Uppförandekod Denna policy fastställdes av Castellum AB (publ) styrelse den 20 januari 2016.
Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Castellums ansvar i externa relationer... 2 2.1. Lagar och förordningar i de länder bolaget verkar ska följas.... 2 2.2. Relationer med kunder, leverantörer och andra intressenter... 2 2.3. Kvalitet och service... 2 2.4. Intressekonflikt... 3 2.5. Information... 3 3. Castellums relation till medarbetare... 3 3.1. Mänskliga rättigheter... 3 3.2. Arbetsförhållanden... 4 4. Hållbarhet och Castellums ansvar som samhällsaktör... 5 5. Distribution och implementering av Uppförandekoden... 5 6. Överträdelser mot policyn... 5 2016-01-20 Uppförandekod 1 (5)
1. Inledning Att Castellums verksamhet bedrivs på ett ansvarsfullt sätt är avgörande för företagets långsiktiga framgång. Castellums ansvar gäller i de samhällen och miljöer koncernen är verksam samt i relationen till alla medarbetare, hyresgäster, leverantörer och övriga samarbetspartner. En god relation bygger på förtroende. Castellum ska vara värd att lita på. Uppförandekoden, som gäller för samtliga Castellums medarbetare, reglerar hur alla medarbetare ska uppträda mot varandra, mot Castellums hyresgäster, leverantörer, samarbetspartner, samt andra aktörer som medarbetare möter i den dagliga verksamheten. Den baseras på Castellums grundläggande värderingar och koncernens sätt att bedriva verksamheten samt FN:s global compact principer (se nedan). Castellum vill även tillse att leverantörer, underentreprenörer och andra samarbetspartners följer andemeningen i Uppförandekoden när samarbete sker med Castellum. Castellum har av denna anledning upprättat en separat Uppförandekod för Castellums leverantörer och samarbetspartner. 2. Castellums ansvar i externa relationer 2.1. Lagar och förordningar i de länder bolaget verkar ska följas. Castellum ska följa lagar och förordningar i de länder som koncernen verkar. Castellum betraktar samhällets krav enligt lagar och förordningar som minimikrav och Castellum strävar efter ständiga förbättringar med tydliga mål i syfte att främja en hållbar, etisk och ansvarsfull utveckling. 2.2. Relationer med kunder, leverantörer och andra intressenter Verksamheten ska präglas av hög affärsmoral, god affärssed, ansvarskännande och opartiskhet. Castellum ska leva upp till ingångna avtal och överenskommelser, vilka ska respekteras även efter dess anda, inte enbart efter dess bokstav. Konkurrensfördelar tas tillvara samtidigt som konkurrenter bemöts på ett korrekt sätt. Prissamverkan, kartellbildning eller missbruk av marknadsställning får inte förekomma. Medarbetare inom koncernen ska alltid undvika risker för mutbrott och annan otillbörlig påverkan i sina externa relationer. Det innebär att ingen får lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån eller ta emot, godta ett löfte om eller begära en otillbörlig förmån för utövningen av anställningen eller uppdraget. Detta gäller också före eller efter anställningen eller uppdraget påbörjas eller avslutas och kan också omfatta annan person. Att begära eller avge någon form av löften i samband med gåvor är inte tillåtet. Medarbetare får aldrig utnyttja mutor eller otillåten ersättning i någon form. Representation och gåvor ska präglas av öppenhet, måttfullhet och alltid ha ett naturligt samband med affärsrelationen. 2.3. Kvalitet och service Castellum ska erbjuda trygga och hälsosamma miljöer för människor i och kring koncernens fastigheter. Varje kontakt ska präglas av professionalism. 2016-01-20 Uppförandekod 2 (5)
2.4. Intressekonflikt Medarbetare och uppdragstagare ska hantera personliga och ekonomiska intressen så att de inte strider emot eller kan uppfattas strida emot Castellums affärsverksamhet. Medarbetare är skyldig att informera sin chef om verksamhet eller annan bisyssla som denne bedriver där det finns risk för intressekonflikt. Endast i undantagsfall får närstående till medarbetare anlitas såsom konsulter/rådgivare eller entreprenörer. Om så sker krävs det godkännande från medarbetarens chef. Relationer med affärspartners såsom exempelvis kunder och leverantörer och andra intressenter får inte utnyttjas av medarbetare för egen vinning. 2.5. Information Förtrolig och känslig information, såväl affärsrelaterad som aktiekurspåverkande, ska hanteras med höga krav på sekretess. Informationen skall vara öppen och tillgänglig, inom de regler som gäller för börsnoterade företag. Marknadsföring och kontakter med kunder ska vara ärlig och inte utlova något som inte överensstämmer med verkligheten. Ekonomiska transaktioner ska alltid redovisas enligt gällande lagstiftning och allmänt vedertagna redovisningsprinciper. 3. Castellums relation till medarbetare 3.1. Mänskliga rättigheter Koncernens verksamhet, som bedrivs i Sverige och i Danmark, lyder under respektive lands lagoch regelverk gällande t ex arbetsvillkor, arbetsmiljö och organisationsfrihet. Castellum värnar om en varaktig relation till alla anställda och tror på ömsesidig respekt mellan koncernens medarbetare. Castellum stödjer FN:s Global Compact, vilket är ett initiativ för att samordna frågor avseende mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och korruption. Castellum anställer inga personer under 15 år eller tillämplig högre lagstiftad minimiålder. Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning att de uppnått legal ålder för att arbeta och har fullgjort nationell skolplikt. Alla medarbetare har rätt till lagstadgad ledighet inklusive sjuk- och föräldraledighet. Arbetstiden, inklusive övertiden, får inte överskrida den maximala arbetstid som gällande lagar och bestämmelser specificerar och alla medarbetare ska ha rätt till lagstadgad veckovila. Allt arbete ska ske under frivilliga former. Ingen form av tvångsarbete eller arbete kopplat till någon form av hot eller bestraffning är tillåten. 2016-01-20 Uppförandekod 3 (5)
Mångfald eftersträvas och jämlikhet är en självklarhet. Ingen får diskrimineras eller trakasseras på grund av etnisk tillhörighet, kön, religion eller annat trosuppfattning, socialt ursprung, funktionshinder, politiska åsikter, sexuell läggning eller ålder. Castellum ska också se till att trakasserier, mobbning, hot, förtyck eller annan kränkande behandling inte förekommer. Ett demokratiskt synsätt ska tillämpas i frågor som gäller medarbetarnas möjlighet till påverkan och respekten för oliktänkande ska säkras. 3.2. Arbetsförhållanden Arbetsmiljön ska uppfylla lagar och avtal samt vara säker och sund, både ur fysisk, psykisk och social synvinkel. Målet är att ingen ska bli sjuk av eller skadad i jobbet. Castellum arbetar systematiskt och förebyggande för att ständigt förbättra arbetsmiljö och hälsa. Olycksfall och arbetsskador ska förebyggas. Alla eventuella olycksfall som sker i koncernen ska rapporteras direkt till koncernens Castellums Compliance-funktion utan dröjsmål. Medarbetare ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla medarbetare ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Väsentlig information ska finna lättillgänglig på ett språk som medarbetaren förstår till fullo. För att skapa en god arbetsmiljö där medarbetarna känner arbetsglädje och trivsel ska koncernen ha kompetenta ledare, möjlighet till kompetensutveckling eller vidareutbildning samt löner och relaterade förmåner som är marknadsmässiga och i enlighet med relevanta normer. Castellum ska inta en neutral ställning i fråga om partipolitiska frågor och aldrig låna bolagetsnamn till politiska partier. Alla medarbetare har föreningsfrihet och ingen kan diskrimineras p g a politiskt engagemang. Registrering, arkivering och användning av data om medarbetare skall behandlas strikt konfidentiellt. Castellum erbjuder alla medarbetare och samarbetspartner möjlighet att rapportera missförhållanden genom en whistleblowingtjänst så att korrekt granskning och åtgärd kan vidtas och utan någon oro för repressalier för den rapporterade. Global Compact Global Compact omfattar 10 principer: 1. Stöd och respekt för skydd för mänskliga rättigheter inom den sfär koncernen kan påverka. 2. Försäkran att koncernen inte är delaktiga i brott mot mänskliga rättigheter. 3. Föreningsfrihet, rätt till kollektiva förhandlingar. 4. Avskaffande av tvångsarbete. 5. Avskaffande av barnarbete. 6. Avskaffande av diskriminering. 7. Stöd av försiktighetsprincipen vad gäller miljörisker. 8. Främjande av större miljömässigt ansvarstagande. 9. Uppmuntran till utveckling och spridning av miljövänlig teknik. 10. Motverkan av alla former av korruption. 2016-01-20 Uppförandekod 4 (5)
4. Hållbarhet och Castellums ansvar som samhällsaktör Castellum är en långsiktig fastighetsägare, vilket präglar allt agerande, såväl ägande, förvaltning och utveckling som kundrelationer och finansiering. Koncernens arbete med hållbarhetsfrågor är en naturlig del i verksamheten och en förutsättning för att kunna uppnå företagets mål. Castellum har antagit en Hållbarhetspolicy som ska tjäna som stöd till att koncernen ska bidra till en ekologisk, social och ekonomisk hållbar utveckling. Genom ledningssystemet kan Castellum mäta koncernens högt uppsatta mål. Castellum arbetar målmedvetet med att resurser används så klokt och effektivt som möjligt. Genom att förvalta fastighetsbeståndet effektivt minskar resursanvändningen och miljöpåverkan som ger ett välskött fastighetsbestånd. Förutom för att verka för en hållbar stadsutveckling leder arbetet till en bättre förvaltning och god kontroll av fastigheterna, vilket ger nöjdare kunder och ökad lönsamhet. Hållbar utveckling handlar också om den sociala miljön och Castellum engagerar sig på plats i de regioner koncernen verkar. På varje lokal marknad samarbetar Castellum med lokala parter såsom kommun, universitet/högskola samt företag för att bidra till ortens långsiktiga utveckling. Genom att aktivt bidra till utvecklingen av deras verksamheter bidrar Castellum till utvecklingen av attraktiva områden, städer och regioner. Slutligen handlar hållbarhet också om ekonomi. Det är Castellums övertygelse att den långsiktiga strategin går hand i hand med koncernens ansvarskänsla gentemot såväl kunder som aktieägare. 5. Distribution och implementering av Uppförandekoden Castellums Uppförandekod ska revideras regelbundet och minst en gång per år fastställas av styrelsen. Castellum AB:s VD är dokumentägare och ansvarar för policyn. I respektive bolag har VD ansvar för Uppförandekoden och dess implementering samt att alla medarbetare har information om Uppförandekoden och att den efterlevs genom internutbildningar. Samtliga medarbetare i koncernen ska följa Uppförandekoden och leva efter dess andemening. Varje medarbetare bör även aktivt söka och ta till sig information. 6. Överträdelser mot policyn Överträdelser mot denna policy skall rapporteras till Castellums Compliance-funktion, tillika koncernens bolagsjurist, vilken i sin tur meddelar verkställande direktören i Castellum. Castellum har även en whistleblowingtjänst Hjälp oss göra rätt, som nås genom samtliga hemsidor i koncernen. Tjänsten, som ger både medarbetare och externa intressenter en möjlighet att anonymt rapportera avvikelser från Uppförandekoden, administreras av extern part för att säkerställa anonymitet och professionalism. Handlingar som strider mot Uppförandekoden accepteras inte och kan resultera i disciplinära åtgärder, vilket även kan inkludera uppsägning och åtal. Personer som är osäkra på hur Castellums Uppförandekod skall tolkas kan kontakta koncernens bolagsjurist för att få hjälp och vägledning. 2016-01-20 Uppförandekod 5 (5)
2016-01-20 Uppförandekod 6 (5)