10MILA Skåne 2009 Slutrapport

10MILA Skåne 2009 Slutrapport 10MILA Skåne 2009 1

Innehåll Styrelse / Tävlingsorganisation... 4 Styrelse Tävlingsorganisation... 4 Tävlingsledarens rapport Roland Nilsson... 5 Styrelse och Tävlingsorganisation... 5 Övriga funktionärer... 5 Medlemmar i 10MILA-organisationen... 5 Anslutningar till förbund etc... 5 Orienteringstävlingen 10MILA Skåne 2009... 5 Kartor... 5 Slutord... 5 Ekonomisk Rapport 10MILA 2009 Thure Månsson, kassör... 6 10MILA en tillbakablick ur Arenaansvarigs perspektiv Mats Nilsson... 7 Planeringsfasen... 7 Genomförandefasen... 7 Bildande av arbetsgrupper... 7 Hantering av beställningar... 7 Byggnationsfasen... 7 Tävlingsveckan... 8 Tävlingshelgen... 8 Efterarbetet... 8 Sammanfattning eller personliga reflektioner... 8 Slutredovisning Elförsörjning 10MILA Stefan Dahl, elansvarig... 9 Administrationsblocket Sven-Eric Ericson, blockchef... 10 Sekretariat... 10 Före tävling... 10 Under tävling... 10 Efter tävling... 10 Tävlingsexpedition... 11 Före tävling... 11 Utcheckning/Röd utgång... 11 Före tävling... 11 Under tävling... 11 Trac-Trac utlämning/inlämning... 11 Före tävling... 11 Under/efter tävling... 11 Sportident... 11 Före tävling... 11 Online... 11 Före tävling... 11 Övrigt... 11 Matansvarig för 10MILA 2009 Ingemar Smen Nilsson... 12 Lager... 12 Restaurangen... 12 Stormarkan... 13 Småmarkorna... 13 Godis... 13 Övrigt... 13 Press/Info Ulla Olsson... 14 10MILA Skåne 2009 2

Anmälda lag per land... 15 Sponsring/Ceremoni/VIP - Christer Ljungdahl... 16 Block Logistik Leif-Åke Andersson... 17 Förarbete... 17 Markarbeten... 17 Kontakter med markägare... 17 Tävlingsdags... 17 Åtgärder för säkerställande av trafikflöde utan stopp... 18 Kvantiteter... 18 VIP-/ Pressparkering... 18 Att tänka på... 18 Sist men inte minst... 19 Sponsorer... 20 10MILA Skåne 2009 3

Styrelse / Tävlingsorganisation Styrelse Tävlingsorganisation Ordförande Bengt-Göran Johansson Örkelljunga FK Tävlingsledare Roland Nilsson Vice Ordförande Susanne Burström FK Boken Sekreterare Bo-Arne Ståhl IS Kullen Bitr Tävlingsledare Peter Larsson Administration Sven-Eric Ericson Kassör Thure Månsson OK Kompassen Ledamot Lennart Hultgren OK Origo Tävlingscentrum (TC) Mats Nilsson Skogen Roine Schölin Ledamot Roy Owesson Helsingborgs SOK Ledamot Bo Svensson Tockarps IK Logistik Leif-Åke Andersson Sponsorer / Ceremonier / VIP Christer Ljungdahl Ledamot Fredrik Ståhl Hjärnarps GH OL Ledamot David Andersson IS Skanne Info / Press Ulla Olsson Marketenteri Ingemar Nilsson Ledamot Peter Lincoln FK Snapphanarna Övrigt Gert Olsson Sprint (fredag) Helsingborgs SOK 10MILA Skåne 2009 4

Tävlingsledarens rapport Roland Nilsson Styrelse och Tävlingsorganisation Sammansättningen av styrelse resp tävlingsorganisation framgår av föregående sida. Övriga funktionärer Revisorer har varit Paul Schanong och Arne Andersson. Medlemmar i 10MILA-organisationen Medlemmar var 10 st representanter från orienteringsklubbarna OK Kompassen, FK Boken, FK Snapphanarna, Helsingborgs SOK, OK Origo, IS Kullen, Hjärnarp GHOL, Tockarps IK, IS Skanne samt Örkelljunga FK. Anslutningar till förbund etc Föreningen har ej varit ansluten till något förbund. Orienteringstävlingen 10MILA Skåne 2009 Arenan förlades till Äktaboden, en vacker och mycket ändamålsenlig plats för Arena, men det saknades el, vatten, bredband, mobiltäckning samt ett fungerande vägnät för den mängd deltagare som vi hoppades få. Arenan byggdes vid Äktaboden i strålande solsken under några hektiska påskdagar med över 100 funktionärer närvarande. Mobiltäckning ordnades med en mobil station i skogen ovanför Arenan. Bredband riggades med radiolänk mellan två 60 m höga byggkranar, en vid Perstorps golfbana och en på en höjd ca 1 km från TC. Fiberkabel fick läggas ut mellan sista antennen och TC för att få tillräcklig hastighet på bredbandet. Elförsörjning fixades elegant med generatorer. Vatten levererades av markägaren Sydvatten och logistiken löstes med omfattande markarbete och inte minst med en Ringlinje av bussar mellan Arenan, Perstorp och Ljungbyhed. Totalt deltog ca 550 funktionärer, varav ett mycket stort antal från FK Boken. Tävlingsdeltagandet blev i nivå med tidigare år. De lag från Sveriges norra delar som saknades kompenserades av ett större antal utländska deltagare. Totalt antal startande 6500. Totalt antal personer på Arenan uppskattas till ca 10000 personer, vilket knappast kommer att upprepas på Äktaboden inom överskådlig tid. Ett speciellt 10 Mila tåg fanns för första gången. Tävlingen genomfördes på ett strålande sätt. Funktionärer ställde upp som förväntat. Vädrets makter var med oss och deltagarna var nöjda. Kartor Föreningen 10MILA Skåne 2009 övertog det ekonomiska ansvaret för arbetet med att producera en nyritad karta som FK Boken påbörjat, karträtten till kartan såldes sedan tillbaka till FK Boken och en mindre del till OK Kompassen. Karta och banläggning fick enbart goda vitsord. Slutord Samarbetet mellan 10 st klubbar har fungerat utomordentligt och stärkt den sociala kontakten mellan klubbmedlemmar från olika klubbar. Avslutningsvis vill styrelsen tacka markägare, myndigheter, företag och andra som stöttat oss under året, liksom alla klubbmedlemmar som genom olika insatser bidragit till ett gott resultat. 10MILA Skåne 2009 5

Ekonomisk Rapport 10MILA 2009 Thure Månsson, kassör Föreningen 10MILA Skåne 2009 bildades i maj 2007. Därefter anskaffades bankgiro och bankkonto i Swedbank. Tillsammans med bankkontot erhölls även ett IBAN nummer. Organisationsnummer beställdes hos Skatteverket. Under hösten 2007 påbörjades kontoplanen och lite funderingar på budgeten, men någon större ekonomisk verksamhet var det inte. Det stora bekymret var hur vi skulle lösa pengafrågan för det stundande kartprojektet som stod i startgropen hösten 2007. Eftersom 10MILA-föreningen i Stockholm inte hade några pengar att låna ut så ställde en av arrangörsklubbarna upp med ett lån till en skälig ränta. Vid O-ringen 2008 erbjöds klubbarna att anmäla lag och plats för vindskydd till ett nersatt pris. Gjordes inbetalningen omgående, så fick de en plats i det främre ledet. Nästa anmälningsstopp var den 30/11 2008, där man fick ett lägre pris på anmälan. 100 herrlag samt lika måna damlag anmäldes och villkoret var att anmälningsavgiften betalades i samband med anmälan. Dock behövdes det påminnelse till klubbarna för att få in avgiften. På detta sätt skaffade vi likvida medel för att finansiera verksamheten. Under året pågick även arbetet med att skapa en budget för arrangemanget. Som underlag användes tidigare års budget. En del ändringar krävdes för 2009 eftersom vi hade andra krav då vi skulle bygga upp en Arena från grunden. Täckningen för telefon o bredband var dålig (obefintlig), vilket också medförde kostnader. Det var också svårt för blockansvariga att få fram de uppgifter som behövdes för att få underlag till budgetarbetet. Efter en del pussel fastställde styrelsen en budget med ett överskott på 660 000:-. Intäktssidan beräknades till 4 milj. 28/2 var sista dag för anmälan till ordinarie avgift. Ett omfattande arbete med registrering av klubbarnas betalning på nätet samt bokföring vidtogs. Även här behövde klubbarna påminnelse om inbetalning av avgifterna. Mycket e-post skickades både till svenska och utländska klubbar. Efteranmäla kunde man göra fram till den 11 april. Dagarna före tävlingshelgen hämtades ett antal kronor för växelkassorna till servering, marka, bussar etc. Under tävlingsdygnet hade jag två medhjälpare som skulle hjälpa till med att samla in pengar från respektive försäljningsställe så att det inte fanns för mycket kontanter ute. Till vår samlingsplats hade vi en husvagn, där vi också hade ett dokumentskåp som i första hand var en förvaringsplats för pengarna om det skulle inträffa en brand. Vi hade avtalat med banken om inlämning av pengar både lördag och söndag och detta fungerade utmärkt. Inför 10MILA var det många klubbar som var nere i Skåne och tränade. Alla dessa träningspaket skulle faktureras. Omkring 2700 paket såldes fördelat på många klubbar. Ännu en arbetsam period påbörjades med bokföring o betalning av lev. fakturor, redovisning m.m. Det budgeterade överskottet ser ut att bli det verkliga resultatet. För att genomföra arbetet så har Spcs bokföring för förening använts. Betalningar har skett över Internet. Någon kontantkassa har inte förekommit utom vid tävlingsdygnet. Redovisning har skett i excelformat. Tidsmässigt är det c:a 450 timmar som har nerlagts. 10MILA Skåne 2009 6

10MILA en tillbakablick ur Arenaansvarigs perspektiv Mats Nilsson Jag hade förmånen att ingå i den centrala planeringsgruppen för 10MILA Skåne 2009. Mitt ansvarsområde blev TC, eller som det senare döptes om till, Arenan. I den här typen av stora prestigefyllda arrangemang finns det ett stort antal intressenter som vill ha sitt specifika behov tillfredsställt. Därför var det viktigt att tidigt vara klar över att min uppgift som Arenaansvarig var att lyckas kompromissa alla synpunkter som levererades, med huvudfokus på att det är ett idrottsevenemang av elitkaraktär som ska genomföras. Nedan har jag gjort en kort sammanställning över arbetsgången. Det finns ett antal bilagor som kan användas för ytterligare förklaring vid behov. Planeringsfasen Planeringsfasen är lång. Dessutom är behovet av planeringstid helt avgörande för ett framgångsrikt genomförande. I det inledande arbetet blev det tydligt att det fanns ett stort behov av att skapa ett antal arbetsgrupper inom Arenaavdelningen. För min del skapade jag en gemensam arbetsgrupp för Arenan med sex personer som i sin tur hade ansvar för olika delar. De tre huvuddelarna blev elförsörjning, byggnationshantering och planeringssamordnare. Den här gruppen bildades i inledningen av april 2008 och hade därefter ca 1 möte per månad fram till oktober 2009. Därefter ökade mötesfrekvensen efter hand för att efter den 1 februari vara i stort sett varje vecka. Problematiken som blir är att hur mycket planering som man än försöker göra där allt funderas igenom så dyker det ändå upp delar som ingen uppmärksammat. Därför gäller det att ha beredskap även för detta. Samordningsansvaret för att hålla ihop andra delar som logistik, försäljning, IT-frågor etc är oerhört viktig för Arenautformningen. Det fanns i vårt arrangemang en stark tendens att alla ville nyttja samma ytor. Anskaffning av materiel såsom tält, virke etc gjordes för vår del av sponsorgruppen utifrån vår beställning. Genomförandefasen Bildande av arbetsgrupper För att hantera alla de olika moment som skulle genomföras under tävlingshelgen bröts de olika delarna ner enligt bifogad fil Arbetsuppgifter 10MILA Skåne. I varje del utsågs ansvariga personer som informerades om uppgiften. Vi hade också ett möte ute på Arenan som förberedelse med de här personerna. Hantering av beställningar I min uppgift låg också att fördela vindskyddsplatser, tältplatser och militärtält. Så här i efterhand kan jag konstatera att den arbetsuppgiften var mycket mer tidskrävande än jag planerat för. Vår idé var att hålla hög servicenivå för klubbarna. Det gjorde att beställningar av tillbehör till tält togs emot fram till 14 dagar före tävling. Det skapade mycket administration i ett sent skede när tiden egentligen borde använts till annat. Framförallt borde uppgiften lagts ut på andra personer. Byggnationsfasen I vår planering utgick vi från beräkningarna i bifogat dokument och räknade med att klara av merparten under påskhelgen, som var en vecka före tävling. I allt väsentligt höll den uppgjorda planeringen tidsmässigt - däremot genomfördes arbetsmomenten i en annan ordning. I slutskedet blev det, som det tyvärr ofta blir, ett antal uppgifter som tillkom på andra områden inom arrangemanget. Lösningen blev att 10MILA Skåne 2009 7

använda de personer som avsatts för Arenabygget till andra arbetsuppgifter. Det gjorde att vi fick planera om och istället för som tänkt, att ha avgränsade uppgifter för olika grupper, samordna insatserna och slutföra olika delprojekt efter hand och sedan ta oss an nästa. Det löste sig men var frustrerande då jag inte visste vilka eller hur många jag hade tillgång till vid olika tidpunkter. Min rekommendation är därför att ni i planeringsarbetet ställer höga krav på varandra att precisera arbetsuppgifter och tidplaner så att alla uppgifter kan genomföras som planerat. När det var som mest intensivt deltog drygt 100 personer i uppbyggnadsarbetet. Tävlingsveckan Jag väljer att beskriva det som tävlingsveckan. De sista fem dagarna innehöll ett stort antal anpassningar till rådande omständigheter. En del orsakat av oss själva, annat av väder och vind och ytterligare saker berodde på nya önskemål som kom till och behövde hanteras. Även här kan jag i efterhand konstatera att jag hade lite för liten personalresurs för den här typen av extra arbeten som tillkom. Jag tror att det är nödvändigt att ha en mindre arbetsstyrka på 3 5 personer ständigt tillgänglig för Arenaansvarig som har till uppgift att lösa oförutsedda behov. Tävlingshelgen Under tävlingens genomförande fungerade det mesta enligt planeringen. Däremot tillkom det även här arbetsuppgifter från andra funktioner som underskattats vid planeringen eller av karaktären tappats mellan stolarna. Även här behövs det större samordning mellan olika delar av arrangemanget. I det här läget kan de detaljfrågor som i tidigare skede känts som små och hanterliga blir svårhanterliga då all personal i stort sett är upptagen. Det blir då svårt att flytta från den ena funktionen till den andra utan att det blir haltande. Alltså underskatta inte smådetaljerna vid samordningsmötena redan i ett tidigt skede. Exempel på smått som kan tappas bort är resultat under natten, olika passagekontroller som behöver bemannas, vätska, kotroll av tältområden, service till press och VIP under natten och en mängd andra detaljer. Efterarbetet Fungerade fantastiskt bra. Bemanningen från arrangörsklubbarna var i stort sett mangrann. Vi hade redan på söndag eftermiddag klarat av det mesta av rivningsarbetet. Vi följde i stort samma upplägg som i uppbyggnaden att vi arbetade oss fram efterhand. I efterarbetet på söndagen deltog cirka 200 personer bara på Arenan. Under måndagen arbetade ett 20-tal av klubbarnas piggare pensionärer med det som fanns kvar och sent måndag kväll var allt rivet, packat och undankört förutom alla tält och övrigt som vi hyrt in från hyrföretag. Mitt engagemang i det praktiska arbetet avslutades därför måndag kväll. Sammanfattning eller personliga reflektioner Det är fantastiskt kul att ha varit med om att genomföra ett arrangemang av den här typen. Det har varit utmanande och spännande under den tid vi arbetat. Det har varit oerhört mycket arbete, de sista tre veckorna innehöll i stort sett inget annat än 10MILA. Det blev cirka 160 timmars arbete bara de sista 14 dagarna men jag är en stor erfarenhet rikare. De delar som kunde fungerat bättre utifrån min horisont har jag beskrivit ovan. Jag skickar också med de arbetsdokument jag använt under tiden. 10MILA Skåne 2009 8

Slutredovisning Elförsörjning 10MILA Stefan Dahl, elansvarig Tillgången till fast elleverans var så gott som obefintlig. Vi fick en fast matning från Eon Elnät på 16A. Övrig ström fick tillverkas med dieseldrivna reservkraft generatorer. För att få en så trygg elförsörjning som möjligt delades anläggningen upp i mindre öar där vi körde med totalt fyra st generatorer med effekt mellan 40kVA och 150kVA. Vid restaurang och sporttält fanns den största elförbrukningen. Datorutrustningen i Tävlingssekretariatet, som var inrymt i tre st kontorsvagnar, matades med den fasta 16A anslutningen. Uppmätt strömförbrukningen vid de olika matningspunkterna EL1-EL4 (se bif översikt) OH-Buss och Storbildsskärm EL 3 ca 50A Marka EL 4 ca 60A Kaffevagn Belysningsmast Försäljningsstånd Speakerbod EL 2 ca 35A Ljudbuss Belysning Kartplank Värme, Kopiatorer Skrivare i Tävlingsexp Presstält Sporttält EL 1 ca 140A Restaurang: 2 st Kylvagnar 2 st Varmluftsugnar 3 st Kokerier 1 st Värmeskåp 1 st Kylcontainer 2 st Kökscontainrar Belysningsmast Belysning i restaurangtält I duschtält och sjukvård kördes två st mindre 230V elverk. 10MILA Skåne 2009 9

Administrationsblocket Sven-Eric Ericson, blockchef Sekretariat Före tävling Testning av ny SiTimec version tillsammans med SportIdent o Stöd för ny förkortad bana vid omstart o Inläsning av gafflingar o Import av anmälningar klubbar/personer Problem att importera banor Webanmälan o Export till excel för att kunna se bokningar och betalningar (dock gick det inte att få ut ändringar i datumintervall) o Kassören kunde pricka av betalningar direkt på webben Röstdator, specialprogram Onlineresultat, specialprogram Inläsning av brickor lag för lag, automatisk lagsammanställningslista Fel tider till tv-produktion Lagändringar Fållaräkningsprogram Henrik Persson tilldelade startnummer enligt 10MILAs regler och lades in av honom i nätdatan. Var med i export till SiTimec Under tävling Problem med gafflingarna för damerna. Men tack vare nya rutinen för inläsning av gafflar avhjälptes felet snabbt. Problem med att få in uppgifter om omstartade lag. Rättades till för herrkavlen. Mest ändringar av lag. Resultatutskrifter, skrev alltid ut allting även sidor som ej ändrades Online resultatsida hämtade grafik från 10MILA sidan vilket belastade ner 10MILA webserver. Tog bort grafiken för att fixa det. Efter tävling Problem med sträcktider på WinSplits, 24 timmars problem(winsplit-problem), felstämplade lag kontroll försvann ur sträcktider. Rättning gjordes i SiTimec och en ny export gjordes till WinSplits. Resultatlista. Sträckplacering på avkortad bana skiljer inte mot de andra, dvs de omstartande lagen hamnar före de vanliga..fel i SiTimec (ej rättat) 10MILA Skåne 2009 10

Tävlingsexpedition Före tävling Lämna ut hyrbrickor Lagändringar. 100 kr per lagändring för att inte få så många, men det fick vi ändå. Bra inkomst! Inga ändringar i systemet utan det gjordes i sek. Utcheckning/Röd utgång Före tävling Lång fålla mellan utcheckning o röd utgång. Ifall problem på bana mm. Fungerade fint. Under tävling Bra interface i SiTimec för utcheckning och att man ser kartan visuellt i röd utgång. Problem att hitta en specifik karta under tävlingen. Trac-Trac utlämning/inlämning Före tävling Testning av GPS-täckning och GSM-täckning. Obefintlig täckning oavsett operatör. Beslut att låna mast (torsdag) och köra mot Tele2. Täckning i hela området. Trac-Trac lyriska. 40 enheter och 40 sim-kort, dvs 20 stycken per gång danska kort. Under/efter tävling Inga problem Sportident Före tävling Utdragen test av banor före tävling och ändringar i programmet. Online Före tävling Test av radiolänk mellan kontroll och mål. Problem med hårdvaran. Löstes med ny hårdvara. Övrigt För lite folk i en del funktioner. Många som fick jobba under hela 10MILA dygnet. Windows update gick in under natten (de som var uppkopplade mot internet) och automatiskt startade om datorer. 10MILA Skåne 2009 11

Matansvarig för 10MILA 2009 Ingemar Smen Nilsson Att vara matansvarig för 10MILA Skåne 2009 var en stor utmaning. Listor på vad som hade gått åt tidigare år fanns inte, lika så fanns det ingen statistik när köerna började, så det kändes lite som att man famlade i intet. Alla trodde det var en vanlig tävling, men jag sa från början; för att klara matbiten behöver man var ca 180 st. 1 person skall serva ca 50 st med mat. Under helgen var vi 185 st (se flödesschema). Man måste även ha tillstånd av kommunen. Så här efteråt så har man lite mer att komma med: Det gäller att bestämma sig för vad man har tänkt servera och knyta upp grossister på detta med ett förbehåll - att man skall få lämna tillbaka om det blir över, bara man har hållit kyl-, frys- och torrkedjan. Sätta ett pris på förköpta biljetter och ett högre under tävling. Jag byggde ett system där vi hade ett lager och därifrån flyttades varorna ut till de olika enheterna. När varorna lämnat vårt lager kunde vi inte lämna dem i retur till våra grossister, så det gällde att varje enhet inte plockade ut för mycket. Vi hade ett gäng som skötte lagret. De fick in beställningar från de olika enheterna. Därefter tog nästa gäng fatt och transporterade det ut till beställarna. Beställarna bestod av Restaurang, 1 st stor marka, 3 st små markor och 1 st godisstånd. Här kommer lite synpunkter från varje enhet hur de såg på det i efterhand: Lager Inköpen på natten var inte helt lätt med kvantiteter, vi skulle varit med vid förhandling med grossisterna. Listorna vi förde vid utlämning fungerade mycket bra. Vi visste när det började ta slut och var det slut förde vi detta med röd penna. Att öppna kyl-, frys-, och lagersläp på samma håll skall man sträva efter då det blir många steg samt ett kontor med värme i, för det blev kallt på natten. Restaurangen Vi skulle haft tre ugnar, två värmeskåp, tre nyare kokerier från Electrolux - vi hade två ugnar, ett värmeskåp och två gamla kokerier. Varm mat gick bäst och alla sorter gick åt hela tiden. Vi hade räknat med köer efter damstarten och fram till herrarnas start, men det började redan kl 11 och höll på fram till ca 23 på kvällen - sedan lugnade sig det lite. Grötfrukosten serverades från kl 05. Vi gjorde av med 45 kg havregryn. Glöm inte kaffe till frukosten. När vi serverade som mest gick det ut 30 portioner per minut. Lägg lite mer på inköp av tallrikar och få bättre kvalitet. Det är tyngre än man tror så det är bra om man kan vara både män och kvinnor. 10MILA Skåne 2009 12

Stormarkan Öppnade redan fredagslunch med ett begränsat sortiment och sålde otroligt mycket. Stängde kanske lite tidigt vid kl 20 - kunde varit bra till kl 21. Lördag start kl 08. Detta var en timme för sent - hade kunder redan halv 8 som ville köpa kaffe. Glöm inte termosar - det går åt fler än man tror, både kaffe och vatten. Småmarkorna Fungerade otroligt bra. Hade begränsat sortiment hamburgare, mackor, kakor och kaffe. Vi startade kl 12, men dessa skulle varit igång från kl 10. Den marka som ingen trodde på var den vid duschen och den sålde bäst av alla de små. Godis Vi satsade på ett godisstånd och att det skulle skötas av tre personer. Som mest var de sju stycken som sålde. Det skulle varit en som hela tiden såg till att det fanns godis och fyllde på och städade. Vi hann inte med! Övrigt Man måste ha ett gäng som serverar sponsorer, VIP och inte minst TV-folket, som skall ha mat varannan timme. Sponsorer och VIP skall ha mat ute i skogen. Till sist Ta gärna kontakt med mig och 25-manna så skall ni få lite tips när ni skall till kommunen och få tillfälligt serveringstillstånd m.m. Ni behöver inte uppfinna hjulet som redan finns. Det finns listor på mycket hos oss båda. Ni kan även få alla översättningar till finska som vi har m.m. 10MILA Skåne 2009 13

Press/Info Ulla Olsson Min erfarenhet av Press/Info har tidigare inskränkt sig till klubbnivå. 10MILA är nånting helt annat! Men med mycket hjälp bl a av Ulf Rask, pressansvarig 10MILA 2008 m m, lyckades vi nog ganska bra. En sak som var mindre bra var att informationstältet och pressrummet låg långt ifrån varandra. Eftersom jag var i informationstältet nästan hela tiden, blev det lite missar i pressrummet p g a att funktionärerna där inte var tillräckligt insatta i vissa bitar och den utlovade komradion saknades. Mobiltelefonerna fungerade inte alltid där informationstältet var uppsatt. Här följer lite synpunkter från de funktionärer som bemannade informationstältet och pressrummet och som kanske kan vara till hjälp för kommande arrangörer: Delat ansvar - infoansvarig respektive pressansvarig. Många av de inbjudna pressrepresentanterna anmälde sig mycket sent några t o m samma dag trots att sista datum för anmälan stod i inbjudan. Detta gjorde att presskorten, >100 st, fick skrivas ut under tidspress de sista dagarna. Svårt att kontrollera om de som ackrediterade sig verkligen var pressfolk, gäller speciellt utländskt press. En hel del, främst från Finland, var förklädda löpare som ville komma nära Arenan vad gäller parkeringen samt ha tillgång till pressrummet och målfållor. SOFT hjälpte till med utskick av pressinbjudningar bra. Packningen av lagkuverten gjordes måndagen före tävlingen och fungerade mycket bra. På torsdagen kompletterades lagkuverten med bl a efteranmälda. Det måste finnas ett PM i lagkuverten. Att PM saknades vållade en hel del irritation, särskilt som vi inte heller kunde hänvisa till anslagna PM eftersom vi inte visste var dessa fanns. Vi hade gjort mycket smala fållor (en för open och ungdom, en för damer och två för herrar) en inoch en utgång för varje fålla. 99 % ställde ifrån sig ryggsäckarna innan de gick in i fållorna - bra. Fållorna var endast 4-5 meter långa. Inte vid något tillfälle hade vi något som kan kallas kö - max 4 st i någon fålla under hela utdelningen. Den förväntade anstormningen kanske uteblev p g a att många kom med bussarna med en halv timmes mellanrum, varför en bussomgång ledigt hann expedieras före nästa anlände. På grund av att vi aldrig fick någon anstormning var det ingen som kom på tanken att ställa sig i kö för nästa fålla utan man gick direkt i sidled till nästa fålla för att hämta kuvert för damer, herrar osv. Själva utlämningen gjorde vi så att en funktionär plockade kuverten, och en prickade av - fungerade bra. Vi var som mest 6 personer som betjänade funktionen. 99 % av de som hämtade ut lagkuverten tog samtliga kuvert för hela klubben. Det hade gått ännu smidigare att dela ut lagkuverten om varje klubb getts ett klubbnummer och att vi sedan haft en lista med klubbnummer kompletterat med lagnr så att vi kunnat pricka av enskilda lag i de fåtal fall som man inte tog hela klubben. Klubbar som inte betalat eller varit sena med betalningen ställde till trassel och missförstånd. Det klart bästa hade varit om informationen/kuverten legat vägg i vägg med tävlingsexpeditionen. Då hade mycket kunnat lösas direkt. Nu kom det inte så många allmänna frågor som man kunde befara men jag tror servicen hade blivit bättre om informationen legat mer centralt. Vi hade också snabbare kunnat svara om det funnits en 10MILA Skåne 2009 14

informationshandledning om småsaker som när det är prisutdelning, var det och det finns, när får man köra in efter tävling o s v. Press hade nog behövt en person till under förmiddagen till tidig eftermiddag då de flesta pressfolket kom och behövde hjälp med datorer och hade olika frågor. Närheten till Arenan var mycket positiv och inglasningen upplevdes vara en hit. De flesta pressmän/kvinnor skötte sig själv utan någon hjälp från oss. Pressfolket upplyste oss om en del saker som vi inte hade riktig koll på p g a att vi inte varit med på så här stora arrangemang tidigare, t ex besöka sista kontrollen, gå ut i skogen själva. Avspärrat område för pressen i själva målfållan samt vid sista kontrollen/varvningskontrollen. Målfållan bredvid sistasträckan används för växling för långt tidigare sträcka så att endast få löpare kommer in i samband med målgång. Fållan kan då delas på mitten och press stå längs kanten för fotografering. Möjlighet ta fram presslista med alla löpares namn och växlingsplaceringar. En sak som skulle vara guld värd för upplevelsen på plats för journalisterna skulle vara om det fanns ett "live resultat" som rullar på tältväggen från en projektor från en dator som kan visa de senaste resultaten utan fördröjning. Borde gå att lösa, frågan är bara hur. En sak som många eftersökte men inte kunde levereras var en resultatlista med hela laguppställningen för varje lag med sträcktider och placeringar inbakade. Detta endast för det slutliga resultatet i varje klass, alltså efter sista sträckan. Det går åt en del kakor och kaffe under detta dygn, vilket vi inte hade full koll på men till nästa gång vet vi att vi ska ha åtminstone dubbelt upp. Anmälda lag per land Distrikt/land Ungdom Dam Herr Öppen Totalt Anm Bulgarien 1 1 kom ej Danmark 14 18 17 5 54 Finland 9 33 54 3 99 Frankrike 1 1 Italien 2 2 Lettland 1 1 2 Norge 78 63 54 1 196 Polen 1 1 1 1 4 Schweiz 2 2 4 Sverige 168 205 206 59 638 Tjeckien 3 8 9 2 22 Tyskland 1 1 Österrike 1 1 2 Totalt 273 333 349 71 1026 10MILA Skåne 2009 15

Sponsring/Ceremoni/VIP - Christer Ljungdahl Mitt uppdrag inför 10MILA Skåne 2009 var att skaffa fram sponsorer. I första hand var det tänkt att ta fram avtal som gav pengar in till 10MILA. Det stod ganska tidigt klart för oss att det skulle bli svårt att få in cash pengar från både lokala företag samt större företag utanför Skåne, detta som en följd av det ekonomiska läget som uppstod under 2008. Det blev istället mycket fokus på att skaffa leverantörer av utrustning, mat, dryck och tjänster som vi behövde till arrangemanget. Det mesta av detta arbete skedde på ordinarie arbetstid vilket innebar att några företag fick släppa till många timmar i förlorad arbetstid. Vår första tanke var att knyta någon utomstående till oss som kunde jobba med dessa saker på ett professionellt sätt - som ett projekt med ersättning efter resultat. Tyvärr kunde vi inte hitta någon som ville ta sig an detta. Vi kan konstatera att vi inte var tillräckligt bra på att skriva och läsa de avtal som hängde samman med vissa av sakerna som vi bl.a. hyrde in. Arbetet med att planera ceremonier och VIP:s omhändertagande och service blev åsidosatt då det blev ett tungt jobb att få fram allt som behövdes till de olika blocken. Till kommande arrangörer så skickar jag med följande uppmaning; Försök att få någon som är proffsig på att skaffa sponsorer och skriva avtal, personen skall inte ha andra uppdrag i 10MILAorganisationen. Uppdragstagaren behöver inte vara orienterare för då ser han på det med lite vidare syn och inte låser. Jag är övertygad om att det lönar sig att betala en del för detta uppdrag, ersättningen sker i förhållande till intäkterna. 10MILA Skåne 2009 16

Block Logistik Leif-Åke Andersson Förarbete Förarbete och planering var svårt då tiden mellan beslut och tävlingens genomförande var lång. Efterhand som vi närmade oss tävlingsdagen blev det lättare vilket innebar att samordningsfrågorna också blev bättre. En av de svåraste uppgifterna i planeringen var personalbemanningen eftersom vi var 10 klubbar som samarbetade. Detta innebar att klubbarnas medlemmar fick sena besked om sina arbetsuppgifter. En del tog då egna initiativ vad de skulle arbeta med och samordningen hängde inte alltid med. Markarbeten Markarbeten för parkering och bussvändplats gjordes tre veckor före tävlingen. En yta på ca 300 x 200 meter jämnades ut till personbilsparkering samt att en ny väg för bussar, ca 75 x 8 m, byggdes. I planeringen för parkering, bussavlastningsplats och framkörning för avlastningar prövades ett antal alternativ under vintern. Vart och ett med sina för- och nackdelar. Den lösning som till slut valdes bedömdes vara den mest optimala med hänsyn till avstånd och kostnader. Till ovanstående markarbeten genomfördes också förbättringar inne på Arenaområdet. Kontakter med markägare Ett mycket viktigt arbete även när det gäller logistiken är samarbetet med områdets markägare. Mycket möda har lagts ner på att personligen informera markägare och boende utmed vägarna in till parkeringen och Arenan. I efterhand har responsen varit positiv trots de påfrestningar det innebar under den 14-dagars period som transporterna i området var intensiva. Tävlingsdags Torsdag Vägvisningen på alla allmänna vägar färdigställdes. Skyltning och förberedelser på parkeringsytorna färdigställdes tillsammans med skyltningen till Arenan. Fredag Vägarna enkelriktades och vakter/funktionärer bemannade alla korsningar och tillfarter till parkering och Arena. Alla infarter bemannades och trafik in stoppades från kl. 12.00 på fredagen. Saltning och vattning av vägar gjordes också under fredagen, 1 dygn före tävlingsdag, beroende på den extremt torra väderleken. Lördag Funktionärerna samlades kl. 06.00. De första bilarna kom kl. 8.00 och de första bussarna 8.30. Personbilar och bussar separerades redan vid infarterna och hade både separata infarter och parkeringar. Minibussar, husbilar och bil med släp parkerades i anslutning till bussarna för att inte stoppa upp flödena för personbilarna. Inga husvagnar släpptes in på parkeringsytorna utan hänvisades till Ljungbyhed och huvudförläggningen där. Våra egna funktionärer parkerade bland övriga deltagare med gångavstånd på 1400-1800 m. Detta var viktigt för att inte hamna i separeringsbekymmer vid infarterna. Söndag 10MILA Skåne 2009 17

På söndag morgonen ökade trafikflödet till cirka 200 bilar i timmen som kom för att hämta, lämna eller titta. Under morgontimmarna började deltagarna efter hand att lämna Arenan. De klubbar som ville ha hjälp med transporter till parkeringen fick sätta upp sig på en lista efterhand som de blev klara. Från cirka 10.30 var det hårt tryck på transporthjälp där dimensioneringen var densamma som vid intransport. Det innebar lite längre väntetider då koncentrationen var större än vid ankomsten. Från klockan 11.00 släpptes alla bilar och bussar ut det närmaste hållet då det inte längre fanns trafik in i området. De sista bilarna lämnade parkeringen klockan 14.30 och funktionärer fanns på plats tills den sista bilen lämnade parkeringen. Funktionärerna säkerställde också att inget skräp lämnades kvar på parkeringen eller på vägen till Arenan. Åtgärder för säkerställande av trafikflöde utan stopp En tung bärgare fanns på plats mellan kl. 10.00 och 15.00 under lördagen för beredskap vid eventuellt haveri. Den behövde inte användas. Transporthjälp av packning fanns tillgänglig, mestadels vid bussarna, från kl. 8.30 till 15.30. Vi hade tre stycken minitraktorer, en traktor med dubbla vagnar och två bilar med släp. Det räckte till för att inte ha allt för långa väntetider för intransport. Polisen var behjälplig med trafikdirigering i Spångenkorset, den korsning där alla deltagare passerade, mellan 9.30 och 16.00. Kvantiteter Den största mängden, trafiktoppen, var för bussar 10.30-12.30 och för bilar 11.00-13.30. Vår egen busslinje från Perstorp resp Ljungbyhed började köra 8.00 med minst 2 x 2 bussar/timme. Bilparkeringen var beräknad att klara av 1300 bilar. Till detta fanns 300 reservplatser med längre gångavstånd. Huvudplatsen blev nästan full under eftermiddagen. Klockan 15.00 var det 980 bilar som stod stilla på parkeringen. Till dessa fanns det under hela dygnet stort trafikflöde ut och in till parkeringen. Bara under natten var det ca 100 bilar/timme som kom och lämnade och hämtade. Detta utöver de som använde sig av den speciella avsläppningsskylten eller press -skyltade bilar. Avsläppningsskylten delades ut till cirka 100 klubbar vid anmälan/info för avsläppning av löpare under natten. Ett antal fortkörare blev tagna av Polisen under dygnet. VIP-/ Pressparkering VIP-/Pressparkering fanns ca 200 m från Arenan, på samma plats som linjebussen vände. Parkeringen för VIP/Press var vissa tider nästan full, ca 200 bilar. Ungefär 25 % av bilarna skulle inte parkera där. Det förekommer ett utbrett fusk med påhittade press/vip-anledningar. Det inträffade flera incidenter med en del förare under natten, då de inte åtlydde funktionärernas anvisningar. Att tänka på De båda toavagnarna med totalt 8 toaletter vid parkeringen var flitigt använda. Kanske skulle kapaciteten varit ännu högre med tanke på att många deltagare kommer långväga ifrån och att vi hade cirka 15 minuters gångväg till Arenan. Alla som arbetar med parkering eller vägvisning m m måste ha reflexväst. Vi borde haft en servicepatrull för funktionärer som arbetade långt från Arenan vad gäller mat och andra förnödenheter. Parkeringen är det första och sista intrycket från tävlingen, därför måste stor kraft läggas på planering av denna. 10MILA Skåne 2009 18

Det måste finnas skriftliga instruktioner till funktionärer och telefonlistor till alla de funktioner som kan vara aktuella att kontakta under dygnet. Under planeringsarbetet är det viktigt att göra en riskanalys med utgångspunkt från olika scenarier. Det gäller för olyckor på olika platser, vägalternativ eller olika väderförhållanden. Det är viktigt att ha funderat igenom i förväg vilka handlingsalternativ som skulle kunna användas. Sist men inte minst Det skall finnas skriftliga avtal på alla överenskommelser. Exempel är markägare, boende, sponsorer, företag som man köper in tjänster av m m. Det är alldeles för osäkert med muntliga överenskommelser vid arrangemang av den här storleken. 10MILA Skåne 2009 19

Sponsorer Huvudsponsor 10MILA 2009 10 MILA 2009 samarbetade med 10MILA Skåne 2009 20