TORSBY KOMMUN Kommunstyrelsen 1 (12) Riktlinjer för Torsby kommuns upphandlingsverksamhet Antagna av kommunstyrelsen 2004-05-10 105 1. Inledning Dessa riktlinjer kompletterar och förtydligar den av kommunfullmäktige antagna upphandlingspolicyn. Riktlinjerna omfattar, liksom policyn, all upphandling oavsett värde som görs av Torsby kommun. 2. Grundläggande principer Vid all upphandling som sker inom Torsby kommun skall EU:s grundläggande principer beaktas. Dessa principer är : Principen om icke diskriminering Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet eller annan lokaliseringsgrund (t.ex. välja ett företag just för att det är ett lokalt sådant i kommunen). Principen om likabehandling Alla leverantörer måste få samma information vid samma tillfälle. Man får alltså inte utforma nya eller ta bort några kriterier vid utvärdering av anbud. Principen om öppenhet och förutsebarhet Förfrågningsunderlaget måste utformas klart och tydligt så att alla krav på det som skall upphandlas framgår. Härigenom avser man undvika den situation att en leverantör väljer att inte lämna anbud p.g.a. ett krav som senare i processen förändras eller kanske rentav tas bort. Principen om proportionalitet Kraven i en kravspecifikation måste stå i rimlig proportion till (värdet av ) av det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande Intyg, kvalitetsmärken och certifikat m.m.(t.ex. Svanmärket) måste kunna ersättas av likvärdiga motsvarigheter i andra medlemsstater.
2 (12) 3. Definitioner och begrepp 3.1 Definitioner I upphandlingspolicyn förekommer begrepp som här definieras: Med affärsmässighet menas Att betrakta varje inköp som en ren affärstransaktion utan hänsyn till ovidkommande faktorer, att tillvarata konkurrensmöjligheter, att planera upphandlingen i tiden för att få bästa villkor, att samverka med andra interna och externa enheter för att bäst tillgodose kommunens intresse, att varje upphandling skall präglas av en öppen och förutsägbar bedömning. Med objektivitet menas att ingen leverantör får särbehandlas, att anbud och anbudsgivare skall behandlas sakligt och opartiskt. Med konkurrens menas att anbudsgivare får tävla om upphandlingen på lika villkor, att konkurrens ska etableras där detta är möjligt, att varje upphandlare har skyldighet att aktivt undersöka och tillvarata den konkurrens som finns inom och utom landet. Med effektivitet menas att använda kommunens resurser på rätt sätt, dvs. att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att ha stark fokus på de tidiga skedena i upphandlingsprocessen såsom behovsanalys, kravspecifikation och totalkostnadsanalys, att kraven skall vara anpassade till den aktuella branschen och för ändamålsenliga behovet i enlighet med proportionalitetsprincipen, att utformningen av kommersiella villkor i skilda former av avtal är optimala. Med kompetens menas att vara väl insatt i kommunens verksamheter och behov, att ha god kunskap om aktuella branscher, att tillämpa lagar och regler kring offentlig upphandling, att ha förmåga att sätta optimala kommersiella villkor utifrån bransch och behov
3 (12) Med samverkan menas att på bästa sätt utnyttja den kompetens som finns, att tillvarata de fördelar som en stor volym kan ge vid prissättning, service, distribution o s v, samt att begränsa de upphandlingsadministrativa kostnaderna genom att undvika dubblering i handläggning. Med affärsetiketik menas: att avsikten med en anbudsförfrågan alltid skall leda till en affärsuppgörelse, att anbudsgivare skall ges insikten om att lägsta pris skall offereras i första anbud och att denne inte har rätt att revidera sitt anbud, att samtliga anbudsgivare ges samma möjlighet till komplettering, revidering eller förhandling om detta blir aktuellt, att fördel inte får dras av uppenbar felräkning vid anbudsgivning, att ovidkommande hänsyn inte i något fall bestämmer val av leverantör, att lagen om sekretess och offentlighet gäller i alla lägen. Med rättvisa menas: att vårt förhållande till leverantörer skall vara vänligt och opartiskt, att intressekonflikter mellan personliga affärer och kommunens affärer inte skall förekomma, att göra affärer där närstående har intressen inte skall förekomma, att mutor och bestickning alltid skall avvisas. 3.2 Begrepp 3.2.1 Kategorier av köp Kommunens köp kan indelas i följande kategorier: Varor Tjänster Med tjänster avses entreprenader (t ex byggentreprenader), och övriga tjänster. 3.2.2 Upphandlingsformer Direktupphandling, upphandling utan krav på skriftligt upphandlingsförfarande. Förenklad upphandling, där alla leverantörer får lämna anbud - anbudsinbjudan genom annons i godkänd nationell databas utom i särskilda fall, - prövning och antagande av anbud eventuellt efter förhandling. Urvalsupphandling, där alla leverantörer får ansöka om att få lämna anbud. - ansökningsinbjudan genom annons,
4 (12) - urval bland anbudsgivare - förfrågningsunderlag till utvalda anbudsgivare, - prövning och antagande av anbud eventuellt efter förhandling. Öppen upphandling där alla leverantörer får lämna anbud - anbudsinbjudan genom annons i EU:s databas TED, - prövning och antagande av anbud utan förhandling. Selektiv upphandling där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud - ansökningsinbjudan genom annons i EU:s databas TED, - urval bland anbudsgivare, - förfrågningsunderlag till utvalda anbudsgivare, - prövning och antagande av anbud utan förhandling. Förhandlad upphandling som endast undantagsvis kan tillämpas utanför försörjningssektorerna.(utanför dessa kan förhandlad upphandling med annonseringsplikt tillämpas i princip bara för upphandling av entreprenader och tjänster). - ansökningsinbjudan genom annons, - urval bland anbudssökande, - förfrågningsunderlag till utvalda anbudsgivare, - förhandling och antagande av anbud.
5 (12) 4. Ansvar och organisation 4.1 Inledning Kommunens upphandlingsverksamhet skall vara så organiserad att upphandlingspolicyns mål uppfylls samt att lagar, förordningar och regler följs. Kommunfullmäktige har i sin policy givit kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för upphandlingsverksamheten i Torsby kommun. 4.2 Ansvar och befogenheter Enligt upphandlingspolicyn skall kommunstyrelsen teckna samtliga ram- och rabattavtal medan respektive nämnd ansvarar för sina specifika köp. Beslutsfattandet vad gäller specifika köp skall ligga så långt ut i organisation som möjligt. Kommunstyrelsens uppdrag är att reglera ansvar och befogenheter vid upphandling. Följande ansvarsfördelning skall gälla för samtliga nämnder och styrelser: Avtalstyper Ansvarig Handläggare Samråd Beslut Teknande av ramavtal U BRA BRG U Specifika köp < 5 Bb BA BA BRA+BRG+U BA (*) Specifika köp > 5 Bb BA BA+U BRA+BRG+ närmast överordnad BA (*) Spec.köp <0,5 Bb är verkställighet. Se avsnitt 5. Branschansvarig/produktkunnig (BRA) skall vara en företrädare för berörd nämnd/verksamhet inom viss bransch eller för viss varugrupp. Ska kontinuerligt följa branschens utveckling, ta emot säljbesök samt handlägga upprättande av ram- och rabattavtal. Branschgrupp (BRG) kan utses inom speciella branscher av stor ekonomisk, strategisk eller annan särskild betydelse. (BRG) kan också vara motiverad när många olika förvaltningar/enheter berörs. (BRG) skall biträda (U) och (BA) i deras arbete vid en upphandling. Beslutsattestant (BA) utses av respektive nämnd genom deras beslutattestantförteckning. Vid upphandling är det (BA) som ansvarar, handlägger, samråder och fattar beslut om specifika köp inom sitt verksamhetsområde.
6 (12) Upphandlingschef (U) en av kommunstyrelsen utsedd person som ansvarar (i förekommande fall) handlägger, samråder samt beslutar (tecknar därmed avtal) för kommunens samtliga ramavtal. Detta gäller oavsett om det är en eller flera verksamheter/förvaltningar/nämnder som berörs av ramavtalet. (U) agerar konsult i upphandlings- och materialadministrativa (MA) frågor. Ansvarar för information, utbildning, uppföljning och utveckling av policy, samt organisation och rutiner inom upphandlingsområdet. Ansvarig - ansvarar för ärendet och att upphandlingsprocessen fullföljs. Handläggare - handlägger ärendet med upphandlingsprocessen inklusive lämnar förslag till beslut. Handläggaren genomför samråd. Samråd - inhämtar professionella synpunkter från branschansvarig, branschgrupp, närmast överordnad, respektive upphandlingschef enligt ovanstående uppställning. Beslut - fattar samtliga beslut under upphandlingsprocessen t.ex. val av upphandlingsform, val av leverantör samt tecknar avtal. Ramavtal - avtal för viss tid med fastställda villkor för produkt eller tjänst av standard- eller återkommande karaktär. Finns ramavtal skall sådana följas. Se vidare avsnitt 5 Internkontroll. (U) är ansvarig för avtalens tillkomst och uppföljning. (BRA) handlägger upphandlingen. Samråd skall ske med (BRG). (U) fattar beslut och tecknar samtliga kommunens avtal oavsett vilken verksamhet som omfattas. Avrop - beställning/avrop från ramavtal.(ba) gör avrop, men om avropet gäller vara eller tjänst under 5 Bb kan (BA) uppdra åt (B) beställare att genomföra avropet. Specifika köp - engångsköp av speciell produkt eller tjänst Specifika köp under 5 Bb Vid specifika köp under 5 Bb är det (BA) för den verksamhet som efterfrågar varan/tjänsten som ansvarar, handlägger, samråder samt beslutar. Specifika köp under 5 Bb skall genomföras som direktupphandling enligt fastställda regler (se bilaga 2) såvida en förenklad upphandling inte bedöms ge ett förmånligare resultat. (BA) bör här samråda med (U) för professionella synpunkter rörande upphandlingsprocessen samt till exempel få tips om leverantörer, samverkansmöjligheter etc. (BRA )och (BRG) kan normalt ge värdefulla synpunkter på val av produkt, leverantör osv. Vid köp under 5 Bb kan beslutsattestant (BA) uppdra till annan person (B=Beställare) att genomföra upphandlingar. Specifika köp av 5 Bb eller högre Vid köp till ett beräknat värde av 5 Bb eller högre skall (BA) tillsammans med (U) handlägga ärendet. Ansvaret för initiering, kravspecifikation, utvärdering, etc. ligger dock på (BA). Samråd skall ske med (BRA) och (BRG) samt (BA):s närmast överordnad. (BA) fattar beslut och undertecknar avtal.
7 (12) 5. Upphandlingsbeslut kontra verkställighet Avrop från ramavtal oavsett belopp skall ses som verkställighet. Även specifika köp under 0,5 Bb är verkställighet. Övriga köp utgör beslut i kommunallagens mening. Beslut per delegation Varje nämnd skall besluta om en delegationsförteckning, som är i linje med den upphandlingspolicy som kommunfullmäktige beslutat om och de riktlinjer som kommunstyrelsen beslutat. Delegationsförteckningen utgörs normalt av beslutsattestantförteckningen. Delegationen gäller inte principiellt viktiga ärenden vilka skall beslutas av nämnden. Delegaten har alltid möjlighet att i tveksamma fall föra upphandlingsärenden till nämnden för beslut. Upphandlingsbeslut skall rapporteras till nämnd vid dess nästkommande sammanträde. Rapporteringen skall ske på det sätt nämnden beslutar. I delegationsrapporten till sin nämnd skall åtminstone följande uppgifter anges: beslutsfattare beslutsdatum hänvisning till vilken punkt i delegationsordningen man stödjer sig på beslutets innehåll i korthet (vem det berör) Intern kontroll Var och en som gör en upphandling (upphandlingssbeslut eller verkställighet) är ansvarig för att beslutet ger bästa totalekonomi. Avvikelse från gällande ramavtal kan medföra skadeståndskrav från aktuell leverantör/er. Ramavtalen skall efterlevas om det inte finns särskilda skäl som godkänns av kommunchefen i samråd med upphandlingschefen. Ansvaret för den interna kontrollen av upphandlingsverksamheten och att upphandlingspolicyn efterlevs har respektive nämnd. Anbudsöppning Vid anbudsöppning ska minst två av den upphandlande enheten utsedda personer närvara. Utsedda personer ska inneha lägst upphandlingsutbildning nivå AB gärna högre. (se bilaga 1)
8 (12) 6. Intern och extern upphandlingssamverkan Upphandlingssamverkan inom kommunen bör utnyttjas där totalekonomiska fördelar kan uppnås t ex genom ramavtal eller samlade specifika köp för flera förvaltningar. Upphandlingssamverkan med andra kommuner eller andra upphandlande enheter bör utnyttjas där affärsmässiga fördelar kan uppnås för Torsby kommun. Intern och extern upphandlingssamverkan kan vara lämplig när: volymrabatten är påtaglig kostnaden för separat upphandling är hög uppföljning av prisförändringar kräver stor arbetsinsats konkurrensen är svag men antas öka vid större volym upphandlingen är komplicerad eller kommunen saknar aktuell kompetens. Extern upphandlingssamverkan bör undvikas bland annat när: Torsby som enskild kommun får svårt att hävda sina specifika krav Volymen blir så omfattande att konkurrensen begränsas till enbart stora leverantörer Om kommunen anmäler intresse för att delta i gemensam upphandling med andra upphandlande myndigheter ska kommunen ha en seriös avsikt att teckna avtal. Det är osolidariskt mot de andra enheterna och ohederligt mot anbudsgivare att inte fullfölja uppgörelsen om inte starka skäl finns. Organisation och ansvar för extern upphandlingssamverkan följer övrig upphandlingsverksamhet enligt ovan. 7. Leverantörssäkring Leverantörer till Torsby kommun skall vara seriösa och kunna garantera säkerhet i sina åtaganden. Kraven på leverantörssäkring skall anpassas till uppdragets omfattning och karaktär. Anvisningar: Leverantörssäkring ska garantera att leverantör Är seriös Har ekonomisk stabilitet Levererar i rätt tid Levererar rätt vara/tjänst Uppfyller övriga förpliktelser som överenskommits Leverantörssäkring ska ske såväl under upphandlingen som under uppdragets fortskridande och tillämpas i olika omfattning och med olika metoder beroende på uppdragets karaktär. Exempel på metoder är kontroller hos skattemyndigheten, kronofogdemyndigheten, upplysningsföretag och referenter. Bankgarantier, vitesklausuler och uppsägningsklausuler är exempel på metoder för att säkra åtaganden.
9 (12) 8. Miljö Torsby kommun har en av kommunfullmäktige fastställd miljöpolicy. Möjligheterna att ställa miljökrav vid kvalificering av anbudsgivare är enligt Nämnden för Offentlig Upphandling (NOU, regeringens tillsynsmyndighet) utomordentligt begränsad. EG-direktiven om offentlig upphandling saknar särskilda bestämmelser om tillverkningsprocesser. Det är endast möjligt att ställa krav på tillverkningsprocessen då dessa har betydelse för slutproduktens egenskaper. Krav på miljövänliga transporter, t ex tåg i stället för bil, är inte heller tillåtet. Miljökrav kan endast ställas på produkten, tjänsten i dess användning inom Torsby kommun, samt vid destruktion. Varje miljökrav som är ett handelshinder i ett EU-perspektiv är förbjudet. Ställs miljökrav i upphandlingen skall även dessa vara mätbara och vägas in och hanteras som ett krav bland flera andra vid den affärsmässiga bedömningen av vad som är det totalekonomiskt mest fördelaktigt. 9. Förrådshållning Kommunens förrådshållning ska vara optimal med hänsyn till ekonomi, beredskap och service. Anvisningar: Normalt bör varuförsörjningen tillgodoses via leverans från leverantören när behovet uppstår. Förråd ska bara finnas om dessa kan motiveras av driftsäkerhetsskäl, ekonomiska eller andra synnerliga skäl. Ett alternativ till eget förråd kan vara att leverantören håller närlager, så kallat konsignationslager. 10. Transporter Upphandling av kommunens transporter, såväl externa som interna, ska utformas så att bästa totalekonomi erhålls. Däri ingår att bedöma miljöbelastningen. Anvisningar: Bästa totalekonomi kan erhållas genom till exempel samordnade beställningar samordnade transporter med andra enheter samordnade transporter med andra leverantörer utnyttjande av befintliga kommunikationer separata transportupphandlingar 11. Information Upphandlingsorganisationen kräver ett effektivt informationssystem, där alla aktörer ska ha tillgång till aktuella förhållanden.
10 (12) Anvisningar: Internt Upphandlingshandboken i kommunens intranät utgör den samlade informationskällan internt. Här finns Upphandlingspolicyn Upphandlingssnytt Lagar Rutiner Avtalsinformation Upphandlingspolicy ges också ut i tryckt form. Upphandlingsnytt med aktuell information, annonser etcetera ges ut i tryckt och/eller elektronisk form regelbundet till enheter som saknar tillgång till kommunens intranät. Externt Den löpande, kontinuerliga informationen om kommunens upphandling finns på kommunens hemsida www.torsby.se/upphandlingar. Den innehåller organisation och arbetssätt planerade och aktuella upphandlingar annan lämplig information 12. Utbildning All personal som involveras i Torsby kommuns upphandlingsprocess ska ha tillräckligt goda kunskaper för att kunna fullgöra sina uppgifter på bästa sätt. Den professionella kompetensen hos dessa befattningshavare ska utvecklas genom kontinuerlig utbildning/fortbildning. Upphandlingsutbildning delas in i tre nivåer A, AB, ABC. Anvisningar: Alla som handlägger någon form av upphandling ska ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy. De befattningshavare som hanterar större upphandlingar och/eller regelmässigt arbetar med upphandlingar ska ha mer fördjupade kunskaper. Befattningshavaren på upphandlingsenheten ska ha gedigna kunskaper om rättsregler, rutiner, policy, kalkylering,förhandlingsteknik, importregler samt behärska affärsengelska. Gemensamt är att alla ska inneha upphandlingsutbildning enligt någon av de tre nivåerna A, AB eller ABC, (se bilaga 1). Branschansvariga (BRA) ska ha goda kunskaper om aktuell bransch och noga följa utbud, prissättning, leverantörsmarknaden etc. Kunskaperna ska uppnås genom fortlöpande utbildning såväl externt som internt.
11 (12) Bilaga 1: Upphandlingsutbildning Utbildningsnivå Kvalifikationer Befogenheter A Basinformation Tillgång till ramavtalsinformationen AB Basinformation Tillgång till ramavtalsinformation Tilläggsutbildning, modul Direktupphandling Stor (se bilaga 2) På uppdrag av BA Genomföra mindre köp Avrop mot ramavtal Avrop mot ramavtal Direktupphandling upp till 5 Bb kronor Tillsammans med upphandlingsenheten genomföra och med delegation fatta beslut i specifika upphandlingar ABC Fördjupad Upphandlingsutbildning Avrop mot ramavtal Förenklad upphandling
12 (12) Bilaga 2 Regler för direktupphandling Direktupphandling får användas om 1. upphandlingens värde inte står i rimlig proportion till kostnaderna för en förenklad upphandling eller 2. beställaren är i synnerligen brådska orsakad av omständigheter som inte har kunnat förutses och som inte heller beror på beställaren En upphandling får inte delas upp i syfte att understiga beloppsgränsen för direktupphandling. Med direktupphandling liten avses inköpsvärden upp till ½ Bb. Med direktupphandling stor avses inköpsvärden mellan ½ Bb - 5 Bb. För dessa skall nedanstående riktlinjer tillämpas. Liten Direktupphandling (upp till 1/2 Bb) Stor Direktupphandling (1/2 5 Bb) Aktivitet: Form: Villkor: Villkor: Förfrågan Blankett Offertförfrågan skickas via e-post, fax eller brev. Vid liten direktupphandling kan telefon eller köp över disk få tillämpas Pris, Leveranstid, Fraktvillkor, Betalningsvillkor, Garantier, F-skatt. Pris, Leveranstid, Fraktvillkor, Betalningsvillkor, Garantier, F-skatt. Leverantörer Förfrågan skall om möjligt ställas till minst tre leverantörer. Förfrågan skall om möjligt skickas till minst tre leverantörer. Svar från leverantör Dokumentation av upphandlingen Leverantören får välja att svara via e-post, fax eller brev. Blanketten Anbudsprotokoll/ direktupphandling skall användas. Pris, Leveranstid, Fraktvillkor, Betalningsvillkor, Garantier, F-skatt bifogas. - Muntligt svar får accepteras. Upphandlingen bör dokumenteras. Pris, Leveranstid, Fraktvillkor, Betalningsvillkor, Garantier, F-skatt. - Muntligt svar får inte accepteras. Upphandlingen skall dokumenteras och förvaras på resp. tjänsterum Anmälan om delegationsbeslut Blankett Anmälan om delegationsbeslut Anmälan behöver inte inlämnas Anmälan om beslut inlämnas till resp. nämnd/styrelse