TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(1) Kommunledningsförvaltningen Berndt Jendrny berndt.jendrny@kri stinehamn.se Datum 2015-03-02 Kommunens säkerhetsarbete- verksamhetsberättelse år 2014 och verksamhetsplan 2015 Sammanfattning Verksamhetsberättelse för kommunens säkerhetsarbete under 2014 samt verksamhetsplan för år 2015. Redovisningen av säkerhetsarbetet visar mindre rapporterade skador under året. Kommunen upplevde under några dagar i augusti en stor översvämning som på ett mycket konkret sätt testade kommunens krisorganisation. Samtliga inblandade parter var överens om att det uppkomna krisläget löstes på ett mycket bra sätt. Erfarenheterna från översvämningen kommer att ligga som grund för det framtida krisledningsarbetet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-03-02 Verksamhetsberättelse med bilagor Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen år 2014 samt verksamhetsplan år 2015 Peter Eskebrink Kanslichef Berndt Jendrny Säkerhetssamordnare c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\inetcache\ie\50gw2el4\tjänsteskrivelse vb2014vp 2015.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
VERKSAMHETSBERÄTTELSE Sida 1(8) Kommunledningsförvaltningen Berndt Jendrny, 0550-880 06 berndt.jendrny@kristinehamn.se Datum 2015-02-13 Kristinehamns Kommunssäkerhetsarbete verksamhetsberättelse 2014 och verksamhetsplan 2015 Kristinehamns kommun har idag ca 23 700 invånare varav ungefär 19 000 bor i centralorten. Tätorten Kristinehamn är beläget vid Vänerns strand i Värmland, mitt i mellan Stockholm, Oslo och Göteborg. Den totala ytan för kommunen är ca 1 400 kvadratkilometer, cirka hälften av ytan utgörs av land, resten är vatten och då framför allt Vänern. Kommunen utgör tillsammans med Storfors och Filipstad de östra gränskommunerna i länet och landstingskommunen. Vad avser räddningstjänstverksamhet ingår kommunen som en del i kommunalförbundet Bergslagens räddningstjänst (BRT). Kommunalförbundet omfattar förutom Kristinehamn även Karlskoga, Filipstad, Degerfors, Hällefors och Storfors kommun. Kristinehamns kommun har ett samordningsansvar för det säkerhetsfrämjande arbetet inom sitt geografiska område, tillsammans med ansvaret för att de kommunala verksamheterna ska fungera med så få störningar som möjligt. Genom att arbeta brett med säkerhets- och trygghetsfrågor i en kommun bidrar det till att bibehålla och öka kommunens attraktionskraft att vara ett ställe människor vill leva, verka och bo på. Kommunens säkerhetsarbete Syfte Syftet med kommunens säkerhetsarbete är att skapa säkerhet och trygghet för alla som bor, verkar eller vistas i kommunen. Kommunens säkerhetsarbete styrs av många olika variabler, bland annat: förväntningar från medborgare, besökare och medarbetare, lagar och förordningar, som vi måste följa, samt försäkringsbolagens krav på oss som kommun och våra egna ambitioner. En ambition med säkerhetsarbetet bör vara att ha en samlad strategi som utöver handlingsprogram enligt skydd mot olyckor och kommunens c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\inetcache\ie\h52a583i\verksamhetsberättelse säk.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 krishantering även innefattar områdena kommunalt internt säkerhetsarbete, trafiksäkerhetsarbete, trygghetsskapande åtgärder, kommunalt brottsförebyggande arbete och säkerhetsskydd. När det gäller kommunens interna säkerhetsarbete är det kommunledningsförvaltningens stabsfunktion som har ansvar för samordning, utveckling och rådgivning till kommunens förvaltningar. Gemensamt för kommunens samtliga verksamheter är att det ska finnas beredskap att utföra sitt uppdrag också när det inträffar oförutsedda händelser. En förutsättning för att vi ska klara detta är att alla tillbud och skador rapporteras. Som stöd finns ett rapporteringssystem på kommunens intranät. Arbetet med det interna skyddet är även av stor betydelse för försäkringskostnadernas utveckling. Försäkringsbolagen är alltmer uppmärksamma på de insatser som kommunerna gör för att eliminera och reducera risker. Riktlinjer och anvisningar för kommunens interna säkerhetsarbete beslutas av kommunens säkerhetschef (kommunchef). Riktlinjer och anvisningar ska före beslut beredas i kommunens säkerhetsgrupp (KOMSÄK). Kommunens Trygghets- och folkhälsoråd som är en del i det kommunövergripande trygghetsarbetet avrapporterar sin verksamhet i särskild verksamhetsberättelse. En nätverksgrupp har bildats med en kontaktperson för säkerhetsarbetet från varje förvaltning. Gruppen heter FÖRSÄK och hanterar försäkrings och säkerhetsfrågor på handläggarnivå. Analyser av risker i verksamheten sker minst en gång per år genom respektive verksamhetsansvarig chef. Året som gått viktiga händelser 2014 Torsdagen den 21 augusti 2014 drabbades framförallt Kristinehamns kommun av kraftigt oväder med regn och åska. Ovädret fick dramatiska konsekvenser i form av översvämningar med skador på bland annat egendom och infrastruktur som följd. Händelsen hade ett hastigt förlopp i Kristinehamns tätort. Redan inom ett dygn hade vattnet sjunkit undan. I Broby med omnejd tog det betydligt längre tid, först på söndagen den 24 augusti hade det mesta av vattnet försvunnit. På måndagen den 25 augusti drabbades Broby återigen av stora mängder regn, cirka 60 mm. Det dröjde ytterligare några dagar innan även detta vatten försvunnit. Klocka 07.00 den 21 augusti bildade Kristinehamns kommun stab i kommunhuset med initial uppgift att skaffa information om läge och utbredning. Snabbt beslut togs om att försöka ta kommandot över informationsströmmarna. Informationspersonal säkrades och intern information förmedlades till berörda förvaltningar. Tekniska förvaltningens personal bildade gemensam pool med uppgiften att utföra behövliga insatser och bevaka vattennivåer på strategiska platser. Kommunens krisledning flyttades till stabsplatsen på brandstationen och bildade gemensam stab med räddningstjänst och polis. På så vis bedrev kommunen stab på två olika fysiska platser.
3 Ingen evakuering av personer behövdes göras Stora resurser lades på att försöka begränsa skadorna bland annat genom skyddsvallar med sandsäckar. Sand och sandsäckar gjordes tillgängliga även för enskilda för eget bruk, dels centralt vid räddningstjänsten men också nära flera drabbade områden. Överflygning och fotografering av området med hjälp av polishelikopter där personal från räddningstjänsten var med genomfördes tidigt och var till stor hjälp. Det planerades även invallning av en större el-central i centrala Kristinehamn. Dock behövde denna inte utföras då vattennivån kunde sänkas i området bland annat genom att dämningen under Vågbron kunde tas bort och visst vatten kunde ledas förbi Vågbron och Lötbron. Inga personskador finns rapporterade. Dricksvattenförsörjningen var hotad på grund av okontrollerat ytvattenflöde bland annat i anslutning till dricksvattentäkt. Huvudvattenledningen till staden låg också i riskzonen. Elförsörjningen var hotad då flera knutpunkter för eldistributionen fanns i det drabbade området. Klockan 11.00 torsdagen den 21 augusti rekommenderade kommunen kokning av dricksvatten för ett antal enskilda vattentäkter som var drabbade i det översvämmade området. Detta kommunicerades ut via kommunens webbplats. Klockan 13.00 rekommenderades kokning av dricksvattnet även för de som får sitt vatten via det kommunala nätet. Det planerades för en invallning av en större el-central i centrala Kristinehamn. Dock behövde denna inte utföras då vattennivån kunde sänkas i området bland annat genom att dämningen under Vågbron kunde tas bort och visst vatten kunde ledas förbi Vågbron och Lötbron. Kristinehamns kommuns kostnader för översvämningen är beräknad till cirka 8-9 miljoner kronor. Kommunen begärde via Länsstyrelsen ekonomiskt stöd från regeringen med 9 800 000 kronor men fick avslag. Försäkringsbolagen redovisar en skadekostnad på lite drygt 8 miljoner kronor varav lantbruk står för cirka 2 miljoner kronor och privata fastighetsägare för cirka 6 miljoner kronor. Trafikverkets kostnader för skador på väg är beräknade till 3,1 miljoner kronor varav E18 står för 1,3 miljoner kronor. Trafikverkets kostnader för skador på järnväg är beräknade till 2,2 miljoner kronor. Till detta kommer naturligtvis kostnader i form av arbetstid, kostnader för tågbolag med mera. Erfarenheter När dricksvattnet är hotat är det viktigt att så snabbt som möjligt skapa en dricksvattengrupp med relevanta deltagare för tidig riskvärdering och att kalla in VAKA hjälp med planering, information och nödvattenhantering. Man bör även ha färdig information för webbplatsen som snabbt kan publiceras, till exempel en FAQ. Det finns ett behov av att ta fram ett koncept för hantering av frivilliga så att resursen kan utnyttjas på ett effektivt sätt och med beaktande av lagar och förordningar men även att ge de frivilliga en acceptabel säkerhet. Dialog bör kunna ske med FRG om hur detta kan utvecklas. Det finns också behov av att utbilda personal i informationssystemet WIS för att kunna använda systemet vid en extraordinär händelse.
4 En viktig erfarenhet och framgångsfaktor är att samordna insatserna så fort som möjligt i en gemensam stab och att staben etableras på drabbad ort. Det är också viktigt att sträva efter att hålla stabsfunktionen på en rimlig storlek. Detta skedde i Kristinehamn under översvämningen och samtliga inblandade parter var mycket nöjda med det gemensamma stabsarbetet. Uppföljning av planerade insatser 2014 enligt verksamhetsplan för säkerhetsarbete Alla förvaltningar/personal kommer att inbjudas till en allmän försäkringsinformation. Har genomförts Utsedda kontaktpersoner för säkerhetsarbetet samt kommunens ledningsgrupp kommer att få en särskild genomgång av försäkringsbolagens generella krav på säkerhetsåtgärder. Har genomförts Kommunikationssystemet Rakel tas under första halvåret i drift. En stationär och en mobil enhet har beställts. Berörd krisledningspersonal kommer att utbildas. Utbildning har inte genomförts kommer att genomföras under 2015 Införskaffande av enhetligt passersystem/id-kort. Målet är ett gemensamt system för hela kommunen. Inventeringen är slutförd. Nästa steg är att byta ut totalt 16 kortläsare i Uroxen. Genomförs under 2014. Under 2014 kommer en plan att tas fram för ett fortsatt utbyte i olika fastigheter. Målet är ett gemensamt system för hela kommunen - inpassering/larm - tjänstekort/ leg ID kort med foto - inloggning på PC - säker lösning för utskrifter En grundläggande inventering är utfört avseende kortläsare i kommunens fastigheter. Nästa steg är att byta ut 16 kortläsare i Uroxen/Kungsgatan 30 till fabrikatet Nischaya. Detta skulle ha genomförts under 2014 men har inte utförts. En handlingsplan inkl. finansiering tas fram för att göra detta under 2015. Under 2015 behöver en förstudie göras för att ta fram en handlingsplan för införande av lösningen (teknisk lösning, organisation, finansiering) En arbetsgrupp bildas från fastighetsavdelningen, IT avdelningen och kommunens säkerhetssamordnare.
5 Karta för presentation av översvämningsrisker via kommunens intranät har tagits fram. Presentationen på kommunens hemsida kommer att ske under år 2014. Utarbeta handlingsplan för höga vattenflöden. Pärm med förteckning över resurser och rutinbeskrivning vid översvämning ska sammanställas under år 2014. Pågår inte färdigt. Planering färdigt under 2015 Handlingsplan vid oljeutsläpp till sjöss (Oljeskyddsplan) beräknas vara färdigställd och politiskt beslutad år 2014. Handlingsplanen finns i utkast. Föredragen för KOMSÄK. Bör göras ett arbete med åter -förankring vid berörda förvaltningar innan den skickas på remiss. Den blev nedprioriterad under 2014. Arbetet bedöms fullföljas under 2015. Kommunens informationsenhet och delar av kommunens krisledningsorganisation kommer att utbildas i WIS (Webbaserat Informationssystem). Informationssystemet medger säker informationsdelning med länsstyrelsen samt övriga anslutna myndigheter och organisationer. Har inte genomförts WIS funktionen fungerade inte under Skyfallet. ( personer kommer att genomgå utbildning i WIS under våren 2015 Fortsatt utbildning inom förebyggande brandskydd och utbildningsinsatser för heta arbeten inom tekniska förvaltningen och gymnasieskolan. Arbetet fortgår kontinuerligt med insatser för nyanställda och de som har behov av repetition. Uppföljning sker genom säkerhetshandläggare och vi registrerar, med stöd av personalavdelningen, i kompetensregistret. IT-säkerhet. Åtgärder planeras för att förstärka brandskyddet i gamla datahallen, Nämndhuset samt att ta fram en plan för sekundär lagring av data/backup i annan fastighet i kommunen eller hos grannkommuner via fiberanslutning. Åtgärder planeras för att förstärka brandskyddet i gamla datahallen, Nämndhuset samt att ta fram en plan för sekundär lagring av data/backup i annan fastighet i kommunen eller hos någon av våra grann-kommuner via fiberanslutning. Under 2014 har IT-avdelningen genomfört en förstudie tillsammans med vår partner ATEA som pekar på en investering i storleksordningen 1 miljon kr för att lösa detta behov. Denna kostnad finns idag inte finansierad inom nuvarande avgiftssystem. Under 2015 kommer arbetet att fortsätta med att ta fram denna handlingsplan. I det arbetet kommer en dialog att ske med våra förvaltningar för att prioritera vilka funktioner och system som behöver säkras upp vid störningar.
6 Utveckla metoder för kommunens arbete med risk- och sårbarhetsanalys (RSA) Arbetet med RSA påbörjat våren 2015 förslag till Kommunfullmäktige oktober 2015. Verksamheterna gör riksinventering under våren. Fortsätta med täta ronderingar på våra skolor och förskolor för att förhindra skadegörelse. Arbetet med rondering mm fortgår genom avtal med G4S (vaktbolag). Skadegörelsen har minskat Fortsatt YKB-utbildning för alla lastbilsförare inom Tekniska förvaltningen. Uppdatering av ADR 1:3 utbildning. Arbetet har fortsatt med ytterligare delkurser under året. Arbetet fortsätter 2015 med de sista delkurserna och sen kommer det att inarbetas i den regelbundna repetitionsutbildningen. Ny upphandling av försäkringsmäklare Genomfört Fortsatt utveckling av intranätet för säkerhet och krishantering. Pågår Efter beslut i Kommunstyrelsen ska kommunledningsförvaltningen utarbeta internkontrollplaner för resp. riskområden: 1. IT/Telefoni 2. Upphandling 3. Försäkringsfrågor 4. Planberedskap 5. Boendefrågor integration Pågår En flerårig åtgärdsplan för riskhanteringsarbetet upprättas. Påbörjat 2015 Verksamhetsplan för säkerhetsarbetet 2015 Kristinehamns Kommun Säkerhetsarbetet fortsätter under 2015 och det är kommunens målsättning att arbeta med följande punkter: Genomföra en Risk och sårbarhetsanalys för Kristinehamns Kommun Lämnas till Kommunfullmäktige oktober 2015. Uppgradera STYREL för Kristinehamns Kommun färdigt 14 juni Fortsätta arbetet med ett enhetligt passersystem/ ID-kort. Målet är ett gemensamt system för hela kommunen.
7 Utbildning i WIS och RAKEL IT säkerhet Åtgärder planeras för att säkerställa datahallen i Nämndhuset mot inträngande vatten samt ta fram en plan för sekundär lagring av data/ backup Utveckling av intranätet för säkerhet och krishantering Upprätta en flerårig plan för riskhanteringsarbetet Utveckla kommunens krisarbete. Utveckla handlingsplanen för kommunens krisledningsarbete Utveckla samarbetet med frivilliga organisationer (FRG) Utveckla kommuns rutiner kring Vattensäkerhet i samverkan med tekniska förvaltningen Genomförande av grundläggande brandutbildning för nyanställd personal i Kristinehamns kommun Genomföra övning av kommunens krisledningsgrupp Genomföra utbildning av kommunens krisledningsnämnd Utveckla skade- och incidentrapporteringssystemet Bilagor Statistikredovisning Kommentarer statistik: Kommunen har haft ett bra år med färre skador än tidigare år. Totalt antal skador och tillbud har minskat med 116 st. från 2301 (2013) till 2185 (2014) d.v.s. med 5 %. Avseende egendomsskador har dessa minskat från 91 till 79 anmäla skador och tillbud från föregående år. Det som kan nämnas är att antalet fallolyckor inom socialtjänsten fortfarande är högt, men antalet skador/tillbud/avvikelser minskats med 33 skadetillfällen från 1896 till 1863 st. Det som ökat är antalet inrapporterade skador/incidenter avseende fordon från 11 st. 2013 till 42 st. för år 2014. När det gäller skador avseende barn och elever kan nämnas att hot och våld har ökat medan mobbning/ trakasserier har minskat jämfört med 2013. Tillbuden har minskat med hälften. Totalt inom skolförvaltningen har skadestatistiken minskat med 40 % från 145 till 85 skador och tillbud.
8