Fö rslag till Plan fö r implementering av e-tja nsteplattförm 1. Medborgar- och verksamhetsnytta är varandras förutsättningar Genom att ta tillvara digitaliseringens möjligheter är målet att såväl medborgar- som verksamhetsnyttan ökar samtidigt som tillgång och delaktighet främjas. E-tjänster med självbetjäningsmöjligheter kan, förutom att höja medborgarnyttan, även frigöra resurser till verksamheten och på så sätt bidra till att framförallt bibehålla men också utveckla kvaliteten i verksamheten. Och för att uppnå detta måste informationen som e-tjänsten bygger på så långt som möjligt hanteras automatiskt elektroniskt såväl i gränssnittet mot medborgaren som i de interna processerna. Kontakten med kommunen ska vara enkel och så lite som möjligt begränsas av öppettider. E-tjänster möjliggör, oavsett tid och rum, en öppen och tillgänglig kommun. 2. Bakgrund Eslövs kommun köpte sin första e-tjänsteplattform år 2010. Valet föll då på en e-tjänsteplattform från Sirius (senare Visma). Till e-tjänsteplattformen köptes även e-tjänster för synpunktshantering (Klk), serveringstillstånd (VoO) och bygglov (MoS). MoS sa upp e-tjänsten för bygglov 2011. Serveringstillstånd och Synpunkter har funnits hela tiden. En ny upphandling av e-tjänsteplattform gjordes 2015. Denna upphandling vann Cybercom Group AB med underleverantör Abou och e-tjänsteplattformen Automaten. 2.1. Automaten I Automaten ingår i dagsläge bland annat e-tjänstebyggare, blankettgenerator samt ärendehanteringssystem. Även inloggning och/eller signering med BankID (mobilt eller på fil) samt Telias e-legitimation finns idag. Dessutom är multipelsignering möjlig. Själva kontrollen av e- legitimationen ingår dock inte i Automaten utan sker genom annan tjänst. Även koppling till Mina Meddelande (Min Myndighetspost och/eller Kivra) ingår men är inte gjord än. Detta eftersom det inte finns något beslut på att Eslövs kommun ska ansluta sig till Mina Meddelande. ATT TA STÄLLNING TILL: Kan/får ärendehanteringssystemet i Automaten användas vid någon typ av ärenden och i så fall vilka? Vidare finns möjlighet att i rollen som ombud använda e-tjänsterna, en funktion som med fördel bör nyttjas av till exempel Medborgarcentrum. Möjlighet att köpa till fler moduler/funktioner finns självklart, bland annat kö- och bokningsfunktion. Dessutom går det att koppla en betalväxel till Automaten. I dagsläge endast stöd för betalning via kort och inte via internetbank. 2.2. Integration mellan Automaten och Platina I upphandlingen fanns också krav på integration mellan e-tjänsteplattform och vårt diariehanteringssystem Platina gällande ärenden som kommer in via e-tjänsten synpunkter. Dock kommer kostnader för t ex anpassningar i Platina att tillkomma. Arbetet med integrationen har dragit ut något på tiden eftersom det, oavsett inkommande kanal, inte fanns ett kommungemensamt sätt att registrera synpunkter på i Platina. Nu finns ett förslag och 1 (6)
utifrån det kommer vi att få ett kostnadsförslag gällande eventuella anpassningar och antal konsulttimmar för Platina. Övriga integrationer mellan Automaten och Platina bekostas av respektive verksamhet. När den första integrationen (för synpunkter) är gjord kommer denna att bli mall för övriga integrationer till Platina vilket innebär att kostnaden per integration sjunker markant. 2.3. Integration mellan Automaten och andra system Det finns även färdiga och i andra kommuner driftsatta integrationer mellan Automaten och andra system, t ex till Castor och Ecos. 2.4. Utveckling och anpassning av Platina Flera har framfört önskemål om utveckling och anpassning av Platina, inte minst utifrån perspektivet användarvänlighet men också tilläggsmoduler som förenklar och därmed effektiviserar det interna arbetet. Vidare önskas kommungemensamma riktlinjer och rutiner för Platina. Även om det är en fråga av vikt bör den hanteras i annat forum. 3. Kommunövergripande grupp för e-tjänster Sedan hösten 2015 har vi en kommunövergripande grupp för e-tjänster. Varje förvaltningschef utsåg representant utifrån nedan information som skickades ut i augusti 2015: Representanten du utser ska driva utvecklingen av etjänster inom sin förvaltning, vara beredd att bygga förvaltningens etjänster samt dessutom ingå i den kommunövergripande gruppen. Din representant bör vara väl förtrogen med bl a förvaltningens verksamhetsutveckling gentemot medborgaren Synpunkts/klagomål/beröm-hantering olika servicegarantier blanketter för ansökan, anmälan, tillstånd etc processer/rutiner runt nuvarande blanketter vara beredd att bygga etjänster 3.1. Utbildning förvaltningsrepresentanter Förvaltningsrepresentanterna har fått två halvdagars utbildning i Automaten, och då framförallt i e- tjänstebyggaren. Vidare har alla förvaltningsrepresentanter inbjudits till halvdagsträffar ca 1 gång per månad. Förutom att vi som deltagit på träffarna har tagit vara på varandras kunskap så har vi också haft utbildare från Abou med oss på telefon och/eller webb ca 1 h per gång. 3.2. Förvaltningsrepresentanter i gruppen för e-tjänster För närvarande består gruppen av: AoF - Ingen representant BoU - Kristina Gavare, Ann-Caterine Hellman Klk - Eva-Lena Nilsson KoF - Helena Schönström MoS - Per Björkegren Sef - Johan Lundqvist VoO - Tim Hallin 3.3. Gruppens framtida utseende Antal byggare: Några förvaltningar har framfört önskemål om att ha två eller flera representanter i gruppen. Lunds och Helsingborgs erfarenhet är att det då krävs tydligare roller, uppdrag och behörigheter inom gruppen. 2 (6)
Uppdrag och tid att fullgöra uppdraget: Representanterna har framfört att det är av vikt att tid avsätts för uppdraget, dels för att bygga nytt men också för att underhålla befintliga e-tjänster samt för att upprätthålla kompetensen. Central grupp: Förslag finns att det görs en analys av gruppens framtida utseende. Detta utifrån att det troligtvis är lättare att hålla kvar kompetensen i en central grupp med avsatta timmar som ansvarar för att bygga och underhålla e-tjänsterna. ATT TA STÄLLNING TILL: Gruppens framtida utseende utifrån bland annat frågeställningarna ovan. 4. Exponering på eslov.se och Digitalt först När en e-tjänst byggs i Automaten kan, om så önskas, en blankett automatgenereras. Uppdatering görs av e-tjänsten och slår igenom till blanketten per automatik. Dock bör vi för varje e-tjänst, utifrån perspektivet Digitalt först, noga överväga om automatgenererad blankett ska publiceras. Även då blanketten inte publiceras finns den tillgänglig internt för utskrift. En funktion som med fördel bör nyttjas av Medborgarcentrum, bibliotek med flera. Inga blanketter eller e-tjänster får publiceras direkt på en sida utan alla ska publiceras i e- tjänsteportalen. Därefter länkas från sidan till portalen. På så sätt försäkrar vi oss om att det endast finns en version av e-tjänsten/blanketten och dessutom säkrar vi att länkarna alltid fungerar. Dessutom kan medborgaren hitta alla blanketter e-tjänster på ett och samma ställe och därmed bli uppmärksammade på övriga blanketter och e-tjänster som finns utöver den som de aktivt sökt. 5. Blanketter samt enklare e-tjänster ATT GÖRA: Inventera vilka blanketter och e-tjänster som finns på respektive förvaltning, avdelning, enhet osv. Såväl de blanketter som endast finns i pappersformat som de som är publicerade direkt på en sida. Blanketter som idag inte finns i portalen läggs in där. ATT TA STÄLLNING TILL: Ska vi använda e-legitimation i tjänsten? Om ja så finns möjlighet att tjänsteman undertecknar digitalt. 5.1. Externa blanketter Se bilaga 1 för befintliga blanketter i portalen. 12 st BoU 8 st Klk 2 st KoF 41 st MoS 13 st VoO ATT GÖRA: Bygga alla externa blanketter som e-tjänster och, om så önskas, automatgenerera blankett från e-tjänsten. Idag finns 76 st blanketter inlagda i portalen. 5.2. Enklare e-tjänster som idag är byggda i SiteVision Se bilaga 2 för befintliga e-tjänster i SiteVision. ATT GÖRA: E-tjänster som idag är byggda i SiteVision byggs om i Automaten och, om så önskas, automatgenereras blankett från e-tjänsten. T ex har KoF byggt om 10 st enkla e-tjänster som tidigare fanns i SiteVision, se bilaga 3. 3 (6)
5.3. Interna blanketter ATT GÖRA: Inventera vilka interna blanketter och e-tjänster som finns på respektive förvaltning, avdelning, enhet osv. Gäller såväl de blanketter som endast finns i pappersformat som de som är publicerade direkt på en sida. ATT TA STÄLLNING TILL: Ska alla de interna blanketterna publiceras på den interna portalen? Ska vi använda e-legitimation i tjänsten? ATT GÖRA: Beroende på beslut ovan - bygga alla interna blanketter som e-tjänster och, om så önskas, automatgenerera blankett från e-tjänsten. 5.4. Övriga anmälningar, kontakter etc ATT GÖRA: Inventera om det finns mer/fler där vi uppmanar medborgare/företagare/anställda att maila, skicka brev, faxa eller besöka oss och om detta förfaringssätt skulle kunna ersättas och/eller kompletteras av/med ett digitalt formulär? T ex Klk:s e-tjänst Intresseanmälan God man. Tidigare uppmanades medborgaren via hemsidan att höra av sig till överförmyndanämnden i Eslövs kommun eller skicka en intresseanmälan antingen mail- eller postvägen. Besöksadress, mailadress, telefonnummer samt telefontid angavs på hemsidan. 6. Fler funktioner ATT TA STÄLLNING TILL: Ska vi ha fler funktioner och i så fall när? Vem betalar? Betalväxel till t ex Tomtkö, ska beställas av ekonomiavdelningen. Abou har i dagslage endast stöd för PayNova med kortbetalning (ej internetbank). Bokningsmodul till t ex vigsel, socialsekreterare, skuldrådgivning, konsumentrådgivare, bygglovshandläggare etc. Köfunktion tomtkö, lägerplats mm. Bilaga 1 Befintliga blanketter i portalen 1 BoU Ansökan om medel till ungdomsprojekt 2 BoU Ansökan om skolskjuts för ej automatiskt beviljad elev 3 BoU Ansökan om skolskjuts vid växelvis boende 4 BoU Ansökan till omsorg på obekväm arbetstid 5 BoU Fritidshem - tillfällig plats 6 BoU Hyra av skollokal 7 BoU Inflyttning elev 8 BoU Ledighet för elev 9 BoU Modersmålsundervisning - anmälan 10 BoU Modersmålsundervisning - uppsägning 11 BoU Utflyttning elev 12 BoU Önskemål om specialkost 1 Klk Ansökan om uttag från överförmyndarspärrat konto 2 Klk Förlorad arbetsinkomst Ersättning - Förtroendevald 3 Klk Förlorad arbetsinkomst Intyg - Förtroendevald 4 (6)
4 Klk Redogörelse, bilaga till års- eller sluträkning 5 Klk Tjänstgöringsrapport - Förtroendevald 6 Klk Tjänstgöringsrapport förrättning - Förtroendevald 7 Klk Tomtkö 8 Klk Årsräkning/årsuppgif 1 KoF Ansökan bidrag förening, projekt, arrangemang 2 KoF Ansökan, registrering som bidragsberättigad förening 1 MoS Anmälan - Attefallsåtgärder, rivning, installation, ändring mm 2 MoS Anmälan av misstänkt matförgiftning 3 MoS Anmälan kontrollansvarig 4 MoS Anmälan om sanering PCB 5 MoS Anmälan om störning, olägenhet eller liknande 6 MoS Anmälan/ansökan om tillfällig eller mobil livsmedelsanläggning 7 MoS Ansökan förhandsbesked 8 MoS Ansökan om bygglov och marklov 9 MoS Ansökan om nedtagning träd och buskar 10 MoS Ansökan om särskilt stöd 11 MoS Ansökan om tillstånd för kemisk bekämpning 12 MoS Ansökan om vård- och omsorgsboende 13 MoS Bostadsanpassning 14 MoS Dispens från strandskydd 15 MoS Fettavskiljare Ändring tömningsintervall 16 MoS Grävningstillstånd, ansökan 17 MoS Inrättande eller ändring av avloppsanordning 18 MoS Installation av anordning för förvaring av brandfarlig vätska 19 MoS Kemisk bekämpning Anmälan 20 MoS Klagomål på ovårdade tomter 21 MoS Kompostering hushållsavfall och latrin 22 MoS Kontrollplan 23 MoS Kontrollplan för eldstad och rökkanal 24 MoS Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd 25 MoS Oljecistern som tas ur bruk 26 MoS Parkeringstillstånd rörelsehindrad, ansökan 27 MoS Rapport om genomförd PCB-sanering 28 MoS Registrering Livsmedelsanläggning 29 MoS Saneringsprotokoll PCB-fogmassor 30 MoS Slam Hämtning vartannat år 31 MoS Slam, urin, kemslam mm Eget omhändertagande 32 MoS Sophämtning Gemensam 33 MoS Sophämtning och slamtömning Uppehåll 34 MoS Trafikanordningsplan vid vägarbete 35 MoS Verksamhetsbeskrivning Livsmedelsanläggning 36 MoS Vindkraftverk Uppgifter om 37 MoS Vindkraftverk Årsrapport 38 MoS Vägbidragsansökan, vägförening 5 (6)
39 MoS Vägbidragsansökan, vägsamfällighet 40 MoS Värmepump Ansökan 41 MoS Årsrapport för fordonsbranschen 1 VoO Anmälan om försäljning/servering av folköl och/eller tobak 2 VoO Anmälan om förändring i bolag/verksamhet 3 VoO Anmälan om kryddning av snaps 4 VoO Anmälan om serveringsansvariga personer 5 VoO Anmälan om serveringslokal för cateringtillstånd 6 VoO Anmälan om tillfälligt serveringstillstånd för allmänheten 7 VoO Anmälan om upphörande av försäljning/servering av folköl och/eller tobak 8 VoO Anmälan om upphörande av verksamhet 9 VoO Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd 10 VoO Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd för slutet sällskap 11 VoO Ansökan om utdelning ur social stiftelse, förening 12 VoO Ansökan om utdelning ur social stiftelse, privatperson 13 VoO Finansieringsplan vid inköp av restaurangrörelse mall Bilaga 2 Befintliga e-tjänster i SiteVision 1 BoU Familjehem 1 MoS Anmälan av misstänkt matförgiftning 1 VoO Anmälan om intresse gällande trygghetslarm för dig under 65 år 2 VoO Beställning av trygghetslarm över 65 år Bilaga 3 Nuvarande e-tjänster byggda i Automaten 1 BoU Beställning av inloggningsuppgifter till barnomsorgens e-tjänst 2 BoU Avvikelserapportering av skolskjuts 1 Klk Lämna synpunkt/klagomål (kommungemensam) 2 Klk Intresseanmälan God man 1 Kof Ansök om flagga 2 Kof Ansök om idrottsledarmärke 3 Kof Idrottspris 4 Kof Idrottsstipendium 5 Kof Jämställdhetspris 6 Kof Kulturpris 7 Kof Kulturstipendium 8 Kof Ungdomsledarpris 9 Kof Ungdomspris 10 Kof Årets eldsjäl 2016-05-19 Eva-Lena Nilsson Tillväxtavdelningen, Klk 6 (6)