Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2005/2006 Antagen vid styrelsemöte 26 maj 2005 Denna arbetsordning skall uppdateras varje år. Styrelsens ordförande är ansvarig för att så sker och att den uppdaterade arbetsordningen distribueras till övriga styrelsemedlemmar. Arbetsordningen distribueras också till förvaltare och valnämnd och läggs ut på hemsidan. Styrelsens ansvar Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens verksamhet. Detta gäller också i de fall olika ledamöter har olika arbetsuppgifter i styrelsen. Ordinarie styrelseledamöter bör så snart som möjligt genomgå Fastighetsägarnas halvdagskurs Styrelsens ansvar eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskaper. Styrelsen skall senast under september fastställa en underhållsplan för de närmaste åren. Styrelsens möten protokollförs. Protokollen är inte allmänt tillgängliga. En sammanfattning av protokollet ges ut i form av Safirenbladet som sätts upp i trapphusen senast en vecka efter sammanträdet.. Styrelsens ansvar regleras i flera lagar. De viktigaste är Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen bör känna till lagstiftningen. Styrelsens formella ansvar regleras också i föreningens stadgar. För styrelsen finns ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Detta gäller ordinarie ledamöter samt suppleant som ersatt ordinarie ledamot vid beslutstillfället. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet på årsstämman innebär det att medlemmarna avstår från att ställa skadeståndskrav. Styrelsen är kollektivt ansvarig för ekonomin i föreningen. Att föreningen uppdragit åt WST att sköta den ekonomiska förvaltningen fritar inte styrelsen från ansvar. Senast den 15 april skall styrelsen överlämna årsredovisningshandlingar bestående av resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse till föreningens revisor. Styrelsens långsiktiga målsättning är att månadsavgifterna skall sänkas. För att möjliggöra detta krävs en noggrann kostnadskontroll. Styrelsen skall arbeta för att kostnaderna kan hållas så låga som möjligt i förhållande till rimlig kvalitet. Styrelsen skall fastställa budget utifrån denna målsättning. Styrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete samt det arbete som utförs av fastighetsförvaltare inklusive ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel.
Styrelsens arbete Styrelsemöten hålls ungefär en gång per månad med uppehåll för sommaren, normalt måndag i jämn vecka. Kallelse med dagordning och underlag skall sändas ut per e-post senast fem dagar före mötesdagen. Inför beslutspunkter bör underlaget innefatta förslag till beslut. På konstituerande styrelsemöte väljer styrelsen ordförande samt fördelar ansvarsområden på övriga ledamöter. De fasta ansvarsområdena beskrivs nedan. Ansvar för ekonomi, teknik och medlemsfrågor fördelas mellan de ordinarie ledamöterna. För projekt kan tillfälliga arbetsgrupper bildas. Suppleanterna deltar i styrelsemötena. Suppleanter kan arbeta i permanenta eller tillfälliga arbetsgrupper. I arbetsgrupper kan också medlemmar som inte tillhör styrelsen ingå. Föreningens firma tecknas av två av ledamöterna tillsammans, vanligtvis ordföranden och den ekonomiskt ansvarige. Ordförande kan besluta om åtgärder upp till 10 000 kr. Åtgärder över detta belopp skall om de hastar behandlas av styrelsen via e-post och protokollföras i efterskott. Arbetsfördelning inom styrelsen Ordförande Lisbeth Rudemo Ordföranden är arbetsledare inom styrelsen och har det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs samt att stadgar och lagar efterlevs. Är kontakt med mäklare, myndigheter och på annat sätt föreningens ansikte utåt. Aktualiserar avtalen om fastighetsförvaltning senast i september. Justerar styrelsens protokoll tillsammans med ledamot som utsetts därtill samt lämnar synpunkter på Safirenbladet. Upprättar dagordning till styrelsemöte och distribuerar kallelse med dagordning. Besvarar de brev som kommer till föreningen om inte annat beslutas. Ordföranden godkänner tillsammans med sekreteraren nya medlemmar. Ombesörjer med hjälp av sekreteraren att medlemsregister hålls aktuellt och att WST och SLB har tillgång till aktuella uppgifter. Attesterar fakturor tillsammans med ekonomiansvarig eller driftansvarig. Delegerar dessa uppgifter på lämpligt sätt under semesteruppehåll. Ordföranden förvarar de handlingar som inte sköts av den ekonomiskt ansvarige samt har hand om nycklarna till fastigheten. Behörig att beställa nyckel till centrallås till kyrkoplan från Corells. Beställer dörrskyltar hos Kjellgrens maskingravyr. Sekreterare Hjalmar von Rüdiger Sekreteraren för protokoll vid styrelsemöten och skickar ut det till justering senast 10 dagar efter mötet. Justerat protokoll från före-
gående möte skall bifogas kallelse till nästa möte om det inte redan tidigare skickats ut. Sekreteraren sammanfattar besluten i Safirenbladet som skall anslås i båda trappuppgångarna senast en vecka efter styrelsemötet. Ser till att det alltid finns uppgifter om styrelse och förvaltare på anslagstavlorna. Gör fortlöpande en förteckning över alla avtal föreningen ingått med förvaltare, underentreprenörer, leverantörer av el, tele mm. och hyresgäster samt över besiktningar som skall göras. Denna förteckning är en bilaga till arbetsordningen. Sekreteraren godkänner tillsammans med ordföranden nya medlemmar och för upp dem i medlemsregistret. Sänder överlåtelsehandlingarna till WST samt förvarar själv en kopia. Meddelar fastighetsskötaren för byte av namnskylt. Sänder in aktuella uppgifter om föreningen till Bolagsverket efter föreningsstämman. Bistår vid distribution av årsmöteshandlingar. Ekonomiskt ansvarig Dan Sintorn Den ekonomiskt ansvarige gör ett förslag till budget för året samt följer kontinuerligt föreningens ekonomi i förhållande till budget. Gör delårsredovisningar i styrelsen två gånger per år. Är kontaktperson med Handelsbanken, bevakar föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. Ansvarar för aktuell förteckning över föreningens lån. Bevakar att revision sker i vederbörlig tid, senast en månad före föreningsstämman. Attesterar fakturor tillsammans med ordföranden och är föreningens kontaktperson med WST i ekonomiska ärenden (WST vill endast ha kontakt med en person.) Kontrollerar att fakturor från fastighetsförvaltare, WST och SLB är i överensstämmelse med ingångna avtal. Granskar tillsammans med teknisk ansvarig fakturor som avser större reparationer. Kontrollerar att hyror och månadsavgifter betalas i tid. Ansvarar för föreningens handlingar rörande ekonomi. Tekniskt ansvarig Carl-Johan Callin Den tekniskt ansvarige skall ge styrelsen en så god bild som möjligt avseende fastighetens tekniska standard. Ansvarar för att det finns en underhållsplan och att denna uppdateras varje år. Föreslår att förvaltaren deltar i styrelsemöten när detta är påkallat med hänsyn till aktuella ärenden. Dokumenterar löpande vidtagna åtgärder såsom stambyten och andra större reparationer i historik som läggs på hemsidan. Deltar i eventuella besiktningar och är kontaktperson med förvaltare och firmor i samband med renoveringsarbeten. Gör offertförfrågningar vid större arbeten och lämnar förslag till styrelsen. Kontrollerar att arbetet utförts enligt avtal och attesterar fakturor. Ansvarig för användning av fastighetens allmänna utrymmen m.m. Lilian Bäckman Med allmänna utrymmen avses källar- och vindsförråd, cykelkällare, tvättstugor, piskbalkonger, takterrass och innergård samt hyrda lokaler. Den ansvarige
föreslår underhåll av dessa utrymmen samt föreslår åtgärder ifall gällande ordningsregler inte följs. Ansvarar för nycklar och kontrakt till takterrassen samt att depositaonsavgifterna sätts in på särskilt konto. Ombesörjer att cykelkällare regelbundet blir rensade på cyklar som ingen ansvarar för. Leder gårdsgrupp. Tar initiativ till städdagar. Larmar vid behov klottersanerare. Ansvarar för uthyrning av extra förråd. Håller kontakt med de firmor som hyr lokaler och förser dem med nödvändig information vid byte av styrelse mm. Bevakar förnyelse av kontrakt i styrelsen. Ansvarar för uppdatering och vidareutveckling av föreningens hemsida och för att inkommande e-post tas om hand. Tömmer Safirens brevlåda. Suppleanter Eva Aronowitsch är kontaktperson på Kaplansbacken och hälsar nya medlemmar välkomna. Ingår i arbetsgrupper. Richard Erhardt är kontaktperson på kyrkoplan och hälsar nya medlemmar välkomna. Ingår i arbetsgrupper. Svante Hagblom deltar i arbetet med avtalsfrågor m.m. ingår i arbetsgrupp för telefoni, tv, bredband. Arbetsgrupper 2005-2006 Hemsida: Lilian Bäckman och Martin Agfors Telefoni, bredband, tv: Anders Furuhed ansvarar tillsammans med Svante Hagblom och Martin Agfors för frågor som rör telefoni, bredband och tv. Bevakar avtalet med Kabel-TV och föreslår ny upphandling. Gårdsgrupp: Lilian Bäckman, Martin Agfors, Agneta Gibson, Ulla Eldh, Allan Lundgren, Sara Malmberg, Lisbeth Rudemo, Ingrid von Rüdiger. Förvaltning Ronny Eghult, QL, är föreningens fastighetsförvaltare och arbetar på konsultbas. Fakturerar per timma. Deltar i styrelsemöten, när ärendena så fordrar. Ronny Eghult förvarar fastighetens ritningar och är också behörig att beställa nyckel till centrallås. Kontrakt utlöper 31 december 2005. SLB sköter fastighetsskötsel enligt avtal. Avtal löper ut 31 december 2005. WST sköter ekonomisk förvaltning enligt avtal. Avtal löper ut 31 december 2005. Föreningen är medlem i Fastighetsägarna, som har rådfrågning per telefon i juridiska och tekniska frågor. Föreningens bank är Handelsbanken vid Kungsholms torg. Övriga avtal förtecknas i bilaga till denna arbetsordning.
Valberedning Yvonne Wendel, sammankallande (Kaplansbacken) Ulla Eldh (Kyrkoplan) Allan Lundgren (Kyrkoplan) Anders Gibson (Kaplansbacken) Valberedningen lämnar förslag till styrelse. Förslaget bör bifogas kallelsen till årsstämman. Medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet uppmanas att ta kontakt med valberedningen. 050526