Checklista för idrottens arbetsgivare - små till medelstora föreningar med upp till fem anställda där styrelsen är ideellt engagerad
Innehåll Arbetsgivaransvar Medlemskap i arbetsgivarorganisation Kollektivavtal Lokalt kollektivavtal Försäkringar och pensionsavtal Anställningsavtal Personalhandbok/Policydokument MBL och samverkan Arbetsmiljö Medarbetarsamtal och lönesamtal Nyanställning Uppsägning
Har ni koll på styrelsens ansvar? Arbetsgivaransvaret innebär att styrelsen ska ta ansvar även ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Det kan betyda att den fackliga organisationen och/eller den anställde riktar ekonomiska krav gentemot styrelsen om den brutit mot till exempel medbestämmandelagen (MBL) eller lagen om anställningsskydd (LAS). Styrelseledamöterna kan även få vitesföreläggande eller till och med fängelsedom om inte arbetsmiljölagen (AML) följs.
Har ni anställda i er förening? och finns det ett skriftligt avtal på det? JA Bra, se bara till att de är uppdaterade NEJ Se till att det tydligt framgår i respektive avtalsrelation huruvida den som utför arbete gör det som anställd, ideell eller för annan firma (konsult). Upprätta ett skriftliga avtal. VET EJ Då är det hög tid att reda ut det. Gå igenom de avtal som finns och de transaktioner som sker. Om arvode/lön utges hur betalas pengarna och till vem? Vem arbetsleder den som utför arbete.
Är ni registrerade som arbetsgivare? JA Bra NEJ När du första gången ska betala ut ersättning för arbete ska du göra en anmälan till Skatteverket så att du blir registrerad i arbetsgivarregistret. Anmäl dig gärna elektroniskt via webbplatsen verksamt.se. Du kan också anmäla dig genom att fylla i blanketten Skatte- och avgiftsanmälan (SKV 4620). När du är registrerad som arbetsgivare får du automatiskt de skattedeklarationer och den information du behöver för att redovisa och betala arbetsgivaravgifter och avdragen skatt. VET EJ Kolla om ni betalat lön/arbetsgivaravgifter i er egna bokföring. Stäm av med Skatteverket om ni är osäkra.
Är ni med i en arbetsgivarorganisation? JA Vilken? Arbetsgivaralliansen organiserar idrottsrörelsen och har lång och gedigen erfarenhet av de arbetsrättsliga och personalpolitiska situationer som är specifika för idrotten. NEJ Har ni hängavtal? Ja Då betalar ni högre avgift för omställningsförsäkringen. Ni har heller inget stöd eller förhandlingshjälp om ni hamnar i tvist. Nej Ni är då avtalslösa. Då omfattas era anställda inte av de kollektivavtalade försäkringarna som tjänstepension, sjuk och tjänstegruppliv VET EJ Om man har hängavtal med Fastighet (och kanske andra LO organisationer) så betalar man en avgift till dem. På så sätt kan man se om man har hängavtal med Fastighets i årsredovisningen. Detta gäller inte för Unionen, som inte tar ut någon avgift. I dessa fall får man ringa till Unionen och fråga.
Vet ni vad som regleras i ert kollektivavtal JA Bra att ni har en grundläggande kunskap kring avtalet. Vill ni fördjupa er så håller Arbetsgivaralliansen utbildningar fler ggr per år. Vid specifika frågor så maila till svar@arbetsgivaralliansen.se eller ring 08-54591200. NEJ Hämta hem aktuellt avtal vilket finns hos aktuell arbetstagar- eller arbetsgivarorganisation. Vid frågor hör av er till medlemsjouren 08-54591200 eller svar@arbetsgivaralliansen.se.
Har ni lokalt kollektivavtal? Lokalt kollektivavtal är ett avtal mellan arbetsgivaren (föreningen) och en arbetstagarorganisation. Har ni det? JA Se till sprida kunskap om avtalet t ex på personalmöte/samverkan NEJ Lokalt kollektivavtal ger möjlighet att anpassa arbetsförhållandena som t ex arbetstider för respektive förening utifrån dess särskilda behov. Kontakta aktuell arbetstagarorganisation för att inleda förhandlingar. VET EJ Se över pärmar och personaladministration. Stäm av med aktuell arbetstagarorganisation om ni är osäkra.
Betalar ni försäkringar och pensioner? JA Bra se till att rätt kategori är anmälda till Collectum (tjänstemän) och Fora (arbetare). NEJ Det är en skyldighet om ni har kollektivavtal. Det kan bli dyrt retroaktivt att betala igen en stor pensionsskuld. Om ni inte har kollektivavtal har ni andra försäkringar för de anställda. Vilka i så fall och vad täcker de? En kollektivavtalad medför normalt ett bättre försäkringsskydd för de anställda vilka omfattas av kollektivavtal. Har ni kollektivavtal ska följande försäkringar tecknas: Samtliga arbetstagare - Trygghetsförsäkring arbetsskada (TFA) - Tjänstegrupplivförsäkring (TGL) Tjänstemän - Pensionsavtal (ITP) Arbetare - Avtalspension Svenskt Näringsliv/LO - Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS)
Vet ni vad försäkringar och pensioner innebär? JA Bra, ni kan även informera de anställda att de gör aktiva val kring sin pension och sitt efterlevandeskydd beroende på sin egen livssituation. NEJ Ni ska veta att det finns ett försäkringsskydd vid sjukdom, arbetsskada, vid dödsfall och vid pension. Mer info hos: www.collectum.se
Har ni skriftligt anställningsavtal? JA Bra, se över dem så att de överensstämmer med de faktiska arbetsförhållandena. NEJ Som medlem i Arbetsgivaralliansen har ni tillgång till deras avtalsmallar samt rådgivning när ni ska skriva avtal. Är ni inte medlem kan ni köpa avtalsmallar hos t ex en bokhandlare eller på nätet. VET EJ Kolla igenom era handlingar. Om ni inte hittar avtal så sätt er ner och skriv avtal med de som saknar.
Vet ni vad som ska regleras i anställningsavtalet? JA Bra, det är viktigt att känna till NEJ Lagen om anställningsskydd (LAS) anger att senast en månad efter att arbetstagaren påbörjat arbete så ska denne få en skriftlig bekräftelse på anställningen VET EJ Gå igenom samtliga avtal. Gå igenom kollektivavtal samt eventuella lokala avtal och/eller personalhandböcker och policys. Uppdatera sedan efter behov. Detta ska minst ingå i anställningsavtalet: Arbetsgivare och arbetstagares namn och adress Tillträdesdag Arbetsplats Beskrivning av arbetsuppgifter Yrkesbenämning eller titel Anställningsform Uppsägningstider om tillsvidareanställning Slutdag samt eventuella uppsägningsmöjligheter vid tidsbegränsad anställning Längd på eventuell provanställning (max 6 mån) Lön Antalet semesterdagar Arbetstid Gällande kollektivavtal
Har ni en personalhandbok/personalpolicy? En personalhandbok är ett förtydligande kring de regler och rutiner som finns på arbetsplatsen. Den tas fram av arbetsgivaren. JA Bra, se till att ha den uppdaterad och informera personalen om dess innehåll. NEJ Då är det värdefullt att ha en manual kring administrativa rutiner och villkor på arbetsplatsen. VET EJ Se över om ni har det annars börja med att ta fram en personalhandbok. Ofta innehåller en personalhandbok: Eventuella förmåner Hantering kring sjukskrivning Hantering av ledighet Bisysslor Lojalitet Riktlinjer kring sociala medier Policy kring IT och arbetsredskap såsom telefon och dator Riktlinjer kring lönerevision och medarbetarsamtal
Jobbar ni systematiskt med er arbetsmiljö? JA Bra, fortsätt att arbeta aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet genom uppföljning och dokumentation. Behöver ni extra råd och stöd kontakta Arbetsgivaralliansen. NEJ Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön Det innebär att arbetsgivaren är skyldig att vidta åtgärder för att hindra att de anställda utsätts för besvär, ohälsa eller olycksfall. Det är därför viktigt att ni i er organisation tydligt anger vem eller vilka av de anställda som har ansvaret. Fyrstegsmetoden Arbetsgivaralliansen har tagit fram ett webbaserat stöd för dig som chef/ledare. Fyra steg för bättre arbetsmiljö har arbetats fram inom ramen för Arbetsmiljöprogrammet Bättre hälsa i ideella sektorn.
Har ni en struktur för medarbetarsamtal och lönesamtal? JA Hur går det till? Har ni utvärderat lönerevisionen. NEJ Se löneavtalet i kollektivavtalet. Där finns en lönecykel att följa årligen. Denna kompletteras sedan lokalt i varje organisation. Vilka lönekriterier gäller t ex på just denna arbetsplats. Lönekriterier ska vara förankrade i samverkan eller i lokal löneförhandling. Medarbetar- och lönesamtal är en viktig del i dialogen chef-medarbetare. Ta fram tydliga rutiner kring när och hur samtalen ska föras. På så sätt kan båda parter förbereda sig inför samtalet.
Har ni uttalade former för samverkan på er arbetsplats genom Samverkansavtal och/eller MBL? JA Är ni nöjda med antalet möten, förberedelser och tydlighet kring samverkan. NEJ MBL-förhandlingen syftar till att ge de anställda större inflytande (medbestämmande) i verksamheten. Arbetsgivaren måste i detta fall dröja tills förhandlingen är avslutad innan beslutet får fattas eller verkställas. Det är dock arbetsgivaren som slutligen beslutar. VET INTE Dags att organisera upp er samverkan/mbldialog. Genom en tydlig struktur kring information och förhandling enligt MBL så kan ni hitta former för at uppfylla era skyldigheter. MBL-förhandlingarna regleras i 11-14 samt 38-40 MBL Primära förhandlingsskyldigheten (11 MBL) Den primära förhandlingsskyldigheten innebär att arbetsgivaren, enligt 11 MBL, måste ta initiativ till och genomföra förhandling med arbetstagarorganisation som har kollektivavtal på arbetsplatsen, innan arbetsgivaren får fatta och verkställa beslut i frågor som omfattas av förhandlingsskyldigheten.
Har ni en uttalad rutin för nyanställning? JA Bra. NEJ För att vara säker på att du anställer rätt person bör du kontrollera och efterforska referenser vid en nyanställning. När du anställer en person som ska arbeta med barn och ungdom eller som ska ha ekonomiskt eller annat särskilt ansvar, kan du göra särskild kontroll av att personen inte tidigare är dömd för brott inom det område som personen ska arbeta. VET EJ Kolla upp och inrätta rutiner om sådana behövs. Att rekrytera är viktigt. Att ta in fel person kan bli både ekonomiskt kostsamt och innebära negativa konsekvenser på produktion och arbetsmiljö.
Har ni en uttalad rutin för uppsägning? JA Hur gör ni? Hur kvalitetssäkrar ni att ni har fullgjort er omplaceringsskyldighet och er primära förhandlingsskyldighet? NEJ Det finns olika sätt att avsluta en anställning. Säg aldrig upp eller avskeda någon utan att först ha stämt av med en rådgivare. Som medlem i arbetsgivaralliansen får ni råd och stöd i processen. VET INTE Kolla upp detta. Om ni står i begrepp att säga upp personal stäm alltid av med Arbetsgivaralliansen innan. Trygghetsrådet TRS Se även till att använda er av Trygghetsrådet TRS som är ett omställningsstöd vid uppsägning på grund av arbetsbrist. Mer info och kontaktuppgifter på: http://www.trs.se/
Lycka till som arbetsgivare i idrottsrörelsen Behöver du rådgivning eller hjälp i ett ärende? Ring Arbetsgivaralliansens jourtelefon: 08-545 912 00 Eller sök mejladresser på hemsidan: www.arbetsgivaralliansen.se Du är också välkommen att kontakta någon sisuidrottsutbildarna.se på SISU Idrottsutbildarna i ditt distrikt. Se kontaktuppgifter på: www.sisuidrottsutbildarna.se