Sida 1 av 40 Ladok3 Övergripande beskrivning Detta är den nya systemgenerationen av Ladok
Sida 2 av 40 Innehåll INNEHÅLL... 2 1 INLEDNING... 3 1.1 SAMMANFATTNING... 3 1.2 MÅLGRUPP... 4 2 STÖRRE FUNKTIONELLA FÖRÄNDRINGAR... 5 2.1 GENERALISERING AV UTBILDNINGSFORMER... 5 2.2 UTBILDNINGSINFORMATION... 6 2.3 PROGRAMADMINISTRATION INDIVIDUELL STUDIEPLAN... 7 2.4 STUDIEDELTAGANDE... 8 2.5 RESULTAT... 9 2.6 EXAMEN... 9 2.7 ANSÖKNINGS OCH ANTAGNINGSPROCESSEN... 9 3 ANVÄNDARGRÄNSSNITT I LADOK... 10 3.1 ÖVERGRIPANDE... 11 3.2 ANVÄNDARGRÄNSSNITT FÖR PERSONAL... 12 3.3 ANVÄNDARGRÄNSSNITT FÖR STUDENTTJÄNSTER... 12 4 SYSTEMLÖSNING... 13 4.1 TJÄNSTEORIENTERAD ARKITEKTUR... 13 4.2 TJÄNSTEGRÄNSSNITT... 14 4.3 UPPFÖLJNING/RAPPORTER... 15 4.4 EGEN RÅDIGHET FÖR LÄROSÄTENA... 16 5 APPENDIX 1... 17 5.1 LADOK UR ETT PROCESSPERSPEKTIV... 17 6 APPENDIX 2... 34 6.1 ANVÄNDARGRÄNSSNITT EXEMPEL... 34
Sida 3 av 40 1 Inledning Detta dokument beskriver Ladok nästa generations studieadministrativa system som ska ersätta dagens Ladok. Ladok erbjuder funktionalitet som är anpassad till dagens verksamhetsbehov och har beredskap för framtida förändringar. Ladok erbjuder funktionalitet som uppfyller verksamhetens behov, kortsiktigt och för framtiden som ett modernt och användarvänligt IT-stöd. Ladok ska ge minst motsvarande stöd som befintligt Ladok. Dokumentet inleds i kapitel 2 med att beskriva större funktionella förändringar. Kapitel 3 beskriver de förändringar som gäller för användargränssnittet i Ladok. I kapitel 4 beskrivs de viktigaste förändringarna genom den nya arkitektur som Ladok baseras på. I Appendix 1 beskrivs Ladok ytterligare ur ett processperspektiv. Appendix 2 innehåller smakprov på det nya användargränssnittet, som det såg ut hösten 2012. 1.1 Sammanfattning 1.1.1 Bakgrund Ur projektets direktiv: Systemet (Ladok) har undan för undan byggts på med ny funktionalitet och med tiden blivit något av ett lappverk där det blir allt svårare och framförallt mer kostsamt att hantera förändringar. Kostnaden för att anpassa och hålla dagens system i drift tar i anspråk en allt större andel av tillgängliga resurser. Samtidigt har förutsättningar och kravbild genomgått grundläggande förändringar sedan dagens Ladok formades. Flera närliggande system har utvecklats som ställer högre krav på samspel och effektivt informationsutbyte. Förändringarna beskrivs i dokumentet inom nedanstående tre huvudområden. 1.1.2 Större funktionella förändringar Ladok ger ett enhetligt stöd för all form av utbildning (annan utbildning, utbildning på grund- och avancerad nivå, samt utbildning på forskarnivå) med ökade möjligheter att tillhandahålla enhetliga och relevanta uppgifter till såväl kursdeltagare som för uppföljningsändamål. Detta skapar även förutsättningar för enhetlig handläggning och utfärdande av examens-, utbildnings- respektive kursbevis för samtliga typer av utbildning som hanteras i Ladok. Individuell Studieplan kan ge stöd för planering- och uppföljning både för student och lärosäte. Ett utökat stöd i hantering av studiedeltagande ska ge bättre förutsättningar att följa förändringar i en students studiedeltagande och vid behov presentera historik.
Sida 4 av 40 1.1.3 Användargränssnitt Ladoks användargränssnitt följer en modern navigation och utgår ifrån olika arbetssituationer, till exempel administrera utbildningsutbud, rapportera resultat eller handlägga examensärende. Användargränssnittet utformas för att ge en effektiv arbetsmiljö både för vana användare och ovana användare med bland annat stöd för kortkommandon och anpassningsbar presentation. 1.1.4 Systemlösning Ladok har en helt ny systemlösning jämfört med dagens Ladok och är uppbyggt av separata domäner, där varje domän ansvarar för en viss del av informationen rörande studiedokumentationen. Viktiga fördelar med denna uppbyggnad är enklare förvaltning, hög skalbarhet och hög tillgänglighet. Enhetlig integration av lokala system via tjänstegränssnitt säkerställer enhetlig informationshantering och minimerar behovet av manuella registervårdsrutiner. 1.2 Målgrupp Dokumentet vänder sig främst till systemägare, Ladok-ansvariga och IT-chefer. Uppdatering och detaljering kommer framöver att ske på Ladok.se och inte som ett separat dokument.
Sida 5 av 40 2 Större funktionella förändringar I och med den nya systemgenerationen av Ladok kommer sker ett antal större förändringar. I detta kapitel redogörs för dessa större förändringar jämfört med dagens Ladok. Utöver de beskrivna förändringarna kommer Ladok att innehålla, en funktionalitet som motsvarar dagens Ladok. 2.1 Generalisering av utbildningsformer Ladok består i dagsläget av tre helt separerade delar med avseende på utbildningstyp, en för hantering av utbildning på grund- och avancerad nivå, en för hantering av forskarnivå och en för hantering av utbildning som inte redovisas i högskolepoäng ( annan utbildning ). Uppdateringar och förbättringar görs för respektive del och berör då endast en utbildningsform i taget. Funktionaliteten i den del som avser utbildning på grund- och avancerad nivå är den högst prioriterade och därmed den mest ändamålsenliga delen. Övriga två delar har inte lika välutvecklad funktionalitet. Detta styrks till exempel med att förberedande utbildningar som Basår övervägande dokumenteras i delen för utbildning på grund- och avancerad nivå trots att utbildningen inte redovisas i högskolepoäng. Specialbehandling krävs i merithanteringen gentemot antagningssystemet NyA etcetera. En av de mest grundläggande förändringar som därför görs är att strukturen för att hantera utbildningsinformation samordnas för de utbildningsformer som Ladok stödjer idag. Detta är möjligt eftersom de olika utbildningsformerna i grunden har många likheter med varandra. Genom att utgå från dessa likheter kan vi skapa ett mer enhetligt systemstöd än idag. Ett systemstöd som ger flexibilitet och är anpassningsbart utifrån utbildningens utformning och lärosätenas behov. Ladok ska ge enhetligt stöd för all form av utbildning (annan utbildning, utbildning på grund- och avancerad nivå, samt utbildning på forskarnivå) oavsett vilken valuta eller vilket regelverk som ligger till grund för utbildningsformen.
Sida 6 av 40 På det sättet får lärosätena ett för hela verksamheten enhetligt systemstöd som tål förändringar i regelverk och med möjlighet att hantera nya typer av utbildning. Detta leder i sin tur till ökade möjligheter att tillhandahålla relevanta uppgifter till såväl kursdeltagare som för uppföljningsändamål. 2.2 Utbildningsinformation Ladok erhåller ett utökat systemstöd för hantering av utbildningsinformation. Funktionaliteten för att administrera utbildningsinformationen erbjuder ett enhetligt stöd för samtliga typer av utbildning och examina som förekommer inom lärosätenas verksamheter. Det innefattar bland annat information om: Kurser/innehållet i kursplaner, kurstillfällen Program/innehållet i utbildningsplaner, utbildningstillfällen Ämne på forskarnivå Examina Strukturen kommer även att hantera att olika utbildningsformer kräver skillnader i attribut. Hänsyn kommer även att tas till att regelverk ser olika ut mellan utbildningsformer, kan kompletteras av lokala regler men även kan genomgå förändringar över tid. För att säkerställa att endast giltig/godkänd information kan föras vidare i systemet införs statusnivåer för det som utgör grunden i utbildningsinformation respektive definition av examen. Benämningar och anpassningar av vilka attribut som krävs för respektive statusnivå ska kunna konfigureras lokalt och samspela med lokala utbildningsdatabaser. En generell grundstruktur för hur utbildningsinformation definieras ger förutsättningar för att hantera olika förekommande utbildningsformer (högskoleutbildning, förberedande utbildning, uppdragsutbildning, med flera) och utbildningsnivåer (grund-, avancerad- samt forskarnivå) på ett enhetligt sätt. På det sättet får lärosätena ett enhetligt systemstöd för hela verksamheten. Detta leder i sin tur till ökade möjligheter att tillhandahålla relevanta uppgifter till såväl kursdeltagare som för uppföljningsändamål. Det processtöd som erbjuds i Ladok för hantering av utbildningsinformation har gjorts med avseende på att dokumentera information om utbildningar som med hög sannolikhet ska realiseras. Därför erbjuder inte Ladok processtöd för de förberedande stegen (utvecklingsarbete och framtagande av underlag för beslut, dokumentutformning). Detta stöd finns istället normalt löst i t ex lärosätets utbildningsdatabas.
Sida 7 av 40 2.2.1 Termin Period I dagens Ladok är utbildningsinformationen hårt knuten till begreppet termin och vid behov att uttrycka annan tidsperiod så dokumenteras det som en avvikelse till gällande termin. Genom att ersätta terminsbegreppet i dagens Ladok med begreppet Period ges möjlighet till att förutom termin även hantera andra tidsintervall. I Ladok ska period kunna uttryckas som t ex VT13, HT13, läsperiod1, 2 etcetera och det faktiska tidsintervallet, start- respektive slutdatum. För att bättre kunna avspegla verkligheten. 2.3 Programadministration Individuell Studieplan I dagens Ladok har två separata hanteringar byggts upp för att administrera programstudier på grund-/avancerad nivå beroende på om synsättet är utifrån att kurser kan ingå i ett program eller att ett program innehåller kurser. I delen som hanterar forskarnivån utgår man från individen och de aktiviteter som bygger upp utbildningen för den enskilde studenten. I delen annan utbildning finns inget stöd för sammanhållna studier överhuvudtaget. I Ladok sammanförs nu dessa behov. Studenter som antas till en sammanhållen utbildning med en specificerad studiegång(plan), kan i samband med att studierna påbörjas få en bas för den individuella studieplanen. Den individuella studieplanen blir då möjlig att använda: För planeringsändamål, både studentens och lärosätets Möjlig att använda som underlag för anmälan/ansökan inför kommande termin/studieperiod, inklusive kursval Uppföljning genom matchning av plan mot uppnådda resultat Dokumentation av uppehåll, tillgodoräknanden m.m. i förhållande till den ursprungliga studieplanen
Sida 8 av 40 Beroende på hur stort behov av uppföljning och kontroll som föreligger ett specifikt program så definieras planen utifrån detta med fler eller färre avstämningsmöjligheter. Ovanstående bild åskådliggör ett program med stor valfrihet som komplement till ett mer styrt urval av kurstillfällen inom huvudområdet. Avstämning respektive uppföljning begränsas till de ingående kurstillfällena och de tidsintervall (perioder) de följer. Ovanstående bild beskriver ett program med en styrd studiegång som delats in i block för att möjliggöra avstämning och uppföljning vid regelbundna tillfällen. En paketering definieras och benämns efter lämpliga avsnitt i utbildningen. Ett sådant paketeringstillfälle innehåller kurstillfällen och aktuell tidsperiod. För ett scenario med endast enstaka kurser byggs planen upp successivt med eller utan en paketering som omsluter kurstillfällena. Återigen beroende på behov och möjligheten att specificera krav/plan i förväg så kan en uppdaterad och aktuell individuell studieplan tillsammans med definierade krav på examen ge ett gott stöd i handläggningen av examensärenden. 2.4 Studiedeltagande Ladok ska ge möjlighet att särskilja deltagande för första gången, upprepat deltagande (omregistrering) samt fortsatt deltagande. Ett deltagande är alltid sammankopplat med ett specifikt utbildningstillfälle vilket möjliggör förbättrad hantering framförallt av omregistrering. Förutsättningarna för deltagande (om det är resursgrundande, regelverk etcetera) styrs primärt utifrån definitioner i respektive utbildningstillfälle.
Sida 9 av 40 Stöd för att dokumentera avbrott och studieuppehåll ska utformas på ett sätt som erbjuder möjlighet att skilja på bakomliggande orsak och för studieuppehåll även ge möjlighet att återuppta studier enligt plan eller efter prövning och överenskommelse. Informationshanteringen i Ladok ska ge förutsättningar att följa förändringar i en students studiedeltagande och vid behov presentera historik. Ladok ska även erbjuda möjlighet att koppla ihop studiedeltagande på ett sätt som erbjuder hög spårbarhet då en student växlar mellan till exempel kurs- respektive programtillfällen. Förändringarna ger förutsättningar för ett bättre stöd för studenterna i att planera och följa upp sina studier och ger även förutsättningar för lärosätet att följa upp individer och grupper på ett bättre sätt än idag. 2.5 Resultat Ladok ska erbjuda enklare hantering av resultatrapportering för att i större utsträckning möjliggöra självadministration för lärare. Den främsta förändringen innebär möjlighet att verifiera och signera resultatdokumentationen direkt i systemet, detta inkluderar tillgodoräknanden i möjligaste mån. 2.6 Examen Genom den generaliserade strukturen för att hantera utbildningsinformation, studiedeltagande och resultat skapas förutsättningar för att enhetligt kunna handlägga och utfärda examens-, utbildnings- respektive kursbevis för samtliga typer av utbildning som hanteras i Ladok. Finns en aktuell och godkänd individuell studieplan kan handläggning i motsvarande utsträckning underlättas genom att systemet kan utföra möjliga kontroller inför, i samband med eller vid mottagandet av ansökan om till exempel examensbevis. 2.7 Ansöknings och antagningsprocessen Ladok tillhandahåller ingen funktionalitet för att genomföra behörighetsprövning eller urval. Ladok levererar ett underlag och tar emot ett bearbetat och färdigt antagningsresultat i form av förväntade deltagare från företrädesvis NyA. Ladok hanterar inte reservplacerade vilket ligger i linje med det arbete som redan initierats inom ordinarie förvaltning i samarbete med NyA-förvaltningen. Denna avgränsning ställer krav på motsvarande anpassning av antagningssystemet och innebär bland annat anpassning av informationsutbytet mellan Ladok och aktuellt antagningssystem (centralt/lokalt, t.ex. för utbytesstudenter).
Sida 10 av 40 Förändringen motiveras ur en förvaltningsaspekt och möjligheten att utöka användningen i ett redan befintligt antagningsstöd. Förändringen är även motiverad ur rättsäkerhetssynpunkt för att undvika dubbeletablering av studenter. 3 Användargränssnitt i Ladok I dagens Ladok är användargränssnittet formulärbaserat där varje formulär har en specifik funktion. För användaren krävs att man då vet vilken funktion/formulär man ska använda i olika situationer. Ladoks användargränssnitt följer en modern navigation och utgår istället ifrån olika arbetssituationer, till exempel administrera utbildningsutbud, rapportera resultat eller handlägga examensärende. Genom detta angreppssätt får man en naturlig och tydlig miljö att arbeta i, som även är enkel att komma igång med för nybörjare. Se även
Sida 11 av 40 Appendix kapitel 6.1, Användargränssnitt exempel. 3.1 Övergripande 3.1.1 Grundläggande idéer med användargränssnittet Ladok ska vara självinstruerande. Användaren ska kunna förstå så långt det är möjligt hur man ska göra, men också kunna utforska systemet själv för att lära sig hur det fungerar. På så sätt blir även övergångsperioden från det gamla systemet till det nya så enkelt som möjligt. Ladoks användargränssnitt ska vara effektivt. För de som använder Ladok ofta så kommer det finnas genvägar och kortkommandon som gör att deras arbete kan bli effektivt. Ladok vänder sig också till sällan-användare, som ska uppleva att Ladok är inbjudande att använda. De ska känna att det är enklare att göra det själv än att t ex be en administratör om hjälp. Ladok ska utgå från standarder inom webbaserade användargränssnitt. Om användaren är van vid olika interaktiva utbildningsprodukter (s k e- learning system), handla på nätet, använda internetbank, så ska man enkelt kunna ta till sig hur Ladoks användargränssnitt fungerar. 3.1.2 Tre principer för Ladoks användargränssnitt Ladoks användargränssnitt ska ha ett syfte per sida för att inte störa användaren med för uppgiften oväsentlig och kanske störande information. När en användare är inne på sidan att rapportera resultat så finns det endast med funktionalitet som stödjer den uppgiften. Sekundär funktionalitet och hjälptexter kommer användaren åt när den eftersöks. Ladoks användargränssnitt är grafiskt rent. Det finns inga onödiga eller störande visuella element eller liknande för att göra sidorna "roligare", vilket gör det enklare att fokusera på uppgiften. Ladoks användargränssnitt följer en modern navigation till skillnad mot det funktionsorienterade gränssnitt i dagens Ladok. Denna typ av navigering ger ett naturligare och enklare sätt att använda systemet. En studieadministratör kan söka upp en student och få upp en studentbild. Via studentbilden kan studieadministratören hantera olika uppgifter för den studenten. Användaren kan navigera sig via menyn och hitta en kurstillfällesbild för att se vilka studenter som är registrerade på kurstillfället. Motsvarar vanlig navigering på en hemsida t ex. DN Användaren kan söka efter kurstillfällen eller studenter mm. och få upp en resultatsida ungefär som google.se Användaren som utför en stor del av sitt arbete i Ladok kan med fördel anpassa sin startsida för att få en effektiv arbetsyta. Utifrån den nås de sidor och de funktioner användaren behöver
Sida 12 av 40 3.2 Användargränssnitt för personal Förutom de övergripande regler och principer som beskrivits här ovan, gäller även följande specifikt för personalens användargränssnittet: möjlighet till lärosätesanpassning med avseende på färgskala och logotyp möjlighet att individanpassa, exempelvis med avseende på innehåll på startsida. 3.3 Användargränssnitt för studenttjänster 3.3.1 Bakgrund Projektets ursprungliga förslag var att tillhandahålla ett nyckelfärdigt studentgränssnitt med lärosätesanpassad layout. Fokus var tänkt att ligga på de tjänster Ladok kan erbjuda för att uppnå enhetlighet i presentation av studiedokumentation och ge studenten en helhetsbild trots studier vid flera lärosäten. En nackdel med ett nyckelfärdigt studentgränssnitt är att integration mot lokala system för att ge studenten ett bra lokalt stöd försvåras, t ex koppling mot lärplattform, lokalbokning, kalendarium. För att identifiera det gemensamma framtida behovet behövs därför ett omtag där diskussioner kring alternativa lösningar för studentgränssnittet förs och lyfts i projektets Expertgrupp. 3.3.2 Fortsatt utredning En målsättning med Ladok är att ge studenten ett bättre stöd för självservice för att på så sätt dels ge studenten ett bättre stöd för planering och genomförande av sina studier och dels även avlasta lärosätets personal med avseende på olika typer av stödtjänster. Ladok ska, oavsett lärosäte, kunna tillgängliggöra följande: Presentera pågående/genomförda studier på ett sätt som möjliggör filtrering och avgränsning till de uppgifter som eftersöks samt möjlighet att få fram all tillgänglig detaljinformation. Skapa ett intyg/registerutdrag med önskat innehåll. Möjlighet att lämna/redigera kontaktuppgifter och önskemål om avisering för olika händelser (SMS, e-post). Ladok ska, beroende på lokal hantering, kunna tillgängliggöra: Studentens kommande/pågående kurstillfällen presenterade på ett sätt som möjliggör överblick och blir en naturlig vy för registrering, begära studieuppehåll, anmäla avbrott, tentamensanmälan och ansöka om examen. Alternativt länkar till tentamensanmälan, anmälan till kurstillfällen, ansöka om tillgodoräknande, ansöka om examen etcetera.
Sida 13 av 40 Ur ett studentperspektiv finns även behov av en överblick som tenderar att omfatta långt mer än det som ingår i uppdraget för projektet Ladok3, exempelvis Lokalbokningar, lärplattformar, kalendarium, betala studieavgift, schema, litteraturlista med möjlighet att även beställa litteratur. Tankar om samordning av tjänster Ladok/Antagning.se (adresser, kurser, meriter etcetera) har också väckts eftersom det ur ett studentperspektiv är samma uppgifter som hanteras. 4 Systemlösning Ladok baseras på en helt ny systemlösning jämfört med dagens Ladok. Detta kapitel beskriver viktiga fördelar som den nya systemlösningen tillhandahåller. 4.1 Tjänsteorienterad arkitektur 4.1.1 Förenklad utveckling I den nya systemlösningen är Ladok uppbyggt av ett antal domäner, där varje domän hanterar ett specifikt verksamhetsområde. Varje sådan domän hanteras av en tjänst. Genom att bygga upp systemet i separata domäner begränsas komplexiteten i respektive domän eftersom det inte är nödvändigt att känna till detaljer om anslutande domäner. En enkel domän underlättar förvaltning och vidareutveckling inom domänen, genom att man inte behöver känna till alla delar i systemet. 4.1.2 Uppgradering Ladok är uppbyggt av ett antal autonoma tjänster i och med det möjliggörs uppgradering av enskilda tjänster. I princip skulle man även kunna göra uppgraderingar utan nedtid genom att man kör dubbla instanser av den tjänst som ska uppgraderas. Då en tjänst tas ner för uppgradering kan den andra vara aktiv och serva lärosätena. Eftersom användargränssnittet i Ladok är webbaserat krävs ingen uppgradering av klienter, vilket även förenklar utrullning av nya versioner av Ladok.
Sida 14 av 40 4.1.3 Tillgänglighet Arkitekturen med autonoma tjänster kan även användas för att tillhandahålla en hög tillgänglighet. En hög tillgänglighet kan tillhandahållas genom att sätta upp en miljö med dubbla uppsättningar tjänster i olika servermiljöer. 4.1.4 Prestanda och kapacitet Ytterligare fördelar med den tjänsteorienterade arkitekturen är att man även får stora möjligheter att skala upp systemet horisontellt (det vill säga sätta upp flera parallella instanser av en tjänst och på det sättet fördela lasten över flera servrar). 4.2 Tjänstegränssnitt I dagens Ladok finns tre olika sätt att uppdatera information i systemet: Via Nouveau-klienten Via LpW-tjänster Via SQL manuellt eller via egen applikation Det kan alltså finnas flera olika implementationer av verksamhetslogiken mot databasen i dagens Ladok, vilket också ger stor risk för inkonsistent information i databasen. För att upptäcka och korrigera detta finns ett flertal script framtagna som behöver köras med jämna mellanrum för att analysera och rätta upp innehållet i databasen.
Sida 15 av 40 Arkitekturen i Ladok baseras istället på att all åtkomst till systemets tjänster och information hanteras via tjänstegränssnitt. Detta gäller både externa system såväl som Ladoks egna användargränssnitt. Tjänstegränssnitten är baserade på REST (för tjänsteanrop) och Atom feeds (för händelser). Tjänstegränssnittet tillgängliggör endast den information som tillhör ett specifikt lärosäte. Genom att endast tillåta åtkomst via tjänstegränssnitten mot de systemdelar som hanterar kärninformationen uppnås en enhetlig hantering av information som bearbetas och lagras i Ladok för att på så sätt minimera dagens problem. Detta skiljer sig något för uppföljningsdelen i Ladok och beskrivs i kapitel 4.3. Genom att ha ett gemensamt sätt att uppdatera information i Ladok säkrar konsistensen på informationen i systemet och kan därmed även undvika användningen av den typ av städningsscript, som används i dagens Ladok. 4.3 Uppföljning/rapporter I dagens Ladok används ofta en kopia av produktionsdatabasen (Ladok Open) för att kunna söka ut och sammanställa olika typer av rapporter.
Sida 16 av 40 Informationsmodellen i Ladok Open är inte optimerad för detta behov varför användningen kan bli onödigt komplex. I Ladok erbjuds varje lärosäte sin egen uppföljningstjänst vilket innebär att informationen kan göras tillgänglig via SQL för lokala uppföljnings- /prognosverktyg. Uppföljningstjänsten tillhandahåller i grunden stöd för aggregering av underlag för och uttag av årsredovisning. I tillägg till detta ska projektet utreda eventuella ytterligare behov av färdiga rapporter i uppföljningstjänsten. Genom att använda en separat uppföljningsdatabas kan den informationsmodell som används optimeras för detta ändamål och genom det förenkla framtagning av rapporter. 4.4 Egen rådighet för lärosätena Ladok ska realiseras som en gemensam installation. Det betyder inte att lösningen gör avkall på egen rådighet och möjlighet att äga lärosätets information. Lokala system som integreras mot Ladok har bara åtkomst till sitt lärosätes information. Funktionalitet eller verktyg för registervård ska tillhandahållas för att ge lärosätena möjlighet att kontrollera och korrigera sitt data på ett kontrollerat sätt utan åtkomst till övriga lärosäten. Felavhjälpning och engångsåtgärder hanteras av förvaltningens systemsupport på uppdrag av respektive lärosäte. Den exakta utformningen och gränsdragningen mellan lärosäte och organisationen för den gemensamma förvaltningen är under utredning i projektet förnyad förvaltning.
Sida 17 av 40 5 Appendix 1 5.1 Ladok ur ett processperspektiv Som ett komplement till beskrivningarna av större funktionella förändringar som beskrivs i 2, beskriver detta appendix Ladok mer generellt ur ett processperspektiv utan hänsyn till ny eller befintlig funktionalitet. För vissa processer eller aktiviteter ska Ladok erbjuda full funktionalitet (ett komplett stöd i användargränssnittet), medan det i andra fall handlar om att i användargränssnittet tillhandahålla basfunktionalitet, för att i första hand hantera informationen och delvis stödja processen. Exempel på full funktionalitet; är att Ladok tillhandahåller allt nödvändigt stöd via användargränssnitt för processen, t ex Hantera studiedeltagande. Exempel på basfunktionalitet; är att Ladok tillhandahåller enkel funktionalitet, för att lägga in Utbildningsinformation, men inte tillhandahåller ett fullständigt processtöd. Lärosäten med behov av ytterligare processtöd för t ex för planering, utvecklingsarbete och framtagande av underlag för beslut, dokumentutformning och ärendehantering, kan istället integrera eget motsvarande system. Uppdelningen på stödet beskrivs enligt följande. Ladok ska erbjuda/tillhandahålla full funktionalitet för processen/aktiviteten respektive att basfunktionalitet erbjuds/tillhandahålls för processen/aktiviteten. För vissa av utbildningsverksamhetens processer ska Ladok endast stödja överföring av information till och från systemet via tjänstegränssnitt. Tjänstegränssnitten är kontaktytan mot andra system och tjänster. I detta dokument beskrivs tjänstegränssnitt för viss användning, men principen är att all funktionalitet tillhandahålls via tjänstegränssnitt och att alla relevanta tjänstegränssnitt för den funktionalitet Ladok ger ska tillgängliggöras. För varje process visas en schematisk illustration av vilket stöd som tillhandahålls. Illustrationen ska läsas enligt nedan. 5.1.1 Processer som i hög utsträckning stöds med funktionalitet I detta avsnitt beskrivs de verksamhetsprocesser som i hög utsträckning ska stödjas med funktionalitet i Ladok.
Sida 18 av 40 5.1.1.1 Hantera Studiedeltagande Processen beskriver aktiviteter för att hantera och dokumentera deltagande vid utbildningstillfällen. Informationen är viktig och ligger till grund för en rad andra processer där studiedeltagande utgör en förutsättning. Ladok ska erbjuda full funktionalitet för att hantera deltagande på utbildningstillfälle avseende uppehåll, avbrott, individuell studieplan (samtliga nivåer), gruppindelning med mera. Ladok ska även erbjuda basfunktionalitet för att dokumentera studiefinansiering för individ samt hantera byten/ändringar för program, ämne och lärosäte. 5.1.1.1.1 Kommentar En students deltagande ska kunna dokumenteras i den omfattning som krävs för en viss typ av utbildning. En generell grundstruktur för hur utbildningsinformation definieras ger förutsättningar för att hantera olika förekommande utbildningsformer (högskoleutbildning, förberedande utbildning, uppdragsutbildning, med flera) och utbildningsnivåer (grund-, avancerad- samt forskarnivå) på ett enhetligt sätt. Ladok ska ge möjlighet att särskilja deltagande för första gången, upprepat deltagande samt fortsatt deltagande. Förutsättningarna för deltagande (om det är resursgrundande, regelverk etcetera) styrs primärt utifrån definitioner i respektive utbildningstillfälle (generellt begrepp för till exempel kurstillfällen, programtillfällen, uppdragsutbildningstillfällen, kurs inom forskarämnestillfällen). Exempelvis kräver en fortsättningsregistrering att tillfället definierats att gå över flera tidsperioder. Ladok ska erbjuda möjlighet att arbeta med egendefinierade tidsperioder vilket ger stor flexibilitet och valfrihet. Informationshanteringen i Ladok ska ge förutsättningar att följa förändringar i en students studiedeltagande och vid behov presentera historik. Ladok ska även erbjuda möjlighet att koppla ihop studiedeltagande på ett sätt som erbjuder hög spårbarhet då en student växlar mellan till exempel kurs- respektive programtillfällen. Ladok ska ha funktionalitet för att ta emot antagningsbeslut och hantera förväntade deltagare på ett utbildningstillfälle. Den exakta omfattningen och behovet av administration av förväntade deltagare är starkt knutet till vilket stöd
Sida 19 av 40 som kan erbjudas genom antagningssystemet och i vilket skede av antagningsprocessen ärenden befinner sig. Stöd ska finnas för att hantera återbud som sker innan kursstart och inom tid som definierats för utbildningstillfället. Utformningen görs på ett sådant sätt så att studenten kan antas vid ett senare ansökanstillfälle och platser frigörs till studenter i reservkö. För att möjliggöra exempelvis prognoser och progressionsuppföljning samt ge stöd för individuell studieplanering och examenshandläggning ska Ladok erbjuda stöd för hantering av individuell studieplan. Finns förutsättningar genom aktuella studieplaner kan automatiserad eller manuell gruppindelning erbjudas som stöd inför genomförande av undervisning, tentamen, seminarier etcetera. Stöd för att dokumentera avbrott och studieuppehåll ska utformas på ett sätt som erbjuder möjlighet att skilja på bakomliggande orsak och för studieuppehåll även ge möjlighet att återuppta studier enligt plan eller efter prövning och överenskommelse. 5.1.1.2 Sätta betyg och göra resultatet officiellt Processen utgör en avslutande del som resulterar i ett dokumenterat examinationsresultat. Informationen är viktig och för att säkerställa en korrekt hantering förutsätts ett studiedeltagande, vilket också är förutsättning för att kunna erbjuda tentamensanmälan/resultatunderlag. Ladok ska erbjuda full funktionalitet för att sammanställa, dokumentera och göra resultatet/ tillgodoräknandet officiellt samt erbjuda basfunktionalitet för att ansöka om tillgodoräknande, göra bedömning och sätta betyg/besluta om tillgodoräknande. För att underlätta och säkerställa korrekta uppgifter ska Ladok genom tjänstegränssnitt tillhandahålla/ta emot information från andra system som t ex lärplattform. 5.1.1.2.1 Kommentar
Sida 20 av 40 Ladok ska ge ett bra stöd för resultat- och betygsadministration samt möjliggöra självadministration för lärare med flexibilitet i handläggningsprocessen genom att göra det valbart med till exempel inmatning via fördefinierad lista, inmatning person för person, sorteringsordning, förvalt betyg, betygsdatum, rättningsprotokoll, listor för manuell signering etcetera. Valfriheten innefattar även möjlighet att verifiera och signera resultatdokumentationen direkt i systemet. Hanteringen inkluderar tillgodoräknanden i möjligaste mån och naturligtvis att resultatet/tillgodoräknandet görs officiellt och kan presenteras för studenten. Ladok ska generellt hantera informationen på ett sätt som bevarar historik och tillåter spårning vilket även möjliggör att hantera orsak till att exempelvis ett resultat ändrats. 5.1.1.3 Utfärda examen Processen beskriver aktiviteterna för hantering av examensutfärdande; från kontroll mot examenskrav för att verifiera att kraven för en viss typ av examen kan uppnås, till att examensbeviset är utfärdat och klart för arkivering. Ladok ska tillhandahålla full funktionalitet för att hantera ansökan, skapa underlag för examensbevis/kursbevis samt dokumentera innehåll i examen. För att underlätta så långt det går, ska även basfunktionalitet för att ansöka om examensbevis/kursbevis samt kontroll och bedömning mot krav och hantering av kompletteringar tillgodoses i Ladok. Vidare ska även basfunktionalitet för att producera examensbevis/kursbevis och möjliggöra överföring till arkiv tillhandahållas. 5.1.1.3.1 Kommentar Genom den generaliserade strukturen för att hantera utbildningsinformation, studiedeltagande och resultat skapas förutsättningar för att enhetligt kunna handlägga och utfärda examens-, utbildnings- respektive kursbevis för samtliga typer av utbildning som hanteras i Ladok. Finns en aktuell och godkänd individuell studieplan kan handläggning i motsvarande utsträckning underlättas genom att systemet utför möjliga kontroller inför, i samband med eller vid mottagandet av ansökan om till exempel examensbevis.
Sida 21 av 40 Ladok ska ge ett bra systemstöd i processen för ansökan, bekräftelse av ansökan, dialog om komplettering, kontroll/bedömning mot examenskrav och andra krav, skapande av originaldokument för tillhandahållande i pappersformat alternativt digitalt format, dokumentation av en eventuell examen (inklusive innehåll) samt möjliggöra digital arkivering. Vidare utredning behövs för att klargöra möjligheten att underlätta och förenkla hanteringen vid utfärdande utan att inskränka på flexibilitet i utformning och layoutfrågor. 5.1.2 Processer som delvis stöds med funktionalitet I detta avsnitt beskrivs verksamhetsprocesser där endast vissa delprocesser och/eller aktiviteter ska stödjas med funktionalitet i Ladoks användargränssnitt. 5.1.2.1 Hantera idéer, besluta om och utveckla/revidera utbildning och examen Processen beskriver arbetsflödet för att ta fram en ny, alternativt se över och revidera, en utbildning eller ett utbildningssamarbete. Processen tydliggör behov av en struktur för att hantera viktiga beslutspunkter i form av inrättande, framtagande samt fastställande av de juridiska dokumenten, kursplan, utbildningsplan, allmän studieplan etcetera. Ladok ska erbjuda mycket goda integrationsmöjligheter och ska genom tjänstegränssnitt ta emot/tillhandahålla information och förändringar i information. Ladok ska också erbjuda basfunktionalitet för att dokumentera faktainnehållet, status, beslut om inrättande och fastställande för kurs, utbildningsplan, allmän studieplan etcetera i sådan utsträckning att det täcker det behov som efterfrågas i bland annat antagningsprocessen. Processtöd för utvecklingsarbete och framtagande av de juridiska dokumenten ligger inte inom ramen för Ladok. 5.1.2.1.1 Kommentar Funktionaliteten för att administrera utbildningsinformationen ska erbjuda ett enhetligt stöd för samtliga typer av utbildning och examina som förekommer
Sida 22 av 40 inom lärosätenas verksamheter. För att realisera detta generaliseras strukturen för utbildning till fyra nivåer enligt nedanstående figur. Utbildning bedrivs i form av kurser. För att möjliggöra namnsättning, erbjuda studenterna sammanhållna utbildningar/kurspaket och uppföljning av progression kan kurser sammanföras till en kurspaketering. Kurspaketering avser då exempelvis program, ämne på forskarnivå, utbytesstudier (inresande/utresande), inriktning/specialisering inom program samt kurspaket. Begreppet kurser inkluderar all utbildning som prestationsbedöms med ett resultat/betyg. Behov av att dokumentera delresultat respektive delbetyg fångas på nivån under kurs som benämns modul. Behov av att dokumentera avklarade delar underordnat modul fångas genom nivån komponent. Initialt ses komponent som ett sätt att fånga resultat som idag bokförs helt utanför Ladok med begränsad funktionalitet för automatisk koppling av resultat till överliggande modulnivå. Strukturen kommer även att hantera att olika utbildningsformer kräver skillnader i attribut. Hänsyn kommer även att tas till att regelverk ser olika ut mellan utbildningsformer, kan kompletteras av lokala regler men även kan genomgå förändringar över tid. För att säkerställa att endast giltig/godkänd information kan föras vidare i systemet införs statusnivåer för det som utgör grunden i utbildningsinformation respektive definition av examen. Benämningar och anpassningar av vilka attribut som krävs för respektive statusnivå ska kunna konfigureras lokalt och samspela med lokala utbildningsdatabaser. Ytterligare funktioner som kommer att beskrivas: Avveckla utbildning/examen Administrera lärosäteskonfigurationer för utbildning/examen
Sida 23 av 40 Bevara historik Utskrift/dokumenthantering 5.1.2.2 Planera, fastställa och erbjuda utbildningstillfällen I processen planeras, dimensioneras och färdigställs utbildningstillfällena så att deltagare kan antas till respektive utbildningstillfälle. Ladok ska erbjuda basfunktionalitet för aktiviteten att dokumentera information för utbildningstillfälle och för att, med utgångspunkt i redan befintliga uppgifter, kunna skapa och hantera nya utbildningstillfällen samt hantera förändringar som påverkar redan utannonserade utbildningstillfällen. Ladok ska erbjuda mycket goda integrationsmöjligheter och ska genom tjänstegränssnitt ta emot/tillhandahålla information och förändringar i information. Processtöd för aktiviteter av analys- och beslutskaraktär som kräver underlag från prognoser med mera, ligger inte inom ramen för Ladok. 5.1.2.2.1 Kommentar För att hantera att genomförande av kurs respektive kurspaketering kan variera och återupprepas över tid skapas utbildningstillfällen för aktuell utbildning med specificerande attribut (tid, takt, undervisningsform, etcetera). För att säkerställa att endast giltig/godkänd utbildningsinformation kan föras vidare i systemet införs statusnivåer för det som utgör grunden för utbildningstillfällen respektive utbildningserbjudanden. Benämningar och anpassningar av vilka attribut som krävs för respektive statusnivå ska kunna konfigureras lokalt och samspela med lokala utbildningsdatabaser samt tillgodose antagningsprocessens behov, primärt i antagningssystemet NyA. Vidare utredning görs för att identifiera behov av modultillfällen respektive komponenttillfällen och vilken prioritet detta har initialt. Ytterligare funktioner som kommer att beskrivas: Utdata för utbildningstillfällen Föreslå utbildningstillfälle Skapa relationer mellan utbildningstillfällen (Programplaner) Föreslå att ställa in eller lägga till utbildningstillfälle
Sida 24 av 40 5.1.2.3 Hantera ansökan och anta student Processen beskriver flödet från det att utbildningstillfället erbjuds till dess den sökande har erhållit ett beslut angående ansökan. Idag erbjuds processtöd i olika utsträckning och med olika fokus genom NyA, Ladok och lokala system för antagning till utbytesstudier och forskarstudier. Arbetet med informationsmodeller för Ladok visar att en generalisering är möjlig, vilket också kan ge möjlighet till ett samordnat processtöd för antagning. Målsättningen ska därför vara att säkerställa att processen har ett fullgott stöd och att Ladok erbjuder förutsättningar för integration, men inte är det system som ska ge stöd för ansökan och antagning. Ladok ska dock erbjuda basfunktionalitet för att hantera kvarvarande villkor från antagningsprocessen, så att en smidig övergång till processen hantera studiedeltagande kan erbjudas. Ladok ska också genom tjänstegränssnitt tillhandahålla underlag för ansökan och antagning på alla nivåer och alla typer av utbildningstillfällen och även kunna etablera nya studenter genom tjänstegränssnitt, för att ta emot antagningsresultat. 5.1.2.3.1 Kommentar Ladok tillhandahåller ingen funktionalitet för att genomföra behörighetsprövning eller urval. Ladok levererar ett underlag till annat system, företrädesvis NyA, och tar emot ett bearbetat och färdigt antagningsresultat i form av förväntade deltagare. Ladok hanterar inte reservplacerade vilket ligger i linje med det arbete som redan initierats inom ordinarie förvaltning. Ytterligare funktioner som kommer att beskrivas: Etablera student och hantera personuppgifter Ta emot studentinformation Varna för eventuell dubblerad identitet Slå samman identiteter Dessutom ska följande också beskrivas Kontrollera studiefinansiering
Sida 25 av 40 Utse handledare Kontrollera kvarvarande villkor 5.1.2.4 Planera genomförandet av utbildningstillfälle Processen omfattar förberedelser för att kunna genomföra ett utbildningstillfälle. Aktiviteterna sammanför underlag och information från flera delar av verksamheten. Ladok ska erbjuda full funktionalitet för aktiviteten att kunna tillhandahålla/uppdatera uppgifter om modul-/komponenttillfälle och deltagande/deltagare. Fler system hanterar informationen och Ladok ska inte erbjuda stöd för resursplanering, schemaläggning eller anordnande av praktikplats och inte heller erbjuda stöd för detaljplanering av kursinnehåll (litteratur, kursmaterial). 5.1.2.4.1 Kommentar Ladok ska tillhandahålla uppgifter om förväntade deltagare och möjliggöra hantering av grupper, skapa/komplettera komponenttillfällen inom ramen för det som gäller ett kurstillfälle för att skapa förutsättning för att dokumentera föranmälan, närvaro/deltagande och delresultat. 5.1.2.5 Genomföra utbildningstillfälle Processen hanteras i hög utsträckning utan systemstöd, men för aktiviteten administration av anmälan på komponentnivå, till exempel anonymiserad tentamensanmälan, ska Ladok erbjuda basfunktionalitet. Ladok ska genom tjänstegränssnitt tillhandahålla/ta emot tillåtna uppdateringar om modul-/komponenttillfälle och studentuppgifter som sker under pågående utbildning. 5.1.2.5.1 Kommentar
Sida 26 av 40 Ladok ska tillhandahålla uppgifter om deltagare och möjliggöra hantering av grupper, komplettera komponenttillfällen inom ramen för det som gäller ett kurstillfälle för att dokumentera föranmälan, närvaro/deltagande och delresultat. 5.1.2.6 Utvärdera utbildningstillfälle Processen beskriver aktiviteter för att utvärdera utbildningstillfällen. Resultatet utgör underlag för eventuella åtgärder som bör sättas i samband med övrig planering och uppföljning. Ladok ska erbjuda basfunktionalitet för att tillhandahålla uppgifter om deltagare och utbildningstillfälle. 5.1.2.6.1 Kommentar Genom den generaliserade strukturen för att hantera utbildningsinformation, studiedeltagande och resultat skapas förutsättningar för en samlad funktionalitet för flexibel utsökning och begränsning oavsett vilken typ av utbildning som ska utvärderas efter genomfört utbildningstillfälle. Under förutsättning att relevanta grupper har definierats är utsökningen av studenter okomplicerad. Behov av att göra specialanpassade utsökningar måste tillgodoses i samma utsträckning som i dagens system samt även möjliggöra att nya grupper kan skapas vid behov. 5.1.2.7 Följa upp processen utbilda student Processen resulterar i viktig information för kvalitetsuppföljning och underlag till förbättringsåtgärder. Processen lämnar även bidrag till den strategiska processen. Ladoks uppgift är att tillhandahålla statiska rapporter genom basfunktionalitet och tillgängliga tjänstegränssnitt. 5.1.2.7.1 Kommentar Genom den generaliserade strukturen för att hantera utbildningsinformation, studiedeltagande och resultat skapas förutsättningar för en samlad funktionalitet för framtagning av statiska rapporter oavsett vilken utbildningsform som behöver utvärderas.
Sida 27 av 40 Rapporterna avspeglar genomströmning, kohortuppföljning, examinationsgrad etcetera för utbildning (kurs-respektive kurspaketering) redovisat för ett eller flera utbildningstillfällen (kurs-/kurspaketeringstillfällen). 5.1.2.8 Stödja student I denna process samlas de serviceaktiviteter som lärosätena tillhandahåller i form av exempelvis studenthälsa, studie- och karriärvägledning samt information och support i olika ärenden. Ladok ska tillhandahålla full funktionalitet för att administrera studenter med behov av sekretess. Ladok utgör i olika sammanhang stöd för uppföljning av enskild student eller grupper av studenter och ska genom full funktionalitet tillgängliggöra relevant information (resultat, intyg etcetera) och möjliggöra uppföljning gentemot individuell studieplan för alla typer av utbildning. Individuella uppgifter som till exempel utgör underlag för nominering till utbytesstudier, stipendier med mera ska tillhandahållas genom tjänstegränssnitt. Dokumentation av studenters behov av särskilt stöd ska även fortsättningsvis hanteras utanför Ladok. 5.1.2.8.1 Kommentar Genom den generaliserade strukturen för att hantera utbildningsinformation, studiedeltagande och resultat skapas förutsättningar för att erbjuda en samlad bild av studieåtaganden och studieresultat oavsett inom vilken utbildningsform som studierna bedrivs. Vid behov begränsas visningen/intyg/utdrag till det aktuella behovet. Fördelen är att samtliga utbildningsformer kan dra nytta av förbättringar och i tjänster (applikationer) mot studenten får uppdateringar genomslag på all typ av utbildning samtidigt. Individuell studieplan kan utgöra ett verktyg för student/studievägledare att planera och få överblick över studier, kommande, pågående respektive genomförda.
Sida 28 av 40 Ladok ska endast hantera kontaktuppgifter till studenter som inte kan hämtas från annan källa vid behov. 5.1.2.9 Vårda alumnrelationer Processen beskriver hantering av före detta studenter och belyser behovet av en fungerande kontaktyta mellan alumn och lärosäte. Ladok innehåller information som i vissa delar är intressant och ska erbjuda basfunktionalitet för att tillhandahålla uppgifter om deltagare och utbildningstillfälle. 5.1.2.9.1 Kommentar Se 5.1.2.8. 5.1.2.10 Hantera gemensam information Processen beskriver hur man kan jobba med information som är av intresse att ha definierad på samma sätt för alla lärosäten och som man vill förvalta gemensamt, till exempel orter, länder, svenska och utländska lärosäten. Ladok ska erbjuda basfunktionalitet för administration av katalogdata i systemet samt för presentation och utdata. 5.1.2.10.1 Kommentar Processen omfattar hantering av katalogdata som administreras lokalt eller centralt. Katalogdelen i Ladok möjliggör uppläggning av olika typer av katalogdata, exempelvis definition av perioder, betygsskala, orter, kommuner, lärosäten. När det gäller möjligheterna att införa lärosätesgemensamma katalogdata måste hänsyn tas till historik som inte självklart kan förändras. Systemet måste därför tillåta att historiken innehåller lärosätesspecifika kataloguppgifter medan det vid nyskapande av information eventuellt bara går att knyta den till gällande, gemensam, kataloginformation.
Sida 29 av 40 5.1.2.11 Hantera IT-lösning Processen täcker alla aktiviteter inom IT-förvaltningen och som en del återfinns systemadministration av Ladok och för detta behövs basfunktionalitet. I övrigt ska det genom tjänstegränssnitt vara möjligt att ta emot uppgifter och uppdateringar för åtkomst- och behörighetsuppgifter från lokalt system som hanterar detta. 5.1.2.11.1 Kommentar Funktionalitet för lärosätesspecifika konfigurationer kommer att behövas i någon utsträckning. Varje lärosäte ska kunna administrera sina egna konfigurationer. Behov av att ändra uppgifter som ingår som en naturlig del av processerna ska tillgodoses genom funktionalitet som hanterar nyskapande, ändring respektive borttag. För behov av att rätta fel, det vill säga korrigera eller ta bort information som normalt inte ska kunna redigeras, krävs registervårdsfunktionalitet som kan forcera regelverket på ett kontrollerat sätt, skicka händelser vidare i systemet och lämna historik i nödvändig omfattning. Ladok ska ge möjlighet att låta lärosätena själva hantera autentisering och behörighet. För de lärosäten som inte har den möjligheten ska Ladok erbjuda stöd. Ladok har en standarduppsättning roller som användare kan tilldelas oavsett om identiteterna lagras centralt eller lokalt. Lärosätena ska även kunna skapa egna roller. För att säkerställa spårbarheten i systemet loggas alla aktiviteter (tjänsteanrop) med avseende på tid, användare, organisation, tjänst, typ av klient, åtgärd, information. Den loggade informationen kan sedan analyseras för att t ex utreda oegentligheten i användningen av systemet. 5.1.2.12 Arkivera information och dokumentation En principiell inriktning för Ladok är att arkivering av dokument inte stöds av systemet, men att basfunktionalitet för att underlätta överföring/hantering ska
Sida 30 av 40 tillhandahållas. Lagring av information och förändringshistorik ska stödjas och vara åtkomlig genom full funktionalitet. En oklarhet som projektet behöver belysa närmare är i vilken utsträckning elektronisk signering av viss information kan ersätta behov av till exempel arkivlistor och dokument för arkivering. 5.1.2.12.1 Kommentar I fråga om arkivering finns begreppet system för bevarande för att tydliggöra skillnaden i att informationen måste vara tolkningsbar även då systemstödet inte längre är i drift och kan läsa och presentera data. Frågan är i vilken utsträckning och under hur lång tid Ladok kan hålla all information och därmed inte stå i akut behov av att föra information vidare till ett system för bevarande eftersom informationen i stora delar används eller kan komma att användas även för studenter som under lång period är inaktiva. Vidare utredning behövs i frågan om arkivering. 5.1.3 Processer som stöds med tjänstegränssnitt I detta avsnitt beskrivs verksamhetsprocesser för vilka Ladok endast tillhandahåller tjänstegränssnitt för att bidra med och ta emot information från kringliggande system. Processerna som beskrivs är inte centrala för den studieadministrativa processen utan är kartlagda för att ge en helhetsbild av utbildningsverksamheten och identifiera aktiviteter där Ladok ska tillhandahålla information eller är mottagare av information. 5.1.3.1.1 Kommentar Eftersom användargränssnittet i Ladok använder tjänstegränssnitt, så är i princip all hantering i Ladok tillgänglig via tjänstegränssnitt. 5.1.3.2 Ta fram strategisk planering och uppföljning Denna process beskriver övergripande strategisk planering, ledning och uppföljning som är nödvändig för hela lärosätets verksamhet. Ett effektivt prognos-, planerings- och uppföljningsstöd behöver hantera och bearbeta utbildningsverksamhetens uppgifter och resultat, tillsammans med uppgifter om exempelvis resurser och ekonomiska ramar.
Sida 31 av 40 Ladok ska på ett ändamålsenligt sätt tillhandahålla alla relevanta uppgifter och vid behov aggregerat data via tjänstegränssnitt. 5.1.3.2.1 Kommentar Varje lärosäte erbjuds sin egen uppföljningstjänst vilket innebär att informationen kan göras tillgänglig via SQL för lokala uppföljnings-/prognosverktyg. Uppföljningstjänsten tillhandahåller i grunden stöd för aggregering av underlag för och uttag av årsredovisning. I tillägg till detta ska projektet utreda eventuella ytterligare behov av färdiga rapporter i uppföljningstjänsten. 5.1.3.3 Marknadsföra utbildning och examen I processen förädlas, kompletteras och anpassas informationen om utbildning respektive utbildningstillfälle så att den blir ändamålsenlig i marknadsföringssyften. Denna hantering ska även fortsättningsvis ske utanför Ladok. Ladok ska genom tjänstegränssnitt tillhandahålla relevanta uppgifter om utbildning/examen och utbildningstillfälle. 5.1.3.4 Ta emot och informera student inför studiestart/kursstart Processen tydliggör behovet av god information och kontaktytor mot studenterna i ett tidigt skede. Ladok ska genom tjänstegränssnitt tillhandahålla relevanta utbildningstillfällesuppgifter och studentuppgifter, i den mån uppgiften finns överförd från antagningsprocessen, men inte svara för något processtöd. 5.1.3.4.1 Kommentar Ladok ska vid behov kunna tillhandahålla uppgifter knutna till student. Uppgifter som dokumenterar till exempel sekretessbehov, avgiftsskyldighet, avstängning, avskiljning, etcetera.
Sida 32 av 40 5.1.3.5 Hantera studentkonto Processen beskriver skapande och tillhandahållande av ett på alla lärosäten giltigt studentkonto. Studenterna efterfrågar ett sådant konto, men för autentisering och åtkomst för sina uppgifter i Ladok uppnås samma effekt med Swami Identity Federation SWAMID, en identitetsfederation som tillhandahålls av Sunet. Ladoks uppgift i sammanhanget är att, oavsett var kontohanteringen sköts, tillhandahålla vissa utbildningstillfällesuppgifter och studentuppgifter som verifierar studentens studiestatus med mera, samt ge möjlighet att ta emot vissa studentuppgifter och förändringar i uppgifter via tjänstegränssnitt. 5.1.3.5.1 Kommentar Studenter kommer att ha möjligheten att logga in antingen via studera.nu genom SWAMID-federationen eller via lärosätenas egna autentiseringslösningar. Eftersom Ladok inte ska vara beroende till autentiseringsteknik, kommer systemet även att kunna tillåta inloggning med vanlig nationell e-legitimationslösning, samt annan alternativ två-faktors autentisering. 5.1.3.6 Hantera lokaler, bibliotek och utrustning Processen säkerställer att ändamålsenliga lokaler med mera finns och fungerar för utbildningsverksamheten. I den mån underlag för utnyttjande behövs ska Ladok tillhandahålla information genom tjänstegränssnitt. Det kan till exempel handla om att tillhandahålla underlag med information om deltagande, för att kunna dimensionera och boka lokaler.
Sida 33 av 40 5.1.3.7 Hantera personal Sammanfattande process för aktiviteter som rör personaladministration. Processen hanterar viss information som även är intressant ur ett Ladokperspektiv. Ladok ska genom tjänstegränssnitt kunna ta emot uppgifter och uppdateringar för relevanta personal- och anställningsuppgifter. 5.1.3.8 Hantera ekonomi Sammanfattande process för aktiviteter som rör ekonomiadministration. Processen hanterar viss specifik information om studieavgiftsbetalning som även är intressant ur ett Ladokperspektiv. Ladok ska genom tjänstegränssnitt tillhandahålla/ta emot information för hantering av villkor om betalning av studieavgift