Revisionsrapport April 2010 Robert Heed Hanna Franck
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.3 Bakgrund...4 2.4 Revisionsfråga och metod...4 3 Granskningsresultat...6 3.1 Verksamhetens utfall, finansiering och ekonomiska ställning...6 3.1.1 Förvaltningsberättelse...6 3.1.2 Balanskrav...9 3.1.3 God ekonomisk hushållning...9 3.1.4 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag...12 3.2 Rättvisande räkenskaper...13 3.2.1 Resultaträkning...13 3.2.2 Balansräkning...15 3.2.3 Kassaflödesanalys...16 3.2.4 Sammanställd redovisning...16 3.2.5 Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper...16 3.3 Ombudgetering...18 3.3.1 Riktlinjer, policy mm...18 3.3.2 Resultatbalansering...18 3.3.3 Budgetjusteringar...19 3.3.4 Kommunallagen...19 3.3.5 Kommentarer och bedömning...20
1 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen är upprättad enligt god redovisningssed och i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper, med undantag för den extra avsättning av pensioner som har gjorts (se avsnitt 3.2.1 Resultaträkning). Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen för 2009 uppfyller tre av de fyra finansiella målen, om man ser till ett enskilt år, medan någon bedömning av verksamhetsmålen inte kan göras. Kommunens ekonomiska läge Årets resultat uppgår till överskott om 9,6 Mkr (för 2008-1,3 Mkr), vilket gör att resultatutfallet för 2009 är en förbättring med 10,9 Mkr jämfört med föregående år. Nämndernas nettoavvikelse mot budget uppgår till +6,4 Mkr, där kommunstyrelsen redovisar en positiv avvikelse mot budget om 3,8 Mkr, kultur- och samhällsutvecklingsnämnden en negativ avvikelse -3,0 Mkr samt omvårdnadsnämnden positiv avvikelse +4,1 Mkr. Verksamhetens nettokostnader är i stort oförändrade i jämförelse med 2008 medan skatteintäkter och generella statsbidrag har ökat med 16,4 Mkr jämfört med år 2008, vilket motsvarar en ökning med 1,4 %. Om man gör en bedömning kring måluppfyllelsen av de finansiella målen för 2009, som ett enskilt år, uppfylls tre av fyra mål. Den slutliga mättidpunkten för de finansiella målen är dock först 2011. I likhet med föregående år är bedömningen att, för att lättare kunna göra en bedömning av de finansiella målen för ett enskilt år, kan med fördel en tydligare redovisning göras mot delmål som ska uppfyllas för respektive år. Kommunfullmäktige har fastställt 10 inriktningsmål, med slutlig mättidpunkt 2011, som beskriver inriktning och ambitionsnivå för verksamheten under budgetperioden 2008-11. Arbetsgruppernas bedömning är att det råder osäkerhet om tre av målen kommer uppnås. Under året har ett arbete genomförts med att lägga fram förslag på besparingar för att få en budget i balans. Enligt förslaget skulle besparingarna för 2010 uppgå till 13 Mkr för att öka fram till 2012 till 33 Mkr. Med anledning av bla förbättrade skatteprognoserna är bedömningen i årsredovisningen, att besparingarna för 2012 istället behöver uppgå till 10 Mkr. Det är av vikt att arbetet med åtgärder fortsätter, för att kommunen ska kunna möta framtida utmaningarna, genom bla den negativ befolkningsutveckling. 3
2 Inledning 2.3 Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisionsobjekt är Kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 2.4 Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen, som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv, ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. 4
Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning kassaflödesanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vidare har vi också inom ramen för granskningen av årsredovisningen bedömt nämndernas redovisningar av hur de fullgjort sitt uppdrag från fullmäktige. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Med rättvisande bild menas att årsredovisningen inte innehåller fel som påverkar resultat och ställning eller tilläggsupplysningar på ett sätt som kan leda till ett felaktigt beslutsfattande. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 5
3 Granskningsresultat 3.1 Verksamhetens utfall, finansiering och ekonomiska ställning 3.1.1 Förvaltningsberättelse 3.1.1.1 Översikt över utvecklingen av verksamheten Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i all väsentlighet överensstämmer med kraven i KRL. Analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen ger en rättvisande bild. I förvaltningsberättelsen redovisas en finansiell analys av kommunens ekonomi under 2009. Den finansiella analysen utgår från fyra finansiella aspekter; det finansiella resultatet, kapacitetsutveckling, riskförhållanden och kontrollen över den finansiella utvecklingen. Utifrån dessa aspekter är målet att identifiera eventuella finansiella möjligheter och problem och därigenom försöka förtydliga om kommunen anses ha en god ekonomisk hushållning. Vidare finns det en sammanfattande finansiell analys med måluppföljning av kommunens finansiella mål. Förvaltningsberättelsen innehåller även kommentarer om de helägda bolagen, verksamhet under året och viktiga framtidsfrågor. Händelser av väsentlig betydelse I förvaltningsberättelsen beskrivs vilka väsentliga händelser som inträffat under och delvis efter räkenskapsåret. I övrigt beskrivs viktiga händelser under året under respektive nämnds redovisning. Förväntad utveckling I den sammanfattande finansiella analysen återfinns en sammanfattande utblick mot framtiden under rubriken Framtidsbedömning. Där beskriv bland annat det arbete som pågått under året med att få en ekonomi i balans. Varje nämnd har också i sin verksamhetsberättelse, under avsnittet Framåtblick, beskrivit viktiga framtidsfrågor. Väsentliga personalförhållanden Personalredovisningen ger information om t.ex. antal anställda, frisknärvaro samt pensionsavgångar och rekryteringsbehov. Sjukfrånvaron redovisas i enlighet med kraven i KRL fördelad på kön, ålder och hur stor långtidssjukfrånvaron är. Den totala sjukfrånvaron uppgår till 4,6 % (5,4 %). 6
Gemensam förvaltningsberättelse Avsnittet Ekonomi i sammanfattning omfattar en kort beskrivning av resultaten för de helägda bolagen, men inget om resultatet för den totala kommunkoncernen. Detta redovisas istället i separat avsnitt, där det mer i detalj redogörs för ekonomi och verksamhet i koncernföretagen. Enligt RKR 8.2 ska kommunens samlade verksamhet redovisas i en gemensam förvaltningsberättelse. I denna ska det även lämnas information om övriga juridiska personer där kommunal verksamhet bedrivs. Andra förhållanden som har betydelse för styrning och uppföljning av verksamheten I den målmodell som gäller fr.o.m. 2008 har kommunfullmäktige antagit övergripande inriktningsmål för hela perioden 2008-2011. Övrigt För 2009 upprättas inget separat Hållbarhetsbokslut, vilket föregående år inkluderade miljöbokslut, välfärdsbokslut samt jämställdhetsbokslut. I årsredovisningen redovisas bland annat ekonomiska nyckeltal samt nyckeltal för personal. I verksamhetsbeskrivningarna återfinns dock få nyckeltal som kan vara relevant att visa avseende de olika verksamhetsområden. Till kommande år bör redovisade nyckeltal för verksamheterna utvecklas. 3.1.1.2 Investeringsredovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar och hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Årets investeringar uppgår till 61,7 Mkr att jämföra med budgeterade investeringar om 85,1 Mkr. I den detaljerade redovisningen över investeringar per projekt framgår att större investeringar bland annat utgörs av ombyggnationer av Åsgårdens kök 14,7 Mkr samt ombyggnad av godsmagasinet om 14,1 Mkr. Investeringsredovisningen skulle kunna kompletteras med utförligare kommentarer kring större avvikelser mot budget och jämförelse med föregående år. 7
3.1.1.3 Driftredovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Årets driftredovisning har kompletterats med en specifikation av budgeten, uppdelad i ursprunglig budget samt budgetjusteringar. Detta medför att det är lättare att följa vilka förändringar som har gjorts med anledning av tilläggsbudget samt resultatbalansering. Nämndernas budget, utfall, budgetavvikelse samt prognos lämnad i samband med delårsrapporten, redovisas i tabellen nedan: Driftredovisning per nämnd, Mkr Budget Utfall Budgetavvikelse Prognos delår Kommunfullmäktige -2,0-2,1-0,1-0,2 Revisionen -1,4-1,4 0,0 0,0 Kommunstyrelsen -107,9-104,1 3,8-0,7 Överförmyndarnämnden -1,7-1,8-0,1 0,0 Valnämnden -0,4-0,1 0,3 0,3 Kultur- och samhällsutveckling -131,4-134,3-3,0-9,2 Bygg- och miljönämnden -1,4-1,2 0,1-0,1 Barn- och utbildningsnämnden -454,3-451,6 2,7 0,6 Nämnden för lärande o arbete -63,9-63,2 0,8 2,5 Socialnämnden -74,3-76,5-2,2-4,6 Omvårdnadsnämnden -402,9-398,8 4,1 1,8 Summa nämnderna -1 241,5-1 235,1 6,4-9,6 Totalt redovisar nämnderna ett överskott om 6,4 Mkr (+19,0 Mkr) där kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden samt omvårdnadsnämnden redovisar de största överskotten medan kultur- och samhällsutveckling och socialnämnden redovisar de största underskotten. I jämförelse med prognosen som lämnades i samband med delårsrapporten redovisar i stort samtliga nämnder utom nämnden för lärande och arbete ett bättre utfall för 2009. Den största positiva avvikelsen mot prognosen redovisar kultur- och samhällsutveckling med 6,2 Mkr medan nämnden för lärande och arbete redovisar negativ avvikelse med 1,7 Mkr. I respektive nämnds verksamhetsberättelse kommenteras årets resultat. Överskottet för kommunstyrelsen förklaras i huvudsak med outnyttjade projektmedel om 2 Mkr. Underskottet för kultur- och samhällsutveckling är enligt redogörelsen orsakad av högre kostnader än beräknat för vintervägunderhåll samt ökade elkostnader. För socialnämnden förklaras underskottet bland annat av ökade kostnader för ekonomiskt bistånd. Kopplingen mellan driftredovisningen och resultaträkningen bör tydliggöras via till exempel en not. 8
3.1.2 Balanskrav Bedömning och iakttagelser Vi instämmer i kommunstyrelsens bedömning av att balanskravet har uppfyllts för 2009. I enlighet med reglerna kring balanskravet, ska tidigare års eventuellt negativa resultat regleras och återställas under de närmast följande tre åren. Av årsredovisningen framgår att det finns ett kvarstående underskott att återställa från 2008 om -7,8 Mkr. I förvaltningsberättelsen återfinns en utredning av det balanskravsmässiga resultatet, det vill säga de justeringar som görs av årets resultat enligt resultaträkningen. Enligt reglerna ska justering göras för samtliga realisationsvinster samt eventuella justeringar av poster utifrån synnerliga skäl. Synnerliga skäl kan vara större omstruktureringskostnader samt orealiserade förluster på värdepapper. Enligt utredningen uppgår årets resultat enligt balanskravet till 8,6 Mkr. Detta motsvarar årets resultat justerat med realisationsvinster samt synnerliga skäl, bestående av rivningskostnader för Faxeholmen. Vi bedömer i likhet med kommunstyrelsens egen bedömning att underskottet enligt balanskravet från 2008 om -7,8 Mkr, har återställts genom årets positiva resultat. 3.1.3 God ekonomisk hushållning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att det i årsredovisningen finns en uppföljning av fullmäktiges inriktningsmål samt finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Om man gör en bedömning kring måluppfyllelsen av de finansiella målen för 2009, som ett enskilt år, uppfylls tre av fyra mål (se nedan). Den slutliga mättidpunkten för de finansiella målen är först 2011. För att lättare kunna göra en bedömning av de finansiella målen för ett enskilt år, kan med fördel en tydligare redovisning göras mot delmål som ska uppfyllas för respektive år. Den slutliga mättidpunkten för verksamhetsmålen är 2011. Det är därför inte möjligt att göra en bedömning av måluppfyllelsen för ett enskilt år. 3.1.3.1 Finansiella mål I budget för 2008-2011 fastställde kommunfullmäktige fyra finansiella mål med avseende på god ekonomisk hushållning: 9
Finansiellt mål 2008-2011 Utfall 2009 Måluppfyllelse (kommunstyrelsens bedömning) Resultatmål Årets resultat ska under perioden 2008-2011 uppgå till 80 Mkr, eller 20 Mkr i genomsnitt, efter extra avsättning för framtida pensionskostnader med minst 10 Mkr. Negativt resultat får inte budgeteras något enskilt år under budgetperioden. Investeringsmål Investeringar ska finansieras med egna medel till 100 %. Investeringsnivån kan ökas med investeringar som genererar intäkter eller sänker kostnader. Låneskuld Låneskulden bör i varje årsbokslut vara oförändrad eller lägre i förhållande till föregående år. Vid utgången av år 2011 ska dock låneskulden vara oförändrad eller lägre i förhållande till 31 december 2006. Avsättning pensioner From år 2010 ska minst 5 Mkr årligen, plus reavinster från försäljning av mark, avsättas för den ansvarsförbindelse som ligger utanför balansräkningen och som avser intjänade pensionsförmåner till de anställda före år 1998. Resultat: Utfall 081231-1,3 Mkr Utfall 091231 +9,6 Mkr Låneskulden har minskat under året (se nedan). Låneskuld 081231 184 Mkr Låneskuld 091231 112 Mkr Målet kommer inte att kunna uppnås för perioden 2008-2011. Målet kommer att kunna uppnås för perioden 2008-2011. Målet kommer att kunna uppnås för perioden 2008-2011. Avsättning har gjorts under 2007 till 2009 om totalt 16,2 Mkr Kommentarer Bedömningen som görs i årsredovisningen är att resultatnivån inte kommer att kunna uppgå till ett genomsnitt om 20 Mkr per år under åren 2008-2011. Orsaken till detta anges vara lågkonjunkturen. Låneskulden har minskat under året med 72 Mkr vilket medför att målet kring låneskulden har uppnåtts för 2009. Detta medför även att något lån inte har behövt tas upp för att klara av årets investeringsutgifter. 3.1.3.2 Mål för verksamheten Verksamhetsmål Kommunfullmäktige har fastställt 10 inriktningsmål, med slutlig mättidpunkt 2011, som beskriver inriktning och ambitionsnivå för verksamheten under budgetperioden 2008-2011. För att uppnå inriktningsmålen genomförs ett antal aktiviteter under respektive år. Dessa aktiviteter kan ses som delmål, där arbetsgruppen för respektive inriktningsmål gör en sammanfattande bedömning varje år. Denna sammanfattning samt en bedömning av möjligheten till måluppfyllelse presenteras i årsredovisningen. I årets redovisning har även ett antal av redovisningarna kompletterats med nyckeltal, som gör redovisningen mer överskådlig. 10
Ett komplement till den sammanfattande bedömningen görs via en separat skrivelse, där en redogörelse lämnas för de olika aktiviteterna. I förvaltningsberättelsen lämnas en överskådlig redogörelse och avstämning: Verksamhetsmål 2008-2011 Utfall 2009 Måluppfyllelse (kommunstyrelsens bedömning) Senast 2011 ska minst 90% av de som brukar barn-, äldre och handikappomsorgen känna sig nöjda med den tjänst de får. Senast 2011 ska andelen elever i grundskolan med godkända betyg i samtliga ämnen ha ökat till 85% och andelen gymnasieelever som når grundläggande behörighet till högskolan ha ökat till 90%. Senast 2011 ska Söderhamns placering för målgruppen arbetslösa ungdomar vara bättre än riksgenomsnittet i arbetsförmedlingens rankinglista. Senast 2011 ska kommunmedborgarnas nöjdhet med Söderhamn som plats att bo och leva på överträffar rikssnittet. Senast 2011 ska nettoutsläppen av koldioxid från kommunens egna verksamhet ha minskat med 25% jämfört med 2007. Senast 2012 ska Söderhamn vara utsedd till Årets ungdomskommun. Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. Målet kommer att uppnås. Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. Osäkert om målet kommer att uppnås, med befintlig taktik. Målet kommer att uppnås, men taktiken behöver förändras. Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. Senast 2012 ska minst 20 centrumnära mindre lägenheter tillskapas och kommunen ska ge förutsättningar för byggande av minst 20 vattennära bostäder. Senast 2011 ska Södra Norrlands Utvecklingscentrum för vindkraftssupport ha utvecklats till ett Center of exellence som tillgodogör sig den tillväxtpotential som vindkraften representerar. Senast 2011 ska företagsklimatet i Söderhamn överträffa rikssnittet. Senast läsåret 2010/2011 ska andelen elever som startar UF-företag på Staffansgymnasiet vara dubbelt så hög jämfört med läsåret 2006/2007. Osäkert om målet kommer att uppnås, med befintlig taktik Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. Målet kommer att uppnås med befintlig taktik. 11
3.1.3.3 Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis kan vi konstatera att kommunen för 2009, som ett enskilt år, uppfyller tre av fyra finansiella mål. När det gäller verksamhetsmålen är det inte möjligt att göra en bedömning av måluppfyllelsen för ett enskilt år, eftersom den slutliga mättidpunkten för verksamhetsmålen är 2011. Enligt arbetsgruppens egna bedömningar råder det osäkerhet om tre av målen kommer att kunna uppnås samt att ett antal aktiviteter som inte är genomförda under året kommer att flyttas fram till 2010. 3.1.4 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Bedömning och iakttagelser Redovisningarna är utformade i enlighet med kommunens anvisningar Styrelsen och nämndernas redovisning av sitt uppdrag sker enligt en enhetlig struktur under följande rubriker: Nämndens uppgift/ansvarsområde Ekonomisk översikt Måluppfyllelse och viktiga händelser under året Framåtblick Redovisningarna ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag inkl graden av måluppfyllelse I budget 2008-2011 ger fullmäktige uppdrag till respektive nämnd. I regel består uppdragen av att inarbeta aktiviteter som nämnden är ansvarig för (för att uppnå inriktningsmålen) samt att från och med 2009 tillskapa en buffert i nämndens budget motsvarande minst 0,5 % av nämndens nettobudget. Utöver detta ger även fullmäktige vissa nämnder separata uppdrag. Inriktningsmålen utvärderas och kommenteras ur ett övergripande perspektiv i ett separat avsnitt. I nämndernas redovisning av sitt uppdrag återfinns rubriken måluppfyllelse och viktiga händelser under året. Under denna rubrik kommenteras delvis arbetet med inriktningsmålen och arbetet med de olika aktiviteterna kommenteras i ringa omfattning. När det gäller redovisningen av övriga uppdrag som fullmäktige lämnat återfinns delar, men detta kan utvecklas och göras tydligare. Det sker en analys av orsaker till redovisad budgetavvikelse och vilka genomförda åtgärder som gjorts Det ekonomiska utfallet i förhållande till budget redovisas. Under rubriken Ekonomisk översikt görs en analys av årets resultat och i regel kommenteras eventuella avvikelser. I de fall åtgärder har vidtagits för att uppnå resultatet, kan det med fördel även anges vilka åtgärder som vidtagits och vilken effekt de haft. 12
3.2 Rättvisande räkenskaper 3.2.1 Resultaträkning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att resultaträkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild över årets resultat, med undantag av extra avsättningen för framtida pensionskostnader (se nedan). Vi bedömer vidare att resultaträkningen i stort är uppställd i enlighet med KRL och att noter finns i tillräcklig omfattning. För att öka informationsvärdet kan uppställningen kompletteras med årets budget. Nedan redovisas resultaträkningens utfall jämfört med föregående år (Mkr): Resultaträkning Utfall 2009 Utfall 2008 Ökn/ minskn % Verksamhetens intäkter 307,6 294,0 4,6% Verksamhetens kostnader -1 467,6-1 452,4 1,0% Avskrivningar och nedskrivningar -44,0-45,9-4,1% Verksamhetens nettokostnader -1 204,0-1 204,4 0,0% Skatteintäkter och generella statsbidrag 1 218,3 1 201,9 1,4% Finansiella intäkter 32,0 40,5-21,0% Finansiella kostnader -30,5-34,3-11,1% Resultat före extraordinära poster 15,8 3,7 Reservering av pensionsåtagande före 1998-6,2-5,0 Årets resultat 9,6-1,3 Årets resultat uppgår till 15,8 Mkr före reservering av pensioner. Motsvarande resultat för 2008 uppgick till 3,7 Mkr, vilket gör att resultatutfallet för 2009 är en förbättring med 12,1 Mkr jämfört med föregående år. De största avvikelserna mot budget eller förändringarna i jämförelse med föregående år kan framförallt förklaras av: Verksamheterna redovisar ett positivt utfall mot budget om 6,4 Mkr (föregående år 19,0 Mkr). Verksamhetens nettokostnader enligt resultaträkningen är i stort oförändrad i jämförelse med föregående år, vilket medför att utvecklingen av verksamhetens nettokostnader uppgår till 0% (4,4%). Skatteintäkter och generella statsbidrag understiger budgeten med 11,4 Mkr. Ökningen i jämförelse med 2008 är 16,4 Mkr, viket motsvarar en ökning med 1,4% (2,8 %). I ökningen ingår för 2009 7,7 Mkr som avser ökade intäkter för fastighetsavgift. 13
För 2009 beslutade AFA att ingen avgift skulle erläggas för vissa delar av avtalsförsäkringarna. Detta har medfört att kommunen fick 12,4 Mkr i minskade kostnader (inklusive löneskatt). Under 2009 har samtliga kommuner erhållit utdelning från SKL (Sveriges kommuner och landsting) för Söderhamns del erhölls 1,5 Mkr. Resultatet har även belastats med en extra avsättning till kommande pensionsutbetalningar om 6,2 Mkr. Avsättning till pensioner Kommunen har gjort en extra avsättning för kommande pensionsutbetalningar om 6,2 Mkr avseende pensioner intjänade före 1998. I kommunens årsredovisning har avvikelsen kommenterats enligt följande: "För att minska den kostnads- och likviditetsbelastning som pensionsåtagandet före 1998 innebär, beslutade kommunfullmäktige i samband med budgeten 2008-2011 att reservera 5 mkr från och med år 2010. Utöver den årliga reserveringen har kommunen möjlighet att använda reavinsten vid markförsäljning till pensionsreserven. Om det årliga resultatet medger skall reserveringen tidigareläggas och/eller ytterligare reservering ske. Motsvarande likvida medel skall sedan avsättas i kapitalförvaltning. Reserveringar sker i enlighet med kommunens ordinarie redovisningsprinciper, vilket innebär att reserveringen belastar resultaträkningen. Detta överensstämmer inte med dagens regelverk för redovisning av pensionskostnader före 1998. Dock är redovisningsreglerna omtvistade och praxis varierar mellan kommuner. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och andra aktörer arbetar för att få till stånd en regeländring av redovisningen. Då resultatet för 2009 medger en tidigareläggning av reservering, har 6,2 mkr avsatts för pensionsreserven". Av den kommunala redovisningslagen 5 kap 4 framgår att en förpliktelse att betala ut pensionsförmåner som intjänas före år 1998 inte ska tas upp som en skuld eller avsättning. Utbetalningar av pensionsförmåner som intjänas före år 1998 ska redovisas såsom kostnader i resultaträkningen. I de fall kommunens redovisningsprinciper avviker från god redovisningssed ska upplysning om detta och skälen för avvikelsen framgå av årsredovisningen (krav enl KRL 1:3). Kommunens val av redovisning av pensioner framgår av årsredovisningen och redovisas tydligt. Att man redovisar avsteget tydligt samt att det pågår diskussioner om framtida redovisning av pensioner ger dock inte kommunen laglig möjlighet att avvika från gällande regler kring redovisning av pensioner. De extra avsättningar som görs påverkar inte bara årets resultat, utan kommer även att medföra att resultaten i framtiden inte kommer att bli rättvisande. För 2009 har en avsättning gjorts om 6,2 Mkr. Bedömningen är att årets resultat inte blir riktigt rättvisande, utan att det rätteligen skulle uppgå till ett överskott om 15,8 Mkr. 14
3.2.2 Balansräkning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. Vi bedömer att tillgångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL, med undantag för den extra avsättning av pensioner som har gjorts (se nedan). Balansräkningen är uppställd enligt KRL och omfattar tillräckliga noter. I huvudsak finns bilagor/specifikationer i tillräcklig omfattning men vi rekommenderar att arbetet med att se över underlagen till interimsposterna fortsätter, för att i högre grad kunna styrka redovisade poster. Efter genomförd granskning kan följande synpunkter och kommentarer nämnas: Tillgångar: Materiella anläggningstillgångar uppgår till 738,3 Mkr mot 724,1 Mkr år 2008. Årets investeringar uppgår till 61,7 Mkr. Enligt RKR:s rekommendation nummer 11.1 ska det för varje slag av materiell anläggningstillgång lämnas upplysningar om bland annat tillämpad avskrivningsmetod, nyttjandeperiod, anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar. Kommunens finansiella anläggningstillgångar uppgår till 973,5 Mkr att jämföra med 1 113,0 Mkr föregående år. Minskningen om 139,5 beror främst på att kommunens långfristiga fordringar till koncernen har minskat, bland annat har en revers om 91,8 Mkr till Stadshus lösts under året. För att säkerställa att projekt slutredovisas korrekt, att rätt medel rekvireras i tid och att möjliggöra en god överblick över samtliga projekt, bör arbetet med att se över rutinerna för projektredovisningen fortsätta. Ett arbete pågår med att hitta rutiner för avstämning av kundfordringar. Det är av vikt att arbetet slutförs. Kortfristiga placeringar har ökat med 10 Mkr genom placering av pensionsmedel, i enlighet med beslut om extra avsättning. 15
Skulder: Avsättningar för pensioner och särskild löneskatt uppgår till 79,2 Mkr att jämföra med föregående års 65,1 Mkr. Kommunen har gjort extra avsättningar till kommande pensionsutbetalningar om totalt 16,2 Mkr (avser pensioner intjänade före 1998). Se vidare under avsnitt 3.2.1 Resultaträkning. Utöver redovisade borgens- och ansvarsförbindelser har kommunen ett solidariskt ansvar tillsammans med övriga medlemskommuner för Kommuninvests samtliga förpliktelser. Detta bör framgå av not. 3.2.3 Kassaflödesanalys Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att kassaflödesanalysen redovisar kommunens finansiering och investeringar och att kassaflödesanalysen har upprättats i enlighet med gällande rekommendation. Vi bedömer även att noter finns i tillräcklig omfattning och att överensstämmelse finns med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. 3.2.4 Sammanställd redovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden samt att den i huvudsak följer kraven i KRL och rekommendationen från Rådet för kommunal redovisning. Vi bedömer vidare att konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande och beskrivits på ett korrekt sätt. Resultatet i den sammanställda redovisningen visar på ett underskott om -4,2 Mkr (överskott 4,0 Mkr). För de ingående bolagen redovisar Faxeholmen AB ett negativt resultat om -15,7 Mkr och Söderhamns Stadshus AB -0,8 Mkr. Kommentarerna bör utvecklas till kommande år, så att de även inkluderar övriga enheter som ingår i den samlade kommunala verksamheten. 3.2.5 Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper Vi bedömer att årsredovisningen i stort lämnar information om tillämpade redovisningsprinciper, men att informationen kring de tilläggsupplysningar som ska lämnas kan utvecklas. 16
I de fall kommunens redovisningsprinciper avviker från god redovisningssed ska upplysning om detta och skälen för avvikelsen framgå av årsredovisningen (krav enligt KRL 1:3). Kommunen avviker från god redovisningssed vad avser värderingsfrågor enligt följande: KRL 5:4: Kommunen redovisar avsättningar om totalt 16,2 Mkr avseende pensioner intjänande före 1998, vilket även framkommer av årsredovisningen. Se vidare under avsnitt 3.2.1 Resultaträkning. Bland annat i rekommendationerna från Rådet för kommunal redovisning anges vilka krav som ställs på tilläggsinformation i årsredovisningen. En genomgång bör göras för att komplettera kommande årsredovisningar med nödvändiga uppgifter. Några exempel där kommunen avviker från god redovisningssed vad avser tilläggsinformation, utöver det som angivits under respektive rubrik: RKR:s rekommendation nummer 2.1: I not ska anges kompletterande information om antalet visstidsförordnanden och särskilda villkor som avviker från vad som är normalt. RKR:s rekommendation nummer 7.1: Förvaltningsberättelsen ska innehålla en samlad redovisning av pensionsförpliktelserna och pensionsmedelsförvaltningen. RKR:s rekommendation nr 13:1: Redovisning av hyres-/leasingavtal. Kommunen anger i redovisningsprinciperna att inga leasingavtal redovisas i balansräkningen. Finansiell leasing ska redovisas i balansräkningen medan det för operationell leasing räcker med tilläggsupplysning av omfattningen. RKR:s rekommendation nr 15.1: Redovisning av lånekostnader anger att information ska lämnas kring vilken metod som tillämpas för redovisning av lånekostnader. RKR:s rekommendation nummer 17: Upplysningar skall lämnas kring bland annat aktualiseringsgrad. 17
3.3 Ombudgetering Från och med 2008 infördes en budgethantering, där budgeten lades fast för fyra år (2008-2011). Budgeten ska sedan uppdateras i juni varje år. Tanken bakom var att få en koppling till mandatperioden samt skapa långsiktighet i planeringen av de kommunala verksamheterna. Budgetramarna ska ligga fast under hela perioden, men kan korrigeras om väsentliga förändringar inträffar. Exempel på väsentliga förändringar är kraftigt minskade skatteintäkter. I samband med budgeten fick nämnderna även i uppdrag att skapa en buffert motsvarande minst 0,5% av nämndens nettobudget. 3.3.1 Riktlinjer, policy mm I det övergripande policydokumentet för ekonomi- och verksamhetsstyrning framgår att nämnder/styrelsen har ett fullt ansvar för sin ekonomi och verksamhet sett över tiden. Detta innebär att ansvaret inte bara är begränsat till det enskilda budgetåret, utan att över- och underskott överförs till nästkommande år (resultatbalansering). Vidare framgår att nämnderna har stor frihet att besluta om omdisponeringar mellan verksamheter inom sina ekonomiska ramar samt att det i regel inte ska lämnas några tilläggsanslag. I principerna för resultatbalansering samt hantering av över och underskott i fyraårsbudgeten framgår regler kring balansering av resultatet. I detta dokument framgår även att respektive nämnd ska fastställa regler för hur över- och underskott ska hanteras inom nämndens verksamhet. Utöver ovanstående finns även riktlinjer för budgethantering, där den mer praktiska tilllämpningen framkommer, samt budget- och planeringsförutsättningar och tidplaner som styr budgetarbetet. 3.3.2 Resultatbalansering Från och med 2005 infördes resultatbalansering, det vill säga att över- och underskott skulle föras över mellan åren. Tanken med systemet var att ge större flexibilitet i resursanvändningen samt ge bättre möjlighet att planera verksamheten långsiktigt. Vidare var tanken att förbättra hushållningen av tilldelade medel, skapa mindre tidspress vid inköp inför budgetårets slut samt stimulera till sparsamhet. Resultatbalansering sker i två steg: 1. Fastställande av beloppet som ska balanseras. Detta sker vid överläggningar mellan kommunstyrelsen samt respektive nämnd. 2. Respektive nämnd beslutar om hur över- och underskott ska fördelas mellan verksamheterna. 18
Överskott får användas under hela fyraårsperioden medan underskott mot budget ska återställas senast året efter det har uppstått genom att nämnden beslutar om en åtgärdsplan. Grundprincipen är att nämnden vid utgången av 4-årsbudgeten varken ska ha ett över- eller underskott. Användningen av det resultatbalanserade överskottet ska redovisas till kommunstyrelsen/fullmäktige i samband med uppföljningarna. Överskott får inte användas till att starta ny verksamhet eller andra åtgärder som permanent ökar nämndens kostnadsnivå. Vidare måste kommunstyrelsen ge sitt medgivande om ett utnyttjande av överskott skulle medföra att kommunen får ett negativt resultat. 3.3.3 Budgetjusteringar Följande definitioner används i samband med justering av budget: Tilläggsbudget Tilläggsbudget är budgetjusteringar som är finansierade i ursprungsbudgeten, det vill säga medel som ingår i den av fullmäktige beslutade budgeten för året. Dessa ger ingen resultateffekt utan avser endast omflyttning. Beslut om budgetjusteringar kan även göras efter beslut i fullmäktige. Dessa medför då en förändring av resultatet. Resultatbalansering Innebär att nämnderna får ta med sig över- och underskott mellan olika år, där resultatbalansering enligt definitionen är när man överför över- respektive underskott mellan 4- årsbudgetar och ombudgetering när överöring sker mellan åren inom 4-årsbudgeten. Omflyttningarna medför förändringar av resultatet för de enskilda åren. Flytt av budget Nämnderna har möjlighet att flytta budget inom 4-årsbudgeten för att anpassa verksamheten, vilket förändrar resultatet för de enskilda åren inom 4-årsbudgeten. 3.3.4 Kommunallagen I kommunallagens 8 kapitel anges reglerna kring den ekonomiska förvaltningen. I 4 framgår att kommuner varje år ska upprätta en budget för nästa kalenderår och att intäkterna ska överstiga kostnaderna. Vidare framgår att undantag får göras från en budget i balans om det finns synnerliga skäl. I 5 anges att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin för en period av tre år, där budgetåret ska vara periodens första år. Budgeten ska fastställas före november månads utgång (8 ) och om fullmäktige beslutar om en utgift under löpande budgetår, ska beslutet också innefatta anvisning om hur utgiften ska finansieras (12 ). 19
3.3.5 Kommentarer och bedömning I juni 2008 fastställde fullmäktige budgeten för 2009. Enligt beslutad resultatbudget uppgår årets resultat till +11,8 Mkr. Under hösten 2008 gjordes budgetjusteringar så att resultatet enligt den justerade budgeten uppgick till +7,6 Mkr. Under 2009 har sedan budgetjusteringar gjorts, i huvudsak avseende resultatbalansering, om totalt 20,4 Mkr, som medfört att resultatet för 2009 till slut uppgick till -12,8 Mkr. Söderhamn kommun beslutade om en budget för 2009 i juni 2008 där intäkterna översteg kostnaderna om 11,8 Mkr. Detta medför att budgeten har hanterats i enlighet med kommunallagens bestämmelser. I kommunallagen framgår att, om ett beslut om en utgift tas under löpande budgetår ska detta även innehålla en anvisning om hur utgiften ska finansieras. Under löpande år har budgetjusteringar tagits, där bland annat prognosen för året har legat som grund och visat på överskott, bland annat genom minskade kostnader för avtalsförsäkringar. Ändringar i budgeten, i form av resultatbalansering, styrs av tydliga riktlinjer och principer. Enligt principerna återfinns bland annat begränsningar, som gör att kommunstyrelsen ska godkänna om utnyttjandet av resultatbalansering medför att kommunen kan få ett negativt resultat. Bedömningen är att det är av vikt att säkerställa att tillkommande budgetjusteringar kan finansieras, så att principerna om god ekonomisk hushållning samt kraven kring balanskravet beaktas. Bedömningen är vidare att hanteringen av resultatbalansering kan medföra att jämförelserna mot beslutad budget, för ett enskilt år, inte blir riktigt rättvisande eftersom det kan återfinnas ej utnyttjade resultatbalanserade medel i årets utfall. I årsredovisningen återfinns varje år en sammanställning över resultatbalanserat överskott samt hur medel använts under året. Efter 2009 års verksamhet har samtliga nämnder, utom socialnämnden, ett överskott. Det totala överskottet uppgår till 46,4 Mkr. Följande kommentarer och rekommendationer lämnas avseende hanteringen av budgetjusteringar: I samband med uppföljningar och bokslut bör de resultatbalanserade medlen tydligt särredovisas, både i driftredovisningen och i resultaträkningen. Vid jämförelser mot budget, bör det tydligt framgå vilken budget jämförelsen görs mot. För att öka jämförbarheten bör jämförelser göras exklusive resultatbalanserade medel. Det ansamlade överskottet i resultatbalanseringen uppgår till betydande belopp. Det är av vikt att en översyn och utvärdering görs kring reglerna om resultatbalansering. I denna bör frågan hanteras kring hur de ackumulerade överskotten ska kunna hanteras, samtidigt som kravet kring en ekonomi i balans ska uppfyllas. För att få systemet att fungera fullt ut och vinna fördelarna med det, är det väsentligt att det finns tilltro till systemet. 20