STUV 2012 STUV-anvisningar med bilagor

STUV 2012 STUV-anvisningar med bilagor Snabbsammanfattning av nyheter i STUV 2012 Från 2012-01-01 gäller ett nytt fördelningssystem för statsbidrag till studieförbunden. I samband med det införs några nyheter i redovisningen. Observera att det nya regelverket i sin helhet finns i Regler 2012 för statsbidragsberättigad folkbildningsverksamhet. Det här är ett helt nytt STUV-dokument med nya och uppdaterade bilagor. Det är bra om alla som registrerar och rapporterar verksamhet i Gustav läser hela dokumentet men vi har samlat de viktigaste nyheterna här. Sist i dokumentet finns en sammanfattning av nya fördelningssystemet. - Du behöver inte längre ange FBRspec på ditt arrangemang - EES/EU medborgare, inkl Schweiz, är godkända deltagare - Barn under 6 år är ej godkända deltagare i annan folkbildningsverksamhet från 2012 - Kulturprogram riktar sig till ungdomar och/eller vuxna - Ett kulturprogram måste ha minst fem deltagare - Vi kommer även under 2012 tillåtas ha med deltagare med ofullständigt personnummer i underlag för statsbidrag med max 1 % av ABFs antal unika RTB, rikets totalbefolkning. - Tillsvidare gäller 40-veckorsregeln. Regeln är borttagen ur Folkbildningsrådets kriteriedokument men Folkbildningsförbundets styrelse har beslutat att studieförbunden fortsätter att tillsvidare inte tillåta cirklar att pågå mer än 40 veckor/år i avvaktan på en gemensam överenskommelse om 480 studietimmar/cirkel/år. Nytt beslut kommer troligen under våren 1

STUV-anvisningar med bilagor Vad är STUV? STUV betyder studieförbundens verksamhet och STUV-redovisningen bygger på studieförbundens inrapportering av avslutad verksamhet. Den gemensamma databearbetningen utförs av SCB, Statistiska Centralbyrån, som sedan levererar resultaten till Folkbildningsrådet och till studieförbunden. Det är alltså denna rapportering som är avgörande för hur folkbildningsanslaget, statsbidraget, fördelas. Detta gäller både mellan studieförbunden men också hur anslaget fördelas internt i ABF. En del av de uppgifter du anger när du registrerar och slutrapporterar folkbildningsverksamhet i Gustav har alltså direkt bäring på statsbidraget medan andra uppgifter är enbart för statistik. En del av statistikuppgifterna är lika för alla studieförbund medan andra är specifika för ABF. Ni kan också på lokal nivå, avdelnings- eller distriktsnivå, ha egna koder för lokal statistik. Redovisningen bygger på de uppgifter som finns i lokalavdelningarnas redovisningssystem, Gustav. Verksamhetsredovisningen du gör i Gustav ligger alltså till grund för fördelningen av statliga bidrag, också kommunala och regionala bidrag, och måste därför ha hög noggrannhet i redovisningen och de anvisade koderna måste följas av avdelningen. Varje lokalavdelning är en egen juridisk person och har därmed ansvar för de uppgifter man rapporterar in i Gustav. ABFs förbundsstyrelse är mottagare av statsbidraget och beslutar om och ansvarar för intern fördelning, uppföljning och kontroll. Varje år genomför förbundsexpeditionen en djupare kontroll av minst 5 procent av verksamheten, räknat i studietimmar i alla verksamhetsformer, som en del av internkontrollen. Hur arbetet med internkontrollen går till finns närmare beskrivet på Infobanken under fliken Administration/Regler och rapportering. När du rapporterar folkbildningsverksamhet i Gustav har du tre dokument som styr vad och hur du registrerar och slutrapporterar verksamhet. Regler 2012 för statsbidragsberättigad folkbildningsverksamhet Det dokumentet beskriver statens syfte med folkbildningsanslaget. Det beskriver också vilken verksamhet vi ska och kan rapportera, de tre verksamhetsformerna och kriterierna för dessa. Regler 2012 för statsbidragsberättigad folkbildningsverksamhet beskriver också ABFs ansvar och anordnarroll ur centralt och lokalt perspektiv. STUV-anvisningar I det här dokumentet beskrivs hur du registrerar verksamhet i Gustav, vilka koder som ska användas och varför. Det beskriver också hur du slutrapporterar verksamhet. Till STUV-dokumentet finns sju bilagor med bland annat variabler och ämneskoder. 2

Gustav-manualen En ren manual som guidar dig i verksamhetsredovisningssystemet Gustav. De två första dokumenten hittar du i Infobanken under fliken Administration/Regler och rapportering. Gustavmanualen hittar du i Gustav under fliken Hjälp/innehåll. Uppdaterad version kommer våren 2012 när vi uppdaterar till nästa version av Gustav. Det är i programmet Gustav det senaste förändringarna i manualen finns och därför väljer vi att inte ha någon Gustavmanual på Infobanken. Dokumenten omarbetas vid behov, till exempel när nya regler antas eller när det kommer nya krav på kodning. Rutiner för registrering och rapportering Verksamhet som registreras i Gustav bör kontrolleras och slutrapporteras kontinuerligt under året. Eventuella fel du upptäcker i slutrapporterad och skickad verksamhet kan korrigeras när som helst under året och går då med i korrigerad version i nästa körning. All slutrapporterad och skickad verksamhet körs vid varje körning. Korrigera därför alltid så snart du upptäcker fel, vänta inte till sista körningen! Varje avdelning ansvarar själva för att hämta hem kontrollistor och eventuella fellistor på SCBs hemsida. En enkel lathund för detta hittar du på Infobanken under fliken Administration/Regler och rapportering. Underskrivna närvarolistor för studiecirklar och annan folkbildningsverksamhet samt kulturprogrammets rapport är juridiska dokument och ska sparas, arkiveras, i sju år. Folkbildningsrådet bestämmer under första delen av året ett antal körningstillfällen då slutrapporterad verksamhet hämtas ur vårt system. Så fort dessa datum är kända publiceras de på Infobanken under fliken Administration/Regler och rapportering. Registrering och rapportering Upplägg av arrangemang De 22 första positionerna i arrangemangsupplägget avser basuppgifter, arrangemangets ID-uppgifter. Här ingår till exempel verksamhetsår, förbund, distrikt, avdelning, län/kommun samt arrangemangsnummer. Dessa uppgifter är obligatoriska och ska uppges av alla, oavsett studieförbund och avdelning, som registrerar och rapporterar folkbildningsverksamhet som ligger till grund för folkbildningsanslaget. 3

I variabelförteckningen, bilaga 1, ser du vad de olika positionerna står för och i övriga bilagor anges hur du ska registrera din verksamhet. I det här dokumentet finns hänvisningar och förklaringar till de flesta av positionerna och det är viktigt att var och en som registrerar verksamhet i Gustav följer de anvisade koderna som anges i bilagorna. Verksamhetsredovisningen omfattar tre huvudsakliga verksamhetsformer, studiecirkel, annan folkbildningsverksamhet och kulturprogram. Varje arrangemang ges ett specifikt arrangemangsnummer vid upplägg. Arrangemangstyp All verksamhet som rapporteras i Gustav ska ha arrangemangstyp. Verksamhetens art avgör vilken arrangemangstyp du väljer. Vår huvudsakliga verksamhet finns i arrangemangstyp 1 Folkbildning, men det är viktigt att även rapportera verksamhet som ej är grund för statsbidrag. Det gör vi för att visa stat, kommun, landsting eller andra bidragsgivare att vår verksamhet är ännu bredare än det vi rapporterar för statsbidrag. Arrangemangstyp 1 Folkbildning Här rapporterar du all verksamhet som genomförs med folkbildningsanslaget/statsbidraget. All verksamhet som kodas med arrangemangstyp 1 ska följa de kriterier för folkbildning som årligen fastställs av Folkbildningsrådet. Detta gäller alla verksamhetsformer. Arrangemangstyp 4 Kommunalt finansierad uppdragsverksamhet Verksamhet som genomförs på kommunens uppdrag och finansieras med kommunala medel och ej ska utgöra grund för statsbidraget. Denna verksamhet har en egen arrangemangstyp för att både Folkbildningsrådet men också ABF vill följa hur stor andel av verksamhet som genomförs inom studieförbunden utan statsbidrag. Arrangemangstyp 5 Landstingsfinansierad utbildningsverksamhet Vissa typer av verksamhet som endast redovisas till landstinget/regionen och där landstinget/regionen kräver att det är så ska rapporteras i arrangemangstyp 5. Verksamhet som uppfyller statens krav för statsbidrag kan delfinansieras av landstingsbidrag på samma sätt som vi använder kommunala bidrag och ska då rapporteras i arrangemangstyp 1 Folkbildning för att utgöra underlag för statsbidrag. Detta kan skilja sig mellan landsting/regioner och därför måste varje distrikt kontrollera detta. I de fall distrikten gör verksamhet som en avdelning ska få nytta av, ska avdelningen registrera och slutrapportera den verksamheten under arrtyp 1. Detta kan innebära dubbelarbete om distriktet också vill ha arret i sin databas, det kan vara distriktet som bjuder in och kallar, men ett distrikt kan inte få statsbidrag. 4

Arrangemangstyp 8 Uppdragsverksamhet, ej kommunalt finansierad Verksamhet som kommer till stånd genom upphandling, oavsett vem som är kund, det kan vara en medlemsorganisation, privat företag eller arbetsförmedling till exempel. Ej kommun, kommun ska rapporteras i arrangemangstyp 4. Arrangemangstyp 9 Annan verksamhet Här rapporterar du verksamhet som inte är uppdragsutbildning men inte heller folkbildning. Det kan vara till exempel ämnen eller verksamheter som inte är godkända i folkbildningen men som ni ändå av olika skäl vill registrera. Verksamhetsform ABF rapporterar verksamhet i fyra verksamhetsformer. 1 Studiecirkel 5 Studiecirkel på distans 2 Kulturprogram 3 Annan folkbildningsverksamhet För övriga verksamhetsformer, se variabelförteckningen i bilaga 1 För registrering och slutrapportering av studiecirklar på distans, läs mer i Statsbidrag till studieförbunden 2012 Kriterier och fördelningsprinciper sid 15, på Folkbildningsrådets hemsida. Namn Det är här du döper ditt arrangemang, tänk på att namnet kommer med på närvarolistan och på kallelser. Det är också på arrangemangets namn som förbundsexpeditionen gör kontrollkörningar i internkontrollen. Tänk på att namnet på arrangemanget är offentligt och var därför noggrann med vad du kallar ett arrangemang. Material Detta är ett obligatoriskt fält och här ska du ange studiematerial eller egen arbetsplan. När du anger egen arbetsplan ska den finnas tillgänglig för kontroll tillsammans med den slutrapporterade närvarolistan. I de fall förbundsexpeditionen har kommit med egna materialkoder bilaga 4, måste varje lokalavdelning själv registrera dessa i sin databas. Detta är viktigt då ABF av olika skäl vill följa vissa material, detta kan också vara önskemål eller krav från våra medlemorganisationer. Tänk på att materialet, vid upplägg, kan kopplas direkt till ämne, det underlättar vid upplägg av arrangemang. Ämnet kommer då automatiskt när du registrerar materialet. Ämne Vår ämnesstruktur är gemensam för hela folkbildningen och utgår från en gemensam EU-standard för utbildning, se bilaga 2 och 3. 5

Lokal Lokal och sal ska alltid anges. Frikod central I de fall förbundsexpeditionen angett detta ska central frikod anges. Under 2012 använder vi följande centrala frikoder: ABF-PRO Akademin Mötesplats 2020 Frikod lokal Här kan ni registrera egna lokala frikoder på verksamheter som ni särskilt vill följa. Målgrupp Målgrupp ska alltid anges. Idag är detta enbart en statistisk uppgift som vi följer internt i ABF, men målgrupp kan också vara underlag för kommunala eller regionala bidrag. Samverkanspart Obligatorisk uppgift och ska alltid anges, se bilaga 5. Tänk på att alltid registrera lokal samverkanspart under central samverkanspart när du lägger upp ny samverkanspart i trädet. I de fall du har flera samverkansparter på ett arrangemang ska du vara uppmärksam på vilken du registrerar som huvudsamverkanspart. Vem som är huvudsamverkanspart avgör den lokala ABF-avdelningen. Var uppmärksam på att 8 Institution enbart är boendeinstitutioner. Kulturprogram Här följer några saker som är specifika för registrering av kulturprogram. Offentligt/internt I rapporteringssammanhang avser offentlig ett av studieförbundet anordnat kulturprogram som vänder sig till allmänheten (öppen för alla). Intern avser program som görs i samverkan med andra där deltagandet kan begränsas av t ex föreningstillhörighet eller boende på institution. STIM När ett kulturprogram innehåller musik ska arrangemanget STIM-redovisas. STIM-redovisningen ska göras av huvudarrangören. Ansvarig anordnare och huvudarrangör är inte samma sak. ABF-avdelningen är alltid ansvarig anordnare för kulturprogram vi rapporterar och får statsbidrag för, men behöver inte vara huvudarrangör. Kontrollera alltid om den du samarbetar med har STIM-avtal. 6

Om den lokala ABF-avdelningen också är huvudarrangör ska ABF-avdelningen göra STIM-rapport. Detta kan göras antingen via STIMs webbsida eller i Gustav, var uppmärksam på att det inte blir dubbelrapporterat! Inloggning till STIMs hemsida får du av STIM. STIM fakturerar ABFavdelningen. Se avtalet med STIM, finns på Infobanken under Avtal. STIM-avgift kan utgöra underlag för kostnadsersättning. Kulturform/medarrangör/medverkande Dessa tre positioner ska alltid anges enligt bilaga 7. Var uppmärksam på att medverkande handlar om yrkesverksamma kontra ej yrkesverksamma kulturarbetare och är en ofta efterfrågad uppgift från Kulturrådet. Se också Variabelförteckningen, bilaga 1. Slutrapportering av arrangemang Närvarolistan/kulturrapporten Vid slutrapportering av arrangemang ska du föra in eventuella förändringar, till exempel om gruppen bytt dag eller klockslag. Du anger också nu arrangemangets slutliga antal sammankomster, studietimmar samt antal deltagare eller antal publik. Det är också nu du kontrollerar att närvarolistan är korrekt ifylld och underskriven av cirkelledaren och eventuell vikarie. När avdelningen själv gör rapportering i Gustav är det den person som slutrapporterar som skriver under närvarolistan/kulturrapporten och därmed intygar att uppgifterna är korrekta. I de fall SamC gör slutrapportering ska både ansvarig på avdelningen, intygar att uppgifterna är korrekta, samt den som slutrapporterar på SamC skriva under närvarolistan/kulturrapporten. Närvarolistan är cirkelledarens anställningsbevis. Godkända deltagare i studiecirkel och annan folkbildningsverksamhet I samband med att du slutrapporterar ska du också godkänna deltagare. Fullständigt personnummer ska finnas för att godkänna deltagare förutom personer med skyddad identitet, personer med samordningsnummer/lma-kort samt medborgare i EU/EES-land inklusive Schweiz. Deltagare som inte anger fullständigt personnummer och inte tillhör någon av ovanstående kategorier godkänns som person med ofullständigt personnummer. Vi kommer även under 2012 tillåtas ha med deltagare med ofullständigt personnummer i underlag för statsbidrag med max 1 % av ABFs antal unika RTB, rikets totalbefolkning. Vill du läsa mer om detta, se Statsbidrag till studieförbunden 2012 Kriterier och fördelningsprinciper, på Folkbildningsrådets hemsida. 7

För att räknas som deltagare i en studiecirkel måste deltagaren under året fylla minst 13 år. Endast de deltagarna som uppfyller detta kriterium räknas som godkända deltagare. För att cirkeln ska godkännas räcker det med tre godkända deltagare. På samma sätt räknas godkänd eller icke godkänd deltagare i annan folkbildningsverksamhet men där är gränsen 6 år. Förstärkningsbidrag Det är vid slutrapportering du ska ange hur många deltagare för vilka förstärkta insatser gjorts. Du anger antalet deltagare med funktionshinder/invandrare i rutorna som finns i direkt anslutning till slutrapporterade deltagare. Observera att det är en ruta för varje grupp! Observera att underlag för förstärkningsbidragsdelen av statsbidraget enbart hämtas från dessa positioner! Justeringar i verksamhet som har status skickad till FBR Du kan ända fram till sista körningsdag i slutet av januari ändra i arrangemang om du upptäcker felaktigheter vid egna kontroller. I de körningar som görs är allt alltid med, så de senaste ändringarna som görs är alltid det som är med i körningen. Körningar av slutrapporterad verksamhet Folkbildningsrådet bestämmer under första delen av året ett antal körningstillfällen då slutrapporterad verksamhet hämtas ur vårt system. Så fort de är kända publiceras de på Infobanken under fliken Administration/Regler och rapportering 8

Sammanfattning av det nya fördelningssystemet Grundbidrag 75 procent av statsbidraget fördelas som grundbidrag. Grundbidraget ligger fast i två år och beräknas 2012 och 2013 på ett genomsnitt av totalt utbetalt statsbidrag verksamhetsåren 2010 och 2011. För 2014 och 2015 fördelas bidraget på ett genomsnitt av totalt utbetalt statsbidrag verksamhetsåren 2012 och 2013. Rörligt bidrag 25 procent av statsbidraget är rörligt. Det rörliga bidraget omfördelas årligen och innehåller två delar: Förstärkningsbidrag och verksamhetsrelaterat bidrag. Fördelningen av det rörliga bidraget grundas på senast slutrapporterade verksamhetsår. Det rörliga bidraget 2012 grundas på genomförd verksamhet 2010. 2013 års rörliga bidrag grundas på genomförd verksamhet 2011 och så vidare. Förstärkningsbidrag Förstärkningsbidraget uppgår till totalt 6 procent av statsbidraget. 2/3 av förstärkningsbidraget avsätts till verksamhet med deltagare som har funktionsnedsättning och 1/3 avsätts till verksamhet med deltagare som har invandrat och har behov av språkligt stöd i svenska. Förstärkningsbidraget delas i två delar, hälften fördelas utifrån deltagare och hälften utifrån studietimmar i studiecirkel respektive annan folkbildningsverksamhet som genomförs med deltagare som tillhör någon av ovanstående kategorier. Annan folkbildningsverksamhet ges halva värdet gentemot studiecirkelverksamhet. Verksamhetsrelaterat bidrag Den verksamhetsrelaterade delen uppgår till 19 procent av statsbidraget. 14 procent fördelas utifrån statsbidragsberättigade studietimmar i studiecirklar, värde 1,0 studietimme, annan folkbildningsverksamhet, värde 0,5 studietimme och kulturprogram, värde 9 studietimmar. 5 procent fördelas utifrån antalet unika deltagare i studiecirkel. Vill du läsa mer om statsbidragssystemet, Statsbidrag till studieförbund 2012 Kriterier och fördelningsprinciper finns på Folkbildningsrådetshemsida. 9