Handbok för medlemmar i föräldrakooperativet Linbråkan Att vara del av ett föräldrakooperativ innebär både ansvar och engagemang. Den här handboken innehåller information om våra ansvarsposter och en arbetsbeskrivning för varje post.
För att vårt föräldrakooperativ ska fungera bra behöver var och en av oss ta ansvar och engagera oss på olika sätt. När du får en ansvarspost kan du läsa en kortfattad arbetsbeskrivning i den här handboken, men du behöver också prata med den som lämnar posten för att få veta mer i detalj vad ansvaret innebär. Du ansvarar sedan för att utföra arbetsuppgifterna. Om du tycker att arbetsbeskrivningen i den här handboken behöver uppdateras eller ändras kan du höra av dig till styrelsen. När det är dags för dig att lämna din post ska du se till att den som ska ta över får veta hur ansvarsposten fungerar och vad som är aktuellt för tillfället. Ta också gärna upp dina egna reflektioner och tankar om arbetet. Överlämningen är viktig för att den som ska ta över ska få förståelse för sitt uppdrag. Här följer en beskrivning av alla ansvarsposter: Styrelsen I föreningens stadgar står det hur styrelsen ska arbeta. Styrelsen beslutar i föreningens vanliga angelägenheter mellan medlemsmötena samt ansvarar inför föreningsmötet (årsmötet) för den löpande verksamheten. Styrelsen redovisar löpande sitt arbete för föreningen samt kallar till föreningsmötet och inhämtar medlemmars synpunkter i viktiga frågor. Styrelsen består av: Ordförande Vice ordförande/personalansvarig Budgetansvarig/kassör Sekreterare/rekryterare Fixaransvarig/scoutkontakt Föreningsmötet kan med 75 procents majoritet besluta om att ändra strukturen i styrelsen genom att byta ut någon ledamot samt utöka eller minska antalet styrelseledamöter; styrelsen ska dock alltid bestå av minst tre ledamöter inklusive en ordförande och en ekonomiansvarig. En av ledamöterna ska ha ett uttalat personalansvar. Hela styrelsen har tystnadsplikt. Ordförande Ordförandens roll är styrande och ledande, inte genomförande. Är medlem i styrelsen och firmatecknare. Förbereder, kallar till och leder föräldra- och styrelsemöten. Sammanställer verksamhetsberättelse för det gångna året och förslag på verksamhetsplan för det kommande året till årsmötet. Deltar i rekrytering av personal. Följer upp öppna punkter och pågående arbeten.
Säkerställer att beslut fattas och att ansvariga för olika arbetsuppgifter utses. Ser till att sekretessförbindelser undertecknas av nya medlemmar. Ser till att nya medlemmar får tillgång till sin personliga larmkod. Ansvarar för hyresförhandlingar. Håller kontakt med förskolechefen, personalen och får information om det löpande arbetet som de utför. Sammanför personalens, styrelsens och medlemmarnas önskemål till styrelsen och det löpande arbetet som föreningen genomför. Sekreterare/rekryterare Är medlem i styrelsen. För protokoll vid styrelse- och föräldramöten. Skickar ut kortfattad sammanfattning efter varje styrelsemöte till styrelseledamöterna. Skickar ut protokoll efter medlemsmöten till föreningens medlemmar och personal. Ansvarar för att alla protokoll blir justerade, påskrivna och arkiverade. Uppdaterar adresslistan över medlemmar. Rekryteringsansvarig Tar emot intresseanmälningar. Initierar och samordnar marknadsföring. Underhåller och skickar barnlistor till stadsdelsförvaltningen. Intervjuar potentiella familjer och uppdaterar dem om kösituationen. Samråder med föreståndaren om barngruppens sammansättning. Diskuterar och föreslår nya medlemmar för styrelsen. Ansvarar för att nya familjer får introduktion och den information de behöver. Ser till att de nya familjerna får handboken, stadgar, facebook-avtalet. Ansvarar för att de nya familjerna får en fadderfamilj. Presenterar de nya familjerna för föräldragruppen. Ser till att de nya familjerna får ett ansvarsområde. Bjuder in de nya familjerna till fcebook-gruppen, ser till att få facebook-dokumentet underskrivet. Ser till att föreståndaren får kontaktuppgifter till de nya familjerna så att hen kan skicka ett välkomstbrev.
Ser till att medlemsavtalet och placeringsbeslutet skrivs på och skickas till stadsdelsförvaltningen. Ser till att de nya medlemmarna förstår att de har tre månaders uppsägningstid. Tar emot uppsägningar av förskoleplatsen. Budgetansvarig/kassör Är medlem i styrelsen och firmatecknare. Har tillgång till verksamhetens bankkonton. Handhar och betalar leverantörsfakturor. Upprättar och skickar kundfakturor. Betalar ut personalens löner enligt underlag från Arkiv Redovisning. Betalar arbetsgivaravgifter och skatter till Skatteverket. Betalar ut pengar till personalens handkassa. Administrerar ersättning för utlägg till föreningens medlemmar och personal. Administrerar ersättning för klädbidrag och friskvårdsbidrag till personalen. Kontrollerar och dokumenterar att Linbråkan har fått rätt bidrag från stadsdelsförvaltningen och att månadsavgifterna från medlemsfamiljerna har betalats i tid. Bevakar likviditeten genom att informera styrelsen om kassan, banktillgodohavanden och inkomna fakturor. Ansvarar för att varje familj och anställd får nycklar till Linbråkan och för att de lämnar tillbaka dessa när det är dags att sluta. Ansvarar för externredovisning och att årsbokslut upprättas. Är styrelsens kontakt med redovisningsansvarig: lämnar regelbundet underlag för bokföring, gör/begär resultatsammanställningar och presenterar dessa för styrelsen. Sammanställer budget. Säkerställer att inkomstdeklaration görs, samt skriver under och skickar in denna. Uppmärksammar styrelsen och föreslår revideringar av budgeten vid behov och föreslår åtgärder för att styra föreningens ekonomi. Godkänner samtliga inköp enligt Linbråkans inköpsregler. Har kontakt med föreningens revisor. Ekonomiassistent Har tillgång till verksamhetens bankkonton Signerar alla fakturor som kassören betalar Hjälper kassören med dennes uppgifter, vid behov
Redovisningsansvarig, extern eller intern Sköter bokföring. Lämnar resultatsammanställningar, vid förfrågan. Sammanställer bokslut; resultaträkning, balansräkning, kontospecifikationer. Fyller i inkomstdeklaration. Bistår kassören med uppgifter från redovisningen. Personalansvarig Är vice ordförande i styrelsen. Har hand om det formella arbetsgivaransvaret. Fungerar som länk mellan personal och föräldrar. Har löpande informationsmöten med förskolechef och personal. Godkänner personalens schema och rollfördelning. Granskar och attesterar personalens tidlistor, samt skickar dessa till Arkiv Redovisning som sköter löneadministrationen, gör underlag för skattedeklarationer och sammanställer kontrolluppgifter. Ansvarar för föreningens kontakter och informationsutbyte med arbetsgivarorganisation och fackförbund. Har, tillsammans med ordförande, ansvar för rekrytering av personal. Upprättar anställningsavtal. Har utvecklingssamtal med förskolechefen. Har lönesamtal med samtlig personal. Ansvarar för kontakterna med KP Pension & försäkring. Ansvarar för rutiner för vikarieinsatser. Fixaransvarig/scoutkontakt Är medlem i styrelsen. Ansvarar för fixargruppens arbete. Är ansvarig för den löpande kontakten med scoutkåren och stiftelsen. Medlem i fixargrupp Fixargruppen leds av fixaransvarig. Medlemmarna i gruppen utför löpande reparationer och underhåll av det som Linbråkan ansvarar för vad gäller våra lokaler och inventarier. Sköter trädgården inklusive gräsklippning. Organiserar storstädningar ute och inne, en gång per termin.
Ansvarig för livsmedelsinköp Ansvarar för livsmedelsinköp till frukost, mellanmål med mera genom att beställa på www.mat.se Kommunicerar med personal och föräldrar om behov och önskemål. Får underlag för veckoinköp av personalen. Handlar i största möjliga mån ekologiskt och nyttigt. Inköpsansvarig Ansvarar för inköp utöver livsmedel. Ansvarar för att upprätthålla och vidmakthålla leverantörsavtal (till exempel städning och catering). Valberedning Ger förslag till årsmötet på hur verksamhetens poster ska besättas. Ansvarar för att alla poster är fyllda. Försöker få en så jämn arbetsfördelning som möjligt mellan familjerna. Revision Granskar ekonomi, rutiner och styrelsearbete hos det kooperativ vi samarbetar med. Skriver revisionsberättelse. Insatsansvarig Räknar ut inför varje termin, hur många insatser varje familj ska göra. Håller koll på insatsschemat och skickar ut påminnelser om det inte fyllts i. Uppdaterar pärmen med insatsbeskrivningar. Sätter upp nya listor på kylskåpet (där insatsföräldern fyller i att hen gått igenom kylskåpet.) Städansvarig Ansvarar för material och städrutiner i samråd med hygienansvarig personal. Webbplatsansvarig Håller Linbråkans webbplats uppdaterad. IT-ansvarig Hjälper personalen när de har problem med sin IT-utrustning.
Ansvarig för systematiskt brandskyddsarbete Håller Linbråkans pärm om det systematiska brandskyddsarbetet intakt och uppdaterad. Ansvarar för kontakter med Räddningstjänsten. Ansvarar för egenkontroller och åtgärder av brister i brandskyddsarbetet. Informerar ny personal och nya medlemmar om Linbråkans brandsäkerhetsarbete. Ser till att brandövningar genomförs med personal och barn. Ser till att någon av de anställda går en kurs i brandsäkerhet med regelbundna intervall. Fadderfamilj Bokar in en första gemensam städinsats (obligatoriskt). Informerar om rutinerna för nycklar och koder (familjen tar kontakt med kassören som tillhandahåller nycklar, ordförande tillhandahåller larmkod.) Informerar om vikten av att gå på medlemsmöten/föräldramöten (högsta beslutande organ). Återkoppla till den nya familjen efter cirka 2-3 månader för en avstämning. Går allt bra, trivs man? Känner man till kommunikationsvägarna, vem kontaktas vid frågor. Har man haft kontakt med sin ansvarsgrupp? Gjort insatser?