sid 1 (35) Organisations- och bemanningsplan för kart- och GIS-verksamheten samt förslag till finansieringsmodell Redovisning av uppdrag från stadsbyggnadsnämnden Postadress: Stadsbyggnadsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: stadsbyggnadsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 1
sid 2 (35) Innehållsförteckning Redovisning av uppdrag från stadsbyggnadsnämnden... 1 Sammanfattning... 3 1 Inledning... 5 1.1 Uppdraget... 5 1.2 Bakgrund till uppdraget... 5 1.3 Tolkning och avgränsning av uppdraget... 5 1.4 Uppdragets genomförande... 6 2 Hur styrs och regleras lantmäteriavdelningens kart- och GISverksamhet?... 7 3 Förslag till organisation för geografisk information och GIS-verksamhet i Karlstads kommun roller och ansvar... 9 3.1 Ansvar för strategisk styrning av kommunens geografiska information och GIS-verksamhet... 10 3.2 Ansvar för geografisk information... 11 3.2.1 Verksamhetsspecifik geografisk information... 12 3.2.2 Grundläggande geografisk information... 12 3.3 Respektive verksamhets roll och ansvar... 13 3.4 Lantmäteriavdelningens roll och ansvar... 13 3.4.1 Lantmäteriavdelningens ansvar för den kommungemensamma grunden för kommunens geografiska information och GIS-verksamhet... 14 3.4.2 Lantmäteriavdelningens uppdragsverksamhet... 18 3.5 Andra beroenden och relationer... 18 3.6 Vad krävs för att föreslagen organisationen för geografisk information och GIS-verksamhet ska fungera?... 20 3.7 Fördelar med föreslagen organisationsmodell... 21 3.8 Svårigheter med föreslagen organisationsmodellen... 21 4 Bemanning och personella resurser... 23 5 Förslag till finansieringsmodell för lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet... 25 5.1 Finansiering av den kommungemensamma grunden för geografisk information och GIS-verksamhet... 25 5.2 Finansiering av uppdragsverksamheten... 26 5.3 Fördelar med föreslagen finansieringsmodell... 27 5.4 Nackdelar med föreslagen finansieringsmodell... 27 5.5 Diskussion om avgifter inom kart- och GIS-verksamheten... 28 6 Omvärldsbevakning och trendspaning... 30 7 Diskussion och slutsatser... 32 8 Förslag till fortsatt arbete/uppdrag... 34 Bilaga 1 Prognos fördelning av kommunbidraget på lantmäteriavdelningens verksamheter för 2014... 35
sid 3 (35) STADSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Lantmäteriavdelningen Rapport 2014-01-08 Susanne Edsgård, 054-540 45 64 susanne.edsgard@karlstad.se Sammanfattning Den här rapporten utgör redovisningen av det uppdrag som stadsbyggnadsnämnden 2012-04-25 gav stadsbyggnadsförvaltningen om att utreda GIS-verksamheten samt att upprätta en organisations- och bemanningsplan, studera de personella resurserna och att utreda och lämna förslag på finansieringsmodell. Cirka 80% av all information som hanteras i kommunal verksamhet har geografiska kopplingar. Geografisk information finns inom alla förvaltningar och GIS är ett verktyg för att hantera den, göra analyser av den och presentera den på kartor, i tabeller eller i diagram. För att skapa effektivitet i hanteringen av kommunens geografiska information och GIS-verksamhet måste roller och ansvar för detta vara tydliga. Ekonomisk effektivitet kan vi uppnå då vi har en ansvarsoch finansieringsmodell som gör att tekniken är lättanvänd och den geografiska informationen är lätt åtkomlig för ett stort antal användare. Organisation för geografisk information och GIS i Karlstads kommun Geografisk information och GIS utgör ett verksamhetsstöd och utvecklingsverktyg för en rad olika typer av verksamheter inom kommunen. Därför behöver det finnas en samordning och en övergripande strategi för dessa frågor. Formerna för övergripande styrning och en strategi för kommunens utveckling av geografisk information GIS-användande behöver tas fram. Varje verksamhet äger och förvaltar sin egen verksamhetsspecifika geografiska information och ska möjliggöra att den kan delas via den kommungemensamma GIS-plattformen. Lantmäteriavdelningen ska ansvara för den grundläggande geografiska informationen såsom kommunens referensnät i plan och höjd, baskartan och inköpt nationell geografisk information. Även ajourhållning av adressregistret och lägenhetsregistret sköts av lantmäteriavdelningen. Lantmäteriavdelningen ansvarar för GIS-plattformen och att sprida geografisk information till det interna kartstödet, webbkartan på karlstad.se och appen Karlstadkarta. Kommunens expertkompetens inom geografisk information och GIS finns på lantmäteriavdelningen. Genom funktionen kartservice kan kommunens verksamheter såväl som allmänheten få råd, stöd och mindre arbeten utförda. Större arbeten inom mätning och GIS utförs som uppdrag.
sid 4 (35) Finansieringsmodell Respektive verksamhet har det ekonomiska ansvaret för sin verksamhetsspecifika information och att den delas via den kommungemensamma GIS-plattformen. Finansieringen av lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet behöver delas upp i två delar, en för den kommungemensamma grunden och en för uppdragsverksamheten. Målet för den kommungemensamma grunden är att den ska finansieras av kommunbidrag och intäkter från försäljning av produkter som skapas inom den. Uppdragsverksamheten ska vara självfinansierande genom avgifter enligt fastställd taxa. Vi finner det lämpligt att webbkartan ingår i den kommungemensamma grunden och har sin finansiering genom kommunbidrag. Förvaltning av tekniken för webbkartan ska rymmas inom ordinarie kommunbidrag. Om större utvecklingsinsatser blir nödvändiga behövs extra resurser som får äskas om i budgetprocessen. Personella resurser och bemanning Respektive verksamhet ansvarar för de resurser som krävs för att utföra sitt uppdrag. Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet har idag en bemanning som svarar upp mot det dagliga behovet. Beroende på hur GIS-användningen inom kommunen utvecklas kan bemanningen inom GIS-samordning och uppdragsverksamheten behöva ökas.
sid 5 (35) 1 Inledning GIS (geografiska informationssystem) handlar om att hantera och visualisera data som har en geografisk koppling och sätta dem i ett sammanhang. Den som ser var, förstår också lättare varför och hur! Detta gör GIS till ett effektivt verktyg för beslutsstöd. Med hjälp av GIS kan en mängd informationsunderlag tas fram och beslut kan ofta fattas direkt baserat på en enkel visuell analys. GIS innebär arbetsuppgifter och IT-verktyg för att; samla in, lagra, förändra, hantera, analysera och presentera information som har geografiska kopplingar. 1.1 Uppdraget För att skapa tydlighet i ansvar och roller samt föreslå en modell för finansiering av kommunens kart- och GIS-verksamhet har stadsbyggnadsnämnden, 2012-04-25, gett stadsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att studera detta. I beslutet från stadsbyggnadsnämnden ingår även att upprätta en organisations- och bemanningsplan för GIS-verksamheten och att studera personella resurser inom kommunen. 1 I ett beslut från kommunstyrelsen, 2011-06-07, fick stadsbyggnadsnämnden i uppdrag att redovisa ett långsiktigt förslag till finansiering av webbkartan. 2 En sådan redovisning inkluderas i detta uppdrag. 1.2 Bakgrund till uppdraget Under 2011 fick konsultföretaget Decerno i uppdrag av Karlstads kommun att utreda GIS-verksamheten i kommunens förvaltningar och bolag. Detta mynnade ut i en handlingsplan för GIS. 3 GIS-handlingsplanen godkändes 2012-04-25 av stadsbyggnadsnämnden som inriktning för kommunens GIS-verksamhet. Planens tyngdpunkter omfattar områdena roller, ansvar och ekonomi. Flera organisatoriska enheter inom olika förvaltningar i kommunen bedriver GISverksamhet vilket gör att det är viktigt att roller och ansvar görs tydliga och ekonomiskt effektiva. Ekonomiskt gäller det att skapa en hållbar finansieringsmodell som gör teknik och data lättåtkomlig för ett stort antal användare. 1.3 Tolkning och avgränsning av uppdraget Stadsbyggnadsförvaltningens uppdrag innebär följande förutsättningar och avgränsningar: Lämna förslag till Karlstads kommuns organisation för geografisk information och GIS Förklara vad det innebär att fullgöra kommunens uppgifter inom mätningsverksamheten inklusive GIS 1 Stadsbyggnadsnämndens protokoll, 2012-04-25, Dnr SBN-2010-138 2 Kommunstyrelsens protokoll, 2011-06-07, Dnr KS-2011-70 3 Handlingsplan för GIS i Karlstads kommun Från igår till idag, Decerno, 2011-09-01
sid 6 (35) Beskriva och klargöra lantmäteriavdelningens roll och ansvar för GISverksamheten jämfört med andra organisatoriska enheters GIS-verksamhet Studera personella resurser inom GIS i kommunen Utifrån lantmäteriavdelningens roll och ansvar redovisa en bemanningsplan för GIS-verksamheten Utreda och lämna förslag till en finansieringsmodell som visar vad som ingår i den kommungemensamma grunden av kart- och GIS-verksamheten och vad som ska finansieras av intäkter från uppdrag Uppdraget inkluderar fältmätningsverksamheten Uppdraget behandlar inte lantmäterimyndighetens verksamhet 1.4 Uppdragets genomförande Uppdraget har genomförts av stadsbyggnadsförvaltningens lantmäteriavdelning och synpunkter har inhämtats främst från tjänstemän på kommunledningskontoret och teknik- och fastighetsförvaltningen.
sid 7 (35) 2 Hur styrs och regleras lantmäteriavdelningens kart- och GISverksamhet? I detta kapitel beskrivs vad som ligger till grund för och styr lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet. Lagkrav Utanför förvaltningslagen finns inga lagkrav som styr en kommuns arbete med geografisk information och GIS. Stadsbyggnadsnämndens reglemente Genom stadsbyggnadsnämndens reglemente regleras lantmäteriavdelningens kartoch GIS-verksamhet där det framgår att stadsbyggnadsnämnden svarar för: fullgörande av kommunens uppgifter inom mätningsverksamheten inklusive GIS (geografiskt informationssystem) fullgörande av kommunens uppgifter för hantering av lägenhetsregister Strategisk plan Karlstads kommuns verksamhet är uppbyggd utifrån den strategiska planen som fastställs av kommunfullmäktige. Den strategiska planen innehåller åtaganden till de olika nämnderna, åtaganden som ska bidra till att uppnå kommunens mål och vision. I den strategiska planen för perioden 2014-2016 finns ett åtagande för vilket stadsbyggnadsnämnden är ansvarig och som direkt berör kart- och GISverksamheten. Åtagandet lyder; Etablera ett geodataråd och öka användningen av geografiska informationssystem i syfte att effektivisera kommunens verksamheter. Övriga beslut En GIS-handlingsplan togs fram 2011. Den lämnade förslag till hur kommunkoncernens GIS-verksamhet kan organiseras och hur ansvar kan fördelas. Stadsbyggnadsnämnden fattade beslut 2012-04-25 om inriktningen för kommunkoncernens GIS-verksamhet utifrån tjänsteskrivelsen Genomförande av handlingsplan för GIS (geografiskt informationssystem) i Karlstads kommun 2012-04-19. Vidare beslutade kommunfullmäktige, 2012-06-18, att: 4 Stadsbyggnadsnämnden tilldelas det kommunövergripande ansvaret för GIS-verksamheten Stadsbyggnadsnämndens reglemente 2, tredje punkten, ändras med följande tillägg: fullgörande av kommunens uppgifter inom mätningsverksamheten inklusive GIS (geografiskt informationssystem)2 Teknik- och fastighetsnämnden ska fortsättningsvis köpa de GIS-tjänster som nämnden hittills har ansvarat för av stadsbyggnadsnämnden. 4 Protokoll, Kommunfullmäktige, 2012-06-18. Dnr KS-2012-316.
sid 8 (35) Sammanfattningsvis innebär det att ansvaret för den kommungemensamma grunden för GIS som består av information, teknik och gemensam kompetens läggs under stadsbyggnadsförvaltningen. Detta innefattar även verksamhetsutveckling inom GIS området och samverkan med andra aktörer. Årlig verksamhetsplan för stadsbyggnadsförvaltningen Årligen görs verksamhetsplaner för stadsbyggnadsförvaltningens verksamhet där lantmäteriavdelningen utgör en del. Verksamhetsplanen beslutas av stadsbyggnadsnämnden. Årlig verksamhetsplanering av IT-relaterade förändringar, GIH-objektet Kart- och GIS-verksamhetens förändringar gentemot IT-enheten planeras i den årliga AFS-planen (affärsmässig förvaltningsstyrning) och benämns GIH-objektet (geografisk informationshantering). I förvaltningsplanen för GIH-objektet beskrivs de IT-relaterade förändringar som planeras för verksamheten under året. Genom förvaltningsplanerna får IT-enheten möjlighet att planera sina resurser. GIHobjektet beslutas av förvaltningschefen inom ramen för förvaltningens budget. Årliga aktivitetsplaner på avdelningsnivå På avdelningsnivå skapas årliga detaljerade aktivitetsplaner för att väva in arbeten och uppdrag från förvaltningens verksamhetsplan, åtaganden i strategisk plan, beslut enligt GIH-objektet och från andra eventuella beslut. Aktivitetsplanen skapas av avdelningschefen tillsammans med medarbetarna på lantmäteriavdelningen.
sid 9 (35) 3 Förslag till organisation för geografisk information och GIS-verksamhet i Karlstads kommun roller och ansvar En organisationsmodell har nära relationer med ansvar och roller och den finansiering som verksamheten har/ska ha. En verksamhet kan vara finansierad genom kommunbidrag, genom avgifter eller genom en kombination av kommunbidrag och avgifter. Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet är idag finansierad genom en kombination av kommunbidrag och avgifter. Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet utgör en stödjande funktion till övriga verksamheter inom koncernen. Men frågan är hur långt avdelningens ansvar sträcker sig. Var går gränsen för vad lantmäteriavdelningen ska ansvara för och vad verksamheterna själva ska ansvara för? Organisationen för kommunens geografiska information och GIS-verksamhet tydliggjordes delvis i samband med att kommunfullmäktige 2012 fattade beslut om ett tillägg i stadsbyggnadsnämndens reglemente. 2 Nämnden svarar för fullgörande av kommunens uppgifter inom mätningsverksamheten inklusive GIS (geografiskt informationssystem). I detta kapitel tolkar vi vad fullgörande innebär och lämnar förslag till organisation för kommunens geografiska information och GIS-verksamhet, se figur 1. Figuren förklaras steg för steg i detta kapitel.
sid 10 (35) Figur 1. Figuren visar förslag till organisation, roller och ansvar för kommunens geografiska information och GIS-verksamhet. De gula delarna beskriver den övergripande strategiska styrningen av verksamheten. De blå figurerna beskriver den kommungemensamma grunden för geografisk information och GIS-verksamheten vilken lantmäteriavdelningen ansvarar för. De gröna figurerna avser lantmäteriavdelningens uppdragsverksamhet vilken är avgiftsfinansierad. Den röda figuren beskriver respektive förvaltnings verksamhetsspecifika system där geografisk information hanteras. Röda pilar avser respektive förvaltnings verksamhetsspecifika geografiska information som kan delas via GIS-plattformen. De blå pilarna avser utleverans av geografisk information från GIS-plattformen. De vita figurerna högst upp avser respektive förvaltning och de vita figurerna till vänster avser grupperingar eller organisatoriska enheter till vilka lantmäteriets kart- och GIS-verksamhet har starka beroenden. De områden där vi ser att det är viktigast att klargöra roller och ansvar för är; Strategisk styrning Geografisk information Tekniken och ansvaret för att sprida och dela geografisk information Kommunens expertkunskap inom kartor och GIS 3.1 Ansvar för strategisk styrning av kommunens geografiska information och GIS-verksamhet Den övergripande strategiska styrningen av kommunens verksamheter sker från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Åtaganden ges till nämnderna vars förvaltningar ska genomföra verksamheter som bidrar till kommunens uppsatta mål och vision, se figur 2.
sid 11 (35) Figur 2. Den övergripande strategiska styrningen av kommunens verksamheter sker från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Åtaganden ges till nämnderna vars förvaltningar ska genomföra verksamheter som bidrar till kommunens uppsatta mål och vision. Eftersom geografisk information och GIS-verksamhet utgör ett verksamhets- och utvecklingsstöd för en rad olika typer av verksamheter inom kommunen är det betydelsefullt att det finns en samordning och en övergripande strategi för att skapa effektivitet och utveckling för dessa frågor. Utifrån en bakomliggande strategi kan nya åtaganden ges till nämnderna för att närma sig de övergripande målen En övergripande strategi och inriktning för kommunens utveckling av geografisk information och GIS behöver tas fram. 3.2 Ansvar för geografisk information Inom kommunens verksamheter finns det många producenter av geografisk information men ännu fler konsumenter. De som producerar geografisk information gör detta som en naturlig del i sin verksamhet för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett rationellt och effektivt sätt. Konsumenter av geografisk information är de som använder sina egna och/eller andras producerade information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett rationellt och effektivt sätt. Kommunens geografiska information delas in i två grupper; grundläggande och verksamhetsspecifik. Grundläggande geografisk information utgör grunden till de viktigaste geodataproduktera i kommunen. Den skapas, ajourhålls och förvaltas alternativt köps in av lantmäteriavdelningen. Verksamhetsspecifik information skapas och förvaltas av specifika verksamheter i kommunen.
sid 12 (35) 3.2.1 Verksamhetsspecifik geografisk information Att skapa och ajourhålla verksamhetsspecifik geografisk information samt inköp av specialinformation ansvarar och bekostar respektive verksamhet. Om verksamhetens geografiska information är av intresse för någon annan verksamhet inom kommunen, då ska den delas via kommunens GIS-plattform för spridning av geografisk information. Ofta är tillgången till andras geografiska information en förutsättning för att kunna bedriva sin egen verksamhet. Att dela data med varandra är effektivt och samhällsekonomiskt. Genom att kombinera sin egen information med andras kan ny information skapas som underlag till beslut. För verksamhetsspecifik information vilken är av intresse för andra verksamheter bör följande regler gälla: Geografisk information ska vara tillgänglig för alla verksamheter via kommunens GIS-plattform System som innehåller geografisk information ska ha tekniska gränssnitt för att kunna tillgängliggöra informationen via kommunens GIS-plattform Tekniska gränssnitt bekostas av ägaren till den geografiska informationen Nyttjande av verksamhetsspecifik geografisk information ska vara fritt inom kommunens verksamheter (andra regler kan gälla för kommunala bolag). 3.2.2 Grundläggande geografisk information Lantmäteriavdelningens ansvarar för kommunens grundläggande geografiska information, se tabell 1. Lantmäteriavdelnings ansvar är att bygga upp, ajourhålla och förvalta kommunens baskarta, kommunens stomnät i plan och höjd, adressregistret, lägenhetsregistret samt inköp av nationell geografisk information och kommuninvånardata. De produkter som framställs och köps in är inte knutna till ett specifikt behov hos lantmäteriavdelningen utan informationen bearbetas och sprids för att utgöra underlag till alla kommunens verksamheter. Lantmäteriavdelningens ansvar för grundläggande geografisk information Kommunens baskarta Kommunens referensnät med stompunkter i plan och höjd Adressregistret Lägenhetsregistret Nationell geografisk information via geodatasamverkan Kommuninvånardata Tabell 1. Tabellens innehåll beskriver de olika typer av grundläggande geografisk information som lantmäteriavdelningen ansvarar för. Följande regler föreslås gälla för grundläggande geografisk information: Ska förvaltas av stadsbyggnadsförvaltningens lantmäteriavdelning. Ska vara tillgängligt för alla verksamheter via kommunens GIS-plattform Uppbyggnad och förvaltning av system och geografisk information finansieras med kommunbidrag.
sid 13 (35) Att nyttja grundläggande geografisk information ska vara fritt inom kommunens verksamheter (gäller ej bolagen vilka måste ha nyttjanderättsavtal). 3.3 Respektive verksamhets roll och ansvar Respektive verksamhet inom kommunen ansvarar för sina egna verksamhetssystem, sin verksamhetsspecifika geografiska information och den personal och kompetens som krävs för att utföra den vardagliga hanteringen av geografisk information. Om verksamhetens geografiska information är av intresse för någon annan verksamhet inom kommunen, då ska den delas via kommunens GIS-plattform. Respektive verksamhet ansvarar för och bekostar att så görs, se figur 3. Figur 3. Varje verksamhet ansvarar för egna verksamhetssystem, verksamhetsspecifik geografisk information, och om den är av intresse för fler än den egna verksamheten, att den delas genom kommunens GIS-plattform. Respektive verksamhet ansvarar för: Egna verksamhetssystem och personal Uppbyggnad, ajourhållning och förvaltning av verksamhetsspecifik geografisk information Kostnader för inköp av verksamhetsspecifik geografisk information Att möjliggöra och bekosta att verksamhetsspecifik geografisk information delas via kommunens GIS-plattform. Varje verksamhets medarbetare som arbetar med geografisk information och GIS är experter inom sitt verksamhetsområde och sina verksamhetssystem. 3.4 Lantmäteriavdelningens roll och ansvar Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet har till uppgift att bedriva en stödjande verksamhet som ska förse övriga kommunala verksamheter med
sid 14 (35) grundläggande geografisk information och en plattform där geografisk information enkelt och effektivt kan delas (GIS-plattformen). På så sätt bidrar kart- och GISverksamheten till att andra verksamheter kan genomföra sina åtagande och nå sina mål. Medarbetarna inom lantmäteriavdelningen ska också utgöra kommunens expertkompetens inom kartor och GIS. Kommunens verksamheter kan nyttja denna kompetens för att få rådgivning och stöd. För mer omfattande arbeten har lantmäteriavdelningen rollen som internkonsult. Det kan exempelvis handla om specialbeställningar av kartor eller metodutveckling för att hantera och analysera information som har geografiska lägen. Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamheten kan delas in i två delar en kommungemensam grund och en uppdragsverksamhet. 3.4.1 Lantmäteriavdelningens ansvar för den kommungemensamma grunden för kommunens geografiska information och GIS-verksamhet Den kommungemensamma grunden består av: Utveckling, drift och underhåll av den tekniska miljön (GIS-plattformen) för kommungemensam lagring, bearbetning och spridning av geografisk information Sprida grundläggande och verksamhetsspecifik geografisk information via ett internt kartstöd, via webbkarta på karlstad.se och via kartappen Karlstadkarta Framställa, ajourhålla och förvalta kommunens baskarta, referenssystem och stompunkter Ajourhålla adress- och lägenhetsregistret Inköp av nationell geografisk information via geodatasamverkan Inköp av kommuninvånardata Framställa och utveckla kommunens analoga standardkartor Kartservice internt och externt (snabba ärenden) GIS-samordning och samverkan inom kommunen Avtal internt kartstöd med bolag Försäljning av digital baskarta Försäljning av analoga standardprodukter Avtal om förbättring av geografisk information med det statliga Lantmäteriet (adresser, byggnader, topologi) Expertkompetens inom geografisk information och GIS Omvärldsbevakning Se figur 4. Lantmäteriavdelningen har förvaltningsansvaret (äger, driver, utvecklar och förvaltar) bland annat systemen för: Kommunens gemensamma GIS-plattform Kommunens interna kartstöd Kommunens system för att dela fastighetsinformation och kommuninvånardata Webbkartan på karlstad.se Appen för Karlstadkarta
sid 15 (35) Verksamhetsspecifika GIS-system på lantmäteriavdelningen Figur 4. De blå delarna och blå pilarna i figuren visar den kommungemensamma grunden för geografisk information och GIS-verksamhet vilken lantmäteriavdelningen ansvarar för. En del i den kommungemensamma grunden innebär att ansvara för utvecklingen och förvaltningen av kommunens tekniska plattform, den så kallade GISplattformen, för att sprida geografisk information. GIS-plattformen kan läsa information från databaser som innehåller geografisk information. GIS-plattformen förser verksamheternas programvaror med informationen. Databaserna kan innehålla grundläggande eller verksamhetsspecifik geografisk information. Beroende på vilken typ av system informationen är upphämtade till kan handläggaren titta på befintlig information, redigera eller skapa ny information. Redigerad och ny information kan sedan lagras ned i databaserna. Om användaren befinner sig utanför kommunens brandvägg och vill titta på eller skapa ny geografisk information då krävs speciella tekniska lösningar, se figur 5.
sid 16 (35) Figur 5. Schematisk beskrivning av kommunens GIS-plattform. I grunden finns en mängd olika databaser vilka innehåller information med geografiska kopplingar. Via den gemensamma GISplattformen förses olika verksamheters programvaror med information från dessa databaser. Det finns programvaror där man bara kan titta på informationen och det finns programvaror där man kan både titta på och skapa/förändra informationen och lagra ned den i databaserna. Särskilda tekniska lösningar krävs då geografisk information ska konsumeras eller produceras utanför kommunens brandvägg. GIS-plattformen är till för hela kommunens behov av att dela geografisk information. Lantmäteriavdelningen ansvarar för att via GIS-plattformen sprida grundläggande och verksamhetsspecifik geografisk information. Detta sker till kommunens interna kartstöd, se figur 6. Genom GIS-plattformen sprids också utvald information till allmänheten via webbkartan på karlstad.se och till appen Karlstadkarta, se figur 7.
sid 17 (35) Figur 6. Lantmäteriavdelningen har uppdraget att via GIS-plattformen sprida geografisk information till kommunens interna kartstöd. I det här exemplet visas information från kommunens baskarta, tillsammans med områden som översvämmas vid ett 100-års flöde i Klarälven men normalt vattenstånd i Vänern. Kartstödet är ett arbetsredskap för handläggare inom många av kommunens verksamheter. Figur 7. Lantmäteriavdelningen har uppdraget att via GIS-plattformen sprida utvald information till allmänheten via webbkartan på karlstad.se och via appen Karlstadkarta. Figur till vänster visas exempel från webbkartan, information om busslinjer och busshållplatser. Till höger visas information om platser för kultur i Karlstads centrum på en smartphone via appen Karlstadkarta. GIS-plattformen är ett verksamhetskritiskt IT-verktyg för flera verksamheter i Karlstads kommun, exempelvis är det genom GIS-plattformen som all fastighetsinformation görs tillgänglig och ledningars lägen kan lokaliseras. I
sid 18 (35) händelse av en kris är det mycket viktigt att kommunens GIS-plattform fungerar för att kunna få fram kartmaterial och registerinformation som beslutsstöd. 3.4.2 Lantmäteriavdelningens uppdragsverksamhet Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet har också i uppgift att som konsulter utveckla metoder, genomföra analyser av geografisk information, framställa kartor på uppdrag av andra samt att tillgodose kommunens behov av fältmätning. Kunderna är kommunens förvaltningar, de kommunala bolagen och i privata aktörer, se figur 8. Dessa typer av verksamheter har krav på avgiftsfinansiering. Sådana uppdrag är exempelvis: Utvecklingsuppdrag Avancerade analyser Metodutveckling Applikationsutveckling Utveckling av inventeringsverktyg Specialkartor Mätningsuppdrag Figur 8. De gröna delarna i figuren visar den avgiftsfinansierade uppdragsverksamhet lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet utför som experter. På uppdrag utvecklas metoder, utförs avancerade analyser och framställs specialkartor mm samt fältmätning. 3.5 Andra beroenden och relationer Det finns också andra organisatoriska enheter som lantmäteriavdelningens kartoch GIS-verksamhet har starka beroenden till, se figur 9.
sid 19 (35) Figur 9. Lantmäteriavdelningens kart- och GIS-verksamhet har starka beroenden till kommunledningskontorets IT-enhet och styrgrupp IT. Lantmäteriavdelningen kommer också att ha en stor roll i det geodataråd som kommer att bildas. Kommunledningskontorets IT-enhet Kart- och GIS-verksamheten är helt beroende av IT och den expertkompetens som IT-enheten besitter. Geografisk information kräver databaser med stor lagringskapacitet, snabba och kraftfulla servrar för informationsöverföring mellan databaser och verksamhetssystemen. Verksamhetssystemen kräver datorer och kommunikationsnät med hög prestanda. På grund av att många verksamheter i kommunen nyttjar geografisk information i den dagliga verksamheten krävs hög tillgänglighet till kommunens GIS-plattform samt hög grad av driftssäkerhet. Sammantaget gör detta att kart- och GIS-verksamheten är en stor kund hos ITenheten. Genom att kart- och GIS-verksamheten är så starkt IT-beroende innebär det att förändringar i IT-enheten tekniska miljö ger följdeffekter och kräver förändringar i lantmäteriavdelningens GIS-miljö. Kart- och GIS-verksamhetens behov gentemot IT-enheten planeras i den årliga AFS-planen (affärsmässig förvaltningsstyrning) och benämns GIH-objektet (geografisk informationshantering). I förvaltningsplanen för GIH-objektet beskrivs de IT-relaterade förändringar som planeras för verksamheten under året. Genom förvaltningsplanerna får IT-enheten möjlighet att planera sina resurser. Styrgrupp IT Styrgrupp IT består av en representant från varje förvaltning. Stadsbyggandsförvaltningen, miljöförvaltningen och teknik- och fastighetsförvaltningen representeras gemensamt i styrgruppen av chefen för den gemensamma staben.
sid 20 (35) Styrgrupps ITs uppdrag är att vara rådgivande till förvaltnings- och verkställande direktörer i IT-frågor som kräver kommunövergripande samordning. Styrgrupp IT ska verka för att IT-användningen bidrar till att kommunfullmäktiges mål uppfylls och öka medborgarnyttan samt verka för att effektivisera och rationalisera kommunens verksamhet med hjälp av kostnadseffektivt IT-stöd. Styrgrupp IT ska agerar styrgrupp för samtliga gemensamma och strategiska IT-relaterade projekt och även samordna kommunens IT-relaterade investeringar. 5 I styrgrupp IT samlas alla förvaltningsobjektens årliga planer. Styrgrupp IT har att ur förvaltningsobjekten prioritera de projekt som är av störst strategisk och koncerngemensam betydelse. Om det uppstår resursbrist på IT-enheten är det de utvalda projekten som ska prioriteras. Som exempel kan nämnas att införandet av ett nytt kartstöd inom kommunen är ett av de tio mest prioriterade IT-projekten för Karlstads kommun 2013. Geodataråd I strategisk plan och budget för åren 2014-2016 finns ett åtagande att stadsbyggnadsnämnden ska etablera ett geodataråd och öka användningen av geografiska informationssystem i syfte att effektivisera kommunens verksamheter. Rådet kan få rollen att skapa en kommunövergripande strategi för hur geografisk information och GIS ska användas för att effektivisera kommunens verksamheter, vara ett redskap i verksamhetsutvecklingen, bidra till kvalitativa beslutsunderlag och ge möjlighet till effektiv samverkan inom kommunen och med andra. Det kan bidra till erfarenhetsutbyte och kunskapsuppbyggnad om möjligheter med geografiska IT-lösningar samt att vara rådgivande till lantmäteriavdelningens utveckling av den kommungemensamma GIS-miljön. 3.6 Vad krävs för att föreslagen organisationen för geografisk information och GIS-verksamhet ska fungera? Den föreslagna organisationsmodellen enligt ovan skapar tydlighet i ansvar och roller. Det bidrar till bättre samordning och standarder kring kommunens hantering av geografisk information och GIS. Detta kommer att underlätta för verksamheter som vill effektivisera och utveckla sin verksamhet med hjälp av geografisk information och GIS. Att kommunicera organisationen sker lämpligen kontinuerligt vid möten med olika verksamheter, i geodatarådet och via solsidan mm. Acceptans för organisationen kan erhållas om: Gränserna för vem som gör vad och varför upplevs som tydliga. Verksamheter kan se nyttan med att bidrar med sin verksamhetsspecifika information till den kommungemensamma GIS-plattformen. 5 https://solsidan.karlstad.se/apps/symfoni/solsidan/solsidan.nsf/$all/88e3206e4fba75bfc1 257B050056B0B5?open