Vägledning för e-hälsa i kommunen

Vägledning för e-hälsa i kommunen Annika Mortensen 2014-12-12

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Läsanvisning... 3 1.3 Syfte... 3 1.4 Beskrivning av e-hälsa... 4 2 Behov av organisation och övergripande styrning... 5 3 Faktorer att förhålla sig till... 6 3.1 Juridik... 7 3.2 Informationssäkerhet... 7 3.3 Förändringsarbete... 8 3.4 Budgetprocess och verksamhetsplanering... 8 3.5 Affärsmodell för e-hälsa... 8 3.6 Förvaltningsplanering... 8 4 Ta fram strategisk plan för e-hälsa... 9 4.1 Analysera... 9 4.2 Utforma... 10 5 Realisera strategi och följa upp... 13 5.1 Genomföra och utvärdera... 13 Vägledning för e-hälsa i kommunen 1(15)

Sammanfattning På uppdrag av IT-forums styrgrupp för e-hälsa har Vägledning för e-hälsa i kommunen tagits fram. Tanken är att vägledningen ska ge ett handfast stöd i arbetet med att utveckla en socialtjänst som ska tillvarata digitaliseringens möjligheter. Vägledning för e-hälsa i kommunen beskriver steg-för-steg hur kommunen kan gå tillväga för att ta fram och implementera en strategisk plan för e-hälsa. e-hälsa är en relativt ny företeelse och ett komplext område som består av både regionala och nationella tjänster där utvecklingen sker i snabb takt. Nya användningsområden, applikationer och tjänster tas hela tiden fram och dessutom byggs IKT (Informations- och kommunikationsteknik) in i allt fler produkter, t ex trygghetslarm och apparatur för egenkontroll. Strategisk planering och förvaltning av området e-hälsa ställer nya krav på kommunen. För att lyckas skapa ett effektivt arbetssätt och utveckling inom området e-hälsa bör det finnas: en förankring, delaktighet och förståelse hos alla berörda parter; politisk-, kommunledning- tjänstemanna- och förvaltningsledningsnivå samt medarbetare en tydlig och förankrad organisation för ledning och styrning en tydlig och förankrad styrmodell, med väl beskrivna roller och ansvarsfördelning en organisation som är bemannad tvärfunktionellt då e-hälsa berör olika verksamhetsområden och funktioner etablerade former för samarbete; inom kommunens verksamheter, regionalt och nationellt förståelse i ledningen för att arbetet kommer leda till verksamhetsutveckling och att resurser behövs för förändringsarbete Vägledning för e-hälsa i kommunen 2(15)

1 Inledning 1.1 Bakgrund IT-forums styrgrupp för e-hälsa har beställt en vägledning som ska tillvaratar digitaliseringens möjligheter och ge ett handfast stöd i arbetet med att utveckla socialtjänsten till en verksamhet som nyttjar tekniken till att ge service och skapa möjlighet till delaktighet för invånarna. Utvecklingen behöver ta hänsyn till juridik, etik, ekonomi, säkerhet och förvaltningsbarhet (IT-forum verksamhetsplan 2014). 1.2 Läsanvisning Vägledning för e-hälsa i kommunen är indelad i fem kapitel. Kapitel ett innehåller bakgrund, syfte och ger en kort beskrivning av e-hälsoområdet. De följande fyra kapitlen ger läsaren en steg-för-steg handledning i arbetet med att etablera strategisk planering för e-hälsa. I kapitel två beskrivs hur kommunen behöver organisera sig och de styrmekanismer som kan behövas för att skapa ett effektivt arbetssätt. I kapitel tre redogörs för de faktorer som kommunen behöver ta hänsyn till i detta arbete. I kapitel fyra beskrivs hur planeringen går till, från nulägesanalys till att utforma en strategisk plan. Slutligen i kapitel fem redogörs för hur strategierna realiseras och den styrning som krävs, samt hur utvärdering av måluppfyllnad mm sker. Målgrupp Vägledning för e-hälsa i kommunen riktar sig till dem inom kommunen som kan behöva beakta e-hälsoområden på strategisk- och/eller ledningsnivå, t ex chefer och ledningsgrupper inom kommunen. 1.3 Syfte Vägledning för e-hälsa i kommunen syftar till ge kommunen ett stöd i arbetet med att införa strategisk styrning av e-hälsoområdet. Kommunen har sannolikt en egen metod för detta, eventuellt kan den behöva anpassas för att införa strategisk styrning av e-hälsa. Vägledning för e-hälsa i kommunen används på strategisk nivå som ett styrande dokument, som komplement finns vägledningar på operativ nivå (projekt- och uppdragsnivå). Vägledning för e-hälsa i kommunen 3(15)

Arbetet med att ta fram och genomföra en strategisk plan består av två faser: Planera och Styra. Processen är iterativ, vilket innebär att planen behöver justeras och återgå till planering om det inträffar händelser som påverkar den fastställda planen, t ex nya initiativ (behov, krav) eller större avvikelser. Den strategiska planen bör även revideras regelbundet för att anpassa målen till förändringar i omgivningen. Under Planera-fasen utarbetas och fastställs den strategiska planen för e- hälsa. Styra-fasen syftar till säkerställa måluppfyllnad. 1.4 Beskrivning av e-hälsa Följande beskrivning av e-hälsa finns att läsa på SKLs hemsida e-hälsa är ett samlingsnamn på insatser, verktyg och processer som syftar till att rätt person ska ha rätt information vid rätt tillfälle och skapa nytta för invånare, personal och beslutsfattare. Området e-hälsa bör ses ur ett sammanhållet individ- och livshändelseperspektiv. Individens behov följer inte myndighet eller organisatoriska gränser utan skär tvärs igenom. Det är angeläget att samordna arbetet med alla aktörer (på nationell, regional och lokal nivå). Exempel: när en person pga. ålder eller sjukdom inte längre klara sig själv ska många kontakter tas med flera olika huvudmän. Genom att kommun och landsting samordnar sin digitala service, ansöka om bistånd, beställa tid hos läkare osv, skapas bra överblick över samtliga pågående kontakter/ärenden. Exempel på funktioner och tjänster inom e-hälsoområdet är: Vård och omsorgssystem/journalsystem/verksamhetssystem Mobila lösningar Vårdplanering via videoteknik Interaktiva e-tjänster: 1177 Vårdguiden, UMO.se, ansökningar, självskattningar Socialrådgivning på nätet Kvalitetsregister Nationell informationsstruktur och Nationellt fackspråk Vaccinationsregister Vägledning för e-hälsa i kommunen 4(15)

Digitala tjänster i hemmet: trygghetslarm, påminnelselarm, tillsyn och kommunikation HälsaFörMig * Nationellt ordinationsverktyg Pascal och Nationell patientöversikt (NPÖ) 2 Behov av organisation och övergripande styrning Genomföra och etablera en e-hälsostrategi bör betraktas som verksamhetsutveckling. För att skapa effektiv styrning och uppnå största nytta bör det vara verksamheten som ansvarar och driver arbetet. e-hälsa berör olika verksamhetsområden och funktioner så det är viktigt att bemanna organisationen för styrning och ledning tvärfunktionellt. Kommunen har sannolikt en styrmodell och ordinarie organisation för ledning, eventuellt behöver anpassningar för e-hälsoområdet göras. Nedan beskrivs förslag på modell för styrning och ledning. Strategisk nivå - beslutande På denna nivå fattas beslut baserat på den beredande gruppens rekommendationer. Sammansättningen av denna styrgrupp bör vara tvärfunktionellt, t ex förvaltningschef/-er, IT-chef/-er och säkerhetschef. Taktisk nivå beredande Består av en arbetsgrupp som ansvarar för att planera och genomföra e-hälsostrategin på övergripande nivå och följa upp resultat. Arbetsgruppen * HälsaFörMig är ett personligt hälsokonto som ska erbjudas den enskilde för att kunna överblicka och lagra sin egen hälsoinformation. Projektet drivs av e-hälsomyndigheten på uppdrag av Socialdepartementet (https://projektet.halsaformig.se/) Vägledning för e-hälsa i kommunen 5(15)

leds av e-hälsosamordnare, bemannas med företrädare från ledning, verksamhet, IT, säkerhet, kommunikatör eller likande funktion. Operativ nivå - produktion Bemanning avgörs vid uppstart av respektive projekt eller uppdrag och kan förändras över tid. Projekten rapporterar kontinuerligt status till ledningsgruppen på strategisk nivå. 3 Faktorer att förhålla sig till Det finns vissa givna förhållanden och faktorer som måste följas och som påverkar utformandet och genomförandet av den strategiska planen för e- hälsa. Som informationsägare har kommunen ett informationssäkerhetsansvar, vilket innebär ett ansvar över att informationen endast utbyts med andra aktörer i enlighet med gällande lagar och regelverk. Kommunen har sannolikt ett flertal policys, regelverk och rutiner som ska säkerställa att lagar följs. Dessa behöver man ta hänsyn till vid etablering av e-hälsa, eventuellt behöver anpassningar göras. Vägledning för e-hälsa i kommunen 6(15)

3.1 Juridik Det är viktigt att beakta det juridiska perspektivet tidigt i processen, eftersom regler och lagrum kan styra och begränsa tänkt genomförande. Framförallt är de följande regler och lagrum som man behöver ta hänsyn till: Offentlighets och sekretesslagen (OSL) Personuppgiftslagen (PUL) Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (SoLPuL) Många upplever att de är svårt att veta vad som är lagligt. Utredningen Rätt information på rätt plats i rätt tid har tagit fram ett förtydligande och en vägledning för att skapa förståelse över vad som är tillåtet inom dagens lagstiftning, http://www.sou.gov.se/sb/d/18347 se presentationen Frågor och Svar. 3.2 Informationssäkerhet För att kunna leva upp till gällande lagstiftning och föreskrifter, samt för att kunna värna den personliga integriteten måste rätt nivå på informationssäkerhet säkerställas. Kommunens policy och ledningssystem för informationssäkerhet ska/bör beaktas, eventuellt behöver anpassningar göras för e-hälsoområdet. Genom att säkerställa rätt nivå på informationssäkerhet skapas möjlighet till att upprätthålla önskad nivå av sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Vid elektroniskt informationsutbyte förutsätts att varje organisation tar ansvar för sin del och att berörda aktörer tillgodoser krav på säkerhetsnivåer. Följande aktiviteter bör/ska göras för e-hälsoområdet: Informationsklassificering, risk- och sårbarhetsanalyser bör/ska genomföras för att säkerställa att rätt nivå på skydds- och säkerhetsåtgärder tillämpas Ta fram regelverk och rutiner för åtkomstkontroll Ta fram regelverk och rutiner för logghantering och spårbarhet Verksamheten behöver ta fram och/eller anpassa sina rutiner för de nya tjänsterna Det finns behov av ökad kunskap om de lagar och föreskrifter som gäller för informationssäkerhet och informationshantering. Ledning och verksamhet behöver känna till och förstå: - vilka risker som användning av modern teknik kan innebära - vilket ansvar man har Vägledning för e-hälsa i kommunen 7(15)

Som ett stöd i arbetet med informationssäkerhet och informationshantering i en starkt digitaliserad tillvaro har IT-forum tagit fram principer för samverkan som beskrivs i dokumentet De 16 principerna för samverkan II (IT-forum 2012-11-23). Principerna för samverkan tar fasta på informationens rörlighet och har som yttersta mål att i varje tillfälle värna om den personliga integriteten. 3.3 Förändringsarbete Implementation av en e-hälsostrategi bör betraktas som verksamhetsutveckling vilket medför ett omfattande förändringsarbete. Detta ställer krav på förändringsledning och verksamhetens förmåga att bemöta förändringar. Framgångsfaktorer för att lyckas med ett varaktigt förändringsarbete är en ledning som är kunnig, informerad och engagerad. 3.4 Budgetprocess och verksamhetsplanering Kommunens budget- och verksamhetsplaneringsprocess innehåller oftast en långsiktig och en mer kortsiktig planering. Arbetet inom e-hälsoområdet bör precis som alla andra projekt hanteras i ordinarie budgetarbete. Samordning bör ske med den funktion som ansvarar för e-hälsoområdet vad gäller prioriteringar etc. 3.5 Affärsmodell för e-hälsa Samverkan inom området e-hälsa mellan olika organisatoriska enheter i kommunen och privata aktörer kan öka komplexiteten att ta fram finansieringsformer. En affärsmodell för e-hälsa bör finnas eller tas fram. I denna definieras sådant som hur kravställande på privata parter ska skötas samt hur ansvar ska fördelas och uppföljning göras. 3.6 Förvaltningsplanering En övergripande förvaltningsplanering av kommunens hela e-hälsoområde med tydligt definierade roller, ansvar och modell för leverantörsstyrning. Finns möjligheter till samarbete med andra kommuner i regionen för att minska kostnader eller öka tillgänglighet? Vägledning för e-hälsa i kommunen 8(15)

4 Ta fram strategisk plan för e-hälsa Under Planera-fasen utarbetas och fastställs den strategiska planen för e-hälsa. Planera-fasen består av två delar Analysera och Utforma. Här kartläggs och analyseras kommunens nuläge, behov, krav, möjligheter och trender. Nyttor värderas och kostnader beräknas utifrån generella antaganden och e-hälsoområdet som helhet. 4.1 Analysera I denna del görs en grundläggande analys av kommunens status. Här skapas förutsättningar för att starta arbetet och anger ramarna för hur e-hälsostrategin kommer utformas. Nytta, inriktning och omfattning baseras på de analyser och kostnadsberäkningar som görs här. 4.1.1 Aktiviteter Nulägesanalys Vilka är våra förutsättningar? Vad gör kommunen redan och vad är planerat? Kommunenens status i redovisningen e-blomlådan kan ge information och vara underlag för diskussion. Juridiska förutsättningar och krav på informationssäkerhet. Tekniska riktlinjer. I vilken omfattning driver man ett organiserat arbete? Vad är beslutat, är det budgeterat och förvaltas det? Vision eller övergripande kommunprogram, e-strategier etc. Vad efterfrågar våra invånare? Kartläggning av alla inblandade aktörer i kommunen och beskrivning av vem som ansvarar för vad. Styrkor och svagheter, möjligheter och hot (SWOT-analys) Vilka förutsättningar har kommunen för att utbyta information med andra kommuner, vårdgivare och myndigheter? Görs det på ett säkert och rationellt sätt? Vilka samarbetsformer finns inom kommunen och regionalt? Vilka nationella samarbetsformer finns, t ex SKL och Inera? Omvärldsanalys Vad finns för tjänster, hur används de och vilka är till nytta för oss? Vilka nationella tjänster finns eller är på gång? Vägledning för e-hälsa i kommunen 9(15)

Teknikutveckling, trender, samhällsutveckling (ekonomi, politik, lagar). Inriktning och omfattning Intressentanalys Behovsanalys (exempelvis en GAP-analys) Analys utifrån livshändelseperspektiv och processer Nyttokalkyl (exempelvis en PENG-analys) Prioritering, vilka insatser är vi tvingade att genomföra, vilka är valbara? Beakta kommungemensamma lösningar Beskriv strategiska val kring andra aktörer än kommunen Beakta juridiska möjligheter och begränsningar Beakta informationssäkerhet Finansiering och kostnader Till vilket pris? Vilken budget finns för e-hälsoarbetet att arbeta med? Kan man frigöra medel för utveckling? Finansieringsmodell, hur fördelas kostnader och intäkter mellan olika parter? Undersök möjlighet att ansöka om stimulansmedel, bidrag etc. Hänsyn till upphandlingsregler? 4.1.2 Resultat Ett beslutsunderlag som redovisar status i kommunen, ger förslag på fortsatt arbete, samt beskriver resursbehov och ett underlag till budget. Underlaget ska fastställas innan nästa steg. 4.2 Utforma Här färdigställs den strategiska planen för e-hälsa, vad som ska uppnås och hur detta ska realiseras. Viktigt att skapa en plattform för strategiskt arbete inom e-hälsa och möjliggöra för övergripande styrning över tid. Var speciellt uppmärksam på vilka olika samarbetsformer som finns, inom kommunen, regionen, med privata utförare och nationellt. Hur och vem ansvarar för de ingående delarna i planen? En framgångsfaktor för att lyckas med att ta fram, förankra och skapa förståelse för strategierna är att involvera medarbetare med kunskap från flera olika områden och verksamheter. Rekommendationen är att bemanna tvärfunktionellt på alla nivåer och nyttja referensgrupper; t ex MAS, jurist eller andra stödfunktioner. Vägledning för e-hälsa i kommunen 10(15)

En viktig del i förankringsarbetet är att informera och kommunicera både internt och extern. 4.2.1 Aktiviteter Formulera mål Prioritera och bryt ner övergripande mål till kort- och långsiktiga mål. Vad ger störst nytta till minst insats? Vad är lågt hängande frukt? Tydliggör ansvarsfördelning och principer för styrning Organisation, ansvar och principer för övergripande styrning är centrala delar som behöver tas fram och beskrivas i planen. Ta fram organisation för styrning och ledning. Skapa en tydlig ansvarsfördelning; definiera och beskriv roller, ansvar och beslutsmandat. Ansvarig för: - den strategiska planen och dess framtagande - samordning, koordinering, prioritering och styrning - uppföljning (realisering av nytta) - förändringsledning och arbete Ta fram rutiner för när och hur planering och uppföljning av planen ska ske. Planering med längre perspektiv, t ex vart 3:e år, och årlig revidering av planen. Principer för hur kvalitet och måluppfyllnad ska mätas. Arbetsformer Former för ändringshantering, kvalitetssäkring, informationsspridning etc. Hur ska rapporteringen från projekt ske? Hur ofta? Ta fram en kommunikationsplan. Samarbetsformer Beakta och ta hänsyn till de samarbetsformer som finns inom kommunen och regionalt. Delar av arbetet berör andra delar av kommunens verksamheter och flera e-hälsofrågor drivs regionalt. Beakta och ta hänsyn till nationella samarbetsformer, t ex SKL och Inera. Beakta och ta hänsyn till samarbetsformer lokalt med privata aktörer och kommunala bolag. Förändringsbehov Beakta och ta hänsyn till om strategierna kommer driva fram förändring i verksamheten, processer eller organisation? Behov av resurser och kompetens om förändringsledning. Vägledning för e-hälsa i kommunen 11(15)

Aktiviteter Detaljerade handlingsplaner och strategier för att nå mål tas fram och beskrivs av ansvariga på operativnivå (i projekt och uppdrag). Ta fram en övergripande handlingsplan för de prioriterade områdena. Fördelning av budget per projekt? Finns det samband mellan aktiviteter (projekt)? Förvaltning och leverantörsstyrning Kommunen har sannolikt en förvaltningsmodell och förvaltning av e-hälsa behöver passas in där. Ansvar för överlämning till förvaltning har respektive projekt, på denna nivå beaktas förvaltning av området e-hälsa i sin helhet. Behöver anpassningar göras för förvaltningsobjektet e-hälsa: - nya system, nya funktioner, nya tjänster etc. Finansiering. Beakta samförvaltning, kan ge vinster för hela kommunen. Ansvar och metod för kontakt med, uppföljning av, samt eskalering till leverantör. 4.2.2 Resultat Arbetet ska resultera i en övergripande strategisk plan för e-hälsa, budgetunderlag för ingående projekt och/eller uppdrag samt förvaltning. Den strategiska planen för e-hälsa bör innehålla: bakgrund, mål och prioriteringar, organisation, arbets- och samarbetsformer, aktiviteter (övergripande handlingsplan), budget och förvaltning. Planen ska fastställas innan nästa fas. Vägledning för e-hälsa i kommunen 12(15)

5 Realisera strategi och följa upp Under Styra-fasen säkerställs måluppfyllnad, att genomföra och utvärdera planen är aktiviteter som pågår kontinuerligt och parallellt under längre tid. Arbetet med att realisera uppsatta mål bedrivs vanligtvis i form av flera projekt och/eller uppdrag. Övergripande styrning och koordinering av projekten är viktiga aktiviteter under denna fas. 5.1 Genomföra och utvärdera När den strategiska planen för e-hälsa är fastställd inleds arbetet med att genomföra strategierna. Projekt och uppdrag startas enligt plan. Genomförandet sträcker sig över en längre tidsperiod och att nå uppsatta mål kan ta lång tid. Planen behöver därför fortsatt uppföljning, återkoppling och regelbunden revideringen under resans gång. Aktiv övergripande styrning och koordinering av aktiviteter (projekt och uppdrag) under hela tidsperioden krävs. Denna fas utvecklar och driver fram förändringar i verksamhetens processer, som i sin tur kommer behöva resurser och kompetens om förändringsledning. 5.1.1 Aktiviteter Styra och revidera Målstyrning: planera, följa upp och återkoppla. Verifiera och eventuellt vidta åtgärder så att aktiviteter följer planen och når uppsatta mål. Hantera oförutsett, ändringshantering. Resurser kan behövas både i form av personal och finansiering. Följa upp förändring i verksamhetsprocesser och eventuellt vidta åtgärder. Omvärldsbevakning och se till att samarbeten och krav uppfylls. Regelmässig revidering av planen för att anpassa mål och omgivning. Utvärdera, beskriva förbättringsområden, gjorda erfarenheter och lärdomar. Vägledning för e-hälsa i kommunen 13(15)

Information, kommunikation och utbildning Informera både internt och externt om pågående och planerade aktiviteter och dess nyttor. Initiera dialog kring kvalitetssäkring och förbättringar med övriga kommuner i länet. Dialog med privata aktörer så att de är medvetna om vad som händer, kommande förändringar och krav. Kontinuerlig utbildning av ledning och verksamhet. Vägledning för e-hälsa i kommunen 14(15)

Kommunförbundet Stockholms Län Box 38145, 100 64 Stockholm Södermalmsallén 36 Tel: 08-615 94 00 Fax: 08-615 94 94 Vägledning för e-hälsa E-post: i kommunen info@ksl.se www.ksl.se 15(15)