TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 1 (5) TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 Sid nr 1 (5) Dokumentbeteckning Reglemente för budget- och resultatuppföljning. Antaget av/ansvarig Kommunfullmäktige 2013-11-04 132 Syfte Gäller för Handläggare/Förvaltning KS-förvaltningen/Ekonomikontoret God ekonomisk hushållning. Dnr 2013/517 Datum/Version/Ersätter Gäller fr o m 2014-01-01 Ersätter KF 2010-12-20 143 Kommunstyrelsen, samtliga nämnder och samtliga förvaltningar. BUDGET- OCH RESULTATUPPFÖLJNINGSREGLEMENTE 1. Principer 1. Trollhättans Stads verksamhet styrs av den av Kommunfullmäktige fastställda Mål- och Resursplanen (MRP). På övergripande nivå med Trollhättans Stads vision samt grundläggande värderingar och prioriteringar. På verksamhetsnivå med verksamhetsinriktning och uppdrag. Till respektive verksamhetsområde knyts resurser genom anslag. 2. Kommunstyrelsen har det samlade ansvaret för att Trollhättans Stad har en god ekonomisk hushållning. Nämnderna har detta ansvar inom sitt område och inom ramen för sin budget. Kompletterande bestämmelser om styrning och kontroll finns i reglementet för internkontroll. 3. De tillgängliga resurserna bestämmer graden av måluppfyllelse - ekonomin sätter gränsen och förutsätter optimalt resursutnyttjande. Vid resursbrist skall tvingande nivåer enligt lagstiftning och myndighetskrav prioriteras. 4. Alla större förändringar av verksamheten ska vara kostnadsberäknade och resursavstämda före genomförande. Det gäller även övergripande policys, planer och projekt som kommer att inverka på verksamheterna. 2. Ramar 1. I MRP angivna resursramar/anslag för verksamheterna utgör sammantagna utgiftstak för respektive nämnd. Ramar och ramavstämning är av nettokostnader. Nämnd måste långsiktigt helt finansiera verksamheten inom denna totala nettoram. 2. Nämnd ska reservera utrymme för oförutsedda kostnader och kontinuerligt utvecklingsarbete samt förnyelse av utrustning för verksamheten. 3. Kapitalkostnader ingår i ordinarie ramar och kompenseras inte särskilt. Nämnd ansvarar därigenom för kostnadskonsekvenserna av investeringar, det vill säga utgör i den meningen en balansräkningsenhet. För fastigheter och anläggningar inom den skatte- och anslagsfinansierade verksamheten
TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 2 (5) lämnas dock kompensation genom årlig anpassning av budgeten till redovisade kapitalkostnader. Kommunstyrelsen kan vid särskilda skäl medge kompensation även för andra investeringar. 4. Ramjustering ska ske vid större förändringar av principerna för interndebitering. Intern avgiftsändring som berör flera förvaltningar ska överenskommas eller aviseras inför budgetarbetet om den är högre än motsvarande priskompensation. 3. Investeringar 1. Investeringsanslag är bundet till ett givet projekt och ändamål och får inte användas till annat ändamål utan särskilt beslut om omdisponering. Anslagsnivån framgår av MRP/investeringsbudget. 2. Leasing av fordon och utrustning får endast ske inom ramen för aktuellt budgetanslag och efter samråd med ekonomikontoret. Anm: S k finansiell leasing skall redovisas som investering. 3. Lokalförändringar behandlas enligt en särskild lokalförsörjningsprocess fastställd av Kommunfullmäktige. Denna omfattar även hyrda lokaler. Anm: Se vidare reglementen och delegationsordningar för styrelser och nämnder angående tecknande av hyresavtal. 4. Med av Kommunstyrelsen fastställda principer som grund tecknas internhyreskontrakt. 4. Kommunstyrelsens ansvar 1. Kommunstyrelsen ska noga följa verksamhetens utveckling och ekonomiska resultat och övervaka att verksamheten utförs på ett så optimalt och effektivt sätt som möjligt inom ramen för beviljade resurser. 2. Kommunstyrelsen ska för varje tertial, eller annan tätare period styrelsen bestämmer, begära in rapport från nämnderna över verksamhetens utveckling vad gäller ekonomi, måluppfyllelse m m. 3. Kommunstyrelsen kan medge omdisponeringar mellan verksamheter inom nämnd och förändringar av uppdrag om de inte är av sådan omfattning eller principiell betydelse att Kommunfullmäktige bör besluta i frågan. Motsvarande gäller beträffande investeringsanslag. 5. Nämnds ansvar 1. Nämnd ansvarar för att budgeterade uppdrag uppnås inom ramen för anvisade anslag. Nämnd bryter i sitt budgetarbete ned uppdragen i verksamhetsmål och uppdrag till områden/enheter samt fördelar anslagen på underliggande verksamheter, områden och enheter. Nämnd ska anmäla sin budget till Kommunfullmäktige.
TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 3 (5) 2. Nämnd ansvarar för att ge uppdrag till verksamhetsansvariga med verksamhetens mål, omfattning, kvalitet och ekonomiska resurser i god tid före verksamhetsåret. Resurserna kan fördelas på olika sätt; årsanslag, särskilda anslag eller uppdragsersättning och en del av budgeten kan kvarstå direkt under nämnds ansvar. 3. Med stöd av tjänstemannaorganisationen ska nämnd se till att ha en god resursfördelning och avstämning mellan ambitionerna för verksamheten och tillgängliga resurser. 4. Nämnd ansvarar för att verksamhetens anslag, mål, omfattning och kvalité följs upp. Nämnd ska till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige rapportera uppföljningen av ekonomi och uppdrag med tillhörande indikatorer i löpande rapporter och slutligt i verksamhetsredogörelse för året. 5. Nämnd får själv besluta om mindre omdisponeringar mellan anslag om de inte medför avvikelser mot uppdrag. Ändringar av uppdrag och större omdisponeringar mellan anslag eller större ändringar av särskilt riktade anslagsförändringar ska underställas Kommunstyrelsen. Motsvarande gäller beträffande investeringsanslag. 6. Investeringsanslagen ställs till nämnd som anger de eventuella ytterligare villkor (utöver upphandlingsreglerna och reglementet för internkontroll) som gäller för att förvaltning ska få ta dem i anspråk. 7. Nämnd får själv besluta att tillfälligt överföra totalt högst 500 tkr under ett år mellan driftbudget och investeringsbudget. Vid högre belopp ska frågan underställas Kommunstyrelsen. 8. Om överskridande av nämnds nettobudget befaras, åligger det nämnd att omedelbart vidta åtgärder, som anpassar verksamheten till de resurser som Kommunfullmäktige tilldelat - ekonomin går före måluppfyllelsen. Detta kan medföra omprövningar och besparingar eller i sista hand överförande av underskott till kommande år. Resultatfonder utgör anslagsreserv och buffert för plötsliga förändringar och tillfälliga kostnader, se avsnitt 5-6 nedan. 9. Om nämnd bedömer att konsekvenserna av en anpassning får stora och allvarliga konsekvenser för verksamheten ska frågan underställas Kommunstyrelsen. 10. Nämnd som befarar långsiktigt underskott får inte utöka befintliga (volym, kvalitet) eller starta nya verksamheter utan särskilt medgivande av Kommunstyrelsen. 11. Nämnd får inte binda Trollhättans Stad för ökade kostnader efter pågående budgetår som inte beräknas kunna rymmas inom nämndens beviljade ram. Sådana åtaganden måste underställas Kommunstyrelsen. 12. Framställningar till Kommunstyrelsen ska göras snarast möjligt för att ge styrelsen reell handlingsfrihet.
TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 4 (5) 6. Kommunförvaltningens ansvar 1. Förvaltningarna får sina medel genom uppdrag från nämnderna och ansvarar för att överenskommen verksamhet utförs effektivt inom ramen för lämnade resurser och uppdrag, varvid samverkansmöjligheter ska tas tillvara. 2. Stadsdirektören ansvarar för att det inom kommunförvaltningen finns en ändamålsenlig styrning av ekonomi och verksamhet och en god uppföljning och rapportering. Förvaltningschef har motsvarande ansvar inom sin förvaltning. 3. Förvaltningarna rapporterar uppdragens genomförande och sin ekonomiska- och verksamhetsmässiga utveckling till nämnderna samt biträder dessa med underlag för rapportering till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. 7. Bokslutsprinciper 1. Grundregeln är att avvikelser, positiva och negativa, i förhållande till fastställd driftbudget förs över till nästa år, d v s förstärker eller försvagar nämnds ekonomiska ställning ansvaret bryts inte vid årsskiftet. Syftet är att skapa incitament till budgetföljsamhet samt förutsättningar för ett flexibelt och ansvarsfullt resursutnyttjande. För att uppnå de effekter som avses bör över- och underskott tillgodoföras eller belasta de enskilda verksamheterna så långt det är möjligt. 2. En allmän grund för överföring är att av Kommunfullmäktige beslutade mål och resultat har uppnåtts till såväl kvalitet som kvantitet. Vidare måste det finansiella utrymmet finnas. Överföringen kan därför begränsas om t ex skatteintäkterna har utfallit kraftigt sämre än budget. 3. Överföringen sker genom resultatfonder. Resultatfonderna är instrument i den interna ekonomi- och verksamhetsstyrningen. 4. Vid tidsförskjutningar i projekt etc för vilka särskilda anslag eller medel specificerats i MRP/budget kan överföring ske genom ombudgetering d v s ändring av följande års budget. 5. Investeringsanslag kan överföras mellan åren genom ombudgetering. 6. Resultatöverföringen prövas i bokslutsberedning och fastställs av Kommunfullmäktige. Nämnd prövar fördelningen inom sitt verksamhetsområde. 8. Resultatfonder 1. Inom nämnds verksamhetsområde ska områdenas (eller motsvarande ansvarsnivå) resultat överföras genom resultatfonder efter nämndens prövning av om de har fullgjort sina uppdrag. Denna fond bör delas upp ytterli-
TROLLHÄTTANS STAD 2013-10-11 5 (5) gare efter ansvarsnivåerna inom området. Det kan också finnas en nämndsfond för övrigt budgetutfall inom nämndens område och utjämning mellan enheterna. Det senare kan ske genom separat fond. 2. Fonderna utgör anslagsreserv och buffert för plötsliga förändringar och tillfälliga kostnader. Användningen ska ligga i linje med respektive verksamhet. Delegation och reglemente etc ska följas. 3. Behållningen i resultatfonderna får på områdesnivå inte överstiga 3 % av verksamhetens kostnad. Kommunstyrelsen kan medge en gräns om 5 % för mindre och/eller intäktsberoende verksamheter eller av andra särskilda skäl. 4. Resultatfond får på områdesnivå tillfälligt vara negativ med högst motsvarande 1 % av budgeterad kostnad. Underskott ska täckas senast inom två år, inom vilken tid fonden ska vara ± 0 eller positiv. Ansvaret för att så sker har i första hand respektive chef, i andra hand överordnad chef/förvaltningschef och ytterst är det ett ansvar för nämnden. 5. Sammantaget inom nämnds område får fonderna minskas med högst en tredjedel per år dock högst motsvarande 0,5 % av verksamhetens nettokostnader. 6. Planerad minskning av resultatfond ska aviseras i budgetrapporteringen. Kommunstyrelsen kan om så är särskilt påkallat med hänsyn till den samlade ekonomiska situationen föreskriva att inga nettouttag får ske ur fonderna. Med planerad minskning avses underskott som kan förutses. 7. Kommunstyrelsen får villkora att särskilda tillfälliga anslag medför motsvarande minskning av resultatfond. 8. Fonderna värdesäkras genom att de tillgodoförs/avräknas en kompensation för genomsnittlig pris- och löneutveckling. Kompensationen fastställs av Kommunstyrelsen i budgeten för respektive år. 9. Begränsningarna i detta avsnitt gäller inte de resultatutjämningsfonder som är knutna till de affärsdrivande verksamheterna (inom tekniska nämnden). 9. Övrigt 1. Kommunstyrelsen fastställer anvisningar för arbetet med MRP samt tidplaner för rapportering från nämnder och förvaltning, bokslut/ verksamhetsredogörelser och anmälningen av nämndernas budgetar till Kommunfullmäktige. 2. Kommunstyrelsens förvaltning/ekonomikontoret lämnar anvisningar för budgetarbetet och utformningen av den löpande rapporteringen samt bokslutsarbetet inkl verksamhetsredogörelserna.