Protokoll från styrelsemöte Svensk Beteendemedicinsk Förening Tisdagen den 31:e mars 2015 kl 13.00-14.00 Anslut till Skype, via matilda.annerstedt. Härefter inbjuds du till Skype-grupp SBF. Ordföranden ringer upp alla via denna grupp. Närvarande: Matilda van den Bosch (bitr ordförande), Anne H Berman (f.d. ordförande), Anna Sjörs (kassör), Nina Lind (sekreterare), Maria Nordin, Petra Lindfors, Eugen Lyskov, Karin Pokorny, Magdalena Stadin (doktorandrepresentant), Gabriele Biguet, Walter Osika Ärenden Beslut/Information 1. Mötesjusterare, se protokollföringsrutiner 1 Walter Osika och Petra Lindfors 2. Anmälan av övriga frågor Inga anmäldes. Frågor om årsmötet togs upp under punkt 10 3. Mötestider för 2015 Totalt hålls ca fem möten/år, varav ett möte sker i samband med årsmötet. Matilda kommer att skicka ut en Doodle med förslag på mötestider för vecka 24-25, 38 samt 49. Förslag att nästa årsmöte hålls i april 2016, se punkt 10 för mer information. 4. Rapport från kassör om kassa/medlemskap (Anna) Anna Sjörs har inte rent formellt tagit över kassörskapet utan inväntar årsprotokollet från tidigare kassör Roberto Riva. Anna meddelade att så fort hon fått ordning på all dokumentation kring föreningens ekonomi så ska påminnelser med fakturaunderlag om medlemsavgifter skickas ut till de medlemmar som ännu inte betalat avgiften. Innan påminnelsen skickas ut är viktigt att hemsidan blir uppdaterad så att länkar kan skickas med. Det diskuterades också att det är viktigt att föreningen deklarerar för år 2014. Smidigaste är då att avgående kassör Roberto Riva gör detta innan överlämnandet till Anna. Anna bör även få med en kopia av deklarationen vid överlämnandet. Anna ska i samband med att hon får koll på budgeten kolla hur mycket föreningen har råd att lägga på förnyelse av hemsidan, se punkt 5. 5. Hemsidans uppdatering Ingen uppdatering om vad som händer med hemsidan just nu då ingen av de två
hemsideansvariga kunde närvara vid mötet. Under mötet diskuterades hemsidan och dess struktur. Som tidigare diskuterades även hemsidans uppdatering och det faktum att hemsidan inte återställts till ursprungligt skick med de funktioner som fanns tidigare. Avtal Avtalet med nuvarande webmaster Alexander Alasjö diskuterades, det börjar eventuellt bli dags att byta. Det diskuterades även om föreningen ska kontakta ett företag som gör hemsidor för att begära in en offert. Uppdatering av hemsidan Det är viktigt att uppdatering av hemsidan sker kontinuerligt, helst en gång i veckan. Som det är nu så finns information om konferenser som redan har ägt rum. Styrelsen (även suppleanter) ombads att läsa igenom och kontrollera att informationen på hemsidan är korrekt och att om man vill uppdatera sin bild skicka in sådan. Nya ledamöter ombeds skicka in bild och information. Denna information skickas i första hand till Isabella och Helena för att läggas till på hemsidan. Tankar om hemsidan och dess funktion Det efterfrågades att det ska vara lätt för vem som helst i styrelsen att kunna lägga upp nyheter eller annan typ av information (se pkt 7 för idéer om en blogg för föreningen). För hemsidan diskuterades det att styrelsen kan kolla runt på andra professionella forskningsinriktade sidor (t.ex. MIND), för att se vad som behövs samt vilka möjligheter som kan finnas, t.ex. om vill man kunna lägga upp inspelade föreläsningar. Budget Det diskuterades vilken budget SBF har för att förnya hemsidan. Vad är det värt med en fungerande hemsida, hur mycket är det värt, och vad är rimligt? Styrelsen var överens om att det är centralt att ha en bra hemsida för marknadsföring.
En summa för budget som diskuterades var 25-30.000kr, för att få en funktionell och tilltalande hemsida. Detta skulle då innebära hälften av föreningens pengar/inkomster. Inget beslut har tagits i frågan om budget för hemsidan, frågan tas upp vid nästa styrelsemöte. Hemsidegruppen Det diskuterades även om en person kan utses som huvudansvarig för hemsidan samt för att sammankalla till möten rörande hemsidan. Övrigt Petra fick i uppgift att kolla vad som eventuellt saknas på hemsidan. Magdalena fick i uppgift att fråga en bekant om vederbörande kan tänka sig hjälpa med SBFs hemsida alternativt om den personen känner någon annan. Anne kan fungera som support i bakgrunden. Isabella, Helena och Magdalena ombeds kolla upp vad man kan förväntas få för hemsida för den summa som diskuterats. Noteras bör att det diskuterade beloppet utgör en stor del av föreningens kapital varför det är angeläget att utreda olika möjligheter och identifiera en kostnadseffektiv lösning. Inget beslut för hemsidan har tagits idag utan punkten diskuteras vidare nästa styrelsemöte 6. Personbeskrivningar till hemsidan? Relaterat till Beteende och xxx? Vi avvaktar med att lägga upp personbeskrivningar på hemsidan till dess att strukturen är ordnad. Man kan redan nu skriva en kort personbeskrivning och skicka iväg denna till hemsideansvariga Isabella och Helena. 7. Synpunkter på visioner för föreningens utveckling (se dokument Mål för SBF_mars_2015 ) För förenings visioner för utveckling diskuterades främst synligheten utifrån följande punkter: Föreningens hemsida är ansiktet utåt varför det är viktigt att den är uppdaterad så att vi kan nå ut med vårt budskap. Frågor som togs upp är som SBF varit
representerad vid Läkaresällskapets riksstämma med exempelvis ett symposium. Gunilla Krantz, deltog för några år sedan för SBFs räkning i Göteborg. Tankar om att ansvara för ett symposium i SBFs regi diskuterades. För att hålla hemsidan levande diskuterades möjligheten att lägga upp aktuella artiklar. Ytterligare tankar om att sprida information om föreningen via exempelvis Läkartidningen för att visa att vi finns och berätta vad vi gör. För att öka antalet medlemmar diskuterades också hur viktigt det är med tydlighet, vad det faktiskt innebär och vad ett medlemskap ger den enskilde medlemmen (den vetenskapliga tidskriften International Journal of Behavioral Medicine, reducerad avgift vid internationella konferenser samt vid en del andra internationella möten som samarrangeras inom ramen för den internationella beteendemedicinska föreningens verksamhet och kan äga rum i Sverige eller i andra länder). Utifrån detta så diskuterades även anledningen till varför man väljer att vara med i en förening. Då nätverk är en viktig del så diskuterades även möjligheten till att delta i diskussioner i webbaserade forum där man kan komma i kontakt med andra som jobbar med liknande frågor. Idag sker kommunikationen främst via föreningens Facebook-sida, detta bör förtydligas på hemsidan och göras tydligare. Walter presenterade idén om att föreningen kan skapa en blogg på hemsidan som uppdateras med jämna mellanrum (exempelvis ett inlägg/vecka) där det finns ett roterande schema för styrelsen (och medlemmar) över vem som skriver ett inlägg. Förslag på inlägg kan vara: priser, MOOC, konferenser, träffa studenter 8. Samarbete med Dansk Beteendemedicinsk Förening? (Anne) Under mötet diskuterades samarbete med danska beteendemedicinska föreningen.
Anne och Matilda har under årsmötet diskuterat sammarbete med danska föreningens ordförande Mette Terp Høybye. Ordförande för svenska och danska föreningarna bjuder in respektive medlemmar till årsmöten. Planer för nästa årsmöte och möjligheten att mötet hålls i Lund kan underlätta för att få fler danska medlemmar att delta i det svenska årsmötet. Matilda meddelade även att den Danska beteendemedicinska föreningen kommer att ordna ett halvdagsmöte den 11 juni. 9. Konferensengagemang: European Association of Psychosomatic Medicine (EAPM) in Luleå, juni 16 18, 2016 (Anne) Information från Hans Christian Dieter, ordförande för tyska beteendemedicinska föreningen, om EAPM som hålls i juni 2016 i Luleå förmedlades via Anne till styrelsen. EAPM grundades 2012 efter enandet av European Network of Psychosomatic Medicine och the European Association of Consultation-Liaison Psychiatry and Psychosomatics (EACLPP). Tidigare har dessa två organisationer arrangerat European Conference on Psychosomatic Research. Temat för konferensen är Transforming health through evidence and empathy Information om denna konferens kommer att läggas upp på föreningens hemsida, underlag har skickats till webansvariga. För denna konferens diskuterades möjlighet att dela ut ett pris till t.ex. ung forskare/doktorand/bästa presentation i föreningens namn. Tidigare har ett pris (diplom samt ett mindre summa pengar) delats ut vid ECP, Beslut baserades då på abstracts som sänts in till kongressen. Anne kan förmedla kontakten till Hans Christian till Matilda och Maria, om möjlighet att dela ut pris och i så fall lägga upp vår logga för att sprida information om detta på konferensens hemsida. Maria kommer att delta vid konferensen. Beslut om ev pris tas vid kommande möte.
10. Diskussion om årsmöte och konferens 2016 (tidpunkt och ämne) Diskussion om kommande årsmöte och konferens. Matilda tog upp idén om att kommande ämne för konferens kan vara miljö och klimatförändringar/miljöförstöring kopplat till beteende med relevans för folkhälsa. Styrelsen stödjer denna idé och Matilda jobbar vidare med förslaget och ansöker om medel för att kunna genomföra detta. Petra kan förmedla kontakter med forskare inom EAT-gruppen och Stockholm Resilience center för talare till konferensen. För årsmötet diskuterades om det kan hållas i april 2016 i Lund, detta delvis för att underlätta samarbete med danska beteendemedicinska föreningen men också för att årsmötena för SBF ska hållas på andra håll än endast Stockholm. Dock är detta inte fastställt utan är avhängigt var inbjudna talare reser från. Detta diskuteras vidare på kommande möten. Matilda kommer att skicka ut en Doodle med förslag på datum under april. Vid pennan Nina Lind, sekreterare Justerat: Walter Osika Petra Lindfors
1 Dokumentet namnges enligt följande: Protokoll 15mmdd SBF styrelsemöte. Mötesjusteraren skriver snarast möjligt efter mötet och mejlar till justerare 1 som redigerar med spårade ändringar, mejlar vidare till justerare 2, som redigerar vidare och skickar tillbaka till mötessekreteraren. Mötessekreteraren godkänner ändringarna och gör eventuella sista justeringar. Protokollet skickas sedan till samtliga styrelsemedlemmar. Protokollen skrivs under på årsmötet.