Byrårutiner för redovisning Detta dokument utgör de rådande byrårutinerna för utförande av redovisningstjänster, enligt Reko, på Promittere Capital AB och Promittere Redovisning AB. Det inleds med våra egna idéer om byråns verksamhet och utveckling. Därefter kommer själva rutinerna och liknande, dessa är i huvudsak upprättade i samma ordning som standarderna i 2016 års utgåva av Reko och bör läsas tillsammans med respektive Reko. Dokumentet vänder sig i första hand till byråns medarbetare, men kan vara relevant även för andra, till exempel kunder. Det föreligger inget hinder mot att visa upp dokumentet för andra, såsom potentiella kunder eller underentreprenörer. Dokumentets nuvarande utformning har fastställts av respektive bolags styrelse 2016-03-12. Affärsidé, visioner och honnörsord Vi ska vara en byrå som till lågt pris alltid levererar hög kvalitet. Vi ska vara en byrå arbetar med modern teknik och flexibla metoder. Vi ska vara en byrå som samarbetar med kunden genom öppenhet och ömsesidigt stärkande dialog. Vi ska vara en byrå där det är roligt att arbeta och där man ges utrymme att utvecklas. Vägen fram För att kunna hålla ett lågt pris måste vi hålla nere våra kostnader. Det uppnår vi genom att så långt det är möjligt arbeta kontorslöst och digitalt. Vi måste också arbeta effektivt samt snabbt hitta och arbeta in rutiner som gör arbetet effektivare. För att kunna hålla en hög kvalitet måste vi fortlöpande genomföra olika fortbildningsåtgärder. I första hand ska det ske på egen hand utan att vi behöver betala för dyra kurser, som senare belastar kunden genom högre priser. Vi måste vara i framkant när det gäller teknik, prova nya lösningar och utvärdera metoder och verktyg fortlöpande. Helst ska vi också bidra till utvecklingen genom att vara de som hittar lösningarna och utvecklar verktygen för vår egen verksamhet.
Vi måste vara flexibla, både i våra arbetsmetoder och i relation till kunden. Kundens behov ska styra, om kunden önskar att jobbar på ett visst sätt ska vi göra vad vi kan för att tillmötesgå önskemålet. Genom en öppen dialog med kunden blir båda parter bättre på sina respektive uppgifter i relationen. Problem löser man bäst tillsammans, det är dessutom stärkande för alla inblandade. Genom att låta alla, så väl kunder som medarbetare, arbeta med det som var och en tycker är roligt och är bra på blir vi alla bättre. Man utvecklas bäst om man själv får välja i vilken riktning. För att erbjuda våra medarbetare fler möjligheter består vår koncern redan av tre bolag. Ett moderbolag med övergripande ansvar och två dotterbolag inom varsitt verksamhetsområde, och planer finns på ytterligare grenar i framtiden. Mera om målen Detta avsnitt utgår från Reko 110. Vi ska i vårt arbete följa gällande lagar och regler, samt iaktta god redovisningssed och god yrkessed för redovisningstjänster enligt gällande Reko. Vi får inte heller främja handlingar från kundens sida som strider mot lagen. Vi ska verka för att alltid leverera redovisning och rapportering av hög kvalitet, därmed bidrar vi till att ge kunden ett bra beslutsunderlag som innebär ett mervärde utöver att bara följa lagkraven kring redovisning. För att lyckas med det måste vi inhämta information om kundens verksamhet och bransch, både från kunden och andra källor. Vi måste också inse våra begränsningar och inte påta oss uppdrag för vilka vi saknar resurser och kompentens. I relation till kunden ska vi alltid vara tydliga med hur ansvarsfördelningen mellan byrån och kunden ser ut. Vi ansvarar för att göra vårt arbete på bästa sätt, kunden ansvarar för att vi har tillgång till det material som vi behöver. Kunden ansvarar för att redovisningen är korrekt, vi ansvarar för att göra vårt bästa för att alla ska kunna känna sig trygga med att så är fallet. Vi måste samverka med kunden och leda kunden rätt genom att vara proaktiv och hålla en tät kontakt. Om redovisningskonsultens ansvar Detta avsnitt utgår från Reko 120. När ett uppdrag accepteras ska en av våra medarbetare utses som ansvarig för det uppdraget. Den personen är den ansvariga konsulten (handläggaren) och ska leda och fördela arbetet. I praktiken är det oftast även handläggaren som själv utför det mesta av arbetet. Handläggaren är ansvarig för att de nödvändiga resurserna finns på plats så att uppdraget kan utföras. Om handläggaren saknar personal, verktyg eller andra nödvändiga resurser ska handläggaren snarast vända sig till styrelsen för att få den hjälp som krävs för att genomföra uppdraget.
Oavsett om handläggaren själv utför arbetet eller delegerar det (helt eller delvis) till någon annan är handläggaren ansvarig för att det finns en planering som innefattar en realistisk tidsplan. Planeringen ska göras i samråd med kunden, och så långt det är möjligt uppfylla vederbörandes behov. Handläggaren ska upprätthålla kontakten med kunden, begära in det material som krävs och leverera de rapporter som sammanställs. Hur kommunikationen sker är i upp till kunden, men handläggaren bör för enkelhetens skull rekommendera att e-post används i första hand. Kontakten med kunden får inte delegeras till annan, om inte hela uppdraget överlämnas och en ny konsult därmed blir handläggare i ärendet. Byte av handläggare får bara ske med kundens samtycke, eller om det blir oundgängligen nödvändigt till exempel vid allvarlig sjukdom. Tillfälligt kan någon annan av byråns medarbetare fungera som handläggare även utan kundens samtycke, till exempel vid semester. Handläggaren ansvarar för att genomföra nödvändig fortbildning och hålla sig informerad om vilka regler som gäller på redovisningsområdet, och i kundens verksamhetsområde. Handläggaren ska även informera kunden om bland annat regelförändringar som är av betydelse för kunden. Handläggaren ansvarar för att kundkontakter sker med rätt fysisk person, så att ingen sekretessbelagd eller känslig information kommer till fel mottagare. Handläggare ska, och annan personal bör, lägga upp en plan för sin fortbildning så att tillräckligt med tid avsetts för att kunskapsmässigt förkovra sig på alla de områden som han eller hon är verksam inom. Vi ser gärna att medarbetarna går enstaka kurser då och då, men det får inte bli en alltför stor utgiftspost. Auktoriserade redovisningskonsulter måste gå minst 60 timmar godkända kurser per tre år, vi rekommenderar att även våra medarbetare lägger minst 20 timmar per år på fortbildning men håller sig till mellan 1 och 3 timmar betalda kurser per år (eller mellan 3 och 9 per tre år). Medarbetare ska även se till att skaffa sig goda kunskaper om alla de programvaror och andra verktyg som de använder. Om tystnadsplikten och rapportmottagare Detta avsnitt utgår från Reko 130 och Reko 610. Vi ska garantera kunden sekretess avseende all information som utväxlas mellan handläggare och kund när uppdraget utförs. Om vi frångår tystnadsplikten med kundens godkännande skall det inhämtas skriftligen och i förväg. Om vi tvingas bryts tystnadsplikten på grund av lagkrav eller myndighetsbeslut informerar vi så snart vi, med hänsyn till lagar och regler, kan kunden. I första hand per telefon, men med skriftlig uppföljning. All myndighetskontakt av det slaget ska dokumenteras noggrant. Det åligger var och en handläggare att informera andra medarbetare om att tystnadsplikt gäller. Om en handläggare, på egen hand eller genom styrelsens försorg, tar in extern personal eller underentreprenörer åligger det handläggaren att genom avtal utsträcka tystnadsplikten även till dessa. Uppgifter som medarbetar får ta del av från kund, direkt eller indirekt, ska endast användas för att genomföra uppdrag för den kundens räkning. Sådan information får inte bli del av rapportering till andra kunder eller utnyttjas privat av byråns medarbetare. Även om kontakt med kund helst alltid ska ske med samma fysiska person, kan även vissa andra personer på kundföretaget kontaktas och informeras. Det gäller ordinarie registrerade företrädare
för företaget, det vill säga ordinarie styrelseledamöter och VD. I vissa speciella fall, då det tydligt framgår att ordinarie befattningshavare inte är kontaktbar kan nödvändig information även delges deras registrerade ställföreträdare, alltså styrelsesuppleanter och vice VD. Registrerad konkursförvaltare eller likvidator för bolaget är i detta avseende att jämställa med ordinarie styrelseledamot. Tystnadsplikten gäller mot alla andra om inte annat har avtalats skriftligen med kunden, alltså även mot kundens revisorer, advokater, andra konsulter, bankkontakter, etc. Om myndighet begär information ska medarbetare i första hand begära att få veta med stöd av vilken lag de begär informationen, och vem som har fattat beslutet om att uppgiften ska lämnas ut. Sen ska medarbetaren kontakta vår styrelse för att låta den ta över kontakten. Styrelsen bör då undersöka om myndighetens begäran är korrekt och laglig, de bör eventuellt ske i samråd med externa jurister. Finner man oegentligheter med begäran ska kunden informeras och man får gemensamt ta ställning till om en polisanmälan eller liknande bör göras. Om det är ett korrekt beslut med lagligt stöd ska de begärda uppgifterna naturligtvis lämnas ut, men även då ska kunden så snart lagen tillåter informeras om vad som har lämnats ut, till vem och varför. Auktoriserade redovisningskonsulter genomgår vissa kvalitetskontroller, i samband med dessa får kundinformation lämnas ut till kontrollerande branschorganisation. Även då ska kunden snarast informeras om att så har skett, den möjligheten ska även framgå av avtalet med kunden. Om redovisningskvalitet Detta avsnitt utgår från Reko 140. Lagar, regler och god redovisningssed ska alltid följas i varje redovisningsuppdrag. Medarbetar ska utgå från den planering för uppdraget som handläggaren har lagt upp. Medarbetare, speciellt handläggare, ska fortlöpande kontrollera kundernas räkenskapsinformation och göra en rimlighetsbedömning. Detta arbete bör utföras i samband med att en rapport av ett eller annat slag ska sammanställas och överlämnas till kunden, eller i förekommande fall tredje man. Gränsvärden för vad som i olika situationer kan anses vara väsentligt ska tas fram i samråd med kunden och dokumenteras för framtida bruk vid liknande situationer. För vissa grundläggande värden, och vanligt förkommande fall, bör det ske i samband med planeringen, för mer udda och oförutsedda situationer kan det vänta tills frågan eventuellt uppkommer under arbetet. Även i övrigt ska de redovisningsprinciper som, i mån av valmöjlighet, väljs fastställas i samråd med kunden och dokumenteras noggrant. I de fall reglerna inte lämnar några alternativ bör kunden i alla fall informeras om väsentliga konsekvenser av principvalet eller förändringen. Angående vilka rubriker, delrubriker och poster som tas upp i en rapport och hur de benämns ska en standard etableras och dokumenteras för varje kund och varje typ av rapport. I det arbetet är det viktigt att beakta informationskvaliteten, och ta med sådant som är väsentligt för kunden under rådande omständigheter och presentera den informationen på ett sätt som är så tydligt som möjlig utan att förlora i väsentlighet. Om kunden har synpunkter på utformningen av en rapport bör man ta till sig av den kritiken och om möjligt anpassa rapportering i fortsättningen. Om kunden använder kontantmetoden, informera om skillnaden jämfört med faktureringsmetoden och ta gemensamt ställning till vilken metod som är lämpligast i framtiden. Ta även ställning till om det finns behov av kompletterande rapportering för att göra räkenskaperna relevanta som beslutsunderlag för kunden.
Om hänsyn till lagar och regler Detta avsnitt utgår från Reko 150. Ansvaret för att lagar och regler följs i redovisningen vilar på kunden. Våra medarbetare kan inte göras ansvariga för att förebygga brott i kundens verksamhet. Våra medarbetar är ansvariga för att de följer lagar och regler i sitt arbete. Våra medarbetare ska ha kännedom om relevanta lagar och regler, och ska meddela kunden vad som gäller om han eller om upptäcker något tvivelaktigt. De lagar det i första hand gälla att känna till är bokföringslagen, årsredovisningslagen, aktiebolagslagen, inkomstskattelagen, mervärdesskattelagen, skatteförfarandelagen samt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Varje medarbetare bör ha tillgång till en högst tre år gammal upplaga av Sveriges Rikes Lag. Andra regler som alla medarbetare bör känna till väl är Bokföringsnämndens normgivning. Om en av våra medarbetare har flera kunder i samma bransch bör medarbetaren skaffa sig en grundläggande kunskap om vilka speciella regler som gäller i den braschen. Om en av våra medarbetare upptäcker oegentligheter eller lagöverträdelser i kundens räkenskaper eller verksamhet ska kunden informeras om felet och uppmanas till rättelse. Om kunden inte rättar sig inom skälig tid eller upprepar sina överträdelser ska handläggare kontakta vår styrelse som får avgöra om vi kan fortsätta uppdraget och i så fall på vilka villkor. Om inte särskilda omständigheter föreligger bör styrelsen fatta beslutet att fortsätta uppdraget på villkor att kunden omedelbart förändrar sitt beteende, sker inte det ska uppdraget avbrytas. Om rimlighetsbedömningar Detta avsnitt utgår från Reko 160. Handläggare ska utföra rimlighetsbedömningar av kundens räkenskaper för att kunna upptäcka fel och brister. Rimlighetsbedömningar kan med fördel koncentreras till tillfällen då man ändå går igenom delar av materialet, till exempel inför att en rapport ska sammanställas. Vissa rimlighetsbedömningar ska skrivas in i planeringen från början, men fler kan komma att läggas till efter behov. De grundläggande rimlighetsbedömningarna som bör ingå i de flesta uppdrag är: LÖPANDE BOKFÖRING & MOMS (Kontrollera åtminstone vid momsrapport & bokslut) Är utgående moms rimlig förhållande till omsättning? Finns alla verifikat, med alla nödvändiga uppgifter i? PERSONAL (Kontrollera åtminstone vid arbetsgivardeklaration & bokslut) Är sociala avgifter rimliga i förhållande till lön? Är avdragen skatt rimlig i förhållande till lön & förmåner? Är samtliga personalkostnader bokförda? (pension, löneskatt, bonus m m) TILLGÅNGAR (Kontrollera åtminstone vid bokslut) Är antaganden om nyttjandeperioder och restvärden rimliga?
Ökar varulagret utan att omsättningen gör det? (inkuransrisk) Är saldot i kassan rimligt? (inte ovanligt högt, eller negativt) INTÄKTER & KOSTNADER (Kontrollera åtminstone vid bokslut) Har periodisering av väsentliga poster gjorts enligt valt regelverk? Är bruttovinsten rimlig i förhållande till varulager och intäkter? Hur är förhållandet mellan kontantförsäljning och försäljning mot faktura? ÖVRIGT BOKSLUT (Kontrollera åtminstone vid bokslut) Följer redovisningen det valda regelverket? Är resultaträkningens poster rimliga? (Jämför med tidigare år, liknande företag m m) Är balansräkningens poster rimliga? (Jämför med tidigare år, omsättning m m) Är omsättningen per anställd rimlig? (Jämför med tidigare år, liknande företag m m) Utförda bedömningar ska dokumenteras och om någon avvikelse upptäcks eller fel av annan anledning kan misstänkas ska kunden informeras om bedömning och få möjlighet att kommentera det eventuella problemet. Handläggare ska i samråd med kunden besluta om frågan därefter ska utredas vidare. Om byrårutiner Detta avsnitt utgår från Reko 200. Det här dokumentet utgör våra byrårutiner, det ska granskas och uppdateras minst en gång per år. Denna årliga granskning bör ske i början av varje år och kombineras med en genomgång av den nya upplagan av Reko. I samband med det ska även en intern kvalitetskontroll göras genom att medarbetarna granskar och utvärderar varandras arbete i förhållande till Reko och dessa rutiner. Om dokumentation av arbetet Detta avsnitt utgår från Reko 205. Arbetet ska dokumenteras, handläggaren ansvarar för att dokumentationen förs korrekt i varje uppdrag. I varje steg av arbetet ska en enkel tidrapportering föras, där det framgår vem som gjort vad och när samt för vilken kund. Övrig dokumentation som utgörs av egna anteckningar ska om den är digital placeras i en mapp per kund, om den är i fysisk form ska en fysisk pärm eller mapp finnas för varje kund. Underlag för antagande och omprövning av uppdrag ska alltid dokumenteras. I dokumentationen ska också registreringsbevis eller liknande alltid finnas. Uppdragsavtal med allmänna villkor, eventuellt uppdragsbrev och övriga bilagor till avtalet ska alltid finnas med i dokumentationen. Uppdragsplaneringen ska alltid finnas dokumenterad. Dokumentationen som upprättas av våra medarbetare under arbetets gång, både sådan som skapas automatiskt av brukad mjukvara och sådan som författas manuellt ska finnas tillgänglig för granskning i överlämningsbart skick i minst 10 år.
Dokumentationen ska i första hand vara digital och säkerhetskopieras till Dropbox eller annan molntjänst minst en gång i månaden. Dokumentation som har ett fysiskt original bör scannas eller på annat sätt digitaliseras, det fysiska originalet ska dock också sparas. Vid löpande bokföring Vid löpande bokföring sker den grundläggande dokumentationen genom att bokföringsprogrammet loggar vem som är inne och gör vilken förändring i bokföringen. Handläggaren är ansvarig för att alla som arbetar på ett uppdrag har ett eget konto och använder det så att rätt namn alltid loggas vid respektive åtgärd. Därtill ska det dokumenteras vilka avstämningar som görs i samband med den löpande bokföringen och vilka rapporter som lämnas. För löpande bokföring använder vi i första hand Fortnox Bokföring, om något annat verktyg används ska det framgå av dokumentation vilket verktyg som används och varför det har valts istället för Fortnox. Vid bokslut Vid bokslut (periodbokslut och årsbokslut) ska det dokumenteras vilka avstämningar som görs, det ska även dokumenteras vilka beräkningar, värderingar, periodiseringar och uppskattningar som görs. En del av den dokumentationen skapas automatiskt, eller kan skapas i det bokslutsprogram som används, i så fall kan bokslutsbilagorna sparas som digital dokumentation i bokslutsfilen under förutsättning att de är korrekt daterade och användarens namn står korrekt noterat på respektive bilaga. I första hand använder vi BL Bokslut för att göra bokslut med datorstöd, eller så bokför vi bokslutsverifikat manuellt i ordinarie bokföringsprogram. Om annan metod används för ett uppdrag ska det framgå av dokumentationen vilken metod, och varför ordinarie förfarande har frångåtts. Vid årsredovisning Vid författande av årsredovisning eller motsvarande handling ska det dokumenteras vem som har upprättat den och när. Det ska också framgå att räkenskapsåret i fråga har avslutats med ett bokslut och det har utförts av någon annan än våra medarbetare. Om någon avvikelse principer eller färdigställt bokslut görs i årsredovisningen ska det dokumenteras och motiveras. Den mjukvara vi i första hand använder för att skriva årsredovisningar är BL Bokslut, om annan metod används för ett uppdrag ska det framgå av dokumentationen vilken metod, och varför ordinarie förfarande har frångåtts. Vid andra typer av uppdrag Vid uppdrag av andra typer än de som nämns ovan ska dokumentationen också vara omfattande, i överlämningsbart skick och hanteras på motsvarande sätt. I de fall mjukvara används som genererar egen dokumentation ska den användas, eventuellt med vissa kompletteringar. I andra fall ska dokumentationen författas manuellt och vara tillräckligt god för att en annan redovisningskonsult ska kunna följa och utvärdera arbetet i efterhand. Om andra typer av uppdrag är eller blir vanliga bör de efterhand ges ett separat stycke i detta avsnitt. Övrig dokumentation Dokumentation i form av övriga egna anteckningar ska föras för alla övriga händelse som behövs för att i efterhand kunna följa och utvärdera arbetet. All korrespondens med kunden ska dokumenteras, liksom åtminstone tidpunkterna för muntlig kommunikation. Korrespondens i form av e-post ska sparas i sin ursprungliga e-brevlåda och i väsentliga delar kopieras till den ordinarie dokumentationen i slutet av varje räkenskapsår, vid uppdragets avslutande, vid överlämnande till annan handläggare och vid annat tillfälle då den behöver vara tillgänglig och överskådlig.
Kontroller och rimlighetsbedömningar ska dokumenteras. Anlitande av externa medarbetare eller underentreprenörer ska dokumenteras. Om intern kvalitetssäkring Detta avsnitt utgår från Reko 210. Intern kavitetskontroll ska göras minst en gång per år. Ett antal av medarbetarna, i första hand handläggare väljs då ut slumpmässigt för en kontroll, det ska dock aldrig gå mer än högst fyra år mellan de tillfällen en handläggares arbete granskas internt. Granskningen går i huvuddrag till som följer; 1. Två andra medarbetare väljs ut för att gemensamt utföra granskningen 2. De väljer ut ett till tre av de uppdrag som den granskade har varit inblandad i under det gångna året (för handläggare måste minst ett av de valda uppdragen vara ett där handläggaren är ansvarig person) 3. Vart och ett av uppdragen granskas sedan av de utvalda granskarna gemensamt, de ska titta på grundmaterialet, rapporter, dokumentation mm 4. Granskningen ska vara inriktad på att undersöka om uppdraget har utförts enligt Reko och byråns rutiner och riktlinjer 5. Granskarna lämnar en rapport till styrelsen om hur granskningen gått och huruvida några brister har upptäckts 6. Styrelsen informerar den granskade om resultatet 7. Vid eventuella brister kommer man gemensamt överens om bästa sättet att åtgärda dem på och hur dem kan undvikas i framtiden, om samma typ av brist framkommer vid granskning av flera olika uppdrag bör byråns rutiner i det avseendet ses över För vissa uppdrag kan speciella krav ställas som ligger utanför detta allmänna dokument, sådana krav ska då skrivas in i dokumentationen och granskas speciellt om ett sådant uppdrag blir föremål för granskning. Granskningen bör inte ta mer än en dag per granskat uppdrag, och eventuellt ytterligare en dag per granskad medarbetare för rapportering och utvärdering. Om ett uppdrag är för omfattande för att kunna granskas av två personer på en dag kan extra granskare tillsättas för just det uppdraget, det ska i första hand ske internt men vid behov kan andra redovisningskonsulter hyras in för att bistå vid granskningen. Om antagande och omprövning av uppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 310. De överväganden som är av betydelse då ett uppdrag antas och omprövas ska dokumenteras. Vad som i övrigt står nedan om antagande av uppdrag gäller i tillämpliga delar även vid omprövning. Då vi överväger att anta ett uppdrag ska följande punkter alltid beaktas: Har vi tid att fullfölja uppdragets alla delar i tid och med hög kvalitet? Har vi, eller kan vi på enkelt sätt skaffa den kompetens som krävs för uppdraget? Har vi, eller kan vi på enkelt sätt skaffa andra nödvändiga resurser?
Kan vi lita på kunden? (gör eventuellt person- eller kreditundersökning av större eller mindre omfattning) Verkar bolagets tidigare räkenskaper rimliga? Om ett kundföretag är revisorspliktigt ska vi bara anta uppdraget om det finns en vald och registrerad revisor. Om en eller flera av våra medarbetare har ett nära förhållande, privat eller ekonomiskt, till kunden ska kunden informeras om att personen är en av våra medarbetar. Kunden får då ta ställning till om han eller hon vill anlita oss ändå, eventuellt med förbehåll att den personen inte får arbeta aktivt med uppdraget. Vi ska också ta ställning till om vi kan utföra uppdraget professionellt och objektivt trots det nära förhållandet, om inte ska vi inte anta uppdraget. Analys av kunden, och kundens verksamhet, enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ska göras. I det avseendet ska man som redovisningskonsult vara särskilt uppmärksam på kunder som: Bedriver hela eller delar av sin verksamhet utomlands, speciellt om skatteparadis är inblandade Sysslar med verksamhet som kan ge andra personer anonymitet, t ex uthyrning av anonyma postboxar Uttryckligen vill att vi arbetar på distans, eller undviker att träffa oss personligen Hanterar kontanter regelbundet Inför antagande av uppdrag ska kundens identitet alltid kontrolleras, och eventuella oklarheter i ägarförhållanden redas ut. Om förståelse för kundens verksamhet Detta avsnitt utgår från Reko 320. Våra medarbetare ska ha eller vid behov skaffa sig tillräckliga kunskaper om kunden, kundens verksamhet och kundens bransch för att kunna göra nödvändiga bedömningar. Det handlar om rimlighetsbedömningar avseende räkenskaperna, nödvändiga bedömningar vid beslut om att anta eller ompröva ett uppdrag samt de analyser som behövs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Det handlar dessutom om proaktiva bedömningar såsom bedömningar vid planeringen och att avgöra om något område kräver särskild uppmärksamhet. Givetvis ska våra medarbetar framförallt vara uppdaterade på vilka regelverk som gäller för redovisning av kundens verksamhet. Om uppdragsavtal och uppdragsbrev Detta avsnitt utgår från Reko 330. När ett uppdrag har antagits ska ett uppdragsavtal upprättas skriftligt, vårt standarddokument för allmänna villkor finns som bilaga till detta dokument. Det bör i första hand användas, men kan i viss mån modifieras för att anpassas till kunden. Som bilaga till detta dokument finns även en mall för avtalets framsida, den ska anpassas till uppdraget och kunden. Där ska dock alltid framgå att de allmänna villkoren gäller om inget annat har
avtalats samt att ytterligare detaljer framgår av uppdragsbrevet som är en tredje del av avtalet. Av uppdragsbrevet ska tydligt framgå vilka tjänster som ingår i avtalet och ska vid behov kompletteras med tjänstespecifikationer. För vår del ska avtalet undertecknas av firmatecknare eller av behörig handläggare med skriftlig fullmakt. För kunden ska avtalet undertecknas av firmatecknare eller annan registrerad ordinarie företräde med skriftlig fullmakt. Om kunden är en konsument ska han eller hon själv skriva under, då ska också samtliga lagkrav på tjänsteavtal med, och tjänsteuppdrag för, konsument beaktas. De allmänna villkoren ska minst en gång per år granskas för att se till att de lever upp till krav i gällande lagar, regler och Reko. Om övergripande planering Detta avsnitt utgår från Reko 410. Varje kund ska finnas förtecknade i en lista där det framgår vilken medarbetare som är ansvarig för uppdraget och kontakten med kunden. Det gäller även potentiella kunder som det förkommer en aktiv kontakt med. Redan innan ett nytt uppdrag antas ska det beslutas vilken av våra medarbetare som ska bli handläggare och ansvarig för uppdraget. Det ska alltid ske på frivillig basis och det är i första hand den personen som avgör om uppdraget ska antas. Medarbetarna ansvarar i första hand för sin egen planering, det gäller både det löpande arbetet, speciella uppdrag, fortbildning, mm. Både medarbetarnas och byråns övergripande planering ska dokumenteras och uppdateras vid behov samt granskas minst en gång per år. Om planering av uppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 430. Varje uppdrag ska planeras i förväg, om flera uppdrag utförs för en och samma kund bör planerna för uppdragen samlas till en planering för kunden. Planeringen ska dokumenteras och uppdateras vid behov. Planeringen ska upprättas i samråd med kunden vid uppdraget inledning och förnyas inför varje räkenskapsår. I planeringen ska det framgå vilka redovisningsprinciper som ska gälla för uppdraget. Det ska även framgå när och till vem uppdraget ska rapporteras. En del av planeringsarbetet bör vara att vid behov anpassa kontoplan, och post beteckningar i rapporter mm för att anpassa redovisningen till kundens behov. Planeringen ska vara indelad i månader eller kvartal, det ska tydligt framgå allt som ska göras under varje period. Det ska framgå till vilket datum varje moment ska vara klart. Om uppdraget kräver särskild kompetens ska i planering även avsättas tid för fort bildning inom det för uppdraget speciella området.
Om områden som kräver särskild uppmärksamhet Detta avsnitt utgår från Reko 450. Områden i redovisningen där risken för fel är stor ska identifieras av handläggaren. Handläggaren ska även utveckla och dokumentera rutiner för hur de delarna ska hanteras så att risken för fel minskas. Vid identifiering av sådana områden ska följande särskild undersökas: Styrs någon del av redovisningen av speciella regelverk, t ex avvikande momsregler Verkar kunden under någon form av stark press, t ex likviditetsbrist eller tidspress Förekommer omfattande kontanthantering hos kunden Genomför kunden någon komplicerad typ av transaktion Varierar omsättning, bruttovinst eller andra nyckeltal på ett svårförklarligt eller ovanligt sätt Om hantering av felaktigheter och väsentliga händelser Detta avsnitt utgår från Reko 460 och Reko 640. Kunden ska upplysas om att ansvaret för att redovisning är korrekt alltid vilar på kunden, framförallt på styrelse och annan företagsledning. Det är således kunden som har ansvaret för att etablera rutiner och intern kontroll för att förhindra oegentligheter och fel. Kunden har ansvaret, men det ingår likväl i våra uppgifter att verka för att minska risken för felaktigheter. Det ansvaret vilar i första hand på handläggaren för uppdraget, han eller hon måste vara observant och sunt skeptisk. Handläggaren ska reagera på, agera mot samt dokumentera och kommunicera felaktigheter och oklarheter. För att upptäcka felaktigheter är det särskilt viktigt att handläggaren utför de rimlighetsbedömningar som beskrivs ovan i avsnittet därom. Dessutom gäller det att reagera om information saknas och om frågor till kunden lämnas obesvarade. Om andra väsentliga händelser iakttas ska information om dessa ges till kunden. Det kan t ex handla om att halva aktiekapitalet är (eller kan vara) förbrukat, likviditetsproblem eller olagliga lån. Om bokföringsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 530 och Reko 620. Kunden ska informeras om sitt ansvar att lämna material i god tid och gott skick, det ska framgå av uppdragsavtalet. Om kunden någon gång inte fullgör sitt åtagande i det avseende ska kunden på nytt upplysas om sitt ansvar och den planering som gäller. För det löpande arbetet bör materialet vara oss tillhanda minst 10 dagar innan varje rapporteringstillfälle. För att rapporter som utgår från bokföringen ska bli så användbara som möjligt bör anpassningar till kundens specifika förhållanden göras. Det kan t ex handla om anpassning av kontoplan eller uppdelning på resultatenheter. Bokföring ska i första hand göras i Fortnox Bokföring, och verifikaten placeras i pärmar senast i samband med att de bokförs i programmet. Affärshändelse ska bokföras konsekvent, och en medarbetare är osäker på vad som gäller ska han eller hon gå tillbaka och göra på samma sätt som senast en motsvarande händelse bokfördes för kunden, alternativt konsulter en kollega. Om det finns
oklarheter kring vad en verifikation avser ska kunden alltid kontaktas för att utreda vad underlaget avser. Bokföringen bör stämmas av ofta, tid för avstämningar ska införas i planeringen. Om rättelser eller kompletteringar av tidigare bokföring görs, och är av väsentlig art eller omfattning, ska kunden informeras och skriftligen bekräfta att åtgärden godkänns. Om det saknas komplett underlag för bokföringen av en affärshändelse ska OBS-konto användas. De kontona ska nollställas regelbundet genom att kunden kompletterar sina uppgifter. Om kunden på begäran inte kompletterar inom skälig tid ska uppdraget omprövas. När material inkommer från kunder ska det så snart som möjligt göras en första genomgång för att se om något behöver kompletteras. I samband med den ankomstkontrollen ska fakturor föras in i respektive reskontra. Materialet ska efter ankomstkontroll föras in i en mapp eller pärm för icke bokförda verifikat. Om rapportering av resultat och ställning ska göras oftare än i slutet av varje räkenskapsår bör handläggaren diskutera med kunden om periodiseringar och liknande behöver göras inför delårsrapportering, och i så fall vilka beloppsgränser och liknande som ska gälla. I sådana delårsrapporter ska ingå jämförelsetal, upplysning om affärshändelser som ännu inte bokfört och upplysning om OBS-konton inklusive uppmaning att inkomma med kompletterande information. Det bör även ingå egna förtydligande, eller upplysande, kommentarer från våra medarbetare om viktiga händelser, avvikelser, mm. Om betalningsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 540. För att vi ska acceptera ett betalningsuppdrag ska vi kräva av kunden att det utfärdas en fullmakt och att handläggaren registreras som extern firmatecknare, prokurist eller motsvarande. Vi ska även kräva att en rutin för attestering upprättas. Den som hos oss utför betalningarna ska alltid vara handläggaren för uppdraget själv, den uppgiften kan aldrig överlåtas på någon annan medarbetare. Om handläggaren inte har möjlighet att utföra betalningar i tid ska kunden informeras snarast så att en ny handläggare kan förordnas och få fullmakt. Det ska även upprättas ett separat skriftligt avtal som reglerar handläggarens befogenheter inom ramen för den fullmakt som utfärdats. I det avtalet ska det framgå att befogenheten är begränsad till att utföra den typ av ärenden som faller inom uppdraget. Det ska framgå vilka rutiner som gälla för attestering av betalningarna. I avtalet ska även framgå vilka typer av betalningar som handläggaren får genomföra på egen hand och vilka som kräver kundens skriftliga godkännande i förväg, en sådan begränsning i form av en beloppsgräns ska alltid ingå och bör i regel sättas till 5000kr. Om det saknar pengar på kundens konto ska kunden informeras i god tid innan betalningen ska vara genomförd, vi ska aldrig utan kundens skriftliga godkännande utnyttja en checkräkningskredit eller liknande.
Om löneservicesuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 545. I nuläget har vi inga löneservicesuppdrag varför inga egna rutiner i det avseendet har utvecklats. Om ett sådant uppdrag antas ska rutiner i det avseendet upprättas och införas här, till dess att det är gjort gäller bara vad som följer av lagar, regler och Reko. Om bokslutsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 550 och Reko 630. Kunden ska informeras om sitt ansvar att lämna material i god tid och gott skick, det ska framgå av uppdragsavtalet. Om kunden någon gång inte fullgör sitt åtagande i det avseende ska kunden på nytt upplysas om sitt ansvar och den planering som gäller. För bokslut bör materialet vara oss tillhanda minst 60 dagar, eller 30 dagar för mindre uppdrag, innan rapportering ska ske. Bokslut ska i första hand göras i BL Bokslut med stöd av Fortnox Bokföring, relevanta bokslutsbilagor och annat underlag ska i samband med arbetet placeras i en mapp eller pärm för det aktuella bokslutet. I bokslutsarbetet ska det ingå att kontrollera om de gällande redovisningsprinciperna fortfarande är rimliga eller bör förändras. Det ska även ingå att kontrollera och rimlighetsbedöma de ingående balanserna. Rimlighetsbedömningar av de utgående värdena ska också göras enligt avsnittet om sådana ovan. Stora eller oväntade avvikelser ska dokumenteras och diskuteras med kunden. Alla poster i resultat- och balansräkningen ska värderas enligt de gällande principerna, i det ingår att göra de avskrivningar och övriga periodiseringar som är väsentliga för att resultat och ställning ska presenteras på ett korrekt sätt. Om rättelser eller kompletteringar av tidigare räkenskaper görs, och är av väsentlig art eller omfattning, ska kunden informeras och skriftligen bekräfta att åtgärden godkänns I bokslutsuppdraget bör ingå ett visst mått av rådgivning beträffande alternativa regelverk, bokslutsdispositioner och liknande relevanta frågor. Rapporteringen av bokslut ska alltid inledas med att ett utkast presenteras för kunden som då får en chans att ställa frågor och uttrycka önskemål. Ett sådant utvärderingstillfälle (med uppföljning) per rapport är i regel tillräckligt, men vi bör se till att vara helt överens med kunden innan en slutversion av rapporten lämnas. Om årsredovisningsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 550, Reko 555, Reko 630, Reko 635, Reko 670 och Reko 690. Ett årsredovisningsuppdrag bör kombineras med ett uppdrag att göra årets bokslut, därför gäller i tillämpliga delar det som står ovan om bokslutsuppdrag även för årsredovisningsuppdrag. Förvaltningsberättelsen ska skrivas i samråd med kunden, så att kundens uppfattningar ges utrymme i texten. Om kunden själv har en färdig text till hela (eller delar av) förvaltningsberättelsen bör den, så långt det är möjligt, användas utan korrigeringar. Om någon medarbetare eller kunden anser att en frivillig tilläggsupplysning om någon post i redovisning bör finnas med, ska handläggaren verka för att en sådan extra upplysning skrivs korrekt
och införs i årsredovisningen. Givetvis har kunden alltid sista ordet när det gäller att presentera icke obligatorisk information. En kopia på det senast levererade utkastet till årsredovisning ska alltid ingå i dokumentationen, när Bolagsverket har godkänt och publiceras årsredovisningen ska en kopia av den faktiskt inskickade redovisningen, införas i dokumentationen. Om Bolagsverket inte godkänner en årsredovisning som vi har sammanställt ska vi korrigera problemen omgående och utan extra kostnad för kunden. Observera att endast auktoriserad redovisningskonsult har rätt att lämna en bokslutsrapport som hänvisar till Reko. Om så sker ska kunden upplysas om möjligheten att genom not offentliggöra att en bokslutsrapport har lämnats av auktoriserad redovisningskonsult. Felaktigheter i tidigare årsredovisning ska inte rättas till Bolagsverket, men kunden ska informeras och i efterföljande årsredovisning ska rättelse i jämförelsetal göras och upplysning om felet lämnas. Om uppdrag avseende andra årsrapporter Detta avsnitt utgår från Reko 550, Reko 555, Reko 630 och Reko 635. Det som står ovan om årsredovisningar gäller i tillämpliga delas även rapporter av motsvarande karaktär för kunder som inte upprättar årsredovisning, t ex förenklat årsbokslut. Om periodbokslutsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 550, Reko 555, Reko 630, Reko 635 och Reko 680. Det som står ovan om bokslut i allmänhet gäller även i tillämpliga delar periodbokslut. Periodbokslut ska i grunden utföras med samma principer som används när årsbokslutet upprättas. Det ska vid behov kompletteras med jämförelsetal och nyckeltalsanalyser. Periodbokslut ska skrivas under av kunden och en kopia av den underskrivna handlingen ska ingå i dokumentationen. Observera att endast auktoriserad redovisningskonsult har rätt att lämna en bokslutsrapport som hänvisar till Reko. Om rådgivningsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 570. Om rådgivning i en eller annan form ingår i ett uppdrag är det uppdrag också att betrakta som ett rådgivningsuppdrag. Innan ett rådgivningsuppdrag inleds ska handläggaren noga överväga om den egna kompetensen på området är tillräcklig, om inte ska en annan rådgivare eller specialist rekommenderas. Ett rådgivningsuppdrag som vi inte är övertygade om att vi kan genomföra med hög kvalitet ska vi inte ta på oss. Rådgivningsuppdrag ska alltid ha en tydlig målsättning som ingår i dokumentationen. All rådgivning ska dokumenteras och bör i första hand genomföras i skriftligen. Muntliga samtal där rådgivning kan förutses bör spelas in. Om rådgivning ingår i ett samtal som inte spelas in ska råden bekräftas i skrift så snart som möjligt.
Om budgeteringsuppdrag och liknande Detta avsnitt utgår från Reko 575. Antaganden, beräkningar och underlag för budgetar ska dokumenteras. Det ska tydligt framgå att vi inte har något ansvar för framtidsutvecklingen som prognostiseras, arbetet består bara av att sammanställa information från olika källor och presentera den på överenskommet sätt. Vilka källor som används är upp till kunden och det bör vara kunden som själv levererar materialet till oss. Om analysuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 580. Ett analysuppdrag är ett uppdrag att ta fram olika analyser, av t ex nyckeltal eller kassaflöden. Det kan t ex ske i samband med upprättande av bokslut. Vissa analyser ska ingå som en del av andra uppdrag, t ex flerårsöversikt i årsredovisningen. Sådana nödvändiga analyser gör inte automatiskt uppdraget till ett analysuppdrag, det krävs att det framgår av uppdragsavtalet att analyser utöver det nödvändiga ingår. Analyserna bör innehålla relevanta nyckeltal, jämförelsetal, förklaringar och eventuella egna kommentarer. Underlag och beräkningar som ingår i analyserna ska dokumenteras. Om insourcinguppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 590. I nuläget har vi inga insourcinguppdrag varför inga egna rutiner i det avseendet har utvecklats. Om ett sådant uppdrag antas ska rutiner i det avseendet upprättas och införas här, till dess att det är gjort gäller bara vad som följer av lagar, regler och Reko. Om deklarationsuppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 650. I planeringen av deklarationsuppdrag ska ingå att identifiera vilka regler som gäller för kundens speciella verksamhet, t ex avvikande momsregler. Rimlighetsbedömningar ska alltid göras av de räkenskaper som bildar underlag för någon form av deklaration. Felaktigheter i lämnade deklarationer ska rättas så snart som möjligt. Tänk dock på att tystnadsplikten gäller även mot Skatteverket och andra myndigheter, rättelser ska alltså alltid göras med kundens skriftliga godkännande. Kopior på lämnade deklarationer ska ingå i dokumentationen. Om inkomstdeklaration Detta avsnitt utgår från Reko 650 och Reko 655. Handläggare bör upplysa kunden om de möjligheter till resultatreglering som finns i gällande lagar och regler. Våra medarbetare bör dock undvika skatterådgivning om inte ett tydligt rådgivningsuppdrag i det avseendet finns avtalat.
I planeringen ska ingå rutiner för att göra korrekta justeringar när siffror överförs från andra redovisningsrapporter till inkomst deklarationer. Det ska i uppdragsavtalet framgå vilka blanketter eller typer av blanketter som ingår i uppdraget. För ett aktiebolag är t ex Inkomstdeklaration 2 huvudblankett men även kompletterande bilagor kan ingå i ett sådant uppdrag. Det ska tydligt framgå av avtalet om privata blanketter med anknytning till bolaget (t ex K10) igår i uppdraget eller inte. Om användning av annans arbete Detta avsnitt utgår från Reko 595. Om annans arbete används ska det alltid rimlighetsbedömmas av handläggaren innan det blir en del av vår rapportering för uppdraget. Specialist Om vi under uppdragetsgång finner att det uppstår ett problem eller en fråga inom ett område där vi saknar kompetens intern bör en specialist anlitas. Det ska ske med kundens skriftliga godkännande och kostnaden för det ska belasta kunden. När vi anlitar specialister ska vi i första hand anlita sådana som vi tidigare har arbetat med och har förtroende för. Annat redovisningsföretag Om vi tar över en kund från en annan redovisningsbyrå ska en rimlighetsbedömning av deras arbete göras innan vi låter deras uppgifter bli del av vår rapportering. I fall att deras arbete bedöms vara undermåligt ska kunden kontaktas för att tillsammans med vår handläggare avgöra vad som bör göras, t ex korrigera tidigare arbete eller reklamera en undermålig insats. Om vi saknar resurser intern kan vi anlita andra byråer som underentreprenör, då ska de omfattas av våra rutiner och avtal med kunden. Det framgår av våra allmänna villkor att vi kan använda underkonsulter under vissa förutsättningar. I fall då det sker för att klara det löpande arbetet tidsmässigt ska vi bära kostnaden, om det sker för att kompetens saknas är det att likna vid att anlita en specialist och ska ske med kundens skriftliga godkännande och kunden ska bära kostnaden. När vi anlitar andra redovisningskonsulter ska vi i första hand anlita sådana som vi tidigare har arbetat med och har förtroende för. Kunden själv Om kunden själv utför en del av arbetet ska det framgå tydligt av avtal vad kunden ska göra och vad vi ska göra.
Om kundens räkenskapsinformation Detta avsnitt utgår från Reko 660. Kunden ska informeras om sin plikt att bevara räkenskapsinformation på ett betryggande sätt i minst 7 år. Om vi tar på oss att förvara materialet åt kunden utöver den tid som behövs för uppdraget ska det framgå av avtal med kunden. I sådant avtal ska det framgå under vilka former förvaringen normalt kommer ske, och att kunden alltid har ansvaret för sin räkenskapsinformation även när den förvaras av oss. Sådan förvaring som faller under konsumenttjänstlagen ska vi aldrig ta på oss. Till kundensräkenskapsinformation hör följande; Verifikationer (ska finnas i bokföringspärmar eller motsvarande) Grundbok (finns normalt i Fortnox, överlämnas i regel som en SIE-fil) Huvudbok (ska finnas i bokslutspärm eller liknande) Avstämda resultat- och balansrapporter (ska finnas i bokslutspärm eller motsvarande) Underlag till väsentliga avstämningar (ska finnas i bokförings-/bokslutspärm eller motsvarande) Kontoutdrag och årsbesked från bank (ska finnas i bokförings-/bokslutspärm eller motsvarande) Årsbokslut/årsredovisning (ska finnas i bokslutspärm eller motsvarande) Skattedeklarationer (ska finnas i bokförings-/bokslutspärm eller motsvarande) Inkomstdeklarationer (ska finnas i bokförings-/bokslutspärm eller motsvarande) Anläggningsregister (finns normalt i Fortnox, överlämnas i regel som en tillgångslista i pdfformat) Elektroniska filer som t ex e-fakturor (ska finnas i kundens mapp med digitalt material eller permanent hos kunden) Systemdokumentation och behandlingshistorik (finns normalt i Fortnox) Om avslut av uppdrag Detta avsnitt utgår från Reko 710. Vi har i regel inga uppsägningstider i våra avtal, men avslutet bör ändå planeras så väl som möjligt för att minimera störningar och vi bör fortsätta sköta vårt arbete till avslutet är fullbordat. Kunden ska så snart som möjligt få ut all sin räkenskapsinformation. Vår egen dokumentation får inte lämnas ut. Allt annat material vi har som rör kunden eller som har använts för att genomföra uppdraget, t ex bokslutsfiler, tillhör i regel oss med ensamrätt och vi kan efter styrelsebeslut sälja kopior av sådant material till kunden. Aktuella SIE-filer får trotts det lämnas ut gratis och utan krav på styrelsens godkännande så snart kunden har betalat alla sina skulder till oss. Alla fullmakter, och registreringar hos tredje man, som förbinder kunden med oss eller någon av våra medarbetare ska vara dokumenterade så att de kan avslutas snabbt när uppdraget avslutas. Promittamus Per aspera ad astra, Promittere Capital AB & Promittere Redovisning AB