IT-nämnden 2016-02-29 17 Plats och tid Kommunhuset, Röda rummet, Töreboda, måndagen den 29 februari 2016, klockan 8.30 8.45 Beslutande Övriga närvarande Johan Abrahamsson (M), ordförande, Mariestads kommun Bengt Sjöberg (M), vice ordförande, Töreboda kommun Carina Gullberg (S), Gullspångs kommun Marianne Kjellquist (S), ersättare, Mariestads kommun Johan Jakobsson (S), ersättare, Töreboda kommun Björn Thodenius (M), Gullspångs kommun, fr.o.m. 15 Tommy Sandberg, kommunchef, Töreboda kommun Mariana Frankén, kommunsekreterare, Töreboda kommun Bengt Sjöberg (M) Justeringens plats och tid Underskrifter Kommunhuset i Töreboda Sekreterare Mariana Frankén Paragrafer 13 17 Ordförande Johan Abrahamsson Bengt Sjöberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ IT-nämnden Sammanträdesdatum 2016-02-29 Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret, Töreboda Agnetha Andersson Datum då anslaget tas ned
IT-nämnden 2016-02-29 18 ITN 13 Justering IT-nämndens beslut Till att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Bengt Sjöberg (M).
IT-nämnden 2016-02-29 19 ITN 14 IT Dnr 2016/0006 Budgetuppföljning 2016 IT-nämndens beslut Ärendet tas upp till behandling vid nästa sammanträde. IT-nämnden uppdrar åt tf. IT-chefen att skicka ut budgetuppföljningen till ledamöter och ersättare för granskning. Sammanfattning av ärendet IT-nämnden beslutade den 15 februari 2016 att godkänna upprättat förslag till budget för nämnden 2016. Beslutsunderlag IT-nämndens protokoll den 15 januari 2016, 11 Expedieras till; Tf. IT-chef Sekreteraren
IT-nämnden 2016-02-29 20 ITN 15 Dnr IT 2015/0014 Avtal med VänerEnergi AB om nättjänster IT-nämndens beslut Mariestads kommun förlänger sitt avtal med VänerEnergi AB om nättjänster. Töreboda och Gullspångs kommuner direktupphandlar nättjänster. Sammanfattning av ärendet Nu gällande Avtal om Nättjänster undertecknades 2008-03-07 av Mariestads kommun och Mariestad Töreboda Energi AB (MTEAB). Detta avtal ersatte samtliga tidigare stads-nätsavtal och andra överenskommelser om nättjänster som tecknats mellan parterna före den 31 december 2007. Avtalet löper ut 2015-12- 31. Efter bindningstiden övergår avtalet till ett tillsvidareavtal med sex månaders ömsesidig uppsägningstid. Vid IT-nämndens sammanträde 2015-09-02 informerade Rolf Åkesson, VD för VänerEnergi AB, om förutsättningarna för ett nytt avtal om nättjänster. Nämnden gav t.f. IT-chefen i uppdrag att upprätta ett förslag till nytt avtal om nättjänster mellan MTG-IT och VänerEnergi AB. Avtalet skulle upprättas i samråd med kommuncheferna i Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner. Ett förslag till nytt avtal skulle presenteras vid IT-nämndens sammanträde 2015-11-13. Vid nämndens sammanträde 2015-11-13 lämnade t.f. IT-chefen en lägesrapport om pågående diskussioner med VänerEnergi AB avseende avtal om nättjänster. Ett förslag till nytt avtal skulle vara färdigställt under november månad. Föreslagen avtalslängd var fem plus två år. Vid nämndens sammanträde 2015-12-01 presenterade t.f. IT-chefen ett förslag till nytt avtal. IT-nämnden beslutade att fortsätta diskussionerna med VänerEnergi AB om ett nytt avtal om nättjänster. Befintligt avtal om nättjänster mellan Mariestads kommun och VänerEnergi AB förlängs därmed till och med 2016-06-30.
IT-nämnden 2016-02-29 21 forts. ITN 15 Kommunchefen i Töreboda samt t.f. IT-chefen informerade om ärendet på ITnämndens sammanträde den 25 januari 2016. IT-nämnden beslutade den 25 januari 2016 att ge kommunchefen i Töreboda i uppdrag att upprätta ett förslag till underlag för att upphandla nättjänster/corenät i Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner. Kommunchef Tommy Sandberg lämnar en redogörelse i ärendet. Beslutsunderlag T.f. IT-chef Stefan Rydbjers tjänsteskrivelse den 18 januari 2016, Information: Avtal med VänerEnergi AB om nättjänster, Förslag till nytt avtal med VänerEnergi AB om nättjänster. Förslag till beslut på sammanträdet Johan Abrahamsson (M): Mariestads kommun förlänger sitt avtal med VänerEnergi AB. Töreboda och Gullspångs kommuner direktupphandlar nättjänster. Expedieras till; Kommuncheferna i Mariestads, Töreboda och Gullspångs kommuner IT-chefen
IT-nämnden 2016-02-29 22 ITN 16 Dnr IT 2016/0005 Årsredovisning 2015 IT-nämndens beslut IT-nämnden godkänner förslaget till skrivning till årsredovisningen 2015 efter komplettering med uppgift om kostnaden för tidigare IT-chefs avgångsvederlag och redaktionella ändringar. Sammanfattning av ärendet T.f. IT-chef Stefan Rydbjer lämnar i skrivelse den 17 februari 2016 följande förslag till årsredovisning 2015 för IT-nämnden; Sammanfattning viktiga händelser IT-avdelningen har under 2015 gjort satsningar på den MTG-gemensamma lagringslösningen, med utökat lagringsutrymme och förbättrad prestanda som följd. Visst utbyte av hårdvaran till lösningen kvarstår dock innan den är anpassad till verksamheternas behov. Tillsammans med verksamheten har IT-avdelningen tagit fram ett koncept för en så kallad 1 till 1-lösning för grundskolan där eleven har en egen enhet, dels för datorer men även för andra enheter som surfplattor. Under 2015 har antalet surfplattor ökat från cirka 800 stycken till 2 000 stycken vilket samtidigt ställer krav på en standardiserad managering för att möta verksamheternas behov och arbetssätt med de nya enheterna. Som en följd av det här har även internetkapacitet för MTG utökats. IT-avdelningen har under våren infört en ny telefonilösning för IT-supporten med tillhörande kösystem för ett bättre bemötande samt effektivare hantering av kontakten med verksamheterna. Arbetet med att förbättra avdelningens interna rutiner och processer fortgår. Under 2015 har vissa personella förändringar skett på IT-avdelningen. ITchefen och två tekniker har sagt upp sina anställningar. Rekrytering av dessa tjänster har pågått under året och slutförs kvartal 1 2016.
IT-nämnden 2016-02-29 23 forts. ITN 16 Ekonomisk analys Resultatsammanställning (tkr) 2015 2014 Intäkter -19 680-17 459 Kostnader 22 113 18 244 Varav personalkostnader 11 439 10 607 Verksamheternas resultat 2 433 785 Budget 0 0 Avvikelse -2 433-785 IT-nämnden redovisar ett negativt resultat uppgående till 2 433 000 kronor. Resultatet har fördelats med 1 460 000 kronor till Mariestads kommun, 608 000 kronor till Törebodas kommun och 365 000 kronor till Gullspångs kommun. Underskottet beror dels på en utökning av den MTG-gemensamma ITplattformen på grund av verksamhetens förändrade behov samt ökade konsultkostnader. Under året har externa konsulter, i syfte att stödja förvaltningen, anlitats. De områden där konsultinsatser varit aktuella avser områdena intern verksamhetsutveckling avseende ledning, styrning. Vidare har stöd anlitats inom teknisk konsultation, systemutveckling, felsökning etcetera. MTG-gemensam IT-plattform omfattar kostnader för servrar, licenser, operativsystem, MTG-gemensamma system, infrastruktur mm. Under de senaste åren har verksamheternas behov av och efterfrågan på nya eller förbättrade tjänster samt stöd i verksamhetsutveckling ökat. Detta har medfört att den gemensamma IT-plattformen ökat i volym och omfattning. IT-avdelningen har inte kommunicerat behov av resursförstärkningar till gemensam IT-plattform till ITnämnden, för att klara av finansieringen av ovan beskrivna utveckling. Målstyrning Ett arbete har påbörjats där man ser över rutiner och arbetssätt för de gemensamma nämnderna. Ambitionen är en gemensam process för MTG kommunerna. Framtid Som ett led i vårt arbete med att vara en naturlig del i verksamheternas utveckling ska vi intensifiera verksamhetsdialogen. Möten ska bokas in med förvaltningschefer, enhetschefer samt övriga nyckelpersoner i verksamheten och på så sätt skapa/bibehålla ett bra samarbete samt förstärka förtroendet hos
IT-nämnden 2016-02-29 24 forts. ITN 16 verksamheterna. Därefter ska en kontinuerlig verksamhetsdialog skapas med de förvaltningar som IT-avdelningen inte redan startat upp det med. Arbetet med att skapa/uppdatera viktiga styrdokument som IT-nämndens samarbetsavtal och en IT-strategi för MTG kommunerna kommer att pågå under 2016. Den sedan tidigare beslutade nya fördelningsmodellen ska uppdateras samt en tjänstekatalog tas fram. Även satsningar på att ytterligare förbättra IT-supportfunktionen kommer att göras. Här kan nämnas aktiviteter som förbättring av befintliga och framtagande av nya processer samt framtagande av självservicefunktioner med mera. IT-avdelningen kommer att göra en satsning på den trådlösa infrastrukturen i syfte att öka prestanda, men även för att anpassa lösningen mot fler användargrupper och tillämpningar. Tillsammans med MTG-kommunerna kommer arbetet med framtagande av e- tjänster, framförallt riktade mot kommunernas medborgare att fortsätta. Beslutsunderlag IT-nämndens protokoll den 15 januari 2016, 12 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 17 februari 2016 Expedieras till; Kommunstyrelserna i MTG-kommunerna Ekonomikontoret
IT-nämnden 2016-02-29 25 ITN 17 IT Dnr 2016/0004 Rapport om utredningen om samarbete med Skövde IT om skolverksamheten i MTG-kommunerna Sammanfattning av ärendet Vid IT-nämndens sammanträde den 13 oktober 2015 diskuterades framtida organisation och verksamhet för MTG-IT. Nämnden gav kommunchefen i Töreboda i uppdrag att, i samverkan med kommuncheferna i Mariestad och Gullspång, lämna förslag till framtida driftsformer och fortsatt verksamhet inom MTG-IT. Nämnden gav även t.f. IT-chefen i uppdrag att, i samverkan med sektor utbildning i Mariestad, upprätta förslag till utvecklad support och service för ITverksamheten på Vadsbogymnasiet. T.f. IT-chefen lämnade en lägesrapport på IT-nämndens sammanträde den 13 november 2015. Nämnden gav t.f. IT-chefen samt kommunchefen i Töreboda i uppdrag att upprätta ett förslag till uppdrag för att utveckla samarbetet med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. Uppdraget innefattade även att upprätta ett kostnadsförslag för konsultstöd. Vid nämndens sammanträde den 1 december 2015 presenterade t.f. IT-chefen och kommunchefen i Töreboda ett förslag till uppdrag för att utveckla samarbetet med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. Nämnden beslutade genomföra en utredning om att koppla skolverksamheten (förskoleverksamheten, F-9 samt gymnasiet) inom Mariestad, Töreboda och Gullspång till IT-verksamheten i Skövde kommun i enlighet med upprättat förslag. Nämnden föreslog även respektive kommun att kostnaden ska fördelas i enlighet med normal fördelningsmodell. MTG Skaraborgs styrgrupp beslutade den 25 september 2015 att överlämna frågan om fortsatt samarbete i IT-frågor till IT-nämnden och att uppdra åt kommuncheferna att ta reda på hur andra kommuner arbetar med dessa frågor till IT-nämndens nästa sammanträde. IT-nämnden beslutade den 25 januari 2016 att genomföra ett extra sammanträde den 15 februari kl. 8.30 i kommunhuset i Töreboda för en redovisning av den genomförda utredningen om samarbete med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten.
IT-nämnden 2016-02-29 26 forts. ITN 17 Anders Ottensten och Christer Högne, Public Partner lämnade vid IT-nämndens sammanträde den 15 februari 2016 en rapport om utredningen om samarbete med Skövde kommun avseende IT inom skolverksamheten. De rekommenderar inte ett samarbete enligt det utredda alternativet utan föreslår istället ett samarbete om hela IT-verksamheten med Skövde kommun och deras kommunkunder Hjo och Tibro. IT-nämnden beslutade den 15 februari 2016 att lyfta frågan på MTG Skaraborgs styrgrupps sammanträde den 18 februari 2016. Kommunchef Tommy Sandberg lämnade en rapport om Public Partners utredning vid MTG Skaraborgs styrgrupps sammanträde den 18 februari 2016. Kommunchef Tommy Sandberg lämnar en rapport från MTG Skaraborgs styrgrupps sammanträde den 18 februari 2016. Beslutsunderlag Anteckningar från sammanträde med MTG Skaraborgs styrgrupp den 25 september 2015, punkt 3 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 3 oktober 2015 IT-nämndens protokoll den 13 oktober 2015, 52 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 5 november 2015 IT-nämndens protokoll den 13 november 2015, 63 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 26 november 2015 Kommunchefens och IT-chefens förslag till upplägg, kostnad och finansiering av utredning om att koppla skolan i MTG kommunerna till Skövde IT IT-nämndens protokoll den 1 december 2015, 70 T.f. IT-chefens tjänsteskrivelse den 18 januari 2016 IT-nämndens protokoll den 25 januari 2016, 6 IT-nämndens protokoll den 15 februari 2016, 10 Anteckningar från MTG Skaraborgs styrgrupps sammanträde den 18 februari 2016, punkt 3