Jävspolicy 2016-04-05 Dnr: Skolfi 2016/22 Skolforskningsinstitutets jävspolicy 1. Varför behövs en jävspolicy? Jävspolicyn är ett verktyg för att den grundlagsfästa objektivitetsprincipen ska säkerställas i myndighetens verksamhet. Principen innebär att myndigheter ska iaktta saklighet och opartiskhet och beakta allas likhet inför lagen. Jävspolicyn syftar till att förhindra att sådana intressekonflikter uppstår för företrädare för myndigheter som medför att företrädarens objektivitet kan ifrågasättas. Att jävspolicyn följs är alltså av betydelse både för rättsskyddet och för allmänhetens förtroende för myndigheten. Skolforskningsinstitutet har en verksamhet som kännetecknas av att även andra personer än institutets egna anställda deltar i institutets arbete på ett sätt som har betydelse för institutets verksamhet och hur denna uppfattas av vår omvärld. Det handlar om ledamöter i skolforskningsnämnden och det vetenskapliga rådet, experter som deltar i arbetet med att sammanställa systematiska översikter, samt experter som deltar i granskningen av ansökningar om forskningsmedel. Även dessa personer omfattas därför av denna policy och har ett ansvar för att arbetet genomförs i enlighet med policyn. Skolforskningsnämnden består av ett antal aktiva forskare vid sidan av representanter för olika delar av skolsamhället och beslutar om vilka systematiska översikter som institutet ska göra och om inriktningen av institutets årligen återkommande utlysningar av forskningsmedel. Det vetenskapliga rådet, vars medlemmar uteslutande är forskare, beslutar om vilka ansökningar om forskningsmedel som ska bifallas och om fördelningen av medlen. Skolforskningsinstitutet knyter även externa experter till sig i samband med institutets båda huvudsakliga uppgifter; att sammanställa systematiska översikter om metoder och arbetssätt som kan bidra till att utveckla och förbättra undervisningen, samt att utlysa medel för praktiknära forskning. I arbetet med att göra systematiska översikter deltar forskare som ämnesexperter. De läser forskningsartiklar och bedömer om de ska inkluderas i en översikt eller inte, dvs. fattar beslut som påverkar översiktens inriktning och resultat. Forskare ingår också i de beredningsgrupper som granskar och bedömer ansökningar om forskningsmedel. Saklighet och opartiskhet är ett grundläggande krav i allt detta arbete.
sid 2(7) För att inte äventyra rättssäkerheten eller rubba allmänhetens förtroende för Skolforskningsinstitutet är det viktigt att allt arbete vid institutet utförs på ett sätt som, förutom att förhindra klara jävssituationer, också möjliggör en omsorgsfull och omdömesgill hantering av mer oklara och känsliga situationer. Denna jävspolicy omfattar därför alla inom institutets organisation som kan påverka ett ärendes utgång, dvs. de anställda i Skolforskningsinstitutet, medlemmarna i Skolforskningsnämnden och det vetenskapliga rådet,samt de forskare/experter som institutet anlitar för olika uppdrag, bland annat som experter i de olika projekt som arbetar med systematiska översikter och som granskare av ansökningar om forskningsmedel. 2. Vad är Jäv? Bestämmelser om jäv finns i 11 och 12 Förvaltningslagen (1986:23). Jäv anses föreligga i följande fall: Då ärendet angår handläggaren eller någon närstående till denne eller då ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för ledamoten eller någon närstående till denne. Då handläggaren eller någon närstående till denne är ställföreträdare för eller arbetar vid samma institution eller företag som sökanden eller är ställföreträdare för någon annan som kan erhålla synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. Då handläggaren har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete med sökanden eller den forskare vars forskning ska granskas. Jäv föreligger också om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan påverka förtroendet för en handläggares eller experts opartiskhet i ärendet, till exempel vänskap, fiendskap och ekonomiskt beroende (sakägar-, intresse- eller släktskapsjäv). Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans/hennes opartiskhet i ärendet (delikatessjäv). 3. Verkan av jäv I 12 förvaltningslagen beskrivs verkan av jäv. Där anges att den som är jävig inte får handlägga ärendet, att den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant ska ge det till känna, och att myndigheten om det uppkommit en fråga om jäv mot någon snarast ska besluta i jävsfrågan.
sid 3(7) Huvudregeln är alltså att den som är jävig varken får vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Det är därför angeläget att en handläggare/expert, oaktat jävsgrund och vid samtliga beredningssteg undviker att handlägga/bedöma de ärenden (forskningsartiklar, ansökningar om forskningsmedel etc.) för vilka jäv konstaterats. Vidare ska den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne självmant berätta det. Har det uppkommit en fråga om jäv mot någon ska Skolforskningsinstitutets direktör snarast besluta i jävsfrågan. 4. Situationer som kan utgöra jäv Följande situationer utgör en särskild risk för jäv och/eller kan uppfattas som tveksamma ur förtroendesynpunkt. Den enskilda situationen måste bedömas utifrån såväl arten som omfattningen av förhållandena och tiden den fortgått. Följande situationer utgör normalt jäv: När en handläggare i ett visst ärende samtidigt i ett annat sammanhang står i ett beroendeförhållande till en sökande/medverkande. Ett exempel är om den sökande/medverkande har uppdrag som utvärderare av handläggarens kompetens, bidragsansökan, institution eller ämne. När en handläggare har ett pågående eller nyligen avslutat nära samarbete, till exempel i form av lärar- eller elevförhållande, eller gemensamt bedriven forskning med en sökande/medverkande. En tidigare relation doktorand/handledare bedöms utgöra en jävssituation oavsett hur lång tid tillbaka samarbetet ägt rum. Uppenbar vänskap, ovänskap eller meningsskiljaktighet. Beroendeförhållande av ekonomisk art. En pågående relation, t.ex. chef/medarbetare eller sökande/ bedömare. I följande situationer råder risk för jäv: Vid gemensamt författarskap av böcker och artiklar. Som riktlinje bör handläggning undvikas vid vetenskapligt samarbete och samproduktion som ägt rum under den senaste 5-årsperioden. En gemensam artikel eller ett gemensamt kapitel i redigerad bok kan vara tillräckligt för att utgöra samproduktion. Även samproduktion längre tid tillbaka än fem år kan utgöra en jävssituation. Avgörande är om det i professionell mening förekommit ett nära samarbete, vilket får bedömas från fall till fall.
sid 4(7) När en expert/granskare i en beredningsgrupp tillhör samma institution (särskilt små och medelstora) eller motsvarande självständig ekonomisk enhet som en sökande/medverkande. När någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 5. Förebyggande av jävsituationer (a) Forskningsutlysningar Följande riktlinjer används vid Skolforskningsinstitutet för att förebygga jävsituationer i samband med forskningsutlysningar: När beredningsgrupper utses och när ansökningar fördelas ska jävsfrågor uppmärksammas och jävsituationer undvikas. I vissa fall kan detta ske genom att beredningsgruppens medlemmar fastställs först efter att ansökningar inkommit. Skolforskningsinstitutets direktör ska tillsammans med forskningssekreteraren på ett tidigt stadium fördela inkomna ansökningar på den ordförande och beredningsgrupp som ska ansvara för den fortsatta beredningen med en uppmaning om att anmäla eventuella jäv. Alla experter/granskare som är involverade i bedömningen av ansökningar ska även ta del av institutets etikpolicy innan de påbörjar sitt uppdrag. Granskare är skyldig att beakta jäv och på eget initiativ redovisa om det finns eventuella omständigheter som kan tänkas påverka dennes ställningstaganden. Granskare ska avge en jävsdeklaration i relation till varje enskild ansökan som denne utsetts att granska. Vid jäv ska granskaren avstå från att delta i handläggningen och bedömningen av den aktuella ansökan och lämna mötesrummet vid de diskussioner där ansökan berörs. Medlem i en beredningsgrupp som avser att själv inkomma med en ansökan ska meddela Skolforskningsinstitutet detta så snart som möjligt. En ansökan där en medlem i en beredningsgrupp står som projektledare eller som medsökande ska inte granskas av aktuell beredningsgrupp. Om det inte finns en annan relevant beredningsgrupp att överlämna ansökan till ska en (eller två) externa granskare anlitas.
sid 5(7) En expert som riskerar att vara jävig i förhållande till en viss ansökan ska inte utses till granskare för denna ansökan. Om det inte är möjligt att utse en annan granskare ska den som riskerar att vara jävig inte utses som förslagsställare, dvs. författare av det särskilda yttrandet, för denna ansökan. Medlem i Skolforskningsnämnden och det vetenskapliga rådet får inte ansöka om forskningsmedel så länge denne sitter i något av dessa organ. Detta gäller vare sig medlemmen står som sökande/ huvudansvarig för forskningsprojektet eller som medverkande. Även vid kollektiv handläggning av ärenden ska eventuella jävsförhållanden uppmärksammas och hanteras i enlighet med policyn. Med kollektiv handläggning avses en situation då flera ärenden handläggs eller avgörs samtidigt. Exempel på sådan handläggning är då det vetenskapliga rådet vid ett möte beslutar om ett större antal ansökningar på grundval av det underlag som lagts fram av Skolforskningsinstitutet och beredningsgrupperna. Vid beredningsgruppens möte ska alltid ett jävsprotokoll föras. (b) Projektgrupper för arbete med systematiska översikter Följande riktlinjer används vid Skolforskningsinstitutet för att förebygga jävsituationer i samband med att de projektgrupper som ska delta i arbetet med en systematisk översikt tillskapas: När institutet utser projektgrupper ska jävsfrågor uppmärksammas och uppkomsten av jävssituationer så långt möjligt undvikas. Anställd i Skolforskningsinstitutet som riskerar att vara jävig ska inte utses till projektledare för arbetet med en systematisk översikt. Även vad gäller övriga medverkande i projektgrupperna ska eventuella jävsförhållanden uppmärksammas och hanteras i enlighet med avsnitt 6 i policyn. Med medverkande avses här bl.a. experter som anlitas inom projektet. Alla experter som är involverade i arbetet i en projektgrupp på uppdrag av Skolforskningsinstitutet ska ta del av institutets etikpolicy innan de påbörjar sitt uppdrag. Varje expert ska avge en jävsdeklaration. I de fall sakskäl talar för att en expert ska rekryteras som själv (eller som står denne nära) lämnat bidrag till forskningen inom ett område, ska denna expert inte själv delta i bedömningen av huruvida den egna forskningen (eller forskning som bedrivits av någon som står denne nära) ska utgöra underlag för den systematiska översikten.
sid 6(7) Medlem i en projektgrupp är skyldig att beakta jäv och på eget initiativ redovisa om det finns eventuella omständigheter som kan tänkas påverka dennes ställningstaganden. Vid jäv ska projektmedarbetaren avstå från att delta i bedömningen av forskningsresultat som jävet omfattar. Vid projektgruppens möte ska frågor om jäv dokumenteras i projektets journal. 6. Hantering av jäv Ovanstående riktlinjer kan inte alltid förhindra att jävsituationer uppstår. Jävssituationer kan till exempel uppstå när en ansökan faller inom ett starkt specialiserat område där det inte går att finna experter i beredningsgruppen som inte står i en särskild relation till den sökande, och när en systematisk översikt görs inom ett område där det inte går att finna experter i projektgrupper som inte själva bedrivit forskning inom området det är i själva verket oftast en förutsättning för uppgiften att de har bedrivit egen forskning inom området. Vid en jävsituation ska följande åtgärder vidtas när ett ärende handläggs: Den som är jävig ska inte bedöma studier (artiklar) eller ansökningar i de fall jäv föreligger. I de fall jävsfrågan inte kan lösas i en beredningsgrupp ska skriftliga yttranden inhämtas från minst två externa experter. Vid pågående sammanträde ska den som är jävig lämna rummet. Detta gäller under hela handläggningsprocessen. Jävsförhållanden, alltså både när jäv föreligger och då jäv prövats men inte ansetts föreligga, ska dokumenteras under hela den tid projektet eller beredningen pågår, dvs. under hela beredningsprocessen. Om ett möte i en beredningsgrupp inte protokollförs ska likväl ett jävsprotokoll föras. I ett projekt som gäller systematiska översikter ska hanteringen av jäv dokumenteras i projektets journal. 7. Kommunikation av jävspolicyn Frågor och diskussioner om jäv kan uppkomma inom hela Skolforskningsinstitutets verksamhet. Det är därför angeläget att alla anställda, ledmöter i Skolforskningsnämnden och i det vetenskapliga rådet, medlemmar i projekt- och beredningsgrupper är väl informerade om institutets jävspolicy. För att säkerställa det bör
sid 7(7) alla nyanställda informeras om Skolforskningsinstitutets jävspolicy och diskutera innebörden av den som en del av introduktionen till arbetet, handläggare involverade i projekt- och beredningsgrupper ges tillfälle att diskutera jäv och de aktuella hanteringsordningarna före och efter ansökningsberedningen/projektet för att få fram synpunkter på hur arbetet kan förbättras, jävspolicyn kommuniceras till Skolforskningsnämnden, det vetenskapliga rådet och ledamöter i beredningsgrupper, ordföranden och forskningssekreteraren vid beredningsgruppsmötena informera om att man närsomhelst kan ta upp en fråga om jäv till diskussion, och direktören ansvarar för institutets övergripande hantering av jävsfrågor.