GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR 2015-04-13 RE-REV15-0019 GRANSKNINGSRAPPORT ÅR 2014 FÖR DU-NÄMNDEN Sammanfattning Revisionens granskning har inte visat på några väsentliga felaktigheter enligt bokslutspromemorian från EY (Ernst & Young). Bedömningen är att årets bokslut i stort är upprättat i enlighet med gällande bokslutsinstruktioner och den kommunala redovisningslagen sam att god redovisningssed har tillämpats. Verksamhetsberättelserna som upprättats vid årets slut ger i allt väsentligt en rättvisande bild av resultat och ställning men saknar avrapportering av arbetet med intern kontroll. Bedömningen är att DU-nämndens och Inköps verksamhetsberättelser i allt i väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning och att verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut. Den interna kontrollen bedöms sammantaget som tillräcklig. Bakgrund Granskningen av verksamheten under 2014 har följt den revisionsplan som upprättats av revisorerna i Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. EY har på uppdrag av revisorerna utfört revisionen av DU-nämndens bokslut och verksamhetsberättelse. Granskningsrapporten från EY bifogas. Genomförd granskning är en del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då respektive landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingens samlade årsredovisningar behandlas. Revisionsdialog Revisorerna införde under 2013 ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs under våren varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.selrevisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2015-04-14 10:58 SID 1(5)
GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR 2015-04-13 RE-REV15-0019 protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef/motsvarande. Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. DU-nämndens presidium och revisorerna träffades den 28 november 2014 för dialog. Revisionens granskningar 2014 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör DU nämnden. Rapporterna finns tillgängliga på landstingsrevisorernas hemsida; www.landstingetsormland.se/revisionen Granskning Rapporten omfattar - Revisionens iakttagelser Granskningsrapport 2013 Revisorernas bedömning av delårsrapport 2014 Åtgärder mot risker för korruption FM-enheten och Inköp Granskning av årsbokslut och verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Granskningen visar att det saknas en övergripande organisation i landstinget för korruptionsfrågor. Vi har inte kunnat finna några landstingsövergripande riskanalyser avseende korruption. Kommentarer i svaret Ej aktuellt Ej aktuellt Landstinget kommer att vidta åtgärder i enlighet med revisionens rekommendationer. Juriststaben avser att under hösten 2014 samla en arbetsgrupp som kommer att starta upp ett strategiskt arbete mot korruption. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2015-04-14 10:58 SID 2(5)
GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR 2015-04-13 RE-REV15-0019 IK granskning löpande redovisning VLS, Verksamhets- och ledningsservice Verifikationsgranskning. Vi bedömer att rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattestera fungerar bra. Leverantörsfakturans formalia och avtalstroheten mot landstingets ingångna avtal bedöms som god. VLS arbetar målmedvetet med processer och rutiner. En aktivitet som diskuteras, på idéstadiet, är hur VLS kan bidra till en bra introduktion som nyanställd på landstinget, och då inte minst som nyanställd chef. Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda granskningar. Årets uppföljningar berör inte DU-nämndens verksamhet. Verksamhetsberättelse Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen. Måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. I den sammanfattande analysen ska, om möjligt, balansen mellan perspektiven bedömas. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas också. Nämndens verksamhetsberättelse ska i förekommande fall innehålla en rapport över respektive enhet. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från landstingets ekonomistab anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. DU-nämnden avrapporterar i två delar, DU-nämndens verksamhetsberättelse och inköpsenhetens verksamhetsberättelse. Den första har beretts inom den administrativa enheten i Sörmland och den andra i process med ekonom och ekonomistöd inom inköp och Landstinget Sörmland ledningsstab. Landstingets styrmodell tillämpas enbart avseende inköpsverksamheten och där innehåller verksamhetsberättelsen i stort de delar som efterfrågas undantaget avrapportering kring intern kontroll. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2015-04-14 10:58 SID 3(5)
GRANSKNINGSRAPPORT DATUM DIARIENR 2015-04-13 RE-REV15-0019 Nämndens egen rapportering innehåller tydlig avrapportering av nämndens arbete och utskottets verksamhet under året. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommenterer kring åtaganden, indikatorer och rapportering under några av perspektiven för inköpsenheten; Medborgarperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Enheten har under året arbetat med kategoristyrning samt etablerat och utvärderat tre kategoriteam. Påbörjat ytterligare fem kategoriteam med startmöten januari 2015. En kundenkät har genomförts i Landstinget Västmanland för att ge internkunder möjlighet att ge sina synpunkter på Inköp. Resultatet av enkäten framgår inte av verksamhetsberättelsen. Personalperspektivet För sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid redovisas ett utfall på 1,6 %, målvärde max 2 %. Föregående års utfall var 2,4 %. Inköp har vid verksamhetsmöte för all personal arbetat med återkopplingar av resultatet av 2013 års medarbetarenkät. Prioriterade förbättringsområden är ledarskap, återkoppling och effektivitet. En handlingsplan har tagits fram för att arbeta vidare med förbättringsområdena. Process- och förnyelseperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Befintlig inköpspolicy med tillhörande riktlinjer har reviderats och ligger för beslut. Enheten har arbetat med att ta fram mätetal för att säkra en god styrning och uppföljning. Förslag har tagits fram kring till exempel antal samordnade upphandlingar mellan landstingen, totala möjliggjorda besparingar och andel e-fakturor. Ett delprojekt inom e-stelle har haft som uppgift att ta fram en Gap-analys över nuläge och önskat läge samt en standardrapport för nyckeltalen. Arbetet avviker enligt verksamhetsberättelsen mot plan och delprojektet har haft svårt att leverera en standardrapport. Önskemål finns att delprojektet fortsätter eller drivs på annat sätt under 2015. Miljöperspektivet Indikatorer saknas för perspektivet. Rutiner om arbete med miljökrav i upphandlingar har utvecklats av inköp i Landstingets Sörmland och ett likvärdigt arbete har påbörjats med Landstinget Västmanland under året. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2014\du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2015-04-14 10:58 SID 4(5)
RE-REV15-0019 Bilaga 1 Granskning årsbokslut 2014 för DUnämnden Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Sörmland 2015-03-17 Susanne Lindberg
INNEHÅLL 1 INLEDNING... 1 2 ÅRSBOKSLUT... 1 2.1 INLEDNING... 1 2.2 METOD... 1 2.3 RESULTATRÄKNING... 1 2.3.1 Årets resultat jämfört med föregående år... 1 2.3.2 Årets resultat jämfört med budget... 1 2.3.3 Granskning... 1 3 SLUTSATS... 2 4 BILAGOR... 2
1 Inledning På uppdrag av landstingsrevisionen i Sörmland har vi granskat bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden. 2 Årsbokslut 2.1 Inledning Granskningen genomförs på uppdrag av Revisionskontoret. 2.2 Metod Årsbokslutet 2014 har granskats enligt god revisionssed. Kontroll har också skett av att verksamheten har följt Anvisningar för 2014 års bokslut från Landstingets ledningsstab. 2.3 Resultaträkning 2.3.1 Årets resultat jämfört med föregående år Jämfört med föregående år har löner och arvoden ökat med 3 097 tkr vilket beror på att organisationen har förstärkts med ytterligare sex personer under året för att arbeta med projektet e-stelle. Övriga kostnader har ökat från 4 620 tkr till 6 177 tkr vilket också beror på ökade kostnader för projektet E-stelle. För ytterligare analys av resultatet hänvisas också till bifogade bilagor. 2.3.2 Årets resultat jämfört med budget Resultatet för 2014 uppgår likt budgeten till noll. Kostnaderna för arbetskraft är 2 604 tkr lägre och övriga kostnader är 2 484 högre än budget. Avvikelserna beror på föräldraledigheter och köpta tjänster. 2.3.3 Granskning För intäkter och kostnader har analys skett mot föregående år och budget för att bedöma rimligheten. Större konton har analyserats för kontroll samt mot underlag. Granskningen av resultaträkningen har utförts utan kommentarer och bedöms ge en rättvisande bild av resultatet. Resultatanalys för 2012 2014 framgår av bilaga 1. Kommentar: Uppgift saknas om vad skillnaden mot föregående år och budget beror på. Rekommendationen är att framöver komplettera verksamhetsberättelsen med det detta. Granskning bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden 1 (2)
3 Slutsats Slutsatsen efter genomförd granskning är att enhetens redovisade resultaträkning samt verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild räkenskapsåret 2014. 4 Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Resultatanalys tre år Jämförande Resultaträkning Granskning bokslut och verksamhetsberättelse 2014 för DU-nämnden 2 (2)
Resultatanalys Landstinget Sörmland DU-nämnden Bilaga 1 2014-01-01 2013-01-01 2012-01-01-2014-12-31 % - 2013-12-31 % - 2012-12-31 % Rörelsens intäkter Nettoomsättning 28 049 510 100,0% 21 668 639 100,0% 16 366 115 100,0% Summa intäkter 28 049 510 100,0% 21 668 639 100,0% 16 366 115 100,0% Rörelsens kostnader Löner och arvoden -14 871 646-53,0% -11 775 021-54,3% -8 523 773-52,1% Sociala avgifter -6 553 685-23,4% -5 042 959-23,3% -3 861 542-23,6% Övr personalkostnader -442 776-1,6% -226 842-1,0% -211 420-1,3% Summa materialkostnader -21 868 107-78,0% -17 044 822-78,7% -12 596 735-77,0% TB 1 6 181 403 22,0% 4 623 818 21,3% 3 769 380 23,0% Städning m m -88 562-0,3% -41 908-0,2% -37 732-0,2% Övr. tillverkningskostnader -994 0,0% -521 0,0% -1 177 0,0% Bilkostnader -264 607-0,9% -199 229-0,9% -154 390-0,9% Lokalkostnader -1 220 629-4,4% -537 759-2,5% -515 968-3,2% Adm. kostnader -813 758-2,9% -540 753-2,5% -464 157-2,8% Övriga externa kostnader -132 030-0,5% -160 477-0,7% -116 993-0,7% Konsultarvoden o övr fr tjänster -2 748 898-9,8% -2 004 620-9,3% -1 328 903-8,1% Telefon och porto -233 463-0,8% -123 700-0,6% -97 283-0,6% Applikationskostnader -121 900-0,4% -81 400-0,4% -50 880-0,3% Tidningar o facklitteratur m m -36 774-0,1% -624 540-2,9% -765 428-4,7% Hyra IT och andra mtrl anläggning -515 082-1,8% -304 833-1,4% -236 040-1,4% Summa rörelsens kostnader -6 176 695-22,0% -4 619 740-21,3% -3 768 952-23,0% Rörelseresultat 4 708 0,0% 4 077 0,0% 428 0,0% Finansiella poster Räntekostnader och liknande -4 707 0,0% -4 077 0,0% -428 0,0% Summa finansiella poster -4 707 0,0% -4 077 0,0% -428 0,0% Res. e. finansiella poster 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Årets resultat före skatt 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2015-03-07 Resultatanalys 3 år v09.xls - Resultatanalys 11:31
Jämförande Resultaträkning Bilaga 2 Landstinget Sörmland DU-nämnden Resultaträkning 2014-12-31 2013-12-31 Avvikelse i % Notering Nettoomsättning 28 049 510 21 668 639 6 380 871 29,4% 1) Löner och arvoden -14 871 646-11 775 021-3 096 625 26,3% 2) Sociala avgifter -6 553 685-5 042 959-1 510 726 30,0% 3) Övr personalkostnader -442 776-226 842-215 934 95,2% Städning m m -88 562-41 908-46 653 111,3% 4) Övr. tillverkningskostnader -994-521 -473 90,9% 5) Bilkostnader -264 607-199 229-65 378 32,8% Lokalkostnader -1 220 629-537 759-682 870 127,0% 6) Adm. kostnader -813 758-540 753-273 005 50,5% Övriga externa kostnader -132 030-160 477 28 447-17,7% Konsultarvoden o övr fr tjänster -2 748 898-2 004 620-744 278 37,1% 7) Telefon och porto -233 463-123 700-109 763 88,7% Applikationskostnader -121 900-81 400-40 500 49,8% Tidningar o facklitteratur m m -36 774-624 540 587 766-94,1% Hyra IT och andra mtrl anläggningstillgångar -515 082-304 833-210 249 69,0% Räntekostnader och liknande -4 707-4 077-630 15,5% Summa 0 0 0 1) Intäkten regleras så att resultat et ska uppgå till noll kronor. 2) Antal anställda har ökat bl a för att arbeta med projektet e-stelle 3) Ökar p g a ökade löner se punkt 2 4 och 5) Oväsentliga belopp som lämnas utan åtgärd. 6) Ökat p g a ytterligare anställda 7) Köpt tjänster från PWC för projektet e-stelle. 2015-03-17 Jämförande RR o BR v05.xls RR 15:34