Medborgardialoggruppens rapport

Kommunledningskontoret 2013-05-06 Kommunfullmäktige Medborgardialoggruppens rapport 1. Simrishamns kommuns vision 2040 Engagerade medborgare och medarbetare driver kommunen framåt genom dialog; det goda samtalet. Människors nyfikenhet och mod att fatta egna beslut ska öka. Därigenom ska vi stärka ansvarskänslan, självbilden och stoltheten hos oss alla som lever och verkar i Simrishamns kommun. Det medför annorlunda politiker- och tjänstemannaroller där vi tar tillvara på det engagemang och den viljekraft som finns i kommunen. Med denna som grund intar vi en proaktiv attityd, där omvärld, utveckling och förändring ses som möjligheter. Fokusområden i av kommunfullmäktige fastställt visionsdokument 25 februari 2013 under rubriken demokrati under mandatperioden: Simrishamns kommun ska verka för att ytterligare utöka medborgarnas inflytande. Arbete med Framtidsverkstäder har redan inletts, men detta är bara början. Under mandatperioden ska vi utveckla Framtidsverkstäderna, där medborgarna har möjlighet att berätta hur de vill att Simrishamn ska utvecklas. Dessutom ska vi fortsätta att tydliggöra rollfördelningen mellan medborgare, förtroendevalda och tjänstemän. - Medborgarna ska ha stor möjlighet till påverkan och insyn. - Kommunen ska förstärka och utveckla medborgardialogen genom fler och förbättrade kommunikationskanaler, med särskilt fokus på ungdomars och äldres medverkan i den demokratiska processen. - Öka förtroendet mellan politiker och tjänstemän genom att tydliggöra roller och ansvar. Det citerade är ett utdrag ur Vision 2040 för Simrishamns kommun. Det har utgjort ett viktigt underlag för Medborgardialoggruppensarbete. 1

2. Sammanfattning av Medborgardialoggruppens förslag Medborgardialoggruppen har haft som ambition att presentera ett antal realistiska förslag som skulle kunna öka kommuninvånarnas möjligheter till en förbättrad dialog med tjänstemän och politiker. Medborgardialog är ett samlingsnamn för olika sätt att engagera medborgare i offentligt beslutsfattande. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) beskriver Medborgardialog som ett verktyg för demokratiutveckling och styrning. Ett övergripande förslag är: att kommunledningskontoret utarbetar policy samt riktlinjer/principer som ska ligga till grund för hur Simrishamns kommun ska arbeta med Medborgardialog. Därutöver föreslår vi bl.a. att regelbundna Öppna hus anordnas, att informationen på kommunens hemsida görs tydligare samt uppdateras regelbundet, att kommunen öppnar ett Facebook-konto för Medborgardialogfrågor. Denna rapport visar även på behovet av en förändrad roll för politiker och tjänstemän, i riktning mot ökad öppenhet och kommunikation, för att dialogen ska lyckas och, inte minst, upplevas som trovärdig. 3. Inledning Simrishamns kommun står inför stora utmaningar och nya problemställningar fysiska, demografiska och demokratiska. I slutet av sextiotalet gick en antal mindre kommuner samman och bildade Simrishamns kommun. I de mindre kommunerna fanns närheten till invånarna som en naturlig del. Antalet beslutsfattare var litet och de var väl förtrogna med de problem som de hade att besluta om. 2

Sedan dess har samhällets komplexitet ökat och den tidigare närheten till politiker och beslutsfattare finns inte längre på samma sätt. Simrishamns kommun har, precis som samhället i stort, fått uppleva förändrade förutsättningar. Resurserna till de kommunala verksamheterna har minskat till följd av minskad skattekraft på grund av befolkningsminskning. I en kommun med Simrishamns struktur är samtal och diskussion mellan medborgare och beslutsfattare viktigt. En tredjedel av kommunens invånare bor i tätorten medan två tredjedelar bor på landsbygden. Flera byar är stora och utgör livsnerver för omgivande bygd. För att möta medborgarnas vilja till ökad insyn och ökat inflytandebehöver kommunen utveckla nya former för kommunikation. En systematiskt genomförd Medborgardialog kan vara ett verktyg som ger medborgare möjlighet till påverkan och förtroendevalda ett bredare underlag inför beslut, så att tjänstemännens faktakunskaper kombineras med kunskap om medborgarnas värderingar i frågan det gäller. I Simrishamns kommun finns ett behov av att öka tilliten och förtroendet till det demokratiska systemet. Vid de cafémöten arbetsgruppen haft, har det varit tydligt hur bristen på information och otydligheten i kommunens beslutsgångar och beslut skapat en förtroendeklyfta mellan medborgare och beslutsfattare. 4. Bakgrund Kommunfullmäktige beslöt 27 februari 2012, 15, att tillsätta en fullmäktigeberedning med syfte att, före sommaren 2013, komma med förslag på hur en konstruktiv och kreativ medborgardialog kan utformas. Beredningen skulle överväga alternativ till de tidigare byamötena, hemsidans funktioner vad gäller dialog och se över social medier som verktyg för kontinuerlig kommunikation. Medborgardialogberedningen har haft följande ledamöter: Kristina Åhberg (M), ordförande, Per Andersson (S), vice ordförande, Christer Vigren (ÖP), Gudrun Schyman (FI) samt Mats Carlsson (C). Mats Carlsson avsade sig uppdraget och ersattes av Carl-Göran Svensson (C). Medborgardialogberedningen har sammanträtt tolv gånger, inklusive tre Öppna hus. Administrativt stöd har lämnats genom kommunledningskontoret, Hanna- Karin Persson och Jan-Erik Zandersson som också fört mötesanteckningar. 3

5. Den demokratiska processen Vi ser generellt ett minskat förtroende för politiken och vi ser ett minskat intresse för att bli medlem i politiska partier. I Dagens samhälle 18 april 2013 anges det att 2 100 folkvalda ledamöter, d.v.s. en av sex, har hoppat av sedan valet 2010. Drygt fem procent av svenskarna är medlemmar i ett politiskt parti och knappt två procent är aktiva. Medelåldern är hög och många partier har svårt att locka ungdomar och nya svenskar till medlemskap och förtroendeuppdrag. Simrishamns kommun är inget undantag. Det finns flera faktorer som utgör en bakgrund för behovet av att utveckla en Medborgardialog. På femtiotalet gick det fem medborgare per förtroendevald. I dag ligger snittet på 210 medborgare per förtroendevald. Medborgaren idag är generellt en protestmedborgare. Medborgarna är nöjda med att det finns förtroendevalda som sköter kommunen ända tills de beslutar om något som drabbar mig; nedläggning av mina barns skola, nedläggning av biblioteksfilialen, bygget av en mobilmast eller ett vindkraftverk nära mig. Då deltar vi i olika protestaktioner. Vi har medborgare som vill vara med och diskutera och delta i samhällsutvecklingen, men på sina villkor. Inom kommuner bildas allt fler lokala partier och enfrågepartier. Koalitioner med många partier är vanligt förekommande och många medborgare uppfattar politiken som otydlig. Det finns ett ökat stöd för antidemokratiska rörelser som för fram värderingar som strider mot de konventioner som Sverige har undertecknat och de policydokument som kommunen antagit. 6. Utgångspunkter för en lyckad Medborgardialog Att skapa principer när man inför system för Medborgardialog är politikens verktyg att forma ramen för hur dialogerna ska användas internt och tydliggöra för medborgarna vad de kan förvänta sig av dialogprocesserna. Därför är det viktigt att, innan man bjuder in medborgarna till att delta i dialogen, vara klar över vad kommunen vill uppnå med Medborgardialogen. Man behöver diskutera både vilka målen är och vilka för-/ nackdelar som är förknippade med att engagera medborgarna. Det måste finnas någon form av positivt avslut på dialogen. Tydliga målsättningar för en hållbar Medborgardialog kan vara följande: Medborgardialogen måste vara en trovärdig process där resultatet tas om hand och återkopplas till dem som deltagit. Processen för Medborgardialog ska vara tydlig och väldefinierad. Medborgardialog ska starta tidigt och pågå under hela beslutsprocessen. 4

Dialogprocessen ska vara öppen, flexibel, jämställd och inkluderande. Samarbetet med föreningar och organisationer ska utvecklas. 7. Medborgardialoggruppens förslag A. Övergripande beslutsförslag: Att kommunledningskontoret utarbetar policy samt riktlinjer/principer som ska ligga till grund för hur Simrishamns kommun ska arbeta med Medborgardialog. Det behöver klargöras vem som initierar Medborgardialogen, kring vilka frågor Medborgardialog ska bedrivas inkl. vilka frågor som kan initieras på nämndsnivå m.m. B. Beslutsförslag överväga alternativ till byamöten Simrishamns kommun har under ett antal år arrangerat byamöten för att lyssna på och diskutera med invånarna om olika frågor. Resultatet av dessa möten har vare sig fått någon genomslagskraft i fattade beslut och inte heller i stort sätt medfört att några förändringar kunnat genomföras. Kommunfullmäktige beslöt därför våren 2012 att tillsätta beredningsgruppen för Medborgardialogfrågor som senast före sommaren 2013 skulle komma med förslag på alternativ till tidigare byamöten. Medborgardialoggruppen har, förutom nedanstående konkreta förslag, även fört diskussioner om att det skulle bli ytterligare förstärkning av Öppna huseneffekten om nämnder/styrelse protokoll och kallelser anslogs i t.ex. mataffärer. En viktig målgrupp är ungdomar som vi bäst når genom att inrätta medborgarpaneler. Ett annat förslag är att sätta upp en förslagslåda i kommunhuset, saklig (utan propaganda) information kan utökas i Österlenmagasinet etc. Beslutsförslag: Att hålla regelbundna Öppna hus i Sankt Olof, Kivik, Gärsnäs, Hammenhög, Borrby, Skillinge och Simrishamn med mötesutformning typ cafémodellen. Mötena kan lämpligen hållas såväl på kvällstid som på dagtid, företrädesvis på lördagar, då detta ger möjlighet till ett bredare deltagande. Att varje Öppet hus i förväg ska ha definierat syfte. Det kan t.ex. handla om barn- och utbildningsnämndens frågor eller frågor inom socialnämndens ansvar. Minst två Öppna hus bör hållas i varje ort under ett år. Syftet med mötet får avgöra vilken nämnd/styrelse som ansvarar för mötet. 5

Att deltagare vid mötena är en förtroendevald från varje politiskt parti. Respektive parti utser själv sin person. Öppet hus som exempelvis handlar om barn- och utbildningsnämndens frågor förutsätter att de politiker som är ledamöter i den nämnden företrädesvis medverkar i mötet. Att kommunstyrelsen årligen beslutar om antalet Öppna hus/möten. (Varje förvaltning/nämnd/styrelse ska även fortsättningsvis ha rätt att själva ordna Öppet hus.) C. Beslutsförslag - se över hemsidans funktioner vad gäller dialog En del av vårt uppdrag har varit att se över kommunens hemsida och fundera över om det finns funktioner att utveckla i syfte att få igång en bättre dialog. En del uppfattar hemsidan som svårtillgänglig. Det är värt att notera att nästan tio procent av kommuninvånarna dagligen besöker hemsidan, vilket motsvarar 7.000 9 000 besökare per vecka. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att möjligheten att fråga politiker (alla eller något särskilt parti) inte används i någon större utsträckning och politikerna inte alltid svarar upp mot den förväntan som medborgare har på att få snabba svar. Beslutsförslag: Att förenkla, göra mer tillgänglig samt regelbundet uppdatera hemsidan. Det är önskemål som framförts såväl via Medborgardialogens e-postlåda och vår Facebook-sida som vid de tre Öppna hus som vi haft. Att förbättra och utveckla de verktyg som redan finns på hemsidan. Här vill vi peka på möjligheten att t.ex. synliggöra veckans fråga på hemsidan. Krav måste också ställas på politikerna att svara och föra diskussion med medborgarna. Att skapa en kommunal en-väg-in, en form av help-desk där medborgaren blir hänvisad till rätt person på en gång. D. Beslutsförslag se över sociala medier som verktyg för kontinuerlig kommunikation Utveckling av sociala medier går väldigt snabbt vilket innebär att vi inte anser det möjligt att kommunen binder sig för ett specifikt media. Vi tycker att kommunen tills vidare ska introducera, av oss föreslagna, sociala medier vilka med tiden kommer att bytas ut i takt med den utveckling som sker. Vårt förslag är att öppna ett Facebook- konto, vilket ger en möjlighet att kommunicera med dem som inte hinner eller vill gå på traditionella möten. Instagram kan användas i anslutning till Facebook som möjliggör att ta foto med 6

smarta telefoner och läsplattor, vilket medför att dessa foton kan delas med andra sociala medier som Facebook. Appar är små program man kan ladda ner till exempel till smarta telefoner och läsplattor. I dagsläget finns inga appar som man kan föra dialog över, utan de används som informationskanaler. Utvecklingen går snabbt fram på området vilket kan medföra att appar för dialog kan komma i framtiden. Med fler kommunikationskanaler ökar kravet på en tydlig kommunikationspolicy för nämnder och förvaltningar. Vi välkomnar därför pågående arbete på kommunen med att ta fram en kommunikationspolicy. Beslutsförslag: Att öppna ett Facebook-konto (för Medborgardialog). Detta är ett bra media för dialog med text, bild och film. Att testa webbsända kommunfullmäktigemöten. Kommunen har redan idag en Youtube-kanal som kan användas. Detta kunde läggas upp som ett projekt för t.ex. gymnasiet att filma och redigera. Att lägga upp en blogg på kommunens hemsida. Blogg finns redan att tillgå genom kommunens hemsida. Bloggen ger medborgaren möjlighet att kommentera på blogginläggen precis som Facebook, men kräver inget konto. 8. Slutsatser Medborgardialoggruppens förslag Vi noterar att de tre "Öppna hus som vi genomfört har visat på att det finns intresse och engagemang från kommunmedborgarna att delta i denna typ av dialog om formen är den rätta (cafémodell, tidpunkt etc.). Även Facebooksidan, som var öppen under två månader, pekar på intresse av att få vara med och påverka. Vi anser att det är viktigt att medborgarna ges möjlighet till påverkan och insyn i frågor som i högsta grad berör dem och ser det som en självklar rättighet i ett demokratiskt samhälle. Ett steg i riktning mot större öppenhet kan vara att några av kommunfullmäktiges möten förläggs ute i byarna. Vi konstaterar också att dagens sammanträdesrum för fullmäktige inte fungerar, särskilt inte för åhörare, varför vi föreslår att kommunen flyttar fullmäktigemötena till annan lokal. Generellt kan sägas att våra förslag innebär att förtroendevalda kommer att få en delvis annan roll. Politikerna behöver bli mer tillgängliga och tydliga, visa sig på stan, delta i möten med medborgarna m.m. Även tjänstemännens roller, 7

arbetssätt och metoder behöver förändras i riktning mot större öppenhet och ökad tillgänglighet. Vi hoppas att föreliggande rapport ska utgöra underlag för en efterfrågad förbättring och utveckling av kommunens roll som kommunikatör. Simrishamn den 6 maj 2013 Kristina Åhberg, ordförande, (M) Per Andersson, vice ordförande, (S) Gudrun Schyman, (F!) Christer Vigren, (ÖP) Carl-Göran Svensson, (C) (Samtlig dokumentation från möten m.m. finns i bilaga 1 med underbilagor) 8