Sida 1 (6) Dnr CK2010-0480, UFV 2010/1745 SAMARBETSAVTAL avseende produktdatabasen Kemia mellan Folktandvården Västmanland AB Högskolan i Dalarna Landstinget i Uppsala län Landstinget Västmanland Statens Veterinärmedicinska Anstalt Sveriges Lantbruksuniversitet Uppsala Universitet
Sida 2 (6) Bakgrund I Arbetarskyddsstyrelsens författning, AFS 1985:17, om farliga ämnen kom krav på att innehav av kemikalier och kemiska produkter skall förtecknas på ett systematiskt sätt. Dessa krav återfinns numera i Arbetsmiljöverkets föreskrift, AFS 2000:4, Kemiska arbetsmiljörisker samt i Miljöbalkens 26 kap 19 och förordning (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll. Vid ett antal av Uppsalas myndigheter med likartad verksamhet har arbetsmiljö- och miljöhandläggare med flera bildat ett nätverk för utbyte av erfarenheter och då främst inom laboratorieverksamhet och avfallshantering. Inom nätverket fördes diskussioner om olika kemikaliehanteringssystem för upprättande av kemikalieförteckningar. Landstinget i Uppsala län har utvecklat och äger produktdatabasen Kemia. Med stöd av produktdatabasen har förteckningar upprättats över landstingets innehav av kemikalier och kemiska produkter enligt lagkraven. Övriga myndigheter ansåg att Kemia motsvarade de krav som finns på ett användarvänligt och bra kemikaliehanteringssystem. Landstinget i Uppsala län inbjöd andra myndigheter till ett samarbete, vilket innebar att myndigheter i Uppsala gavs möjlighet att få tillgång till Kemia för upprättande av kemikalieförteckningar. Samarbete inleddes mellan landstinget i Uppsala län, Uppsala Universitet, Statens Veterinärmedicinska Anstalt, Sveriges Lantbruksuniversitet och Sveriges Geologiska Undersökning. Ett förberedande samarbetsavtal slöts mellan myndigheterna 2003-12-01. I och med att samarbetsparterna under 2009 tecknade ett samarbetsavtal upphörde det förberedande avtalet att gälla. Avtalet gav samarbetsparterna tillträde till Kemia och reglerade fördelningen av de kostnader som uppstår i samband med utvecklingen och drift av Kemia. År 2005 hade alla parter börjat använda Kemia för upprättande av kemikalieförteckningar. Samarbetet mellan parterna har intensifierats, vilket också har lett till en bra utveckling av Kemia. Landstinget Västmanland kom med som ny part i samarbetet under 2009. Högskolan i Dalarna och Folktandvården Västmanland AB kommer att ingå i samarbetet, då nedanstående samarbetsavtal har undertecknats. Sveriges Geologiska Undersökning har i och med detta samarbetsavtals tecknande valt att gå ur samarbetet. I syfte att reglera det fortsatta samarbetet skall enligt tidigare beslut ett huvudavtal upprättas.
Sida 3 (6) SAMARBETSAVTAL 1. Parter Följande avtal sluts mellan Högskolan i Dalarna (202100-2908), nedan kallad HDa Folktandvården Västmanland AB (556766-5574), nedan kallad FTV Landstinget i Uppsala län (232100-0024), nedan kallad LUL Landstinget Västmanland (232100-0172), nedan kallad LTV Statens Veterinärmedicinska Anstalt (202100-1868), nedan kallad SVA Sveriges Lantbruksuniversitet (202100-2817), nedan kallad SLU och Uppsala universitet (202100-2932), nedan kallad UU 2. Nyckeltal Ansvaret för de i punkterna 4 och 5 nämnda kostnaderna skall fördelas mellan parterna i enlighet med de överenskomna nyckeltalen. Nyckeltalen har beräknats utifrån den lokalyta som respektive myndighet har för laboratorieverksamhet där hantering av kemikalier förekommer. Vid fastställande av nyckeltalen är 5% det minsta nyckeltalet oberoende av vilken lokalyta parten har. Nyckeltalen är HDa 5% FTV 5% LUL 18 % LTV 7 % SVA 5 % SLU 24 % UU 36 % Nyckeltalen skall omregleras vid parts uppsägning eller vid tillkommande part. 3. Kemias administration Parterna tillsätter två arbetsgrupper för att driva och utveckla Kemia; en styrgrupp och en administratörsgrupp. Respektive part utser representanter till grupperna. Styrgrupp: En person per organisation utses till styrgruppen som har minst 2 möten/år. Styrgruppen ansvarar för att hantera den övergripande inriktningen av arbete, ekonomi, avtal, utveckling och strategi. Alla parter har en röst och alla beslut fattas i konsensus. Minnesanteckningar föres. En part kan om så önskas beställa egna funktioner i databasen och utvecklingskostnaden betalas helt av parten. I det fall en annan part börjar använda funktionen får berörda parter göra en överenskommelse om kostnadsfördelning. Administratörsgrupp: Samtliga administratörer skall ges möjlighet att deltaga i administratörsgruppens möten som ska äga rum minst 4 gånger per år. Minnesanteckningar föres. Administratörsgruppen ansvarar för att hantera de löpande praktiska användarfrågorna, prioriterar och listar önskvärd utveckling, skapar gemensamma regler och rutiner för grunddata i databasen samt manual för användare. Administratörsgruppen har ansvar för uppdateringar utifrån relevant lagstiftning samt ansvarar för kvalitetssäkring av databasens innehåll.
Sida 4 (6) 4. LUL:s åtaganden 4.1 Tekniskt stöd och underhåll Överenskommelse avseende tekniskt stöd och underhåll av Kemia har slutits mellan Miljöoch kemienheten och Medicinsk informatik och teknik (MIT) inom LUL enligt bilaga 1. Överenskommelsen omförhandlas årligen. 5. UU:s åtaganden 5.1 Förvaltning av Kemia Överenskommelse avseende förvaltning och utveckling av Kemia har slutits vid Uppsala universitet mellan Byggnadsavdelningen och Avdelningen för IT och inköp enligt bilaga 2. 6. Fakturering 6.1 LUL:s fakturering LUL, Miljö- och kemienheten skall vara den part som faktureras i förhållande till utifrån kommande fakturor enligt punkt 4.1 (Tekniskt stöd och underhåll). LUL skall därefter i sin tur fakturera de i avtalet ingående parterna efter nyckeltalsfördelningen. LUL debiterar parterna halvårsvis för årets kostnader. Med utifrån kommande fakturor avses sådana fakturor som styrgruppen godkänt som en gemensam kostnad för tekniskt stöd och underhåll av Kemia. 6.2 UU:s fakturering UU, Byggnadsavdelningen skall vara den part som faktureras i förhållande till utifrån kommande fakturor enligt punkt 5.1 (Förvaltning av Kemia). UU ska därefter i sin tur fakturera de i avtalet ingående parterna efter nyckeltalsfördelningen. UU debiterar parterna varje månad för utvecklingskostnader. Med utifrån kommande fakturor avses sådana fakturor som styrgruppen godkänt som en gemensam kostnad för förvaltning och vidareutveckling av Kemia. 6.3 Betalningsöverenskommelse Vid LUL:s och UU:s fakturering till de övriga parterna gäller 30 dagars betalningstid. 7. Samarbetsparternas åtaganden 7.1 Tekniskt stöd och underhåll Överenskomna kostnader för tekniskt stöd och underhåll för nästkommande år skall av LUL redovisas för parterna senast den 30 september varje år. Alla kostnader för tekniskt stöd och underhåll fördelas enligt överenskomna nyckeltal mellan parterna. 7.2 Förvaltning och utveckling Styrgruppen tar fram förslag och beslutar om utvecklingskostnader för nästkommande års budget senast den 30 september varje år. Denna budget ska godkännas av respektive part innan den fastställs. Alla utvecklingskostnader fördelas enligt överenskomna nyckeltal mellan parterna. 8. Tillkommande parter Styrgruppen beslutar om tillkommande part i Kemiasamarbetet, vilken skall vara en offentlig organisation. För det fall en part tillkommer upphävs detta avtal och nytt samarbetsavtal upprättas mellan samtliga parter och nyckeltalen justeras. Tillkommande part i Kemiasamarbetet ska erlägga en inträdesavgift motsvarande ett prisbasbelopp enligt lagen om allmän försäkring. Avgiften ska uteslutande användas till utveckling av Kemia enligt styrgruppens beslut.
Sida 5 (6) 9. Parts uppsägning av avtalet Den part som säger upp avtalet skall ha tillgång till egna registreringar i Kemia. Det skall ges möjlighet att föra över de ämnen man har i sin hantering till en annan databas. Kostnader för överföringen skall betalas av den part som lämnar Kemiasamarbetet. För det fall en part säger upp avtalet upphävs detta samarbetsavtal och nytt samarbetsavtal upprättas mellan kvarvarande parter och nyckeltalen justeras. I det fall samarbetspart säger upp avtalet löper ett års uppsägningstid. 10. Avtalstid Avtalet skall gälla från och med 2011-01-01 och tillsvidare. I det fall styrgruppen avser säga upp avtalet med samarbetspart löper tre månaders uppsägningstid. 11. Tvisteklausul Vid uppkommen tvist skall förenklat skiljedomsförfarande tillämpas. 12. Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till detta avtal skall för att vara gällande avfattas skriftligen. 13. Tidigare samarbetsavtal upphör Tidigare samarbetsavtal enligt Dnr UFV 2009/1485 hos UU angående databasen Kemia upphör att gälla då detta avtal träder ikraft. Folktandvården Västmanland AB den.. Claes Stenlander, VD Landstinget i Uppsala län den.. Kerstin Westholm, Landstingsdirektör Statens Veterinärmedicinska Anstalt den.. Staffan Ros, Planeringsdirektör Högskolan i Dalarna den.. Marita Hilliges, Rektor Landstinget Västmanland den.. Monica Berglund, Landstingsdirektör Sveriges Lantbruksuniversitet den.. Ulf Heyman, Universitetsdirektör Uppsala universitet den.. Ann Fust, Universitetsdirektör
Tillhör överenskommelse: Miljö/CK-LUL Ansvarskod: 71510 Projektnummer: Dokumentbeteckning: Miljö/CK/LUL-Ö-07277 Dokumentversion: 1 ÖVERENSKOMMELSE Avseende tekniskt stöd och underhåll av Kemia 1. SYFTE Denna överenskommelse är tecknad mellan Medicinsk informatik och teknik på Akademiska sjukhuset, nedan benämnd Leverantören och systemägaren av Kemia, nedan benämnd Beställaren, båda Landstinget i Uppsala län. Syftet är att dokumentera ömsesidig överenskommelse vad gäller Mål för Överenskommelsen och Mervärde för Beställaren. 2. BESTÄLLARE OCH LEVERANTÖR Beställare: Leverantör: Lars-Eric Roxin, Miljö- och kemienheten MIT 3. OMFATTNING Leverantören skall till Beställaren tillhandahålla tjänster för genomförande av Överenskommelsen. Överenskommelse: Tekniskt stöd och underhåll av Kemia. Ansvar Uppskattat antal timmar/år Löpande fakturering 10 tim á 650 kr Serverdrift Fast pris/ månad 4200 kr Mål och mervärde: MIT underhåller systemet på ett sätt som innebär att användarna har åtkomst till systemet Omfattning/innehåll: Leverantören skall till beställaren tillhandahålla tjänster för stöd och underhåll av Kemia nedan kallade Systemet. Denna överenskommelse innefattar nedanstående beskrivna tjänster samt den allmänna beskrivningen i Tjänsteportföljen för MIT, se databas ITprojekt Landstinget. Levererade tjänster är:
3.1 Systemutveckling inga tjänster finns avtalade 3.2 Klient uppdatering/uppgradering av inga tjänster finns avtalade 3.3 Service desk inga tjänster finns avtalade 3.4 Stödtjänster inga tjänster finns avtalade 3.5 Serverdrift Serverdrift består av flera komponenter, bland annat plats i serverhall, installation av OS och säkerhetspatchar, installation och underhåll av db-motor, webbmotor, övervakning och systembackup. Kemia omfattas av av en test och en produktionsmiljö på databashotell och webbhotell. 3.5.1 Servicefönster Serverunderhåll utförs under kontorstid, underhåll som kan medföra driftstörningar görs enbart efter kontakt med beställaren. 3.6 Andra tjänster/uppdrag Möjlighet finns, utan annan överenskommelse än denna, nyttja MITs tjänster enligt speciellt givet uppdrag. Stöd med viss felsökning och konfiguration, utföres enligt gällande timpris och kan i dagsläget beräknas till ca 10 tim/år. 3.7 Avgränsning Applikationen, Kemia, hanteras enbart av beställaren och av beställaren anvisad konsult. 3.8 Kontaktvägar Kontakter gällande systemet sker via Lars-Eric Roxin, Miljö- och kemienheten 4. ANSVARSÅTAGANDEN Denna överenskommelse tillhör ramöverenskommelse enligt första sidans brevhuvud. 5. GILTIGHETSTID Denna Överenskommelse är giltig från 2010-01-01 till 2010-12-31.