Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah En del av kvalitetsarbetet Fastställd av Individ- och familjenämnden 2014-11-18
Innehåll Skyldighet att rapportera 1 Skyldighet att informera rapporteringsskyldiga 1 Informationsskyldighet till nämnd 1 Missförhållanden som ska rapporteras 2 Skyldighet att undanröja avhjälpa 2 Skyldighet att avhjälpa 2 Skyldighet att utreda 2 Skyldighet att anmäla 3 Allvarliga missförhållanden som ska anmälas 3 Risk för missförhållande/allvarligt missförhållande 3 Polisanmälan 3 Stöd till anställda 4 Sekretess 4 Bevarande och gallring 4 Redovisning 4 Sammanfattning av uppgifter med ansvar 5 Definition 6 Litteraturhänvisning 7 Bilagor Bild förhållandet mellan klagomål och synpunkter missförhållanden/allvarliga missförhållanden Bild över centrala moment i Lex Sarah Blankett för anmälan till tillsynsmyndigheten
Sammanfattning De nya bestämmelserna om lex Sarah som trädde i kraft den 1 juli 2011 är en del av det systematiska kvalitetsarbetet som gäller såväl handläggning som utförandet av insatser. Det är första gången i Socialtjänstlagen (SOL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) som det tydliggörs att alla som fullgör uppgifter har ansvar för verksamhetens kvalitet genom Att insatser inom socialtjänsten och verksamhet enligt LSS ska vara av god kvalitet och för utförandet av insatserna ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet Alla anställda omfattas således av kompetenskrav för att kunna delta i det systematiska kvalitetsarbetets alla delar som bland annat består i anställdas skyldighet att rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamhet. Genom att uppmärksamma och åtgärda avvikelser, fel och brister inom ramen för gällande kvalitetssystem ska missförhållanden så långt som möjligt undvikas. Syftet med bestämmelserna enligt Lex Sarah är således att: o o o o Uppmärksamma, förebygga och komma till rätta med fel och brister Bidra till att den enskilde får insatser av god kvalitet Skydda den enskilde från missförhållanden/ risk för missförhållanden Vara ett stöd för anställda att rapportera utan rädsla för repressalier Den nämnd som ansvarar för verksamhet inom socialtjänsten, enligt LSS, och SIS och enskilt bedriven yrkesmässig verksamhet ska fastställa rutiner för hur bestämmelserna om lex Sarah ska tillämpas. Av rutinerna ska det framgå hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras, vidare hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risker för allvarliga missförhållanden till tillsynsmyndigheten ska fullgöras. I och med föreliggande dokument fastställs ovan beskriva rutiner att gälla från och med 2014-11-18
1 Skyldighet att rapportera Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får, eller kan komma i fråga för, insatser inom verksamheten. 14 kap 3 SOL, 24 b LSS Anställda med flera ska genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker på missförhållanden som rör den som får eller kan komma ifråga för insatser i verksamheten. En sådan rapport kan benämnas lex Sarah rapport De som fullgör arbetsuppgifter som omfattas av rapporteringsskyldigheten är: o Anställda o Uppdragstagare ( Anställda via bemanningsföretag, kontaktman, ledsagare) o Praktikanter eller motsvarande under utbildning o Deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program via Arbetsförmedlingen De som inte omfattas av rapporteringsskyldigheten är: o Frivilligarbetare o Förtroendevalda o Familjehemsföräldrar ( Handläggaren i ärendet är rapporteringsskyldig) o God man och förvaltare o Personligt ombud Skyldighet att informera rapporteringsskyldiga Den som [ ] ska ta emot rapporter ska informera den som fullgör uppgifter inom respektive verksamhet som de skyldigheter som han eller hon har 4 kap 4 SOL, 24c LSS Informationen om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden ska ges till den som omfattas av skyldigheten när han eller hon påbörjar en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande. Utöver den första informationen ska den därefter ges återkommande minst en gång per år muntligt och skriftligt. Den enskilde/närstående/god man som berörs av ett rapporterat missförhållande eller risk för ett missförhållande bör alltid underrättas om att ett missförhållande har inträffat. Den enskilde/ närstående / god man bör vidare underrättas om en anmälan har gjorts till tillsynsmyndigheten.
2 Informationsskyldighet till nämnd Nämnden ska informeras när en rapportering har inkommit. Missförhållanden som ska rapporteras Med missförhållanden som ska rapporteras avses såväl aktiva handlingar som försummelser som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskilds liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Exempel på missförhållanden är handlingar och underlåtelser enligt nedan: o Fysiska, psykiska och sexuella övergrepp o Brister i bemötande, utförande av insatser o Brister i fysisk miljö o Ekonomiska övergrepp o försummelser Skyldighet att undanröja och avhjälpa Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett miss-förhållande, ska [ ]avhjälpas eller undanröjas utan dröjsmål. Åtgärderna består i att missförhållandet och risk för missförhållande ska dokumenteras, utredas, avhjälpas eller undanröjas. Skyldighet att utreda Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, sak dokumentera, utredas [ ] 14kap 6 SoL,24e LSS Inkommen lex Sarah-rapport ska dokumenteras och utredas utan dröjsmål av utsedd utredare. En utredning enligt lex Sarah ska ge svar på frågorna Vad har hänt? När hände det? Vilka tänkbara orsaker finns till det inträffade? Samt vad som kan göras för att förhindra att något liknande inträffar igen?
3 Skyldighet att anmäla Ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande, ska snarast anmälas till [tillsynsmyndigheten]. Den utredning som gjorts med anledning av det inträffade ska bifogas anmälan. 14 kap 7 SOL, 24 f LSS Verksamheter har skyldighet att anmäla ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande till Socialstyrelsen. Anmälan görs på särskild avsedd blankett Individ- och familjeförvaltningen beslutar om anmälan till Tillsynsmyndigheten. Allvarliga missförhållanden som ska anmälas Med allvarliga missförhållanden som ska anmälas ska avses såväl aktiva handlingar som försummelser som innebär eller har inneburit ett allvarligt hot mot eller har medfört allvarliga konsekvenser för enskilds liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. 14 kap 3 SOL, 24 b LSS Exempel på allvarliga missförhållanden: o Dödsfall som inte beror på naturlig död o Inlåsning och tvångsåtgärder som sker utan lagstöd o allvarliga fysiska skador o Bestående fysiska skador o Allvarliga konsekvenser för psykisk hälsa o Hot eller konsekvenser som drabbar flera enskilda Risk för missförhållande/allvarligt missförhållande Rapporterings- och anmälningsskyldigheten gäller även då missförhållanden ännu inte uppstått, men riskerar att få konsekvenser för den enskildes liv, personliga eller fysiska eller psykiska hälsa. Risken skall vara påtaglig, vilket betyder att den inte får vara otydlig, oklar eller avlägsen För att något ska anses vara en påtaglig risk ska det finnas en uppenbar och konkret risk för att ett missförhållande enligt ovan ska inträffa. Polisanmälan Misshandel, förskingring och stöld faller under allmänt åtal och ska alltid polisanmälas. Vid ekonomiska oegentligheter i den enskildes hem ska enskilda och närstående ges stöd i att anmäla händelsen till polisen
4 Stöd till anställda med flera Enhetschefen för berörd verksamhet ansvarar för att göra en bedömning om anställda eller andra personer som berörs av en rapport om ett missförhållande ska ges stöd. Sekretess Personuppgifter och uppgifter om hälsa och ekonomi omfattas av sekretess, samt uppgifter som gör att en enskild person kan identifieras. Bevarande och gallring En inkommen Lex Sarah rapport ska diarieförs. En utredning och dokumentation enligt lex Sarah ska inte föras till en enskilds personakt, men att det bör framgå av dokumentationen i den enskildes akt att en lex Sarah-rapport har inkommit. Handlingarna i ärendet ska bevaras i fem år från det att den sista anteckningen gjordes. Därefter kan handlingarna gallras. Redovisning Lex Sarahansvariga ansvarar för att redovisa inkomna, utredda och anmälda ärenden enligt lex Sarah. Av redovisningen ska det framgå när en rapport inkommit, när utredning inletts och avslutats, vilka åtgärder som vidtagits samt inom vilken/vilka verksamheter missförhållandet eller den påtagliga risken för ett missförhållande har inträffat. Redovisningen med sammanställning ges årligen vid två tillfällen per år till nämnden,
5 Sammanfattning Uppgift Skyldighet att medverka till god kvalitet, att uppmärksamma och åtgärda avvikelser, fel och brister Skyldighet att rapportera missförhållanden/ risk för allvarliga missförhållanden Information till nyanställda om rapporteringsskyldigheten Årlig information till alla anställda om rapporteringsskyldigheten Mottagande och dokumentation av mottagen rapport Registrering av rapport Skyldighet att vidta omedelbara åtgärder Beslut om att inleda/ inte inleda utredning enligt Lex Sarah Information till enskild / närstående /god man när rapportering inkommit Information till enskild / närstående /god man när anmälan har gjorts till tillsynsmyndigheten För kännedom till nämnd om inkommen lex Sarah rapportering Utredning påbörjas Ansvar för att rapportering tas emot /utredning inleds vid Lex Sarahutredares frånvaro, semester sjukdom. Utredningen avslutas med förslag till beslut Ställningstagande att avsluta utredning med beslut Stöd till anställda Anmälan till inspektionen för vård och omsorg (IVO) Protokollsutdrag bifogas anmälan Information till pressen Redovisning till nämnd av utredda rapporter, anmälningar vid två tillfällen per år Använda resultatet av Lex Sarah i ett lärande perspektiv i syfte att förhindra upprepning Ansvarig Alla Alla Enhetschef/ verksamhetschef Verksamhetschef/ enhetschef Enhetschef Lex Sarah utredare, Registrator Enhetschef Enhetschef/ Lex Sarah utredare verksamhetschef Enhetschef Enhetschef Förvaltningschef Lex Sarah utredare Förvaltningschef Lex Sarah utredare Individ och familjenämnden Enhetschef Lex Sarah utredare Verksamhetschef Lex Sarah utredare Alla
6 Definition Lex Sarah-rapport är en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt 14 kap. 3 SOL respektive 24 b LSS. Lex Sarah-anmälan är en anmälan av ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande till tillsynsmyndigheten enligt 14 kap. 7 SOL respektive 24 f LSS. Handläggning av lex Sarah-ärende är alla åtgärder som vidtas från det att ett ärende inleds med att en rapport om ett missförhållande tas emot till dess att det avslutas med ett beslut och en eventuell lex Sarahanmälan till tillsynsmyndigheten. Kvalitet att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter Riskanalyser innebär att den som bedriver verksamheten är framåtblickande, det vill säga att denne arbetar förebyggande. Riskanalyser ska omfatta verksamhetens samtliga delar. Analyser ska göras för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut
7 Litteraturhänvisning 14 kap. 2 7 socialtjänstlagen (SOL) 23 e och 24 a f lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Socialstyrelsens Handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah, 2013 Socialstyrelsens handbok för tillämpningen och allmänna råd (SOFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, 2012