Karin Andersson revisionschef Tel. 0470-410 62 Till Kommunfullmäktige Till Kommunstyrelsen Granskning av årsredovisningen för år 2015 Revisorerna i Växjö kommun har granskat kommunens årsredovisning och underliggande bokslut och sammanställda redovisning. Vi har också genom vårt uppdrag som lekmannarevisorer i kommunens hel- och delägda bolag och revisorer i de förbund som kommunen är delägare i, deltagit vid slutrevisioner och styrelsemöten där årsredovisning och revision för det gångna året behandlades. Vi har biträtts av revisionskontoret och revisionsföretaget PwC. Granskningens omfattning och revisorernas bedömning av resultatet framgår av bifogad revisionsberättelse och revisionsrapport. Vi ställer oss bakom de rekommendationer som lämnas i rapporten och vill med detta följebrev lyfta fram vissa iakttagelser och betona behovet av åtgärder från kommunstyrelsens sida. God ekonomisk hushållning Regelverket När den nuvarande kommunallagen (1990:900) trädde i kraft 1 januari 1992 infördes regler om god ekonomisk hushållning i kommunerna. Enligt KL 8 kap 1 ska fullmäktige besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning. I KL 8 kap 5 framgår att kommunens budget ska ha mål för ekonomin och verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Vad innebär god ekonomisk hushållning? I prop. 2003/04:105 framgår att regeringen ansåg att det inte var möjligt eller ens önskvärt att i detalj ange vad som var att betrakta som god ekonomisk hushållning. Regeringen hade dock uppfattningen att en kommun som har en i princip obegränsad livslängd inte bör förbruka sin förmögenhet för att täcka löpande behov. Vidare kan det inte anses vara god ekonomisk hushållning att finansiera löpande driftskostnader med lån. En god ekonomisk hushållning bör vara att de löpande intäkterna täcker de löpande kostnaderna. Det kan anses vara förenligt med god ekonomisk hushållning att använda medel från försäljning av anläggningstillgångar för att återbetala lån eller återinvestera i nya anläggningstillgångar. I situationer med REVISIONSKONTORET Kommunrevisionen 1 (6) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-410 62 Org.nr 212000-0662 Bg. 5006-0961 E-post karin.andersson3@vaxjo.se www.vaxjo.se
vikande befolkningsutveckling eller ett lägre behov av investeringar i anläggningar kan försäljningslikviden användas i den löpande verksamheten. En viktig utgångspunkt för regeringen när man skapade begreppet god ekonomisk hushållning var att varje generation ska betala kostnaderna för den kommunala service som man förbrukar under sin livstid. Det innebär att det ekonomiska överskottet behöver vara så stort att nästa generation ska kunna få motsvarande kvalitet och volym på servicen utan höjd uttaxering. Lagstiftaren har lämnat till varje kommun att definiera vad som utgör god ekonomisk hushållning för den egna kommunen. Riktlinjer för god ekonomisk hushållning I de riktlinjer som ska upprättas enligt kommunallagen ska kommunen beskriva vad god ekonomisk hushållning innebär för den egna kommunen. Beskrivningen ska ha ett långsiktigt och strategiskt perspektiv. Växjö kommun har integrerat riktlinjerna i fullmäktiges dokument över budget och verksamhetsplan. Riktlinjerna har inte hanterats som ett självständigt beslutsärende i fullmäktige. Vi anser att riktlinjerna ger en viss vägledning om vad som anses vara god ekonomisk hushållning för Växjö. I praktiken har det dock visat sig svårt för kommunstyrelsen att göra en helhetsbedömning av hur god den ekonomiska hushållningen är. I riktlinjerna framgår att det finansiella målet för god ekonomisk hushållning framför allt tar sikte på att ha en ekonomi i balans, det så kallade balanskravet. Det är dock viktigt att också beakta det långsiktiga behovet av god ekonomisk hushållning. För närvarande har kommunen ett finansiellt mål som beskriver önskvärd nivå på överskottet under en femårsperiod. Vi anser att kommunstyrelsen bör utarbeta en tydligare definition eller beskrivning av vad god ekonomisk hushållning är för Växjö kommun. Vi tror att det kan underlätta utvärderingen av i vilken grad kommunen uppnått god ekonomisk hushållning vid varje mättidpunkt. Vidare bör kommunstyrelsen utvärdera om de nuvarande målen (och sättet att formulera målen) ger uttryck för den goda hushållning som man vill uppnå. Vi tror också att fler finansiella mål skulle bidra till en fortsatt stark ekonomi. Exempelvis ger ett mål om självfinansieringsgrad för löpande investeringar en indikation på hur stora de löpande investeringarna kan vara vid varje given resultatnivå. Ett mål för soliditet är ett märke för hur stora lån kommunen kan ha i förhållande till det egna kapitalet. 2 (6)
När kommunen ska fastställa nivån på de finansiella målen bör hänsyn tas till de rådande lokala förhållandena och omständigheterna. Risker och osäkerhetsfaktorer bör vägas in. I vår granskning av kommunens långsiktiga ekonomiska planering (dnr KR- 2015-00022) berörde vi problemet att det är svårt att se hur mål och medel hänger ihop i fullmäktiges budget. Vi anser att det bör framgå av budgeten vad som ska uppnås under budgetåret med tilldelad anslagsram. Förvaltningsberättelse Regelverk Det ställs relativt omfattande krav i lagstiftningen på utformningen av den del i kommunens årsredovisning som kallas förvaltningsberättelse. Bland annat ska en finansiell analys göras, en redogörelse för väsentliga händelser under verksamhetsåret ska lämnas och en beskrivning ska upprättas över den förväntade utvecklingen för kommunen framöver. Vidare ska uppföljningen av målen för god ekonomisk hushållning redovisas och kommunens ekonomiska ställning utvärderas. Uppräkningen avslutas med krav på att kommunen ska beskriva andra förhållanden som är av betydelse för styrningen och uppföljning av verksamheten. Redovisningen ska göras för såväl kommunen som kommunkoncernen. I PwC:s granskning pekas förvaltningsberättelsen generellt ut som ett förbättringsområde. Vi vill betona behovet av utveckling av följande områden. Finansiell analys Den finansiella analysen behöver utvecklas utifrån de riktlinjer som framgår av SKL:s skrifter. Kommunstyrelsen bör vara tydlig med vilka poster i resultatet som man anser vara jämförelsestörande engångsposter och konsekvent rensa bort dessa vid beräkning av de resultatbaserade nyckeltalen och bedömningen av resultaten i nämnder och bolag. De egna finanserna kan sättas in i ett vidare perspektiv genom att jämföra med andra kommuner. Presentationen av den finansiella analysen bör omarbetas för att öka läsbarheten. Kommunen och kommunkoncernen presenteras på olika uppslag och siffror ingår ofta i löpande text. Även innehållet bör ses över. Det är exempelvis svårt att som läsare bilda sig en uppfattning om situationen i kommunens bolag utifrån den mycket kortfattade information som lämnas i förvaltningsberättelsen. Vidare är det svårt att förstå den relativa storleken på de redovisade budgetavvikelserna för nämnderna då budgetomslutningen inte framgår. 3 (6)
Beskrivningen om förväntad utveckling handlar inte om Växjö kommun. Utvärdering av ekonomisk ställning Det saknas en sammanfattande utvärdering av kommunens och kommunkoncernens ekonomiska ställning i förvaltningsberättelsen. Vi föreslår att kommunstyrelsen ger ekonomikontoret i uppdrag att göra en grundlig genomgång av regelverket för förvaltningsberättelsen i kommunal sektor och anpassar kommunens förvaltningsberättelse till nuvarande normgivning. Uppföljning av verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning Kommunen har 33 verksamhetsmål och 30 miljömål. Prestationerna avseende målen redovisas i ord och siffror. Ett fåtal mål har inte kunna följas upp då mätdata saknas vid tidpunkten för upprättandet av årsredovisningen. Kommunen har en imponerande bredd på sina satsningar och antalet mål som anses vara uppnådda är ungefär som föregående år. Måluppfyllelsen kan dock inte enbart utvärderas på antalet mål som uppnåtts. Målen har olika betydelse för kommunens långsiktiga utveckling. På den positiva sidan ökar antalet företag och invånare medan antalet invånare som behöver försörjningsstöd under längre tid minskar. Hushållen sorterar sitt matavfall i allt större utsträckning och kommunen upplevs som allt mera tillgänglig i servicemätningar. På den negativa sidan är elevernas resultat i skolan fortsatt svaga, sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare fortsätter att öka och att ändra växjöbornas sätt att transportera sig är en utmaning. Färdigställandet av nya bostäder behöver öka farten om målet för 2019 ska kunna nås. Målet om 3 000 nya bostäder under mandatperioden är dock ett ambitiöst mål. Vi anser att redovisningen av de flesta målområdena är av god kvalitet men att redovisningen av områdena Arbete och företag och Växjö kommun som arbetsgivare bör utvecklas. Vidare är informationen om måltidsverksamheten och exploateringsverksamheten mycket begränsad. Det är två för kommunen viktiga verksamheter som omsätter hundratals miljoner varje år. Redovisningen är omfattande och det är trots (eller på grund av) all information svårt att skapa sig en helhetsbild över hur väl kommunen presterar utifrån de förutsättningar man har haft under året. Vi anser att den sammanfattande 4 (6)
analysen av måluppfyllelsen brister. Kommunstyrelsen tar inte ställning i frågan om hur väl kommunen lyckas hushålla med de samlade resurserna. Växjö kommun har haft den nuvarande modellen för god ekonomisk hushållning i några år. Vi föreslår att kommunstyrelsen gör en grundlig översyn av modellen inklusive målen. Styrning och uppföljning av verksamheten Förvaltningsberättelsen saknar information om kommunen styr och följer upp nämnder och bolag. I ett sådant avsnitt kan kommunstyrelsens arbete inom ramen för uppsiktsplikten presenteras. Även arbetet med riskbedömningar och uppföljning av den interna kontrollen kan redovisas. Bokslutsprocess Arbetet med att göra bokslut och upprätta årsrapporter och årsredovisningar fungerar i huvudsak väl inom kommunkoncernen. Färdigställandet av 2015 års bokslut och årsredovisning har dock blivit försenat med drygt en månad. Orsaken är en genomgång av värdet på tillgångarna i ett dotterbolag som av olika skäl dragit ut på tiden. Vi noterar att prövningen av nedskrivningsbehov för vissa tillgångar inom tekniska förvaltningen gjorts efter balansdagen och utan nämnvärda underlag. Dokumentationen har upprättats i efterhand. Vi föreslår att kommunstyrelsen ser över dels tidplanen för de olika arbetsuppgifterna som normalt ingår i upprättandet av bokslut och årsredovisning, dels hur verifikationer för bokföringsposter ska utformas. I lagen om (1997:614) kommunal redovisning 2 kap 4 finns regler för vilka uppgifter en verifikation ska innehålla. Central ledningsfunktion för ekonomi och finans Ekonomikontoret inom kommunledningsförvaltningen är kommunens centrala ekonomiavdelning. Kontoret har bland annat ansvar för den sammanställda redovisningen och kommunens årsredovisning. Kontoret har under åren på ett förtjänstfullt sätt biträtt kommunledningen i bland annat budgetarbetet, finansiella tjänster och den externa rapporteringen. 5 (6)
Vid våra granskningar under 2015 och nu senast vid granskningen av bokslut och årsredovisning för 2015 har vi noterat att ekonomikontoret behöver ta sig an ett mera omfattande uppdrag avseende ekonomistyrning, redovisning och uppföljning för hela kommunkoncernen. Vi anser bland annat att ekonomikontoret bör få hela ansvaret för årsredovisningen och vara den enhet inom kommunledningsförvaltningen som fullt ut biträder kommunledningen i budgetarbetet. Vi har i våra revisionsrapporter och i detta följebrev beskrivit en rad förbättringsområden som faller inom ett sådant utvidgat uppdrag. Vi har noterat att det pågår ett arbete att rekrytera en ekonomichef med ansvar för ekonomi och finans för kommunen och koncernen. Vi anser att kommunstyrelsen behöver förstärka kontorets resurser ytterligare inom framför allt kompetensområdena analys och uppföljning samt redovisning och rapportering för att kunna utföra ett större uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Vi överlämnar 2015 års revisionsberättelse och revisionsrapport till kommunfullmäktige för handläggning. Vi vill senast den 31 oktober 2016 få en redogörelse över vilka åtgärder kommunstyrelsen har vidtagit eller har för avsikt att vidta med anledning av våra synpunkter. Växjö den 19 april 2016 Carl-Olof Bengtsson ordförande Karin Andersson revisionschef Bilagor: Revisionsberättelse för 2015 Revisionsrapport från PwC 6 (6)