1(5) Plats och tid: Beslutande: Församlingsgården, Övertorneå torsdagen den 22 januari 2015 kl: 09.00-12.00 Kent Alanentalo (t) Stig Lampinen (t) Monika Simu (c) Desirée Waranperää Krutrök (s) Roland Hemphälä, Kh Övriga deltagande: Utses att justera: Monika Simu Justeringens tid och plats: 2015-01- Övertorneå Församlingsexp. 1-14 Underskrifter: Sekreterare:. Roland Hemphälä Ordförande: Justerare:. Kent Alanentalo Monika Simu BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Övertorneå Församling, Kyrkorådets AU Sammanträdesdatum: för anslags uppsättande: 2015-01- för anslags nedtagande 2015-02- Förvaringsplats för protokoll: Övertorneå församlings kyrkoarkiv Underskrift: Göta Persson Förv.ass
2(5) Kr AU 1 Inledning- mötets öppnande samt upprop. Ordförande hälsar alla välkomna, öppnar sammanträdet samt förrättar upprop Kr AU 2 Val av protokollsjusterare Till protokollsjusterare väljs Monika Simu Kr AU 3 Fastställande av dagordning att godkänna dagordningen Kr AU 4 Föregående mötesprotokoll att lägga föregående mötesprotokoll till handlingarna. Kr AU 5 Begravningsverksamheten: Övertagande av gravskötsel för år 2015 Kh redogör för ärendet: År 2014 beslöt Kyrkorådet att gravskötseln skulle övertas av privata aktörer, vilket också gjordes till stor belåtenhet för alla aktörer. De åtaganden som församlingen tog för år 2014 föreslås på liknande sätt överlåtas till privata aktörer för år 2015. att föreslå kyrkorådet besluta om att gravskötselåtagandet för år 2015 överlåts till privata aktörer.
3(5) Kr AU 6 Förrättningsärende Kh redogör för ärendet: Sedan 2004 finns ett indrivningsärende hos Kronofogdemyndigheten i Umeå som driver ett ärende för församlingens räkning. Ärendet handlar om församlingen skall fortsätta driva det vidare eller avsluta densamma. att ärendet skall fortsätta som tidigare. Kr AU 7 Förslag till ändring i församlingens policydokument Fyra (4) förslag till ändringar i församlingens policydokument föreslås: 1. Ersättning för inköp av terminalglasögon 2. Fastställande av komptidssaldo 3. Klarläggande av s.k. EA-dagar 4. Attestreglemente att föreslå kyrkorådet besluta om införande av policy för inköp av terminalglasögon. Policy införs i personalhandbok. att föreslå kyrkorådet besluta att fastställa komptidssaldo för anställda till 10 timmar/kalendermånad. att föreslå kyrkorådet besluta att införande av policy för uttag av s.k. EA-dagar samt att detta införs i personalhandbok för anställda. att föreslå kyrkorådet att uppdatera gällande attestreglemente ingående i delegationsordning för Övertorneå församling. Kr AU 8 Församlingsinstruktion (FIN) Kyrkoherde redogör för Domkapitlets synpunkter angående inlämnad FIN.
4(5) att inrätta arbetsgrupp för slutförande av FIN. I arbetsgruppen ingår: Kh Roland Hemphälä, Helena Haapaniemi, Stefan Aro och Sonja Älgamo. Arbetsgruppens uppgift blir att för kyrkorådet och kyrkofullmäktige redovisa en slutlig församlingsinstruktion gällande för Övertorneå församling. Församlingsinstruktionen skall senast 1 juni skickas till Domkapitlet i Luleå för fastställande. Kr AU 9 Förslag till mötesplan för år 2015 Kh redogör för ärendet att föreslå kyrkorådet besluta om mötesplan för år 2015 gällande AU, kyrkoråd och kyrkofullmäktige _ Kr AU 10 Personalärenden Kh redogör för ärendet 1. Diakon Maria Andersson tjänstledig för studier 9/1 2015---30/6 2015 2. Eva Ersson vik musiker och vik diakon under Maria Andersson och Katrin Meriloos tjänstledighet respektive föräldraledighet. 3. Malte Vikström vik km under tiden 1/1 31/3 4. Kh Roland Hemphälä meddelar att han går i ålderspension fr.o.m. 1/7 2015 att tillsätta en arbetsgrupp för rekrytering av ny kyrkoherde. Arbetsgruppen består av sammankallande Kr ordf Kent Alanentalo, Helena Haapaniemi, Monika Simu och Desirée Waranperää Krutrök. _
5(5) Kr AU 11 Förslag till utvärderingsdag av verksamhetsåret 2014 Verksamhetsåret 2014 skall utvärderas tillsammans med anställda och förtroendevalda i kyrkorådet att utvärdering genomförs tillsammans med anställda och Kyrkoråd onsdagen den 25 februari med början kl. 09.00. Kr AU 12 Delgivningar - Förvaltningsvisitation genomförs den 6 maj som är en förvisitation inför prostvisitation som äger rum den 5 okt - Information från Framtidsgruppens möte den 15 jan - Inventering av kyrkorna i församlingen genomförs tillsammans med handläggare från Luleå stift den 20-22 juni 2016. Kr AU 13 Övriga frågor Ledamot Monika Simu meddelar att bidrag har beviljats av Luleå stift för framställan av bok om Särkilax kapell. Författare är Sture Torikka och Petter Antti. Monika Simu är församlingens kontakt mellan Luleå stift och författare. Kr AU 14 Mötets avslutande Kyrkorådets ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet kl: 12.00