1 Fastställda av UNRH 00-12-05 Reviderade 02-11-26 månadsseminarium / LUVIT Reviderade 05-04-04 LTH s gemensamma regler Civilingenjörsprogrammet i Riskhantering Johan Lundin Råd och riktlinjer för examensarbete 1. Vilka arbetsmetoder kan användas? Valet av arbetsmetoder beror naturligtvis på det valda ämnet. Som regel bör dock arbete med litteratur- och referenssökning utgöra omkring 20 % av den totala uppgiften för att kunna teckna en relativt bred och objektiv bakgrund till den utförda undersökningen. Någon form av egen datainsamling genom experiment, fältmätningar, modellering, intervjuer, enkäter och liknande bör utgöra en väsentlig del av examensarbetet. Huvuddelen av arbetet kan även utgöras av självständig bearbetning och analys av ett befintligt dataunderlag. 2. Vad innebär vetenskaplighet? Att examensarbetet skall bygga på vetenskaplig metodik kan i korthet sägas innebära att dess innehåll skall vara sakligt och väl underbyggt. Inga överdrifter, rykten eller obekräftade påståenden får framföras. Ange geografiska, ämnesmässiga eller andra avgränsningar för arbetet. Det skall vara lätt att kontrollera de uppgifter och tolkningar som presenteras. Var därför mycket noggrann med källhänvisningar. Tillvägagångssättet vid egna undersökningar skall redovisas tydligt och resultat presenteras överskådligt i tabeller och diagram. Egna tolkningar och slutsatser skall underbyggas genom klara hänvisningar till referenslitteratur och egna resultat. Det är viktigt att skilja på resultat, tolkning och slutsatser. Resonemangen i examensarbetet skall vara logiska och lätta att förstå. Som ett stöd för detta moment rekommenderas följande litteratur: Rapporter och uppsatser av Jarl Backman, utgiven av Studentlitteratur 1998 Vetenskaplig metod av Rolf Ejvegård, utgiven av Studentlitteratur 2003. 3. Vilka skyldigheter och rättigheter har man som examensarbetare? Huvudansvaret för genomförandet av examensarbetet vilar på studenten och det är också dennes skyldighet att fortlöpande hålla kontakt med handledaren samt att se till att projektplanen stäms av minst en gång per månad. Examensarbetaren har rätt att få diskutera och analysera arbetets framåtskridande tillsammans med handledaren vid minst ett tillfälle per månad. Postadress Box 118, 221 00 Lund Besöksadress John Ericssons väg 1, Lund Telefon dir 046-222 01 80, vx 046-222 73 60 Telefax 046-222 46 12 E-post johan.lundin@brand.lth.se Internet http://www.riskhantering.lth.se/
2 Examensarbetaren har ingen rättighet att få ersättning för kostnader för litteratur, skrivmaterial, duplicering och liknande som är relaterade till arbetet. Examensarbetaren har rätt att få ersättning för kostnader i samband med resor som handledaren krävt. Vidare har examensarbetaren rätt att få fri tillgång till laboratorieutrustning, instrument, datorhjälpmedel och liknande som enligt handledaren krävs för genomförande av arbetet. Normalt erhåller varje examensarbetare tre exemplar av den upptryckta rapporten utan kostnad. 4. Hur ser arbetsgången ut? I efterföljande avsnitt redogörs för de olika moment som normalt ingår i examensarbetsprocessen. De punkter i figur 1 som står ovanför pilen är aktiviteter som examensarbetaren initierar och ansvarar för, punkterna under pilen är aktiviteter som avdelningen/institutionen ansvarar för. Viss variation i arbetsgång mellan olika institutioner på LTH förekommer. Student Intresseanmälan Företagskontakter Ansökan Projektplan Projektstart Start Handledarträff Handledning Avdelning Svar på intresseanmälan Godkänner start Registrering (studiekontoret) Student Slutrapport Korri - gering Korrigering Rapportdistribution Presentation/ opposition Tryckningsunderlag Avstämning Utvär - dering Färdigt exjobb Avdelning Granskningav slutrapport för presentation av presentation av rapport Registrering/ tryckning Figur 1 Översikt av examensarbetsprocessen. 4.1 Intresseanmälan En intresseanmälan bör lämnas till avdelningens samordnare av examensarbeten så snart Du vet att Du är intresserad av att genomföra ett arbete inom ett ämnesområde. Först därefter kan val av examensarbete och tilldelning av handledare/examinator göras. På vissa avdelningar finns ingen samordnare utsedd. Ta då kontakt med tilltänkt handledare och/eller examinator direkt. 4.2 Kontakt med företag och val av examensarbete Det finns många vägar men om man har speciella krav på vad man vill göra är det viktigt att vara ute i god tid. Sökandet kan med fördel påbörjas omkring sex månader
innan själva arbetet skall sätta igång. Själva sökandet är vanligen en process där man själv funderar ut något eller några ämnen som man skulle vilja arbeta med och sedan söker upp personer inom universitetet som man tror skulle kunna fungera som handledare. 3 Man kan också börja med att kontakta lärare, myndigheter eller företag som man skulle vilja samarbeta med och höra sig för om de har förslag på examensarbeten. En hel del företag anslår förslag till examensarbeten på sin hemsida och har även en speciell kontaktperson för examensarbeten. Det förekommer även att examensarbeten utförs inom universitetet. Ett bra tillfälle att kontakta företag och fråga om möjligheter till examensarbete är under arbetsmarknadsdagarna. Ett sätt att ta reda på ytterligare företag och kontaktpersoner är att titta i tidigare examensarbeten som finns både vid olika avdelningar och vid universitetets bibliotek. Examensarbeten som utförts vid Riskhanteringsprogrammet kan laddas ner från hemsidan www.riskhantering.lth.se För att kunna göra ett bra arbete är det en stor hjälp om Din kontaktperson på företaget har en tillräckligt hög befattning så att hon/han kan bana väg för Dig i organisationen. Kontaktpersonen bör också ha tillräcklig kompetens inom det område där Du tillämpar Dina riskhanteringskunskaper. Du ska som examensarbetare ställa krav på att Du tillsammans med kontaktpersonen redan innan examensarbetet startar löser eventuella frågor om ersättning, bostad, lån av arbetsrum, tillgång till dator och kostnader vid resor. Om Du får problem med något av detta så rådgör med avdelningens samordnare av examensarbeten. Under de diskussioner som följer under arbetet förändras ofta arbetets inriktning i flera steg tills student, handledare och examinator gemensamt kan stå bakom syfte och innehåll. 4.3 Tilldelning av handledare Avdelningens samordnare för examensarbeten ansvarar för tilldelning av en examinator som i sin tur utser/godkänner handledaren. I praktiken kan det ofta vara så att studenten kontaktat handledaren innan examinatorn utses. Det är ett krav att Du träffar Din handledare innan Du påbörjar examensarbetet! Vid mötet ska Ni diskutera vilka förväntningar handledaren har på Dig och vilka förväntningar Du har på handledaren och på företaget. Lämna också Din e-post, adress och telefon till handledaren vid Ert första möte. 4.4 Start av examensarbete Anmälan till examensarbete skall lämnas till studiekontoret innan arbetet påbörjas. Studiekontoret kontrollerar att kraven för att påbörja arbetet är uppfyllda. 4.5 Projektplan Upprätta en projektplan för examensarbetet som godkänns av handledare och examinator. Av denna skall framgå arbetets innehåll och huvudsakliga avgränsningar samt en relativt detaljerad tidsplan samt hur kunskaper om vetenskaplig metodik och informationssökning har inhämtats. Projektplanen ska visa den logiska gången i projektet. Beskriv med utgångspunkt från den tänkta slutrapporten hur Du kommer att gå till väga för att genomföra arbetet. Projektplanen ska omfatta tre till fem A4- sidor och skall efter eventuella ändringar godkännas av handledaren. Tidsplanen skall även omfatta konkurrerande aktiviteter såsom studentens eventuella parallella studier, semester och handledarens längre tjänsteresor.
4.6 Arbete vid företaget Tänk på att anmäla Din närvaro till företagets växel och postavdelning redan första dagen av Ditt examensarbete. 4 Vid en fast tidpunkt, förslagsvis varje vecka, ska Du ha avstämningsmöte med Din kontaktperson vid företaget för att säkerställa att arbetet fortlöper som det ska. Regelbunden kontakt med handledare och kontaktperson är mycket viktigt för att Du ska ha möjlighet att göra ett bra arbete. Om handledaren bedömer att det finns behov gör denne ett besök på företaget där arbetet äger rum. Oavsett om handledaren besöker företaget eller ej är det dennes uppgift att försäkra sig om att alla parter, examensarbetarna, avdelningen/institutionen och företaget, har samma uppfattning om vilket arbete som ska göras. 4.7 Handledning / handledarträff Samverkan och diskussion med andra examensarbetare uppmanas. 4.8 Avstämning Senast 5 veckors heltidsarbete från projektets start genomförs en avstämning. Du beskriver på två A4-sidor, med hjälp av exempelvis tankekartor och handskriven text samt rutor och figurer, vad som görs och ska göras i projektet och hur detta ska gå till. Dessa sidor är alltså inte kopplade till slutrapporten utan ska beskriva projektets logiska uppbyggnad. Projektbeskrivningen bildar underlag för en diskussion mellan Dig och Din handledare. 4.9 Skrivande av slutrapport Du bör redan tidigt i projektet påbörja skrivandet av slutrapporten. Slutrapportens struktur bör följa den preliminära innehållsförteckningen i projektplanen. Skriv därför gärna vidare på Din planeringsrapport direkt efter det att den är godkänd. Slutrapportens omfattning bör inte överstiga 80 sidor, inklusive bilagor och appendix. Låt vänner och bekanta läsa igenom delkapitlen efterhand som de blir till. Då ca 15 veckors heltidsarbete utförts bör handledaren kunna få en första version av rapporten. En relativt ingående diskussion av uppläggning och innehåll i denna preliminära rapport sparar ofta tid för examensarbetaren i slutänden och ger normalt en bättre slutprodukt. Tappa inte modet om Du tycker att arbetet inte ger förväntade resultat eller resultaten är svåra att tolka. Försök istället att tydligt analysera och beskriva problemen och diskutera dem med Din handledare. Om Din frustration beror på orimligt hög ambitions- och förväntningsnivå (inte helt ovanligt) så är det ju viktigt att tillsammans med handledaren finna en rimlig nivå. Var beredd på att handledaren och examinatorn har många synpunkter när Du lämnat in det som Du trodde var slutrapporten. Det är inte ovanligt att det krävs både en och två relativt omfattande revideringar av rapporten innan den kan godkännas. Planera för den muntliga presentationen i god tid då Du ser att arbetet och den skriftliga rapporten närmar sig sitt slut. Den muntliga presentationen skall utlysas två veckor i förväg och opponenten(erna) skall ha åtminstone tryckfärdigt manuskript vid samma tidpunkt. Normalt skall den muntliga presentationen göras under terminstid och executive summary delas ut till åhörarna vid presentationen.
5 Några övergripande råd vid rapportskrivning: Tänk igenom rapportens struktur och disposition noga! Var noggrann med språket och försök att uttrycka Dig tydligt och klart! Använd stavningsprogram, ordlistor och skrivregler! Det finns gott om litteratur till stöd för vetenskaplig rapportskrivning, t.ex. Rapporter och Uppsatser av Jarl Backman. Ta även en titt i en bokaffär eller på nätet. 4.10 Inlämning av slutrapport för granskning Hela rapporten ska lämnas till handledaren fem veckor före slutredovisning. Rapporten ska även lämnas till kontaktpersonen på företaget. Delar av rapporten kan lämnas till handledaren innan den är klar i sin helhet. Det är dock först när man ser helheten som det går att göra en riktig bedömning av de olika delarna. De kommentarer som Du kan förvänta Dig att få på inlämnade delar av rapporten är därför på en förhållandevis hög nivå. Exempel på sådana kommentarer kan vara vad som behöver förtydligas, utvecklas eller kan strykas. Handledarens detaljerade bedömning görs alltid först när hela rapporten lämnas in. 4.11 Granskning och korrektur av slutrapport Handledarens granskning Granskning av rapporten sker i regel i två steg. Efter det att Du har lämnat in hela slutrapporten får Du tillbaka den med handledarens kommentarer. Diskutera gärna med handledaren kring de kommentarer som Du är tveksam till. När Du sedan lämnar in det korrigerade arbetet för upprepad granskning ska Du också lämna in den tidigare versionen med handledarens kommentarer, för att underlätta handledarens arbete. Tänk på att granskningen tar tid. Handledaren kan, beroende på övriga arbetsuppgifter, behöva upp till två veckor på sig vid varje granskningstillfälle. Läsbarhet Slutrapporten innehåller alltid ett engelskt abstract, vilket skall vara mindre än 200 ord. Oavsett om rapportspråket är på svenska eller engelska ansvarar Du för att korrekturläsning ske, d.v.s. att rapporten blir läsbar. Skrivs hela rapporten på engelska så ska en svensk sammanfattning finnas med. 4.12 för presentation När handledaren är nöjd med Ditt examensarbete godkänns det för presentation. Handledaren meddelar detta till avdelningens samordnare för examensarbeten minst tre veckor före redovisningstillfället. Du ska lämna förslag på opponent till samordnaren. Samordnaren utser opponent och meddelar dennes namn, adress och telefonnummer till Dig och till handledaren. Du som student ansvarar för att ta kontakt med Din opponent och förse denne med ett exemplar av examensarbetet senast två veckor före redovisningstillfället. Dessutom ska Du förse Din handledare och kontaktpersonen på företaget med var sitt exemplar. En rekommendation är att närvara vid två presentationer före den egna slutredovisningen och oppositionen sker.
4.13 Presentation och opposition Alla examensarbeten presenteras muntligt i Lund. Normalt får Du även redovisa examensarbetet på företaget. Tänk på att målgrupperna skiljer sig åt vid de olika tillfällena. Examensarbetarens presentation av sitt arbete (25 minuter) Opposition (25 minuter) Möjlighet till frågor från auditoriet (5 minuter) Allmän diskussion öppen för samtliga (5 minuter) Tilldelning av betyg. 6 Det är alltid intressant att höra företagets synpunkter i samband med presentationen. Därför bör Du informera Din kontaktperson om möjligheten att närvara också vid den presentation som sker vid universitetet. Presentation: Den muntliga presentationen ska vara så fyllig att även de som inte har läst examensarbetet har möjlighet att följa med och även att delta i den allmänna diskussionen. Presentationen ska ta 25 minuter. Försök inte få plats med hela arbetet, utan framhäv istället det som Du anser är väsentligt och utelämna eller nämn bara i korthet det övriga. Du ska göra ett skriftligt sammandrag av Ditt examensarbete på engelska, ca två till fyra A4-sidor, och dela ut detta till auditoriet. Det är lämpligt att Du där även tar med figurer och diagram som är väsentliga för arbetet. Sammandraget gör det möjligt för dem som inte har läst rapporten att få en uppfattning om dess innehåll och underlättar naturligtvis även deras deltagande i diskussionen. Exempel på sammanfattningar finns på http://www.brand.lth.se/bibl/7022.pdf Opposition: Opponenten ska från början klargöra för auditoriet hur hon/han avser att disponera sin opposition. Både styrkor och svagheter ska framhållas. En viktig uppgift för opponenten är därför att lyfta fram vad som är bra med examensarbetet och också varför det är bra. Opponenten har huvudsakligen två kunder, nämligen författaren till examensarbetet (respondenten) och publiken. Både för respondenten och för publiken är opponeringen ett inlärningstillfälle. Den som får kritik ska kunna använda den till att utveckla sig. Oppositionen ska hjälpa inte döma. Respondenten är alltså varken betjänt av påhopp eller av att få reda på saker hon/han redan kan. Som opponent ska Du istället försöka att genom frågor få igång en dialog med respondenten. Dialogen kan handla om vilka vägval respondenten har ställts inför under arbetets gång och hur utgången av dessa vägval har inverkat på resultatet. Hur kunde man gjort i stället? Hur skulle man kunna gå vidare med arbetet? Vilka är de viktigaste resultaten? Hur säkra är de? När och var kan de användas? Ifråga om det som kritiseras ska opponenten vara beredd att föreslå alternativa tillvägagångssätt, tolkningar och liknande. Var inte rädd för långa diskussioner och för att stå på Dig i Dina åsikter. Förbered gärna examensarbetaren på att Du avser att få igång en dialog så att hon/han inte tar eventuella angrepp alltför personligt, men avslöja aldrig Dina frågor i förväg. Oppositionen kan då lätt bli till dåligt skådespeleri som framstår som patetiskt för publiken.
Gör Din opposition tydlig för åhörarna. Tänk på att de inte är så väl insatta i examensarbetet, utan att det kanske krävs en kort redovisning före varje fråga som Du ställer. Stressa inte, Du har 25 minuter på Dig. 7 Betyg till respondent och opponent: av momenten presentation, opposition och närvaro vid presentation görs av handledaren för det examensarbete som presenteras. De betygsnivåer som finns är godkänd och icke godkänd. Ett undermåligt arbete av respondenten eller av opponenten underkänns. Examensarbetet är inte godkänt förrän presentationen är godkänd. Efter genomförd framläggning samlas handledaren, examensarbetaren och opponenten för en gemensam diskussion om vad som ska korrigeras i rapporten innan den trycks. 4.14 Korrigering och godkännande av skriftlig rapport Sedan Du har korrigerat de brister som upptäckts av opponenten lämnar Du slutrapporten till handledaren och examinator godkänner sedan arbetet. Studenten ansvarar för utskrift av den slutliga rapporten. 4.15 Utvärdering För att vi ska kunna förbättra examensarbetsprocessen behöver vi Din hjälp. När examensarbetet är slutfört vill vi gärna att Du ger oss Din syn på examensarbetet genom att besvara en enkät som finns på LUVIT. Enkätsvaret kan lämnas till utbildningsledaren på Riskhanteringsprogrammet. Naturligtvis kan Du även framföra dina synpunkter till handledaren eller samordnaren kontinuerligt under examensarbetet. 4.16 Registrering När alla moment är godkända av examinatorn registrerar avdelningen examensarbetet i Ladok. 5. LUVIT För att underlätta kommunikation och distribution av information & material mellan examensarbetare och handledare finns kursen upplagd i LUVIT. Alla studerande vid riskhanteringsprogrammet kan logga in och får en ökad behörighet i samband med att projektplanen färdigställs. Handledare som inte tidigare medverket får möjlighet att logga in efter kontakt med utbildningsledaren vid riskhanteringsprogrammet. Inloggningssidan nås antingen via riskhanteringsprogrammets hemsida: http://www.riskhantering.lth.se eller direkt via: http://luvit9www.fov.lu.se/luvit/entrance/entrance.asp?cid=123 6. Ett tack Den beskrivna examensarbetsprocessen är baserad på ett liknande material som tagits fram vid Avdelningen för kvalitetsteknik och statistik, Luleå tekniska universitet samt vid Väg och Vattenbyggnadsprogrammet, Lunds tekniska högskola. Vi är tacksamma för att vi fått möjligheten att utnyttja detta material.