FINANSIERING AV SAKKUNNIGTJÄNSTER FÖR ICT-STÖD I KOMMUN- OCH SERVICESTRUKTURFÖRÄND- RINGAR

1 (5) ANVISNING VM139:00/2013 30.4.2014 FINANSIERING AV SAKKUNNIGTJÄNSTER FÖR ICT-STÖD I KOMMUN- OCH SERVICESTRUKTURFÖRÄND- RINGAR 1. ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar Regeringen genomför en riksomfattande kommunreform som syftar till en livskraftig kommunstruktur i starka primärkommuner. I enlighet med regeringens riktlinjer från 5.6.2012 startas ett förändringsstödprogram i anknytning till kommunreformen. Förändringsstödets åtgärder och projekt syftar till att stödja kommunorganisationerna i genomförandet av kommunstrukturförändringar. Stödet är främst avsett för sådana sammanslagningsprocesser som avses i den kommande kommunstrukturlagen. Kommunerna får stöd i alla skeden av kommunsammanslagningen vid utrednings-, berednings- och genomförandeskedet. Ett program för ICT-förändringsstöd inrättades i februari 2014 som en del av förändringsstödet till kommunerna. Programmets mål är att säkerställa att kommunorganisationernas ICTverksamhet kan fortgå utan avbrott trots sammanslagningen eller strukturförändringen. Avsikten är att skapa förutsättningar för kommunerna att utveckla ICT-verksamheten och -ledningen till ett ännu bättre verksamhetsstöd. Förändringsstödet består av verksamhetsmodeller och verktyg samt sakkunnigstöd som stöder användningen av dem. Denna anvisning ger en närmare beskrivning av ansökan om statsunderstöd för genomförande av förändringsstöd och av användningsvillkoren för finansieringen. Finansiering av sakkunnigstöd i ICT-förändringsstödet Kommunerna kan få finansiering för sakkunnigstöd i ICT-stödet vid en kommun- och servicestrukturförändring genom ett specialunderstöd som beviljas av finansministeriet (1 statsunderstödslagen). Understödet kan användas för att åstadkomma resultat som avtalats i utredningsområdeskommunernas och finansministeriets samplanering av ICT-stödbehoven. I en gemensam plan specificeras de deltagande kommunernas och finansministeriets finansieringsoch arbetstidsandelar i genomförandet av förändringsstödet. Resultaten som ska åstadkommas och resurstilldelningen för genomförandet (deltagande kommuner/finansministeriet) anges i en genomförandeplan (Bilaga 2: ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar, mall för genomförandeplan). Understödsprocessen vid genomförande av ICT-förändringsstöd: 1. Ansökan om understöd; sökanden gör en skriftlig ansökan till finansministeriet om understöd för genomförande av ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringarna enligt planen Finansministeriet Tfn 0295 16001 (växel) Snellmansgatan 1 A, Helsingfors Fax 09 160 33123 PB 28, 00023 Statsrådet valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi FO-nummer 0245439-9

2 (5) 2. Beviljande av understöd; finansministeriet beviljar understöd för anskaffning av sakkunnigresurser till ICT-stödet 3. Användning av understödet; kommunen skaffar behövliga sakkunnigresurser till genomförandet av förändringsstödet, vidtar åtgärder för att åstadkomma de resultat som anges i understödsbeslutet och övervakar genomförandet åtminstone enligt villkoren i denna anvisning 4. Ansökan om utbetalning;stödmottagaren gör en ansökan till finansministeriet om utbetalning av understödet och bifogar en specifikation av de resultat som åstadkommits samt arbetstiden och kostnaderna för genomförandet 5. Beslut om utbetalning; finansministeriet godkänner genomförandet och ger stödmottagaren ett beslut om utbetalning av understödet 6. Fakturering av understödet; stödmottagaren fakturerar finansministeriet med det beviljade understödsbeloppet enligt beslutet om utbetalning Stycke 2 (Statsunderstödsprocessen) beskriver mera detaljerat understödsprocessen med länkar till ansökningsblanketter för respektive steg och närmare anvisningar. Stödobjekt och utbetalning Statsunderstödet för anskaffning av sakkunnigresurser till ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar riktar sig till utredningsområden/kommuner i sådana sammanslagningar som avses i kommunstrukturlagen. Understödet kan användas för genomförandet av de avtalade ICT-stödåtgärderna. Huvudsakliga stödobjekt i olika skeden av en kommunreform: utredningsskedet: nulägesanalys av kommunernas ICT-miljö och datasystem, framtagning av en målbild som stöder serviceverksamheten, bedömning av olika genomförandealternativ och förändringens genomförandeplan genomförandeskedet: planering av genomförandet av kommunreformen, stöd för ledning och styrning, anskaffning av datasystem och tjänster, överföring av kontrakt, integration av datasystem och dataöverföringar. utvärderingsskedet: utvärdering av genomförandet av kommunreformen och genomförande av en utvecklingsplan för utveckling av kommunens serviceverksamhet Statsunderstödets användningsändamål beskrivs i genomförandeplanen för ICT-stödet. I regel betalas statsunderstödet ut enligt realiserade kostnader efter att stödmottagaren i sin ansökan om utbetalning gett finansministeriet en godtagbar utredning om användningen av understödet. Understödets användningsvillkor Statsunderstödet för anskaffning av sakkunnigresurser till ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar har följande användningsvillkor: Bestämmelserna i statsunderstödslagen (688/2001) och villkoren i detta beslut ska tilllämpas vid övervakning, kontroll och återkrav av understödet.

3 (5) Lagen om offentlig upphandling (348/2007) ska tillämpas vid alla anskaffningar där understödet används. Understödet får användas för objekt som anges i detta beslut. Om det sker förändringar som gäller projektfinansieringen, sökanden, genomförandetiden, användningsändamålen eller andra omständigheter i någon del som godkänts för användning i projektet ska finansministeriet omedelbart underrättas om detta för eventuell ändring av beslutet. Den understödda verksamheten ska följas upp i tillräcklig grad genom bokföringen sett till övervakningsbehoven. Finansministeriet eller granskare som ministeriet bemyndigat har rätt att granska stödmottagarens ekonomi och verksamhet när detta behövs för utbetalning och övervakning av statsunderstödet. Bokföringen för det understödda projektet samt alla dokument relaterade till genomförandet av projektet ska bevaras för eventuell granskning av hur medlen använts och vara lättillgängliga. Före utbetalning av understöd ska stödmottagaren lämna en utredning till finansministeriet om användningen av understödet. Utredningen ska beskriva genomförandet av de utvecklingsobjekt som anges i detta beslut samt specificera utvecklingskostnaderna och resursanvändningen. Stödmottagaren ska omgående återbetala hela understödet eller en del, om utbetalningen är felaktig, beloppet för stort eller stödet uppenbart ogrundat. Återbetalning ska även ske, om statsunderstödet eller en del av det inte kan användas på det sätt som anges i statsunderstödsbeslutet. 2. Statsunderstödsprocessen Understödets belopp och ersatta kostnader Storleken på statsunderstödet för anskaffning av sakkunnigresurser till ICT-stöd i kommunoch servicestrukturförändringar bestäms enligt utredningsområdeskommunernas/sammanslagningskommunens och finansministeriets gemensamma genomförandeplan för ICT-stödet. Beloppet påverkas även av antalet kommuner, befintliga utredningar, t.ex. nulägesanalyser, och förändringsmålen. Understödets maximibelopp är 50 000 euro/utredningsområde (utredningar utanför de 12 största stadsregionerna). Kalkyl för beräkning av understödsbeloppet: nulägesanalys 4 000 /utredningskommun, t.ex. för fem kommuner: 5 * 4 000 = 20 000. Innehållet i nulägesanalysen och genomförandemodellen beskrivs i en bilaga (Bilaga 5, Tillämpning av totalarkitekturmetoden). För bedömning av genomförandealternativ i utredningsskedet och för genomförande av övergångsplaner kan dessutom 10 000 20 000 /utredningsområde beviljas som understöd. Statsunderstödets maximibelopp är 75 % av totalkostnaden för genomförandet av ICTstödåtgärderna (0 % moms). I sökandens självkostnadsandel kan man räkna in arbetskostnaderna (exklusive lönebikostnader) i utredningsområdeskommunerna/sammanslagningskommunen för genomförandet av ICT-stödet. Kostnaderna som berättigar till statsunderstöd för anskaffning av sakkunnigresurser till ICTstöd i kommun- och servicestrukturförändringar ska gälla anskaffning av sakkunnigresurser eller -tjänster för genomförandet av ICT-stödet. 1) Ansökan om statsunderstöd

4 (5) Statsunderstöd för anskaffning av sakkunnigresurser till ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar ska sökas skriftligt hos finansministeriet (Bilaga 4: Ansökan om utbetalning av beviljat statsunderstöd för ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar). Sökanden ska till ansökan foga en genomförandeplan för ICT-förändringsstödet (se mallen) samt en närmare specifikation av de planerade kostnaderna fördelade på år, kostnadsobjekt och finansieringsandelar (Bilaga 3: Kostnadskalkyl för ICT-förändringsstöd). 2) Beviljande av statsunderstöd Efter ansökan kan finansministeriet bevilja specialunderstöd för genomförande av ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar. En part som är missnöjd med finansministeriets understödsbeslut kan söka rättelse inom 30 dagar efter att parten fick del av beslutet. Rättelseyrkandet ställs till finansministeriet. 3) Användning av statsunderstöd Med understödet skaffar stödmottagaren behövliga sakkunnigresurser eller -tjänster för genomförande av ICT-stödet. Mottagaren ska tillämpa lagen om offentlig upphandling (348/2007) när resurserna och tjänsterna skaffas. Mottagaren ska styra de anskaffade resurserna och tjänsterna enligt genomförandeplanen för ICT-stödet och följa upp resursanvändningen i behövlig grad. Om det sker förändringar i resursanvändningen som påverkar det beviljade understödet ska mottagaren omedelbart underrätta finansministeriet om detta för eventuell ändring av understödsbeslutet. 4) Ansökan om utbetalning av statsunderstöd Efter genomförandet av de planerade ICT-stödåtgärderna ska mottagaren göra en skriftlig ansökan till finansministeriet om utbetalning av understödet (se blanketten för utbetalning av statsunderstöd vid genomförande av kommun- och servicestrukturförändringar). Till ansökan ska stödmottagaren foga en beskrivning av resultaten som åstadkommits med understödet och en specifikation av de realiserade kostnaderna för genomförandet fördelat på år, kostnadsobjekt och finansieringsandelar (se tabellen med en kostnadskalkyl för genomförande av ICT-förändringsstöd). 5) Beslut om utbetalning av statsunderstöd Efter ansökan kan finansministeriet bevilja utbetalning av statsunderstöd vid genomförande av ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar. En part som är missnöjd med finansministeriets utbetalningsbeslut kan söka rättelse inom 30 dagar efter att parten fick del av beslutet. Rättelseyrkandet ställs till finansministeriet. 6) Fakturering av statsunderstöd Stödmottagaren fakturerar finansministeriet med beloppet som anges i utbetalningsbeslutet. Fakturan ska skickas till följande adress: Nätfakturaadress/OVT-kod 003702454399 Itella Information Oy:s förmedlarkod 003710948874 FO-nummer 0245439-9

5 (5) Ytterligare information: Momsnummer FI02454399 Ange följande som referens: ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar (30000-00004-01) programchef Ossi Korhonen, finansministeriet, fornamn.efternamn@vm.fi tfn 02955 30452 projektchef Hanna Majurinen, finansministeriet, fornamn.efternamn@vm.fi tfn 02955 30492 www.kommunreformen.fi www.kommunstrukturen.fi Bilagor Bilaga 1: Ansökan om statsunderstöd för ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar Bilaga 2: Genomförandeplan för ICT-stöd Bilaga 3: Kostnadskalkyl för ICT-stöd Bilaga 4: Ansökan om utbetalning av beviljat statsunderstöd för ICT-stöd i kommun- och servicestrukturförändringar Bilaga 5: Tillämpning av totalarkitekturmetoden, Databeskrivning i utredningsskedet