Kallelse och förslag till dagordning för direktionens konstituerande sammanträde i Kollektivtrafikmyndigheten torsdag den 8 januari 2014 på Pelles Lusthus, Nyköping, klockan 13 till cirka 15. A B C D E Sammanträdet öppnas Upprop Val av justerare för sammanträdet Godkännande av dagordning n 1. Inkomna och utgående skrivelser 3 2. Anmälningsärenden 6 3. Fastställande av ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 7 4. Fastställande av ordförande i direktionen 2015-2018 9 5. Val av vice ordförande i direktionen 2015-2018 samt arbetsformer 10 6. Fastställande av budget 2015 med flerårsplan 2016-17 11 7. Val av revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för 2015-2018 14 8. Fastställande av delegationsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet 15 9. Beslut om reviderad attestordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet 16 10. Fastställande av ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB 18 11. Beslut om lokalisering av verksamhet 19 12. Information om arbetet med Trafikförsörjningsprogram 22 13. Information om arbetet i En Bättre Sits 23 14. Information om Ny Trafik 2017 24 15. Information om trafiken 25 16. Information om förstärkt avtalsuppföljning avseende Landstinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande avtal för färdtjänst och sjukresor 26 Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 1( 32)
17. Information om projekt samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda 27 18. Information om nuläget i upphandling av Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län 29 19. Information om pågående etablering av Servicecenter Sörmland 30 20. Information om pågående upphandling av Betal- och realtidssystem samt övrig teknik 31 21. Information från myndighetschefen 32 a) Borttagande av SMS-biljett b) Domännamn i verksamheten c) Förvaltningsrätten i Stockholms avgörande i mål nr 17678-14 (Allmän trafikplikt Trafikplan 2017) F G Övriga frågor Avslutning Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 2( 32)
1. Inkomna och utgående skrivelser Direktionen godkänner informationen. Under perioden 2014-11-14 2014-12-18 har bland andra följande ärenden registrerats som utgående respektive inkommande. Utgående skrivelser 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Shawqi Yaqub Farance. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, VTV Transport och Taxi AB. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Alexandra Youssef. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, AB Trendtaxis. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Intressenter AB. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Taxi Nyköping-Oxelösund AB. 2014-11-28 Förvaltningsrätten i Linköping - yrkande i mål nr 7498-14, 7502-14, 7504-14, 7530-14, 7554-14, 7568-14, 7569-14 och 7570-14 om beslut att någon förlängd avtalsspärr inte ska gälla i den del av upphandlingen som avser Område Skolskjuts Nyköpings kommun. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 3( 32)
2014-12-03 - Sveriges Pensionärsförbund Södermanlands distrikt svar på skrivelse om Oxelösundspensionärernas möjligheter att utnyttja kollektivtrafiken. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Shawqi Yaqub Farance. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, VTV Transport och Taxi AB. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Alexandra Youssef. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, AB Trendtaxis. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Intressenter AB. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Taxi Nyköping-Oxelösund AB. 2014-12-12 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB. 2014-12-12 Medlemmarna i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Hemställan avseende överlåtelse av Landstinget Sörmlands och åtta kommuners innevarande transportörsavtal för färdtjänst och sjukresor samt avtal avseende Beställningscentral för samhällsbetalda resor Inkommande skrivelser 2014-11-04 Sveriges Pensionärsförbund Södermanlands distrikt skrivelse om Oxelösundspensionärernas möjligheter att utnyttja kollektivtrafiken. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 4( 32)
2014-11-25 - Förvaltningsrätten i Linköping yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Shawqi Yaqub Farance. 2014-11-25 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, VTV Transport och Taxi AB. 2014-11-25 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Alexandra Youssef. 2014-11-25 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, AB Trendtaxis. 2014-11-25 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Taxi Nyköping-Oxelösund AB. 2014-11-26 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB. 2014-11-26 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Intressenter AB. 2014-12-03 Stockholms läns landsting Protokollsutdrag Överenskommelse om behörighet om att fatta beslut om allmän trafikplikt för regional tågtrafik i Östra Sverige. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Specialtransporter AB. 2014-12-05 - Förvaltningsrätten i Linköping Beslut innebärande upphävd förlängda avtalsspärren såvitt avser Område Skolskjuts Nyköpings kommun. 2014-12-12 - Förvaltningsrätten i Linköping Dom avseende avdrag för ingående mervärdesskatt med mera. 2014-12-16 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tuwa Intressenter AB. 2014-11-17 - Förvaltningsrätten i Linköping - yttrande avseende upphandling Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län, Tunabergs Taxi AB. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 5( 32)
2. Anmälningsärenden Direktionen godkänner informationen. Delegationsbeslut 2014-12-01 Meddelande av tilldelningsbeslut i upphandling Tjänst för hantering av betalningar via bank- och kreditkort för bussar i Sörmlands och Västmanlands län. 2014-12-05 Upphandlingskontrakt DU13-182 Serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län. 2014-12-09 Meddelande av tilldelningsbeslut i Upphandling DU14-003 Värdehanteringstjänster. 2014-12-10 Beslut om borttagande av tjänsten betalningsförbindelse. 2014-12-17 Ramavtal DU-UPP14-191 Tjänst för hantering av betalningar via bank- och kreditkort för bussar i Sörmlands och Västmanlands län Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 6( 32)
3. Fastställande av ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 Föredragande: Henrik Sollenborn Bilagor: Beslutad inkallelseordning för de ersättare som valts av Landstinget Sörmland Direktionen fastställer ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 i enlighet med vad beslutats i respektive medlems fullmäktige. Av 7 Förbundsdirektionen i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet framgår att direktionen väljs på fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val till fullmäktige har ägt rum i hela landet. Direktionen ska bestå av 14 ledamöter och 14 ersättare. Respektive medlemskommun utser 1 ledamot och 1 ersättare. Landstinget utser 5 ledamöter och 5 ersättare. Val av ledamot och ersättare ska ske i respektive medlems fullmäktige och valbar är endast den som är ledamot eller ersättare i medlems fullmäktige. Landstingsfullmäktige ska även besluta om inkallelseordning för de ersättare som valts av landstinget. Med anledning av att val till fullmäktige har ägt rum i hela landet 2014 har val av ledamot och ersättare i respektive medlems fullmäktige för perioden 2015 till 2018 numera skett enligt följande; Landstinget Sörmland Ledamöter: Mattias Claesson, Ingrid Jerneborg Glimne, Åsa Kullgren, Magnus Leivik och Carl Werner Ersättare: Ann-Sofie Jacobsson, Christer Kax Sundberg, Jan Norberg, Christina Södling och Ulf Westerberg Landstingsfullmäktige har även beslutat om inkallelseordning för de ersättare som valts av landstinget, vilken bifogas som bilaga till detta ärende. Eskilstuna Kommun Ledamot: Magnus Johansson Ersättare: Sarita Hotti Nyköpings kommun Ledamot: Urban Granström Ersättare: Anna af Sillén Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 7( 32)
Oxelösunds kommun Ledamot: Catharina Fredriksson Ersättare: Dag Bergentoft Flens kommun Ledamot: Jan-Erik Larsson Ersättare: Roger Tiefensee Strängnäs kommun Ledamot: Jacob Högfeldt Ersättare: Leif Lindström Katrineholms kommun Ledamot: Göran Dahlström Ersättare: Lars Härnström Vinkåkers kommun Ledamot: Anneli Bengtsson Ersättare: Timo Granetin Trosa kommun Ledamot: Daniel Portnoff Ersättare: Ann-Sofie Soleby-Eriksson Gnesta kommun Ledamot: Ann-Sofie Lifvenhage Ersättare: Johan Rocklind Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet fastställa ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 i enlighet med vad beslutats i respektive medlems fullmäktige och som redovisats ovan. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 8( 32)
4. Fastställande av ordförande i direktionen 2015-2018 Föredragande: Henrik Sollenborn Direktionen fastställer Åsa Kullgren som ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018 i enlighet med vad beslutats i Landstingsfullmäktige. Av 7 Förbundsdirektionen i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet framgår att bland de ledamöter som landstinget valt ska landstinget utse en av dem att vara ordförande i direktionen. Landstingsfullmäktige har beslutat att utse Åsa Kullgren att vara ordförande i direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet fastställa Åsa Kullgren som ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 9( 32)
5. Val av vice ordförande i direktionen 2015-2018 samt arbetsformer Föredragande: Henrik Sollenborn Direktionen beslutar att välja XX som 1:a vice ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018. Direktionen beslutar att välja YY som 2:a vice ordförande i direktionen för perioden 2015 till 2018. Direktionen beslutar att för perioden 2015 till 2018 arbetat utifrån ett presidie bestående av direktionens ordförande och två vice ordföranden. Av 7 Förbundsdirektionen i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet framgår att vice ordförande utses av direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet bland ledamöterna från medlemskommunerna. Mot bakgrund av de val av ledamöter som numera skett i respektive medlemskommuns fullmäktige, och vilka även redovisats ovan i 3 Fastställande av ledamöter och ersättare i direktionen för 2015-2018 föreslås direktionen utse vice ordförande för perioden 2015 till 2018 enligt följande; 1:a vice ordförande: XX 2:a vice ordförande: YY Av förbundsordningens 7 framgår vidare att direktionen kan besluta om arbetsformer. Under innevarande mandatperiod har direktionen arbetat utifrån ett presidie bestående av direktionens ordförande och två vice ordföranden. Direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet föreslås besluta att direktionen även för perioden 2015 till 2018 arbetar utifrån ett presidie bestående av direktionens ordförande och två vice ordföranden. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 10( 32)
6. Fastställande av budget 2015 med flerårsplan 2016-17 Föredragande: Hanna Nordin Bilaga: Budget 2015 med flerårsplan 2016-17 Direktionen fastställer den sedan tidigare antagna budget 2015 med flerårsplan 2016-17. Enligt Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets förbundsordning ska beslut om budget fattas senast den 15 maj. Vid direktionens sammanträde den 15 maj 2014 fattades beslut om de kostnader som är länsgemensamma och med hänsyn till kommande trafikbeställningar hänsköts fastställande av budget för trafikkostnader till senare sammanträde. Vid direktionens sammanträde den 20 november 2014 fattades beslut om budget 2015 med flerårsplan 2016-17 avseende trafikkostnader. Disposition Den nya fördelningsmodellen som trädde i kraft januari 2013 ställer krav om ett nytt arbetssätt, och för att ge en rättvisande bild disponeras därför budgetuppställningen på ett nytt sätt sedan 2013. I budgetuppställningen skiljer myndigheten på - Intäkter från färdbevisförsäljning och från avtal och uppdrag där betalare är annan källa - Intäkter från medlemmarna Kostnader redovisas som nettokostnader och fördelas i tre grupper - Förvaltningskostnader - Trafikrelaterade kostnader - Trafikkostnader Vad som ingår i respektive grupp samt hur dessa intäkter och kostnader fördelas återfinns i PM Planeringsprocess och beslutsordning för Kollektivtrafikmyndigheten. Budgetuppställningen är uppdelad i tre olika resultatenheter för att särskilja vilka kostnader och intäkter som tillhör allmän kollektivtrafik, särskild kollektivtrafik och Eskilstuna station360. Vald uppställningsform förväntas ge en bra grund för kommande budgetarbete och ekonomisk uppföljning. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 11( 32)
Intäkter För 2015 finns ingen planerad förändring avseende biljettpriser. Därför görs inget generellt antagande om ökning av intäkterna i varken landsbygd- eller stadstrafik utan de antas ligga kvar på den nivå som beräknas för 2014 (baserat på prognos genomförd efter utfall september månad). Undantag är för de medlemmar vars förändring av trafikutbudet antas innebära stor påverkan på resandet. I dessa fall har antagandet gjorts att intäkterna förändras motsvarande hälften av förändringen av trafikutbudet. Intäkter för skolkort avser den försäljning av skolkort som görs till kommunerna för att skolelever ska kunna resa i busstrafiken. Detta bygger på inrapportering från respektive kommun om hur många skolkort man avser att köpa in under året. I takt med minskad kontroll från kommunerna om val av skola och därmed resbehov har det blivit allt svårare för kommunerna att ge ett bra underlag innan respektive termin har startat. Intäkterna för skolkort har i budget 2015 antagits ligga kvar på samma nivå som 2014 då kommunerna generellt har uppgivit att man tror sig ha förhållandevis oförändrat elevunderlag. Det är dock att betrakta som en grov uppskattning. Övriga intäkter från medborgarna består av reklamintäkter samt viten. Kollektivtrafikmyndigheten har tecknat ett nytt reklamavtal under 2014 som förväntas generera intäkter motsvarande 307 tkr per år. Reklamintäkter avser främst stadstrafiken och återförs till respektive stadstrafik. Viten, vilket är ersättning från trafikoperatörerna för brister i trafiken, budgeteras ej. Kostnader Med anledning av förestående samordning inom den särskilda kollektivtrafiken och mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken i länet föreslår myndigheten medlemmarna att genomföra uppföljande kommunöversyner i länet. Budget 2015 och plan 2016 och 2017 innehåller utökade resurser för att skapa utrymme för utredningsresurser och konsultstöd för dessa kommunöversyner. Av samma anledning finns behov av att möta förväntningar och tillgodose arbetsuppgifter som tillkommer som följd av överlåtelse av uppgifter. Detta möjliggörs genom en utökning av budget för lönekostnader och andra personalrelaterade kostnader. Kostnader förenat med ett eventuellt beslut om etablering av så kallad beställningscentral i egen regi ingår inte i budgetutrymmet. Budgeten för trafikrelaterade kostnader baseras på att satsningen om tekniska system hanteras med medel ur Länsplanen med en medfinansiering från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet om 25 procent. Trafikkostnader avser kostnader relaterad till produktion av trafik (buss- tågtrafik samt linjelagd taxitrafik) och är det som betalas till utförare av trafiken. Detta omfattar för tågtrafik ersättning till SJ baserat på budgetunderlag som tas fram av Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 12( 32)
MÄLAB respektive SLL avseende Gnestapendeln. I busstrafiken består trafikkostnad av avtalsenlig kostnad per fordon, per körd km och timme samt en fast ersättning som sedan fördelas per medlem utifrån fördelning per linje som respektive medlem har kostnadsansvar för. För linjelagd taxi görs ersättningen generellt på avgångsnivå. Efterfrågestyrd trafik faktureras enbart utifrån turer som behöver köras och kan därför inte vara känd på förhand. För beräkning av budget för efterfrågestyrd trafik har beräknat resultat för 2014 använts med justering utifrån förändring i antalet erbjudna avgångar hos respektive medlem. Samtliga trafikkostnader har beräknats utifrån det förslag till tidtabell som skickades ut till medlemmarna den 24 oktober. Förutom förändringen i trafikproduktion görs indexuppräkning av samtliga trafikkostnader. Detta har gjorts med en genomsnittlig ökning på 2 procent för 2015 jämfört med utfall september 2014. För tågtrafiken har uppräkning gjorts utifrån index enligt avtal. För plan 2016-17 har indexantagande om 3 procent lagts. Den tidigare överenskomna omräkningsfaktorn användes för åren 2013 och 2014 som utjämnare mellan den gamla och den nya modellen åren. 2015 är första året omräkningsfaktorn inte är verksam, och innebär att samtliga medlemmar från och med detta år har full rådighet över sina egna kostnader. Mot denna bakgrund föreslås direktionen att fastställa den sedan tidigare antagna budget 2015 med flerårsplan 2016-17. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 13( 32)
7. Val av revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för 2015-2018 Föredragande: Henrik Sollenborn Direktionen beslutar att välja Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wachtmeister som revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018. Av 17 Revision i förbundsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet framgår att myndigheten ska ha tre revisorer, vilka utses av landstingsfullmäktige och väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i direktionen. Valet av revisorer ska föregås av samråd med övriga medlemar. Landstingsfullmäktige har, efter samråd med övriga medlemmar, beslutat att utse Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wachtmeister att vara revisorer i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018. Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet att välja Marita Bengtsson, Leif Jilsmo och Gustaf Wachtmeister som revisorer för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet för perioden 2015 till 2018. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 14( 32)
8. Fastställande av delegationsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Föredragande: Henrik Sollenborn Bilagor: Delegationsordning för Direktionen fastställer den sedan tidigare antagna delegationsordningen såsom fortsatt gällande för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Den nu gällande delegationsordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet antogs vid direktionens sammanträde den 21 november 2013, vilken bifogas som bilaga till detta ärende. Delegationsordningen utgår från principen om att ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet samt vissa beslut som rör myndighetsutövning alltid ska fattas av direktionen. Därutöver har direktionen, för att verksamheten i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet ska kunna bedrivas effektiv, möjlighet att delegera övriga beslut, vilket har skett i den form som framgår av gällande delegationsordningen. Utdelad delegationsrätt kan alltid återkallas av direktionen eller av den som vidaredelegerat ärendet. Vidare ska delegationsbeslut alltid anmälas till direktionen inom fyra månader från det att beslutet fattades. Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att gällande delegationsordning ger goda förutsättningar för ett effektiv bedrivande av myndighetens verksamhet, varför direktionen föreslås fastställa densamma såsom fortsatt gällande. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 15( 32)
9. Beslut om reviderad attestordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Föredragande: Henrik Sollenborn Bilagor: Förslag till reviderad attestordning Beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Direktionen beslutar att godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Direktionen beslutar att delegera rätten att fastställa utformningen av bilaga 1till attestordningen till myndighetschefen. Den nu gällande attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet antogs vid direktionens sammanträde den 15 maj 2013. Attestordning gäller för myndighetens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som myndigheten ålagts eller åtagit sig att förvalta. Målsättningen för de i attestordningen specificerade reglerna för kontroll av myndighetens ekonomiska transaktioner är att säkerställa att de transaktioner som bokförs är korrekta avseende beslut, prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokföringstidpunkt samt kontering. Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att det mot bakgrund av verksamhetens utveckling och ökade omfattning finns ett behov av att revidera den gällande attestordningen. För att på bästa sätt kunna kontrollera och säkerställa att de ekonomiska transaktioner som bokförs inom myndigheten är korrekta har ett förslag till reviderad attestordning tagits fram. Förslaget innebär i korthet att attestordningen revideras vad gäller följande punkter; - Attestordningens jävsregler kompletteras med regler avseende kontraattest för det fall den som ska utföra slutattest själv är berörd av en transaktion. - Reglerna avseende ställföreträdare kompletteras på så vis att för det fall myndighetschefen är frånvarande innehar Administrativ chef respektive chef Strategisk Utveckling samma attesträtt som myndighetschefen avseende de attester vilka, med hänsyn till verksamhetens art, är av brådskande karaktär. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 16( 32)
- Reglerna avseende ställföreträdare kompletteras även på så vis att en godkännare har rätt att utse en annan godkännare som ersättare. - Attestordningen kompletteras med regler avseende Fakturering av utförda tjänster och Bokföringsorder. - De tidigare bilagorna 1 (Matris över aktiviteter, kostnadsställe och funktionsområde) och 2 (Matris över beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet) har, i enlighet med av direktionen tidigare fattat delegationsbeslut ersatts av bilaga Beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet den 19 december 2014. För att attestordningen fortsatt ska kunna hantera situationer som exempelvis ändringar av kostnadsställen eller nyanställning av medarbetare föreslås vidare att myndighetschefen ges rätt att fastställa utformningen av bilaga 1 till attestordningen. Ett sådant beslut anmälas sedan till direktionens närmast följande sammanträde. Mot denna bakgrund föreslås direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet att besluta att dels godkänna den reviderade attestordningen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, dels delegera rätten att fastställa utformningen av bilaga 1 till attestordningen till myndighetschefen. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 17( 32)
10. Fastställande av ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB Föredragande: Henrik Sollenborn Direktionen fastställer det sedan tidigare beslutade ägardirektivet för Länstrafiken Sörmland AB såsom fortsatt gällande. Direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet beslutade den 6 februari 2014 att fastställa nytt ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB med följande lydelse; Länstrafiken Sörmland AB ges i uppdrag att; biträda Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i arbetet med att ta fram förslag till inriktning för depåverksamheten i Sörmland, förvalta, förvärva och sälja fastigheter, förvalta ingångna avtal till stöd för den regionala kollektivtrafik som myndigheten ansvarar för enligt lag (2010:1065) om kollektivtrafik, samt återkommande till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet dels rapportera uppgifter om bolagets ekonomi i samband med myndighetens delårsrapport 1 och 2, dels lämna förslag till budget för kommande år samt plan för nästföljande två år senast i mars. Länstrafiken Sörmland AB ska därutöver ha följande finansiella mål för god ekonomisk hushållning; positivt resultat, förvaltningskostnaderna får årligen uppgå till högst tjugo procent av totala kostnader förutsatt att nuvarande uppdragsvolym inte väsentligen förändras, och kassalikviditeten ska överstiga 100 procent. Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets uppfattning är att gällande ägardirektiv för Länstrafiken Sörmland AB goda förutsättningar för att styra och klargöra bolagets uppdrag, varför direktionen föreslås fastställa densamma såsom fortsatt gällande. Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 18( 32)
11. Beslut om lokalisering av verksamhet Föredragande: Helena Ekroth Bilagor: Distribueras vid sammanträdet Direktionen fastställer nuvarande lokaliseringsorter, Nyköping och Eskilstuna, för myndighetens kontorsverksamhet. Vid direktionens senaste sammanträde den 20 november 2014 fick myndighetschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till lokalisering av verksamhet, vilket sedan ska gå på remiss till medlemmarna för slutligt beslut vid direktionens sammanträde den 8 januari 2015. Frågan har slutligen beretts vid sammanträde den 11 december 2014 mellan länets kommunchefer/direktörer samt landstingsdirektör, och det har i detta sammanhang kunnat konstateras stöd för att den rådande inriktningen för organisering vid myndigheten får fortsätta, utifrån såväl ekonomiska som arbetsmässiga skäl. Möjlighet har därefter även funnits att inkomma med kompletterande skriftliga synpunkter, till dags datum har några sådana synpunkter inte inkommit. Genomlysning och analys av den regionala samhällsorganisationen i Sörmland Rapport, 2014-11-18 I en nyligen genomförd genomlysning av den regionala samhällsorganisationen i Sörmland har frågan om organisering av myndigheten översiktligt hanterats. I rapporten framgår en vägvalsrekommendation om hantering av verksamheten hos myndigheten under åren 2015-2018. styrgruppens gemensamma bedömning är att myndigheten fungerar bra och företräder länets intressen på ett bra sätt. Myndigheten bör få fortsätta att utvecklas som fristående kommunalförbund och eventuella organisatoriska förändringar är inte aktuella i dagsläget Verksamheten i Servicecenter Sörmland Som följd av beslut att ytterligare samordna den allmänna och särskilda kollektivtrafiken och dess kringtjänster kommer bland annat Servicecenter Sörmland (Servicecenter) att etableras. I Servicecenter kommer myndighetens innevarande verksamhet med bokning och kundtjänst för den allmänna kollektivtrafiken, som nu finns i Eskilstuna, att integreras med de nya funktionerna för den särskilda kollektivtrafiken. Servicecenter bedöms på dagsbasis ta emot ca 700-900 samtal såsom bokningar och kundsynpunkter. Från Servicecenter samordnas och leds trafiken och förare. Det är en komplex verksamhet med såväl planerat som oplanerat och minutopera- Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 19( 32)
tivt arbetssätt. Lyhördhet, informationsöverföring, överhöring och samspel mellan medarbetarna och i relation till kunder och förare är centralt för verksamhetens fungerande. Verksamheten drivs i realtid, om något fallerar blir det direkt störningar i transportsystemet och kunderna drabbas. För det fall Servicecenter hyses till fler platser minskar överblicken av såväl den inre verksamheten som trafiken. Även möjligheten till intern rörlighet minskar vid splittring av verksamheten. Ekonomiska konsekvenser En uppdelad verksamhet bedöms uppbära merkostnaden till 0,4-0,5 miljoner kronor i engångskostnad samt 1,9-2,9 miljoner årligen i drift jämfört med att utöka den redan etablerade och fungerande verksamheten i Eskilstuna. I kalkylerna ingår inte avvecklingskostnader eller minskade värden som arbetsgivare för det fall någon av verksamheterna i Eskilstuna eller Nyköping skulle komma i övervägande att flyttas. Möjlighet till lokalisering och kompetensförsörjning Tillgången till lokaler och kompetens bedöms som relativt god till mycket god i länets kommuner. Lokaler är som mest kostsamma i Eskilstuna och Nyköpings centrum och finns sedan att tillgå i länet i ekonomisk fallande skala. Tillgången till kompetens för att bemanna Servicecenter bedöms som högst i Eskilstuna. Bedömning Sammanfattningsvis kan konstateraras att det föreligger en praktisk och maximal effektivitet av att utveckla redan befintlig verksamhet. För att fortsätta fokusera myndighetens åtagande är det betydelsefullt att länet fortsätter agera gemensamt i ett regionalt perspektiv, såväl i ett storregionalt perspektiv tillsammans med övriga Mälardalen som i ett nationellt perspektiv. Det är härutöver även betydelsefullt att hålla en god, fungerande och kostnadseffektiv verksamhet med god möjlighet till kompetensförsörjning. Mot denna bakgrund föreslås att den rådande inriktningen för organisering vid myndigheten får fortsätta, och i vilken funktioner för kundtjänst och annan kommunikation i huvudsak riktas till Eskilstuna och kanslifunktioner i huvudsak riktas till säteskontoret i Nyköping. Information, trafikutveckling, kvalitetsuppföljning, personalfrågor och ekonomifrågor är till sin karaktär typer av uppdrag som kan behöva finnas på båda platserna, beroende av operativ eller taktisk/strategisk ansats. Som stöd för förslaget kan noteras; - styrgruppens bedömning i rapport Genomlysning av den regionala samhällsorganisationen i Sörmland, - nyttan av att finnas i länets båda större kommunhuvudorter, Box 591, 61110 NYKÖPING tfn 0155-24 50 00 Sida 20( 32)