Vårt diarienummer Miljödepartementet 103 33 STOCKHOLM KS-612/2008 430 Ärendehandbok för Norrköpings kommun YTTRANDE 1(3) Handläggare, titel, telefon Eva Lindahl, miljöcontroller 011-151985 2008-10-02 Myndighet för miljön en granskning av Naturvårdsverket (SOU 2008:62) M2008/2398/A Miljödepartementet har inbjudit Norrköpings kommun att, som en av 30 kommuner i landet, lämna synpunkter på det betänkande som utredningen av Naturvårdsverket lämnat Myndighet för miljön. Generella synpunkter Norrköpings kommun anser att det är bra att en översyn av Naturvårdverkets ansvarsområden och uppgifter har genomförts. Utredningen har gjort en noggrann genomgång av verkets verksamhet och de förslag som lämnas kommer att medföra en tydligare roll för verket framöver. Det är också bra att Naturvårdsverket ges en tydligare operativ roll, samtidigt som det är angeläget att verket behåller sin roll som sammanhållande miljömyndighet med en helhetsroll inom miljöområdet, det vill säga både den strategiska delen med miljökvalitetsmålen och den mer operativa delen inom miljöbalken. Som ansvarig myndighet för 10 av 16 miljömål är det angeläget att Naturvårdsverket får en fortsatt ledande roll för miljömålen. ildandet av en ny organisation för uppföljning och utvärdering av iljömålen är välbetänkt. I ett lokalt perspektiv är det inte helt lätt att göra om det föreslagna Miljömålsinstitut är den mest ändamålsenliga ningen; att lägga dessa frågor inom Regeringskansliet torde knappast en möjlig väg. Det är dock angeläget att Naturvårdsverket behåller iften att samordna och utveckla miljömålen. vårdsverket har i dag den ledande rollen får åtgärdsstrategin för och resurssnåla kretslopp och även ett ansvar för vissa delmål inom let giftfri miljö, där Kemikalieinspektionen (KemI) har svar. Eftersom kemikaliefrågorna genomsyrar väsentliga delar av tet kan det vara välbetänkt med ett närmare samarbete mellan sverket och KemI. söksadress Telefon Telefax E-post dhuset 011-15 00 00 kommunstyrelsen@norrkoping.se Internet www.norrkoping.se
Ärendehandbok så handlägger och dokumenterar vi ärenden i Norrköpings kommun Produktion: HSÄ-projektet (hur skriva ärenden) i Norrköpings kommun, projektledare Siv Lejefors i samarbete med språkkonsult Ann-Louise Forsström. Ärendehandboken antogs av kommunstyrelsen den 24 november 2003. Den här omarbetade utgåvan antogs den 25 november 2008. Kommunstyrelsens kansli har huvudansvaret för handboken.
Innehåll Innehållsförteckning Inledning... 1 Det här är ärendehandboken... 1 Läsanvisning... 2 Administrativt system och riktlinjer för ärendehanteringen i Norrköpings kommun... 3 Del A Ärendets väg till beslut... 5 Översikt över ärenden och dokument... 6 A.1 Tjänsteskrivelse kontoret skriver till nämnden... 8 A.2 Framställan nämnden föreslår, begär eller ansöker... 9 A.2.1 Framställan till annan nämnd...10 A.2.2 Framställan till kommunfullmäktige...10 A.2.3 Framställan till externt organ...12 A.3 Yttrande svar på remisser, motioner och medborgarförslag. 13 A.3.1 Yttrande efter remiss inom kommunen...15 A.3.2 Yttrande över motion...17 A.3.3 Yttrande över medborgarförslag...17 A.4 Regler kring beslutsfattandet... 19 Del B Handläggarens handbok... 21 Vilken skrivanvisning ska jag välja?... 22 B.1 Tjänsteskrivelse... 23 B.1.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...24 B.1.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...24 B.1.3 Underskrifter...27 B.1.4 Räkna upp eventuella bilagor...27 B.1.5 Avsluta med Beslutet skickas till:...27 B.2 Framställan inom kommunen... 28 B.2.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...29 B.2.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...29 B.2.3 Underskrifter...30 B.2.4 Räkna upp eventuella bilagor...30 B.3 Framställan till extern mottagare... 31 B.3.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...32 i
Innehåll B.3.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...32 B.3.3 Underskrifter...33 B.3.4 Räkna upp eventuella bilagor...33 B.4 Yttrande (remissvar)... 34 B.4.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...35 B.4.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...35 B.4.3 Behöver jag förklara ärendet i en tjänsteskrivelse?...36 B.4.4 Underskrifter...37 B.4.5 Räkna upp eventuella bilagor...37 B.4.6 Svara till rätt instans...37 B.4.7 Yttrande över statligt betänkande...37 B.4.8 Yttrande på delegation...38 B.5 Yttrande över motion... 39 B.5.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...40 B.5.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...40 B.5.3 Underskrifter...41 B.5.4 Räkna upp eventuella bilagor...41 B.5.5 Svara först utred sedan...41 B.6 Yttrande över medborgarförslag... 42 B.7 Delegationsbeslut... 43 B.7.1 Delegationsprotokoll... 43 B.7.1.1 Rätt uppgifter i sidhuvudet...44 B.7.1.2 Paragrafens nummer och namn...44 B.7.1.3 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...44 B.7.1.4 Underskrifter och signaturer...47 B.7.1.5 Räkna upp eventuella bilagor...47 B.7.1.6 Avsluta med Sänt till:...48 B.7.1.7 Ingen justering...48 B.7.1.8 Skicka protokollet till registratorn...48 B.7.2 Ärenden med särskilda beslutsblanketter... 49 B.7.2.1 Skicka beslutet till registratorn...49 Del C Sekreterarens handbok... 51 C.1 Kallelse och föredragningslista... 52 C.1.1 Kallelsen... 52 C.1.2 Föredragningslistan... 52 C.1.2.1 Obligatoriska punkter...52 C.1.2.2 Andra punkter med fasta benämningar...53 C.1.3 Delegationsförteckning... 53 C.2 Sammanträdesprotokoll... 54 ii
Innehåll C.2.1 Första sidan... 54 C.2.2 Paragrafsidorna... 55 C.2.2.1 Börja varje paragraf på ny sida...56 C.2.2.2 Använd rätt tidsform...56 C.2.2.3 De obligatoriska två första punkterna på föredragningslistan...56 C.2.2.4 Beslutsärenden Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...56 C.2.2.5 Anmälan av delegationsbeslut...61 C.2.2.6 Rapporter med mera...61 C.2.2.7 Avsluta med Sänt till:...62 C.2.3 Underskrifter och signaturer... 62 C.2.4 Omedelbar justering... 63 C.2.5 Bilagor till protokollet... 63 C.3 Nämndskrivelse... 64 C.3.1 När behöver jag skriva en nämndskrivelse?...65 C.3.2 Vad ska jag skriva under de olika rubrikerna?...65 C.3.3 Underskrifter...66 C.3.4 Avsluta med att ange vad som bifogas...66 C.4 Expediera och arkivera... 67 C.4.1 Tillkännage protokollet...67 C.4.1.1 Omedelbart justerade paragrafer ska tillkännages separat...67 C.4.1.2 Delegationsprotokoll tillkännages automatiskt...67 C.4.2 Distribuera protokollet... 67 C.4.3 Underrätta om beslut... 68 C.4.3.1 Följebrev till protokollsutdraget...68 C.4.4 Expediera antagna yttranden och framställningar... 69 C.4.4.1 Notera eventuella reservationer och protokollsanteckningar...69 C.4.4.2 Kontrollera att dokumentet har rätt underskrifter och datum...69 C.4.5 Arkivera handlingarna... 69 Referenslitteratur... 71 Register... 73 Bilagor Bilaga 1 Beslutsmeningar exempelsamling... 75 Bilaga 2 Tjänsteskrivelse... 77 Bilaga 3 Tjänsteskrivelse med beslutsmotivering... 79 Bilaga 4 Framställan till nämnd... 81 Bilaga 5 Framställan till kommunfullmäktige... 83 Bilaga 6 Yttrande, internt... 85 iii
Innehåll Bilaga 7 Yttrande, externt, med reservationer... 87 Bilaga 8 Yttrande, externt... 89 Bilaga 9 Yttrande över motion... 91 Bilaga 10 Yttrande med yrkande... 93 Bilaga 11 Yttrande på delegation... 95 Bilaga 12 Delegationsprotokoll... 97 Bilaga 13 Kallelse... 99 Bilaga 14 Föredragningslista... 101 Bilaga 15 Nämndrapport... 103 Bilaga 16 Delegationsförteckning... 105 Bilaga 17 Sammanträdesprotokoll, sidan 1... 107 Bilaga 18 Sammanträdesprotokoll, paragrafsidor... 109 Bilaga 19 Sammanträdesprotokoll, exempel på myndighetsbeslut... 111 Bilaga 20 Sammanträdesprotokoll, paragrafen Rapporter med mera... 113 Bilaga 21 Nämndskrivelse... 115 Bilaga 22 Följebrev till beslut som går att överklaga... 117 Bilaga 23 Följebrev till beslut som inte går att överklaga... 119 iv
Inledning Inledning Det här är ärendehandboken Den här handboken innehåller regler och rutiner för hur vi handlägger ärenden och utformar dokument i Norrköpings kommun. Det handlar bland annat om beslutsunderlag, remissvar, kallelser, protokoll och beslut. Ärendehandboken finns i tryckt version och på kommunens intranät. Syfte och målgrupp Syftet med ärendehandboken är att alla ska handlägga och dokumentera ärenden på ett enhetligt, effektivt och professionellt sätt. Handboken vänder sig därför i första hand till tjänstemän som skriver beslutsunderlag, och till nämndsekreterare. Handboken vänder sig också till chefer, förtroendevalda och andra som behöver eller vill känna till vilka regler och rutiner som gäller. I Skrivhandledning för Norrköpings kommun finns fler skrivregler och rekommendationer om den språkliga formen. Du behöver använda både skrivhandledningen och ärendehandboken för att nå kommunens kvalitetsmål för ärendehantering. Du kan föreslå ändringar När du använder ärendehandboken kanske du upptäcker att något saknas eller att något skulle kunna fungera bättre. Lämna i så fall dina synpunkter till kommunsekreteraren. Handboken kommer att uppdateras med jämna mellanrum. Ansvar Ansvaret för att ärendehandboken följs ligger på förvaltningscheferna och nämndordförandena. Med stöd av detta får nämndsekreterarna skicka tillbaka beslutsunderlag till handläggarna om dokumenten inte uppfyller handbokens regler. 1
Inledning Läsanvisning Ärendehandboken är uppdelad i tre huvudavsnitt: Del A Ärendets väg till beslut Här beskrivs den kommunala ärendegången och de dokumentflöden som ingår i den. Här finns också ett avsnitt om formella regler kring beslutsfattandet. Den här handboksdelen vänder sig till alla som behöver förstå ärendegången; till exempel handläggare, nämndsekreterare, chefer och förtroendevalda. Del B Handläggarens handbok Den här delen riktar sig till tjänstemän som handlägger ärenden. Här får du anvisningar om hur du skriver beslutsunderlag, remissvar och delegationsbeslut. Del C Sekreterarens handbok Den här delen riktar sig till nämndsekreterarna. Här får du anvisningar om hur du kallar till sammanträden, skriver protokoll och expedierar handlingar. En anvisning om nämndskrivelser finns också. Före del A finns på nästa sida en beskrivning av övergripande system och riktlinjer för ärendeadministrationen i Norrköpings kommun. Efter del C följer en rad bilagor. I den första bilagan finns exempel på hur beslutsmeningar ska formuleras. De övriga bilagorna är exempel på de dokument som behandlas i handboken. På intranätet finns fler exempel, från kommunens olika kontor och nämnder. Sist i handboken finns en litteraturförteckning och ett sökregister. Grafiska markeringar Text i sådana här rutor är exempel på skrivsätt och formuleringar. Hänvisningar till bilagor eller andra exempel och anvisningar är skrivna på sådan här tonad bakgrund. Viktig information framhävs i sådana här punktade stycken. Det handlar ofta om information om vem som gör vad och när det behövs. Obs! står det ibland före en mening. Syftet är att uppmärksamma dig på något som är viktigt att tänka på i sammanhanget. I figurerna över ärendegångar och skrivanvisningar är vissa symboler och pilar ritade med streckad linje. Det betyder att de utpekade objekten inte är obligatoriska i respektive ärendegång eller dokumenttyp. 2
Inledning Administrativt system och riktlinjer för ärendehanteringen i Norrköpings kommun DiWA diarier med webbaserad administration Kommunstyrelsen har beslutat om en kommungemensam diarieadministration. DiWA är ett webbaserat program för denna administration. Allmänheten kan söka i DiWA på kommunens webbplats. Du som är anställd kan söka på intranätet. I DiWA registreras allmänna handlingar och ärenden. Allmänna handlingar finns i digital form knutna till systemet. Föredragningslistor skapas och protokoll knyts till dessa. Systemet klarar av digitala nämndutskick, distribuering av dokument och remisser i digital form samt bevakning av handlingar, ärenden och remisser. Riktlinjer för dokument- och ärendehantering Dokumentet Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Norrköpings kommun finns på kommunens webbplats, och på intranätet finns en länk till dokumentet. Dokumentet innehåller regler för inkomna handlingar upprättade och expedierade handlingar registrering av allmänna handlingar ärenderegistrering dokument- och ärendehantering gallring arkivering. Vänd dig till kommunsekreteraren om du har frågor om riktlinjerna. 3
4
Ärendets väg till beslut Del A Ärendets väg till beslut Här får du följa den kommunala ärendegången, från tjänstemannens beslutsunderlag till nämndens eller kommunfullmäktiges beslut. Först handlar det om beslutsärenden, sedan om hur vi i Norrköpings kommun svarar på remisser, motioner och medborgarförslag. Sist i den här handboksdelen finns ett avsnitt med regler kring beslutsfattandet. Där beskrivs några av de formella krav som finns på beslutsfattarna och på beslutens innehåll. Allra först kommer en översikt över de olika ärendeslagen och dokumenttyperna i den kommunala nämndadministrationen. 5
Ärendets väg till beslut översikt Översikt över ärenden och dokument Beredning av nämnds beslutsärenden De olika kontoren inom kommunförvaltningen skriver beslutsunderlag åt sina respektive nämnder. (Observera att kommunstyrelsen också är en nämnd, trots att nämnd inte ingår i namnet.) Beslutsunderlagen kallas olika saker beroende på vem som är den formella avsändaren: Tjänsteskrivelse är ett sakkunnigt uttalande eller omdöme från en tjänsteman till verksamhetens nämnd. Kontoret är avsändare och därför får inte nämnden ändra i dokumentet. Framställan är samlingsnamnet för dokumenten förslag, ansökan och begäran från en nämnd. Mottagare är en annan nämnd, kommunfullmäktige eller ett externt organ. Framställan skrivs av en tjänsteman men kan ändras av nämnden eftersom nämnden är avsändare. Delegationsärenden Delegationsärende är ett ärende där en tjänsteman, en politiker eller ett utskott har i uppdrag att besluta i en nämnds namn. Nämnden har alltså överlåtit (delegerat) beslutsrätten i ärendet. De flesta besluten inom Norrköpings kommun fattas på delegation, oftast av en tjänsteman. Delegationsbeslut dokumenteras normalt i ett delegationsprotokoll. För vissa ärenden används i stället en särskild beslutsblankett. Den ansvariga nämnden får en delegationsförteckning över besluten. På så sätt uppfylls lagkravet att delegationsbeslut ska anmälas till nämnden. Svar på remisser, motioner och medborgarförslag En remiss är en begäran från ett externt organ eller en intern instans om att kommunen eller en instans inom kommunen ska yttra sig i en fråga, det vill säga uttala sig i frågan eller lämna ett omdöme. En motion är ett formellt förslag till kommunfullmäktige från en eller flera ledamöter i fullmäktige. Ett medborgarförslag är ett förslag till kommunfullmäktige från en eller flera personer som är folkbokförda i Norrköping. Förslag som ligger inom nämndernas ansvarsområden har fullmäktige överlåtit åt nämnderna att besluta om. 6
Ärendets väg till beslut översikt När vi svarar på remisser och motioner, samt medborgarförslag som fullmäktige beslutar om, skriver vi ett dokument som kallas yttrande: Yttrande är ett uttalande från kommunfullmäktige eller från en nämnd. Yttrandet skrivs av en tjänsteman men kan ändras av fullmäktige eller den aktuella nämnden. Yttranden kan också skrivas på delegation, det vill säga i ärenden där den ansvariga nämnden har överlåtit beslutanderätten åt en tjänsteman, en politiker eller ett utskott. När ett medborgarförslag ska besvaras av en nämnd skrivs inget yttrande. Nämndens kontor skriver då en tjänsteskrivelse. Nämnden sammanträder Nämndsekreteraren kallar, på ordförandens uppdrag, till nämndens sammanträden. Till kallelsen hör en föredragningslista, det vill säga en förteckning över de ärenden som ska behandlas på sammanträdet. Nämndsekreteraren för också protokoll vid nämndens sammanträden. Det färdiga dokumentet kallas sammanträdesprotokoll. Besluten expedieras Nämndsekreteraren expedierar besluten från sammanträdet när sammanträdesprotokollet har justerats. Protokollsutdrag skickas till de personer eller instanser som berörs av respektive beslut. Om mottagaren är en enskild person eller ett företag innehåller kuvertet också ett följebrev. Antagna framställningar och yttranden skickas till respektive mottagare utan protokollsutdrag. Vidare anslås ett bevis om justering av protokollet på den gemensamma anslagstavlan i Rådhuset. Nämndskrivelse nämnden förklarar och skickar vidare En nämndskrivelse kan liknas vid ett följebrev. Dokumentet skrivs av en nämndsekreterare och används vid behov när nämnden skickar vidare ett förslag till framställan eller yttrande till nästa beslutsinstans inom kommunen. Nämndskrivelsen har två syften. Det ena är att förklara ärendet för nästa beslutsinstans. Det andra är att informera om eventuella reservationer och protokollsanteckningar från den egna nämndens sammanträde. 7
Ärendets väg till beslut tjänsteskrivelse A.1 Tjänsteskrivelse kontoret skriver till nämnden Figur 1 Ärendegången vid tjänsteskrivelse. En tjänsteskrivelse innehåller ett förslag eller en begäran från ett kontor till verksamhetens nämnd. Förslaget eller begäran kan handla om att nämnden ska fatta ett visst beslut, godkänna en åtgärd eller ett förfarande, förelägga någon att vidta en åtgärd eller förbjuda en åtgärd eller verksamhet. Tjänsteskrivelsen skrivs av den tjänsteman som handlägger ärendet. Dokumentnamnet är alltid TJÄNSTESKRIVELSE. En tjänsteskrivelse behövs inte om det är tillräckligt att föredra ärendet muntligt för nämnden. Varje kontor kan ha sin egen rutin för detta. Om nämndens beslut fattas på delegation skriver man inte någon tjänsteskrivelse. Ärendet beskrivs då i delegationsprotokollet. Tjänsteskrivelsen får inte ändras av nämnden. På sidan 77 80 finns två exempel på tjänsteskrivelser. På intranätet finns fler exempel, från olika kontor. 8
Ärendets väg till beslut framställan A.2 Framställan nämnden föreslår, begär eller ansöker Figur 2 Ärendegången vid framställan. Framställan är till exempel ett förslag, en begäran eller en ansökan från en nämnd till kommunfullmäktige. Framställan kan också göras till en annan nämnd eller till ett externt organ. Dokumentet skrivs av en tjänsteman som förslag till nämndens framställan. Dokumentnamnet på en framställan kan vara FÖRSLAG, BEGÄRAN eller ANSÖKAN. Eventuellt kan förslaget till framställan åtföljas av en tjänsteskrivelse. Men normalt skriver tjänstemannen bara förslaget till framställan. Nämnden kan göra ändringar i tjänstemannens förslag till framställan eftersom det är nämnden som står som avsändare till framställan. Ärendegången skiljer sig lite beroende på vem som är mottagare av framställan. Det finns tre varianter; mottagare kan vara en nämnd, kommunfullmäktige eller ett externt organ. De olika fallen beskrivs här nedan, i avsnitt A.2.1 A.2.3. 9
Ärendets väg till beslut framställan A.2.1 Framställan till annan nämnd Här följer ett exempel på hur en framställan från en nämnd till en annan går till från skrivarbetet på det handläggande kontoret till beslutet i nämnden. På sidan 81 finns det slutliga dokumentet. Tjänstemannen Per Persson på vård- och omsorgskontoret skriver ett förslag till framställan från vård- och omsorgsnämnden (VON) till kommunstyrelsen (KS). Framställan handlar om att uppdatera riktlinjerna för pensionärsrådet. Som dokumentnamn väljer Per att skriva FÖRSLAG. Per beskriver ärendet och formulerar ett förslag till beslut. Så här ser beslutsformuleringen ut: Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för pensionärsrådet enligt vårdoch omsorgsnämndens förslag. Vård- och omsorgskontoret överlämnar Per Perssons förslag till framställan till VON. Förslaget till framställan behandlas på VON:s sammanträde. Nämnden kan anta dokumentet oförändrat eller med ändringar, eller avslå förslaget. I det här exemplet antas framställan utan ändringar. Om det gjordes några reservationer och protokollsanteckningar när VON behandlade ärendet ska sekreteraren skriva in dem i framställan. Men i det här exemplet finns inga reservationer eller protokollsanteckningar. Framställan undertecknas av vård- och omsorgsnämndens ordförande och chefen för vård- och omsorgskontoret. (Nämndsekreteraren hade av praktiska skäl kunnat underteckna i stället för chefen.) Framställan skickas nu vidare till KS, och behandlas på KS sammanträde. Kommunstyrelsen kan anta VON:s förslag oförändrat eller med ändringar, eller avslå det. I det här exemplet antas förslaget utan ändringar. Beslutet i KS blir alltså att kommunstyrelsen fastställer riktlinjerna för pensionärsrådet enligt vård- och omsorgsnämndens förslag. A.2.2 Framställan till kommunfullmäktige Kommunstyrelsen och andra nämnder gör framställningar till kommunfullmäktige om att besluta i olika frågor. Alla sådana ärenden ska gå via kommunstyrelsen, även om det är en annan nämnd som står för framställan. Här följer ett exempel på hur en framställan till kommunfullmäktige går till från skrivarbetet på det handläggande kontoret till beslutet i fullmäktige. På sidan 83 finns det slutliga dokumentet. 10
Ärendets väg till beslut framställan Socialdirektör Anna Andersson på socialkontoret skriver ett förslag till framställan från socialnämnden (SN) till kommunfullmäktige (KF). Framställan handlar om att föra över pengar till SN från en annan nämnd. Som dokumentnamn väljer Anna att skriva FÖRSLAG. Anna beskriver ärendet och utformar ett förslag till beslut. Så här ser beslutsformuleringen ut: Förslag till beslut Kommunfullmäktige för över 3,4 miljoner kronor från arbetsmarknadsoch vuxenutbildningsnämndens budget till socialnämndens budget. Socialkontoret överlämnar Anna Anderssons förslag till framställan till SN. Förslaget till framställan behandlas på SN:s sammanträde. Nämnden kan anta dokumentet oförändrat eller med ändringar, eller avslå förslaget. I det här exemplet antar nämnden dokumentet med vissa ändringar i ärendebeskrivningen. Nämndsekreteraren för in ändringarna i dokumentet. Om det hade gjorts några reservationer och protokollsanteckningar när SN behandlade ärendet hade sekreteraren skrivit in dem i framställan. Men i det här exemplet gjordes inga reservationer eller protokollsanteckningar. Framställan undertecknas av socialnämndens ordförande och chefen för socialkontoret. (Nämndsekreteraren hade av praktiska skäl kunnat skriva under i stället för chefen.) Socialnämndens framställan skickas nu till kommunstyrelsen (KS), och behandlas på KS sammanträde. Kommunstyrelsen kan välja att ställa sig bakom framställan eller inte. I det här exemplet ställde de sig bakom framställan utan ändringar. Kommunstyrelsens sekreterare skriver sedan en nämndskrivelse till kommunfullmäktige. I nämndskrivelsen beskrivs ärendets hantering fram till och med kommunstyrelsen. Av skrivelsen framgår också de eventuella reservationer och protokollsanteckningar som skett i KS. Socialnämndens framställan bifogas och skrivelsen skickas till fullmäktiges ledamöter. Ärendet behandlas slutligen i kommunfullmäktige. Fullmäktige kan anta kommunstyrelsens förslag till beslut oförändrat eller med ändringar, eller avslå förslaget. I det här exemplet antas förslaget utan ändringar. Beslutet i fullmäktige blir exakt det som tjänstemannen Anna Andersson formulerade, eftersom varken SN eller KS har ändrat i beslutstexten under resans gång. 11
Ärendets väg till beslut framställan A.2.3 Framställan till externt organ Ärendegången för framställan till ett externt organ är likadan som vid framställan till en nämnd (avsnitt A.2.1). Men utseendet på dokumentet skiljer sig på en punkt: I en framställan till ett externt organ används inte rubriken Förslag till beslut. I stället skriver vi direkt under ärenderubriken en kort inledning som uttrycker vad nämnden vill att det externa organet ska besluta. Skälet till att vi här inte använder rubriken Förslag till beslut är att det skulle se märkligt ut om kommunen skrev en exakt beslutsformulering till beslutsfattare utanför den egna organisationen. 12
Ärendets väg till beslut yttrande A.3 Yttrande svar på remisser, motioner och medborgarförslag Figur 3 Ärendegången vid yttrande. Ett yttrande skrivs till exempel när kommunen har fått ett lagförslag på remiss från ett departement, eller i något annat ärende ombetts att yttra sig till en myndighet eller intresseorganisation. Vidare kan en instans inom kommunen yttra sig till en annan intern instans. Exempel på ett internt yttrande är när kommunfullmäktige har remitterat en motion eller ett medborgarförslag till kommunstyrelsen eller en annan nämnd. Yttranden lämnas vanligen av kommunstyrelsen eller en annan nämnd. Ibland lämnas yttrandet av kommunfullmäktige. Det förekommer också att ett kontor yttrar sig till ett annat kontor. Ett förslag till yttrandet skrivs av handläggande tjänsteman inom berört kontor. Dokumentnamnet är alltid YTTRANDE. Eventuellt skriver handläggaren också en tjänsteskrivelse för att förklara ärendet närmare för nämnden. Men det behövs ingen tjänsteskrivelse om det är tillräckligt att föredra ärendet muntligt. (Varje kontor kan ha sin egen rutin för detta.) 13
Ärendets väg till beslut yttrande När en delegat ska yttra sig i ett ärende skrivs inte något förslag till yttrande och inte heller någon tjänsteskrivelse. Delegaten formulerar själv det slutliga yttrandet. Den egna nämnden kan göra ändringar i tjänstemannens förslag till yttrande. Dokumentet kan dessutom ändras av flera interna instanser om yttrandet ska lämnas efter remiss inom kommunen. Läs om det på nästa sida. På sidan 85 finns ett exempel på ett internt yttrande. På sidan 87 90 finns två exempel på yttranden till externa instanser. 14
Ärendets väg till beslut yttrande A.3.1 Yttrande efter remiss inom kommunen Figur 4 Ärendegången för yttranden efter remiss inom kommunen. Ibland föregås kommunens yttrande av en remiss inom kommunen. Då ska förslaget till kommunens yttrande utformas inom kontoret hos den första remissinstansen. Kommunstyrelsen står oftast som avsändare på sådana här yttranden. Men ibland väljer styrelsen att föra upp ärendet till kommunfullmäktige. Det streckade området i figuren illustrerar detta, och den extra hanteringen beskrivs på nästa sida. A.3.1.1 Ett exempel Här följer ett exempel på ett yttrande som lämnas efter remiss inom kommunen. På sidan 89 finns det färdiga yttrandet. Kommunen ska yttra sig till länsstyrelsen. Yttrandet ska lämnas av kommunstyrelsen (KS) efter remiss till stadsplaneringsnämnden (SPN). Karin Karlsson på stadsbyggnadskontoret handlägger ärendet och skriver ett förslag till yttrande. Hon skriver i kommunstyrelsens namn eftersom det är de som ska lämna yttrandet. Karin skriver också en tjänsteskrivelse till sin nämnd, det vill säga SPN, för att förklara ärendet närmare. (I ett annat ärende eller på ett annat kontor hade det kanske varit tillräckligt att föredra ärendet muntligt.) På sidan 77 ser du Karins tjänsteskrivelse. 15
Ärendets väg till beslut yttrande Karin Karlssons förslag till yttrande behandlas på SPN:s sammanträde. Nämnden kan anta dokumentet oförändrat eller med ändringar. Om nämnden gör några ändringar för nämndsekreteraren in dem i dokumentet. Nämndsekreteraren i SPN skickar det antagna förslaget till yttrande till KS. Om det förekom reservationer och protokollsanteckningar i SPN, noterar sekreteraren dessa i en nämndskrivelse som skickas med förslaget till yttrande. Förslaget till yttrande behandlas sedan på KS sammanträde. Kommunstyrelsen kan anta dokumentet oförändrat eller med ändringar. Om KS beslutar att göra några ändringar i yttrandet för KS sekreterare in dem i dokumentet. Det fastställda yttrandet undertecknas av kommunstyrelsens ordförande samt kommundirektören eller KS sekreterare. Eventuella reservationer och protokollsanteckningar i kommunstyrelsen noteras i yttrandet eller i en bilaga. KS sekreterare skickar yttrandet till remissorganet, det vill säga länsstyrelsen. A.3.1.2 Om kommunstyrelsen hade fört upp ärendet i fullmäktige I exemplet ovan var det kommunstyrelsen som tog det slutliga beslutet om yttrandet. Om styrelsen i stället hade fört upp ärendet i fullmäktige hade hanteringen sett ut så här: Karin Karlsson på stadsbyggnadskontoret skriver förslaget till yttrande i kommunfullmäktiges namn. Därefter behandlas ärendet i stadsplaneringsnämnden (SPN) och kommunstyrelsen (KS) på samma sätt som ovan. Kommunstyrelsens sekreterare lämnar sedan det av KS antagna förslaget till yttrande till fullmäktige, tillsammans med en nämndskrivelse. I nämndskrivelsen beskriver sekreteraren ärendets hantering fram till och med kommunstyrelsen. Av nämndskrivelsen framgår också de eventuella reservationer och protokollsanteckningar som gjorts i KS. Förslaget till yttrande behandlas slutligen på KF:s sammanträde. Fullmäktige antar yttrandet oförändrat eller med ändringar. KF:s sekreterare för in eventuella ändringar i dokumentet. Om det gjordes reservationer när KF beslutade i ärendet noterar sekreteraren dem i yttrandet eller i en bilaga. Det fastställda yttrandet undertecknas av kommunfullmäktiges ordförande och sekreteraren. Yttrandet skickas till länsstyrelsen. A.3.1.3 Flera interna remissvar Om det har kommit in flera interna remissvar i ett ärende sammanställer man dem på kommunstyrelsens kontor. Alternativt utses en arbetsgrupp som tar fram ett slutligt förslag till yttrande. 16 Förslaget till yttrande lämnas till kommunstyrelsen, normalt tillsammans med en tjänsteskrivelse. Tjänsteskrivelsen undertecknas av ansvarig
Ärendets väg till beslut yttrande förvaltningschef och samordnande handläggare, eller bara av den samordnande handläggaren. Ärendet överlämnas sedan till kommunstyrelsen. Där behandlas förslaget till yttrande på vanligt sätt (se exemplen på de två föregående sidorna), och yttrandet når slutligen remissorganet. A.3.2 Yttrande över motion En motion väcks av en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Fullmäktige skickar motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen skickar i sin tur motionen till den eller de nämnder som berörs eller till kommunstyrelsens kontor. Om kommunstyrelsen remitterar motionen till en annan nämnd fungerar ärendegången på samma sätt som vid en framställan till fullmäktige (se sidan 10). I korthet innebär det: 1. Ett förslag till yttrande skrivs av en tjänsteman i nämndens namn och adresseras till kommunfullmäktige. 2. Nämnden fastställer yttrandet. Om det görs reservationer och protokollsanteckningar vid sammanträdet skriver sekreteraren in dessa i yttrandet. 3. Kommunstyrelsen ställer sig bakom det förslag till beslut som finns i yttrandet. Sekreteraren skriver en nämndskrivelse till fullmäktige och bifogar yttrandet. Om motionen bereds på kommunstyrelsens kontor skriver man där ett förslag till yttrande i kommunstyrelsens namn. Kommunstyrelsen fastställer yttrandet och skickar det till fullmäktige. På sidan 91 finns ett exempel på ett yttrande över en motion. I exemplet har kommunstyrelsen (KS) remitterat en motion till kultur- och fritidsnämnden (KFN). Yttrandet är skrivet av en tjänsteman på kultur- och fritidskontoret. Innan dokumentet når kommunfullmäktige har det fastställts i KFN och behandlats i KS. A.3.3 Yttrande över medborgarförslag Alla personer som är folkbokförda i Norrköping kan lämna medborgarförslag till kommunfullmäktige. Varje medborgarförslag som kommer in till kommunen ska registreras i kommunfullmäktiges diarium. Ett medborgarförslag kan beredas på olika sätt beroende på ärendets vikt och karaktär: 17