Revisionsrapport Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidrag Smedjebackens kommun Maj 2010 Hans Åkerman
Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning...3 1 Inledning...4 1.1 Granskningens avgränsning...4 1.2 Metod...4 2 Bakgrund...5 2.1 Historik...5 2.2 Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera - handläggningsrutiner...5 2.3 Revisionell kommentar...7 3 Granskningens resultat...8 3.1 Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner?...8 3.1.1 Iakttagelser...8 3.1.2 Revisionell kommentarer...10 3.2 Hur handläggs bostadsanpassningsbidraget i Smedjebackens kommun?...11 3.2.1 Iakttagelser...11 3.2.2 Revisionell kommentar...12 3.3 Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördelning för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag?...13 3.3.1 Iakttagelser...13 3.3.2 Revisionell kommentar...14 3.4 Sker regelbundna uppföljningar och utvärderingar av de beslut som fattas och hur redovisas verksamheten till Miljö- och byggnadsnämnd och kommunfullmäktige?...14 3.4.1 Iakttagelser...14 3.4.2 Revisionell kommentarer...15 2
Sammanfattning och revisionell bedömning Smedjebackens kommuns revisorer har uppdragit åt Komrev inom PricewaterhouseCoopers att granska om kommunen tillämpar ändamålsenliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning. Revisorerna vill speciellt ha belyst kommunens kostnadsläge i förhållande till jämförbara kommuner, om det finns tydliga riktlinjer för verksamhets samt hur uppföljning och utvärdering av verksamheten utförs. Kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken är högre än i jämförbara kommuner. Kostnader per beslut är förhållandevis låg. Beslutsvolymen är dock större än i jämförbara kommuner. Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock sker handläggningen inte strikt i enlighet med gällande lagstiftning och förvaltningslagens bestämmelser. Miljö- och byggnadsnämnden har inte fastställt riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag i kommunen. Miljö- och byggnadsnämnden bör genom att upprätta riktlinjer tillförsäkra sig om att verksamheten även fortsättningsvis behåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet. Granskningen visar att Smedjebackens kommun handlägger bostadsanpassningsbidrag ändamålsenligt, rättssäkert och kostnadseffektivt. Miljö- och byggnadsnämnden har dock inte fastställt mål, ambition och riktlinjer för verksamheten. Nämnden behöver utveckla riktlinjer för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. Riktlinjerna bör innefatta nämndens ambitioner för verksamheten samt: Rutiner för när kommunens handläggare anlitar entreprenör Rutiner för hur skriftlig fullmakt från sökande ska upprättas då handläggaren övertar upphandling och genomförande av anpassningsåtgärder Rutiner för regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet behöver upprättas av ansvarig nämnd Rutiner dokumentation bör införas i verksamheten Riktlinjerna behöver också fastställa rutiner för hur handläggningen av bostadsanpassningsbidrag ska följas upp och utvärderas. 3
1 Inledning Sveriges kommuner har sedan 1984 beslutanderätten för beviljande av bostadsanpassningsbidrag. Bidraget har tidigare varit finansierat med statsbidrag. Bidraget från staten har successivt avvecklats och från och med 1993 helt tagits bort. Regler för hur bidraget ska beviljas framgår av lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574) med mera samt Boverkets föreskrifter. Kommunernas kostnader för bostadsanpassningsbidraget har under de senaste åren endast ökat marginellt. Däremot är de regionala och lokala skillnaderna stora. Under 2008 varierade kostnaderna i Sveriges kommuner mellan 18 och 353 kronor/invånare). Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidragsärenden följer förvaltningslagens regler. Mindre än 1 % av besluten överklagas. Av dessa leder var femte överklagande till rättelse i förvaltningsdomstol. Revisionsfråga Har Smedjebackens kommun ändamålsenliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning? Kontrollmål/granskningsmål Granskningen ska besvara följande frågeställningar: Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner? Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördelning för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag? Sker regelbundna uppföljningar och utvärdering av de beslut som fattas? Rapporteras hur verksamheten utvecklas till ansvarig nämnd och fullmäktige? 1.1 Granskningens avgränsning Granskningen avgränsas till miljö- och byggnadsnämndens ledning, styrning och uppföljning av handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. 1.2 Metod Intervjuer med ansvarig handläggare av bostadsanpassningsbidrag, chef för miljö- och byggkontoret samt ordförande miljö- och byggnadsnämnden. Granskning av relevanta dokument. 4
2 Bakgrund 2.1 Historik Sverige införde 1959, ett statligt bidrag, det så kallade invalidbostadsbidraget, till specialinredda lägenheter för rörelsehindrade personer. Handikapputredningen föreslog i sitt betänkande (SOU 1972:30) att tillämpningsområdet för bidraget skulle utvidgas och ändrade namn på bidraget till bostadsanpassningsbidrag 1. De nya reglerna innebar en utökning av de personer som hade möjlighet att ansöka om bidraget, till i princip samtliga med långvariga eller bestående funktionsnedsättningar vilka hade behov av särskilda anpassningsåtgärder i bostaden. Ansökan gjordes hos kommunen och länsbostadsnämnden fattade beslut i ärendet. 1984 övertog kommunerna beslutanderätten i vissa ärenden som rörde bidrag till bostadsanpassning. Från och med 1988 2 övertog kommunerna också en del av kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget. Den första januari 1993 övertog kommunerna hela kostnadsansvaret för bostadsanpassning och återställning. De tidigare förordningarna ersattes då också med den nuvarande lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. 2.2 Lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera - handläggningsrutiner Förhandsbesked ska inte lämnas Beslut ska i normalfallet fattas efter att samtliga handlingar inkommit Anpassningsåtgärden ska i normalfallet igångsättas efter att beslut fattats Entreprenadavtalet ska ingås mellan entreprenör och bidragstagare Om kommunens handläggare bistår sökanden ska en skriftlig fullmakt ha givits av sökande (undantag kan göras i brådskande fall, då ska den muntliga fullmakten dokumenteras) Ett ärende om bostadsanpassningsbidrag får inte avgöras om uppgifter från någon annan än sökanden har tillförts ärendet, innan att sökanden fått tillfälle att yttra sig över uppgifterna I normalfallet ska underrättelse om beslut ske skriftligt (på den sökandes begäran ska alltid en skriftlig underrättelse ges, kommunikationsplikten gäller inte om kommunen tänker bifalla ansökan helt och hållet) När en kommun får uppgifter i ett ärende om bostadsanpassningsbidrag på ett annat sätt än genom en handling ska dessa antecknas, om uppgifterna kan ha betydelse för utgången i ärendet. 1 Kungörelsen (1973:327) om bostadsanpassningsbidrag 2 Förordningen (1987:1050) om statskommunalt bostadsanpassningsbidrag 5
Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla för ärendets bedömning behövliga uppgifter redovisas i akten. Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. Sådana uppgifter kan gälla att kontakt förekommit med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggaren besökt den plats ärendet rör. Även om dokumentationen av det senast nämnda slaget inte har betydelse för själva utgången av ärendet är den ändå av stort värde. Den är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstående tillsynsmyndigheter. Även parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation. Vidare kan ett handläggarbyte i hög grad försvåras av brister i beskrivningen av vad som förekommit i ett ärende. 3 Kommunen får inte ta betalt för sådan hjälp som den är skyldig att lämna enligt förvaltningslagen, till exempel: för att informera om hur ansökan går till hjälpa sökanden med att fylla i ansökningsblanketten och göra enklare ritningar och förslag till lösningar besiktning av utförda arbeten Möjligheten till att villkora beslut för att möjliggöra återanvändning av hjälpmedel berörs i förarbetena 4 till lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera men saknar stöd i gällande lagstiftning. Enligt tillsynsmyndighetens (Boverkets) uppfattning saknas stöd i lagen att villkora ett beslut, men också att, i ett nytt ärende, bevilja en åtgärd i form av en begagnad produkt 5. Även Jordabalkens regler om fasta installationer har vissa rättsliga återverkningar i sammanhanget. Trots bristerna i lagstöd återanvänder en övervägande majoritet av Sveriges kommuner installationer (enlig Boverkets kommunenkäter återanvänder 95 % av kommunerna installerade hjälpmedel i sin verksamhet). Kommunerna har ofta utarbetat rutiner för hanteringen och överenskommer vanligtvis om återlämnandet på frivillig väg. De installationer som exempelvis är föremål för återanvändning är hissar/lyftanordningar, ramper och rullstolsgarage. I rapporten Återanvändande av hissar och större installationer finansierade med bostadsanpassningsbidrag 6 föreslår utredaren följande förändringar i lagen för att underlätta återanvändning av installerade hjälpmedel: Återlämnandet ska, enligt Boverkets förslag, bygga på frivillighet. Sökanden äger produkten och får avgöra om han eller hon vill lämna tillbaka denna till kommunen. Denna lösning stämmer också överens med hur kommunerna hanterar dessa frågor idag. 3 JO, 2004-06-14, dnr 1739-2004och 1740-2004. 4 Prop 1992/93:58 (sidan 27) 5 Rapport, Boverket 1994:11 Bostadsanpassningsbidrag en uppföljning av kommunernas verksamhet. 6 Boverket februari 2009 6
Boverket konstaterar att lagen, mot denna bakgrund, behöver kompletteras med regler som behandlar kommunens kompetens att bevilja bidrag till större installationer med begagnade produkter samt avtala med sökanden om ett återlämnande på frivillig väg. I anslutning till ovanstående förslag till förändring av lagreglerna föreslår Boverket också att kostnader för återställning och lagerhållning ytterligare regleras i lagen. 2.3 Revisionell kommentar Som framgår ovan ska behovet av bostadsanpassningsbidraget bedömas efter ansökan från den enskilde i enlighet med förvaltningslagens bestämmelser. I ansökan ska funktionsnedsättningen styrkas samt kostnaden för anpassningen verifieras genom offert. Våra granskningar av kommuner runt om i landet har visat att organisation och handläggning av bidraget varierar relativt stort mellan olika kommuner. Inte sällan saknas politiskt beslutade riktlinjer och handläggningen avviker i vissa delar från lagstiftarens intentioner. Bristen på styrning har sannolikt effekter både på ändamålsenlighet, rättsäkerhet och kostnadseffektivitet inom kommunens handläggning av dessa ärenden. 7
3 Granskningens resultat 3.1 Hur mycket kostar bostadsanpassningsbidraget i kommunen i jämförelse med liknande kommuner? Kostnaderna i rikets kommuner varierar mellan 18 kr/invånare och 353 kr/invånare. I genomsnitt fattas 7 bostadsanpassningsbidragsbeslut per 1000 invånare. 3.1.1 Iakttagelser Smedjebackens kostnader för bostadsanpassningsbidrag är högre än i de jämförbara kommuner 7 vi valt att jämföra kostnaderna mot, under den tidsperiod som granskats. Kostnaderna är dock i nivå med den genomsnittliga kostnaden i kommunerna i Dalarnas län 8. Kostnad bostadsanpassningsbidrag per invånare i Smedjebackens kommun 140 130 120 kronor 110 100 Genomsnitt jmf Smedjebacken Genomsnitt Dalarna 90 80 70 2004 2005 2006 2007 2008 år Som framgår under punkt 3.1 är skillnaderna i kostnaderna för bidraget relativt stora mellan olika kommuner. Några tydliga orsakssamband är svåra att identifiera. Kostnaderna i de kommuner (vilka har liknande strukturella förutsättningar) vi jämfört Smedjebacken med varierar under verksamhetsåret 2008 mellan 47 kronor/invånare och 164 kronor/invånare (Smedjebackens kommuns kostnader för bostadsanpassningsbidraget under år 2008 var 129 kronor/invånare). Bland kommunerna i Dalarnas län finner vi liknande 7 Vi har valt att jämföra kommunen med ett genomsnitt av kostnaderna i kommuner med liknande strukturella förutsättningar som Smedjebacken. De kommuner som ingår i jämförelsegruppen är: Ovanåker, Gnesta, Tibro, Grästorp, Askersund, Torsås, Kungsör, Trosa, Dorotea och Eksjö. 8 Se graf Antal BAB-beslut jmf Smedjebacken 8
variation i kostnaderna för bidraget. I Mora kostar bidraget 52 kronor per kommuninvånare medan det i Älvdalen kostar 206 kronor 9. Antal beslut per 1000 invånare, Smedjebackens kommun 9,5 9 8,5 8 antal beslut 7,5 7 Genomsnitt jmf Smedjebacken Genomsnitt Dalarna 6,5 6 5,5 5 2004 2005 2006 2007 2008 år I rapporten redovisad statistik bygger på den datainsamling som Boverket 10 årligen genomför. De kostnader som redovisas är ett genomsnitt av kommunens kostnader under redovisningsåret och de närmast föregående två åren. Redovisningsmetoden bidrar till att minska effekterna av tillfälliga variationer i kostnaderna och därigenom underlättar för iakttagaren att upptäcka tendenser i kostnadsutvecklingen. Ovanstående graf visar att Smedjebackens kommun handlägger fler bostadsanpassningsärenden än jämförelsekommunerna med liknande strukturella förutsättningar. Nivån ligger dock under den genomsnittliga beslutsvolymen hos kommunerna i Dalarnas län. 9 Skillnaderna hämtade från Boverkets redovisning av kommunernas kostnader för 2008 10 Boverkets publikationer, Bostadsanpassningsbidragen 2004, Bostadsanpassningsbidragen 2005 osv, den senaste Bostadsanpassningsbidragen 2008 har ISBN: 978-91-86342-30-2. Publikationerna finns att beställa från Boverkets publikationsservice, Box 534, 371 23 Karlskrona eller på Boverkets hemsida www.boverket.se. 9
Kostnad per beslut, bostadsanpassningsbidrag, Smedjebackens kommun 20000 19000 18000 17000 kronor 16000 Snitt jmf Smedjebacken Snitt Dalarna 15000 14000 13000 12000 2004 2005 2006 2007 2008 år Med utgångspunkt i Boverkets statistiska material är den genomsnittliga kostnaden för fattade beslut dock lägre än i jämförelsekommunerna. Tendensen i kommuner med liknande strukturella förutsättningar är att kostnaderna ökar. Smedjebackens genomsnittliga kostnader för bostadsanpassningsbesluten tenderar att sjunka. 3.1.2 Revisionell kommentarer Boverkets statistik visar att kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken, genom tid varit högre än kostnaderna i de grupper av kommuner vi valt att jämföra kommunen med 11. En annan iakttagelse är att kommunen fattar fler, men relativt sett billigare beslut än kommuner med liknande strukturella förutsättningar. Tendensen är tydlig även då jämförelsen görs med länets kommuner. En förklaring till kommunens kostnadsnivå har med stor sannolikhet sin förklaring i hur handläggningen av inkomna ansökningar organiseras. En viktig faktor som säkerligen bidrar till kostnadseffektivitet är handläggarens byggnadstekniska kompetens. För att utreda vilka ytterligare delar i verksamheten som bidrar till ökad (eller minskad) kostnadseffektivitet behöver en mer fördjupad analys genomföras. Boverket har i sin statistik även tagit med yttre faktorer som antal personer äldre än 80 år samt andel enfamiljshus. I denna jämförelse verkar dessa faktorer inte ha betydelse för jämförda kommuners kostnader. Däremot framför handläggaren en teori om att den förhållandevis kuperade mark där många av fastigheterna i Smedjebacken är belägna skulle kunna vara en fördyrande faktor. Någon möjlighet att värdera denna teori mot nationella fakta finns dock inte. 11 I jämförelse med Dalarnas kommuner är Smedjebackens kostnader relativt nära genomsnittskostnaderna för länet 10
3.2 Hur handläggs bostadsanpassningsbidraget i Smedjebackens kommun? 3.2.1 Iakttagelser Bostadsanpassningsärenden handläggs av en byggnadsinspektör inom miljö- och byggkontoret. Handläggaren hanterar även andra byggnadsärenden såsom bygglov med mera. Nuvarande tjänsteman har erfarenhet av handläggning av bostadsanpassningsbidrag från perioden innan kommunen övertog ansvaret från staten. Kommunen informerar om bostadsanpassningsbidraget på sin hemsida. På hemsidan finns länkar till lagen och Boverkets handbok. Sidan innehåller också ansökningsblankett och instruktioner om de handlingar som sökanden behöver bifoga sin ansökan. Ansökan görs av sökanden, ofta med hjälp av anhörig, arbetsterapeut eller biståndshandläggare inom socialtjänsten. Det är vanligt att anhöriga eller arbetsterapeut ringer handläggaren och förhör sig om möjligheterna att få bidrag till bostadsanpassning. Intyg från arbetsterapeut infodras regelmässigt och tillställs ofta handläggaren redan innan ansökan inkommit. Ibland fyller handläggaren eller assistent på miljö- och byggkontoret i ansökan till sökande för underskrift. Ansökan diarieförs i miljö och byggnadsnämndens verksamhetssystem/diarium (EDP Byggreda). Då behov av snabba anpassningsåtgärder uppkommer 12, igångsätts åtgärden innan ansökan inkommit. Handläggaren har vid dessa tillfällen endast ett muntligt besked, från exempelvis en biståndshandläggare, om att sökanden önskar bidrag för anpassningsåtgärden. I enstaka fall fattas också muntliga beslut om enklare åtgärder. Den avvikande handläggningen innebär att äldreomsorgen minimerar kostnaden för färdigbehandlade patienter på sjukhus. Dock sker detta på bekostnad av rättsäkerhet och delaktighet från den enskilde. Handläggaren för bostadsanpassningsbidrag genomför, vid mer omfattande anpassningsåtgärder, gemensamma hembesök tillsammans med arbetsterapeut för att få ett så brett underlag för beslutet som möjligt. Då handläggaren har en bred byggnadsteknisk kompetens har hon goda förutsättningar att bedöma det rimliga i det anpassningsåtgärder som ansökan gäller. I de flesta ansökningarna tar handläggaren på sig att anlita entreprenör för uppdraget. Förvaltningen tillämpar inte fullmakt vid dessa tillfällen. Sökandens samtycke till att kommunen övertar upphandlingen inhämtas inte. Beslutet fattas som regel då handläggaren får besked om vad åtgärden kostar. I beslutet anges vilka åtgärder som innefattas i beslutet och bidragsbeloppet. Bidraget utbetalas oftast direkt till entreprenören efter att anpassningsåtgärden genomförts. Rutinen skiljer sig från Boverkets handbok där beslutet ska grundas på av sökande presenterat underlag, oftast intyg från arbetsterapeut och offert från anlitad entreprenör. Handläggaren är medveten om den avvikande hanteringen men 12 Akuta behov av insatser uppstår exempelvis då äldre är färdigbehandlade inom sjukvården och ska skrivas ut till hemmet. I enstaka fall upplever handläggaren att hon utsätts för stark press från socialtjänsten då äldre skrivs ut från sjukhus. Ofta förväntar sig ansvariga inom socialtjänsten att anpassningsåtgärden ska genomföras omgående vilket gör det svårt för handläggaren att hantera ärendet korrekt enligt gällande lagstiftning. 11
ser svårigheter i att begränsa den service som förvaltningen ger sökande (och i förekommande fall socialförvaltningens äldreomsorg). Vid beslut om anpassningsåtgärder vilka innefattar ramper, olika sorters hissar med mera använder kommunen ibland begagnad utrustning. Bostadsanpassningsbidraget går då till montering av hjälpmedlet och kommunen återtar ibland 13, på anhörigas begäran installationen då behov av anpassningsåtgärd inte längre föreligger. Då sökande äger installationen behöver han/hon följaktligen inte återlämna hjälpmedlet. Ofta upplever dock anhöriga det som positivt att kommunen tar hand om utrustningen då den inte längre behövs. Handläggaren på miljö- och byggkontoret utför inspektioner av utförda större anpassningar. Vid mindre anpassningsåtgärder såsom borttagning av trösklar genomförs ingen systematisk uppföljning. Ärendena dokumenteras i miljö- och byggnadsnämndens verksamhetssysten vilket har formen av ett diarium. Möjlighet till löpande daganteckningar finns vilket handläggaren använder sig av i enstaka ärenden. Huvudsakligen använder sig handläggaren av egna minnesanteckningar i pågående ärenden. Då bostadsanpassningsbidragsärendena inte särskiljs från övriga ärenden är det förenat med viss ansträngning att ta fram en sammanställning av dessa ärenden. Handläggaren har också sammanställt en lista över ärenden i en excelfil ur vilken diarienummer och data om hustyp framgår. Ur sammanställningen framgår även kostnader och i viss mån vilken typ av åtgärd som vidtagits. 3.2.2 Revisionell kommentar Handläggningen sker inte, i alla delar, i enlighet med gällande lagstiftning och förvaltningslagens bestämmelser. Områden som behöver utvecklas inom handläggningen av bostadsanpassningsbidrag är: Rutiner för då kommunens handläggare anlitar externa entreprenörer Rutiner för hur skriftlig fullmakt inhämtas från sökande då handläggaren övertar upphandlingen av anpassningsåtgärder Ansvarig nämnd behöver utveckla rutiner för uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet För att göra det möjligt att följa och utvärdera handläggningen behöver rutiner för dokumentation i bostadsanpassningsbidragsärenden införas 13 Under förutsättning att installationen kan återanvändas 12
3.3 Finns tydliga riktlinjer samt en ansvars- och befogenhetsfördelning för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag? 3.3.1 Iakttagelser Handläggaren arbetar i enlighet med lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera, Boverkets handbok och BAB-guiden 14. Handläggaren har också hjälp av samråd med övriga handläggare av bostadsanpassningsbidrag i länet samt av Föreningen kommunalt bostadsstöds hemsida 15. Utöver en av miljö- och byggnadsnämnden utfärdad delegation, senast reviderad 2009-12-15 har nämnden inte utfärdat ytterligare riktlinjer för verksamheten 16. Delegationen ger handläggaren mandat att fatta beslut upp till fyra basbelopp. Avslag på ansökan är inte delegerad till tjänsteman utan dessa beslut fattas av nämnden. Miljö- och byggnadsnämndens ordförande beskriver att nämnden genom delegationen uppfattar att de har möjlighet att utöva viss kontroll över kostnadsutvecklingen inom handläggningen. Nämnden har inte övervägt att upprätta riktlinjer för verksamheten. Ordföranden uppfattar det dock som en brist att nämnden inte upprättat riktlinjer för verksamheten vilka reglerar handläggningen. Dels skapar riktlinjer ett stöd för handläggningen och dels ökar nämndens förutsättningar att styra och samordna verksamheter vilka ligger inom dess ansvarsområde. Smedjebackens kommun har en vision om att kommunen ska vara säker och trygg att bo i. Denna ambition är känd och präglar till viss del handläggarens inställning till sin uppgift. Vid intervjutillfället diskuterade förvaltningen förutsättningar för att erbjuda så kallad spisvakt till äldre, en anpassning som inte ryms inom lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag men som innebär ökad trygghet för många äldre. De rutiner som tillämpas för verksamheten har utvecklats av de tjänstemän som handlagt anpassningsärenden under de år lagen varit gällande. Handläggaren beskriver att omgivningens förväntningar på snabb service ibland är mycket stora och svåra för henne som enskild tjänsteman att ändra på. Mot denna bakgrund upplever hon det förhållandet att nämnden fattar alla avslagsbeslut som en fördel då hon inte själv behöver stå för dessa beslut. Chefen för miljö- och byggkontoret beskriver att handläggaren utför arbetsuppgifterna självständigt och informerar honom och nämnden om ärenden av principiell karaktär. I komplicerade ärenden diskuterar handläggaren möjliga lösningar med chefen för miljöoch byggkontoret. 14 Utgiven av Leif Jahlenius LJ-utbildning, information om utbildningsföretaget finns på hemsidan under mail-adressen ljutbildning@bredband.net 15 På hemsida diskuteras samt ges förslag på olika anpassningsåtgärder. Föreningens hemsida finns på www.fkbo.nu 16 Förvaltningen för miljö och bygg har tydliga, generella rutiner för hur ärenden ska hanteras inom förvaltningen, Dokumenterade rutiner Smedjenbackens kommun Miljö och bygg, odaterat internt dokument. 13
Under intervjuerna framkommer att handläggaren har en regelbunden dialog med miljöoch byggnadsnämnden rörande bostadsanpassningsbidraget. I denna dialog har utkristalliserats vissa informella policys. Bland annat att nämnden är något mer generös med bidrag till vissa anpassningsåtgärder (exempelvis ändringar av badrum) för att förebygga behov av framtida åtgärder i dessa fastigheter. Nämnden fattar också, i vissa enstaka ärenden, beslut om att bevilja anpassningsåtgärder utan att ange kostnaden för åtgärden 17. I dessa beslut ger nämnden uppdrag till handläggaren att genomföra den beslutade åtgärden. Förfarandet är snarast att betrakta som en utökad delegation till handläggaren i dessa ärenden. 3.3.2 Revisionell kommentar Tydliga politiskt beslutade riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag saknas i Smedjebackens kommun. Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock finns områden där miljö- och byggnadsnämnden genom att utforma riktlinjer behöver tillförsäkra sig om att verksamheten även i framtiden bibehåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet (i detta sammanhang kan vi konstatera att handläggaren erbjuder allmänhet och socialtjänst en service som sträcker sig längre än vad lagstiftaren kräver). Områden som bör innefattas i nämndens riktlinjer är lokala ambitioner för verksamheten, kund/brukarfokus samt reglering inom tidigare berörda områden som rutiner vid anlitande av extern entreprenör. Förutom att upprättande av riktlinjer ger miljö- och byggnadsnämnden möjligheter att systematiskt följa upp verksamhetens kvalitet, tillförsäkrar också riktlinjerna att verksamheten bedrivs i enlighet med nämndens intention. 3.4 Sker regelbundna uppföljningar och utvärderingar av de beslut som fattas och hur redovisas verksamheten till Miljö- och byggnadsnämnd och kommunfullmäktige? Mindre än 1 % av de bostadsanpassningsbeslut som fattas av Sveriges kommuner överklagas (ca 20 % av förvaltningsdomstolarnas domar leder till ändringar i beslutet). Boverket tar emot 10-15 klagomål/år vilket i praktiken är den tillsyn som verket utövar. Boverket planerar dock att mer aktivt utöva tillsyn av kommunernas handläggning av bidraget. 3.4.1 Iakttagelser De delegationsbeslut som fattas av handläggaren redovisas vid nämndens sammanträden. Besluten diskuteras också regelbundet i miljö- och byggnadsnämnden. Samtliga överklagade ärenden samt förvaltningsrättens domar redovisas för och beslutas av nämnden. 17 Anledningen till dessa carte blache-beslut är att entreprenören inte uppgivit ett pris för åtgärden då beslutet fattas men att kostnaden med stor sannolikhet kommer att överstiga fyra basbelopp. 14
Verksamhetens kostnader följs upp i samband med uppföljning av nämndens budget. Någon mer systematisk uppföljning av kvalitet och servicenivå inom verksamheten genomförs inte. Redovisningen till kommunfullmäktige sker i samband med nämnden verksamhetsplanering och årsbokslut. Det förekommer också att ordföranden på fullmäktiges begäran redogör för bostadsanpassningsbidraget vid andra tillfällen. Ordföranden uppfattar att kommunfullmäktige har ett intresse för att följa hur bidraget utvecklas under året. 3.4.2 Revisionell kommentarer Miljö- och byggnadsnämnden genomför i praktiken ingen uppföljning av verksamhetens effektivitet och kvalitet. Nämnden bör i samband med att riktlinjer upprättas, också utveckla ett system för kvalitetsuppföljning och avvikelsehantering inom handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. 15