Granskning av årsredovisning 2009

Öhrlings PRICEWATERHOUsECCOPERS I 2010-04- 08 Revisionsrapport* Granskning av årsredovisning 2009 Kommunalförbundet Räddningstjänsten Syd Mars 2010 Anders Thulin, auktoriserad revisor Bengt-Ake Hägg, godkänd revisor *connettedthinking

Innehållsförleckning Sammanfattning 3 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Revisionsfrågå och metod 3 3 Granskningsresultat 5 3.1 Förvaltningsberättelse 5 3.1.1 Översikt över utvecklingen av verksamheten 5 3.1.2 Investeringsredovisning 7 3.1.3 Balanskrav 9 3.2 Resultaträkning 10 3.3 Balansräkning 11 3.4 Finansieringsanalys 13 3.5 Årsredovisningens avlämnande 13 2(13)

1 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Förbundet har gjort en avstämning av balanskravet i årsredovisningen. Budgeten anvisade ett överskott om 500 tkr och utfallet blev 379 tkr, med vilket resultat förbundet menar att man uppnått god ekonomisk hushållning, dock har budgetmålet för 2009 inte helt uppfyllts. Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning har framtagits under 2008. Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen bedöms ge en rättvisande bild av den verksamhet som bedrivits under året. Detta fiärde verksamhetsår har präglats av arbete med att ytterligare finna sina former och att slutföra rekryteringen av personal till den ändrade organisationen. Mål för verksamheten framgår av årsredovisningen och det finns även en avstämning mot dessa mål. De mål för den ekonomiska hushållningen som antogs i slutet av 2008 gäller för perioden fram till 2011. I dessa anges att förbundet skall eftersträva ett eget kapital på 2,5 procent av summa medlemsavgifter inom fem år. Inom en tioårsperiod skall eftersträvas ett eget kapital på fem procent av medlemsavgifterna. Per 2009 har 2,26 procent uppnåtts, vilket innebär att förutsättningarna för att målet skall uppnås bedöms som goda. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRI.) gäller från och med 1998 och reglerar den extema redovisningen. 1 lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Direktionen ansvarar enlig kommunallagen för årsredovisningen. 2.2 Revisionsfråga och metod Revisorerna har bland annat till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med aktuell 3(13)

normgivning, främst från Rådet för kommunal redovisning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättv isande? Med rättvisande räkenskaper avses fullständighet, riktighet, existens, tillhörighet, periodisering, värdering, äganderätt och förpliktelser samt innehåll och presentation. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning balansräkning finansieringsanalys Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt förbundets ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda kommentarer kan förekomma. 4(13)

3 Granskningsresultat 3.1 Förvaltningsberättelse : 1:KRL raingar:de,t att kommuneni örbundet skall up ForiiiilintnMer.'ätte.ISeW"Skidt.-lnnehålla' rätta en örvaltningsberättase.:' n overstkt over utekliiigen qv kinnonekis 6rh.41.1 ets,vel*.oinhot KRL 4: sarsedä.upplysningar om dc an3tcllldos jukji anvaro KRL sainleiddövisrung.avkönpuynens/förbundets inves'terin,syerksamhet n re owsnina av hui ut ullet örhäller sig till den 5u ggf,soni aststå pande ver am eten L en re ovisning av hiii det.negativa residiatet AaillStegleraY-(K er?atvardeong,ay,. mal qrsro4konep3i4hu.yhyli2iw134! ör den lö 3.1.1 Översikt över utvecklingen av verksamheten Vi har granskat att förvaltninesberättelsen lämnar tillräckliga uppgifter om: obligatorisk information i enlighet med KRL och RKR:s rekommendationer sådana förhållanden, som inte skall redovisas i balansräknine eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin händelser av väsentlig betydelse som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut förväntad utveckling väsentliga personalförhållanden, bl a den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron annat av betydelse för styrning och uppföljning. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysninear i allt väsentliet överensstämmer med kraven i KRL. Analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning. 1förvaltningsberättelsen lämnas en ekonomisk översikt som bland annat redo2ör för de olika kostnadernas och in- 5(13)

täkternas budgetföljsamhet och därmed hur det positiva resultatet uppkommit. Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen bedöms ge en tillräck1ig och rättvisande bild. Händelser av väsentlig betydelse. Vi bedömer att väsentliga händelser som inträffat under och delvis- efter räkenskapsåret beskrivs i förvaltningsberättelsen. Förväntad utveckling. Räddningstjänsten Syd redovisar under avsnittet "Strategiska framtidsfrågor" dels de åtgärder som hittills vidtagits avseende bland annat den fortsatta effektiviseringen, dels produktionsförbättringar och en utvecklad kommunikation. Det handlingsprogram som förbundet antagit gäller för tiden fram till och med 2010. Planer finns för ett ytterligare handlingsprogram för tiden fram till 2014. Måluppfyllelse. När det gäller övergripande ekonomiska mål och avstämning mot god ekonomisk hushållning har direktionen fastställt dessa mål för perioden 2008-2011. Redovisning av måluppfyllelsen har gjorts i årsredovisningen, där förbundet övergripande konstaterar att man är på god väg att infria många av de mål som sattes upp inför förbundsbildningen. Förbundet har satt upp fyra effektmål. I årsredovisningen kommenterar hur de enskilda målen har uppnåtts. Det kan konstateras att ett av effektmålen har uppnåtts, ett av målen inte varit möjligt att mäta ännu och de två övriga ännu inte har uppfyllts. Förbundet anger vissa orsaker till att de två målen ännu inte uppfyllts samt övergripande åtgärder för att kunna uppnå målet. Vi bedömer att denna beskrivning är relevant. Analysdelen kan framöver utvecklas till att även omfatta handlingsprogram för att uppnå målen. Väsentliga personalförhållanden. Förbundet uppfyller de krav på redovisning av personalförhållanden som anges i lagstiftningen. Utöver detta informeras bland annat om ålder och kön på personalen. Andra förhållanden som har betydelse för styrning och uppföljning av verksamheten. Förbundet redogör för verksamhet, mål och framtid i förvaltningsberättelsen. Analys av det ekonomiska utfallet och likaså av det verksamhetsmässiga utfallet jämfört med de mål som ställts upp. Under året har det.i de tertialvisa uppföljningar resulterat i följande jämförelse: 6(13)

Som framgår av uppställningen så är avvikelserna marginella mot både budget och prognos. Det budgeterade resultatet är vanligtvis återhållsamt. 3.1.2 Investeringsredovisning Vi har granskat att: investeringsredovisningen visar kornmunalförbundets totala investeringsverksamhet investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed beloppen i investeringsredovisningen överensstämmer med årets bokföring posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finansieringsanalysen jämförelse med tidigare år görs avvikelser i förhållande till budget och investeringskalkyler har analyserats och kommenterats. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar och är uppställd enligt god redovisningssed i kommunal verksamhet. Arets anskaffning uppgår till cirka7,2 Mkr, jämfört med budget på 9,2 Mkr, och avser huvudsakligen larmställ saffit övrig räddningsutrustning. Avskrivning sker enligt plan på mellan 5 och 10 år beroende på typ av material. Ombyggnader i fastieheter samt viss annan kommunikationsutrustning avskrivs med 10 procent. Vi bedömer att tillämpade principer är relevanta. 7(13)

Driftredovisning Vi har granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen samma periodiseringsprinciper gäller för både budget och redovisning jämförelse med tidigare år görs driftredovisningen är analyserad i förhållande till ekonomi och fastställda mål. Vi bedömer att driftredovisningen, i allt väsentligt, ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till den fastställda budgeten. När det gäller de totala medlemsavgifterna överstiger dessa föregående år med cirka 6 Mkr. Beloppen överensstämmer med budget. När det gäller de övriga intäkterna så understiger intäkterna för tillsyn budget med en dryg miljon kronor, huvudsakligen beroende på personaltillgången. Sålda konsulttjänster når heller inte upp till budgeterat belopp. På kostnadssidan uppgår 2009 års kostnader till cirka 13 Mkr mer än föregående års. Avvikelserna mot budet ligger främst på fordon och fastighet. Personalkostnaderna understiger budget med nästan 3 Mkr. Bland övriga kostnader har budgeten överstigits gällande leasingavgifterna och kostnaderna för beklädnad. Budeten för intern intäktsränta uppgick till 2 Mkr, medan utfallet blev en knapp halv miljon. Givetvis har det ändrade ränteläget betydelse i sammanhanget och intäktsbortfallet kompenseras huvudsakligen med lägre personalkostnader. De lägre räntekostnaderna aviserades redan i tertialrapport 1. Vår bedömning är att driftredovisnin.c4en är rättvisande och att det finns en tillräcklig analys över både kostnadsutvecklim-zen och uppföljningen mot budszet. 8(13)

3.1.3 Balanskrav Vi har granskat: kommunalförbundets bedömning av om balanskravet har uppfyllts om det i förvaltningsberättelsen anges när och på vilket sätt man avser att göra den i kommunallagen (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas om det i förvaltningsberättelsen lämnas upplysning om hur tidigare års negativa resultat har reglerats om det i förvaltningsberättelsen framgår skälen tillatt inte reglera ett negativt resultat, i de fali fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske. Vi kan instämma i förbundets bedömning att balanskravet har uppfyllts. Budgeten för året visade på ett överskott om 500 tkr, medan resultatet blev ett överskott på 379 tkr, vilket innebär att förbundet inte uppfyller de egna fastställda kraven för verksamhetsåret. Som anges i årsredovisningen antog förbundet i december 2008 mål för god ekonomisk hushållning för perioden fram till år 2011. 1 dessa anges att förbundet skall eftersträva ett eget kapital på 2,5 procent av summa medlemsavgifter inom fem år. Inom en tioårsperiod skall eftersträvas ett eget kapital på fem procent av medlemsavgifterna. Per 2009 har 2,26 procent uppnåtts, vilket innebär att det finns goda förutsättningar till att målet skall uppnås. Det kommunala balanskravet innebär att budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Förbundet har tre år på sig att reglera eventuella negativa balanskravsresultat och direktionen kan besluta att sådan reglering inte behöver ske. Detta beslut kan inte laglighetsprövas. Förbundet har gjort en avstämning av balanskravet i årsredovisningen. Det finns inga tidigare underskott som inte har reglerats. Vi har granskat: Måluppfyllelsen för direktionens verksamhetsmål som är av betydelse god ekonomisk hushållning Måluppfyllelsen för direktionens finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning 9(13)

Från och med år 2005 lagregleras att förbundets budget ska innehålla mål sorn är av betydelse för en god ekonornisk hushållning både vad gäller verksamheten och ekonomin. Eftersom uppsatta mål för god ekonomisk hushållning i allt väsentligt uppnåtts är bedömningen att resultatet i årsredovisningen är förenligt med direktionens mål. Angivna verksamhetsmål har till övervägande delen uppnåtts. Måluppfyllelsen har beskrivits i årsredovisningen. 3.2 Resultaträkning dtaträkningen skall Yedovisa sanithga intäkter och kos na er och hur elet,o cilcajii s, talet pt.f004., Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer av resultaträkningens poster samt möjliggör avstämning mot balanskravet resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat. 1bokslutsarbetet har avstämning skett av upprättad resultaträkning mot upprättad bud2et. 1 den upprättade ekonomiska översikten finns en analys över verksamhetens utfall mot budsret, och vi bedömer att denna.är tillräcklig. 1 övrigt har befintliga rutiner för bokföring av kostnader och intäkter översiktligt granskats kompletterat med analyser av konton med urval enligt väsentlighet och relativ risk. Urvalet är gjort med stickprov, vilket innebär att andra fel och brister än de som kommenterats inte kan uteslutas. Vår bedömning är att förbundet har god kontroll över väsentliga resultatkonton. Resultatanalys Vår granskning av bud2etanalyserna inriktas främst på de analyser som förbundet själv gjort i anslutnin2 till årsredovisningen. Vi kan konstatera att det i den ekonomiska översikten finns en analys av utfallet utifrån den budget som lagts för året. Vad gäller detal- 10(13)

jerna på kontonivå finns det avvikelser från budget, och analys av dessa avvikelser har gjorts. Totalt sett visar verksamheten ett överskott, vilket gör att målet om god ekonomisk hushållning kan anses uppfyllt. Förbundet anger i sin analys av det ekonomiska utfallet att bland annat intäkterna har ökat till följd av de bidrag som erhållits för utvecklingsprojekt. På kostnadssidan finns även budgetavvikelser som är relaterade till nämnda projekt. När det gäller pesonalkostnaderna så visas ett stölte budgetöverskott framförallt beroende på att planerade rekryteringar inte skett förrän under andra halvåret. En högre vakansgrad under första halvåret påverkar även. Vi bedömer de gjorda analyserna som relevanta. Kostnaderna för pensionsavsättningen baseras på antaganden om dels dödlighet dels faktisk pensionsålder. Avgörande är alltså när denna personalkategori kan gå i pension samt när de i verkligheten gör det. De erfarenheter som gjorts under föregående år har tagits tillvara och antaganden om pensionsålder har.nu i beräkningarna satts till 60 år, vilket enligt förbundet bedöms vara ett rimligt antagande. Vi har i detta läge ingen anledning att ifrågasättas detta. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i al1t väsentligt rättvisande bild över årets resultat. Resultaträkningen är uppställd i enlighet med KRL och det finns noter i tillräcklig omfattning. 1not till resultaträkningen görs en avstämning mot kommunallagens balanskrav. Under året har, i enlighet med KRL:s krav, upprättats delårsrapport med prognos över förväntat resultat. Denna hade följande ställningstagande: delårsrapporten uppfyller kraven enligt den kommunala redovisningslagen, resultatet i delårsrapporten inte helt är i enlighet med de planer som finns för verksamheten, samt att Årsredovisningen visar ett överskott på 379 tkr. Detta beskrivs bland annat med lägre personalkostnader, ökade övriga intäkter samt ett betydligt lägre ränteläge. 3.3 Balansräkning Balansräkningen skall i sammanch-ag redovisa kömmunens samtligatillgångar, aysiitt7. ningar Och skidder samt eget kapital På dagenlör räkenskapsåreis utgäng (balansdagen Stallda panter och ansvarsfirbindelser skall tas Upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att:

balansräknineen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptaena tillgånear, avsättningar och skulder existerar, tillhör förbundet och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tilleångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Utförd granskning De maskiner och inventarier som återfinns i balansräkningen avser huvudsakligen radiooch sambandsutrustning samt annan utrustning i fordonen. Därutöver finns balanserade ombyggnadskostnader i stationerna. Aktiverade belopp under 2009 avser huvudsakligen inköp av larmställ, ett inköp som av olika anledningar blivit försenat. Avskrivning sker huvudsakligen på fem eller tio års tid. Aktiverade belopp bedöms som balansgilla och avskrivningstiden som rimlig. De fordringar som i föregående års balansräkning fanns upptagna avseende momsavräkning har reglerats under året och de upptagna fordringarna i detta bokslut får anses vara normalt förekommande. Beräkningen av de interima posterna har översiktliet granskats och vi bedömer bokförda belopp som balansgilla. Årets avsättning för pensioner uppgår till 7 742 tkr inklusive särskild löneskatt. Beloppen har framräknats av KPA. För 2010 beräknas ökningen till 6 130 tkr inklusive särskild löneskatt. De angivna redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentliet ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital. Balansräkningen är uppställd enliet KRL och det finns noter i tillräcklig omfattnine. Vi bedömer att tilleångarna, avsättningarna och skulderna existerar, är fullständiet redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL. 12(13)

Vi bedömer att bilagorispecifikationer finns i tillräcklig omfattning. 3.4 Finansieringsanalys I finansieringsanalysen skall konnnunens skapsåret redovisas (KRL 7:1... inanstertng..0bh,. tnvesteringar.iinder...:. Vi har granskat att: finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Vi bedömer att finansierinqsanalysen redovisar förbundets finansiering och investeringar. Kassaflödet från den löpande verksamheten uppgår till drygt 5 Mkr, och vi bedömer att detta redovisats rätt. Föregående år var motsvarande kassaflöde 17 Mks, förändringen avser huvudsakligen de kortfristiga skulderna med avsevärt lägre leverantörsskulder. 3.5 Årsredovisningens avlämnande sehcdtden 15 opril 4.0efier.detqt:s..0"rä.1.0.47.4i.bkOtf.:4140:'(n.,«;17 Vi bedömer att beslut i direktionen kan tas så att årsredovisninen kan komma att överlämnas till respektive kommunfullmäktige inom den tid som stauas i Kommunallagen.