SID 1 (6) Styrdokument Fastställt av styrelsen 2012-05-23 KÖ- OCH FÖRMEDLINGSREGLER FÖR KUNDER I INTERNBYTESKÖN 1 KÖREGLER 1.1 GRUNDREGLER Detta styrdokument ansluter till de två överenskommelser som finns med Stockholms stads kommunala bostadsbolag; Överenskommelse om förmedling av lägenheter samt Överenskommelse om samordning av Bostadsbolagens internköer, båda daterade 2009-10-01. Personer som har hyreskontrakt med AB Familjebostäder, AB Svenska Bostäder samt AB Stockholmshem samt AB Stadsholmen och Micasa Fastigheter i Stockholm AB kan aktivera ett internbytesköärende per kontrakt. Köärendet aktiveras genom att avtalssinnehavaren registrerar sig på bostadsförmedlingens hemsida. Aktiveringen sker med de uppgifter fastighetsägaren anger på hyresavin. (De består av avtalsnummer och en inloggningskod). Om flera personer har tecknat sig på avtalet kan en person anmäla sig som huvudköande och övriga som medköande på internköärendet i internbyteskön. Uppgifter om vilka personer som finns på hyresavtalet svarar bostadsbolaget för. 1.1.1 Registrering av internbytesköärende Obligatoriska uppgifter vid registrering av internbytesköärende är namn och adress samt personnummer eller samordningsnummer. Vid anmälan måste samtycke ges till att uppgifterna tillsvidare får lagras, sparas och bearbetas i bostadsförmedlingens databas (enligt personuppgiftslagen PUL). Har barn uppgetts vid registreringen ska barnens födelsedatum anges. 1.1.2 Adress All post till kunden skickas till den adress som kunden uppgivit. Det är kundens ansvar att alltid underrätta bostadsförmedlingen om korrekt aktuell adress. Kunden kan också själv aktivt välja att all post ska gå till folkbokföringsadressen.
SID 2(6) 1.1.3 Avregistrering av internbytesköärende En kunds köärende i internbyteskön avregistreras när bostadsbolaget meddelar att kunden inte längre har ett gällande hyresavtal för den aktuella lägenheten. Samtidigt rensas alla aktuella intresseanmälningar och visningskallelser. Andra regler kan gälla vid fastighetsförsäljningar. 1.2 KÖTIDER Kötiden räknas från den dag kunden i internkön skrivit på hyresavtal för den aktuella lägenheten. Kötiden aktiveras genom registrering på bostadsförmedlingens hemsida. Kötiden är kopplad till hyresavtalet för den aktuella lägenheten och kan endast överföras till den eventuella andra kontraktsinnehavaren. 1.2.1 Uppsägning av hyresavtal När hyresavtalet sägs upp så avslutas köärendet i internbyteskön och kötiden upphör. 2 FÖRMEDLINGSREGLER 2.1 GRUNDREGLER Kunderna i bostadsbolagens internbyteskö står i en rak gemensam kö. Alla lägenheter förmedlas efter kötid. Det är bostadsbolagen som beslutar om de krav som gäller för att en kund i internbyteskön ska bli godkänd som hyresgäst. Kraven kan avse typ av inkomst, inkomst av viss storlek, ålder mm. Kraven ska framgå av lägenhetsannonsen. Bostadsbolagen krav kan innebära att kund förbigås i samband med inbjudan till visning eller i samband med att hyresgästförslag tas fram. Den grundläggande principen är att den av de kunder som anmält intresse för en aktuell lägenhet som har den längsta kötiden och uppfyller bostadsbolagets krav för godkännande ska översändas som förslag till hyresgäst. I de fall två eller flera kunder med samma kötid söker en viss lägenhet ska tidpunkten för intresseanmälan för lägenheten vara avgörande för vem som ska översändas som förslag till hyresgäst. Ett grundläggande krav för att få lägenhet via bostadsförmedlingen är att såväl den kund som anmält intresse för lägenheten som eventuell medköande avser att bo stadigvarande i den förmedlade lägenheten.
SID 3(6) En kund, som på grund av felaktig handläggning av hyresvärden eller av bostadsförmedlingen inte erhållit en lägenhet där denne haft längsta kötiden och uppfyllt bostadsbolagets krav, ska kompenseras med erbjudande om en så likvärdig lägenhet som möjligt, avseende hyra, storlek och område. Maximalt två sådana erbjudanden kan lämnas. 2.2 KRAV FÖR ATT GÅ VIDARE SOM HYRESGÄSTFÖRSLAG Det är kundens ansvar att se till att alla relevanta uppgifter avseende kunden stämmer. I samband med att en kund svarar ja till en visad lägenhet ska kunden granska och godkänna registrerade uppgifter i sitt köärende. Det gäller särskilt de uppgifter som är viktiga för förmedlingsprocessen som aktuella kontaktuppgifter, nuvarande inkomst, nuvarande fastighetsägare och arbetsgivare samt eventuell medköande. Om Bostadsförmedlingen inte har de korrekta kontaktuppgifterna till kunden är det skäl att förbigå kunden för den aktuella lägenheten. Om kunden inte svarar eller hör av sig till Bostadsförmedlingen inom angiven tidsram är det också skäl att förbigå kunden. Om kunden inte uppfyller fastighetsägarens krav kan det innebära att kunden inte kallas till visning. Kund som inte uppfyller kraven ska inte föreslås som hyresgäst. Kunder som har för bostadsförmedlingen kända, oreglerade hyresskulder ska inte heller föreslås som hyresgäst. Samtliga aktuella intresseanmälningar och visningskallelser avbryts om det visar sig att den internbytesköande inte längre har kontrakt på den lägenhet som är grund för kötiden. Andra regler kan gälla vid fastighetsförsäljningar. 2.3 SPÄRR MOT INTRESSEANMÄLAN Bostadsförmedlingen spärrar en kund för intresseanmälan av lägenheter till internbyteskön: Om kunden samtidigt har tre aktuella intresseanmälningar Spärren sätts automatiskt. Spärren gäller sammantaget tre intresseanmälningar utöver dem, som avser nyproducerade lägenheter och seniorlägenheter. Spärren tas bort vid avanmälan eller om intresseanmälan inte leder till visningskallelse. Om kunden samtidigt har tre visningskallelser Spärren sätts automatiskt. Spärren tas bort när kunden tackar nej till lägenheten eller om lägenheten förmedlas till annan köande. Om kunden inte svarar på visningskallelse
SID 4(6) Spärren sätts automatiskt om kunden inte svarar ja eller nej efter visning till en lägenhet kunden inbjudits till visning på. Kunden kan själv lösa upp spärren på Mina sidor. Om något i kundens köärende är felaktigt eller uppgifter är ofullständiga Spärren sätts manuellt. Det kan exempelvis gälla om uppgiven adress är ofullständig. Spärren tas bort när orsaken är utredd och de ofullständiga uppgifterna är kompletterade. Om kunden har gått vidare som hyresgästförslag Spärren sätts automatiskt och motiveras av att den som bostadsförmedlingen i första hand översänder som hyresgästförslag inte ska avvakta andra erbjudanden när hyresavtal ska tecknas. Om kunden samtidigt har fler aktuella intresseanmälningar och visningskallelser måste dessa väljas bort om kunden ska översändas som förslag till fastighetsägaren. Om kund efter att blivit översänd som hyresgästförslag till fastighetsägare hoppar av från lägenheten Spärren sätt manuellt. Spärren sätts för den kund som under en tolvmånadersperiod hoppar av mer än en gång. För att det ska räknas som ett avhopp ska kunden ha gått vidare som hyresgästförslag och sedan ångrat sig eller inte inkommit med begärda handlingar inom angiven tidsram. Kunden spärras då i 6 månader för intresseanmälningar. Om en kund har oreglerad hyresskuld Spärren sätts manuellt. Kunden ska underrättas om att han eller hon inte godkänts av fastighetsägaren. Kunden spärras tills skulden är reglerad. Om kunden kan visa att uppgifterna om hyresskuld är fel eller inaktuella tas spärren bort. Om kunden har brutit mot villkoren i kö och förmedlingsreglerna eller lämnat oriktiga uppgifter Spärren sätts manuellt. Om en kund brutit mot villkor i kö- och förmedlingsreglerna eller lämnat oriktiga uppgifter för att kunna bli översänd som hyresgästförslag till värd spärras kunden 6 månader för intresseanmälningar. Eventuell pågående förmedling avbryts. Om handlingen bedöms som brottslig kan polisanmälan göras. 2.4 LÄGENHETER MED SÄRSKILDA VILLKOR Fastighetsägare kan ha behov av att hyra ut vissa lägenheter med särskilda villkor t ex rökfrihet, förbud att hålla husdjur eller liknande. Därvid ska endast de kunder som uppfyller kraven eller i förekommande fall är beredda att acceptera hyresvärdens krav föreslås som hyresgäst.
SID 5(6) 2.5 PERSONALÄRENDEN Innan någon anställd eller konsult vid bostadsförmedlingen eller nära anhörig till sådan person föreslås som hyresgäst till en lägenhet måste förslaget godkännas av VD. Anställda vid bostadsförmedlingen ska inte handlägga förmedling av ärenden som rör det egna köärendet eller nära anhörigs köärende. Exempel * Ändra kötid i köärendet. * Göra avanmälan för bostadsköande på en lägenhet som man själv anmält intresse för. * Registrera ett nej-svar till en lägenhet som man anmält intresse för. Med nära anhörig avses make/maka, sambo, barn, föräldrar samt även make/maka/sambos barn och föräldrar. 3 KLAGOMÅLSHANTERING När ett klagomål lämnas redogör en handläggare för bostadsförmedlingens regler och förklarar den tillämpliga regelns innebörd. Rör klagomålet ett förmedlingsärende undersöker en handläggare om förmedlingen har skett på ett korrekt sätt. Handläggaren svarar kunden och gör en tydlig notering i diariet om vad som inträffat och sagts i ärendet. Om en kund inte är nöjd med handläggarens svar hänvisar denne till berörd chef som muntligt förklarar vilka regler som gäller i det aktuella ärendet. Vill kunden gå vidare och få sitt ärende prövat, ska detta ske skriftligt. Den skriftliga framställan besvaras av berörd chef, inom tre veckor. Om kunden inte accepterar det skriftliga beskedet kan ärendet hänskjutas till VD för slutgiltig prövning. Om ärendet är av principiell karaktär eller innebär en avvikelse från nuvarande regler kan ärendet hänskjutas till bostadsförmedlingens styrelse. Beslut av bostadsförmedlingen kan inte överklagas till annan instans. Kund i internbyteskön eller annan person kan inte heller överklaga bostadsförmedlingens beslut för laglighetsprövning enligt 10 kap kommunallagen (kommunalbesvär) eftersom bostadsförmedlingen bedrivs i bolagsform. _
SID 6(6)