SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKIL KOMMUNER GEMENSAM IT-ORGANISATION MELLAN SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER HAR TRÄFFATS FÖLJANDE AVTAL OM EKONOMISK REGLERING MM AVSEENDE GEMENSAM IT ORGANISATION. 1
Ändringhistorik Godkännande av dokument Av Namn Datum Författad av: Anders Siljeholm 2012-09-24 Granskad av: Granskad av: Granskad av: Godkänd av: Ändringshistorik Version# Datum Version 0.1 2012-09-24 Första utkastet Innehållsförteckning Ändringhistorik... 2 Godkännande av dokument... 2 Ändringshistorik... 2 1 Inledning... 4 2 Den gemensamma IT - organisationens ansvarsområde och uppgift... 4 3 Avgränsningar... 4 4 Förvaltningsorganisation... 4 5 Personal... 4 6 Administration... 5 7 Lokalisering... 5 8 Ansvar och roller... 5 Gemensamma styrdokument... 5 Systemförvaltning... 5 Forum... 5 9 Budget och verksamhetsstyrning... 6 Principer för kostnadsfördelning... 7 Gemensam hård och mjukvara... 7 Driftskostnader... 7 Investeringar... 7 Avtal interna tjänster... 7 Ersättning... 8 Övergångsregler... 8 Avvecklingskostnader... 8 2
Övriga principer för kostnadsfördelning... 8 10 Kvalitet och uppföljning... 8 11 Äganderätt till lös egendom... 8 12 Redovisning... 8 Redovisningsprinciper... 9 13 Försäkringar... 9 14 Tvister... 9 15 Omförhandling... 9 16 Avtalsperiod... 9 17 Villkor för giltighet... 9 Bilaga 1 - Principer för kostnadsfördelning... 10 Innehållsförteckning... 11 1 Avtalets omfattning... 12 2 Principer för investeringar... 12 2.1 Investeringar... 12 2.2 Ränta och kapitalkostnader... 12 2.3 Ägande av utrustning... 12 3 Omställningskostnader... 12 4 Projekt... 12 5. Kompetensutveckling... 13 6 Support, drift- och förvaltningskostnader... 13 6.1 Personal... 13 6.2 Serverhallar... 13 6.3 IT - infrastruktur och IT - drift... 14 6.4 IT arbetsplatser... 14 6.5 Utskrift... 14 7 Reglering av eventuella överskott/underskott... 14 8 Principer för fakturering och betalning... 14 9 Avtalstid och uppsägning... 15 3
1 Inledning Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner har kommit överens om att from 2013-01-01 inrätta en gemensam nämnd, kallad servicenämnd. Detta dokument innehåller samarbetsavtalet för IT verksamheten, vilken kommer att ingå som en del i ansvaret för den gemensamma servicenämnden. Syftet med den gemensamma IT - organisationen är i första hand att genom att tillhandahålla samordnade IT tjänster uppnå kostnadseffektivitet genom ett bredare användarunderlag (stordriftsfördelar) samt i andra hand verka för en standardisering av kommungemensamma IT tillämpningar (synergieffekter). Genom samverkan skapas också bättre möjligheter att möta omvärldens krav på IT verksamhet t.ex. inom områdena vård, omsorg och skola samt krav på utveckling av e-tjänster. 2 Den gemensamma IT - organisationens ansvarsområde och uppgift Verksamheten omfattar tillsvidare IT - drift i respektive kommun. Undantaget IT driften för entill- en satsningen för Gymnasiet i Lysekil vilken är upphandlad av en extern leverantör. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT- försörjning, omfattande; Ansvarar för ändamålsenlig leverans av IT Upprätthållande av servicenivåer och kvalitet för tillhandahållna tjänster Efterlevnad av regler, riktlinjer och styrande verksamhetsbehov Förvaltning av strategiska planer för IT Den gemensamma IT organisationens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning samt utveckling av Sotenäs, Munkedals och Lysekils IT-miljö. Lysekils kommun är värdkommun och servicenämnden ingår i Lysekils kommuns organisation. 3 Avgränsningar Den gemensamma IT-organisationen ansvarar för driften av kommunernas verksamhetssystem och program där så är avtalat. Det innebär att varje förvaltning/enhet köper sina verksamhetsprogram och IT - organisationen ansvarar för driften. 4 Förvaltningsorganisation IT - organisationen ska ledas av en IT chef. 5 Personal Lysekils kommun är anställningsmyndighet för personal inom den gemensamma ITorganisationen. Vid överflyttning till annan huvudman tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Lysekils kommun ansvarar för att IT - organisationens personal har den kompetens som behövs för verksamheten. Samtliga nyanställningar av personal inom servicenämndens verksamhetsområde skall göras av Lysekils kommun med Lysekils kommun som arbetsgivare. 4
6 Administration IT-organisationen handlägger ärenden genom tjänsteskrivelser som ISG bereder till servicenämnden. IT-organisationen verkställer nämndens beslut avseende IT-verksamheten. 7 Lokalisering IT -organisationen ska vara lokaliserad på det mest effektiva sättet i enlighet med värdkommunens lokalstyrningsprinciper. 8 Ansvar och roller För att kunna bedriva en verksamhets och kundfokuserad IT-verksamhet behöver ansvar och roller inom IT-organisationen och inom respektive kommun vara tydligt definierade. I samband med etablering av den gemensamma IT-driftorganisationen kommer ett antal forum och funktioner att införas. Här beskrivs dessa forum och funktioner samt vilka uppgifter och ansvar de har. Gemensamma styrdokument Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner ska gemensamt genom ISG utarbeta styrdokument som reglerar användandet av IT i kommunerna (IT -strategi, IT-policy och ITplan) Systemförvaltning Systemägarna för verksamhetssystemen inom kommunen ska med stöd av IT - organisationen utveckla en väl fungerande systemförvaltning. Forum Ett antal forum kommer initialt att upprättas i den gemensamma IT- organisationen. Representation och mötesfrekvens får gemensamt överenskommas mellan ITorganisationen och verksamheten inom respektive kommun. Kommunchefernas ledningsgrupper utser en IT-styrgrupp (ISG) som har till uppgift att ta fram strategier, policys och planer för kommunerna i ett tre årsperspektiv, revideras varje år, detta utifrån verksamheternas verksamhetsplaner och detta tillsammans med IT-organisationen. ISG ska verka för att alla deltagande kommuner får ett gemensamt mål med IT-stöd i verksamheterna. ISG bereder ärenden mot servicenämnden. Varje samverkande kommun har två representanter i styrgruppen Ordförandeskapet byts varje år och kan inte innehas av den kommun som har ordförandeskapet i Servicenämnden. Gemensamma referensforum ska skapas för samverkande kommuners olika verksamheter Ett för barn- och utbildning, ett för vård- och omsorg, och ett för övrig verksamhet. Varje kommun ska representeras av: Minst en verksamhetsföreträdare. De systemansvarige för övergripande verksamhetsystem (kan vara gemensam när kommunerna har gemensamma ITsystem) Minst en representant från ISG. Dessa forum ska ske regelbundet. Dagordning ska finnas och protokoll ska skrivas enligt god mötessed IT-chefen är sammakallande Möten ska ske minst tre gånger per år per forum 5
9 Budget och verksamhetsstyrning Den gemensamma IT-organisationens verksamhet ska läggas fast i en verksamhetsplan som inkluderar budget. Verksamhetsplanen ska omfatta tre år. Underlag från respektive kommuns verksamhet på nödvändiga/önskvärda investeringar ska lämnas till IT - verksamheten senast oktober året före planperioden. Förslag till verksamhetsplan ska överlämnas till kommunerna för samråd senast oktober året före planperioden. Värdkommunen ska fastställa budgeten för verksamheten. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och servicenämnden om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - oktober. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. Alla ingående kommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Värdkommunen tillser att det etableras fungerande avrapporteringsrutiner. Den gemensamma IT-organisationen ska årligen avge verksamhetsberättelse till de samverkande kommunerna för föregående verksamhetsår i enlighet med rapporteringsrutinen för värdkommunen. 6
Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Resultatöverföring ska ske enligt fördelningen 26-30-44 (Sotenäs-Munkedal-Lysekil) baserat på invånarantal. Principer för kostnadsfördelning Den gemensamma IT-organisationen avser att vara finansierad genom dels ett kommunbidrag dels genom intäkter från debitering av tjänster enligt nedanstående specifikation; Av den totala budgeten finansieras 36 % av kommunbidraget och 64 % finansieras av interndebiteringar enligt tjänstekatalog (PC-arbetsplatser). Kommunbidraget ska fördelas enligt 26-30-44 % (Sotenäs-Munkedal-Lysekil) principen. Kommunbidragets andel av den totala finansieringen kan komma att ändras över tid beroende på utbudet i tjänstekatalogen. År 1 respektive kommuns befintliga IT budget samt omställningskostnader (löner, bandbredd, lokalanpassningar) År 2 och framåt en delad kostnad enligt nedanstående modell; a) ett kommunbidrag (täcker fasta kostnader) från respektive kommun baserat på ingångskostnader i samarbetet (26-30-44). b) debitering enligt tjänstekatalog Överskott och underskott ska fördelas mellan kommunerna enligt 26-30-44 (Sotenäs- Munkedal-Lysekil). Gemensam hård och mjukvara Investeringar i gemensam hård- och mjukvara för de samverkande kommunerna så som t.ex. serverhall, servrar, aktiv utrustning i nätet, arbetsstationer samt system för t.ex. säkerhet, underhåll, övervakning, service desk, och säkerhetskopiering görs av värdkommunen genom IT driftorganisationen. Driftskostnader Driftkostnader för verksamhet enligt detta avtal fördelas mellan kommunerna genom debitering av utnyttjade tjänster samt ett kommunbidrag för att täcka de fasta kostnaderna. I driftkostnaderna ingår samtliga driftåtaganden enligt detta avtal så som kapitaltjänstkostnader, hyreskostnader, kostnad för hård och mjukvara, löner, sociala avgifter, bil och reskostnadsersättning, fortbildning, lokalkostnader, försäkringar och overheadkostnader. Investeringar Investeringar i fasta installationer t.ex. kabeldragning i fastigheter för verksamhet i Lysekil finansieras av Lysekils kommun och investeringar för verksamhet i Munkedal finansieras av Munkedals kommun samt investeringar för verksamhet i Sotenäs finansieras av Sotenäs kommun. Genomförd investering förblir respektive kommuns egendom. Avtal interna tjänster Mellan servicenämnden och aktuella förvaltningar i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommun skall separata avtal tecknas om köp och försäljning av interna tjänster. Servicenämnden skall ha möjlighet att besluta om tjänstens omfattning och kvalitet. Prissättningen skall baseras på självkostnadsprincipen. 7
Ersättning Medlemskommunens kommunbidrag för och köpta tjänster av servicenämnden skall överföras till värdkommun tertialvis i förskott. Slutredovisning för föregående år skall upprättas i samband med bokslutet varefter återbetalning alternativt fyllnadsbetalning skall ske. Vid slutredovisning skall avräkning ske för eventuell resultatöverföring. Övergångsregler Kommunernas respektive resterande kapitalkostnader för befintliga IT- investeringar ska beaktas i den överenskomna debiteringskonstruktionen tills objektets värde är helt avskrivna. Omställningskostnader, i form av driftskostnader av engångskaraktär, som uppstår i Sotenäs kommun under 2013 till följd av att den gemensamma IT-organisationen inrättas, ska betalas av Sotenäs kommun. Dessa kostnader skall godkännas i förhand av kommunen. Avvecklingskostnader IT- organisationens ekonomi och investeringar ska dokumenteras på ett sätt som gör att eventuella avvecklingskostnader kan hanteras i händelse av att avtalet sägs upp av någon av kommunerna. Övriga principer för kostnadsfördelning Övriga principer för kostnadsfördelning i enlighet med bilaga 1 Avtal, principer för kostnadsfördelning, gemensam IT-organisation, Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. 10 Kvalitet och uppföljning IT-stödets innehåll och kvalitet ska baseras på verksamhetens krav och behov. Uppföljning av uppnådda effekter ska göras regelbundet utifrån värdkommunens kvalitetssystem och presenteras för servicenämnden. 11 Äganderätt till lös egendom Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av servicenämnden, dvs Lysekils kommun. Gemensamma inventarier och annan lös egendom som fanns i båda kommunerna 2012-12- 31 överförs till värdkommunen om inte annat överenskommes. Undantag gäller när någon verksamhet gör investeringar i något som är direkt kopplat till den egna verksamheten t.ex. verksamhetssystem. Respektive kommun/verksamhet blir då ägare till det som förvärvats. Om den gemensamma IT - organisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. 12 Redovisning Sammanfattande redovisning av servicenämndens verksamheter sker i Lysekils kommuns redovisningssystem. Detaljerad uppföljning av verksamheten i respektive kommun 8
översändes i enlighet med värdkommunens rapporteringsmodell till vederbörande nämnder och förvaltningar i Sotenäs och Munkedal. Redovisningsprinciper Redovisning av servicenämndens verksamheter skall ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Samverkanskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende i servicenämnden ingående verksamheter. 13 Försäkringar Värdkommunen svarar för att det finns ett tillräckligt försäkringsskydd för den egendom som är i värdkommunens besittning och som disponeras för den gemensamma verksamheten. För IT-utrustning som ägs av kommunerna själva eller är placerade av IT-organisationen i verksamhetens lokaler svarar respektive kommun för att det finns tillräckligt försäkringsskydd. 14 Tvister Tvister i anledning av detta avtals tillkomst, tolkning, tillämpning eller giltighet samt ur avtalet härflytande rättsförhållanden, skall i första hand avgöras i samråd mellan respektive kommuns kommunstyrelse. I andra hand skall det avgöras enligt gällande lag om skiljemän Skiljeförfarandet sker i Göteborg av en ensam skiljeman som på parts begäran utses av ordföranden i Västra avdelningen av Sveriges Advokatförbund. Rättegångsbalkens bestämmelser om förening av mål och fördelning av rättegångskostnader skall äga tillämpning, Att skiljeförfarandet inletts befriar ej part från skyldigheten att fullgöra sina övriga förpliktelser enligt avtalet. Avser tvistens/tvisternas värde (kapitalbeloppet) ett sammanlagt belopp överstigande 500 000:- kr, skall skiljenämnden bestå av tre ledamöter, att utses på samma sätt som anges i lagen om skiljemän. Skiljeförfarandet skall äga rum i Göteborg. 15 Omförhandling Varje kommun har rätt att begära omförhandling av villkoren i detta avtal om väsentlig förändring sker som inverkar på avtalets fullgörande. 16 Avtalsperiod Detta avtal gäller 2013-01-01 2014-12-31 och därefter förlängs avtalet med 4 år i sänder om det inte sägs upp av någon av parterna senast 1 år före avtalstidens utgång. En uppföljning och revidering av avtalet skall ske senast 2013-12-31. 17 Villkor för giltighet Detta avtal förutsätter för sin giltighet att det, med beslut som sedermera vinner laga kraft, godkänts av kommunfullmäktige i Sotenäs, Munkedal respektive Lysekils kommuner. 9
Bilaga 1 - Principer för kostnadsfördelning PRINCIPER FÖR KOSTNADSFÖRDELNING GEMENSAM IT-ORGANISATION SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER 10
Innehållsförteckning 1 Avtalets omfattning... 12 2 Principer för investeringar... 12 2.1 Investeringar... 12 2.2 Ränta och kapitalkostnader... 12 4.2 Ägande av utrustning... 12 5 Omställningskostnader... 12 5.1 Projekt... 12 5.5 Kompetensutveckling... 13 6. Support, drift- och förvaltningskostnader... 13 6.1 Personal... 13 6.2 Serverhallar... 13 6.3 IT- infrastruktur och IT-drift... 14 6.4 IT arbetsplatser... 14 6.5 utskrift... 14 7 Reglering av eventuella överskott/underskott... 14 8 Principer för fakturering och betalning... 14 9 Avtalstid och uppsägning... 15 11
1 Avtalets omfattning Detta avtal omfattar den gemensamma IT - organisationen för Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. 2 Principer för investeringar Den gemensamma IT- organisationen avser att vara finansierad dels genom ett kommunbidrag och dels genom debitering av tjänster till organisationerna. Investeringar avsedda för den nya gemensamma IT organisationen görs av värdkommunen. Investeringar i gemensam hårdvara och mjukvara för de samverkande kommunerna såsom t.ex. serverhall, servrar, aktiv utrustning i nätet, arbetsstationer samt system för t.ex. säkerhet, underhåll, övervakning, service desk och säkerhetskopiering görs av värdkommunen. När det i detta avtal nedan anges att fördelning av kostnader mm ska ske efter kommunstorlek avses förhållandet mellan kommuninnevånare i respektive kommun vid per den 1/1 innevarande år. När det anges nyttjande av tjänst som fördelningsgrund avses den fastställda kostnaden för nyttjande av respektive tjänst som IT organisationen tillhandahåller till respektive kommun. 2.1 Investeringar Investeringar i gemensam hård och mjukvara för de samverkande kommunerna som genomförts innan samverkansavtalet börjar ska överföras till värdkommunen. 2.2 Ränta och kapitalkostnader På alla investeringar utgår ränta på restvärdet. Räntesatsen är enligt värdkommunens internränta. Ränta och kapitalkostnader belastas servicenämnden enligt värdkommunens regelverk. 2.3 Ägande av utrustning När det funktionella ansvaret övergår till den gemensamma IT - organisationen flyttas även ägandet av utrustning. Övertagandet ska ske till ett dokumenterat och fast värde, senast 2013-01-01. 3 Omställningskostnader Omställningskostnader är kostnader av engångskaraktär, som uppstår till följd av att den gemensamma IT-organisationen inrättas, som kompetensutveckling, migreringsprojekt, inventeringsarbeten, utökning av bandbredd mm. 4 Projekt De projekt som pågår innan den nya IT-organisationen är etablerad ska bemannas med en projektorganisation från den nya organisationen. Omfattning och vad som ska levereras föregås av en projektbeskrivning eller en förstudie. Av denna ska det framgå vilken fördelning av kostnader som ska tillämpas. 12
5. Kompetensutveckling All kompetensutveckling faller inom ramen för kompetensutveckling i den gemensamma ITorganisationen. 6 Support, drift- och förvaltningskostnader Den gemensamma IT - organisationen ska vara finansierad dels genom ett kommunbidrag och dels intäktsfinansierad genom försäljning av tjänster till verksamheten. Funktionen telefoni omfattas tills vidare inte av detta avtal. 6.1 Personal Personalkostnader kan ses som en summerad helhet bestående av bl.a. följande delar; Löner till arbetstagare Semesterlön Sjuklön Traktamenten Bilersättningar Personalomkostnadspålägg (innefattar arbetsgivaravgifter, kollektiv avtalad pension, samt kostnader för centrala fackliga representanter) Avgifter för kurser Friskvård Personalrepresentation Lokalhyror Hyra/leasing av inventarier Hyra/leasing av bilar inkl. drivmedel och service Förbrukningsinventarier Förbrukningsmaterial Tele- och IT kommunikation Resekostnader Försäkringskostnader Föreningsavgifter Overhead-kostnader för central administration inkl. nämndens kostnader avseende ITdriftsorganisation Andra liknande personalomkostnader samt sådana kostnader som framgent kan tillkomma eller förändras 6.2 Serverhallar I serverhallar ingår bl.a. följande delar/områden; Lokalhyror inkl. elförbrukning Skalskydd Larm Släckutrustning Kylanläggning UPS (batteribackup) Reservkraft (dieselaggregat) Serviceavtal Kapitaltjänstkostnader 13
Försäkringskostnader 6.3 IT - infrastruktur och IT - drift I IT-infrastruktur ingår bl.a. följande delar/områden; Förbrukningsinventarier (ersättningsutrustning) Serviceavtal IT-program (serverlicenser, databas, underliggande system) Tele och IT kommunikation Kommunikationsutrustning (aktiv utrustning) Hyra av kommunikationslänkar Hyra av svartfiber E-post Spamfilter Backup Datalagring Servermiljö Brandvägg Integrationsplattform Antivirus Övervakning Försäkringskostnader Konsulttjänster (teknikstöd) 6.4 IT arbetsplatser IT arbetsplatsen är intäktsfinansierad genom hyra av PC och basapplikationer som operativsystem, Officepaketet, antivirusprogram, klient för programdistribution. I området IT arbetsplatser ingår bl.a. följande delar/områden; Leverantörstjänster (garantihantering + tillkommande konfigurering vid installation) IT program (ex antivirusprogram + Officeprogram) Kapitalkostnader Försäkringskostnader Förbindelser och kommunikation 6.5 Utskrift Hanteringen av utskrift sker på olika sätt i kommunerna. Ett gemensamt projekt kring utskriftshantering för att utveckla utskriftstjänsterna ska planeras. 7 Reglering av eventuella överskott/underskott Eventuella över/underskott under ett år ska regleras enligt 26-30-44 principen. Reglering av över/underskott sker nästkommande år. 8 Principer för fakturering och betalning Den fastställda kostnaden debiteras tertialvis. Mervärdesskatt tillkommer. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. 14
9 Avtalstid och uppsägning Detta avtal gäller från och med 2013-01-01 till och med 2014-12-31, under förutsättning att kommunfullmäktige i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner har godkänt avtalet genom att beslutet vinner laga kraft. Om inte skriftlig uppsägning av avtalet sker senast 12 månader innan avtalstidens utgång förlängs avtalet med 4 år. 15