcentret, på besökarens villkor. 4. TURISTSERVICE 4.1 Servicenivå Turistcentret håller alltid en hög och professionell servicenivå under öppethållandet, oavsett säsong och oavsett om besöket är fysiskt, via telefon, eller via sociala medier. Glöm inte för- och eftersäsong, Sverige får fler och fler besökare året om, inte bara sommar och vinter. Sid 8 av 10
Avsnitt Minimikrav turistcenter Rekommendation /kommentar 4. TURISTSERVICE (fortsättning) Signatur i vitt fält = kravet uppfyllt 4.2 Marknadsneutral service 4.3 Förmedling av turisttjänster Turistcentret arbetar marknadsneutralt i förhållande till destinationens besöksnäring och låter besökarens önskemål och behov styra de förslag man ger besökaren. Besökarens önskemål och behov går därmed alltid före eventuella egna försäljningsmål. Turistcentret ger förslag ur ett brett utbud av aktiviteter, besöksmål, logi, m.m. och framhåller det lokala och unika. Turistcentret förmedlar turisttjänster lokalt och regionalt. Avgift får tas ut för sådana tjänster. Turistcentret ska sträva efter att skapa ett nära samarbete med den lokala/regionala besöksnäringen för att därigenom skapa ett brett utbud av turistiska valmöjligheter för besökare. Kravet på marknadsneutralitet och samarbete gäller inte gentemot besöksnäringsföretag som bryter mot lag och/eller branschens etiska regler. Med förmedling menas exempelvis bokning eller bokningshjälp. 4.4 Betalningsmedel Om turistcentret tar betalt för t ex arrangemang, biljetter eller förmedlingstjänster ska man kunna hantera både kontant- och kortbetalningar. Möjlighet att betala med Euro och andra relevanta valutor bör finnas i gränsnära regioner. Om turistcentret inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver då inte signeras. 4.5 Systematisk klagomålshantering Turistcentret hanterar klagomål genom att logga dem, hantera dem, återkoppla och förebygga. Loggning kan ske i t ex pärm eller i dator. Notera hur och när ärendet hanterats. Gå igenom regelbundet och förändra arbetssättet där det behövs. 5. SAMHÄLLSANSVAR 5.1 Alla är välkomna Turistcentrets medarbetare behandlar alla människor lika och med samma respekt oavsett, kön, ålder, religion, härkomst, sexuell läggning, funktionshinder m.m. 5.2 Tillgänglighet för alla 5.3 Hållbar verksamhet Turistcentret följer lagar och lokala föreskrifter rörande tillgänglighet och strävar efter att vara fysiskt tillgänglig för alla. Turistcentret bedriver sin verksamhet på ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt och följer tillämpliga lokala regler och lagkrav på dessa områden. Ett engagemang i hållbarhetsfrågorna ger positiva effekter både internt och externt. Det stärker också varumärket och skapar en positiv attityd i omvärlden. Sid 9 av 10
Turistcentret samarbetar med följande regionala turistorganisation eller destinationsorganisation (i förekommande fall) Den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationens namn Kontaktperson på den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationen Adress Postnr Ort Underskrifter Undertecknad, behörig representant för turistcenter eller för turistcenters huvudman/ägare (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma), intygar att de signerade auktorisationskraven uppfyllts och att övriga i dokumentet lämnade uppgifter är korrekta samt att på sida 3 angivet turistcenter och på sida 4 angiven huvudman för turistcenter förbinder sig att följa auktorisationsavtalet, sidor 2 och 3 i detta auktorisationsdokument. Datum Ort Underskrift behörig turistcenteransvarig eller huvudman Namnförtydligande Komplett ifyllt och undertecknat formulär scannas in och e-postas till eva.nordqvist@sveklass.se Alternativt skickas per post i ett exemplar till Visita/Svensk Klassificering AB Box 3546 103 69 Stockholm När auktorisationen godkänts av Visitas auktorisationsnämnd, utfärdar nämnden ett auktorisationsintyg som skickas per post till turistbyrån. Vid frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, kontakta Eva Nordqvist, eva.nordqvist@sveklass.se tel 08-762 74 16 Övriga frågor om auktorisationen eller till auktorisationsnämnden ställs till Emma Eriksson, e.eriksson@visita.se tel 08-762 74 32. Se även www.visita.se/turistinfo Sid 10 av 10