Protokoll från styrelsemöte i Svensk Förening för Klinisk Träning och Medicinsk Simulering Tid: Tisdag 9 oktober kl. 14:00-16:00 Plats: Online Närvarande: Eva Lidén, KTC USÖ, Örebro, Kassör Christian Pettersson, KTC Kristiansstad Magnus Berndtzon, Metodikum, Jönköping (pkt 5-13.4) Ingela Andersson, KTC Sundsvall Torben Nordahl Amorøe, Simulatorcentrum i Väst, Göteborg, Sekr Ordningsnr. SM2014/7 Återbud: Italo Masiello, KTC SÖS, Stockholm, Ordf Stefan Redéen, Clinicum, Linköping Daniel Rodriguez Santos, Simuleringsakuten, Skövde Tomas Askerud, KTC Solna, Stockholm Pia Hellberg, KTC Umeå Agenda 1. Välkomst 2. Val av mötessekreterare 3. Val av justerare 4. Godkännande av dagordning 5. Genomgång av senaste protokoll 6. Genomgång av ekonomi 7. Datum för kommande möten (inkl. IRL) 8. Ändring till protokoll från föregående möte ang. KlinSim konferens 2015 (TN) 9. Rektoskopiattrapp på KlinSim konferensen 2015 (TN) 10. KlinSim konferenser 2016 och 2017 11. Ersättare för Pia Hedberg (EL) 12. Ersättning för kostnader, ägande m.m. i samband med instruktörsutbildningen (EL) 13. Frågor från utbildningsgruppen: 13.1. Godkänns ovanstående(?) pågående arbeten i utb.gruppen samt sammanslagning av HLR och utbildningsgruppen. 13.2. Hemsidan utgår från Jönköping, sårbarhet i samband med sjukdom eller överbelastning med arbetsuppgifter som idag läggs på Magnus Berntzon. Uppdateringen på webben ligger lite efter i nuläget. Hur löser vi detta? 13.3. Ska föreningen ha styrande dokument? Föreningen bör istället ha en tydlig "policy" för vad som gäller på KTC? Kvalitetssäkring på KTC/Simuleringsenheterna? Är det ok att utb. gruppen formulerar ett "policydokument" där KlinSim rekommenderar etiskt förhållningssätt, klädsel, förebyggande av stickskador i simulerad miljö? dvs. tydliggör ett enhetligt säkerhetstänkande som ska gälla på KTC nationellt? 13.4. Vad gäller för företagsrepresentanter som ingår i KlinSim? HLR-rådet? Inkludera företag i föreningen? 14. Inbjudan till deltagning i Instruktörsutbildning steg 1 30/1-2015 KTC KS Huddinge Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 1/6
15. Granskningsformulär 16. Diskussion om samarbete med liknande eller kompletterande föreningar (Nästa möte) 17. Övriga punkter 1. Välkomst Efter kort intensiv trevlig small talk påbörjas mötet 14:05 2. Val av mötessekreterare Torben (som även fungerar som mötesordförande) 3. Val av justerare Eva 4. Godkännande av dagordning Ok 5. Genomgång av senaste protokoll Stefan har köpt och gett present till Rebecka som tack för administrationshjälp Eva kontakter Italo igen rörande utlovat resestipendium. Efter tveksamhet i valberedningen och i styrelsen skulle Torben och Italo se över styrelseledamöteshistoriken och säkre att rätt ledamöter kommer på val för rätt längd på årsmötet 2015. Detta är gjort. Dessa är på val för 2 år: Ledamöter: Torben Nordahl Amorøe (mottar omval), Pia Hedberg (mottar inte omval), Eva Lidén (mottar omval), Suppleanter: Ingela Andersson (mottar omval), Tomas Askerud (mottar omval), Daniell Rodriques (mottar omval). Hittills har valberedning och revisorer varit valda för 1 år. Magnus informerar oss om att detta är den vanliga praxis, för att förebygga att en styrelse skulle kunna missbruka sin makt genom kvarsittande kompisar i valberedning och bland revisorer. Styrelsen tillåter sig att frångå denna princip först och främst för att det i en liten förening är en utmaning att hitta personer som vill ta dessa uppdrag. Dessutom bedömer sittande styrelse att risken för maktmissbruk är obefintlig. Styrelsen ser sålunda gärna att personer i valberedning och revision sitter längre och gärna går om varandra om möjligt (1 års överlapp ). Eva informerar och ställer frågan till valberedning. Styrelsen uppmanar medlemmar ifrågasätta detta beslut i fall det väcker bekymring. 6. Genomgång av ekonomi Eva meddelar, att efter att signerat protokoll från konstituerande styrelsemöte framkom kunna hon få göra bankärenden och bankbyte nu är klart. Det var 38 personer till KlinSim Light dagarna i Örebro. Fantastiskt Bankbyte och allt det innebär i fullmakter osv är klart. Kassans ca 190.000 har nu minskats med ca 9000kr för mat på arbetsdagen och present till Rebecca som avgående administratör. Resestipendium är inte utbetalad, 60.000 kr. i lovade sponsorpengar har ännu inte inkommit men kontakt med sponsorerna har tagits. 7. Datum för kommande möten (inkl. IRL) 141113 14-16 141218 14-16 Nästa fysiska-möte: Det talas om vecka 3 och onsdag 28/1 2015. Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 2/6
Vecka 3, så att vi har tid att få iordning utskick inför årsmöte 20 mars. Inbjudan till Årsmöte ska skickas senast första onsdag i februari. 28/1 för att styrelsen har fått en inbjudan till Stockholm 29/1 (se nedan) och att närvarande styrelseledamöter därför önskar att lägga styrelsemöte onsdag 28/1 i anslutning härtill. Eva pratar med Italo om detta. 8. Ändring till protokoll från föregående möte ang. KlinSim konferens 2015 (TN) Rättelse till senaste protokoll: Ny avgift för KlinSim konferensen höjs med 100 kr till 1800 kr. (inte till 1700 kr). 9. Rektoskopiattrapp på KlinSim konferensen 2015 (TN) Styrelsen har fått förslag om ämne att ta upp på nästa KlinSim konferens kring ämnet Innovation med utveckling av rektoskopiattrapp som exempel. Torben berättar att arrangörerna i Göteborg har tagit detta till sig. Eva berättar om ev önskemål från ytterligare en innovatör/ som gör simulatorer från 3D utskrifter att göra workshop eller vara utställare. Magnus berättar att han och Stefan påtänker att göra workshop om körkort i Laparoskopisk Simuleringsutbildning. Torben berättar att invitation till att inlämna förslag till workshops kommer ut inom kort. 10. KlinSim konferenser 2016 och 2017 Practicum, Lund har bekräftat för Christian att de tar KlinSim konferensen 2016, och KTC Uppsala har bekräftat för Eva att de vill ta konferensen 2017. Magnus uppmärksammar behovet för att ta fram ett ramverk för hur styrelsen ser på KlinSim konferensen och samspelet mellan förening och lokal arrangör. Det konstateras att samma behov identifierades av bl.a. Stefan vid senaste styrelsemöte. Magnus pratar med Stefan om formulering av sådan ett ramverk/polycy/guideline. 11. Ersättare för Pia Hedberg (EL) Eva har pratat med Pia, som meddelar att tiden inte räcker till för att vara aktiv i styrelsen. Pia vill därför inte ställa upp igen. Pia föreslår flera personer från Umeå som ersättare, vilket meddelats valberedningen. Eva är orienterad om att denna redan har tänkt sig att föreslå Karin Jonsson, som har meddelat sitt intresse. 12. Ersättning för kostnader, ägande m.m. i samband med instruktörsutbildningen (EL) Eva förklarar punktat, som har 2 delar: 1. Vid senaste styrelsemöte formulerades att Verksamheter som har bidragit med utvecklare bör få privilegiet att ensamt erbjuda själva kursen under en period eller ett antal gångar. Eva vill förtydliga att de personer som för närvarande håller på att utveckla en instruktörskurs inte har haft för avsikt att deras verksamheter skulle göra krav på sådana privilegier. Magnus instämmer. Detta tas ad notam. 2. När det gäller att ett antal personer ta på sig att utveckla något i KlinSim regi, ser Eva att det kan finnas behov för att dessa (eller deras verksamheter) ska kunna be KlinSim för vissa ersättningar, eftersom denna uppdragsgivna aktivitet kan bli mera än normalt belastande för hemverksamheten. Man enas om att här gäller samma reglar som omtalad tidigare gällande reseersättning. I fall det finns behov för andra typer av ersättning, som t.ex. lön eller boende, får det tas upp igen. 13. Frågor från utbildningsgruppen: 13.1. Godkänns ovanstående(?) pågående arbeten i utb.gruppen samt sammanslagning av HLR och utbildningsgruppen. Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 3/6
Christian förtydligar frågan genom bl.a. läsa upp från utbildningsgruppens protokoll, där dessa frågor är beskrivit (Skönt med publicerade protokoll. (Sekreterans bemärkning)) Styrelsen stöder samarbete mellan och/eller sammanslagning av grupper, som gynnar arbetet med aktuella gemensamma eller besläktade ämnen. 13.2. Hemsidan utgår från Jönköping, sårbarhet i samband med sjukdom eller överbelastning med arbetsuppgifter som idag läggs på Magnus Berntzon. Uppdateringen på webben ligger lite efter i nuläget. Hur löser vi detta? Just nu läggs saker på hemsidan av Magnus, som prioriterar detta högt, men gör det i mån av tid. Han är ok med uppdraget i denna form. Det kan finnas behov för eget domän, och detta har varit diskuterad och undersökt. Styrelsen har ansett att i nuläget var behovet för annan praxis inte så stort, men det finns pågående diskussion om att deltidsanställa en administratör, som skulle kunna ha dessa uppdrag. 13.3. Ska föreningen ha styrande dokument? Föreningen bör istället ha en tydlig "policy" för vad som gäller på KTC? Kvalitetssäkring på KTC/Simuleringsenheterna? Är det ok att utb. gruppen formulerar ett "policydokument" där KlinSim rekommenderar etiskt förhållningssätt, klädsel, förebyggande av stickskador i simulerad miljö? dvs. tydliggör ett enhetligt säkerhetstänkande som ska gälla på KTC nationellt? Detta är en intressant fråga som styrelsen har berört tidigare. Punkten diskuteras. Synpunkten att Vårdhandboken räcker ventileras. Styrelsen är dock eniga om att framtagning av dokument med rekommendationer kan vara nyttigt och styrelsen stöder att detta görs. Samtidigt framhölls att föreningen inte bör framsätta reglar, som måste följas genom t.ex. styrande dokument. En diskussion om riktlinjer, best practises och rekommendationer och dessas eventuella allmängiltighet eller undantag anses att vara nyttig. 13.4. Vad gäller för företagsrepresentanter som ingår i KlinSim? HLR-rådet? Inkludera företag i föreningen? Av stadgarna framgår att personer som representerar företag kan vara medlemmar i föreningen och i arbetsgrupperna. Personer, som representerar företag har inte rösträtt. Var god se sekreterarens kommentar i bilaga. 14. Inbjudan (till deltagning) att delta i Instruktörsutbildning steg 1 29/1-2015 KTC KS Huddinge Styrelseledamöterna har fått inbjudan från utbildningsgruppen att delta i pilotkörning av den nyutvecklade instruktörsutbildningen på KTC Huddinge i Stockholm. Eva uppmärksammar att datumet är 29/1 som gäller (det stod 30/1 i någon e-post och kallelse till styrelsemöte). De närvarande styrelseledamöterna uttrycker glädje för inbjudan och stort intresse för att kunna närvara. Eva uppmanar alla som kan att anmäla sig till Marie Sunnerby. 15. Granskningsformulär Vi lämnar denna punkt till nästa möte, då Italo finns på plats och kan förklara lite mera vad det handlar om. 16. Diskussion om samarbete med liknande eller kompletterande föreningar (Nästa möte) Vi lämnar denna punkt till nästa möte, då Italo finns på plats och kan förklara lite mera vad det handlar om. 17. Övriga punkter 1. Kontaktpersonslista (EL) Eva frågar var den finns och om den är uppdaterad. Torben säger den finns i dropbox, att den visst har varit uppdaterad en gång, och det nog är bra att få en ny uppdatering. Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 4/6
Det finns önskemål om att denna kontaktlista ska finnas på hemsidan. Eva tar på sig att skriva ut till KTC serna och fråga om listens aktualitet och om det går bra att publicera på hemsidan. 2. Definitionerna (EL), som tagits fram, ligger för närvarande under protokoll på utbildningsgruppens sida. De bör få mera synlig central plats. Vi ber Magnus om att se till detta. T.ex. under vårdhandboken. 3. Gällande ekonomiskt stöd från föreningen vid deltagande i föreningsarrangemang. Senast vidtog styrelsen formuleringen i styrelseprotokoll 140508 punkt 6. Där framgår, att det bara ges bistånd till reseersättning, inte boende. Idag identifierades att det även kan finnas behov för hjälp till boende. De närvarande i styrelsen (som nu inte längre var beslutsmässiga) ansåg att denna utgångspunkt är rätt, men att det ska kunna lämnas utrymme för att ge dispens, så man i särskilda fall, även kan få tillskott till den fulla kostnaden i samband med resa dock fortfarande inte lön. Detta tas upp som punkt vid nästa styrelsemöte. Näste möte 141113 14-16 14:00-16:00 online Mötet avslutas kl. 15:30 Vid pennan Torben Nordahl Amorøe Justerat av Eva Lidén Örebro, 16/10 2014 Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 5/6
Bilaga 1. Kommentar till frågan: Vad gäller för företagsrepresentanter som ingår i KlinSim? Av stadgarna framgår att personer som representerar företag kan vara medlemmar i föreningen och i arbetsgrupperna. Personer, som representerar företag har inte rösträtt. Detta kan uppfattas som kontroversiellt, eftersom detta inte är vanligt i föreningar av vårt slag. Specialistföreningar och liknande vill ofta gärna framstå som oberoende av rent vinst-drivande intressen och man vill kunna ha egna diskussioner som inte ska kunna stjälas av private företag. Man vil ofta även kunna stå enat som förening av avnämare/specialister, som kan stilla krav/önskemål till tillverkarna på andra sidan. Styrelsen har medvetet önskat att personer som representerar företag kan vara medlemmar i föreningen och i arbetsgrupperna. Motivationen är att vi tror att dessa personer kan tillföra föreningens medlemmar kunskap och information i diskussioner och dessa personer kan få inblick i användarnas synpunkter på ett direkt sätt. Vi tror på en win-win. Om tillverkare skulle gå direkt hem och utveckla sin produkt för att de har hört något inom föreningen, ja då tänker vi det är bra för alla. Vi som avnämare får snabbare en bättre produkt, och tillverkaren får möjlighet att tjäna på sin förbättrade produkt. Vi tror på full transparens i vårt arbete. Och erbjudande om medlemskap gäller lika för alla representanter. Kanske det är ett gränsöverskridande experiment för en förening, men innan vi ser konkreta exemplar på att denna princip missbrukas (t.ex. genom att en tillverkare skulle försöka att pressa igenom rekommendationer i riktning av bara att gynna den egna produkten), vill vi i styrelsen upprätthålla denna position. I fall detta anses vara ett problem, är styrelsen alltid öppna för en dialog. I fall man är bekymrad för att detta förhållningssätt ger konsekvenser för föreningen och medlemmar, finns även möjlighet att diskutera det på årsmöte eller lämna förslag om ändring av stadgarna på årsmötet. Torben Nordahl Amorøe Sekreterare KlinSim Styrelsemöte KlinSim 141009 Online - Justerat 6/6