1(16) Datum Tid 09.00 14.30 Plats Beslutande Övriga Närvarande Justerare A-salen, kommunhuset Sollefteå Enligt bifogad närvaro-/tjänstgöringslista Jerry Mähler, äldreomsorgschef Lena Andersson, verksamhetschef Aina Olofsson, verksamhetschef Ulf Jonasson, ekonom Anneli Strindin, äldrepedagog 26 Catrin Holm, verksamhetschef 27 Anna Långberg, studerande Linus Höglund, studerande Maria Grape, studerande Birgitta Nyström, sekreterare John Åberg, Åsa Nilsson Plats och tid för Vård- och äldrekontoret 2012-04-19, kl. 12.30 justering Underskrifter Sekreterare... 21 31 Birgitta Nyström Ordförande... John Åberg Justerare... Åsa Nilsson ANSLAG/BEVIS OM JUSTERING Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplanet i kommunhuset, Sollefteå Myndighet Anslaget - sätts upp 2012-04-19 tas ner 2012-05-11 Protokollets förvaringsplats Vård- och äldrekontoret Underskrift... Birgitta Nyström
2(16) Närvaro-/tjänstgöringslista Namn När- Tjänst RESERVATION OMRÖSTNING ANTECKNINGAR var- gör- 2 ande ande ersättare Ja Nej Ja Nej Ledamöter John Åberg (S) X Åsa Nilsson (S) X Nils Michael Eriksson (S) Gudrun Svensson (S) Kjell-Åke Sjöström (V) X Sven Olov Gradin (M) Folke Lindgren (M) X deltar från kl. 13.00 Lars Jonasson (VISKB) Elisabeth Tängdén (C) Ersättare Rolf Granquist (S) X X ersätter N M Eriksson Helena Lidén (S) Stig-Göran Lindberg (V) Carina Eriksson (M) X X ersätter S O Gradin Gun-Mari Pallin (FP) Göran Solsjö (KD) X X ersätter L J Jonasson
3(16) Dagordning Ärende Paragraf 1. Fortsatt inriktning för demensvård 21 4 2. Revisionsrapport Administrativa processer 22 6 3. Besluts- och behörighetsattestanter från 2012-04-01 23 8 4. Revidering av delegeringsordning 24 9 5. Avgifter för hjälpmedel i särskilt boende 25 10 6. Nulägesanalys 26 11 7. Överföring av hemsjukvård 27 13 8. Information om inkomna domar och beslut 28 14 9. Information om inkomna protokoll och skrivelser 29 15 10. Redovisning av delegeringsbeslut 30 16
4(16) 21 Dnr VÄN 210/2011 (19.6) Fortsatt inriktning för demensvård i särskilt boende 1. Dagverksamhet för dementa utvecklas i kommunen, i syfte att möjliggöra hemmaboende längre. 2. Förvaltningen får uppdrag att göra en förstudie och kostnadsberäkna enligt förvaltningens förslag alternativ 1, 2 och 3. Förstudien ska innehålla kostnader både för investeringar och personal. Redovisning sker till arbetsutskottet 2012-05-16. Ärendebeskrivning Flera beslut har fattats av nämnden avseende demensverksamhet. Bland annat beslutades 2011-10-27, 77, att inrätta dagverksamhet på Nipgården för personer med demenssjukdom samt uppdrogs till förvaltningen att utreda möjligheten att inrätta särskilda boendeplatser på Nipudden anpassade för personer med demenssjukdom. 2011-11-30, 93, beslutade nämnden att kvalitén på demensvården i Junsele och Ramsele skulle vara som på Skärvstagården med prioritering i första hand till utbildning av personal och i andra hand anpassning av lokaler med mera. Ekonomiska konsekvenser för att kunna genomföra nämndens beslut handlar bland annat om utbildningsinsatser för personalen vid Nipudden och Gunillagården, samt utbildning eller rekrytering av demensjuksköterskor till Nipudden och Gunillagården. Vidare finns behov av att utbilda ytterligare tre undersköterskor till Silivasystrar. För att kunna anpassa lokalerna till samma nivå som Skärvstagården kräver att Solatum Hus & Hem AB och Landstingsfastigheter får uppdrag att genomföra en projektering innan det beslutas. Övriga konsekvenser vid genomförande av nämndens beslut är att övriga särskilda boenden inriktas enbart mot brukare som inte har behov av specifik demensvård. Omvandling av sju platser på Nipudden kommer att medföra att det blir svårarbetat samt att de gemensamma utrymmena både inne och ute måste anpassas. Förvaltningens bedömning och förslag: Alternativ 1: Samtliga särskilda boenden anpassas (larm, utbildning av personal, viss anpassning av lokalerna) så att demensvård kan utföras på boendet tills demenssjukdomen kräver specifik kunskap. När sådan kunskap krävs erbjuds boende vid Skärvstagårdens demenscentrum. Alternativ 2: Samtliga särskilda boenden anpassas (larm, utbildning av personal, viss anpassning av lokalerna) så att demensvård kan utföras på boendet tills demenssjukdomen kräver specifik kunskap. Nipudden omvandlar ca sju särskilda
21 forts 5(16) boendeplatser för boende med behov av specifik kunskap i demensvård. Lokalanpassning projekteras och beslutas därefter. Solhem på Gunillagården kvarstår som demensavdelning med nödvändig lokalanpassning. Alternativ 3: Lika alternativ 2 förutom att Nipudden kvarstår i befintligt skick och en utredning görs om möjligheten att bygga till ca tio platser för boende med demenssjukdom, i angränsande lokaler. Dagverksamheter för dementa utvecklas i kommunen till att omfatta varje större ort. Idag saknas sådan dagverksamhet i Ramsele och Näsåker. Äldreomsorgschef Jerry Mähler påpekar att anpassning av särskilda boenden (larm, utbildning av personal, viss anpassning av lokalerna) så att demensvård kan utföras till en viss nivå, innebär att brukare kan bo i sådant boende utan diagnos demens. Men om boendeplatser omvandlas till demensboenden krävs diagnos för att få tillgång till sådan plats. Detta minskar flexibiliteten för boendet. Arbetsutskottet beslutade uppdra till förvaltningen att utreda vilka kostnader de olika förslagen innebär genom att göra en förstudie och kostnadsberäkna enligt förvaltningens förslag alternativ 1, 2 och 3. Förstudien ska innehålla kostnader både för investeringar och personal. Förslag till beslut under sammanträdet Rolf Granquist (S) föreslår som tillägg till arbetsutskottets förslag att redovisning av förstudien ska ske till arbetsutskottet 2012-05-16. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2011-08-17, 45. s arbetsutskott 2011-10-12, 54. 2011-10-27, 77. s arbetsutskott 2011-11-09, 67. 2011-11-30, 93. s arbetsutskott 2012-03-21, 9.00 Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Inriktningsförslag demensvård inom särskilt boende, 2012-03-13.
6(16) 22 Dnr VÄN 25/2012 (4.6) Revisionsrapport Administrativa processer överlämnar till revisionen upprättat yttrande som sitt svar på revisionsrapport Effektivitet i administrativa processer. Ärendebeskrivning Revisionsrapport Effektivitet i administrativa processer inkom 2012-02-07 till vårdoch äldrenämnden. Rapporten har sammanställts av PwC Kommunal Sektor efter uppdrag från revisorerna i Sollefteå kommun. Revisionen hemställer att nämnden senast 2012-03-23 lämnar svar avseende rapporten. s svar har tagit del av revisionens rapport och kommer att fortsätta arbetet med att effektivisera de administrativa processerna. Frågeställningarna har till del upplevts svåra att analysera och besvara. Ett exempel är när det gäller inflytande i budgetprocessen. Det har upplevts svårt att veta i den roll man har vad frågeställningen handlat om till exempel avseende budget. Är det ramfördelning eller är det hur jag på min nivå kan arbeta med egen budget, det har av vissa upplevts svårt att veta. Inom nämnden pågår en omorganisation som ska träda i kraft 2012-04-01 bland annat i syfte att tydliggöra ledning. Den nya organisationen ska även ge bättre möjligheter att samverka och samarbeta mellan olika verksamheter för att därigenom minska eventuellt dubbelarbete. Den nya organisationen kommer att innebära stora förändringar i alla administrativa rutiner. En utredning av den administrativa organisationen har startats med syfte att den administrativa personalen ska återfinnas på rätt nivå och utföra rätt uppgifter. Utredningen ska även beakta krav på redundans och personalens kompetenskrav för att vid framtida rekryteringar successivt övergå till en mer ändamålsenlig administrativ organisation för stöd till chefer. Organisationsutredningen bedöms innebära att många av dagens administrativa processer ses över i syfte att komma närmare verksamheten. För att säkerställa en verksamhetsnära budget- och uppföljningsrutin ser nämnden det som väsentligt att förvaltningsekonom och controller finns nära verksamheten. I en organisation som innebär att ekonomerna bildar en central funktion bedöms säkerheten i prognoser att minska på grund av bristande information avseende verksamheten. Det kan även innebära ett minskat stöd till chefer på olika nivåer när kännedom om verksamheten efterhand minskar.
7(16) 22 forts Översyn av vilka rapporter som behövs och med vilken frekvens dessa ska tas fram pågår. Det krävs fasta rutiner för att säkerställa att chefer och nämnd får nödvändig och relevant information för att analysera och leda verksamheten. Detta aktualiseras nu i och med den pågående organisationsförändringen. I arbetet ingår att säkerställa rutiner för framtagande så att kvalitén blir hög. PS utdata har använts i flera år på alla chefsnivåer vid analys av utfall varje månad. Det har upplevts som ett bra stöd för att enkelt kunna hitta eventuella bakomliggande felaktigheter vid budgetavvikelser. För framtiden strävar vi efter att utveckla användningen av verktyget. Sammanfattningsvis så pågår en omorganisation som innebär att de flesta administrativa rutiner kommer att utsättas för översyn. I detta arbete kommer revisorernas rapport att vara ett värdefullt stöd. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-03-21, 10. Beslutsunderlag Revisionsrapport Administrativa processer, 2012-01-10 Förvaltningsyttrande Svar revisionsrapport Effektivitet i administrativa processer.
8(16) 23 Dnr VÄN 14/2012 (1.6) Besluts- och behörighetsattestanter från och med 2012-04-01 fastställer besluts- och behörighetsattestanter samt bestämmelser för attestering från och med 2012-04-01, för vård- och äldreförvaltningen. Ärendebeskrivning Med anledning av äldreomsorgens nya ledningsorganisation behöver besluts- och behörighetsattestanter utses från och med 2012-04-01 då organisationen träder i kraft. Bland annat har befattningarna äldreomsorgschef och områdeschef tillkommit. Förvaltningens verksamhetsutvecklare övergår till att benämnas utredare medan två verksamhetsutvecklare är underställda äldreomsorgschef. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-03-21, 11. Beslutsunderlag Sammanställning beslutsattestanter vård- och äldreförvaltningen från och med 2012-04-01.
9(16) 24 Dnr VÄN 12/2012 (1.3) Revidering av delegeringsordning för vård- och äldreförvaltningen och intraprenad Graningebyn från och med 2012-04-01 fastställer delegeringsordning för vård- och äldreförvaltningen och intraprenad Graningebyn från och med 2012-04-01 enligt förslag. Ärendebeskrivning Med anledning av ny organisation inom förvaltningen från 2012-04-01 behöver ny delegeringsordning fastställas. Den nya organisationen innebär att en äldreomsorgschef tillsätts med ansvar för all verkställighet av biståndsbeslut. Sju områdeschefer är underställda äldreomsorgschefen. De ansvarar för egen enhet samt samordning inom ett geografiskt område med ytterligare enheter med chefer. Ett visst administrativt stöd finns för den nya äldreomsorgsorganisationens ledning och administration. Myndighetsutövningen behåller de tidigare uppgifterna men vissa smärre justeringar föreslås på grund av ny lagstiftning. Den gemensamma administrationen på vård- och äldrekontoret berörs i nuläget mycket lite. En annan förändring är att förvaltningens nuvarande befattning som verksamhetsutvecklare får den nya benämningen utredare. I äldreomsorgens nya ledningsorganisation inrättas två nya befattningar som verksamhetsutvecklare. Arbetsutskottets förslag till beslut fastställer förvaltningens förslag till delegeringsordning. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-03-21, 12. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Delegeringsordning 2012-03-13. Förslag Delegeringsordning för vård- och äldreförvaltningen och intraprenad Graningebyn 2012-04-01. _
10(16) 25 Dnr VÄN 60/2012 (19.6) Avgifter för hjälpmedel i särskilt boende Beslut beslutar att inte införa avgifter för hjälpmedel i särskilt boende. Ärendebeskrivning Frågan om att ta ut avgifter för hjälpmedel i särskilt boende har aktualiserats tidigare i samband med budgetarbete. Landstinget och kommunen är enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL), skyldig att se till att den som är funktionshindrad får hjälpmedel. HSL är en ramlag vilket innebär att varje landsting och kommun själv kan besluta om avgifter och regler för vilka produkter som ska betraktas som hjälpmedel och när det är möjligt att få dessa utskrivna vid funktionsnedsättning. Möjligheten att få ett visst hjälpmedel kan därmed variera beroende på var i landet man är bosatt. Landstinget tar idag ut en administrativ avgift om 300 kronor vid förskrivning av bashjälpmedel. Denna avgift är en engångsavgift som tas ut per hjälpmedel. Avgiften omfattas av ett speciellt högkostnadsskydd för hjälpmedel, som uppgår till 1800 kronor under en 12-månaders period. Om en person med förskrivet hjälpmedel beviljas särskilt boende behåller personen idag hjälpmedel som personen har behov av. Hyreskostnaden för dessa hjälpmedel övergår till kommunen vid inflyttning till det särskilda boendet. Om kommunen ska införa avgifter för hjälpmedel som förskrivs i det särskilda boendet i syfte att öka intäkterna ska därför ett annat system än det landstinget använder idag, användas. Vilka regler som ska gälla efter ett eventuellt införande av sammanhållen hemsjukvård måste beaktas. Att göra en större förändring innan beslut om sammanhållen hemsjukvård är fattat ser förvaltningen inte som funktionellt. När det finns beslut om sammanhållen hemsjukvård, där förutsättningar och ansvarsområden är kända, kan en översyn vara befogad. Arbetsutskottets förslag till beslut beslutar att inte införa avgifter för hjälpmedel i särskilt boende. Rolf Granquist (S), Åsa Nilsson (S), Göran Solsjö (KD), Folke Lindgren (M), Carina Eriksson (M) och Kjell-Åke Sjöström (V) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-03-21, 13. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Avgifter för hjälpmedel i särskilt boende, 2012-03-01.
11(16) 26 Dnr VÄN 13/2012 (2.2) Nulägesanalys tar del av informationen. Ärendebeskrivning Anneli Strindin informerar om sitt uppdrag som äldrepedgog. Det handlar bland annat om att skapa ett nätverk för aktivitetsledarna och vara samordnare för dessa. Vidare ska Anneli vara ett språkrör för de äldre och arbeta med att öka samarbetet med frivilliga och organisationer. Uppdragets inriktning utgår från det salutogena perspektivet, det vill säga ha fokus på det som bidrar till hälsa istället för det som orsakar sjukdom. Anställningen som äldrepedagog är en del av projekt Sociala innehållet som förvaltningen sökt och fått medel för att utveckla. EU har beslutat att 2012 ska vara ett äldreår och för att uppmärksamma det kommer Anneli Strindin med flera att genomföra en form av turné med aktiviteter, vecka 21 och 22, vid de olika träffpunkterna. Ekonom Ulf Jonasson informerar om vad som har redovisats till kommunstyrelsen när det gäller händelser inom vård- och äldreförvaltningens verksamheter utifrån de kommunövergripande perspektiven. Under rubriken medborgare/brukare handlar det om att de problem med att ta emot utskrivna patienter från sjukhuset i inledningen av året har övergått till normal situation. Under rubrik utveckling/förnyelse redovisas att ny organisation för förvaltningen träder i kraft 2012-04-01. Nya områdeschefer och enhetschefer tar över och myndighetsutövning har anpassat sin organisation till det. Två chefer är ännu ej tillsatta varför nuvarande chefer täcker för dessa tills vidare. Under rubrik ekonomi fastställs att avveckling av Nipgården har under årets inledning gått fortare än kalkylerat. Det kan konstateras att omsättningen varit ovanligt stor för alla boenden i början av året. Ekonomiskt resultat för perioden januari mars 2012 är ett minus på cirka 1,359 tkr. Anledning är framförallt ökade kostnader för personal och utskrivningsklara. Hemtjänstens verksamhet har under perioden haft ärenden med stora omsorgsbehov. I dagsläget finns 8 beslut om särskilt boende, varav 2 demensboende, samt 9 beslut om korttidsboende som väntar på att kunna verkställas. Prognos för 2012 hamnar i nuläget på cirka 9,000 10,000 tkr. Ordförande John Åberg påpekar att restriktivitet med vikarietillsättning ska råda. På fråga från Folke Lindgren (M) om situationen på Nipgården svarar äldreomsorgschef Jerry Mähler att det görs inga uppsägningar. Vakantsatta tjänster tas bort, och dessa besparingar är redan inräknade i årets budget.
12(16) 26 forts Verksamhetschef Lena Andersson informerar om handläggarenhetens arbete. Enheten består av 6,75 årsarbetare biståndshandläggare och 1,0 färdtjänsthandläggare. Dessa har under 2011 gjort över 1000 hembesök och drygt 3600 utredningar gällande insatser av hemtjänst, särskilt boende, korttids-och växelboende, vårdplanering med mera. Totalt 726 utredningar gällande färdtjänst och riksfärdtjänst är genomförda. Lena Andersson ser behov av ökade resurser för vårdplanering. Under 2012 minskas handläggarenheten med 0,25 årsarbetare. Socialstyrelsen har tagit fram bindande regler för bemanningen på äldreboenden där personer med demenssjukdom bor. Föreskrifterna, som nu är ute på remiss, föreslås träda ikraft 2013-01-01. Behoven, inte bemanningen, ska styra vilken omsorg de äldre får. Därför måste kommunerna ta reda på vad var och en behöver och anpassa personaltätheten efter det. Den kvalitetsnivå när det gäller utförande av insatser i särskilt boende, som vård- och äldrenämnden har beslutat om, behöver sålunda ses över då det kommer krävas individuella beslut för varje enskild individ i särskilt boende. Omsorgen ska styras av de äldres behov och inte av hur mycket personal det finns eller hur de arbetar. Varje persons behov ska mätas varje månad. I föreskrifterna finns krav på uppföljning av hur varje enskild person har det och om personalen räcker till.
13(16) 27 Dnr VÄN 38/2011 (2.7) Överföring av hemsjukvård, information om arbetsläget tar del av informationen. Ärendebeskrivning Ett lösningsförslag 1.0, daterat 2012-03-01, har tagits fram av projektgruppen för överföring av hemsjukvård. Förslaget innebär att kommunernas hemsjukvårdsinsatser utgår från så kallad tröskelprincip med tillhörande tillägg och undantag samt innefattar alla åldrar, diagnosgrupper och tider på dygnet. Med tröskelprincipen menas att om brukare/patient på egen hand eller med hjälp kan uppsöka vårdcentralen så vänder de sig dit. Om tveksamhet föreligger är det de medicinska behoven som avgör. Enligt lösningsförslaget är det kommunerna som ansvarar för planerade och oplanerade hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs i brukarens/patientens hem av distriktssköterska/sjuksköterska med annan adekvat specialistutbildning, arbetsterapeut, sjukgymnast och/eller icke legitimerad personal med delegation. I detta ingår allmän palliativ vård, allmän psykiatrisk vård, allmän habilitering samt allmän somatisk vård och rehabilitering/hemrehabilitering som idag utförs av vårdcentraler. I kommunernas ansvar, enligt lösningsförslaget, ingår även både planerade och oplanerade hemsjukvårdsbesök enligt Socialstyrelsens nuvarande definitioner. Vissa tillägg och undantag till tröskelprincipen finns i förslaget. Bland annat att kommunerna föreslås ansvara för hälsosamtal till 75-åringar, medan brukare/patienter med sällan förekommande diagnoser och/eller behov av ny medicinteknik samt behov av specialistkompetens ska vara kvar hos landstinget. I förslaget förtydligas vilka yrkeskategorier som behöver finnas inom kommunernas organisationer för att kunna utföra åtaganden enligt hemsjukvårdsansvaret. Lösningsförslaget innebär att kostnadsansvar för individuella hjälpmedel och förbrukningsartiklar till stor del överförs till kommunerna. Projektgruppens slutgiltiga förslag avseende ansvarsgräns och ersättningsnivå/ skatteväxling ska vara klart i början av maj. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-03-21, 15.
14(16) 28 Dnr VÄN 29/2012 (2.2) Information om inkomna domar och beslut tar del av inkommet beslut. Följande beslut har inkommit till vård- och äldrenämnden: Från Socialstyrelsen: Dnr: VÄN 216/2011 (2.8) Ärende: Klagomål angående biverkning av läkemedelsbehandling. Ärendet avslutas.
15(16) 29 Dnr VÄN 30/2012 (2.2) Information om inkomna protokoll och skrivelser tar del av inkomna protokoll och skrivelser. informeras om följande protokoll och skrivelser: : Åtgärder med anledning av negativ budgetavvikelse per 2012-02-29 (dnr 69/2012) : Verksamhetsuppföljning mål januari-februari 2012 (dnr 70/2012) Förvaltningschef Gert Persson: Underlag för MBL 11 förhandling avseende organisation av förvaltningens verksamhetsområde för sjuksköterskor och rehabiliteringspersonal samt verksamhetschef för hälso- och sjukvård gällande from 2012-04-01 (dnr VÄN 21/2012) Förtroenderådsmöte Nipgården 2012-02-06. Arbetsmiljöverket: Avslutande av ärenden INH 2012/4220 och INH 2012/4221 (dnr VÄN 71/2012) Landstinget Västernorrland: Protokoll 1-7 kostnämnden Kostnämnden: Enkätresultat 2011, matlådor Kostnämnden: Enkätresultat 2011, särskilt boende Vård- och äldreförvaltningen: Förvaltningsyttrande Redovisning av genomförda åtgärder i enlighet med upprättad kvalitetsplan för 2011 (dnr VÄN 16/2011) Vård- och äldreförvaltningen: Uppföljning av jämställdhets- och likabehandlingsplan 2011-2013 (dnr VÄN 23/2012) Lokala råden i Junsele, Näsåker och Ramsele: Skrivelse angående plan för äldrevården i Sollefteå kommun (dnr VÄN 59/2012) Förtroenderåd Sollefteå 2: Minnesanteckningar 2012-03-27 Vård- och äldreförvaltningen: Rapportering av synpunkter/klagomål till vård- och äldrenämnden 2012-04-10 KF 37/2012: Regional strategi för ehälsa KF 45/2012: Val av ersättare i vård- och äldrenämnden KF 36/2012: Ombudgetering av investeringar under 2012 Ungdomsdelegationen: Sammanträdesprotokoll 2012-01-12.
16(16) 30 Dnr VÄN 31/2012 (1.3) Redovisning av delegeringsbeslut tar del av redovisade delegeringsbeslut och lägger dem till handlingarna. Följande delegeringsbeslut redovisas för vård- och äldrenämnden: Verksamhetschef myndighetsutövning Lena Andersson: 4/2012: Rapportering till KF av ej verkställda beslut avseende kvartal 1 2012. 5/2012: Rapportering till kommunens revisorer av ej verkställda beslut avseende kvartal 1 2012 6/2012: Rapportering till socialstyrelsen av ej verkställda beslut avseende kvartal 1 2012. Vikarierande verksamhetsutvecklare Pirjo Öster: Utredning av rapportering enligt lex Sarah, 7 kap. 6 SoL och 14 kap. 2-7 Sol, dnr VÄN 56/2012. Förteckningar över delegeringsbeslut: Hemtjänst februari 2012 Särskilt boende februari 2012 Korttidsboende februari 2012 Växelboende februari 2012 Trygghetslarm februari 2012 Dagverksamhet februari 2012 Riksfärdtjänst mars 2012 Färdtjänst mars 2012 Avgifter februari 2012