VÄGLEDNING till FRAMGÅNG PMI UPPFÖRANDEKOD
Brev från vår VD Kära kollegor, Det är med stor glädje jag delar ut PMI:s Vägledning till framgång som uppdaterar och ersätter vår Uppförandekod. Denna vägledning beskriver de grundläggande begrepp och egenskaper som förenar och leder oss genom vår resa tillsammans mot att uppnå PMI:s mål. Dessa begrepp och egenskaper återspeglar i sin tur vårt löfte till samhället, aktieägarna, affärspartner och framför allt våra kollegor om hur vi arbetar som enskilda individer och som företag varje dag och överallt. Vi håller detta löfte oavsett de enorma utmaningar och påfrestningar vi ständigt utsätts för i vårt affärsliv, eftersom det är det enda sättet att säkerställa en gynnsam framtid. Vi hjälper varandra att vidhålla vårt engagemang genom uppriktig feedback och när omständigheterna kräver det, säga till och dela med oss våra synpunkter och bekymmer. Jag hoppas att du läser denna vägledning noggrant. Den kan guida dig i ditt dagliga arbete och hjälpa dig att ta dig igenom svåra situationer som du kan stöta på. Ta dig tid att be om hjälp om du är osäker på vad du bör göra. Det finns många erfarna kollegor och ämnesområdesexperter som gärna ställer upp och arbetar med dig för att lösa problemet. Förtroende, samarbete och integritet bildar grunden för affärsinnovation och därigenom även för våra framgångar. Med vänliga hälsningar, André Calantzopoulos
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Brev från vår VD 03 Kärnidéerna Vår praxis 07 Integritet på arbetsplatsen 09 Marknadsföring och försäljning 11 Konkurrens 13 Mutor och korruption 15 Företagsuppgifter 17 Företagets uttalanden och arkiv 19 Finans och handel 21 Intressekonflikter, gåvor och representation 23 Ansvar för leveranskedjan 25 Säga till 27 29 Arbetsledarens ansvar Tillämplighet, ansvarsfrånskrivning och undantag
KÄRNIDÉERNA
Kärnidéerna Vissa grundläggande begrepp om god affärssed förenar och vägleder oss som arbetar inom PMI. Dessa gemensamma grundläggande begrepp är centrala i denna vägledning. Följande sidor beskriver hur vi menar att PMI ska arbeta för att upprätthålla sin konkurrenskraft kvartal för kvartal, år för år och för decennier framöver. Våra principer återspeglar dels omvärldens förväntningar på oss i egenskap av ett framgångsrikt företag verksamt i tobaksbranschen och dels vad vi förväntar oss och kräver av varandra som kollegor för att uppnå de mål vi strävar mot inom PMI. Vi kan känna oss stolta över vår bakgrund medan vi skapar en framtid för vårt företag. Vi kan bygga vidare på en betydande tillväxt för PMI, men vi får aldrig glömma att våra framgångar är resultatet av att göra affärer med hög integritet. Vi kan möta komplexa utmaningar med stark framtidstro, så länge vi fortsätter att upprätthålla samhällets förtroende i hur vi driver vår verksamhet. Det anseende PMI har är beroende av summan av våra enskilda handlingar. Med så mycket som står på spel, måste vi alla arbeta i rätt riktning och på rätt sätt. Om en av oss handlar fel kan det skada det hårda arbete som tusentals andra utför. Det är därför riktlinjerna i denna vägledning är så viktiga: bara om vi kan lita på att var och en av oss följer dessa riktlinjer kan PMI upprätthålla sin ledande ställning inom företagsvärlden. Om vi kommer på fel spår blir konsekvenserna inte bara allvarliga för varje enskild individ, utan också för PMI som företag. För att hjälpa dig att tillämpa dessa värderingar i ditt dagliga arbete tar denna vägledning upp ofta förekommande ämnen som kräver en grundlig behandling. Givetvis har ingen svar på allt, vilket är helt i sin ordning förutsatt att vi anstränger oss för att hitta de bästa lösningarna. 04
kärnidéerna Denna vägledning beskriver de värderingar vi delar inom PMI: Vi ifrågasätter, vi säger till och vi förändrar. Marknaden är dynamisk. Organisationer kan alltid förbättras. Vi erkänner öppet problem. Att vara passiv är inte lösningen. Varje anställd bör visa konstruktivt missnöje genom att ständigt ställa sig följande frågor: Vad ska vi göra idag? Varför gör vi det? Vilka innovativa lösningar kan jag bidra med? Vi säger till när vi ser något som inte står rätt till eller om vi upptäcker att det finns affärspraxis, processer eller produkter som kan förbättras. Att ta upp frågor eller komma med förslag på lösningar gör vårt ömsesidiga engagemang meningsfullt. I sin tur lyssnar företaget noga och vidtar lämpliga åtgärder när anställda tar ansvar och säger till. Vi samarbetar. Att involvera andra är inget hinder på vägen. Det är ett nödvändigt steg mot en lösning. En mångfald av olika tankar och åsikter i förening ger de bästa resultaten. Vår affärsverksamhet inkluderar alla och den övervinner individuella såväl som organisationsmässiga hinder för samarbete. Vi tar ansvar och agerar. Vårt sätt att driva affärsverksamhet är av brådskande karaktär. Vi avvaktar inte i väntan på att någon annan ska ingripa. Vi delegerar inte uppåt. Vi leder våra team och tar ansvar för arbetsresultaten. Vi nöjer oss inte med att bara undvika misstag. Vi agerar bestämt så snart vi har den information som krävs för att gå vidare. Men det är ännu viktigare att vi förmår att agera både snabbt och genomtänkt. Det finns alltid utrymme för att tänka efter innan man fattar ett definitivt beslut och fråga sig om beslutet är lagligt, förnuftigt och omdömesgillt och om det är i linje med den affärsverksamhet PMI bedriver.
kärnidéerna Vi värdesätter rättssäkerhet. Vi är beroende av politiska system som tillämpar lagar rättvist, som skyddar grundläggande rättigheter, som väljer jämställdhet framför popularitet eller politisk makt. Rättssystemet skyddar oss från godtyckliga angrepp på vår handelsrättigheter. När lagar och regleringar blir orimliga kan det vara anledning att försöka åstadkomma ändringar men under tiden iakttar vi gällande regler eftersom vi har respekt för rättssystemet. När du läser denna vägledning bör du också vara medveten om följande grundläggande värderingar: Vi accepterar att samhället kräver att vi agerar ansvarsfullt. Det finns många som har mycket bestämda åsikter om tobak och tobaksindustrin. Vi förväntar oss inte att alla håller med om allt vi gör och vi måste ta hänsyn till det som gäller i den miljö där vi är verksamma. I våra beslut måste vi ta hänsyn till verkligheten och vara uppmärksamma på vårt beteende. Vi måste förstå att det ofta ligger i vårt eget intresse att, särskilt på längre sikt, hålla en högre standard än konkurrenter eller andra företag. Vi förstår att tillförlitlighet och ärlighet varar längst. Utan tillförlitlighet och ärlighet kan en organisation inte upprätthålla förmågan att fungera. På den mest grundläggande nivån är det omöjligt att fatta sunda beslut om uppgifter vi får från våra kollegor inte är tillförlitlig. Det är självklart att ett företag som konkurrerar på falska grunder, inte kommer att överleva. Det handlar om trovärdighet, om huruvida människor inom och utanför företaget kan och har anledning att lita på oss, om att vi är konsekventa i ord och handling. Vi tänker långsiktigt. Vi nöjer oss inte med sporadisk, kortsiktig framgång, utan målet är hållbar tillväxt. Vi kan förutse potentiella möjligheter och problem. Genvägar till tillfälliga resultat skapar enbart en illusion av framgång istället för lönsam avkastning och leder undantagslöst till förlust. Hållbar tillväxt handlar inte bara om ekonomisk vinning, det handlar lika mycket om människor. Fokus på konsumenterna, engagemang i mångfald och integration och starka samarbetspartners, leder till ett långsiktigt perspektiv. Tillsammans med att ställa sig frågor är det också viktigt att lyssna. Om du handleder andra har du ett särskilt stort ansvar när det gäller att lyssna på arbetsteamets åsikter och problem (och att säkerställa att alla förstår denna vägledning). Oavsett om det är 2 eller 2000 personer som rapporterar till dig får du aldrig glömma att ett effektivt ledarskap kräver lyhördhet. 06
INTEGRITET PÅ ARBETSPLATSEN
INTEGRITET PÅ ARBETSPLATSEN Läs mer Vad vi gör Vi upprätthåller en arbetsmiljö som är integrerande, säker och professionell. Vi ska alla ha lika möjligheter till att bidra och lyckas med utgångspunkt från våra arbetsmeriter. En sådan arbetsmiljö gör alla till vinnare. Diskriminering, trakasserier och osäkra arbetsvillkor är oskäligt och står i motsättning till hur vi driver vår affärsverksamhet. PMI 2-C Anställning PMI 8-C Miljö, hälsa och säkerhet Hur vi gör det Vi fattar alla anställningsrelaterade beslut utifrån meriter. Begränsa inte andras möjlighet att bidra eller avancera på grund av ålder, föräldraansvar, funktionsnedsättning, etnisk härkomst, kön, sexuell läggning, religion, graviditet eller andra personliga skyddade egenskaper. Det finns inget utrymme för trakasserier på vårt företag. Behandla andra med respekt. Tolerera aldrig förolämpande, kränkande eller oförskämt beteende. Verbalt övergrepp, mobbning, oönskat sexuellt närmande, hotelser och kränkande uppförande är exempel på olämpligt beteende. Våld och hot om våld är naturligtvis helt oacceptabelt. Låt säkerheten komma i första hand. Skydda dig själv och din omgivning från skador genom att följa företagets säkerhetsförordningar och gällande arbetsskyddslagar. Informera ledningen om alla arbetsskador eller olyckstillbud. Det är farligt och otillåtet att arbeta vid nedsatt reaktionsförmåga eller under påverkan av lagliga eller olagliga berusningsmedel inklusive alkohol, droger och receptbelagda läkemedel. Det är inte tillåtet att ta med sig vapen till arbetsplatsen eller att bära vapen i tjänsten utan speciellt tillstånd från företaget. Vad vi måste komma ihåg Stanna upp och lyssna. Ett beteende kan vara respektlöst och utestängande även om det inte är avsiktligt. Det händer att man omedvetet sårar eller förolämpar andra och skapar svårigheter för företaget bara för att man inte tar sig tid att lyssna eller förstå hur andra kan känna eller reagera. Om du till exempel kommer på dig själv med att tänka, och uppföra dig som om du är den smartaste person i rummet och att ingen annan har några bra idéer, är det troligt att du visar bristande respekt och förståelse för personerna omkring dig. Du kan förolämpa dem och helt gå miste om insiktsfulla idéer. Det är viktigt att man känner sig fri att uttrycka sig på arbetsplatsen. Vår verksamhet har nytta av ett brett spektrum av förhållningssätt och synpunkter. Vi främjar en mångsidig och integrerande arbetsmiljö där alla arbetstagare kan trivas. Vi har alla olika behov och sätt att vara på och vi måste ge tillräckligt med utrymme så att alla får plats med sina olikheter. Våra standarder gäller även i icke-kontorsmiljöer. Arbeten eller möten förlagda utanför företaget, affärsresor och sociala evenemang med kollegor sker alla i arbetsrelaterade omgivningar. Så gäller till exempel förbud mot trakasserier även på t.ex. en avgångsfest utanför kontoret. I alla situationer ska du tänka efter hur ditt beteende kan påverka dina kollegors känslor och företagets anseende. Arbetstagarrepresentation. Vi respekterar arbetstagarnas rätt att ansluta sig eller inte ansluta sig till fackföreningar och branschorganisationer enligt eget val. 08
MARKNADSFÖRING OCH FÖRSÄLJNING
MARKNADSFÖRING OCH FÖRSÄLJNING Vad vi gör Vi marknadsför och säljer våra produkter på ett ansvarsfullt sätt och enbart till vuxna rökare. Våra märken är bland de högst värderade i världen. Vi använder kreativitet och innovation för att utveckla och upprätthålla varumärkesvärdet. Samtidigt är vi medvetna om att tobaksprodukter medför hälsorisker för våra kunder. Därför använder vi enbart ansvarsfulla försäljnings- och marknadsföringsmetoder. Om vi agerar ansvarslöst har vi på lång sikt ingen framtid. Hur vi gör det Vi marknadsför och säljer till vuxna rökare. Vuxna är kapabla att fatta informerade beslut att röka. Våra produkter och marknadsförings- och försäljningsaktiviteter riktar sig inte till minderåriga eller icke-rökare. Som ledande tobaksföretag har vi ett ansvar när det gäller att hindra ungdomar från att börja röka. Vi varnar konsumenterna om hälsoriskerna som våra produkter medför. All reklam- och konsumentförpackning måste förses med varningstexter, även där lagen inte föreskriver detta. Marknadsföringen måste vara ärlig och korrekt. Information eller påståenden om våra produkter i marknadsförings- och försäljningsmaterial måste utgå från fakta. Vi respekterar lagen. Marknadsförings- och försäljningsregleringar är ofta komplicerade och kräver vägledning för att tolkas. Det är viktigt att du säger till om du blir medveten om aktiviteter som kan strida mot lagar eller företagets riktlinjer. Vad vi måste komma ihåg All marknadsföring måste genomgå en godkännandeprocess. Eftersom vi måste upprätthålla en mycket hög standard, kombinerar vår godkännandeprocess kreativitet, tillförlitlighet och respekt för individuell bedömning med lämplig granskning. Vid granskningen av ett marknadsföringskoncept involverar vi experter från olika kunskapsområden och med olika erfarenhet. Vi bedöms också utifrån aktiviteter från tredje part. Marknadsförings- och försäljningsaktiviteter involverar ofta tredje parter, så som agenturer och värdar. Deras aktiviteter påverkar vårt företag lika mycket som våra egna aktiviteter. Om du arbetar med tredje parter inom marknadsförings- eller försäljningsaktiviteter ska du informera dem om våra principer och vara uppmärksam på sådant som kan äventyra våra värderingar eller tänja på reglerna. Vi utvecklar nya produkter. En hög prioritet för PMI är att utveckla och marknadsföra produkter som har potential att reducera risken för rökrelaterade sjukdomar. Beroende på produkternas egenskaper och distributionsmetod, kan dessa produkter omfattas av olika lagstiftning för konsumentundersökningar, marknadsföring och försäljning. Du ska känna till gällande regler innan du engagerar dig i några marknadsförings- och försäljningsaktiviteter för riskreducerade produkter. Läs mer PMI 4-C Marknadsföring, konsumentförpackning och försäljning PMI 7-C Reglering, utveckling och tillverkning av konventionella tobaksprodukter 10
KONKURRENS
konkurrens Läs mer Vad vi gör Vi är framgångsrika på en rättvis och konkurrenskraftig marknad. Vi konkurrerar kraftfullt med produktkvalitet, konsumentinsikter, innovation, pris och alla andra medel som konkurrenslagen tillåter. Vi vet att en konkurrenskraftig marknad är bra för våra affärer och våra konsumenter. PMI 5-C Konkurrens Hur vi gör det Vi agerar oberoende av våra konkurrenter. Det är helt uteslutet att diskutera eller komma överens om priser eller andra konkurrenskänsliga ämnen med konkurrenterna. Om ditt jobb kräver att du interagerar med en konkurrent ska du rådgöra med den juridiska avdelningen om hur du bör gå tillväga. Undvik samtal som involverar prissättning, märkeslansering, handelsprogram eller andra konkurrenskänsliga ämnen. Vi samarbetar inte med affärspartners för att utesluta medtävlare eller för att skada konkurrensen. Överenskommelser med kunder och återförsäljare kan bli ett problem om de utesluter eller fördyrar konkurrensen för medtävlare eller skadar konkurrensen mellan distributörer, återförsäljare eller leverantörer. Där vi har en betydelsefull marknadsandel måste vi vara särskilt försiktiga när vi interagerar med handels- och leveranskedjan. Vad vi måste komma ihåg Att göra rätt betyder att vi ber om hjälp. Konkurrensreglerna är komplexa och kan kännas motsägelsefulla. Den juridiska avdelningen och ledningen för våra dotterbolag vet vad som är lämpligt för din marknad och kan ge råd och vägledning. Inför varje åtgärd bör du fråga dig själv om ditt beslut kommer att innebära något samarbete med konkurrenter eller om det är utformat så att det utesluter eller göra det dyrare för medtävlarna att konkurrera. Om du är osäker ska du konsultera din arbetsledning och kollegorna på den juridiska avdelningen. Varje interaktion med konkurrenter kan bli en rättslig fråga. Det bästa tillvägagångssättet är att undvika onödig kontakt med konkurrenterna, särskilt om ditt jobb eller omständigheterna kan ge det minsta intryck av att prissättning, handelsvillkor och program eller andra konkurrensfrågor diskuteras. Avsluta samtalet om någon påbörjar en sådan diskussion. Gör det klart för personerna omkring dig att du inte är beredd att delta i någon som helst form av konkurrensbegränsande avtal. Ta sedan omedelbart kontakt med den juridiska avdelningen. Sättet vi konkurrerar på är lika viktigt som resultaten. Det finns sätt att öka volym och vinst som helt enkelt inte är förenliga med i vår affärsetik. Det är inte heller nödvändigtvis rätt att skaffa information om våra konkurrenters verksamhet. Typen av information och hur vi går till väga för att skaffa den är ofta föremål för juridiska begränsningar. Samarbeta med dina lokala jurister för att ta reda på och följa tillämpliga regler. 12
BEKÄMPANDE AV MUTOR OCH KORRUPTION
BEKÄMPANDE AV MUTOR OCH KORRUPTION Läs mer Vad vi gör Vi ger inga mutor, inte någonstans och inte av något skäl. Mutor underminerar rättssäkerheten och försvagar samhället. Vi inser att vår vägran att delta i korruption kan försvåra våra affärer på vissa marknader, men mutor är helt enkelt oacceptabelt för PMI. Vi är konsekventa och orubbliga i vårt ställningstagande, annars sätter vi vår integritet och vårt anseende på spel. Och vi har gång på gång bevisat att vi i slutändan kan nå våra affärsmål utan att ta den här typen av oacceptabla genvägar. PMI 14-C Interagera med offentliganställda och affärspartners. Politiskt engagemang. Hur vi gör det Erbjud aldrig och ta aldrig emot en muta eller tillåt andra att göra det på våra vägnar. Vi måste vara ytterst försiktiga när vi erbjuder något av värde så som pengar, gåvor, tjänster, representation och underhållning, som kan uppfattas som att försök att påverka någons yrkesmässiga handlande eller beslut. Använd gott omdöme och skulle du tveka bör du genast kontakta den juridiska avdelningen så att du vet vad du kan och inte kan göra. Betala aldrig för att underlätta en process, även om det är tillåtet i en del länder. En sådan s.k. underlättande betalning innebär en mindre summa pengar eller någon liten gåva till någon offentliganställd i utbyte mot snabbare processer eller handläggning. Om du uppfattar ett behov eller känner dig pressad att erlägga en sådan betalning ska du avstå. Istället kontaktar du den juridiska avdelningen för råd om hur du ska hantera situationen. Dokumentera allt av värde som ges till någon offentliganställd. Du ska alltid redogöra för gåvor och representation till offentliganställd. Detta uppfyller de rättsliga kraven för noggrann redovisning och dokumentation och kan hjälpa till att undvika eventuella misstolkningar. Vad vi måste komma ihåg Innan du erbjuder eller ger bort något av värde till någon offentliganställd ska du vara införstådd med både PMI:s bestämmelser och de lokala bestämmelserna. Beteenden som kan vara lämpligt på en marknad kan vara olagligt eller olämpligt på en annan. Att bjuda en offentliganställd på en måltid kan vara förbjudet i ett land men helt lagligt och vanligt i ett annat. Vad gör man om en muta eller en betalning för att underlätta en process verkar vara det enda alternativet? Om du tror att en muta är nödvändig eller du känner påtryckningar att betala en muta måste du säga till. Företaget kommer att anlita rätt personer för att hitta en utväg. Oftast kan problemen lösas genom att vi kontaktar någon tjänsteman eller företagsorganisation på högre nivå. Vi avstår från affärsmöjligheter eller omarbetar våra mål i situationer då vi inte kan lösa direkta problem. Definitionen av offentliganställd kan verka förvånande. Du måste vara särskilt försiktig vid kontakter med offentliganställda. Anledningen till detta är att lagen ställer mycket specifika krav vid interaktion med offentliganställda. I begreppet offentliganställd ingår statligt anställda på nationell och lokal nivå och politiska kandidater. Definitionen kan även inbegripa anställda vid statsägda företag, till exempel journalister som arbetar för en statsägd tidning eller t.o.m. en föreståndare på en statsägd bensinmack. Tredje part måste följa våra regler. Tredje part som på våra vägnar interagerar med offentliganställd måste följa samma regler som vi och avstå från att betala mutor (direkt eller via mellanhänder). 14
FÖRETAGSUPPGIFTER
FÖRETAGSUPPGIFTER Läs mer Vad vi gör Vi skyddar affärsvärdet för våra uppgifter och idéer. De uppgifter och idéer vi använder i vårt arbete är resultatet av kreativitet och hårt arbete. Hur vi använder och delar dessa uppgifter kan antingen förstärka eller förstöra deras värden. För att behålla dessa viktiga värden är det nödvändigt att följa specifika riktlinjer för hur vi dokumenterar, skyddar, bearbetar och säkerställer våra äganderättigheter och våra idéer. Genom att skydda dessa rättigheter och idéer skyddar och stärker vi vår verksamhet. PMI 1-C Interagera med offentliganställda och affärspartners. PMI 3-C Personligt dataskydd PMI 6-C Immateriella rättigheter PMI 18-C Använda datorteknologi PMI 18-CG2 Riktlinjer för sociala medier Hur vi gör det Skydda konfidentiella uppgifter. Vi förlorar vår konkurrensfördel när andra vet vad vi tänker och gör. Vi utvecklar innovativa marknadsförings- och försäljningsstrategier men de kan förlora sitt värde om våra konkurrenter får reda på våra planer i förväg. Dela inte kommersiellt känsliga uppgifter utan tillstånd. Kommersiellt känsliga uppgifter är till exempel specifikationer för en ny produkt, teknologi, marknadsförings- och affärsstrategier, marknadsundersökningsuppgifter, budgetar och andra finansiella uppgifter. Respektera sekretess och skydda personuppgifter. Vi samlar in och använder uppgifter om personer inom och utanför företaget för personaladministration (HR), marknadsföring och andra legitima ändamål. Detta är en normal del av affärsverksamheten men det finns regler för hur man får samla in, använda, dela, lagra, överföra och disponera personuppgifter för att respektera sekretesskyddet. Överlämna aldrig personuppgifter till någon som inte har befogenhet att granska dem på grund av att ett tydligt uttalat informationsbehov för verksamheten föreligger. Bedriv inte insiderhandel och underlätta inte heller insiderhandel. Aktieägarnas investering skyddas av aktielagar som förbjuder personer med väsentlig insiderinformation att köpa eller sälja värdepapper (aktier, värdepapper, obligationer, optioner, osv). Med väsentlig insiderinformation avses information som inte finns tillgänglig för allmänheten och som en potentiell investerare betraktar som viktig för att fatta beslut och att köpa eller sälja värdepapper. Använd inte insiderinformation för att köpa eller sälja värdepapper. Du får inte heller ge någon (en släkting, familjemedlem, medarbetare, vän, mäklare osv.) ett tips gällande väsentlig insiderinformation. Rådgör med vårt kontor för investerarrelationer innan du ger finansiell eller annan information som inte är allmänt känd till någon investerare. Insiderhandel är ett missbruk av det förtroende som PMI ger dig, det är olagligt och orättvist mot andra investerare. Värna om våra immateriella rättigheter. Det finns många sätt som en bra idé kan förlora sitt värde om den inte skyddas. Kontakta vår juridiska avdelning när du behöver hjälp att förstå hur upphovsrätt, patent, varumärken och andra typer av immateriell upphovsrätt skyddar värdet av våra idéer och arbetsprodukter. Respektera sekretess och andras immateriella rättigheter. Stjäl inte andras hemligheter eller deras egendom, immateriella eller andra. Detta gäller för stora saker som ett annat företags hemliga process men även för små saker som en upphovsrättsskyddad bild man kan hitta på internet. Var försiktig med hur du hanterar idéer som du inte har efterfrågat. Om någon utanför företaget kommer till dig med någon idé som du inte har efterfrågat ska du omedelbart kontakta vår juridiska avdelning innan du använder eller delar denna idé med andra. Genom detta tillvägagångssätt minskar du risken för att en tredje part senare tar åt sig äran för en idé vi redan har eller hävdar att vi har stulit idén. Bokför och dokumentera på det sätt som lagen och företaget föreskriver. Alla filialer och dotterbolag har ett bevaringsschema som anger vilka dokument som ska bevaras och hur länge. Dessa scheman säkerställer att företaget har behövlig information för verksamheten och att vi uppfyller alla myndighetskrav. Ibland kan du få ett rättsligt meddelande om arkiveringsplikt som kräver att du bevarar vissa dokument på grund av t.ex. en stämning eller statlig utredning. Om du får ett rättsligt meddelande om arkiveringsplikt måste du följa anvisningarna och bevara samtliga dokument som uppges. 16
FÖRETAGETS UTTALANDEN OCH ARKIV
Företagets uttalanden och arkiv Vad vi gör Vi kommunicerar öppet och uppriktigt. Vårt företags uttalanden påverkar hur allmänheten uppfattar oss i positiv eller negativ riktning. Allmänhetens förtroende för vår uppriktighet är viktig för vår fortlevnad på lång sikt. För att upprätthålla detta förtroende måste all offentlig kommunikation från vår sida vara sanningsenlig, lämplig och inte vilseledande. Vi följer samma praxis i vår internkommunikation och våra rapporter. Hur vi gör det Våra finansiella rapporter är korrekta och lättbegripliga. Investerare ska kunna fatta beslut utgående från vad vi säger. Våra finansiella rapporter och andra ekonomiska uppgifter som vi delger myndighet och allmänhet, måste ge en begriplig och fullständig bild av vår verksamhet. Vi upprätthåller en noggrann redovisning och rapportering. Att ha en noggrann redovisning och rapportering gäller inte enbart våra finansiella rapporter. Alla företagsuppgifter från våra anställda och företaget måste vara korrekta, fullständiga och punktliga. Vi gör inga vetenskapliga påståenden utan dokumenterade bevis. Vi utvecklar produkter som har potential att kan minska riskerna med rökning. För att möta denna komplexa utmaning utvecklar och utvärdera vår forskningsavdelning nya prototyper med hjälp av en bred expertis. Vi har ett starkt kvalitetsramverk för vår forskningsverksamhet vilket inkluderar förkliniska studier, kliniska studier, beteendestudier och bevakning efter lanseringen. Vi backar upp våra vetenskapliga påståenden genom att öppet dela data och vara öppna för vetenskaplig utvärdering. Vad vi måste komma ihåg Samma principer gäller för hur vi kommunicerar internt. Var ärlig, noggrann och fullständig i dina dagliga kommunikationer. Ta tid att uttrycka dig begripligt. Blanda inte fakta med uppfattningar. Känner du behov av att ställa en hypotes ska du tydligt tala om att det är det du gör. Om det inte är ditt jobb ska du aldrig göra en juridisk bedömning eller uttrycka juridiska synpunkter i skrift. Sociala medier är inte privata. Det är naturligt att använda sociala medier för att uttrycka synpunkter. Du måste dock vara medveten om att det du säger via sociala medier är offentlig kommunikation. Även om du inte avser det, kan en personlig synpunkt uppfattas som ett uttalande från företaget och offentliggöra konfidentiell företagsinformation. Detta kan vara vilseledande för allmänheten och bryta mot investerings- och sekretesslagar. Följ företagets riktlinjer när du använder sociala medier. Läs mer PMI 1-C Hantera koncerninformation PMI 18-CG2 Riktlinjer för sociala medier Vi offentliggör vår support. Vi är tydliga med den roll vi har i utvecklingen av material som kan påverka policybeslut som är av intresse för företaget. Detta inbegriper arbetsresultat som vi har finansierat gällande våra produkters hälsorisker, liksom uppgifter eller åsikter från tredje part på våra vägnar som finansierats av oss i syfte att informera om policybeslut. Detta krav på tillskrivning gäller inte när oberoende tredje parter, inklusive myndigheter och organisationer, agerar för egen del, även om PMI tillhandahåller hjälp i form av referensmaterial eller data. 18
FINANS OCH HANDEL
finans och handel Vad vi gör Vi hjälper till att förebygga illegal försäljning av våra produkter och missbruk av vårt företags resurser. Ett stort antal rökare över hela världen föredrar våra märken framför andra. Detta är givetvis bra för oss men det ökar incitamenten för kriminella att handla med våra produkter som smuggelvara och bryta mot tull- och skattelagstiftning eller använda vårt företag för penningtvätt. Våra standarder är tydliga: Vi varken tolererar, medverkar till eller stödjer smuggling eller penningtvätt. Vi samarbetar med myndigheterna för att stoppa illegal handel med våra produkter. Vår trovärdighet på detta område är beroende av vi är uppmärksamma på alla aktiviteter eller förfaranden som kan äventyra våra standarder. Hur vi gör det Vi har affärsmetoder som är utvecklade för att förebygga brottsligt utnyttjande. Penningtvätt är en process där individer eller grupper försöker dölja källan till olagliga medel eller på annat sätt ge intryck av att olagliga medel är lagliga. PMI efterlever lagar mot penningtvätt genom procedurer för att undvika kontant betalning eller jämförbara betalningsmedel som kan vara intäkter från brottslig verksamhet. För att förebygga smuggling bevakas kundförsäljningsvolymerna av våra dotterbolag så att åtgärder kan vidtas när de misstänker illegal omdirigering av våra produkter. Vi undersöker nya potentiella kunder, leverantörer och tredjeparttillverkare noga. Vi gör enbart affärer med företag och organisationer som delar våra standarder för regelefterlevnad och integritet. Avdelningen för internkontroll (Internal Controls Department) har processer för att identifiera potentiella problem med affärspartners. Vi dubbelkontrollerar för att vara säkra om att vi inte gör affärer med länder, regimer, organisationer eller individer som är föremål för handelssanktioner som vi måste följa. Denna kontroll måste genomföras innan vi ingår i något nytt affärsavtal. Vad vi måste komma ihåg En etablerad kundpolicy, skattebestämmelser och handelsstandarder hjälper dig att arbeta snabbare och hålla oss undan från problem. Företagspraxis för kontroll av kunder och tredje parter kan upplevas som besvärlig och tidskrävande men de hjälper oss att driva vår affärsverksamhet mera effektivt och lagenligt. USA och andra länder inför handelsrestriktioner för ett antal länder och individer och listan över dessa ändras dagligen. Våra system hjälper oss att förebygga överträdelser och insamla den information vi behöver för att svara på en regeringsförfrågan. Läs mer PMI 9-C Känn dina leverantörer PMI 10-C Känn dina kunder och tredjeparttillverkare PMI 11-C Godtagna former av betalningar PMI 15-C Skatter Vi följer föreskrifterna för att motverka bojkott. Enligt amerikansk lag måste PMI underrätta de amerikanska myndigheterna och inte samarbeta med begäran av utländsk bojkott som är i strid med amerikansk politik. Anställda får inte vidta några åtgärder, lämna några uppgifter eller göra uttalanden som kan uppfattas som deltagande i en illegal utländsk bojkott. Aktuell information om förbjudna internationella bojkotter kan fås från vår juridiska avdelning. 20