Microsofts Uppförandekod för Leverantörer

Microsofts Uppförandekod för Leverantörer På Microsoft strävar vi efter att vara mer än bara ett företag vi vill vara ett bra företag. På vägen mot det målet arbetar vi engagerat med vår mission att hjälpa människor och företag världen över att uppnå så höga nivåer av produktivitet och framgång som möjligt. För att klara av vår mission handlar det inte bara om att utveckla innovativ teknik. Det handlar även om vilka vi är som företag och som individer, hur vi hanterar vår verksamhet internt och hur vi arbetar med kunder, samarbetsparter, myndigheter, samhällen och leverantörer. Med hjälp av standarderna för företagsuppförande (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond) har Microsoft upprättat företagsstandarder som omfattar etiska företagspolicyer och regelefterlevnad. Dessa standarder gäller alla anställda, chefer och tjänstemän på Microsoft. Microsoft förväntar sig även att dess leverantörer tillämpar detta integritetsåtagande genom att följa och utbilda sina anställda i Microsofts Uppförandekod för Leverantörer. EFTERLEVNAD AV UPPFÖRANDEKODEN FÖR LEVERANTÖRER Leverantörer och deras anställda, ombud och underleverantörer (gemensamt benämnda Leverantörer ) måste följa denna Uppförandekod för Leverantörer när de utför arbeten med Microsoft eller å Microsofts vägnar. Leverantörer måste omedelbart informera sin Microsoft-kontakt (eller någon i Microsofts ledning) när en situation uppstår som gör att Leverantören måste gå emot Uppförandekoden. Även om Microsofts Leverantörer förväntas kontrollera sig själva och visa att de följer denna Uppförandekod kan Microsoft granska Leverantörerna eller inspektera Leverantörernas anläggningar för att bekräfta efterlevnad. Microsoft kan kräva att Leverantören omedelbart säger upp en representant eller personal som uppför sig på ett sätt som är olagligt eller inte följer den här Uppförandekoden eller en Microsoft-policy. Efterlevnad av den här Uppförandekoden och att delta i utbildning om Uppförandekoden, som kan erbjudas av Microsoft, krävs utöver eventuella andra skyldigheter i ett avtal som en Leverantör kan ha med Microsoft. POLICY FÖR JURIDISK EFTERLEVNAD OCH REGELEFTERLEVNAD Alla Microsofts Leverantörer måste utföra sina verksamhetsaktiviteter i enlighet med tillämpliga lagar och regler när de utför arbete med Microsoft och/eller å Microsofts vägnar, och måste, utan begränsning: Handel: Följa alla tillämpliga handelskontroller samt alla tillämpliga lagar och regler för export, återexport och import. Antitrust: Bedriva verksamhet i enlighet med antitrustlagstiftning och lagar för rättvis konkurrens som styr de jurisdiktioner där Leverantören bedriver verksamhet. Bojkotter: Inte delta i internationella bojkotter som inte sanktioneras av USA:s regering eller tillämpliga lagar. Antikorruption: Inte ägna sig åt mutor eller bestickningar av något slag, oavsett om det handlar om affärsförehavanden med offentliga tjänstemän eller personer inom den privata sektorn. Microsoft förbinder sig att följa de uppförandestandarder som anges i den amerikanska antikorruptionslagstiftningen (U.S. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA ) och antikorruptions- och anti-pengatvättlagarna i de länder där Microsoft finns. Leverantörer måste följa alla tillämpliga Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 1

antikorruptions- och anti-pengatvättlagar, inklusive FCPA, samt lagar som styr lobbyverksamhet, gåvor och betalningar till offentliga tjänstemän, lagar för bidrag till politiska kampanjer och andra tillhörande regler. Leverantörer får inte, direkt eller indirekt, erbjuda eller betala något av värde (inklusive resor, gåvor, representantkostnader eller välgörenhetsdonationer) till någon tjänsteman eller anställd i en regering, statlig myndighet, politiskt parti, offentlig internationell organisation eller kandidat för ett politiskt ämbete i syfte att (i) otillbörligt påverka en handling eller ett beslut av en sådan tjänsteman, anställd eller kandidat i syfte att främja Microsofts affärsintressen i något avseende eller (ii) på annat sätt otillbörligt främja Microsofts affärsintressen i något avseende. I egenskap av representant för Microsoft måste Leverantörerna i alla avseenden följa Microsofts antikorruptionspolicy för representanter som finns på http://www.microsoft.com/en-us/legal/compliance/anticorruption/ Default.aspx#DwTR. AFFÄRSPOLICY OCH AFFÄRSETIK Microsofts Leverantörer måste utföra sina affärsinteraktioner och aktiviteter med integritet och måste, utan begränsning: Affärsregister: Ärligt och korrekt registrera och rapportera all affärsinformation och följa alla tillämpliga lagar angående ifyllnad och korrekthet. Upprätta, bibehålla och göra sig av med affärsregister i enlighet med alla tillämpliga juridiska och reglerande krav. Vara ärliga, direkta och sanningsenliga i diskussioner med tillsynsmyndighetsrepresentanter och myndighetstjänstemän. Pressen: Endast prata med pressen å Microsofts vägnar om Microsoft uttryckligen i skrift har gett Leverantören tillåtelse att göra det. Gåvor: Undvika att ge Microsoft-anställda gåvor eftersom även en välment gåva kan anses vara en muta under vissa omständigheter eller skapa intressekonflikter. Erbjud ingenting av värde för att få eller behålla en förmån eller fördel för givaren och erbjud ingenting som kan anses påverka eller äventyra en dom eller förpliktiga den Microsoft-anställda. Om du erbjuder Microsoft-anställda en gåva, måltid eller underhållning ska du alltid använda gott omdöme, diskretion och måttlighet. En gåva från en Leverantör måste vara tillåten enligt policyn för de Microsoft-anställdas affärsenhet och land eftersom Microsofts affärspolicy och regionala policy kan förbjuda gåvor helt eller ange maxvärden för gåvor på olika belopp. Alla gåvor, måltider och underhållning måste följa tillämplig lag, får inte bryta mot givarens och/eller mottagarens policy för detta och måste ske i överensstämmelse med lokala bestämmelser. Leverantörer får inte ge några gåvor, oavsett värde och oavsett till vilken medlem av GPG (Global Procurement Group) eller dess representanter. Intressekonflikter: Undvik att faktiska olämpligheter eller intressekonflikter uppstår. Leverantörer får inte göra affärer direkt med en Microsoft-anställd vars maka/make, partner eller annan familjemedlem eller släkting har ett betydande finansiellt intresse i Leverantören. Under förhandlingar om leverantörsavtal eller utförande av Leverantörens skyldigheter är det förbjudet att göra affärer direkt med en anställd hos Leverantören vars make/maka, partner eller annan familjemedlem eller släkting är anställd av Microsoft. Insiderhandel: Undvik insiderhandel genom att inte köpa eller sälja Microsofts eller ett annat företags värdepapper om du besitter information om Microsoft eller ett annat företag som inte är tillgänglig för övriga investerare och som kan påverka en investerares beslut att köpa eller sälja värdepapperet. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 2

ARBETSPOLICY OCH MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER Microsoft förväntar sig att Leverantörerna delar Microsofts engagemang i mänskliga rättigheter och lika möjligheter på arbetsplatsen. Alla Microsofts Leverantörer måste utföra sina verksamhetsaktiviteter i enlighet med alla tillämpliga lagar och regler, och måste, utan begränsning: Samarbeta vad gäller Microsofts åtagande om en arbetsstyrka och en arbetsplats som är fri från trakasserier och olaglig diskriminering. Medan vi erkänner och respekterar kulturella skillnader kräver vi att våra Leverantörer inte diskriminerar vad gäller anställning, lön, tillgång till utbildning, befordran, uppsägning och/eller pension baserat på etniskt ursprung, hudfärg, kön, nationellt ursprung, religion, ålder, handikapp, könsidentitet eller könsuttryck, civilstatus, graviditet, sexuell läggning, politisk ståndpunkt, fackmedlemskap eller veteranstatus. Använd endast frivillig arbetskraft. Microsoft förbjuder sina Leverantörer att använda tvångsarbete i form av kontraktsarbete, slavarbete eller fångarbete. Det är förbjudet att stödja någon form av människohandel av ofrivillig arbetskraft genom hot, våld, orättmätiga anspråk eller annat tvång. Kräv inte att arbetarna ska förvara depositionsavgifter eller ID-papper (myndighetsutfärdad identifiering, pass eller arbetstillstånd) hos arbetsgivaren. Arbetarna ska ha rätt att säga upp sin anställning i enlighet med lokala och nationella lagar och regler utan olaglig påföljd. Följ alla lokala och nationella lagar och regler om minimiåldern för arbete och använd inte barnarbetare. Leverantörerna får inte anställa någon under 15 år, någon som är yngre än skolpliktsåldern eller någon som är yngre än den lagliga minimiåldern för arbete beroende på vad som är högst. Microsoft stödjer endast utvecklingen av rättmätiga lärlingsprogram på arbetsplatsen för att utbilda unga människor och gör inte affärer med de som utnyttjar sådana system. Arbetare under 18 år får inte utföra farligt arbete och kan begränsas från nattarbete med tanke på utbildningsbehovet. Tillämpa inte fysiska disciplinåtgärder eller misshandel. Fysisk misshandel eller fysiska disciplinåtgärder, hot om fysisk misshandel, sexuella eller andra trakasserier och verbal misshandel eller andra former av trakasserier är förbjudna. Betala tillämpliga lagliga löner under mänskliga förhållanden. Alla arbetare måste få tydlig, skriftlig information om anställningsförhållandena vad gäller lön innan de påbörjar anställningen och när så behövs under anställningsperioden. Avdrag från lönen som en disciplinär åtgärd tillåts inte och inte heller tillåts avdrag från lönen som inte finns angiven i nationell lagstiftning eller lokala lagar utan uttryckligt, skriftligt tillstånd från den arbetare som berörs. Alla disciplinära åtgärder ska registreras. Löner och förmåner som betalas för en standardarbetsvecka måste minst uppfylla lokal och nationell juridisk standard. Kräv inte att arbetarna jobbar mer än max antal timmar för en vanlig arbetsdag som finns angivet i lokala och nationella lagar och regler. Leverantörerna måste säkerställa att övertid är frivillig och att den betalas i enlighet med lokala och nationella lagar och regler. En arbetsvecka får inte omfatta mer än 60 timmar, inklusive övertid, förutom i en nödsituation eller på grund av särskilda omständigheter. Arbetarna är berättigade till minst en dag ledigt under en sjudagarsvecka. Upprätta register över de anställda i enlighet med lokala och nationella lagar och regler och ange i god tid, via ett lönebesked eller liknande dokumentation, på vilka grunder de anställda betalas. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 3

Respektera arbetarnas rätt till fackfrihet och kollektivavtalsförhandlingar i enlighet med juridiska krav. Som vi angav ovan kräver vi att Leverantörerna inte diskriminerar vad gäller anställning, lön, tillgång till utbildning, befordran, uppsägning och/eller pension baserat på fackmedlemskap. HÄLSA OCH SÄKERHET Microsofts Leverantörer förväntas integrera en sund hälso- och säkerhetshanteringspolicy i alla aspekter av verksamheten, och måste, utan begränsning: Tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö och följa alla lagar, regler och policyer för säkerhet och hälsa inklusive de som gäller för områden som yrkessäkerhet, nödberedskap, yrkesskador och yrkessjukdom, yrkeshygien, fysiskt krävande arbete, maskinskydd, renhållning, mat och lokaler. Lämpliga åtgärder måste vidtas för att minimera orsakerna till faror som finns naturligt i arbetsmiljön. Förbjud användning, innehav, distribution eller försäljning av olagliga droger i lokaler som ägs eller hyrs av Microsoft. MILJÖREGLER OCH MILJÖSKYDD Microsoft erkänner sitt sociala ansvar att skydda miljön och förväntar sig att Leverantörerna delar Microsofts åtagande genom att anta utmaningarna som uppkommer på grund av klimatförändringar och arbetar med att skydda miljön. Som en del av detta åtagande måste alla Microsofts Leverantörer, utan begränsning: Följa alla tillämpliga miljölagar och miljöregler angående farligt material, luftutsläpp, avfalls- och avloppsvattenhantering, inklusive tillverkning, transport, förvaring, kassering och utsläpp i miljön av sådant material. Sträva efter att minska eller eliminera allt slags avfall, inklusive vatten och energi, genom att vidta lämpliga skyddsåtgärder på anläggningarna, genom underhålls- och tillverkningsprocesser och genom att återvinna, återanvända eller byta ut material. Skaffa, upprätthålla och spara alla nödvändiga miljötillstånd och miljöregistreringar och följa drift- och rapporteringskraven för sådana tillstånd. Om tillämpligt, identifiera kemikalierna eller annat material som släpps ut och som hotar miljön och hantera dem korrekt för att säkerställa att de hanteras, flyttas, förvaras, används, återvinns eller återanvänds och kasseras på ett säkert sätt. Följa alla tillämpliga lagar, regler och kundkrav angående förbudet eller begränsningen av särskilda ämnen, inklusive återvinnings- och kasseringsmärkningen. SKYDDA TILLGÅNGAR OCH IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Det är viktigt för alla företag att skydda sina immateriella rättigheter. Microsoft är beroende av immateriella rättigheter som information, processer och teknologi. Alla Microsofts Leverantörer måste, utan begränsning: Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 4

Respektera och skydda alla parters immateriella rättigheter genom att endast använda informationsteknologi och programvara som har förvärvats och licensierats lagligt. Endast använda programvara, maskinvara och innehåll i enlighet med tillhörande licenser eller användningsvillkor. Skydda och använda Microsofts fysiska och immateriella tillgångar på ett ansvarsfullt sätt, inklusive immateriella rättigheter, materiell egendom, tillgångar, konsumtionsvaror och utrustning, när du har fått tillåtelse av Microsoft att använda sådana tillgångar. Använd endast informationsteknologi och system (inklusive e-post) som tillhandahålls av Microsoft i affärsrelaterade syften som har auktoriserats av Microsoft. Microsoft förbjuder strikt Leverantörer från att använda teknologi och system som tillhandahålls av Microsoft för att (i) skapa, bereda sig åtkomst till, förvara, skriva ut, samla in eller skicka material som är terroriserande, trakasserande, hotande, missbrukande, uttryckligen sexuellt eller på annat sätt stötande eller olämpligt eller (ii) skicka falsk, nedsättande eller skadlig kommunikation. Följa alla Microsofts krav och rutiner för att hålla lösenord hemliga samt upprätthålla konfidentialitet, säkerhet och sekretess som ett villkor för att förse Microsoft med varor och tjänster eller för att få tillgång till Microsofts interna företagsnätverk, system och anläggningar. Alla data som sparas eller överförs på utrustning som ägs eller hyrs av Microsoft ska anses vara privat och tillhör Microsoft. Microsoft kan övervaka all användning av företagsnätverket och alla system (inklusive e-post) och kan bereda sig åtkomst till alla data som har lagrats eller överförts med Microsoft-nätverket. Följa Microsofts rättigheter för ägande av immateriell egendom och andra rättigheter, inklusive, men inte begränsat till upphovsrätt, patent, varumärken och företagshemligheter samt hantera överföringen av teknologi och know-how på ett sätt som skyddar rättigheterna för immateriell egendom. RAPPORTERA TVIVELAKTIGT BETEENDE Om du vill rapportera ett tvivelaktigt beteende eller ett möjligt brott mot Uppförandekoden för Leverantören uppmanas du att arbeta tillsammans med din primära Microsoft-kontakt för att lösa problemet. Om det inte går eller inte är tillämpligt kontaktar du Microsoft på något av följande sätt: Telefon: Microsofts linje för företagsuppförande på 1-877-320-MSFT (6738). Om du ringer från ett land utanför USA kan du ringa ett collect call (telefonsamtal som betalas av mottagaren) till linjen för företagsuppförande genom att ringa en internationell operatör och be dem göra ett collect call till 1-704-540-0139. E-post: Om du är Leverantör och har tillgång till Microsofts intranät kan du skicka ett e-postmeddelande till den ansvarige för efterlevnad av företagsuppförande och efterlevnadsaliaset på buscond@microsoft.com. Post: Skicka ett brev till den ansvarige för efterlevnad på Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052. Fax: Skicka ett fax till den ansvarige för efterlevnad på 1-425-705-2985. Microsoft upprätthåller konfidentialiteten i den utsträckning det är möjligt och tolererar inget straff och inga motåtgärder som vidtas mot en person som, i god tro, har bett om råd eller rapporterat ett tvivelaktigt beteende eller möjligt brott mot den här Uppförandekoden. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 5